Accord d'entreprise "Accord Sogarep relatif à la mise en place du télétravail" chez SOGAREP - SOCIETE DE GESTION ADMINISTRATIVE ET DE REGIMES DE PREVOYANCE (SOGAREP) (Siège)

Accord SOGAREP

relatif à

la mise en place du télétravail

2 février 2021

Entre,

SOGAREP, SAS au capital de 851 922 €, dont le siège est situé 348 rue de la Musse – 37530 CHARGE, inscrite au RCS de Tours sous le n° 315 278 911, représentée par Monsieur, en sa qualité de Directeur Général Délégué

Ci-après dénommés « SOGAREP », « l’entreprise » ou « la Direction »

D’une part

et

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, représentées respectivement par leur déléguée syndicale :

• Madame pour la CFDT

• Madame pour l’UDPA-UNSA

Ci-après dénommées « Les Organisations Syndicales »

D’autre part

Préambule

Sogarep a souhaité mettre en place un accord télétravail afin de répondre au double objectif de performance et d’amélioration de la qualité de vie des collaborateurs de l’entreprise, en favorisant une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée, en limitant les trajets et les risques associés, tout en maintenant le lien social avec l’entreprise.

Ce dispositif permet également la réduction de l’impact carbone des transports et de conforter l’entreprise dans une démarche éco-responsable.

Nous précisons cependant que le lieu de travail de référence est le site de l’entreprise.

Le cadre juridique de la mise en œuvre du télétravail est constitué de l’accord national interprofessionnel de 2005 relatif au télétravail et des articles L1222-9 et suivants du code du travail, modifiés par l’article 21 de l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017, et par l’accord national interprofessionnel du 26 novembre 2020 relatif au télétravail.

Titre I – Condition d’éligibilité du télétravail

Article 1 – Périmètre d’application de l’accord

Les dispositions du présent accord sont applicables à l’ensemble des salariés cadres et non cadres de l’entreprise Sogarep qui sont éligibles au dispositif du télétravail tels que définis ci-après.

Article 2 – Conditions d’éligibilité du télétravail

Les critères d’éligibilité sont, entre autres :

• La qualité de la connexion à domicile qui doit être suffisante pour un bon fonctionnement des outils de télétravail,

• Des conditions de travail à domicile adaptées,

• La nature du travail qui peut ou non être réalisé en télétravail.

• La capacité du salarié à travailler de façon régulière à distance et de fournir la qualité, la quantité et la conformité attendues,

• Une ancienneté de 6 mois dans le poste ou dans la mission confiée (dérogation possible selon le niveau d’autonomie après validation du responsable d’activité ou fonctions support et de la RRH),

• La configuration de l’équipe

Les parties rappellent que l’exercice de l’activité du salarié en télétravail ne doit pas aller à l’encontre de la bonne continuité du service et de la bonne réalisation de la mission.

Article 3 – Condition de passage en télétravail de manière exceptionnelle

En cas d’intempéries majeures, d’épidémie ou de Plan de Continuité de l’Activité, le télétravail peut être organisé de manière exceptionnelle pour des collaborateurs ayant la possibilité matérielle et fonctionnelle de télétravailler dans les conditions du présent accord, mais ne bénéficiant pas du télétravail régulier ou n’étant pas planifiés en télétravail pour la ou les journées impactées par les éléments exceptionnels.

Ce télétravail exceptionnel devra être autorisé par le manager au plus tard, et dans la mesure du possible, la veille de la journée télétravaillée. Le manager devra s’assurer des missions qui pourront être réalisées lors de la ou des journées de télétravail exceptionnel.

Titre II – Mise en œuvre du télétravail

Article 4 - Organisation du télétravail

1. Organisation du travail pour les collaborateurs non-cadres

Afin de préserver le lien social avec l’entreprise, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail est limité de telle sorte que le collaborateur non-cadre soit présent dans l’entreprise au moins trois jours par semaine. Ainsi une personne à 80% ne pourra être en télétravail qu’une journée par semaine.

Une exception peut être apportée à cette règle dans le cas où le télétravail relève d’une préconisation médicale, validée par le médecin du travail. Cette dérogation ne pourra qu’être temporaire.

Le télétravail se fait sur des jours fixes.

L’acceptation des jours de télétravail se fera en tenant compte de la nécessité de pouvoir organiser chaque semaine, une réunion d’équipe avec la présence de chacun. Une concertation devra avoir lieu entre les managers de chaque service (ou plateau) afin que ce jour soit différent selon les équipes.

L’activité d’un collaborateur en télétravail ne doit pas engendrer une charge de travail supplémentaire pour ses collègues ou sa hiérarchie.

En cas de passage en télétravail, la durée du travail du salarié demeurera identique à celle de son travail sur site.

Le collaborateur du back office, en télétravail, en dehors des permanences, pourra organiser sa journée sur le créneau 7H45-18h30, en respectant la réglementation sur le temps de travail (pas plus de 6h de travail consécutif sans pause, une pause obligatoire de 45mn pour une journée à temps plein et pas plus de 10h de travail par jour) et les règles de l’accord OATT en vigueur avec notamment le respect des plages fixes (9h00-11h30 et 14h00-16h30).

Les collaborateurs du Service Relations Clients devront respecter leurs horaires fixes.

Lors de leur retour sur site, les personnes en télétravail ne bénéficient pas de poste attitré. Ils pourront s’installer dans leur service ou dans un autre service en cas d’absence de place disponible.

2. Organisation du travail pour les collaborateurs cadres

Afin de préserver le lien social avec l’entreprise, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail est limité de telle sorte que le collaborateur cadre soit présent dans l’entreprise au moins trois jours par semaine. Ainsi une personne à 80% ne pourra être en télétravail qu’une journée par semaine.

Afin de permettre un bon fonctionnement de l’entreprise, ces jours sont flexibles selon les nécessités liées à ses fonctions et pour lui permettre de pouvoir être régulièrement en contact en présentiel avec chacun de ses collaborateurs. Ces jours seront définis en concertation avec son responsable.

Une exception peut être apportée à cette règle dans le cas où le télétravail relève d’une préconisation médicale, validée par le médecin du travail. Cette dérogation ne pourra qu’être temporaire.

Le collaborateur cadre, en télétravail, pourra organiser sa journée en respectant la réglementation sur le temps de travail et les règles définies dans l’accord OATT en vigueur.

3. Organisation du travail pour les collaborateurs commerciaux

En raison de la particularité du poste de commercial, l’activité s’exerce essentiellement hors des locaux de l’entreprise. Les collaborateurs commerciaux devront être présents sur site au minimum quatre jours par mois. 

Article 5 – Conditions de mise en œuvre du télétravail

Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de la demande revient au collaborateur. Le collaborateur qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail doit en faire la demande écrite (par courriel ou par courrier) auprès du service Ressources Humaines. L’accord est subordonné au respect des conditions d’éligibilité, à l’acceptation par le manager et la détermination en commun des jours de télétravail.

La détermination des jours de télétravail sera faite :

• chaque année entre juin et septembre pour la période du 1^er octobre à 30 septembre suivante,

• en fonction des demandes de l’ensemble des collaborateurs du service

• pour permettre une répartition sur l’ensemble des jours de la semaine, en dehors du jour déterminé pour les réunions de service.

• Elle devra permettre une équité entre collaborateur.

Si toutes les demandes de jours ne peuvent être satisfaites, le choix sera déterminé par l’ancienneté dans l’entreprise et une alternance devra avoir lieu chaque année.

Les personnes en situation reconnue de handicap et dans le cadre de préconisations du médecin du travail, seront prioritaires sur le choix des jours.

Un avenant au contrat de travail sera rédigé pour une durée d’une année et renouvelable par tacite reconduction sous réserve de réitérer annuellement, en septembre, la demande de télétravail et d’y joindre l’attestation d’assurance.

Cet avenant précisera la répartition du temps de travail du salarié et les modalités de suivi de l'activité.

Article 6 – La modification ou la fin du télétravail

Les jours de télétravail peuvent être ponctuellement modifiés dans la semaine ou supprimés en raison d’une nécessité de service laissée à l’appréciation du manager ou exceptionnellement sur demande du collaborateur, selon les possibilités du service.

Les jours de télétravail non pris ne peuvent faire l'objet de report sur une autre semaine.

De même, il peut être mis fin, à tout moment au télétravail, par écrit, soit à la demande du collaborateur soit à la demande du manager en respectant un délai de prévenance de 15 jours (Deux semaines). Si c’est à la demande du manager, cette décision devra être justifiée.

Ce délai pourra être raccourci ou supprimé d'un commun accord entre le collaborateur et sa hiérarchie ou en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail.

Il pourra être mis fin au télétravail de manière unilatérale par l’employeur à défaut de réitération de la demande, d’accord sur les jours en télétravail ou d’absence d’attestation annuelle d’assurance.

Article 7 - Modalité de contrôle du temps de travail, de la charge de travail et de l’activité

Le contrôle du temps de travail effectué ainsi que les durées maximales de travail et des temps minimaux de repos s’effectue par le badgeage au poste de travail. (Hors cas des salariés au forfait annuel en jours)

Par ailleurs, la direction s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de la société.

La qualité et la quantité de travail attendues sont au moins identiques en télétravail que sur site. Les collaborateurs dont l’activité n’est pas quantifiable, pourront être en télétravail sur des missions déterminées. Une activité qui n’est pas quantifiable est une activité qui n’est pas mesurable précisément. Dans ce cas, le manager devra avoir une vue précise des activités du collaborateur en télétravail. Le collaborateur communiquera l’avancée de ses travaux à son manager. 

Il est précisé qu'en cas de changement de poste dans une activité marquant une évolution vers un métier différent, le télétravail sera suspendu de manière à permettre au collaborateur d'être mieux accompagné dans sa prise de poste. Dès lors que le collaborateur répondra, dans son nouveau poste, aux conditions d'éligibilité définies au présent accord, il pourra recouvrer à la fin de la période d'adaptation le bénéfice du télétravail sur des jours qui seront à redéfinir.

Lors de l’entretien annuel de chaque collaborateur bénéficiant du dispositif, un point sera fait sur ses conditions d’exercice et son activité en télétravail.

Article 8 – Lieu d’exécution du télétravail

Le télétravail peut se pratiquer dans le lieu de vie habituel ou dans un second lieu privé. Le collaborateur en situation de télétravail doit prévoir un espace de travail spécifique dans lequel sera installé le matériel professionnel mis à sa disposition par l'entreprise. Cet (ces) espace(s) doit (doivent)être conforme(s) aux règles de sécurité électriques, permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail (voir annexe 1), une concentration sur l’activité, sans perturbations extérieures et un respect de la confidentialité des données professionnelles.

Une déclaration sur l’honneur sera ainsi fournie par le salarié en télétravail.

Article 9 – Assurance du lieu de travail

Le salarié a la responsabilité d’informer son assureur de la réalisation de télétravail à son domicile afin de s’assurer que son assurance habitation couvre bien sa présence dans cette activité.

Le salarié transmet par mail au service RH, une attestation d'assurance prenant en compte l'exercice d'une activité en télétravail établie par l'assureur MRH (contrat d'assurance multirisques habitation) du domicile du salarié ou du lieu d’exercice habituel du télétravail, avant le début de sa mise en œuvre et chaque année, lors de sa demande de renouvellement. A défaut, le télétravail ne sera plus applicable.

Article 10– Equipement mis à disposition et prise en charge

Le télétravail n'étant pas obligatoire, l'entreprise ne prendra aucun coût en charge qu'elle n'aurait validé au préalable.

Les équipements informatiques pris en charge par l'entreprise sont mis à disposition des collaborateurs en vue d'un usage exclusivement professionnel.

Chaque télétravailleur bénéficiera :

• d'un ordinateur portable, clavier sans fil, souris sans fil

• d'un casque audio compatible avec la solution de téléphonie mise en œuvre dans l'entreprise

• d’un écran supplémentaire

Le télétravailleur est tenu de prendre soin du matériel qui lui est confié et d’informer immédiatement son supérieur hiérarchique en cas de panne, dysfonctionnement, détérioration, destruction, perte ou vol. En cas de vol, une plainte devra être déposée par le collaborateur auprès des forces publiques.

Sogarep prendra en charge la maintenance du matériel informatique fourni et assurera en tout état de cause une assistance téléphonique.

Sogarep, en tant qu'employeur, prend en charge, dans le cadre de son contrat RC exploitation, les risques, dommages et la responsabilité civile liés au matériel informatique fourni au télétravailleur.

Pour rappel, le matériel demeure la propriété de Sogarep. Il doit être restitué à l’issue du contrat de travail.

Article 11 – Confidentialité et protection des données

Le collaborateur en situation de télétravail doit veiller à ce que toutes les informations, fichiers et données demeurent confidentiels et s'engage à respecter l'ensemble des dispositions légales et les règles propres à l'entreprise relatives à la protection de ces données et à leur confidentialité. L'ensemble des systèmes informatiques mis à la disposition du télétravailleur doit être utilisé pour un usage exclusivement professionnel et le télétravailleur doit prendre toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaires pour éviter l'accès d'un tiers à ces systèmes. Notamment, il est tenu à une obligation de discrétion concernant les mots de passe d’accès aux outils en ligne de l’entreprise qu’il ne doit en aucun cas divulguer à des tiers. Il doit fermer systématiquement sa session en cas d’absence, même momentanée de son poste de travail.

En cas de fuites de données, son manager et le responsable conformité doivent être immédiatement informés.

Aucun document papier contenant des informations confidentielles ne doivent sortir de l’entreprise.

Le non-respect de ces règles sera constitutif d’une faute professionnelle pouvant entrainer une sanction disciplinaire.

Article 12 - Plages horaires où le télétravailleur est joignable et droit à la déconnexion

Sogarep est attachée au respect de la vie privée de ses salariés. A cet effet, le salarié ne pourra être joint avant 7h45, ni au-delà de 18h30 pour les non-cadres et 19h00 pour les cadres. Dans le respect du principe de conciliation vie professionnelle et vie personnelle, et en dehors des cas exceptionnels, le management en général et tout salarié en particulier, veillera à respecter les horaires de travail des collaborateurs et, dans le cas des salariés au forfait, les plages ci-avant évoquées. Il relève de la responsabilité du collaborateur en télétravail de se déconnecter en dehors de ses heures de travail.

Article 13 – Droit collectifs et égalité de traitement

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, d’évaluation des résultats, d’accès à la formation, d’accès à l’information, gestion de carrière, sont identiques à celles des personnes en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Article 14 – Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

L'accès au domicile du salarié, demandé par la direction de l'entreprise, les représentants élus du personnel ou les autorités administratives compétentes pour s'assurer du respect de l'ensemble de ces dispositions est subordonné à l'accord préalable de l'intéressé. La visite lui sera notifiée avec un préavis minimum de sept jours ouvrés. En cas de refus et de doute, il pourra être mis fin au télétravail.

Titre III – Autres dispositions

Article 15 – Accompagnement des managers

Les managers bénéficieront d’un accompagnement adapté concernant les modalités d’exercice du management à distance des télétravailleurs.

Article 16 - Information syndicale en direction des collaborateurs

Les organisations syndicales pourront distribuer des tracts par l’intermédiaire du service RH dans la limite de deux par mois et par organisation syndicale.

Article 17– Durée, effet et suivi de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans à compter de sa signature.

Article 18- Révision de l’accord

Les parties conviennent qu’une réunion sera organisée à l’issue de la 1^ère année de l’accord afin de faire le bilan de son application et d’envisager une éventuelle révision de celui-ci.

En dehors de cette échéance, la demande de révision de l’accord pourra être demandée par chacune des parties signataires.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel avenant ou à défaut seront maintenues.

Sous réserve du respect des dispositions prévues à l’article L2261-8 du Code du Travail, les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord, qu’elles modifient soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

Article 19 - Dépôt et entrée en vigueur

Conformément aux nouvelles dispositions de la Loi du 8 août 2016 et les modalités de dépôt (Article D.2231-4 du code du travail), l’accord sera déposé de façon dématérialisée sur la plateforme de télé-accord : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr :

Un exemplaire sera également déposé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes d’Indre et Loire.

Le présent accord prendra effet à compter du 1^er avril 2021.

Fait à Chargé, le 2 février 2021

Pour Sogarep

Monsieur

Pour la CFDT Pour l’UDPA-UNSA

Madame Madame

Annexe 1

Recommandations pour l’aménagement de votre poste en télétravail

Afin de préserver votre santé, nous vous invitons à respecter les recommandations suivantes en termes d’aménagement de votre poste de travail

Espace pour télétravailler

• Afin de vous permettre de télétravailler dans le calme et la concentration, l’espace choisi, même restreint, doit marquer une séparation la plus nette possible avec l’espace privé de la cellule familiale pendant les horaires auxquels vous serez en télétravail.

• Votre logement doit être aux normes électriques standards. En cas d’utilisation de rallonges et blocs multiprises ceux-ci devront être en très bon état visuel et conformes aux normes NF et /ou CE.

• Nous vous invitons à vous mettre dans une pièce bénéficiant d’un éclairage naturel et d’un ouvrant (fenêtre lucarne …) qui permet l’aération de ce local.

Ergonomie du poste de travail :

Votre bureau :

• Votre poste de travail doit être impérativement constituer d’un seul bloc (plateau et pieds fixés solidairement) afin de limiter le risque d’accident.

• Choisissez comme bureau, de préférence une table suffisamment grande pour l’ensemble de votre équipement de travail pendant le temps où vous télétravaillez. Les dimensions préconisées sont les suivantes :

  • Largeur du plan de travail : 120 cm

  • Profondeur du plan de travail : 80 cm

  • Hauteur standard identique à celle d’une table (autour des 75 cm)

Votre siège :

Si vous n’avez pas de siège de bureau à disposition (à piétement 5 branches et à hauteur réglable entre 37 et 53.5 cm) vous devez choisir dans votre intérieur le siège qui s’en rapproche le plus :

• Avec un dossier (fortement recommandé)

• Avec une assise rembourrée

• Idéalement : Un siège qui possède des accoudoirs

Afin de respecter la bonne position des bras (Voir document ci-après) vous pouvez rajouter sur l’assise de votre siège un ou plusieurs coussins.

Nous vous invitons à travailler essentiellement sur l’écran qui vous est fourni.

Si besoin, vous pouvez utiliser un repose-pied qui peut être constitué d’un repose-pied de bureau, d’un coussin ou d’une pile de livre.