Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL DE L'ELECTION PROFESSIONELLE DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU CSE DE L'UES" chez FLAMMARION SA (Siège)

PROTOCOLE D'ACCORD PRÉELECTORAL

ÉLECTION PROFESSIONNELLE DES MEMBRES DE LA DÉLÉGATION DU PERSONNEL DU CSE

UNITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIALE FLAMMARION SA - ÉDITIONS J’AI LU - ÉDITIONS AUTREMENT

ENTRE :

L’unité économique et sociale composée des sociétés suivantes :

• La société anonyme FLAMMARION, code APE 5811Z, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro SIRET 321 921 546 00081, dont le siège social est situé au 87, quai Panhard et Levassor – 75647 Paris Cedex 13 ;

• La société anonyme ÉDITIONS J’AI LU, code APE 5811Z, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro SIRET 582 039 673 00055, dont le siège social est situé au 87, quai Panhard et Levassor – 75647 Paris Cedex 13 ;

• La société anonyme ÉDITIONS AUTREMENT, code APE 5811Z, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro SIRET 303 696 496 00080, dont le siège social est situé au 87, quai Panhard et Levassor – 75647 Paris Cedex 13 ;

Représentée par XXX, dûment mandaté aux fins des présentes ;

d'une part,

ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

• L’organisation syndicale SNLE-CFDT représentée par XXX ;

• L’organisation syndicale CGT représentée par XXX ;

• Syndicat SNELD-CFE-CGC – Représenté par XXX ;

• Syndicat FO - SNPEP – Représenté par XXX ;

d'autre part,

Ci-après désignées ensemble « Les Parties signataires ».

PRÉAMBULE :

Les parties se sont réunies le 21 octobre 2019 afin d’élaborer le protocole d’accord préélectoral en vue de l’organisation de l’élection professionnelle des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique (CSE) de l’unité économique et sociale Flammarion SA – Éditions J’ai Lu – Éditions Autrement (UES).

Pour rappel, un accord relatif au dialogue social dans le cadre de la mise en place du Comité Social et Économique a été signé le 16 septembre 2019 au sein de l’UES.

IL A ÉTÉ PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT :

L'article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l'arrêté du Ministère de l'Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour les élections des représentants du personnel.

L'accord d'entreprise intervenu le 06 février 2017 a autorisé l'utilisation du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l'informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

CECI EXPOSÉ, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 - OBJET DU PROTOCOLE

Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement de la prochaine élection des membres de la délégation du personnel du CSE au sein de l'UES, ci-après dénommée « l'Election ».

ARTICLE 2 – DURÉE DU MANDAT

Conformément aux dispositions légales et par accord unanime des organisations syndicales, la durée du mandat des membres de la délégation du personnel du CSE sera de 4 ans à compter du 1^er janvier 2020.

ARTICLE 3 – MODALITÉS DU VOTE

Les parties signataires conviennent de l’adoption du vote électronique dans le cadre de l’Élection, conformément à l’accord d’UES prévu à cet effet.

Le cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique, joint au présent protocole, sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l'intranet.

L'élection des membres de la délégation du personnel au CSE de l’UES est organisée sur la base d'un scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Au premier comme au deuxième tour, le scrutin est de liste, c’est-à-dire que les électeurs ne peuvent voter que pour une même liste.

ARTICLE 4 - ANNEXES DU PROTOCOLE

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE, le présent protocole comporte en annexe :

• La description détaillée du déroulement des opérations électorales ;

• La description détaillée du fonctionnement du Système de vote.

ARTICLE 5 - RECOURS À UN PRESTATAIRE EXTÉRIEUR

Il a été pris contact avec un prestataire extérieur, la société Neovote, ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.

Les parties ont pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.

Dans ce contexte, les Parties conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de l'Election.

ARTICLE 6 - EFFECTIFS, NOMBRE ET RÉPARTITION DES SIÈGES

Article 6.1 - Rappels

Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l'Election sont les effectifs prévus au 27 novembre 2019. Ils sont établis conformément aux dispositions de l'article L. 1111-2 du Code du travail.

Conformément à l'article L. 2314-1 du Code du travail, il est élu autant de représentants suppléants que de titulaires.

Article 6.2 – Effectif et répartition du nombre de sièges

6.2.1 : Effectif

L’effectif de UES au 27 novembre 2019 est le suivant :

Flammarion SA :

Employés	21,86
Techniciens et Agents de Maîtrise	29,08
Cadres	268,10
Total (y compris TAD et représentants)	319,04

Editions J’ai Lu :

Employés	8,91
Techniciens et Agents de Maîtrise	1
Cadres	23
Total (y compris TAD et représentants)	32,91

Editions Autrement :

Employés	0,32
Techniciens et Agents de Maîtrise	0
Cadres	2
Total (y compris TAD et représentants)	2,32

Sociétés prestataires :

FACEO	EMPLOYES	3
	TAM	0
	CADRES	0
LA PROVIDENCE (ex : K2 PROPRETÉ)	EMPLOYES	1,04
	TAM	0
	CADRES	0
TOTAL	EMPLOYES	4,04
	TAM	0
	CADRES	0

Effectif total de l’UES :

Employés	35,13
Techniciens et Agents de Maîtrise	30,08
Cadres	293,10
Total (y compris TAD et représentants)	358,31

6.2.2 : Collèges et répartition du nombre de sièges

Compte tenu de l’effectif de chacune des sociétés dans le périmètre de l’UES à la date du 27 novembre 2019 et conformément aux dispositions légales applicables, le nombre de sièges à pourvoir pour l’Election est le suivant :

• Membres titulaires CSE : 11

• Membres suppléants CSE : 11

Les parties conviennent, à l’unanimité, de la mise en place d’un collège unique dans le cadre de la présente élection.

Dans ce cadre, les effectifs et nombres de sièges à pourvoir au sein du collège unique sont établis comme suit :

Instance	Collège	Effectif	Nombres de sièges
			Titulaires	Suppléants
CSE	COLLÈGE UNIQUE	358,31	11	11

ARTICLE 7 - CALENDRIER DE L'ÉLECTION

Le scrutin se déroulera pendant le temps de travail des salariés aux conditions suivantes :

• 1^er tour : 

  • Ouverture du scrutin 1^er tour le jeudi 21 novembre 2019 à 9h00,

  • Clôture le mercredi 27 novembre 2019 à 16h00,

  • Dépouillement du 1^er tour après la clôture des votes.

Un 2^nd tour de scrutin sera organisé en cas d’absence totale ou partielle de candidature syndicale, dans le cas où les sièges n’auraient pas été intégralement pourvus à l’issue du premier tour ou enfin, si le quorum n’a pas été atteint.

Dans ce cas, la date du scrutin sera la suivante :

• 2^ème tour :

  • Ouverture du scrutin 2^ème tour le jeudi 5 décembre 2019 à 9h00,

  • Clôture le mercredi 11 décembre 2019 à 16h00,

  • Dépouillement du 2^ème tour après la clôture des votes.

Les modalités prévues pour le 1^er tour s’appliqueront également pour le 2^nd tour.

Le temps consacré au vote sera rémunéré comme du temps de travail effectif.

Il en sera de même pour les membres du bureau de vote chargés du contrôle et du dépouillement du vote.

Étapes	Dates et heures
Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral	Mardi 01 octobre 2019
Annonce des élections professionnelles	Mardi 01 octobre 2019
Réunion de négociation du protocole d'accord préélectoral + Signature du protocole d’accord préélectoral	Lundi 21 octobre 2019
Affichage et publication des listes électorales	Jeudi 24 octobre 2019
Diffusion de la note d'information et Appel à Candidatures	Jeudi 24 octobre 2019
Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	Mercredi 13 novembre 2019 à 12 heures
Désignation des membres des bureaux de vote et des observateurs	Mercredi 13 novembre 2019
1er tour
Envoi des codes d'accès aux électeurs	Vendredi 15 novembre 2019
1er tour	Formation, test et scellement du système de vote	Mardi 19 novembre 2019 à 11h
	Ouverture du vote	Jeudi 21 novembre 2019 à 9h
	Clôture du vote	Mercredi 27 novembre 2019 à 16h
	Dépouillement	Mercredi 27 novembre 2019 à 16h10
	Affichage des résultats et Appel à candidature éventuel	Jeudi 28 novembre 2019
	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	Mardi 3 décembre 2019 à 12h
2ème tour
2eme tour	Formation, test et scellement du système de vote	Mercredi 4 décembre 2019 à 11h
	Ouverture du vote	Jeudi 5 décembre 2019 à 9h
	Clôture du vote	Mercredi 11 décembre 2019 à 16h
	Dépouillement	Mercredi 11 décembre 2019 à 16h10
	Affichage des résultats	Mercredi 11 décembre 2019 à 17h
	Envoi des résultats	Jeudi 12 décembre 2019

ARTICLE 8 - ÉLECTORAT

Conformément à l'article L. 2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés :

• âgés de seize ans révolus,

• ayant travaillé trois mois au moins dans l'UES,

• n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

L'ancienneté dans l'UES sera calculée à la date de clôture du premier tour de scrutin.

De plus, conformément aux articles L. 1111-2 et L. 2314-23 du Code du travail, les salariés mis à la disposition de l’UES par des sociétés extérieures, présents dans les locaux de l’UES et y travaillant depuis au moins un an, peuvent être électeurs s'ils ont acquis une durée de présence de 12 mois continus.

Dès lors, les salariés satisfaisant à ces conditions pourront choisir d'exercer leur droit de vote au sein de l’UES ou au sein de la société qui les emploie.

ARTICLE 9 - ÉLIGIBILITÉ

Conformément à l'article L. 2314-19 du Code du travail, sont éligibles, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur, les électeurs :

• âgés de dix-huit ans révolus,

• ayant travaillé dans l’UES depuis un an au moins.

L'ancienneté dans l'UES sera calculée à la date de clôture du premier tour de scrutin.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Il est rappelé dans le cadre du présent protocole d’accord préélectoral que conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail, les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l’entreprise utilisatrice.

ARTICLE 10 - LISTE ÉLECTORALE

La liste électorale sera portée à la connaissance des salariés conformément au calendrier électoral. La liste électorale sera établie par collège et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom, Âge, Ancienneté, Eligibilité (selon une mise en forme abrégée avec une étoile en regard du nom des électeurs non éligibles et une note explicative de bas de page).

La liste électorale sera également publiée sur le site de vote pour le collège unique et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom, Collège.

ARTICLE 11 - LISTES DE CANDIDATS

11.1 - Constitution et dépôt des listes de candidats

Les listes de candidats devront être adressées au Gestionnaire de l'élection conformément au calendrier électoral. Elles pourront être :

• soit transmises par courrier électronique à : Sébastien ABGRALL : sebastien.abgrall@madrigall.fr et/ou Cécilia Florencie : cecilia.florencie@madrigall.fr qui en accuseront réception,

• soit remises en main propre à : Sébastien ABGRALL et/ou à Cécilia FLORENCIE

• soit transmises par lettre recommandée avec accusé de réception à : Direction des Ressources Humaines, à l’attention de Monsieur Sébastien ABGRALL – 87, Quai Panhard et Levassor – 75647 Paris CEDEX 13. A cet effet, il est rappelé que seule la date de réception sera retenue pour la prise en compte des listes de candidats.

Les listes de candidats indiqueront le collège et le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés, les noms et prénoms des candidats, leur ordre de présentation, leur appartenance syndicale le cas échéant. Un même salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant. Les listes ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes comportant un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir seront admises.

Pour le premier tour, il est rappelé que seules les listes présentées par les organisations syndicales seront admises.

En cas de liste commune, une répartition de la représentativité doit être prévue et elle devra être communiquée lors du dépôt des listes.

Les listes de candidats seront affichées. Elles seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs.

Les listes de candidats présentées au premier tour de l'Élection par les organisations syndicales seront considérées comme maintenues pour le second tour, sauf indication contraire de leurs représentants.

L’ensemble de ces règles s'appliquent aux listes de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants.

En cas de liste commune, une répartition de la représentativité doit être prévue et elle devra être communiquée lors du dépôt des listes.

Les listes de candidats seront affichées conformément au calendrier électoral. Elles seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs.

Les listes de candidats présentées au premier tour de l'élection par les organisations syndicales seront considérées comme maintenues pour le second tour, sauf indication contraire de leurs représentants.

11.2 - Représentants des listes de candidats

Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l'élection par un ou deux candidats de la liste.

Les représentants des listes se feront connaître lors du dépôt des listes.

Lors de chaque tour, les représentants des listes de candidats seront invités par le Gestionnaire de l'élection à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du Système de vote d'une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d'autre part.

11.3 - Proportionnalité des listes de candidats

De plus, conformément aux articles L. 2314-30 du Code du travail :

• Les listes comportant plusieurs candidats seront composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale ;

• Les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes ;

• Lorsque l'application de la première règle ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

  • 1° Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

  • 2° Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

• En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Compte tenu de ces règles les parties conviennent que la proportion de femmes et d’hommes composant le collège électoral unique est la suivante :

Instance	Collège	Effectif total femmes	Effectif total Hommes	Effectif total	Proportion
					Femmes	Hommes
CSE	UNIQUE	300	89	389	77%	23%

ARTICLE 12 - PROPAGANDE ÉLECTORALE

La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats.

La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats en cas de second tour.

Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées au Gestionnaire de l'élection sous la forme d'un fichier PDF de moins de 5 Méga octets, avant la date limite définie dans le calendrier électoral. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats.

La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.

Simultanément aux professions de foi, les représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer au Gestionnaire de l'élection des photographies des candidats et des vidéos de présentations des listes, destinées à être publiées sur le site de vote. Les photographies devront être remises sous la forme de fichiers de formats jpg, png, bmp ou gif et ne dépassant pas 2Mo. Les vidéos devront être remises au format ".mp4" et ne pas dépasser 32Mo. Les vidéos seront lues en format 854x480 pixels maximum, en fonction de la taille de l'écran.

Les logos éventuels déposés par les représentants des listes de candidats devront être au format jpg, png, bmp ou gif de plus de 200 pixels de côté et d'un poids inférieur à 500Ko.

ARTICLE 13 - OBSERVATEURS

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« Observateur » au cours de l'élection.

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :

• Les listes électorales,

• Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos),

• La composition du Bureau de vote,

• L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote.

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :

• Le Gestionnaire de l'élection,

• Les représentants de l’employeur,

• Les représentants des listes de candidats,

• Neovote.

Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.

ARTICLE 14 - BUREAU DE VOTE

Un bureau de vote unique composé d'un président et de deux assesseurs sera constitué pour l'ensemble des instances et du collège unique.

Dans la mesure du possible, le même Bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin.

14.1 - Désignation des membres du Bureau de vote

Le bureau de vote sera composé d’un président et de deux assesseurs désignés avant l’ouverture du scrutin par les organisations syndicales qui en communiqueront la liste à Monsieur Sébastien Abgrall.

A défaut de désignation par les organisations syndicales des membres du bureau de vote, ce dernier sera constitué des deux électeurs les plus jeunes et de l’électeur le plus âgé des sociétés composant l’UES.

Pour le personnel, le temps consacré à la tenue du bureau de vote est considéré comme du temps de travail effectif et ouvre droit, à ce titre, au maintien de la rémunération.

Pour cette désignation, seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote.

Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.

14.2 - Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote

L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.

La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.

14.3 - Rôle des membres du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

A ce titre :

• Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;

• Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;

• Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;

• Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

  • ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;

  • ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

14.4 - Informations à l'attention du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• Les listes électorales ;

• Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos) ;

• La composition du Bureau de vote ;

• Les dates et horaires des scrutins ;

• Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation ;

• Les listes d'émargement ;

• Le journal des événements ;

• Le code de scellement du Système de vote.

ARTICLE 15 - CELLULE D'ASSISTANCE TECHNIQUE

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l'Election.

La Cellule d'assistance technique sera composée :

• D’un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire» ;

• D’un représentant de l’UES, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection» ;

15.1 - Rôle du Représentant du Prestataire

Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de l'UES auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

15.2 - Rôle du Gestionnaire de l'élection

Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de l'UES.

A ce titre :

• Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;

• Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par l'UES, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de l'UES et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

ARTICLE 16 - GESTION DES CLÉS DE DÉCHIFFREMENT

16.1 - Génération des clés de déchiffrement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.

Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.

16.2 - Transmission des clés de déchiffrement

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous enveloppe sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque enveloppe sera cachetée à l'aide d'une étiquette indiquant au destinataire qu'elle ne doit être ouverte que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les enveloppes ainsi cachetées seront regroupées et adressées en courrier postal suivi au Gestionnaire, qui remettra en main propre les enveloppes cachetées à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.

16.3 - Utilisation des clés de déchiffrement

Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes.

Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.

En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.

16.4 - Sauvegarde des clés de déchiffrement

Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.

ARTICLE 17 - INFORMATION DES SALARIÉS

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes.

La note sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote.

ARTICLE 18 - FORMATION

Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :

• La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;

• Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;

• L'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;

• La vidéo illustrant le fonctionnement de l'espace de vote et les informations à l'attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet du Prestataire et la page d'Aide de l'espace de vote.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :

• Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;

• Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Neovote, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;

• Le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;

• Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire (www.neovote.com).

ARTICLE 19 - SUIVI DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES

19.1 - Accès aux listes d'émargement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.

19.2 - Résultats partiels

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

19.3 - Accès au taux de participation

Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :

• Aux électeurs pour les scrutins les concernant ;

• Aux observateurs pour l'ensemble des scrutins.

Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.

ARTICLE 20 - ACCÈS AU SITE DE VOTE

20.1 - Génération des identifiants et des mots de passe

Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.

Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.

Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.

20.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe

20.2.1 - Procédure standard

Les identifiants et les mots de passe seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple aux domiciles des titulaires.

20.2.2 - Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote

• L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;

• L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;

• Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).

• La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne :

• L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote ;

• L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile ;

• Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur ;

• L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande ;

• Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification ;

• en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS ;

• en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet :

• Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable) ;

• Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).

Les données d'identification de l'électeur, sont :

• Nom et Prénom

• Date de naissance

• Lieu de naissance

Toute re-génération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

ARTICLE 21 - EXPRESSION DU VOTE

21.1 - Vote électronique

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.

Dans le cas où un électeur ne disposerait pas d’un micro-ordinateur connecté à Internet, il pourra utiliser l’ordinateur mis à disposition par l’entreprise pendant l’ouverture des scrutins ou, le cas échéant, voter à partir d’un lieu public (cybercafé, poste…). Il est rappelé que l’utilisation de smartphones (Iphone, Blackberry, Androïd, Windows phone) sera également possible.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

À tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

L'Unité économique et sociale s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.

Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.

A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.

Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote nul.

21.2 - Vote par correspondance

Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.

ARTICLE 22 - DÉPOUILLEMENT – PROCÈS-VERBAUX

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l'élection.

Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales.

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour, carence de candidats au premier tour.

Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.

Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.

22.1 - Signature et communication des procès-verbaux

Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par la Direction des ressources humaines dans les quinze jours à l'Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.

Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.

Une copie des procès-verbaux sera également transmise par la Direction des ressources humaines aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

22.2 - Signature et conservation des listes d'émargement

A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l'Unité économique et sociale.

L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.

22.3 - Proclamation des résultats

Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.

ARTICLE 23 - FORMALITÉS DE DÉCLARATION À LA CNIL ET ACCÈS AUX DONNÉES PERSONNELLES

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement a été effectuée au registre par l’UES au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

ARTICLE 24 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 25 – PUBLICITÉ DES RÉSULTATS

Les résultats seront affichés par la Direction, le jour même de l’élection de chaque tour, sur les panneaux réservés aux communications de la Direction.

Les résultats de chaque scrutin seront consignés dans un procès-verbal signé par les membres du bureau de vote et établi en plusieurs exemplaires :

• Un exemplaire pour chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats ;

• Un exemplaire destiné à l’affichage ;

• Deux exemplaires qui seront communiqués à l’Inspection du travail dans les 15 jours suivant la tenue des élections ;

• Un exemplaire à l’opérateur désigné par le ministre chargé du travail (conformément aux dispositions règlementaires applicables) : Centre de Traitement des Elections Professionnelles – TSA 79104 – 76934 Rouen cedex 9.

ARTICLE 26 - DURÉE DU PROTOCOLE D'ACCORD

Le présent protocole est conclu pour la durée de l'Election.

Si une élection partielle devait être organisée, le présent protocole servirait de référence.

ARTICLE 27 – DÉPÔT ET PUBLICITÉ DU PROTOCOLE

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :

• Un exemplaire dument signé sera remis à toutes les parties signataires ;

• Conformément aux dispositions légales en vigueur, un exemplaire du présent accord sera déposé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) de façon dématérialisée, via la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » ;

• Un exemplaire sera déposé au secrétariat du greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Il est rappelé, par ailleurs, que le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale prévue par les dispositions légales dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Enfin, le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par le biais de l’affichage sur les panneaux de la direction.

En 7 exemplaires originaux.

Pour la Direction :

XXX

Pour les organisations syndicales :

Pour l’organisation syndicale SNLE-CFDT -

Pour l’organisation syndicale SNLE-CFDT -

Pour l’organisation syndicale CGT -

Pour l’organisation syndicale SNELD CFE-CGC –

Pour l’organisation syndicale FO - SNPEP –