ACCORD D’ENTREPRISE SUR LES MODALITES D’ORGANISATION

DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION

DES REPRESENTANTS DU COMITE SOCIAL ECONOMIQUE

La société

Code APE ou NAF 2829A,

située

N° SIRET :

Représentée par Monsieur – Directeur Général

D’une part

Et

L’Organisation Syndicale soussignées :

représentée par en sa qualité de déléguée syndicale Centrale de la société .

D’autre part

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation le renouvellement des élections professionnelle, la Direction de en collaboration avec les partenaires sociaux a étudié la modalité proposée par les articles L2324-19 et R. 2314-5 du code du travail de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La société a fait appel à un « prestataire » spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet. Et les parties conviennent d’autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d’un vote par internet.

Ainsi, après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé en accord avec les organisations syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, étant entendu que le recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole préélectoral.

1. OBJET DE L’ACCORD

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote électronique pour l’élection des membres des CSE de L’ensemble de la société SA.

Le présent accord comporte notamment des dispositions relatives aux modalités de vote applicables, à la confidentialité des données et au contrôle du fonctionnement du système

II –EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe

III RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

La conception et la mise en place du vote électronique sont confiées à ALPHAVOTE.

IV - Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

4.1 CONFIDENTIALITE DES DONNEES TRANSMISES

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2324-19 et R2314-5 et suivants du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le vote de l’électeur émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs ; cette urne étant hébergée par le prestataire. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

4.2 CONTENU DES FICHIERS ET DESTINATAIRES DES INFORMATIONS

• A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un dossier nommé fichier « listes électorales », qu’elle transmettra au « prestataire » à la date prévue par le protocole préélectoral.

Le fichier « listes électorales » susmentionné enregistre les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance et collège d’appartenance. Les personnes suivantes : électeurs, organisations syndicales représentatives et les représentants de l’entreprise en seront les seules destinataires.

• Le « fichier électeur » quant à lui, a pour fin de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification qui lui permettra :

  • De prendre part au vote

  • D’être identifié et reconnu

  • Et d’éditer les listes d’émargements

Il enregistre les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, collège d’appartenance, moyen d’authentification et coordonnées postales pour la transmission des codes de vote.

Seuls les électeurs, pour les informations les concernant, peuvent être destinataires de ces informations.

• La liste d’émargement doit enregistrer les données suivantes : collège d’appartenance, noms et prénoms des électeurs, date et heure de vote.

Cette liste ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

• Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d’appartenance, noms et prénoms des candidats, la mention « titulaires » ou « suppléants » et le cas échéant l’appartenance syndicale.

Peuvent être destinataires de ces informations, les personnes suivantes : électeurs, syndicats et les représentants de l’entreprise.

Les listes de candidats, logos et professions de foi seront transmis au prestataire dans les délais prévus par le protocole préélectoral pour intégration dans le système de vote électronique.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

• Les listes de résultats doivent enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, mention élus, non élus, les voix obtenues, l’appartenance syndicale l’appartenance syndicale, les destinataires de ces données.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, syndicats et les membres de la Direction des Ressources Humaines (responsables RH, juriste en droit social, Responsable Relations Sociales et DRH).

4.3 SECURITE DES VOTES

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-7 et s. du Code du travail ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

4.4 TEMPS ET LIEUX DE SCRUTIN

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiqués dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal internet ou Intranet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période d’ouverture du scrutin, au minimum 4 microordinateurs en libre accès avec une connexion au site sécurisé par les élections sera mis à la disposition des collaborateurs électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

4.5 CONSULATIONS DU NOMBRE DE VOTANTS

Durant la période d’ouverture du scrutin, les membres du bureau de vote, les représentants de l’entreprise et les scrutateurs désignés auront un accès en ligne aux taux de participation, en temps réel.

4.6 ACCES AU SYSTEME DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile par courrier simple l’adresse du site et un code d’identification personnel (Code PIN) généré de manière aléatoire par le « prestataire » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe.

Le code secret et le mot de passe seront également valables en cas de 2nd tour.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code PIN et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu’une seule fois pour chaque scrutin. A réception du vote complet, éventuellement réalisé après plusieurs connexions, la double validation de son vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Une fois connecté, pour l’élection tant des membres titulaires du CSE que des membres suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

En cas de perte ou oubli des identifiants, le prestataire lui adressera de nouveaux codes par courrier postal.

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité du votant et garantit l’unicité de son vote.

4.7 DEROULEMENT DU VOTE

Le « prestataire » assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir intégré dans le dispositif les listes de candidats et les logos.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.

La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

L’électeur a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées.

Les professions de foi au format PDF seront accessibles à tous les électeurs par simple accès au site de vote.

Il est rappelé, qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par l’électeur et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.

4.8 DEPOUILLEMENT

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe des clés de chiffrement, générées lors du scellement et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

La génération de ces clés de scellement, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés, saisissent chacun une ou plusieurs clés de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

4.9 CONSERVATION DES FICHIERS APRES LE SCRUTIN

Conformément à l’article R. 2314-17 du Code du travail, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, il procède à la destruction des fichiers supports.

4.10 CONTROLE DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Le système de vote électronique doit avoir été soumis, avant sa mise en place ou avant toute modification substantielle, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles - R. 2314-9 ET SUIVANTS du Code du travail.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique, ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et, notamment, pour décider la suspension des opérations de vote.

4.11 CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, du lundi ou samedi, de 9h à 18h les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant de l’entreprise et/ou – par mail ou téléphone – afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

V - INFORMATION/FORMATION DES SALARIES

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Notamment, la Direction et les organisations syndicales représentatives en collaboration avec le « prestataire » établiront une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les organisations syndicales de salariés seront informées par la direction de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

VI - DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée liée aux élections professionnelles de 2018 Et cessera de produire tout effet après élection des représentants et expiration des délais et voies de recours.

Le présent accord fera l’objet des formalités de notification, dépôt et publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et s. du Code du travail. Ces formalités seront accomplies par la Direction de .

Il prendra effet le lendemain du jour de son dépôt.

Fait à , le 26 avril 2018.

Pour l’employeur Pour la délégation syndicale  :

Monsieur Madame