Accord d'entreprise "Avenant n°1 de l'accord entreprise relatif au télétravail au sein de la société BWH HOTEL GROUP FRANCE" chez BEST WESTERN - BWH HOTEL GROUP FRANCE (Siège)

AVENANT N°1 DE L’ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF AU TELETRAVAIL AU SEIN DE

LA SOCIETE BWH HOTEL GROUP FRANCE

ENTRE :

La Société BWH HOTEL GROUP France, société anonyme au capital variable, dont le siège social est situé au 11, rue du Débarcadère – 92700 Colombes, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro B 319 641 551, représentée par Monsieur agissant en qualité de Directeur Général, dûment habilité à cet effet,

Ci-après dénommée « la Société »,

D’une part,

ET

Le Comité Social et Economique,

• représentée par Madame, représentante du collège employés dûment habilitée ;

• représentés par Madame et Monsieur, représentants du collège agents de maîtrise et cadres dûment habilités ;

D’autre part,

La Société et le Comité Social et Economique sont ci-après dénommés ensemble « les Parties ».

PREAMBULE :

L’accord d’entreprise relatif au télétravail au sein de la Société a été conclu le 09 septembre 2019, en vue de définir les conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail dans la Société.

Le contenu de ces dispositions s'inscrit notamment dans le cadre des principes et des règles établis par l'Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail, par les nouvelles dispositions de l’Ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail et par l'Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020 pour une mise en œuvre réussie du télétravail.

Lors de la réunion du 07 septembre 2021, le Comité Social et Economique a formulé sa volonté de faire évoluer l’accord en vigueur.

Dans le cadre de la démarche de Qualité de Vie au Travail, la Direction a engagé des échanges sur le télétravail qui ont abouti à la signature du présent accord.

Ainsi, afin de répondre favorablement à une demande croissante de télétravail de la part des collaborateurs de la société BWH HOTEL GROUP France, les Parties conviennent d’étendre ce mode d’organisation du travail, en offrant la possibilité aux collaborateurs, d’exercer une partie de leur activité professionnelle à leur domicile. Cela permet aux collaborateurs de mieux concilier vie privée et vie professionnelle, notamment en réduisant l’impact des temps de trajets entre domicile et lieu de travail.

Le télétravail est possible lorsque l’emploi exercé par le collaborateur se prête à cette forme d’organisation, que ce dernier est suffisamment autonome dans la réalisation de ses tâches professionnelles, que sont garanties de bonnes règles de fonctionnement à distance dans la relation avec l’environnement professionnel et le management. Le télétravail peut être une forme d’organisation du travail apportant des éléments positifs en matière de qualité de vie et de responsabilisation dans l’exercice des missions professionnelles.

Les parties signataires souhaitent souligner qu’un des facteurs essentiels de réussite de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique. Le télétravail ne doit en aucun cas retarder, désorganiser, induire des frais supplémentaires ou nuire au bon fonctionnement des activités de la Société et au bon exercice de la mission des collaborateurs.

Le télétravail ne saurait se substituer à une journée d’absence du collaborateur, notamment en cas d’arrêt maladie ou de garde d’enfant.

ARTICLE 1 : DEFINITION

Selon l'article L.1222-9 du Code du Travail le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Il en résulte que :

- Le télétravail est basé sur le volontariat, il suppose donc l’accord de l’employeur et du salarié.

- Il peut être mis en place dès l’embauche ou ultérieurement au cours de la relation de travail.

- Il sera exercé au domicile du collaborateur (par défaut le domicile déclaré à l'entreprise pour l'envoi du bulletin de paie est le lieu de télétravail).

Un autre lieu de télétravail pourra être accepté par l'entreprise sous réserve de sa déclaration par le salarié au manager (copie au service RH) et que des contraintes clients ou techniques ne s'y opposent pas.

Le changement de lieu de télétravail ne devra engendrer aucune répercussion sur l’organisation (retard, déconnexion, incapacité de revenir à temps...).

ARTICLE 2 : CHAMP D'APPLICATION

Le présent accord est un accord d’entreprise au sens de l'article L2231-5-1 du code du travail.

Il s'applique à l'ensemble des salariés de la société BWH Hotel Group France répondant aux critères suivants :

• résidant et travaillant sur le territoire français.

• disposant d’un contrat de travail.

• ne sont pas concernés par le full télétravail.

Ces conditions doivent être réunies et cumulées afin de répondre à la définition du salarié concerné par cet accord.

Les durées hebdomadaires de télétravail seront limitées à deux jours maximum par semaine.

Aucun collaborateur ne pourra être en télétravail le mercredi, journée de présence au siège obligatoire.

Les collaborateurs et managers pourraient ne pas bénéficier de journées de télétravail dans le cadre de l’apprentissage de leurs fonctions ou de nouvelles attributions…

Le responsable, devra au terme d’une durée de 6 mois, consulter le service RH, s’il souhaite prolonger la durée d’apprentissage.

Aucun report de journée de télétravail ne pourra être effectué d’une semaine à l’autre. Dans la mesure, où une journée de télétravail ne sera pas effectuée, elle ne sera pas reportée.

Il sera possible de déroger à ces conditions, pour les collaborateurs en situation de handicap et des collaboratrices enceintes afin de leur permettre de bénéficier d’aménagements spéciaux.

Ces mesures seront adaptées au besoin du collaborateur ou de la collaboratrice afin de faciliter l’accès au télétravail et de garantir son exécution dans les conditions de travail appropriées.

ARTICLE 3 : CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE

3.1. Principe du volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire sauf dans des circonstances exceptionnelles où sa mise en œuvre par l'entreprise est un moyen d'assurer la continuité de l'activité, ce qui serait contractualisé entre le salarié et la société BWH HOTEL GROUP France.

Le volontariat est fondé sur un principe d'acceptation mutuelle et un principe de double réversibilité tant à l'initiative de l'employeur que du salarié.

Les parties conviennent, que lorsqu'un salarié souhaite opter pour le télétravail, le manager formalise le passage en télétravail par courriel avec copie au responsable Ressources Humaines.

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité d'autonomie des salariés concernés et sur la possibilité de gestion interne et externe de l’entreprise.

L’opposition éventuelle du manager fera l'objet d'une réponse écrite et motivée sous un délai d’une semaine.

Le collaborateur pourra consulter son responsable des ressources humaines en cas de contestation des motivations de l’opposition.

Le refus de télétravailler ne peut être ni un motif de sanction, ni pénalisant par rapport à son déroulement de carrière.

3.2. Conditions de mise en place

3.2.1 Informations préalable

L'entreprise intègre à cet accord un ensemble d’informations sur les règles et les procédures de mise en place du télétravail à respecter chez BWH HOTEL GROUP France. Chaque salarié qui télétravaille s’engage à suivre, appliquer et respecter les règles et principes visés par cet accord. Tout manquement entraînerait l’arrêt du télétravail.

3.2.2 Période probatoire

Durant les 3 premiers mois de télétravail (de la date d’effet à la date d’échéance du délai de 3 mois en jours calendaires), l'entreprise comme le salarié peuvent mettre fin au télétravail à tout moment à condition de respecter un délai de prévenance d'une semaine sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court.

L'objectif de cette période est de vérifier le bon fonctionnement technique et organisationnel de ce nouveau mode de travail par les parties.

En tout état de cause l'arrêt du télétravail par l'une ou l'autre des parties sera formalisé par écrit avec un Recommandé Accusé de Réception ou par un écrit avec remise en main propre.

3.2.3 Durée

Compte tenu de la spécificité du télétravail, il est convenu que l’accord de télétravail sera valide pour une durée indéterminée si toutes les conditions précitées sont respectées.

3.2.4 Renouvellement

Au cours de l’entretien annuel, un entretien de bilan sera obligatoirement fait entre le collaborateur et son manager, à l'initiative du manager.

Ce sera l'occasion de faire un bilan de l'organisation en télétravail et d'apprécier l'opportunité de la reconduire ou d'y mettre fin.

En tout état de cause l'arrêt du télétravail par l'une ou l'autre des parties sera formalisé par écrit par courrier ou par courriel.

3.2.5 Réversibilité permanente

A tout instant, des nécessités opérationnelles ou la survenance de circonstances particulières liées notamment à des raisons personnelles peuvent ne plus permettre au télétravailleur d'assurer son travail à domicile.

A la demande de l'une ou l'autre des parties formalisées par écrit, l'organisation en télétravail peut alors s'arrêter dans le respect d'un délai de prévenance de deux semaines minimum (ou une semaine pendant la période probatoire) sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court.

La réversibilité implique un retour du salarié dans les locaux de l'entreprise sur le site de rattachement et au sein de son équipe de travail.

Le collaborateur pourra demander un entretien à son responsable des ressources humaines en cas de contestation éventuelle des motivations de la réversibilité décidée par l'entreprise.

3.2.6 Suspension

Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent amener l'entreprise à suspendre pour une courte durée la situation de télétravail sans pour autant que cela remette en cause l'organisation du travail en mode télétravail.

Les motifs suivants feront l’objet d’une suspension, à condition de respecter un délai de prévenance de deux jours sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court :

- Période de vacances

- Congrès

- Séminaires

- Période d’activité importante (limité dans le temps)

De même des circonstances exceptionnelles auxquelles le collaborateur doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une courte durée sans que soit remis en cause sa qualité de télétravailleur.

La suspension provisoire sera formalisée par courriel et ne donnera pas lieu au respect du délai de prévenance.

3.2.7 Interruption immédiat du télétravail

La société peut décider unilatéralement sans accord du collaborateur de mettre un terme définitif à la situation de télétravail préalablement donné en cas de manquement des conditions suivantes :

• Objectifs non atteints

• Non-respect des horaires de travail (forfaits en jours non concernés)

• Non-respect des règles de l'entreprise (Règlement intérieur & du code du travail)

La décision sera formalisée par courriel et ne donnera pas lieu au respect du délai de prévenance.

3.3. Modalités de mise en place

Tout collaborateur passant en mode télétravail devra préalablement fournir une attestation de conformité de son logement aux normes de sécurité.

Le manager en réponse à l’information du collaborateur devra, dans son courriel de confirmation de passage en télétravail, préciser les éléments suivants :

- La date de démarrage du télétravail.

- Les journées de télétravail et leur caractère (fixes ou modulables).

- Les conditions d'organisation des points périodiques avec le responsable hiérarchique.

- Les modalités d'indemnisation des déplacements professionnels en lien avec le lieu de travail en cas de régime particulier.

3.4 Respect de la vie privée

L'organisation du télétravail à domicile s'exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le collaborateur est affecté.

Dans ce cadre, les modalités du contrat de travail restent applicables. Le salarié doit être joignable à tout moment par l'entreprise sur son horaire de travail excepté pendant la pause déjeuner dont le créneau contractuel reste également applicable.

En dehors de cette plage, il est dans la même situation que tout autre collaborateur de l'entreprise et ne peut plus être considéré sous la subordination de celle-ci en dehors des cas spécifiques d'astreintes ou de réalisation d'heures supplémentaires en conformité aux modalités contractuelles.

ARTICLE 4 : EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

Généralités :

L'entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires aux collaborateurs pour la réalisation de leurs missions en télétravail.

Matériel informatique :

Le collaborateur est doté par l'entreprise d'un ordinateur portable, dans l'hypothèse où celui-ci n'en est pas déjà équipé par l'entreprise.

Solution d'accès à distance :

Pour télétravailler le collaborateur doit disposer d'une connexion personnelle de type xDSL de 1Mo minimum.

Dans le cas d'une suspension de la ligne xDSL le télétravail sera suspendu sans que cela puisse faire l'objet d'une sanction.

Solution téléphonie :

L'entreprise ne fournira pas une solution de téléphonie complémentaire aux collaborateurs en télétravail. Les salariés disposant d’un téléphone portable professionnels procéderont au renvoi de leur ligne fixe vers leur numéro.

Les salariés ne disposant pas d’un téléphone portable devront, en amont du télétravail, effectuer le nécessaire sur l’application de communication en vigueur, actuellement Ringover.

Transport du matériel :

Considérant que le collaborateur en télétravail sera amené à se déplacer régulièrement avec son matériel informatique, il devra assurer la sécurité de son matériel et opter soit pour une sacoche, soit pour un sac à dos pour le port du dit matériel. Une sacoche pourra être demandée au service informatique.

Imprimante :

L'imprimante n'est pas fournie par l'entreprise au télétravailleur. Les impressions s'effectuent au sein de l'entreprise.

Mobilier :

Le salarié s’assure de disposer le mobilier nécessaire pour l’exécution de son télétravail dans de bonnes conditions : un bureau/ table de travail, un fauteuil ergonomique et un espace de rangement confidentiel, si des documents confidentiels sont transportés et conservés à domicile.

Conformité de l'installation électrique :

La mise en œuvre du télétravail s'exerce sous réserve que le salarié atteste que le lieu de travail à son domicile comporte une prise de terre et un disjoncteur.

En cas de non-conformité, l'entreprise refusera la mise en œuvre du télétravail.

Assurance :

Le télétravailleur fournira une attestation de l'assurance multirisque habitation du lieu de télétravail.

Problèmes techniques et indisponibilité :

En cas de problème technique, le salarié contacte l'assistance technique de l'entreprise qui fait le nécessaire pour le dépanner à distance.

En cas d'impossibilité de dépannage à distance, le salarié prévient son responsable hiérarchique pour l'en informer et convenir avec lui des modalités de poursuite de son travail au domicile ou sur site.

En aucun cas, un télétravailleur pendant une période d'indisponibilité pour cause de problèmes techniques ne se verra imposé de congés (CP, RTT, ...).

ARTICLE 5 : REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS LIES AU TELETRAVAIL

Le salarié en situation de télétravail pourra prétendre à une allocation forfaitaire d’un montant de 20 euros par mois dès lors qu’il effectuera deux jours de télétravail par semaine.

Cette allocation forfaitaire sera soumise au régime social en vigueur, soit actuellement exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite du montant prévu par cet accord collectif, et dès lors que l’allocation est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés.

Cette allocation est attribuée au motif des frais engagés dans l’exercice de ses fonctions à son domicile. En outre, pour satisfaire cette prise en charge, le salarié devra être en mesure de produire ses factures d’électricité, d’internet et de consommation de chauffage pour satisfaire un éventuel contrôle de l’URSSAF. Ces justificatifs devront donc être conservés par le salarié télétravailleur.

Toutefois, la société se réserve le droit de revenir à une situation antérieure sous un délai de prévenance d’un mois, soit aucune prise en charge des frais professionnels autres que ceux remboursés dans le cadre de travail, au motif:

• d’une part, que des locaux et matériels professionnels sont mis à la disposition des salariés en télétravail ;

• d’autre part, que la situation de télétravail fait suite à une volonté du collaborateur.

ARTICLE 6 : PROTECTION DES DONNEES

Tout collaborateur en télétravail s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'entreprise en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données de l'entreprise et leur confidentialité.

La sécurité sera renforcée par la mise à disposition des télétravailleurs d'outils d'accès à distance sécurisés (accès VPN) et par la prise en compte des règles de sécurité dans les formations dispensées aux télétravailleurs.

Etant donné que le télétravailleur à l'usage de ces informations, dans son environnement privé qu'il est le seul à maitriser, il s'attachera à une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité notamment par l'application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux qu'il accomplira à son domicile.

De son côté l'entreprise prendra toutes les dispositions nécessaires, dans le respect des prescriptions de la CNIL, pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles.

ARTICLE 7 : DROITS COLLECTIFS

7.1.1 Statuts

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux que ceux applicables aux autres salariés de l'entreprise.

7.1.2 Gestion RH et Evolution professionnelle

Il bénéficie notamment des mêmes dispositions en matière de gestion des ressources humaines comme l'entretien annuel par exemple, ou tout autre outil ou moyen mis en œuvre par l'entreprise pour assurer le développement des compétences de ses collaborateurs.

Il bénéficie d'un déroulement de carrière équivalent aux autres salariés de l'entreprise.

7.2 Formation

Les télétravailleurs bénéficient du même accès à la formation que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.

7.3 Charge de travail

La charge de travail et l'amplitude horaire demandée au télétravailleur sont équivalentes à celles des collaborateurs ayant des fonctions analogues mais travaillant en permanence dans les locaux habituels de l'entreprise.

Ainsi, le passage au télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le télétravailleur.

Les objectifs du télétravailleur sont fixés lors de l'entretien individuel comme tout collaborateur de l'entreprise.

Cependant, le management s'assure avec le salarié que :

- le fonctionnement et la qualité du service ne sont pas impactés par le télétravail.

- la charge du travail demandée au télétravailleur est compatible avec la durée contractuelle du travail, dans le respect de la vie privée selon les termes définis à l'article 3.4 du présent accord.

7.4 Relations sociales

L'entreprise garantit que tous les collaborateurs ont un accès identique aux informations. L’intégration du collaborateur en télétravail à la communauté de travail et à la vie de l'entreprise sera facilitée par l’utilisation des moyens de communication à distance lors des journées de télétravail.

De même ils ont accès aux prestations du comité social et économique tout comme les autres collaborateurs.

Conformément aux dispositions de l'ANI du 19 juillet 2005, les télétravailleurs bénéficient des mêmes conditions de participation et d'éligibilité aux élections pour l’instance représentative du personnel.

Ils sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs de leur établissement de rattachement en application des dispositions en vigueur.

Les télétravailleurs sont inscrits comme tels sur les registres uniques du personnel.

ARTICLE 8 : SANTE AU TRAVAIL ET COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

8.1 Santé au travail

Les collaborateurs en télétravail font l'objet d'un suivi lors de leur visite médicale par le service de santé. Elle sera l'occasion de faire un point sur les conditions particulières de travail du collaborateur.

Dans son évaluation de la situation, la médecine du travail devra apprécier les conditions dans lesquelles le télétravailleur travaille à son domicile.

Le Service Santé au Travail a un rôle de conseil actif en matière d'ergonomie du poste de travail : ses préconisations seront prises en compte comme pour tout salarié de l'entreprise travaillant sur site.

8.2 Comité Social et Economique

L'entreprise, qui a des obligations légales en matière d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail à l'égard de l'ensemble de ses collaborateurs, doit pouvoir s'assurer que le collaborateur en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes.

Toutes les obligations pesant sur les locaux d'une entreprise ne sont pas transposables à l'identique au sein du domicile d'un collaborateur.

Afin que le collaborateur qui sera en situation de télétravail soit responsabilisé dans ce domaine, l'entreprise attirera son attention sur le fait qu'il doit disposer d'un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles.

8.3 Accidents de travail et de trajet

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet.

Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l'entreprise pendant le temps de travail.

Par ailleurs, il est précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu'il se déplace pour se rendre dans les locaux de l'entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu'il est amené à faire dans l'exercice de ses missions.

Dans ces cas, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d'information nécessaire à l'élaboration d'une déclaration d'accident du travail.

8.4 Arrêt de travail

En cas d'arrêt de travail prononcé par un médecin, le télétravailleur doit en informer son responsable hiérarchique et transmettre le justificatif dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.

ARTICLE 9 : DUREE ET DATE D'ENTREE EN VIGUEUR DE L'ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 1 an à compter de sa date d'entrée en vigueur, le 1^er janvier 2022.

Trois mois avant l'échéance de cette durée, les parties signataires conviennent de se revoir afin d'examiner toutes les adaptations qui seraient nécessaires au regard du bilan de la première année d'application.

Si aucune des parties dûment habilitée à négocier ou ratifier un accord d’entreprise ne demande de renégociation de l’Accord, l’Accord se renouvellera par tacite reconduction, pour une nouvelle durée de d’un an.

ARTICLE 10 : SUIVI DE L'ACCORD

L’institution représentative du personnel au niveau de la société et la direction conviennent de se réunir au moins une fois par an dans le cadre du suivi :

Ces réunions auront pour objectif de :

- S'assurer de l'application de l'accord,

- Clarifier les clauses de l'accord qui prêteraient à interprétation divergente et proposer des améliorations du texte et des pratiques.

ARTICLE 11 : REVISION ET DENONCIATION DE L'ACCORD

Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé en cours d'exécution par avenant, dans le respect des dispositions de l'article L2261-7 du Code du Travail.

L'une ou l'autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation de l'accord par courrier recommandé en respectant un préavis de trois mois selon les dispositions de l'article L2261-9 du Code du Travail.

ARTICLE 12 : DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord est déposé auprès de la Direction Départementale du Travail et de l'Emploi et au secrétariat du greffe du conseil des prud'hommes conformément aux dispositions des articles L2231-5, L2231-6 et D2231-2 du Code du Travail.

Fait à Colombes, le 07 février 2022

en quatre exemplaires originaux,

Pour la Société , Pour le Comité Social et Economique,

Membres élus

Directeur Général