Accord d’entreprise

portant sur les modalités du travail en home-office au sein de GEA Food Solutions France

Entre les soussignés :

La société GEA Food Solutions France SAS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Angers sous le numéro 321945024, dont le Siège Social est sis 25 rue de la Claie, 49070 Beaucouzé, représentée par Madame XXX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines,

d'une part,

Et

Le Comité Social et Economique, représentée par Madame XXX, en sa qualité de Secrétaire du Comité Social et Economique,

d'autre part,

Préambule

GEA Food Solutions France SAS est une société spécialisée dans le commerce de gros de fournitures et équipements industriels pour la transformation de produits alimentaires et d’autres industries (les prestations de service qui se rapportent à leur installation et maintenance et ce à destination du secteur industriel. GEA Food Solutions France SAS couvre l’ensemble du territoire français.

Les commerciaux et les chefs de projet, non basés dans les locaux de l’entreprise, doivent exercer leurs fonctions sur des secteurs géographiques différents afin d’assurer une présence et une couverture sur les zones de marché clés et stratégiques existantes, porteuses, ou à futur marché potentiel. Par leur nature, ces fonctions ne s’exercent pas nécessairement dans les locaux même de l’entreprise.

Dans ce cadre, la société GEA Food Solutions France SAS souhaite, en concertation avec ses membres du Comité Sociale et Economique, établir ce présent Accord d’entreprise afin de définir les modalités et dispositions du travail en home-office pour son personnel concerné.

1 - Cadre

Se rapportant au cadre juridique du home-office, il est à se référer au cadre juridique existant se rapportant au télétravail.

Ce cadre juridique est constitué de l’accord national interprofessionnel de 2005 et l’accord national interprofessionnel de 2020 (étendu par arrêté du 2 avril 2021 et publié au JO du 13 avril), relatifs au télétravail et des articles L1222-9 et suivants du code du travail, modifiés par l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017.

C’est au niveau de l’entreprise que les modalités du travail en home-office sont définies, dans le cadre fixé par le code du travail, par les dispositions de l’ANI du 26 novembre 2020, et par les dispositions éventuelles négociées au niveau de la branche.

2 - Définition

Au sein de GEA Food Solutions France SAS, le home-office désigne l’organisation du travail selon laquelle le collaborateur du fait de sa fonction et pour des raisons de spécificités professionnelles n’est pas doté d’un local professionnel au sein des locaux mêmes de l’entreprise.

Ce dernier est donc tenu d’utiliser son domicile (ou un tiers-lieu comme un espace de coworking) à des fins professionnelles dans le cadre de son activité.

3 - Préservation de la cohésion sociale interne

Il convient, à tout niveau, d’être attentif à ce que le travail en home-office ne soit pas source d’une distanciation sociale accrue voire d’une perte de lien social entre des salariés et leur communauté de travail.

Une vigilance particulière doit être portée à la préservation de la cohésion sociale interne, aux conditions de maintien du lien social entre les collaborateurs, au regard de la distanciation des rapports sociaux, voire de perte du lien social inhérente à l’utilisation des outils de communication à distance.

4 – Personnel concerné

Sont concernés par le travail en home-office, les salariés :

• Titulaires d’un contrat de travail (ou avenant au contrat de travail) intégrant une clause contractuelle stipulant que leurs fonctions sont exercées en dehors des locaux de l’entreprise, à leur domicile ; ce qui inclut au préalable que le salarié :

  • occupe une fonction requérant une pleine autonomie et définie comme pouvant être exercée totalement à distance (dont l’exécution en home-office est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe) ;

• dispose bien d’un équipement de travail adapté : connexion internet haut débit sécurisée, espace de travail dédié...

A date d’établissement du présent accord, sont éligibles :

• Les commerciaux et les chefs de projet non dotés d’un local professionnel au sein des locaux de l’entreprise.

• Et, pour rappel, tout salarié bénéficiant d’une clause contractuelle ou d’un avenant à leur contrat de travail permettant d’exercer pleinement sa fonction en dehors des locaux de l’entreprise, à son domicile

La Direction se réserve pleinement le droit de statuer sur les fonctions concernées par le travail en home-office, et ce, en raison la nature de ces dernières.

Le présent Accord n’apporte pas d’évolution pour les collaborateurs non concernés à date.

5 - Modalités

5.1 Relations de travail

Le manager veille à assurer un contact avec le salarié et à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié, physique quand cela peut être envisagé ou par visio-conférence.

Le home-office ne doit pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

Le salarié veille également à rester en contact avec son manager, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l’organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales.

5.2 Clause contractuelle

Le home-office donne lieu à une clause contractuelle s’y rapportant et portée au contrat de travail du collaborateur ou à un avenant au contrat de travail.

Pour rappel, le présent Accord n’apporte dans sa forme pas d’évolution pour les collaborateurs non concernés à date.

6 - Organisation du home-office

6.1 Lieu de travail

Les parties conviennent que le travail en home-office puisse s’exercer au domicile du salarié dès lors que ces lieux offrent un environnement personnel propice au travail et à la concentration et conforme aux normes ergonomiques et de sécurité qui lui seront communiqués.

Le lieu de home-office choisi doit également garantir la confidentialité et la sécurité des données, selon les règles de l’entreprise.

Le salarié s’assure de l’ensemble de ces dispositions. Il en sera de même quant aux dispositions attendues si le salarié opte pour exercer le home-office dans un tiers-lieu comme un espace de coworking.

6.2 Gestion du temps de travail et plages de joignabilité

Le home-office n’a pas pour effet de mettre en cause la définition du lien de subordination entre l’employeur et le salarié.

L’exécution de l’activité professionnelle à distance ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le salarié.

Pendant les périodes de travail en home-office, le collaborateur s’engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre de l’amplitude journalière de travail (hors pause et pause déjeuner).

Le salarié en travail en home-office gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise, s’agissant notamment du respect des durées maximales de travail et des durées minimales de repos quotidien (11h). Une pause déjeuner devra également être respectée dans les mêmes conditions que dans l’entreprise.

GEA Food Solutions France SAS est attaché au respect de la vie privée de ses salariés. A cet effet, les parties aux présentes conviennent que :

• Le salarié non cadre devra respecter les horaires de travail habituellement applicables au sein de l’entreprise.

• Le salarié Cadre : sauf circonstances exceptionnelles, ne peut être joint avant 8h30 ni au-delà de 19h30 pendant sa journée en home-office.

Dans le respect du principe de conciliation vie personnelle et vie professionnelle, et en dehors des cas exceptionnels, le management en général et tout salarié en particulier, veillera à respecter les horaires de travail de son équipe.

6.3. Equipements

Le salarié en travail en home-office doit disposer d’une ligne internet haut débit à son domicile, condition indispensable à sa réalisation.

L’entreprise fournit au salarié en home-office le matériel informatique et de communication permettant l’exercice de son activité.

A titre indicatif, cet équipement comprend :

• Un ordinateur portable équipé des logiciels nécessaires à la bonne exécution du travail,

• Un accès sécurité permettant une connexion au réseau à distance,

• Un accès à un logiciel permettant la visio-conférence,

• Un écran (en sus du PC), un clavier, un casque et une souris, ce, à la demande du collaborateur si non équipé à date.

  L’entreprise assurera le renouvellement de ces derniers si une réparation ne peut être envisagée et suivant bon retour du matériel hors fonctionnement à l’entreprise.

Le salarié s’engage également à respecter les procédures et bonnes pratiques d’utilisation du matériel, et notamment la charte d’utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication.

Le salarié en travail en home-office bénéficiera d’un service d’assistance technique identique à celui fourni aux salariés travaillant en entreprise.

Dans le cas d'une impossibilité temporaire et non programmée de travailler en home-office (coupure inopinée d'électricité, de téléphone, du réseau informatique, des outils associés, non accessibilité des applications réseaux etc.), le salarié sera tenu d’en informer son manager, à défaut, et sera amené à prendre un jour de congé (congés payés, RTT, etc.).

7 - Indemnisations du home-office

7.1. Indemnisation d’occupation du domicile

Par définition, l’indemnité d’occupation du domicile sera allouée au collaborateur éligible selon l’article 4 du présent accord. L’indemnité est versée en compensation de l’immixtion dans la vie privée du salarié.

Le montant de l’indemnité est forfaitaire mensuel et s’élève à dix euros bruts par mois.

L’indemnité d’occupation du domicile est par nature soumise intégralement à cotisations sociales.

En cas d’absence du collaborateur sur l’ensemble du mois calendaire, du premier au dernier jour du mois (hors tous types de congés réguliers : congés payées, RTT, jours temps libre, jour ancienneté,…), l’indemnité ne sera pas versée pour le mois concerné par l’absence pleine.

L’indemnité sera versée :

• sur le bulletin de paie du mois qui suit le mois concerné

• au prorata temporis des entrées/sorties

7.2. Indemnisation de frais home-office

Par définition, l’indemnité de frais home-office a pour but le remboursement sur la base d’une allocation forfaitaire des frais de home-office engagé par le collaborateur concerné, tel mentionné au contrat de travail ou avenant au contrat de travail.

Elle a pour objet de couvrir toute éventuelle dépense se rapportant au home-office incluant :

• tout frais se rapportant à l’habitation (loyer, chauffage, assurance habitation, …)

• et toutes autres dépenses à engager, autre que le matériel mis à disposition de l’entreprise, dont notamment le matériel et outil d’impression en cas de besoin ressenti pour le salarié

Le montant de l’indemnité est forfaitaire mensuel et s’élève à quarante euros bruts par mois.

L’indemnité de frais home-office est soumise intégralement à cotisations sociales.

En cas d’absence du collaborateur sur l’ensemble du mois calendaire, du premier au dernier jour du mois (hors tous types de congés réguliers : congés payées, RTT, jours temps libre, jour ancienneté,…), l’indemnité ne sera pas versée pour le mois concerné par l’absence pleine.

L’indemnité sera versée :

• sur le bulletin de paie du mois qui suit le mois concerné

• au prorata temporis des entrées/sorties

Cette somme est réputée être utilisée conformément à son objet, au regard des modalités définies et précitées qui y sont attachées.

7.3. Droit à titres restaurant

Le droit à titres restaurant pour le travail en home office est déclenché pour les collaborateurs qui en font la demande de bénéfice.

Pour rappel, dans le cadre des déplacements professionnels, les déjeuners font l’objet d’un remboursement suivant note de frais portée dans le système de saisie des notes de frais existant. Le remboursement n’est pas cumulable à un droit à titre restaurant pour le même repas.

8 - Santé et sécurité des travailleurs

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables.

Afin que l’entreprise puisse procéder dans les 48 heures à la déclaration auprès de la Sécurité Sociale qui en décidera la prise en charge, le collaborateur en home-office doit informer son responsable hiérarchique de tout accident survenu au domicile à l’occasion et au temps de son activité professionnelle.

9 - Droits et devoirs du salarié

9.1 Protection des données et confidentialité

Le salarié en travail en home-office s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité des données en vigueur dans l’entreprise.

Il s’engage également à prendre les dispositions nécessaires à la protection et à la sauvegarde des données et documents à sa disposition sur tous supports et par tous moyens, à ne pas laisser accéder des tiers non autorisés, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son responsable hiérarchique de toute anomalie constatée.

9.2 Assurances

Le salarié en travail en home-office doit par ailleurs informer son assureur de sa nouvelle organisation du travail et obtenir de celui-ci une attestation d’assurance habitation couvrant la pratique du home-office si ce dernier a lieu à son domicile.

L’attestation d’assurance est à adresser par le salarié au Service Ressources Humaines.

9.3 Non-respect des règles relatives au home-office

Tout manquement aux règles du home-office se verra faire l’objet d’un rappel à l’ordre écrit immédiat de son manager ou du service RH.

Tout salarié qui ne respecterait pas les règles relatives au home-office s’exposerait à une sanction.

10 – Durée de l‘accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 2 ans.

Il entrera en vigueur à compter du 1^er avril 2023.

Les parties conviennent qu’avant la date d’échéance de l’accord, elles se rencontreront pour négocier les conditions et la durée de son renouvellement.

A défaut de négociation d’un nouvel accord s’y substituant, le présent accord prendra fin à son terme.

11 – Révision de l‘accord

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

La demande de révision, qui pourra intervenir à tout moment, devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires. La demande devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Le Comité Sociale Economique ainsi que la Direction se réuniront alors, dans un délai de 15 jour calendaire à compter de la réception de cette demande, afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

12 – Dénonciation de l‘accord

Conformément aux dispositions de l’article L.2261-9 du Code du travail, l’accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l’issue du préavis prévu par la loi.

13 – Publicité et dépôt

Un exemplaire original du présent accord sera remis à chaque partie signataire.

Il sera déposé par l’Entreprise à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) et au secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes, conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationales.

Fait à Beaucouzé, le 6 avril 2023, en cinq exemplaires originaux.

Pour La Société, Pour le Comité Social et Economique,
Madame XXX, Madame XXX,

Directrice des Ressources Humaines Secrétaire du Comité Social Economique