Accord d'entreprise "accord sur le télétravail" chez MUFG BANK. LTD

Accord sur le travail à distance

Entre les soussignées :

MUFG Bank, Ltd.

Société anonyme de droit japonais au capital de 1 711 958 Millions de yens

Immatriculée au RCS de Paris sous le numéro B 318 733 367

Siégeant 7-1 Marunouchi–Chome–Chiyoda-Ku – Tokyo 100-8388 – Japon

Etablie en tant que succursale au 18, Rue du Quatre Septembre – 75002 Paris

Représentée par ……………. , Directeur Général

Ci-après désignée « la Banque »

D’une part,

Et

Le Syndicat National de la Banque et du Crédit (SNB/CFE-CGC),

D’autre part,

Ci-après ensemble les « Parties »

Article 1. Préambule

MUFG Bank, Ltd. décrit dans cet accord comment elle entend développer et faciliter le recours au télétravail. Il est démontré que les bénéfices du télétravail sont nombreux (productivité et motivation notamment), mais il est aussi important de préciser les conditions du passage en télétravail, les modalités de contrôle, la faisabilité technique et limitations éventuelles afin que cette nouvelle méthode de travail soit bien appréhendée à la fois par les managers et les employés.

Article 2. Conditions de passage en télétravail : critères d’éligibilité

Le télétravail est ouvert aux activités de l'entreprise pouvant être exercées à distance, et s’entend de la manière la plus large possible. Il est toutefois nécessaire de préciser que certaines tâches ne seront pas possible à distance pour les raisons suivantes :

• Tâches devant se réaliser au sein des bureaux : sans que cette liste soit exhaustive on peut lister : l’accueil physique des clients, utilisation des systèmes non accessibles à distance, téléphone, ...

• Tâches devant être réalisées dans les locaux de la banque (salle des marchés) et/ou sur des applications et programmes non accessibles à distance (la liste des applications accessibles à distance est sur FIDES :

https://apps.sps.emeares.local/sites/TR0000031/SitePages/Applications.aspx )

Sont éligibles les salariés en CDI et CDD après validation de leur période d’essai ; sont exclus les salariés en contrat de qualification, professionnalisation, intérimaires, stagiaire et prestataires de service.

Il est également important d’assurer une présence minimale au sein des équipes afin de pouvoir servir efficacement nos clients et assurer de façon générale le bon fonctionnement de l’entreprise y compris en cas d’absence non prévues (maladies, …)

L’accès au télétravail des salariés reconnus travailleurs handicapés sera favorisé autant que possible dans le cadre notamment des adaptations au poste de travail, cela vaudra également dans le cas d’indications médicales.

Toute demande de passage au télétravail sera à faire valider, sur le principe, par le ESO Service portal https://onemufg.service-now.com/sp/

Lorsqu'un arrêté préfectoral est pris pour informer la population d'un épisode de pollution nécessitant des mesures de restrictions, le recours au télétravail pourra être assoupli (notamment le délai de traitement des demandes). Il en sera de même en cas de grève des transports en commun ou conditions météorologiques rendant difficile les déplacements (par exemple : canicule, tempête de neige).

Article 3. Technologie

Les employées peuvent travailler à distance grâce aux équipements suivants :

• Equipement personnel / Bring Your Own Devices (BYOD) qui permet aux collaborateurs d’utiliser leurs outils personnels (ordinateurs) pour accéder à distance aux serveurs et compte email. Il pourra s’agir d’un environnement Windows O/S ou Mac O/S ; une connexion internet (a minima ADSL et stable) est impérative.

Dans tous les cas, MUFG Bank fournira un jeton RSA « Token » permettant l’accès sécurisé aux serveurs. Les instructions d’accès à distance sont disponibles ici :

https://intranet.sps.emeares.local/functions/agilebyod et en annexe sous forme succincte.

Article 4. Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique par le biais de FIDES / ESO Service Portal. Ce dernier a un délai de 1 mois pour accepter ou refuser le principe du télétravail. Le cas échéant, le refus devra être motivé.

Dans le cas où le télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

Article 5 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail
5.1 Période d'adaptation
L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 4 semaines. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 7 jours.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise.

5.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail à la demande du salarié
Le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles, sous réserve de l'application des règles relatives aux priorités d'embauche ou de réembauche (temps partiel, priorité de réembauche après licenciement économique, etc.). L'entreprise s'engage, dans ce cas, à porter à sa connaissance tout poste disponible de cette nature. La demande sera effectuée par écrit par le salarié (email ou courrier simple).

5.3 Retour à une exécution du travail sans télétravail à la demande de l'employeur
L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes : réorganisation de l'entreprise, déménagement du salarié, baisse de performance constatée, changement de fonction, évolution des systèmes ou encore tout manquement à la présente procédure. Cette décision sera notifiée par écrit au salarié.

La fin du télétravail prendra effet 1 mois à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

Article 6 - Lieu du télétravail
Le télétravail sera effectué ou bien au domicile habituel du salarié ou dans un autre lieu (télécentre).

Le cas échéant, le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail à savoir un bureau / chaise / lumière adéquate. L'espace dédié au télétravail doit être doté d'équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l'activité professionnelle.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 5.

Article 7 - Modalités de régulation de la charge de travail
La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé par les outils de gestion du temps de travail utilisés dans l'entreprise.

Les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible. En cas de problème de performance le manager devra en discuter avec son collaborateur rapidement et convenir des actions correctrices à mettre en œuvre.

Article 8 - Modalités de contrôle du temps de travail
Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant :

-  les durées maximales de travail, soit 10 heures par jour et 48 heures par semaine 

-  les durées minimales de repos, soit 11 heures entre deux journées de travail et 48 heures par semaine ainsi qu'un temps de pause de 20 min toutes les 6 heures.

Article 9 - Fréquence et nombre de jours télétravaillés
Une fois acceptée la demande de principe de télétravail, les jours de télétravail seront fixés selon les modalités suivantes :

• Pas plus d’une journée par semaine

• Pas toujours le même jour de la semaine

• Pas une veille ou un jour de retour de congés / vacances

• Le télétravail ne devra pas faire passer le nombre de jours de présence au bureau à moins de 3 jours par semaine (y compris congé, voyage professionnel, …).

Le salarié devra faire la demande par mail à son manager/copie Directeur de Département en respectant un délai de prévenance de 3 jours et la hiérarchie devra répondre dans un délai de 24h.

Si deux demandes de télétravail pour le même jour émanent de plusieurs salariés dans un même département ; les demandes seront traitées par date et heure d’arrivée (email faisant foi).

Toutes les demandes pourront ne pas être acceptées pour garantir le bon fonctionnement du service.

Article 10 - Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur
Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires de travail conforme aux horaires de l’entreprise pendant lesquelles il doit être possible de le joindre.

Pendant les plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer aux réunions téléphoniques ou vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie régulièrement.

Article 11 - Équipements liés au télétravail : consignes à respecter et sanctions éventuelles
Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, et dans le respect des procédures en vigueur, l'entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires au télétravail (article 3).

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail ou de rupture du contrat de travail. Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat de travail.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en appelant :

S’il s’agit d’un équipement de la Banque : EMEA Service Desk au +44 20 7577 5555, ligne ouverte de 08:00 and 19:30 (CET), du lundi au vendredi.

Si l’équipement est perdu ou volé ; il faut notifier le Directeur du Département le plus tôt possible et appeler également le Siège au +44 20 7577 1467 pour permettre la désactivation de l’équipement. Cette ligne est ouverte 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

S’il s’agit d’un équipement personnel, toute difficulté de configuration initiale doit être reportée au EMEA Service Desk selon les coordonnées ci-dessus.

Si l’équipement est perdu ou volé la procédure à suivre est la même que pour un équipement de la Banque pour permettre la désactivation de l’équipement.

Sécurité informatique

Afin d'assurer un accès sécurisé et d'empêcher l'accès ou l'utilisation non autorisé, les mesures de sécurité suivantes doivent être en place :

• Des mesures de sécurité adéquates doivent être prises pour protéger l'équipement de la Banque et les données de la Banque et du Client en tout temps, comme ne pas accéder au réseau de la Banque dans les espaces publics et restreindre la vision de l’écran. Dans une situation où l’écran est affiché aux clients le télétravailleur s’assure que toute information se rapporte uniquement au client en question, cela peut signifier par exemple la création de fichiers clients spécifiques, en veillant à ce que la boîte mail soit fermée pour éviter les alertes e-mail.

• Les utilisateurs ne doivent pas laisser l'appareil sans surveillance et veiller à fermer leur session s’ils s’éloignent

• La Banque ne sera pas responsable des données personnelles détruites, perdues, manquantes ou endommagées dans l'appareil ou des composants électroniques de l'appareil.

• La Banque peut à tout moment, à sa seule discrétion et sans donner d'avis ou obtenir son consentement, effectuer un effacement à distance de toutes les données de la Banque.

• L'accès sera donné à la session VDI à distance

• Aucune donnée ne sera stockée sur le PC BYOD, la communication entre l'appareil et la Banque est cryptée, assurant la sécurité de la session d'accès à distance.

• L'utilisateur doit exécuter un logiciel antivirus à jour sur le PC BYOD.

• Le jeton RSA doit être conservé et stocké séparément du PC physique conformément aux règles communes de Information Security Standards and Procedures.

• Le système d'exploitation doit être mis à jour régulièrement par l'utilisateur. La Banque se réserve le droit de résilier les accès si ce n’est pas le cas.

Seules les applications approuvées peuvent être consultées à distance. Lorsqu'une application approuvée est accessible via une plate-forme qui contient des applications non approuvées, le télétravailleur ne doit pas accéder à ces applications non autorisées à distance. Les applications approuvées et non approuvées seront clairement énoncées sur FIDES

(https://apps.sps.emeares.local/sites/TR0000031/SitePages/Applications.aspx)

L'accès aux demandes non approuvées sera surveillé.

Conformité

Il est entendu que cette charte et le comportement des employés respectera les règles de conformité existant au sein de la banque y compris ses sièges sociaux à Londres et Tokyo notamment : Information Security Standards and Procedures – Common Rules.

Aider à la mise en œuvre du télétravail

Les lignes directrices précisées ci-dessus, sont un standard que l’entreprise entend mettre en place qui suivies doivent permettre:

• De maintenir un niveau élevé de service aux clients internes et externes.

• Que toutes les exigences du rôle soient exécutées dans le cadre du télétravail ou que les limitations sont gérées sans que la performance ne s’en ressente.

• Toutes les règles de santé et sécurité au travail s’appliquent au télétravailleur, ainsi que le Règlement Intérieur et consignes de l’entreprise notamment charte informatique.

• Les télétravailleurs doivent choisir un espace de travail calme et sans distraction, et consacrer toute leur attention à leurs tâches pendant les heures de travail

• Pour tirer le meilleur parti du télétravail, certains aspects pratiques et opérationnels doivent être mis en pratique :

  • S’assurer que Lync est allumé et utilisé correctement

  • Le téléphone de bureau est transféré sur un téléphone portable professionnel

Toute infraction aux règles et principes détaillés et référencés dans la présente charte peut engendrer des sanctions pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement.

Article 12 – Remboursement des frais professionnels

Aucun frais ne sera remboursé au salarié pour l’exercice de son activité en télétravail. En effet, la Banque met en place le télétravail reposant sur le principe du « Bring your own device » et à ce titre aucun frais supplémentaire ne devrait être engagé par le télé-travailleur.

Article 13 - Santé et sécurité au travail

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en sans délai au Directeur de son département et justifiée dans les 48 heures par l’envoi d’un certificat médical au Département Ressources Humaines.

Article 14 – Durée de l’accord collectif et publicité
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il peut faire l’objet d’un avenant de révision par accords des parties ou être dénoncé avec un préavis de 3 mois par l’un des parties signataires.

Il est établi en quatre exemplaires originaux, un pour la Banque, un pour le syndicat signataire, et deux pour les formalités de dépôt et de publicité.

La Direction procédera aux formalités de publicité prescrites par les articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail, à savoir :

• dépôt de deux exemplaires - dont une version électronique et une version sur support papier - à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi de Paris ;

• dépôt d’un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.

Une copie de l’accord sera par ailleurs affichée dans les locaux de la Banque.

Pour MUFG Bank Ltd.

, Directeur Général

Pour le Syndicat National de la Banque et du Crédit (SNB/CFE-CGC),

, Déléguée Syndicale

Fait à Paris, Le 27 février 2020