Accord d'entreprise "Accord d’Entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections du Comité Social et Economique" chez SAN MARINA ET COSMO PARIS - SAN MARINA (SAN MARINA COSMOPARIS MODA VISTA)

Accord d’Entreprise relatif aux conditions et aux

modalités de vote par voie électronique pour les

élections du Comité Social et Economique

Entre

L’Entreprise SAN MARINA S.A.S sis Z.I Les Paluds – 155 rue du Dirigeable – 13685 AUBAGNE CEDEX, prise en la personne de sa représentante, Madame, Directrice des Ressources Humaines, ayant reçu tout pouvoir à l’effet des présentes

ET

Les organisations syndicales représentatives suivantes, prises en la personne de leur représentant:

• CGT, représentée par M

• CFDT, représentée par M

• CFE CGC, représentée par M

• CFTC, représentée par M

Il a été convenu :

De signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique au sein de San Marina.

Préambule :

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de l'entreprise, afin de faciliter l’organisation des élections et favoriser la participation des salariés, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours exclusivement au vote électronique.

A cet effet, plusieurs réunions ont eu lieu dont la première en date du 02 Mars 2018, au cours de laquelle une présentation du système de vote par voie électronique a été effectuée avec le prestataire retenu auprès des organisations syndicales présentes.

Le présent accord a pour objet de définir les modalités d’organisation des opérations électorales.

I – Principe du recours à un prestataire et conformité aux principes généraux du droit électoral

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire, la société « PARAGON », l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société « PARAGON » dont le système de vote électronique a été audité, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges, respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 et suivants   du code du travail et joint en annexe 1.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

-  la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

-  l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

-  l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

-  la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le protocole d'accord préélectoral, ou le cas échéant la décision unilatérale, mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Préalablement aux opérations de vote, les membres du bureau de vote, les Délégués Syndicaux et les Délégués de Liste bénéficieront d’une formation sur le système de vote dispensée par le prestataire.

II– Respect de la loi informatique et libertés

Conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles en vigueur depuis le 25 mai 2018, la société SAN MARINA informera son DPO (Data Protection Officer) de la transmission du « Fichier des Electeurs » dans le but de la réalisation des prochaines élections.

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Les organisations syndicales de l'entreprise seront informées par e-mail de confirmation de l’accomplissement de ces formalités.

III – Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus exclusif de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour sur plusieurs jours, selon le calendrier qui sera fixé par le Protocole d’accord préélectoral.

Le second tour, le cas échéant, se déroulera sur le même nombre de jours selon le calendrier fixé au protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet de leur choix via un lien direct avec le site du prestataire, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

IV – Communication du « Fichier Electeurs », « Contenu de l’urne électronique » et des listes de candidats

Le « fichier des Electeurs » est établi à partir des listes électorales telles que définies par le protocole électoral auquel sera rajouté l’adresse postale ainsi que le département du lieu de naissance de chaque électeur.

La première transmission au prestataire des listes électorales est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Le fichier « Contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés par la Direction au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur d'un poids au maximum égal à 2 Mo sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format GIF ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

V – Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

VI – Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, un courrier postal à son adresse personnelle, issue de la base de donnée paye, précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que ses codes d'accès individuel (Identifiant – Mot de passe).

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra s’identifier en renseignant son identifiant, Mot de Passe mentionnés sur le courrier réceptionné ainsi que son matricule qui servira d’authentification finale.

Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution du fichier électeur, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « Contenu de l’urne électronique ».

En cas de perte ou d’absence de réception de ses identifiants et mot de passe, l’électeur pourra contacter, la cellule d’assistance technique du prestataire retenu pour l’organisation matérielle des élections.

Les coordonnées de cette cellule seront mentionnées sur une note affichée en magasin et au Siège Social.

Elle pourra être contactée par téléphone ou par mail, et sera la seule à pouvoir communiquer les informations manquantes, après l’identification de l’électeur.

VII – Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Cette dernière sera adressée aux électeurs avec le courrier comportant les codes d’Accès (Identifiant et Mot de Passe). Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

La recette du site de vote aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des délégués de liste et Bureau de vote désignés conformément au protocole Electoral et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par ce dernier.

Par ailleurs, il sera procédé, sous l’observation des Délégués de Liste avant que le scrutin ne soit ouvert :

• à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé;

• à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Le scellement de ce système sera contrôlé par la cellule d’assistance technique du prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement.

VIII – Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés.

L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise pourront consulter, sur un site sécurisé grâce à des codes d’accès, le taux de participation.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Elle est ensuite conservée par la Direction.

IX – Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées par le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, en la présence obligatoire des assesseurs et en présence des délégués de liste et de l'employeur ou de ses représentants.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue par collège dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants.

Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, pour chaque scrutin, il sera procédé au report des résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

X – Dispositions finales

Le présent accord est applicable à l'entreprise pour les élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles visant à la mise en place du CSE à l’issue de la mandature actuelle ayant une échéance initiale au 23 Avril 2018 et prorogée au plus tard au 22 avril 2019. Il cessera donc immédiatement de produire effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour des formalités de dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail. Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties, et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Au plus tard dans un délai de quinze jours, la direction organisera une réunion avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives en vue de négocier un éventuel avenant de révision.

Enfin, le présent accord sera déposé par la Société sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail. Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes compétent.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans une base de données nationale.

Le texte de l’accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise.

Fait à Aubagne le 11/01/2019 en autant d'exemplaires que de droit

Pour la Direction

Pour la CGT

Pour la CFDT

Pour la CFE CGC

Pour la CFTC