Accord d'entreprise "Accord vote électronique" chez IFT - CHARLES RIVER LABORATORIES FRANCE SAFETY ASSESSMENT (Siège)

Accord d’entreprise instituant le vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

au Comité Social et Economique

ENTRE,

• L’Entreprise CHARLES RIVER LABORATOIRES SAFETY ASSESSMENT FRANCE inscrite au RCS de Lyon sous le numéro 323840645, dont le siège est située Les Oncins, 327 impasse du domaine Rozier 69210 St Germain Nuelles représentée

D’une part,

ET

• L’organisation syndicale;

• L’organisation syndicale;

D’autre part

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique conformément à aux dispositions de l’article L2314-26 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique (CES) le vote électronique par internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) dont l’article 54 ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La société Charles River Laboratoire Safety Assessment France a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007. Ce prestataire est la société Election-Europe pour les élections professionnelles de 2019.

Les parties ont convenu des dispositions ci-après énoncées :

Article 1 : Principes généraux

Le système retenu par Charles River Laboratoires Safety Assesment France doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• Vérifier l’identité des électeurs

• S’assurer de l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• S’assurer de l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique

• Permettre la publicité du scrutin.

A cet effet, le système retenu assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Article 2 : OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la société CHARLES RIVER LABORATOIRES SAFETY ASSESSMENT FRANCE pour les élections de la délégation du personnel au comité social et économique, étant souligné que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral qui sera négocié parallèlement au présent accord et préalablement aux élections professionnelles.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société CHARLES RIVER LABORATOIRES SAFETY ASSESSMENT FRANCE (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de celle-ci) ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles.

Article 3 : Modalités d’Organisation des opérations électorales

Dans le cadre de chaque élection, la société proposera un protocole électoral aux organisations syndicales représentatives au sein de sa convention collective et définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les collèges.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

Article 3-1 : Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges.

Conformément aux dispositions du Code du travail, le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord qui figurera en annexe dudit protocole et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique au sein de la société CHARLES RIVER LABORATOIRES SAFETY ASSESSMENT FRANCE.

Le protocole d’accord préélectoral devra également comporter, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Article 3-2 : Formation au système de vote électronique

Les membres du bureau de vote, les représentants de liste et les membres de la cellule technique bénéficient par le prestataire retenu d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 3-3 : Etablissement des fichiers

Les données composant les fichiers, transmis au prestataire, et devant être enregistrées dans le système de vote sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, collège, site, mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir, ce moyen d’authentification permettra de s’identifier et de prendre part au vote et de compléter la liste d’émargement.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, salariés du service RH ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés du service RH ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, salariés du service RH ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou salariés du service RH.

Article 3-4 : Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé dédiés aux élections.

Un bureau de vote sera ouvert sur le site des Oncins permettant le vote électronique avec des tablettes numériques.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail..). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 3-5 : Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il en sera de même pour les professions de foi.

Article 4 : Déroulement des opérations de vote

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, le représentant désigné de la DRH – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Article 4-1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections par courrier électronique :

• un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur »

• ainsi qu’un mot de passe.

Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par courrier électronique pourra être demandé (critère de défi/réponse connu du salarié).

Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à chacun des scrutins, tant concernant l’élection des titulaires que des suppléants, selon son collège d’appartenance.

Article 4-2 : Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix apparaît clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote, cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et 4 assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement.

Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, le compteur de bulletins et les taux de participation.

Article 4-3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 4-4 : Délégués de liste

Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste.

Le protocole d’accord préélectoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

Article 4-5 : Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15).

A l’heure de clôture du scrutin, le site internet de vote ne sera plus accessible aux électeurs

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur). Le président ainsi que chaque assesseur nominativement identifié, reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Les clés de déchiffrement leur permettent de procéder à l’ouverture des urnes à l’heure fixée de fin de scrutin et au décryptage de chaque bulletin.

Les membres du bureau de Vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

Le système de vote électronique est scellé et horodaté après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 5 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord s’appliquera à la mise en place et au renouvellement de la délégation du personnel au comité social et économique, à chaque nouvelle échéance électorale sans qu’il soit besoin de le renégocier, à moins qu’il ne soit dénoncé ou révisé, selon les dispositions légales en vigueur.

Article 6 : Révision et dénonciation de l’accord

Les Parties signataires ou adhérentes ont la faculté de réviser le présent accord dans les conditions légales fixées par les articles L2261-7-1 et L2261-8 du Code du Travail et suivants.

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires.

La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge.

La durée du préavis qui doit précéder la dénonciation est de 3 mois.

Article 7 : Dépôt et publicité de l’accord

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé par la Direction de l’entreprise auprès de la DIRECCTE, via la plateforme de téléchargement « Téléaccords ».

Un exemplaire de l’accord signé sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels de Charles River Laboratoires Safety Assesment France.

Fait à St Germain Nuelles, le 18 janvier 2019

Pour Charles River Laboratoires Safety Assesment France,

Pour la CGT, Pour la CFDT,

Annexe

Présentation de la prestation de service

du « fournisseur prestataire » Election Europe

La SARL Election Europe, dont le siège social est basé à Boulogne Billancourt a plus de 30 ans d’expérience dans le milieu électoral et dans les technologies Internet.

Depuis 18 ans, elle propose plus spécifiquement des services sécurisés d'élections professionnelles par internet. Elle a notamment développé le vote électronique ou e-vote au sein de la grande distribution, d’organismes bancaires, et de SSII entre autres.

La société Election Europe s’engage à organiser selon les lois et règlements en vigueur les élections professionnelles des représentants du personnel par Internet au sein de CHARLES RIVER LABORATORIES FRANCE SAFETY ASSESSMENT.

Plus concrètement, la société Election Europe se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, des candidats et des membres des bureaux de vote que la société CHARLES RIVER LABORATORIES FRANCE SAFETY ASSESSMENT lui aura fournies préalablement.

La prestation de service comprend notamment :

• La programmation des pages WEB d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conformes au matériel électoral de l’ensemble des établissements de CHARLES RIVER LABORATORIES FRANCE SAFETY ASSESSMENT.

• La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par établissement de la liste d’émargement et des résultats à l’heure de fermeture du scrutin.

• La génération de codes à usage unique pour chaque électeur et l’envoi par courrier au domicile de chaque électeur des instructions de vote et des codes.

• Le chargement de la base de données d’électeurs fournie sous format excel par CHARLES RIVER LABORATORIES FRANCE SAFETY ASSESSMENT.

• L’hébergement de l’application sur un site sécurisé disponible 24 H/24.

Ce nouveau moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d'assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des Bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes entraînant de nombreuses erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d'éviter le voyage des urnes en région.