Accord d'entreprise "Accord collectif relatif aux modalités d'organisation du vote électronique des élections professionnelles" chez OPH DE LA SOMME - OFFICE PUBLIC DE L'HABITAT DE LA SOMME (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION

DU VOTE ELECTRONIQUE

DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE :

Ainsi entre

L’Office Public de l’Habitat de la Somme, représenté par M. , Directeur Général,

d’une part,

et

l’Organisation Syndicale C.F.T.C. de l’OPH de la Somme, représentée par M

, Délégué Syndical

l’Organisation Syndicale C.F.E/C.G.C de l’OPH de la Somme, représentée par M

, Délégué Syndical

l’Organisation Syndicale C.F.D.T. de l’OPH de la Somme, représentée par M

, Délégué Syndical

d’autre part,

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

PREAMBULE

L’EX OPAC et l’OPSOM ayant fusionné au 1^er janvier 2020 pour devenir AMSOM-HABITAT avec un nombre conséquent de collaborateurs, la Direction a émis le souhait de mettre en place le vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique afin de simplifier et moderniser le processus électoral au sein de l’entreprise.

A cet effet, les parties signataires se sont réunies et ont convenu que le vote électronique permettrait notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés éloignés géographiquement du siège de l’Office,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans la poursuite de la démarche engagée de l’entreprise de préservation de l’environnement.

Ainsi, et conformément à :

• L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

• Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

• La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formulant des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

• La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

le présent accord fixe le fonctionnement du système retenu et de son contrôle ainsi que les modalités relatives à la confidentialité des données et des dispositions de vote applicables.

Principes généraux

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique

• S’assurer de l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• S’assurer de l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de l’Office (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir uniquement au vote électronique, à l’exclusion de tout autre moyen.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiés à un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. Le cahier des charges sera consultable sur le réseau social de l'entreprise.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

3. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4. Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives de l’Office seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre).

4. Déroulement des opérations de vote

   5. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier et le déroulement des opérations électorales.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’Office.

6. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Pour ceux qui ne disposent pas d’une connexion internet professionnelle, des ordinateurs seront mis à disposition à cet effet. Les modalités seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

7. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

8. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections, une notice explicative détaillant les différentes étapes pour accéder au vote et qui comprend notamment :

• l'adresse du serveur de vote

• son identifiant personnel de connexion généré de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa donnée personnelle de connexion (définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, l’électeur sera invité à retirer un mot de passe généré aléatoirement. Ce retrait pourra être effectué par SMS, serveur vocal ou email, via un canal différent de celui utilisé pour l’envoi de l’identifiant.

Pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leur identifiant personnel de connexion, les électeurs pourront demander un nouvel envoi de cet identifiant au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

9. Suivi des opérations de vote

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

10. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Compte tenu de l’effectif comprenant des salariés de droit privé et des agents de la Fonction Publique Territoriale, le dépouillement se fera en 2 temps :

1. Dépouillement des votes des agents FPT

2. Dépouillement des salariés de droit privé

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

5. Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

L’accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure à l’initiative de la Direction de l’OPH de la Somme et sera envoyé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes d’Amiens.

Un exemplaire du présent accord est remis à chacun des signataires.

Un mail sera envoyé à l’ensemble des collaborateurs qui leur indiquera que l’accord est mis à leur disposition sur le réseau social de l’entreprise, accessible à tous.

A Amiens, le 24 mars 2022.

Le Directeur Général

de l’Office Public de l’Habitat de la Somme,

.

Pour l’Organisation Syndicale Pour l’Organisation Syndicale Pour l‘Organisation Syndicale

C.F.T.C. de l’OPH de la Somme, C.F.E./C.G.C. de l’OPH de la Somme, C.F.D.T. de l’OPH de la Somme,

Délégué syndical. Délégué syndical. Délégué syndical.