g GE Medical Systems

ELECTIONS DES REPRESENTANTS

AU COMITE SOCIAL ECONOMIQUE d’ETABLISSEMENT FONCTION SUPPORT ET HQ

PROTOCOLE D'ACCORD

Protocole d'accord entre les organisations syndicales :

Entre les parties signataires CFDT, CGT, FO, CFTC et CFE-CGC dûment mandatées,

• XXX

D’une part,

Et GE Medical Systems, Société en Commandite Simple - 283 rue de la Minière - 78530 Buc,

Représentée par XX

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

En vue des élections des membres du Comité Social Economique (CSE),

il a été convenu ce qui suit :

Article 1

Les élections des Représentants au Comité Social Economique FONCTION SUPPORT ET HQ seront organisées pour l’ensemble du personnel de cet établissement de GE MEdical Systems.

La durée du mandat est traitée dans un accord spécifique à durée déterminée, nommé « Accord sur la durée du mandat du Comité Social Economique d’Etablissement FONCTION SUPPORT ET HQ ».

Article 2 Collèges électoraux

Compte tenu de la structure de qualifications de l’entreprise, le 1^er collège n’est pas représenté.

Il est convenu de répartir le personnel dans les deux autres collèges :

2ème Collège : Administratifs, Techniciens, Agents de Maîtrise

3ème Collège : Ingénieurs et Cadres, toutes positions.

Article 3 Nombre de représentants à élire

L’effectif moyen de la société, sur le périmètre FONCTION SUPPORT ET HQ, sur les 12 derniers mois (août 2018 – juillet 2019) pris en référence est de 637.05 salariés en équivalent temps plein dont 633.55 salariés en CDI en équivalent temps plein et 3.50 salariés en CDD pour accroissement en équivalent temps plein, auquel s’ajoutent 9.37 collaborateurs intérimaires équivalent temps plein ainsi que 18.00 prestataires présents depuis 1 an – exclusion faite des représentants de la direction (43), des contrats de formation en alternance et des remplaçants de salariés absents.

L’effectif moyen étant compris entre 600 et 699, le nombre de représentants à élire sur les bases légales serait de 14 titulaires et 14 suppléants.

Avec la répartition par collège ci-après :

2ème Collège : 1 titulaire et 1 suppléant

3ème Collège : 13 titulaires et 13 suppléants

Conformément à l’article L.2324-13 du Code du travail, le présent protocole indique la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral en annexe 2.

Il est précisé qu’en cas de changement de classification ou de périmètre de CSE, pour un élu, pendant la durée des mandats, il ne changera ni de collège ni de CSE, et terminera son mandat selon l’affectation faite au moment des élections de novembre 2019.

Article 4 Modalités de vote

Ces élections seront organisées conformément à la loi, aux articles 8 et 10 de la Convention Collective de la Métallurgie (IDCC n°0650 et IDCC n°0054), à la Jurisprudence et aux conditions prévues par le présent accord.

Article 5 Listes électorales

La Direction établira par collège les listes des électeurs et éligibles à la date du premier tour pour l’établissement FONCTION SUPPORT ET HQ.

Cet établissement comporte les sous organisations listées en annexe 3.

5-1 Affichage :

Les listes seront affichées sur les emplacements réservés à cet effet (panneaux de la Direction) et portant le titre "Elections du Comité Social d'Entreprise" accompagnées du présent protocole, le 16 octobre 2019 (D1)

L’ensemble du  personnel sera informé à partir du 16 octobre 2019 (D1) par courrier électronique que les listes électorales et le présent protocole seront disponibles sur le dossier dédié aux élections professionnelles 2019 accessible sur le portail OneHR (dans le pavé « Services RH » puis « Relations Sociales » puis « Elections Professionnelles 2019 » puis « Elections FONCTION SUPPORT ET HQ » :

https://onehr.ge.com

Toute personne voulant vérifier son inscription sur les listes électorales pourra consulter ces listes sur ce site informatique ou prendre contact avec la DRH (personnes mentionnées dans le chapitre «  Rectifications et contestations ») qui lui indiquera le lieu de consultation.

5-2 Rectifications-contestations :

Les réclamations au sujet des listes des électeurs et des éligibles doivent être formulées dans les plus brefs délais à la DRH auprès de XX ou téléphone (06.50.86.99.92) ou deX XX (X ou téléphone (06.28.79.87.00) avant le 18 octobre 2019 à 12 heures (D2). Toutefois, la Direction transmettra la veille du scellement le 13 novembre 2019 (D9), au Président du bureau et au prestataire chargé de l’organisation du vote électronique ainsi qu’aux Organisations Syndicales représentatives (sur les adresses électroniques des Délégués Syndicaux), les radiations à effectuer en raison des départs connus pour cette date.

5-3 Mutations :

Les mutations intervenant entre la date d'affichage des listes et celle du scrutin, peuvent entraîner pour le personnel concerné une suppression ou un rajout sur les listes électorales. Toutefois, la Direction transmettra la veille du scellement, au Président du bureau ainsi qu’aux Organisations Syndicales représentatives sur les adresses électroniques des Délégués Syndicaux, les suppressions ou les rajouts à effectuer en raison des mutations connues pour cette date (13 novembre 2019 (D9)). Les mêmes ajouts seront communiqués au prestataire chargé de l’organisation du vote électronique.

5-4 Electeurs :

Sont considérés comme électeurs les salariés de l'Entreprise âgés de 16 ans minimum et travaillant depuis 3 mois au moins dans l'Entreprise, le jour du scrutin, ainsi que, conformément à l’article L2324-17-1, les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions mentionnées au 2° de l'article L. 1111-2 et dont la présence dans l'entreprise utilisatrice est de douze mois continus au dernier jour du 1 er tour. Leur affectation à l’établissement FONCTION SUPPORT ET HQ est déterminée au mercredi 13 novembre 2019 (D9).Les salariés mis à disposition au sein des oragnisations rattachées à l’établissement FONCTION SUPPORT ET HQ qui remplissent les conditions choisissent s'ils exercent leur droit de vote dans l'entreprise qui les emploie ou l'entreprise utilisatrice.

GEMS SCS adressera aux sociétés prestataires un courrier indiquant la date du scrutin et demandant aux sociétés de bien vouloir lui faire parvenir la liste des prestataires répondant aux conditions et ayant décidé d’exercer leur droit de vote dans l’entreprise utilisatrice, afin de compléter les listes électorales. 

5-5 Eligibles :

Sont considérés comme éligibles sur l’établissement FONCTION SUPPORT ET HQ, les membres de l'Entreprise âgés d’au moins 18 ans et travaillant depuis 12 mois minimum dans l'Entreprise, au dernier jour du 1er tour et sur l’établissement le jour de la présentation des candidats (date D3 Jeudi 31 octobre 2019 2019 à 12 heures) .

Ne sont ni électeurs ni éligibles, les cadres qui par leurs fonctions représentent le chef d’entreprise auprès du Personnel ou qui exercent ce rôle par délégation :

• les Responsables ou Directeur des Ressources Humaines qui, en raison des pouvoirs qu'ils détiennent, représentent le Chef d'Entreprise

• les Directeurs Délégués bénéficiant d’une délégation écrite

• le gérant de GEMS SCS

Article 6 Date des élections

Le premier tour des élections des représentants au Comité d'Entreprise aura lieu du mardi 19 novembre 2019 à 10 heures au jeudi 28 novembre 2019 à 16 heures (D8).

Une information concernant l’organisation des élections sera adressée par e-mail à l’ensemble des collaborateurs et par affichage le 16 octobre 2019 (D1). Parallèlement, un courrier comportant les mêmes informations sera adressé aux électeurs dont le contrat de travail est suspendu ou qui sont en maladie.

Les Organisations Syndicales devront communiquer leurs listes de candidatures pour le jeudi 31 octobre 2019 à 12 heures au plus tard (D3) à la DRH auprès de XX (Site de Buc, Bât. Faraday, 1^er étage droite 06.28.79.87.00) et pourront les saisir dès le 24 octobre 2019 (D3A) sur le site élections GEMS de XX. Ces listes seront également remises en main propre contre signature. Pour le 1^er tour, seules les candidatures présentées par des organisations syndicales sont valables.

L'affichage de ces listes se fera sur les panneaux électoraux et aura lieu le lundi 4 novembre 2019 (D4A).

Les listes des candidatures porteront obligatoirement le nom et le prénom et, éventuellement, la mention du service, du lieu de travail, de la qualité du candidat, de son emploi réellement occupé.

En l'absence de candidatures appartenant à des Organisations Syndicales représentatives, ou bien si tous les sièges ne sont pas pourvus, ou encore si le quorum n'est pas atteint au premier tour, le présent accord fixe d’ores et déjà la prorogation des mandats jusqu’au second tour de scrutin qui aura lieu du mercredi 11 décembre 2019 à 10 heures au mercredi 18 décembre 2019 à 16 heures (D13), avec le calendrier suivant :

Dépôt des candidatures au 2 nd tour : le 5 décembre 2019 avant 12h00 (D10)

Affichage des listes des candidats : le 9 décembre 2019 (D12)

• Diffusion des messages de propagande électorale par les organisations syndicales : Entre le 6 décembre 2019 et le 10 décembre 2019 avant 18 heures (D11)

Deuxième tour de scrutin : du mercredi 11 décembre 2019 de 10 heures au mercredi 18 décembre 2019 à 16 heures (D13)

Compte tenu des contraintes matérielles de préparation du site internet de vote, les Parties dérogent expressément au délai légal de 15 jours entre les deux tours de scrutin.

Article 7 Publicité électorale

Les parties signataires auront la possibilité d’effectuer leur publicité pendant la période électorale et s’abstiendront de toute publicité pendant le scrutin. Aucun affichage électoral ne sera fait hors des panneaux.

Une communication électronique sera adressée à tous les salariés par les Organisations Syndicales selon les modalités suivantes :

Chaque Organisation Syndicale pourra faire diffuser aux salariés inscrits un message de propagande électorale. Il sera diffusé une fois la semaine qui précédera l’ouverture du scrutin, soit entre le 4 novembre 2019 et le 18 novembre 2019 avant 18h00 (D5) pour le premier tour. Il aura pour forme pour chaque élection l’équivalent de deux feuilles A4 recto verso et devra être adressé à la Direction au format informatique PDF de moins de 2 Mo. La même possibilité sera offerte en cas de second tour aux Organisations Syndicales et aux listes de candidats libres entre le 6 décembre 2019 et le 10 décembre 2019 avant 18 heures (D11). La même forme (2 feuilles A4 recto verso au format informatique PDF de moins de 2 Mo) sera exigée.

Article 8 Candidatures

Les listes ne peuvent comprendre un nombre de candidats supérieur à celui des sièges à pourvoir au sein de l’établissement FONCTION SUPPORT ET HQ mais elles peuvent être incomplètes.

Les listes doivent être établies séparément, par collège pour les titulaires et les suppléants, être composées des noms de candidats appartenant au Collège et à l’établissement FONCTION SUPPORT ET HQ dont ils sollicitent les suffrages.

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats (titulaires et suppléants) qui comportent plusieurs candidats devront être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale (articles L. 2314-24-1 et L. 2324-22-1 du Code du travail).

Si un deuxième tour est nécessaire, les listes déposées restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles doivent être portées à la connaissance de l’employeur au plus tard le 5 décembre 2019 avant 12 heures (D10). Les listes de candidats sont affichées par la direction dès qu’elle en a eu connaissance et au plus tard le 9 décembre 2019 (D12).

Article 9  Déroulement des opérations électorales

L’ensemble des salariés de l’établissement FONCTION SUPPORT ET HQ de la société GEMS SCS procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après, à l’exclusion de tout autre moyen.

Les délégués Syndicaux et la Direction des Ressources Humaines auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse :

https://gemsscs.voxintime.com

Communiquée sur la lettre personnalisée.

L’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout ordinateur connecté à Internet.

L’électeur devra s’identifier à l’aide de son code d’accès et de son mot de passe personnels et confidentiels.

Après identification, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer.

L’élection pour laquelle il a déjà voté n’est plus sélectionnable.

Le service affiche les listes candidates pour le collègeet l’établlissement de l’électeur.

Les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.

L’électeur peut :

Choisir une liste complète,

Rayer des noms,

Voter blanc.

Son choix lui est rappelé et il peut le modifier.

L’électeur confirme alors son vote.

L’affichage de l’accusé de réception lui confirme l’enregistrement ferme et définitif de son vote.

A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre ultérieurement.

Le matériel de vote électronique est envoyé le 12 novembre 2019 (D6) pour le 1^er tour au domicile de chaque salarié . Cet envoi de matériel électronique se fera dans les locaux prévus à cet effet (à Sainte Luce sur Loire) par le prestataire chargé du vote électronique.

Il comprend son courrier lui communiquant son numéro d’identifiant et son code secret.

En cas de perte de cet identifiant et/ou du mot de passe, l’électeur devra prendre directement contact par téléphone aux fins d'authentification et pour que de nouveaux identifiant et mot de passe puissent lui être réacheminés, par SMS ou par Email.

Les codes d’accès et les mots de passe communiqués pour le premier tour serviront aussi au second tour. Il n’y aura donc pas d’envoi d’un deuxième courrier pour le second tour.

La Direction de GEMS SCS se réserve la possibilité d’inciter les salariés à la participation aux

Elections professionnelles pendant tout le déroulement du scrutin.

Article 10 Vote par correspondance

Le vote par correspondance ne sera pas organisé pour ce scrutin.

Article 11 Séance de validation et de formation du bureau de vote

Il y a un unique bureau de vote pour les 3 CSE.

Le bureau de vote est composé de trois électeurs dont un président et deux assesseurs, 1 parmi chaque CSE, sous réserve qu’aucun d’entre eux ne soit candidat et que tous soient volontaires. Le président est le plus agé des trois.

Le bureau de vote est établi pour les deux tours. Le bureau de vote est présent physiquement le 28 novembre 2019 pour 16 heures et pour le second tour éventuel le 18 décembre 2019 pour 16 heures.

Une séance de formation et de validation se déroulera dans les locaux de GEMS SCS sur Buc le 7 novembre 2019 (D4B).

Lors de cette séance :

• les membres du bureau de vote, ainsi que la direction de l’entreprise, seront formés par XX sur les procédures d’ouverture, de clôture et de dépouillement.

Les membres du bureau de vote valideront le dispositif de vote.

Les clés de déchiffrement seront créées et transmises au Président et aux deux assesseurs, soit un total de trois clés. Durant la période de vote, tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Au moins deux de ces clés permettent de générer les opérations de dépouillement des urnes

Le scellement aura lieu la veille du scrutin, le lundi 18 novembre 2019 (D7).

Article 12 Ouverture et fermeture du scrutin

Les opérations d’ouverture et de clôture sont contrôlées par un représentant de la Direction en présence des membres du bureau de vote. Les organisations syndicales qui le souhaitent peuvent assister à ces opérations d’ouverture et de clôture.

Article 13  Assistance Téléphonique

L’assistance renseigne les électeurs sur le processus global de vote, sur les modalités de vote ainsi que sur les possibilités de réexpédition de nouveaux codes de connexion au site.

L’assistance peut réexpédier de nouveaux codes à l’électeur après une vérification de l’identité de l’appelant selon les modalités suivantes au choix de l’électeur :

• par SMS sur le téléphone portable du choix de l’électeur ;

• par courriel sur l’adresse Email du choix de l’électeur.

  Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des codes aux salariés, il est prévu que la Direction envoie préalablement à XX un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.

Ces données permettront à l’assistance téléphonique de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir lui réexpédier ses codes.

L’assistance est ouverte durant toute la durée du scrutin, 24h/24 et 7j/7.

Article 14  Dépouillement et résultat du vote

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site Internet de vote,

• extraction de la liste des émargements Internet,

• decryptage des suffrages internet

• calcul des résultats globaux et attribution des sièges,

• impression des Procès-Verbaux.

• validation par le bureau de vote de la bonne attribution des sièges et des élus.

Ces opérations sont publiques et se déroulent en présence d’un salarié de l’établissement FONCTION SUPPORT ET HQ par organisation syndicale désignés comme observateurs. Tout électeur de l’établissement FONCTION SUPPORT ET HQ pourra y assister en qualité d’observateur.

Le bureau de vote établira et signera avec les deux Assesseurs le procès-verbal d'élections avec les résultats et proclamera les élus.

Des membres de la Direction et des représentants de chacune des Organisations Syndicales de l’établissement FONCTION SUPPORT ET HQ assisteront aux opérations de dépouillement.

Le procès-verbal sera diffusé :

À la Direction,

Aux Organisations Syndicales,

À l'Inspection du Travail, en deux exemplaires,

Par voie d'affichage sur les sites d’affichage d’élections du Comité d’Entreprise.

Article 15 Dérogation

Toute dérogation au présent protocole devra être approuvée par la Direction de GE Medical Systems SCS et les organisations syndicales signataires du présent accord.

Article 16 Durée Publicité dépôt

Les dispositions du présent protocole d’accord préélectoral sont applicables uniquement pour les élections définies dans ce protocole.

Le présent protocole sera adressé à l’Inspecteur du travail concerné. Un exemplaire sera affiché sur les panneaux syndicaux.

Il est remis un exemplaire à chacune des parties signataires.

Fait à Buc, le

Pour la Direction :

XX

ANNEXE 1

Calendrier Prévisionnel

D16	Information des salariés de l’organisation des elections	Lundi 19 août 2019
D14	Envoi courrier société de prestation de service	Lundi 26 août 2019
D15	Lettre d’invitation aux Organisations Syndicales	Vendredi 30 août 2019
	1e réunion avec les Organisations Syndicales	Mercredi 25 septembre 2019
	2e réunion avec les Organisations Syndicales	Lundi 30 septembre 2019
	3e réunion avec les Organisations Syndicales	Mercredi 2 octobre 2019
	4e réunion avec les Organisations Syndicales	Vendredi 11 octobre 2019
	Signature du protocole	Vendredi 11 octobre 2019 17 heures
D1	-Communiqué au Personnel sur le site de BUC et en « Région » (envoi courrier électronique) + courrier postal pour les salariés en maladie ou en suspension de contrat de travail - Affichage du protocole sur le site de BUC et envoi courrier électronique) « en Région » - Affichage des listes électeurs et éligibles sur le site de BUC et en « Région » (envoi courrier électronique)	Mercredi 16 octobre 2019
D2	Modifications/Rectifications des listes des électeurs éligibles	Vendredi 18 octobre 2019 à 12 heures
D3	Date limite de remise des listes de candidats	Jeudi 31 octobre 2019 à 12 heures
D3A	Ouverture du site XX aux OS pour saisie des listes de candidats en ligne	Jeudi 24 octobre 2019
D4A	Date d’affichage des listes de candidats sur le site de Buc et en Région	Lundi 4 novembre 2019
D4B	Formation au vote électronique et remise des clés de chiffrement aux membres du bureau de vote.	Jeudi 7 novembre 2019
D5	Envoi du message de propagande électorale	Entre le 4 novembre 2019 et le 18 novembre 2019 avant 18 heures (et avant 12 heures pour la remise du document par les organisations syndicales)
D6	Envoi du courrier de transmission des identifiants et codes secrets	Mardi 12 octobre 2019
D7	Scellement	Lundi 18 novembre 2019
D8	PREMIER TOUR	Du mardi 19 novembre 2019 à 10 heures au jeudi 28 novembre 2019 à 16 heures
D9	Envoi aux organisations syndicales et à XX des suppressions ou les rajouts à effectuer en raison des mutations connues pour cette date	Mercredi 13 novembre 2019
D10	Dépôt candidature deuxième tour	Jeudi 5 décembre avant 12 heures
D11	Envoi du message de propagande électorale	Entre le vendredi 6 décembre 2019 et le mardi 10 décembre 2019 à 18 heures (et avant 12 heures pour la remise du document)
D12	Affichage des listes de candidats pour le 2ème tour	Lundi 9 décembre 2019
D13	DEUXIEME TOUR	Du mercredi 11 décembre 2019 à 10 heures au mercredi 18 décembre 2019 à 16 heures

ANNEXE 2

Proportion de femmes et d’hommes composant les collèges électoraux

Collèges	Proportion Femmes	Nb ETP Femmes	Proportion Hommes	Nb ETP Hommes	Nb ETP Total
2ème Collège	36,19%	12,97	63,81%	22,87	35,83
3ème Collège	45,65%	274,45	54,35%	326,76	601,21
Total Support / HQ	45,12%	287,42	54,88%	349,62	637,05

ANNEXE 3

Liste des sous organisations du CSE FONCTION SUPPORT ET HQ

(Juillet 2019)

XXX

ANNEXE 4

Règles relatives au dépouillement et à l’attribution des sièges

L'attribution des sièges se fait à la "représentative proportionnelle".

Les sièges éventuellement non pourvus de cette manière, le seront sur la base de la "plus forte moyenne".

Lorsque le nom d'un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat : dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l'ordre de présentation.

Pour le calcul de la moyenne des voix obtenues par chaque liste, les noms rayés sur les bulletins seront  pris en compte.

Calcul du quorum

Si, au premier tour du scrutin, le nombre de votants moins les bulletins blancs ou nuls est au moins égal à la moitié des électeurs inscrits dans le collège, les résultats seront proclamés conformément aux dispositions légales.

Dans le cas contraire, il sera procédé à un 2^nd tour de scrutin avec la possibilité de candidatures non présentées par les Organisations Syndicales représentatives.

En tout état de cause, l’absence de quorum ne fera pas obstacle au dépouillement, avec établissement d’un procès-verbal.

Répartition des sièges

a) Addition des voix obtenues par chaque liste.

b) Comptage des ratures pour chaque candidat des listes et application de la règle des 10 %.

c) Division du résultat obtenu par le nombre de candidats présentés sur la liste pour obtenir la moyenne des voix recueillies par cette liste.

d) Rapport de cette moyenne au quotient électoral (Nombre de bulletins valables/ nombre de sièges) pour déterminer le nombre de candidats élus «  au quotient ».

e) S'il y a lieu, les sièges restants seront attribués à la plus forte moyenne : division du nombre moyen de voix de chaque liste (moyenne de la liste) par le nombre augmenté d’une unité des sièges déjà attribués à la liste. Le premier des sièges restant à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne.

f) En cas de candidature et d'élection simultanées, à l'intérieur d'un même collège, à un siège de Titulaire et à un siège de Suppléant, les deux mandats ne se cumulent pas, le siège du Titulaire prévaut.

Compte tenu de cette règle, et à défaut de candidat sur la liste des Suppléants pouvant occuper ledit siège, celui-ci devra être attribué aux autres listes, comme en cas de présentation d'une liste incomplète, selon la règle de la plus forte moyenne.

Les candidats seront proclamés élus dans l'ordre de la liste sauf si le nombre des ratures est supérieur à 10 % des suffrages valablement exprimés.

Si deux listes obtiennent la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, ce siège sera attribué à celle des deux listes qui aura obtenu le plus grand nombre de voix. Si deux listes ont le même nombre de voix, le siège sera attribué au candidat le plus âgé susceptible d'être élu.

ANNEXE 5

Prise en compte des prestataires et information sur l’organisation des élections

26 aout 2019 (D14)  : envoi d’un mailing aux sociétés de services délégant un collaborateur depuis plus d’un an au sein de GEMS

Modèle de courrier :

« Madame, Monsieur,

Votre entreprise effectue actuellement des prestations de services au sein de notre entreprise.

En vue de préparer le renouvellement de nos instances représentatives du personnel, conformément aux dispositions de l’article L. 1111-2 du Code du Travail, nous vous demandons de bien vouloir nous indiquer par retour de la présente les informations suivantes :

• La liste des salariés mis à disposition dans les locaux de notre entreprise depuis au moins un an consécutivement et selon quel nombre d’heures de travail hebdomadaires pour chacun.

• L’indication selon laquelle le salarié a fait ou non le choix de voter aux élections de notre entreprise « utilisatrice ».

Pour les salariés qui souhaiteraient exercer ce droit de vote, nous vous remercions de bien vouloir nous indiquer dans quel collège vote votre salarié :

• Collège non cadre (administratifs, techniciens, agents de maîtrise Niveau III, IV, V),

• Collège Cadres (Ingénieurs et Cadres).

Si vous estimez que la situation de vos salariés ou de certains d’entre eux répond aux conditions posées par l’article L. 1111-2 du Code du travail telles que rappelées ci-dessus, nous vous remercions de nous répondre au plus tard le Vendredi 6 septembre 2019, en nous retournant le formulaire ci-joint par email à XX et/ou par courrier à la Direction des ressources Humaines, 283, rue de la minières BP34 78533 Buc CEDEX, afin que nous puissions tenir compte de votre réponse pour la préparation de nos élections

En vous remerciant par avance de ce que vous ferez, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sentiments distingués. »

Renseignement à compléter par les sociétés prestataires de service :

ANNEXE 6

Description détaillée du fonctionnement de XX (prestataire retenu)

Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès et un mot de passe uniques.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Le mot de passe est également généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter

de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, XX chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL (niveau 128 minimum)..

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme XX.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, XX met à disposition des comptes ECOLE.

Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique, un code d’accès unique et un mot de passe.

Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.

Le mot de passe est généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, la plate-forme de vote XX est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions XX avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

Vote test

Nous préconisons qu’un vote test soit réalisé, au préalable, en présence des représentants de commission électorale et éventuellement d’un huissier et/ou d’un expert informatique.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.

La simulation réalisée sur le site de vote réel passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.

L’objectif est de permette au Bureau de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

XX a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.