Accord d'entreprise "Accord sur l'adoption du vote électronique" chez RAYONIER A.M. AVEBENE (Siège)

ACCORD SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

La société RAYONIER A.M. AVEBENE, société par actions simplifiée au capital de 816 000 €, dont le siège social est situé à Tartas (40400) 221 route du Stade, représentée par le Directeur Usine, dûment habilité à l’effet de la signature des présentes,

ci-après désignée « l’Entreprise »,

d’une part,

ET :

Et les syndicats CGT et FO représentés respectivement par leur représentant départemental.

ci-après désignés les « Syndicats »,

d’autre part

Ci-après désignées les « Parties».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

Le présent accord vient compléter les dispositions du protocole d’accord préélectoral conclu le 14 Décembre 2021 et vise à mettre en place le vote électronique en lieu et place des modalités de vote sur site et par correspondance initialement prévues et à mettre à jour le calendrier électoral.

Les autres dispositions du protocole d’accord préélectoral n’étant pas incompatibles avec les termes du présent accord demeureront ainsi applicables.

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Depuis la conclusion du protocole d’accord préélectoral, l’effectif n’a pas évolué, à l’exception de l’arrivée d’un collaborateur le 3/01/2022 portant l’effectif total à 23 salariés dont 4 femmes et 19 hommes. Aucune modification du nombre de sièges à pourvoir ou de la constitution du collège n’est donc à intervenir par rapport aux dispositions prévues par le protocole d’accord préélectoral du 14 décembre 2021.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les Parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Le vote électronique sera ainsi le seul mode de vote utilisé dans le cadre des élections à venir et remplace le vote par bulletins secrets et le vote par correspondance initialement prévus dans le protocole d’accord préélectoral du 14 décembre 2021.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire »), mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Entreprise confiera au Prestataire la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du protocole d’accord préélectoral du 14 décembre 2021, du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Pour les besoins du présent vote électronique, la Société décide de désigner comme Prestataire la société Neovote. Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision judiciaire devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre).

6. Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

4. Déroulement des opérations de vote

   7. Protocole d’accord préélectoral du 14 décembre 2021 maintenu et complété par le présent accord

Les modalités d’organisation de l’élection ont été d’ores et déjà négociées et fixées dans le cadre du protocole préélectoral conclu le 14 décembre 2021 et mis à jour par le présent accord en ce qui concerne la décision de recourir exclusivement au vote électronique et le calendrier électoral qui est annexé en tant qu’Annexe 1 au présent accord.

Les autres modalités de l’élection et notamment les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges seront fixées conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral du 14 décembre 2021.

Une précision est apportée aux dispositions du protocole d’accord préélectoral du 14 décembre 2021 relatives à la constitution des listes de candidats. En effet, les organisations syndicales s'engagent à rechercher les voies et les moyens d'atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidats.

Suivant l’article L. 2314-30 du code du travail, chaque liste qui comporte plusieurs candidats est composée d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes de candidats sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes. Lorsque l’application de ces dispositions n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à un arrondi dans les conditions prévues à l’article précité. Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté sans que ce candidat ne puisse être en première position sur la liste.

Les listes de candidats sont établies en distinguant titulaires et suppléants.

Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Les doubles candidatures (titulaire et suppléant) sont admises. En cas de double élection d'un candidat, la candidature de titulaire l'emporte sur celle de suppléant.

8. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les modalités concernant les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront fixées dans l’avenant au protocole d’accord pré-électoral.

9. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

10. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections par courrier suivi :

• l'adresse du serveur de vote,

• son identifiant personnel de connexion généré de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au second tours.

Les modalités d’envoi des codes d’accès permettent d’assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur ayant reçu son identifiant personnel sera invité à suivre la procédure prévue pour retirer son mot de passe : il accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa donnée personnelle de connexion prévue, à savoir sa date de naissance.

Une fois connecté, l’électeur sera invité à retirer un mot de passe généré aléatoirement. Ce retrait pourra être effectué par SMS, serveur vocal ou email, à une coordonnée différente de celle utilisée pour l’envoi de son identifiant.

Pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non-réception de leur identifiant personnel de connexion, les électeurs pourront demander un nouvel envoi de cet identifiant au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée telle que ci-après décrite :

La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.

En outre, la Société mettra à disposition des électeurs un poste informatique de secours (notamment si leurs PC portables ne fonctionnent pas) en libre-service, avec une connexion au site de vote. Son emplacement situé dans « le bureau du coordinateur QSE » permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.

Les membres du bureau de vote ainsi que les chefs de liste pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

11. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

12. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

5. Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour les élections de la délégation du personnel au comité social et économique dont les deux tours interviendront en 2022 selon le calendrier électoral annexé au présent accord.

Il s’appliquera en cas d’élections partielles.

Le présent accord sera déposé à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) des Landes et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Dax.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Tartas le 21/02/2022

en 4 exemplaires originaux

Pour la Société RAYONIER A.M. AVEBENE Pour le syndicat CGT