Accord d'entreprise "Accord collectif relatif au télétravail" chez ADEF RESIDENCES (Siège)

Accord collectif relatif au télétravail

Entre

ADEF RESIDENCES, dont le siège social est situé 19-21 rue Baudin à Ivry sur Seine (94200), représentée par -----------, en sa qualité de Président du Directoire,

D’une part,

Et

- Délégué syndical CFDT

- Déléguée syndicale CFDT

- Déléguée syndicale CFDT

- Déléguée syndicale SOLIDAIRES SUD

- Délégué syndical SOLIDAIRES SUD

- Déléguée syndicale SOLIDAIRES SUD

D’autre part,

Préambule

Le télétravail combine un enjeu d’innovation et de transformation numérique de l’association permettant une souplesse professionnelle et un enjeu de bien‐être au travail.

Il permet d’améliorer la qualité de vie au travail en diminuant les trajets domicile – travail qui peuvent être fatigants.

Il concourt à une meilleure efficacité professionnelle en permettant au professionnel télétravailleur de renforcer sa concentration et de mieux articuler les temps de vie personnelle et professionnelle.

Le télétravail implique d’être encadré et accompagné afin de prémunir le professionnel télétravailleur contre un isolement et un bon fonctionnement des collectifs de travail.

La phase d’expérimentation initiée sur la période de mars 2019 à octobre 2019 a permis d’évaluer le dispositif et d’en mesurer l’intérêt pour les professionnels du siège et pour certaines fonctions des établissements, avant d’en envisager un éventuel déploiement.

Cette phase expérimentale ayant été concluante, après information du CHSCT et échanges avec les Délégués syndicaux, il a été convenu de négocier le présent accord d’entreprise portant sur la mise en place du télétravail, qui s’inspirerait de la charte sur l’expérimentation du télétravail.

Le présent accord, tout comme la précédente charte d’expérimentation, s’inscrit dans le cadre des dispositions légales et règlementaires à savoir :

• Loi du 22 mars 2015

• Ordonnance Macron n° 2017-1387 du 22 septembre 2017

• Loi de ratification du 29 mars 2018

• Articles L1222-9 et suivants du code du travail

Il est ainsi convenu et arrêté ce qui suit :

PARTIE 1 - DEFINITION ET PRINCIPES GENERAUX DU TELETRAVAIL

1. Définition du télétravail

« Forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Le travail déporté, c’est-à-dire sur un établissement de l’association autre que son établissement d’affectation, sera assimilé à du télétravail.

Il est précisé que le travail déporté pourra se faire au sein d’un ou plusieurs établissements de l’association dès lors que le salarié l’a stipulé lors de sa demande de télétravail.

2. Principes généraux

• Le télétravail repose sur une démarche volontaire du professionnel et sur une relation de confiance et de responsabilité réciproque entre le professionnel et son manager

• Le télétravail est réversible

• Le professionnel télétravailleur a les mêmes droits et obligations que lorsqu’il travaille sur son établissement d’affectation

• L’association garantit la protection des données et le respect de la vie privée.

• Le télétravail s’organise entre le professionnel, son manager et l’association, qui fixe les modalités de mise en œuvre dans le cadre d’un protocole individuel.

3. Le télétravail à l’occasion de circonstances exceptionnelles

A l’occasion de circonstances exceptionnelles (intempéries, grève des transports, épisode de pollution au titre de l’article L 223-1 du code de l’environnement…), et dans le cadre de dispositifs spécifiques mis en œuvre après décision de la Présidence ou de toute personne dûment désignée à cet effet, le télétravail est possible.

Il pourra être exercé des jours différents et supplémentaires de ceux prévus dans le protocole individuel ainsi que dans l’établissement de l’association le plus proche du domicile du télétravailleur, éligible au télétravail, dans la limite des places disponibles.

Ces modalités ne concernent que les professionnels déjà engagés dans la démarche de télétravail (c’est‐à‐dire déjà titulaires d’un matériel éligible).

4. Le télétravail des professionnels reconnus travailleurs handicapés

S’agissant des salariés reconnus travailleurs handicapés, il peut être envisager une solution de télétravail chaque fois que cela sera susceptible de leur maintenir le lien avec l’entreprise et/ou d’améliorer leurs conditions de travail.

PARTIE 2 - CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE

1. La procédure pour candidater

La possibilité d’être en situation de télétravail est ouverte à tous les professionnels :

• du siège social quels que soient leur fonction ou leur service ; toutefois, les métiers nécessitant une présence physique indispensable à la réalisation de leurs missions ne sont pas compatibles avec le télétravail (soit quelques métiers du siège comme les métiers d’accueil physique et de maintenance)

• des établissements pour les fonctions de Directeurs d’établissement, Directeurs adjoints d’établissement, Infirmiers coordinateurs, Chefs de service et Responsables hôteliers

sous réserve de remplir les critères d’éligibilité.

Le candidat au télétravail formule sa demande à son manager par écrit, par le biais du formulaire de demande mis en place à cet effet (cf. annexe), accompagné de déclarations sur l’honneur.

La demande donne lieu à un dialogue entre le professionnel et son manager direct dans le cadre d’un entretien préalable, sur la base des questionnaires d’auto‐positionnement.

Le dossier de demande, est ensuite transmis à la DRH par courriel à l’adresse ----------- pour analyse et, en cas de candidature acceptée, formalisation du protocole individuel (cf. annexe).

2. Les modalités du télétravail

1. Les activités télétravaillables

L’objectif d’Adef Résidences est de permettre le meilleur accès possible au télétravail. Afin de garantir un meilleur accès au télétravail, il a été décidé de privilégier une analyse par activité et tâche.

Ainsi, les activités télétravaillables sont celles qui peuvent être réalisées hors du bureau en utilisant les technologies de l'information et de la communication comme :

• traitement ou saisie de données / tâches administratives

• traitement d'informations

• instruction / gestion de dossiers

• préparation de réunions, rédaction de supports, notes, comptes rendus…

• réflexion / recherche documentaire / veille

Chacune des fonctions éligibles dans le cadre de la présente phase expérimentale comporte ce type d’activité et peut ainsi être télétravaillable une journée par semaine.

En cas de changement de fonction ou d’affectation, le professionnel qui souhaite poursuivre le télétravail doit formuler une nouvelle demande d’autorisation.

2. Les critères d’éligibilité

• liés aux aptitudes professionnelles et à la motivation du professionnel

Dans ce cadre, il appartient au professionnel candidat au télétravail de s’appuyer sur :

• son questionnaire d’auto‐positionnement (cf annexe)

• un temps d’échange avec son manager

Le professionnel ayant reçu l’accord de son manager et de la DRH pour télétravailler s’engage à participer à l’accompagnement mis en place par Adef Résidences.

• liés à la situation administrative du professionnel

Le télétravail peut être sollicité par les professionnels à temps complet, en CDI, et n’étant ni en période d’essai, ni en période probatoire.

Les salariés en CDD à temps complet pourront également se porter candidats au télétravail dès lors que leur temps de présence au sein de l’Association est supérieur à :

• 2 mois de présence consécutifs pour les « non cadres »

• 4 mois de présence consécutifs pour les « cadres »

• liés aux contraintes techniques

Annexé au formulaire de demande du télétravail, le professionnel atteste sur l’honneur des débits internet minimum ainsi qu’une conformité de son système électrique (cf. annexe).

• un espace adapté au télétravail :

Le professionnel télétravailleur atteste également sur l’honneur qu’il dispose à son domicile d’un espace lui permettant de travailler dans de bonnes conditions et de se protéger du risque d’accident (cf. annexe).

• la situation particulière du télétravailleur pour raisons de santé

Les dispositions existantes pour les personnes en situation de handicap ou pour raisons de santé, s’appliquent.

3. Les modalités d’organisation du télétravail

• Quotité du temps en télétravail et fixation du jour télétravaillé

Afin de limiter le risque d’isolement du professionnel télétravailleur, l’association souhaite assurer une présence théorique sur son lieu de travail ou en déplacement de 4 jours par semaine, indépendamment des absences légales (RTT, congés annuels, autorisation exceptionnelle d’absence).

Ainsi, le télétravail peut s’organiser d’un commun accord entre le manager et le professionnel télétravailleur selon les modalités suivantes :

• un jour maximum par semaine civile, pouvant être fractionnée en demi-journée

• information préalable du manager au minimum 1 jour ouvré franc avant la journée de télétravail

• en cas de travail déporté, la capacité d’accueil de l’établissement

Tous les jours ouvrés sont possibles, sous réserve de l’organisation du service (et de l’établissement en cas de travail déporté).

Celle-ci sera fixée dans le protocole, par accord entre le manager et le télétravailleur ; il pourra s’agir :

• soit d’une journée fixe,

• soit d’une journée dite « libre » permettant au télétravailleur d’être flexible sur le choix de la journée de télétravail d’une semaine à une autre

Le manager veille à ce que le professionnel télétravailleur préserve l’équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie privée. Il s’assure du respect des durées maximales de travail et met en place une organisation du service adaptée.

• Annulation ou report de la journée télétravaillée

En cas de nécessité de service, à la demande motivée du manager et formalisée par courriel, le jour de télétravail pourra être supprimé ; cela peut, par exemple, être lié à la continuité de service en période de congés.

Dans ce cas, le professionnel télétravailleur doit être prévenu le plus en amont possible. Toutefois, un délai de prévenance minimum est fixé à 7 jours calendaires, sauf circonstance exceptionnelle dûment justifiée.

En cas d’arrêt maladie, le professionnel ne doit pas télétravailler.

En cas de difficulté technique (dysfonctionnement de l’abonnement Internet et/ou de la box personnels, panne de l’ordinateur portable professionnel), le télétravailleur s’engage à en aviser son manager dans les meilleurs délais. Dans ce cas, le télétravail sera rendu impossible ; le professionnel devra donc travailler sur son établissement d’affectation et les jours qui auraient dû être télétravaillés pendant cette période de dysfonctionnement ne seront pas reportés.

Dans le cas où il est prévu que le télétravail soit réalisé sur une journée dite fixe, celle-ci pourra être modifiée :

• Dès lors que le salarié en aura préalablement informé son manager sous réserve de respecter un délai de prévenance d’un jour ouvré franc ;

• Ou dès lors que le manager en aura préalablement informé le salarié sous réserve de respecter un délai de prévenance d’un jour ouvré franc.

• Suspension / Arrêt du télétravail

Pour des raisons organisationnelles reposant sur des éléments objectifs, notamment en cas de formation, réunions, déplacements professionnels nécessitant la présence physique du salarié sur son lieu de travail, et après information préalable de la Direction des Ressources Humaines, le télétravail pourra être soit ponctuellement suspendu, soit arrêté.

4. Les durées de travail

Les professionnels en situation de télétravail ont les mêmes droits et obligations que leurs homologues travaillant sur un établissement. Ainsi, le télétravail s’effectue dans le respect de la législation relative au temps de travail et des règles associées en vigueur au sein d’Adef Résidences ; dans ce cadre, les plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur, soumis à des horaires variables ou concerné par le statut de cadre autonome, peut être contacté, seront déterminées dans le cadre du protocole individuel mettant en œuvre le télétravail.

Le télétravail ne peut avoir pour effet de modifier la charge de travail habituelle du professionnel ou le contenu et les objectifs du poste. Le manager sera vigilant à ce que la charge de travail des professionnels en télétravail soit adaptée et compatible avec la durée normale d’un jour de travail.

Le professionnel n’a pas d’activité personnelle et/ou familiale dans les créneaux de télétravail.

Le salarié portera une attention particulière à respecter les dispositions inhérentes au droit à la déconnexion dans le cadre de son activité télétravaillée.

3. L’environnement à domicile du télétravailleur, l’équipement et l’assurance

1. L’équipement informatique et téléphonique du professionnel télétravailleur

Tous les principes contenus dans la charte sur l’utilisation du système d’information annexée au règlement intérieur de l’association s’appliquent. L’utilisateur certifie en avoir pris connaissance et s’engage à appliquer les directives et recommandations contenues dans cette charte (cf. charte informatique).

L’association met à la disposition du professionnel télétravailleur :

• un poste informatique de type portable pour avoir accès aux systèmes d’information

• un système téléphonique pour communiquer, qui pourrait ne pas nécessiter l’activation du transfert de ligne

Dans le cas où le télétravailleur disposait initialement d’un poste informatique type terminal, celui-ci sera définitivement remplacé par un poste informatique de type portable.

Pour des raisons techniques, de sécurité des données et d’assistance informatique, seul le matériel informatique mis à sa disposition par l’association peut être utilisé par le professionnel télétravailleur.

L’utilisateur s’engage à être le seul et unique utilisateur de l’équipement confié. Même à titre ponctuel, il ne laissera quiconque utiliser son matériel.

Il veille à éteindre le poste quand celui‐ ci n’est pas utilisé. L’accès au poste devra être protégé : verrouillage de la session en cas d’absence ponctuelle, matériel tenu à l’abri du vol, des chutes accidentelles, des chocs et autres impacts possibles (projection d’eau, etc..). Lors de l’accès à des applications, des ressources numériques ou des données, l’utilisateur veille à ne pas être observé à distance.

Dans ses déplacements, l’utilisateur assure la protection et la sécurité du matériel dans la sacoche fournie (contre les chocs, les vols).

L’utilisateur accède à Internet uniquement avec ses moyens privés (abonnement Internet et box personnels).

L’utilisateur ne cherche nullement à modifier la configuration du poste. Il n’installe aucun logiciel supplémentaire. Il ne cherche pas à contourner les mécanismes de sécurité mis en œuvre. Avant de connecter un matériel additionnel sur l’équipement confié par l’association (disques durs ou clés USB personnels par exemple), le professionnel télétravailleur doit au préalable s’assurer de la provenance des supports amovibles.

Pour continuer à travailler avec ses collègues sur des documents partagés, le professionnel télétravailleur doit veiller à enregistrer les fichiers sur les répertoires réseau des serveurs d’Adef Résidences. En effet tout document enregistré sur le disque dur de l’ordinateur portable n’est pas accessible par ses collègues et n’est pas sauvegardé. Si les utilisateurs ne travaillent pas sur la version enregistrée sur le serveur, ils risquent de consulter des versions qui ne seraient pas à jour ou bien ils risquent de perdre également les modifications effectuées sur les documents.

En cas d’arrêt du télétravail, le professionnel doit prévenir la hotline qui se charge d’organiser alors, si besoin, la récupération de ces matériels.

2. Services accessibles et assistance informatique

Une annexe à cet accord précise les services et applications accessibles à distance ; cette liste sera évolutive en fonction des avancées techniques facilitant cette accessibilité.

En cas de panne, de dysfonctionnement ou d’incident informatique, le télétravailleur bénéficie du service d’assistance informatique au même titre que s’il était sur son lieu de travail, à l’exclusion de toute intervention nécessitant le déplacement d’un technicien. Dans ce cas, le télétravailleur devra ramener le matériel en cause à la hotline. Il précisera alors aux techniciens son statut de télétravailleur.

3. Le lieu du télétravail et les déplacements

, Le télétravail s’effectue au domicile du professionnel ou sur un autre établissement que son établissement d’affectation Lorsque le salarié souhaite télétravailler sur un autre établissement que celui de son affectation, il doit obligatoirement en informer préalablement le site d’accueil au minimum 1 jour ouvré franc avant la journée de télétravail.

Cette information permet la bonne organisation du service et de la journée de télétravail.

Le professionnel conserve son établissement administratif d’affectation actuel pour les jours non télétravaillés.

Pour les périodes de télétravail, la résidence administrative est celle de la commune d’implantation du lieu de télétravail.

Les tickets restaurants seront maintenus les jours de télétravail, sauf dans le cas où un professionnel télétravaillerait sur un établissement déporté et y prendrait son déjeuner ; il devra alors s’acquitter du prix de ce repas directement auprès du pôle administratif de l’établissement.

4. Assurances

Dans le cadre du formulaire de demande, le professionnel télétravailleur atteste sur l’honneur que son assurance habitation couvre le télétravail.

5. Accidents liés au travail

Les accidents imputables au travail et survenus au domicile du professionnel télétravailleur pendant les heures de travail sont déclarés comme des accidents de travail.

De même, les accidents de trajets survenus un jour télétravaillé sont déclarés comme tel dès lors que le télétravail est déporté, c’est-à-dire, réalisé dans un établissement de l’association.

4. L’accompagnement du télétravailleur et de son manager

1. Questionnaires d’auto‐positionnement

Ces questionnaires ont vocation à aider les futurs professionnels télétravailleurs et les managers à s’autoévaluer sur les enjeux, les points de vigilance et globalement leurs capacités à bien s’adapter à ce nouveau mode de travail (cf. annexes).

Ils sont à destination exclusive du candidat au télétravail et de son manager ; s’agissant d’outils d’aide à la décision, ils n’ont pas à être transmis à la Direction des ressources humaines.

2. Actions de sensibilisation obligatoires

La mise en place du télétravail représente une évolution substantielle dans l’organisation du travail.

Aussi, afin d’accompagner au mieux ces évolutions, le professionnel télétravailleur et son manager s’engagent à suivre les actions de sensibilisation spécifiquement mises en place.

Elles comprennent plusieurs volets :

• comprendre les enjeux et le cadre général du télétravail au sein de l’association

• les conditions de réussite (critères permettant d’évaluer une demande de télétravail, connaître et prévenir les risques…)

• manager et piloter à distance, adapter son mode de fonctionnement, maintenir un sentiment d’appartenance…

• aménager son espace de travail, utiliser les outils, gérer les relations avec l’équipe et son manager…

3. Les référents dédiés au télétravail

Le référent est un interlocuteur privilégié, à la fois pour les encadrants et les professionnels, et peut être saisi de toute difficulté rencontrée en situation de télétravail. Il tente d’y remédier en conseillant et orientant vers les solutions les plus adaptées.

Il peut également contribuer à l’établissement des bilans de la mise en œuvre du télétravail.

Deux référents seront identifiés au sein de la Direction des ressources humaines.

5. Retour à une situation sans télétravail

A la demande du salarié ou de l’employeur et après information préalable auprès de la Direction des Ressources Humaines, l’organisation en télétravail peut alors s’arrêter dans le respect d’un délai de prévenance de deux semaines, sauf accord entre les deux parties sur un délai plus court.

Toute cessation du télétravail à l’initiative de l’employeur devra être justifiée par des éléments objectifs qui seront exposés au travailleur dans le cadre d’un entretien.

6. Suivi du recours au télétravail

Conformément aux dispositions de l’article L.1222-10 du code du travail, l’employeur doit organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d’activité du télétravailleur et de sa charge de travail.

PARTIE 3 - DISPOSITIONS FINALES DE L’ACCORD

1. Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Cet accord ne prendra effet qu’après agrément dans les conditions prévues par le code de l’action sociale et des familles, en son article L.314-6.

Dans l’hypothèse où une disposition légale ou règlementaire précisée dans cet accord, évoluerait à posteriori, les parties appliqueront ledit texte dans sa rédaction la plus récente.

2. Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être révisé dans le respect des dispositions de l’article L.2261-7 du code du travail. L’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation de l’accord par courrier recommandé en respectant un préavis de trois mois selon les dispositions de l’article L.2261-9 du code du travail.

3. Dépôt et publicité

Le présent accord sera adressé par l’Association à la DIRECCTE du siège social, en deux exemplaires dont un sur support électronique, ainsi qu’au Conseil de Prud’hommes du ressort du siège social conformément aux dispositions des articles L.2231-5, L.2231-6 et D.2231-2 du code du travail.

Fait à Ivry sur Seine, le 13 novembre 2019

Pour la Direction

Pour la CFDT

ANNEXES

1. Questionnaire d’auto positionnement télétravailleur

2. Questionnaire d’auto positionnement manager

3. Formulaire de demande de télétravail et attestations sur l’honneur

4. Formulaire d’abandon de télétravail

5. Ergonomie du télétravailleur – Conseils de prévention

6. Charte d’utilisation du système d’information en vigueur à la date de signature de l’accord

7. Modèle de protocole individuel

8. Questionnaire d’évaluation télétravailleur

9. Questionnaire d’évaluation manager