Accord d'entreprise "Protocole d'Accord Préélectoral" chez SODICOOC (Siège)

ENTRE-LES SOUSSIGNES

La S.A.S SODICOOC au capital de 7 600 000 €, immatriculée au RCS de LILLE sous le numéro B 323 057 083, dont le siège social est situé Parc UNEXPO Epinette, 350 rue des Clauwiers – CS 60106 – 59471 SECLIN Cedex, représentée par M, agissant en sa qualité de,

D’une part

ET

Les délégués syndicaux ci-dessous mentionnés désignés respectivement par les organisations syndicales :

Organisation syndicale CFTC, représentée par :

• M, délégué syndical,

Organisation syndicale FO, représentée par :

• M, délégué syndical,

Organisation syndicale CFDT, représentée par :

• M, délégué syndical,

Organisation syndicale CFE-CGC, représentée par :

• M, délégué syndical,

D’autre part

Les signataires étant ensemble désignés comme « les parties » lesquelles par leurs paraphes sur chaque page du présent protocole et signatures respectives en dernière page, conviennent des dispositions suivantes, valables pour les élections professionnelles relatives à la mise en place du Comité Social et Economique, C.S.E, au sein de la Société SODICOOC.

IL EST CONVENU CE QUI SUIT

PRÉAMBULE

Les ordonnances MACRON du 22 septembre 2017, publiées au Journal Official le 23 septembre 2017, sont entrées en vigueur et on pout but notamment de moderniser et transformer le dialogue social dans les entreprises.

Le Comité Social et Economique (CSE) crée par l’ordonnance 2017-1386 du 22 septembre 2017 remplace les trois instances représentatives du personnel jusque-là existant dans l’entreprise à savoir les Délégués du Personnel (DP), le Comité d’entreprise (CE) et le Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

Cette nouvelle instance reprend, pour l’essentiel, les fonctions antérieurement exercées par ces institutions.

Les mandats en cours au sein de l’entreprise, qui expiraient après le 31 décembre 2019, sont ainsi écourtés dans l’objectif de pouvoir mettre en place le CSE avant le 31 décembre 2019.

Aucune prorogation des mandats n’est possible.

La négociation d’un protocole d’accord préélectoral (PAP) consiste en la recherche d’un accord afin d’organiser les élections de la délégation du personnel au CSE.

Ainsi et conformément aux articles L. 2314-4 et suivants du Code du Travail, la Société SODICOOC va procéder à la mise en place du Comité Social et Economique (CSE).

Par courrier en date du 24 mai 2019, les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’entreprise ainsi que les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentatives au niveau national et interprofessionnel ont été invités à venir négocier le Protocole d’Accord Préélectoral et à établir les listes de leurs candidats.

Par voie d’affichage, en date du 27 mai 2019, ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le Protocole d’Accord Préélectoral et à établir les listes de leurs candidats les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.

La négociation du Protocole d’Accord Préélectoral a été fixée aux dates suivantes :

• Le mercredi 19 juin 2019 de 14h00 à 17h30

• Le mercredi 04 juillet 2019 de 14h00 à 18h00

  Au cours de ces négociations, il a été convenu ce qui suit :

  ARTICLE 1 – PÉRIMÈTRE DE LA DÉSIGNATION

  Conformément aux dispositions de l’accord signé le 14 juin 2019 portant sur le fonctionnement des nouvelles Instances Représentatives du Personnel et le dialogue social au sein de la société SODICOOC, le Comité Social et Economique, ci-après dénommé CSE, est mis en place au niveau de l’entreprise dès lors que celle-ci ne dispose pas d’établissements distincts.

  La notion d’établissement distinct est définie au regard des dispositions de l’article L2313-4 du code du travail, au regard de l’autonomie de gestion du responsable de l’établissement, notamment en matière de personnel.

  Seul le site situé à Seclin (59113), siège social de la Société SODICOOC, bénéficie d’une autonomie de gestion au sens des dispositions légales en vigueur ; aucun des autres sites de la Société ne disposant de pouvoirs en matière de gestion du personnel et de décision.

  Il en résulte donc qu’un seul C.S.E sera mis en place au niveau de l’entreprise.

  ARTICLE 2 – CALCUL DE L’EFFECTIF

  Les modalités de calcul des effectifs sont celles prévues à l’article L.1111-2 du code du travail.

  Ainsi sont pris en compte dans l'effectif de l’entreprise :

- les salariés titulaires d’un CDI à temps complet (y compris en période d’essai ou en préavis)

- les salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé, maladie, maternité, congé parental …)

- les salariés titulaires d’un CDI à temps partiel sont comptabilisés au prorata de leur durée de travail contractuelle sur la durée conventionnelle ou légale en vigueur

- les travailleurs à domicile sont pris intégralement en compte dans l’effectif de l’entreprise,

- les salariés titulaires d'un CDD, les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent, les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, ainsi que les salariés temporaires, sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise à due proportion de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents,

- les salariés en contrats aidés.

Toutefois, les salariés titulaires d'un CDD et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation.

Ainsi ne sont pas pris en compte dans l'effectif de l’entreprise :

- les salariés sous contrat d'apprentissage,

- les salariés sous contrat de professionnalisation, jusqu'au terme du CDD ou de l'action de professionnalisation du CDI selon le cas,

- les remplaçants des personnels absents ou dont le contrat est suspendu.

- les stagiaires.

ARTICLE 3 – EFFECTIF : NOMBRE DE SIÈGES À POURVOIR

Conformément aux dispositions légales, le nombre de sièges à pouvoir est de 12 pour les titulaires et de 12 pour les suppléants.

• Effectif CDI SODICOOC en ETP (Equivalent Temps Plein) au 31/05/2019 : 483,06

• Effectif CDD pour motif de surcroît d’activité du 01/06/2018 au 31/05/2019 : 5,85

• Effectif intérim pour motif de surcroît d’activité du 01/06/2018 au 31/05/2019 :2,10

Total : 491,01

Effectif calculé en ETP (Equivalent Temps Plein)	TOTAL	Nombre légal de membres
CDI	CDD	Intérimaire
Femmes	Hommes	Femmes	Hommes	Femmes		Titulaire	Suppléants
279.77	203.29	3.19	2.66	2.10	491.01	12	12

Toutefois les parties conviennent que le nombre de sièges à pourvoir au sein du futur Comité Social et Économique de la Société SODICOOC s’élève à 13 titulaires auxquels s’ajoutent 13 suppléants.

ARTICLE 4 – COLLÈGES ÉLECTORAUX ET RÉPARTITION DES SIÈGES

L’effectif total est réparti entre les différents collèges.

Ainsi et compte tenu de la structure des effectifs, il est constitué trois collèges :

• 1^er collège : « Employés »

• 2^ème collège : « Agents de maitrise »

• 3^ème collège : « cadres »

La répartition des sièges est proportionnelle à l’effectif de chacun des collèges, avec un minimum d’un siège par collège. Ce minimum de 1 siège est applicable quel que soit l’effectif, même très faible, mais sous réserve qu’au moins un électeur soit éligible.

Le nombre de sièges à pouvoir est identique pour les sièges titulaires et pour les suppléants.

L’ensemble des sièges à pouvoir seront répartis comme suit au sein des 3 collègues ci-avant énoncés :

Collège	Effectif ETP	CUMUL	Nombre de sièges
	CDI	CDD	Intérimaires
	Femmes	Hommes	Femmes	Hommes	Femmes
1er collège « Employés »	227.75	133.63	2.03	2.16	2.10	367.67	9
2ème collège « Agents de maitrise »	13.6	11.8	0	0		25.4	1
3ème collège « Cadres »	38.42	57.86	1.16	0.5		97.94	3
TOTAL	279.77	203.29	3.19	2.66	2.10	491.01	13

ARTICLE 5 - DURÉE DES MANDATS

Les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont élus pour 4 ans.

Le nombre de leurs mandats successifs est limité à 3 à compter de la mise en place du CSE.

5.1 – Limitation des mandats

Les conditions d’application de ces limites sont les suivantes :

• Le nombre et la durée des mandats effectués avant la mise en place du premier Comité Social et Economique ne sont pas pris en compte,

• Le nombre et la durée des mandats successifs sont remis à zéro après une période sans mandat correspondant à la durée d’un mandat, sans que cette période puisse être inférieure à 4 ans,

• Ces limites s’imposent aux élus dont les mandats prennent effet à l’issue des élections régies par le présent protocole, indépendamment de limites éventuellement différentes qui pourraient être fixées par les protocoles régissant les élections suivantes.

  ARTICLE 6 - CONDITIONS POUR ÊTRE ÉLECTEUR

Les électeurs sont les salariés (hommes et femmes de l'entreprise), qu'ils soient pris en compte ou non dans le calcul de l'effectif, mais aux conditions suivantes :

- bénéficier d'un contrat de travail,

- être âgé de 16 ans révolus,

- ne faire l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques,

- ne pas détenir de pouvoir permettant d'être assimilé au chef d'entreprise,

- travailler depuis 3 mois au moins dans l'entreprise.

Ces conditions sont appréciées non à la date d’organisation des élections et d’établissement des listes électorales mais à la date du premier tour du scrutin soit au 15 novembre 2019.

Les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an à la date du 1^er tour du scrutin peuvent également être électeurs, à la condition de renoncer à ce droit dans l’entreprise qui les emploie.

ARTICLE 7 - CONDITIONS POUR ÊTRE ÉLIGIBLE

Pour être éligible, un salarié doit répondre pour chaque tour de scrutin aux conditions suivantes :

- être électeur dans l’entreprise,

- être âgé de 18 ans révolus à la date du 1^er tour du scrutin,

- travailler depuis un an au moins dans l’entreprise à la date du 1^er tour du scrutin,

- ne pas avoir de lien proche avec l’employeur (conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré).

Ces conditions sont appréciées non à la date d’organisation des élections et d’établissement des listes électorales mais à la date du premier tour du scrutin soit au 15 novembre 2019.

Les salariés ne sont éligibles que dans le collège électoral auquel ils appartiennent.

Les salariés à temps partiels travaillant simultanément dans plusieurs entreprises doivent choisir celle dans laquelle ils souhaitent être candidats. Ils ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises.

Les personnels mis à disposition, même enregistrés comme électeurs, ne sont pas éligibles au CSE.

ARTICLE 8 – LISTES ÉLECTORALES

Les listes électorales seront établies et affichées par la Direction, pour chaque collège, et comporteront les indications suivantes :

• Les noms et prénoms des inscrits,

• la date de naissance,

• la date d’entrée dans l’entreprise.

Les listes électorales comportent un décompte du nombre total d’inscrits ainsi que sa répartition entre les femmes et les hommes.

Conformément au calendrier des opérations électorales, les listes électorales par collège devront être affichées au plus tard le 14/10/2019.

Par ailleurs et à cette même date, les listes, sous format PDF, seront également mises en ligne et donc accessibles depuis l’intranet.

Les éventuelles contestations doivent être déclarées au Tribunal d’Instance au plus tard le 17/10/2019.

Ce délai de contestation passé, les listes électorales éventuellement corrigées ne peuvent normalement plus être modifiées et elles restent valables pour les deux tours du scrutin.

Afin de respecter au mieux le droit de vote de chaque électeur, et dans la limite du possible, la Direction s’engage toutefois à actualiser les listes électorales jusqu’à la clôture du premier tour.

La Direction s’engage à ce titre à conserver les éléments de nature à démontrer la totale légitimité des modifications réalisées, et sous réserve d’éventuelles contraintes matérielles, à réafficher les listes électorales actualisées.

Sauf décision de justice contraire, les listes électorales ainsi établies définitivement à la clôture du premier tour ne peuvent en aucune façon être actualisées pour le second tour.

Les parties s'entendent pour décider formellement que les listes électorales affichées le 18/10/2019,donc après la prise en compte des éventuelles demandes de correction adressées à la Direction avant l'expiration du délai de contestation, et au moins 2 jours ouvrés avant la date limite de dépôt des candidatures du premier tour, seront les listes de référence transmises au juge dans le cas où il lui serait demandé de valider le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures des femmes et des hommes au dit premier tour.

Ces mêmes listes seraient transmises au juge pour la validation du respect des règles de répartition au second tour.

Une répartition prévisionnelle indicative et non définitive des femmes et des hommes sur les listes électorales est donnée ci-après lors de l'établissement du présent protocole ; elle sera actualisée lors de l'affichage des listes électorales afin de permettre aux listes de candidats de respecter leurs obligations de présentation équilibrée de leurs candidates et candidats.

Collège	Nombre prévisionnel d’électeurs
	Femmes	Hommes	Cumul
1er collège « Employés »	220	132	352
2ème collège « Agents de maitrise »	12	11	23
3ème collège « Cadres »	39	51	90

ARTICLE 9 – LISTES DE CANDIDATS

Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, les dates limites de dépôt des listes sont fixées :

- pour le premier tour au 25/10/2019 à 12h00

- pour le second tour au 19/11/2019 à 12h00

Les listes de candidat(e)s doivent être déposées obligatoirement selon l'une des modalités suivantes :

- par courrier recommandé avec Accusé de Réception à l'attention de la Direction des Ressources Humaines,

- et ou par courriel à l'adresse nbertaux@seclin.socooc.com, un message de bonne réception étant renvoyé à l'expéditeur.

Les listes sont distinctes pour chacun des scrutins, soit par Collège - Titulaires/Suppléants.

Elles peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

Les candidatures doubles (Titulaire et Suppléant) sont autorisées, mais un candidat élu Titulaire ne peut pas être élu Suppléant.

Les listes sont affichées par la Direction au plus tard le premier jour travaillé suivant la date limite de dépôt à savoir :

- pour le premier tour au 28/10/2019

- pour le second tour au 20/11/2019

Elles seront également mises en ligne sur l’Intranet.

Au premier tour et conformément aux dispositions légales (article L 2314-5 du code du travail), seules les organisations syndicales suivantes peuvent présenter des listes de candidats :

- les syndicats représentatifs dans l’entreprise,

- les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel,

- tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, est légalement constitué depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise,

- les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise.

Au second tour, les candidatures sont libres. Sauf à ce qu'elles soient déposées sous forme de listes, ces candidatures individuelles constituent chacune une liste.

Chaque organisation syndicale, chaque liste sans étiquette en cas de second tour, peut désigner lors du dépôt un délégué de liste(s) auquel il sera proposé de contresigner le procès-verbal général des élections à l'issue du dépouillement.

Les listes communes (intersyndicales) présentées au premier tour doivent préciser la règle de répartition des suffrages obtenus entre les organisations syndicales, faute de quoi cette répartition est réalisée à parts égales pour le calcul de la représentativité.

Pour être applicable, cette règle de répartition est communiquée aux électeurs avant l'ouverture du scrutin :

- par une mention sur la page d'accueil du site internet de vote,

Les listes communes doivent également préciser l'organisation syndicale représentée par chacun des candidats, sans que cela signifie qu'ils en soient adhérents. Cette précision est indispensable pour déterminer l'ordre des suppléances en cas d'absence d'un titulaire : conformément à l'article L.2314-37 du Code du Travail, la priorité doit être donnée à la même organisation syndicale.

ARTICLE 10 - REPRÉSENTATION ÉQUILIBRÉE DES FEMMES ET DES HOMMES

Chaque liste de candidats doit être établie en tenant compte des règles suivantes, liées au nombre de candidats qu'elle présente, et applicables indépendamment à chaque scrutin (pour chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants) :

• si la liste ne comporte qu'une seule candidature pour un seul siège, ou s'il s'agit d'une candidature sans étiquette au second tour, elle peut être indifféremment celle d'une femme ou celle d'un homme,

• si le nombre de sièges à pourvoir est supérieur à 1, et si la liste électorale du collège concerné est mixte, la liste comporte obligatoirement au moins une femme et au moins un homme,

• les nombres de femmes et d'hommes autorisés sur la liste sont proportionnels aux nombres de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale de référence du collège concerné,

• la règle d'arrondi lorsque le calcul proportionnel du nombre de candidats autorisés pour un sexe ne donne pas un nombre entier est un arrondi à l'entier inférieur si la décimale est inférieure à 5, et à l'entier supérieur dans le cas contraire,

• lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les femmes et les hommes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer de 1 unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la candidature complémentaire, sous réserve que la liste comporte au minimum une femme et un homme,

• lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste,

• sauf dans le cas précédent, la liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou un homme, et en finissant avec l'éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté.

  ARTICLE 11 – DATES DES ÉLECTIONS

La date de dépouillement de l'ensemble des scrutins est fixée :

- pour le premier tour : le vendredi 15/11/2019 à 10h00

- pour le second tour : le vendredi 29/11/2019 à 10h00

ARTICLE 12 – VOTE PAR INTERNET

Conformément à l'accord d'entreprise, relatif au vote par voie électronique, conclu le 21 mars 2019 les parties conviennent que les élections ont lieu par internet.

La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par :

SARL e-votez - RCS Nanterre 489 660 142

144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine

L’URL retenue pour le site de vote est www.e-votez.net/SODICOOC

12.1 – Paramétrage des langues proposées et de l'affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles exclusivement en français.

Les enveloppes symbolisant les scrutins sont toujours présentées Titulaires au-dessus et Suppléants en dessous.

L'interface de vote prévoit deux possibilités d'affichage des listes en présence : le logo accompagné du nom de la liste, ou en plus petits caractères le nom de la liste et les noms des premiers candidats de la liste. L'électeur peut basculer d'une présentation à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste, accompagnés éventuellement de leurs photos.

L'affichage initial proposé aux électeurs est le logo accompagné du nom de la liste.

12.2 - Ordre de présentation des listes

Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran d'ordinateur, sans qu'il soit nécessaire de les faire défiler pour les voir toutes, dans la limite de 20 listes (la norme d'affichage 1024x768 utilisée est volontairement ancienne pour la plus grande compatibilité avec les matériels utilisés). Au-delà de 20 listes pour un même scrutin, un ascenseur apparait et permet de toutes les visualiser.

La présentation de ces listes est réalisée sur une colonne, alimentée de haut en bas.

L'ordre de présentation de ces listes est le suivant :

- ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales

Dans l'éventualité d'un second tour, les listes sans étiquette sont placées à la suite des listes présentées par les organisations syndicales, par ordre alphabétique des nom et prénom des têtes de listes

Les logos doivent être déposés avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées article 9.

La Direction de la Société les transmet au prestataire sans altération, ils sont donc nécessairement déposés au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 70 pixels et d'une largeur de 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire).

12.3 - Photos des candidats

L'affichage des candidats de chacune des listes en présence est accompagné d'une photo individuelle, après accord écrit de chacun d'entre eux. A défaut d'accord pour un candidat, seule une ombre est présentée.

Les photos doivent être déposées avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées article 9.

La Direction de la Société les transmet au prestataire sans altération, elles sont donc déposées au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 215 pixels et d'une largeur de 175 pixels. A défaut de respect de ces dimensions, il est ici convenu que c'est le logiciel du prestataire qui réduit ou agrandit les photos, et ajoute si nécessaire une bande blanche sur les côtés pour ne jamais les déformer.

12.4 - Consultation de la participation

Conformément à l'accord d'entreprise, relatif au vote par voie électronique, conclu le 21 mars 2019, le nombre de votants peut être révélé pendant les scrutins.

Le prestataire est donc autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote par internet.

Il les consulte sur demande de la Direction de la Société, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser cette information à toutes les listes en présence.

Accès aux listes d'émargements

Il est ici rappelé que pendant l'ouverture du scrutin les listes d'émargements ne sont accessibles qu'aux seuls membres du bureau de vote, sur demande des électeurs concernés et exclusivement à des fins de contrôle.

Chaque électeur peut ainsi demander à un membre du bureau de vote de consulter la liste d'émargements afin de vérifier si l'émargement de son vote a été ou non enregistré et si l'horodatage obligatoire est conforme à l'accusé réception qu'il a obtenu.

À noter que cette recherche par un membre du bureau de vote est tracée, et que la liste des électeurs ainsi contrôlés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

À l'issue du scrutin, les listes d'émargements sont ensuite conservées par la Direction des Ressources Humaines.

12.5 – Clefs de vote

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.

Une clef de vote personnelle et unique est générée aléatoirement et lui est attribuée pour les deux tours.

Cette clef lui permet de voter, en une ou plusieurs fois, pour chacun des scrutins auxquels il peut participer.

Afin de compléter ce dispositif de sécurité, l'électeur doit également saisir sa date de naissance pour être autorisé à entrer sur le site de vote.

12.6 - Communication des clefs de vote

La clef de vote confidentielle de chaque électeur lui est communiquée avant le premier tour, par courrier à son adresse personnelle, avec rappel de son matricule.

Les retours pour adresse erronée sont gérés par le prestataire dans les conditions suivantes :

- si le temps le permet encore, le prestataire interroge la Direction afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi,

- si le temps ne permet plus à l'électeur de recevoir sa clef de vote avant la fermeture du vote par internet, le prestataire en informe la Direction qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution de clef de vote.

12.7 - Protocole de restitution de clef de vote

12.7.1 – Restitutions par le prestataire

Pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de restituer les clefs de vote personnelles des électeurs concernés.

Deux protocoles complémentaires sont prévus selon la localisation de l'électeur concerné :

1) Électeur et membres du bureau de vote présents sur un même lieu

Une demande est formulée par l'électeur au Président du bureau de vote. Cette demande comporte les éléments suivants :

- présentation d'un justificatif d'identité de l'électeur,

- numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour communication de sa clef de vote,

- mot de passe au choix de l'électeur.

Après contrôle de ces éléments par le Président du bureau de vote, celui-ci les transmet au prestataire, ce dernier recherche la clef de vote, et la note en assurant sa confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe personnel choisi par l'électeur, et lui communique sa clef de vote.

Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.

À noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

2) Électeur et membres du bureau de vote présents sur des lieux distants

Une demande est adressée par l'électeur à la DRH, à l'attention du Président du bureau de vote, par courriel. Cette demande comporte les éléments suivants :

- copie d'un justificatif d'identité de l'électeur,

- numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour communication de sa clef de vote,

- mot de passe au choix de l'électeur.

À réception de la demande, après son contrôle par le Président du bureau de vote et sa transmission au prestataire, ce dernier recherche la clef de vote, et la note en assurant sa confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe personnel choisi par l'électeur, et lui communique sa clef de vote.

Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.

À noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

12.7.1 – Restitutions par le logiciel

Pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, le prestataire met à la disposition de l'entreprise un site internet permettant aux électeurs concernés de récupérer leurs matricules et clefs de vote.

Les demandes de restitution de clefs de vote sont enregistrées à partir de la page d'identification du site de vote, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel :

- identification par saisie de l'adresse mail professionnelle,

- complément d'identification par saisie de la date de naissance,

- création d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.

Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé :

- vérification de l'existence de l'adresse mail professionnelle saisie,

- vérification de la date de naissance,

- génération d'un code de sécurité aléatoire et unique,

- envoi de ce code de sécurité à l 'adresse mail saisie.

Seul l’électeur à l’origine de la demande peut ensuite ouvrir le mail qui lui a été adressé, noter le code de sécurité ou cliquer sur le lien figurant dans ce mail, puis saisir le mot de passe libre qu’il a créé précédemment et se voir affichés ses matricule et clef de vote.

Il est ici précisé que la DRH ne communique au prestataire que les adresses mail professionnelles des électeurs bénéficiant d'une boite mail individuelle, non partagée, dont l'accès lui est exclusivement réservé. À défaut, et avec l'accord exprès de l'électeur concerné, la DRH peut communiquer au prestataire une adresse mail personnelle.

12.8 – Scellement du système et formation (articles R.2314-15 et R.2314-12 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, dans les locaux prévus pour la réunion du bureau de vote le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :

- tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

- initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation,

- créer deux exemplaires des clefs de chiffrement propres aux élections considérées, et les mettre sous scellés,

- remettre les scellés à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.

Les organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole, ainsi que les membres du bureau de vote, sont invités par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

En cas de second tour, les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du premier tour sont remises sous scellés publiquement, les scellés sont confiés de nouveau à la Direction des Ressources Humaines jusqu'au jour du dépouillement du second tour, date à laquelle ils sont confiés au Président du bureau de vote.

Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.

L'information et la formation sont assurées :

- pour les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote présents, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

- pour tous les électeurs, par la mise à disposition d'un diaporama ou d'un document imprimable, tous deux présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote,

- pour les membres de bureau de vote absents lors du scellement, par la mise à disposition du mode d'emploi du site leur permettant d'accéder aux résultats à l'issue du dépouillement.

12.9 – Cellule d'assistance technique (articles R.2314-10 du Code du Travail)

La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire.

Elle est chargée notamment de :

- veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet,

- procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote (article 9.8),

- assister les électeurs pendant toute la période de vote (assistance 9h00-19h00 heure de Paris, 7/7jours),

- assister le bureau de vote le jour du dépouillement.

ARTICLE 13 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

La participation aux scrutins ainsi que le temps consacré aux missions de Président ou d’assesseur, n’impliquent aucune perte de salaire.

Les plages horaires de vote par internet :

- pour le premier tour sont les suivantes :

du 08/11/2019 à 8h00 au 15/11/2019 à 10h00

- pour l'éventuel second tour sont les suivantes :

du 22/11/2019 à 8h00 au 29/11/2019 à 10h00

13.1 – Absence de tolérance en cas de dépassement

Le vote par internet est assimilable à un vote par correspondance, car les bulletins de votes sont accumulés jusqu'à un instant précis dans une base de données informatique, comme ils l'auraient été dans une boite à lettres relevée à un instant précis.

En conséquence, le site internet n’enregistre plus aucun bulletin de vote dès que l'horaire de clôture prévu article 13 est dépassé, même dans le cas d'un électeur qui se serait identifié plus tôt, et qui tenterait d'enregistrer ses choix après cet horaire.

ARTICLE 14 – PROPAGANDE ÉLECTORALE

Les listes en présences (organisations syndicales, candidats sans étiquette au second tour) remettent à la Direction leurs professions de foi aux mêmes dates limites que celles de dépôt des listes de candidats, fixées article 9 de ce protocole.

Professions de foi électroniques

Elles sont obligatoirement écrites en langue française.

Les professions de foi sont mises à la disposition des électeurs sur :

- le site internet du prestataire, http://www.e-votez.net/SODICOOC (voir article 12)

Les éléments nécessaires à la mise en ligne sont pour chaque liste en présence :

- un logo au format GIF ou JPG, hauteur 70 pixels, largeur 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire),

- une profession de foi au format PDF, 5 pages incluant la liste des candidats, d'une taille maxi conseillée de 1 Mo.

Les professions de foi sont proposées aux électeurs dans le même ordre que celui retenu pour les listes sur le site de vote, précisé article 12.2.

Dans le cas d'un second tour, les professions de foi des listes qui ne présentent aucun candidat sont retirées du site internet du prestataire.

ARTICLE 15 – BULLETINS DE VOTE

Les bulletins de vote et enveloppes nécessaires pour le vote par correspondance sont fournis par le prestataire de l’entreprise : e-votez.

Ils sont d'une même couleur pour un même scrutin, mais de couleurs différentes pour des scrutins différents.

Pour l’ensemble des collèges :

• titulaires : jaune

• suppléant : bleu

Les dimensions des bulletins, les tailles et polices de caractères, les mises en page, sont identiques pour toutes les listes dans un même collège.

Chaque bulletin porte très lisiblement :

- le sigle ou le logo de l'organisation syndicale qui présente la liste,

- la mention "liste sans étiquette" le cas échéant au second tour,

- le nom de l'établissement,

- la date et le tour,

- la mention "Élections CSE",

- le collège,

- la mention "Titulaires" ou "Suppléants",

- les nom et prénom des candidats.

Chaque enveloppe porte très lisiblement :

- le nom de l'établissement,

- la mention "Élections CSE",

- le collège,

- la mention "Titulaires" ou "Suppléants".

ARTICLE 16 – VOTE PAR CORRESPONDANCE

Le vote par internet est une forme de vote par correspondance, dans le sens où il n'est pas un vote physique.

Le vote par correspondance sous la forme papier doit rester possible, mais exceptionnel, pour le cas où le vote par internet s'avère impossible.

Les électeurs absents pour maladie, maternité, congé, accident, déplacement sans possibilité d'accès à internet, ou dont les horaires de travail sont incompatibles avec les horaires d'ouverture du vote par internet, sont autorisés à demander à bénéficier du matériel de vote par correspondance.

Chacun de ces électeurs reçoit en retour à son domicile le matériel composé de :

- un courrier explicatif,

- un bulletin de vote de chacune des listes "Titulaires" et "Suppléants" de son collège,

- deux enveloppes destinées à recevoir l'expression de ses votes,

- une enveloppe d'émargement/expédition, capable de contenir les enveloppes de vote correspondantes, et comportant l'indication du bureau de vote et de l'identité de l'électeur. Chaque enveloppe est pré-timbrée et doit être cachetée et signée par l'électeur sous peine de nullité,

- le cas échéant une note précisant la répartition inégalitaire des voix des listes communes,

- les professions de foi "papier" ou un tirage couleur des professions de foi électroniques.

La date limite fixée pour demander le matériel de vote par correspondance est fixée :

- pour le premier tour au 28/10/2019

- pour le second tour au 20/11/2019

L'envoi du matériel de vote par correspondance est réalisé par le prestataire de l’entreprise, e-votez :

- pour le premier tour au 05/11/2019

- pour le second tour : 22/11/2019

L'adresse retenue pour la réception du vote par correspondance est :

E-VOTEZ - 144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine

La date limite de réception des enveloppes de vote par correspondance est fixée :

- pour le premier tour au 15/11/2019 à 9h00

- pour le second tour au 29/11/2019 à 9h00

Il est ici précisé que les parties s'entendent pour décider formellement que les éventuelles enveloppes de vote reçues après ces dates ne sauraient être ni comptabilisées ni prises en compte sous aucune forme, quelles que soient les potentielles influences qu'elles auraient pu avoir sur les résultats.

Émargement

Après fermeture du site de vote électronique, le Président fait procéder à l'ouverture des enveloppes d'expédition reçues.

L'émargement électronique est réalisé en une fois pour les différentes enveloppes de vote adressées par l'électeur.

Les enveloppes de vote sont ainsi accumulées en attente du dépouillement.

ARTICLE 17 – PRIORITÉ DES VOTES

Chaque électeur peut avoir selon le contexte jusqu'à deux possibilités pour exprimer ses votes :

- vote par internet,

- vote par correspondance.

Le vote par correspondance n'est jamais prioritaire sur le vote par internet, car il est traité après fermeture du site de vote électronique.

Lors de l’ouverture des enveloppes d'émargement, seules les enveloppes de vote correspondant à des scrutins non encore émargés sont conservées pour être dépouillées, et l'émargement électronique est réalisé pour chaque enveloppe de vote admise au dépouillement. Les enveloppes de vote correspondant à des scrutins déjà émargés sont écartées et conservées pour destruction ultérieure.

Dans le cas où deux enveloppes d'émargement sont reçues pour un même électeur, la priorité est donnée à la dernière postée, le cachet de la poste faisant foi. Si la seconde contient des enveloppes de vote correspondant à des scrutins non encore émargés, ces enveloppes de vote sont mises en urne pour être dépouillées, et l'émargement électronique est réalisé.

ARTICLE 18 – DÉPOUILLEMENT

Après clôture du bureau de vote et émargement des votes par correspondance, le Président autorise les opérations de dépouillement :

Vote par correspondance

Est comptabilisé comme vote blanc :

- une enveloppe de vote vide,

- un bulletin de vote blanc, sans aucune mention,

- un bulletin de vote sur lequel tous les noms de candidats sont raturés.

Est comptabilisé comme vote nul :

- une enveloppe de vote annotée, portant une marque ou une inscription,

- un bulletin de vote modifié, annoté, portant une marque ou une inscription,

- plusieurs bulletins de vote différents (s'ils sont identiques, un seul est conservé et le vote est valable),

- un bulletin de vote modifiant l'ordre des candidats,

- un bulletin de vote sans enveloppe,

- un bulletin de vote ne correspondant pas au scrutin,

- une enveloppe d'émargement vide, non signée ou non cachetée (vote nul pour chaque scrutin pour lequel l'électeur pouvait s'exprimer, exception faite des scrutins pour lesquels il s'est éventuellement exprimé par internet).

Un ou plusieurs candidats peuvent être raturés sur un bulletin de vote sans que celui-ci ne soit invalidé. La découpe du nom d'un candidat constitue une rature valable, de même qu'une rature multiple en forme de Z.

Le résultat du dépouillement est enregistré grâce au logiciel prévu à cet effet :

- nombre de votes valablement exprimés,

- nombre de votes blancs,

- nombre de votes nuls,

- nombre de voix pour chaque liste, et pour chaque candidat.

Vote par internet

Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, génère les résultats et justificatifs et les transmet au Président pour la proclamation.

ARTICLE 19 – DÉPARTAGE

Lorsque deux listes ont la même moyenne et qu’il ne reste qu’un siège à pouvoir, ce siège est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.

Lorsque deux listes ont recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats susceptibles d’être élus.

ARTICLE 20 – ÉTABLISSEMENT ET SIGNATURE DES PROCÈS-VERBAUX

Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est ici convenu que tous les procès-verbaux sont générés par les logiciels du prestataire, puis imprimés à la demande du Président du bureau de vote.

Ces procès-verbaux sont ensuite contrôlés et signés par tous les membres du bureau de vote.

Les délégués de listes lorsqu'il en existe sont invités à contresigner le procès-verbal général des élections.

Une copie de tous les procès-verbaux signés est remise par la Direction dans les meilleurs délais à toutes les Organisations Syndicales ayant présenté au moins une candidature, ainsi qu'à toutes les Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.

ARTICLE 21 - PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote après signature des procès-verbaux et communiqués à l’ensemble des collaborateurs via l’intranet.

ARTICLE 22 – SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

1 - carence de candidat au premier tour,

2 - quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

3 - un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

En l'absence de retrait de liste ou de dépôt de liste modifiée, chaque liste prise en compte au premier tour est automatiquement reconduite à l'identique pour le second tour, sous réserve des dispositions suivantes :

- tous les candidats déjà élus pour les mêmes postes en sont automatiquement retirés,

- tous les candidats déjà élus en qualité de titulaires sont automatiquement retirés des listes pour les postes de suppléants ; dans ce cas très précis, il est ici convenu que s'il était demandé au juge de statuer sur le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures du second tour, ce sont les listes de candidats du premier tour qui lui seraient remises ,

- tout candidat déjà élu en qualité de suppléant peut être candidat à un poste de titulaire encore vacant, ce qui peut avoir pour conséquence en cas d'élection d'attribuer le siège de suppléant au candidat suivant du premier tour, voire d'augmenter le nombre de sièges à pourvoir au second tour,

- toute liste reconduite automatiquement, mais présentant en conséquence plus de candidats qu'il ne reste de sièges à pourvoir est interdite et donc éliminée .

ARTICLE 23 – PRISE D’EFFET DES MANDATS

Les mandats prennent effet le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour si tous les scrutins sont clos, du second tour dans le cas contraire.

La représentativité des Organisations Syndicales et l'audience personnelle des candidats sont mesurées et produisent leurs effets dès la proclamation des résultats du premier tour.

ARTICLE 24 – CONTESTATION

L'Inspection du Travail est compétente pour toute contestation concernant la répartition du personnel et des sièges dans les collèges.

Le Tribunal d'Instance est compétent pour tout autre type de contestation, concernant notamment le nombre et la composition des collèges, les modalités pratiques du vote, les conditions pour être électeur et pour être éligible, ...

ARTICLE 25 – PUBLICITÉ

Le présent protocole d’accord préélectoral sera transmis à sa demande à l’Inspecteur du Travail.

Il sera affiché sur des panneaux réservés à cet effet et mis à disposition sur l’intranet de l’entreprise.

ARTICLE 26 – DURÉE DE L’ACCORD

Le présent accord, qui n’est pas tacitement reconductible, ne produit effet qu’à l’occasion de l’élection de la délégation du personnel au CSE pour lequel il a été établi et les éventuelles élections partielles qui pourraient postérieurement intervenir.

Fait en 7 exemplaires originaux

A Seclin,

Le jeudi 04 juillet 2019

Pour la direction SODICOOC

M

Pour les Syndicats

Pour le syndicat CFTC Pour le syndicat CFDT

M, délégué syndical, M, délégué syndical,

Pour le Syndicat FO Pour le syndicat CFE-CGC

M, délégué syndical, M, délégué syndical,