Accord d'entreprise "ACCORD TELETRAVAIL" chez EXPRESSIONS PARFUMEES (Siège)

Cet accord signé entre la direction de EXPRESSIONS PARFUMEES et le syndicat CFDT le 2021-12-02 est le résultat de la négociation sur le télétravail ou home office.

Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et le syndicat CFDT

Numero : T00621005885
Date de signature : 2021-12-02
Nature : Accord
Raison sociale : EXPRESSIONS PARFUMEES
Etablissement : 32387142600025 Siège

Télétravail : les points clés de la négociation

La négociation s'est portée sur le thème Télétravail ACCORD TELETRAVAIL (2020-10-12)

Conditions du dispositif télétravail pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2021-12-02

ACCORD TELETRAVAIL

EXPRESSIONS PARFUMEES

ENTRE

La société EXPRESSIONS PARFUMEES, SAS au capital de 3.547.950 € dont le siège social est à GRASSE (06130), 136 Chemin de St Marc, immatriculée au RCS de GRASSE sous le numéro 323 871 426

Représentée par Mr, agissant en qualité de Président

Ci-après dénommée « l’entreprise »

ET,

Monsieur

Délégué syndical désigné par l’organisation syndicale CFDT

PREAMBULE

Le télétravail constitue un projet propre à chaque entreprise, en lien avec son contexte, son histoire, ses enjeux et son appropriation du sujet.

L’accord télétravail d’Expressions Parfumées s’appuie sur les retours d’expérience issus de la période exceptionnelle de télétravail liée au contexte épidémique de la pandémie de COVID-19.

Les parties à la négociation sont convaincues que le télétravail contribue à :

Accroître la qualité de vie au travail des collaborateurs présents dans l’entreprise au travers notamment
- d’une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle ,
- d’une réduction des déplacements domicile-travail et de la fatigue qui en découle ,
- de la possibilité de travailler à domicile, de manière propice à la concentration, pendant une période de temps définie;

Renforcer l’attractivité de l’entreprise ;
Augmenter la performance organisationnelle au sein de l’entreprise. La mise en place du télétravail au sein d’Expressions Parfumées se veut, en effet, être une preuve de confiance envers les collaborateurs qui peuvent y prétendre, dans leur autonomie de gestion et d’organisation de leur activité ;
Renforcer la politique de l’entreprise en matière de protection de l’environnement en réduisant les déplacements domicile-travail de ses collaborateurs.

Ce faisant, cette démarche se veut cohérente avec la responsabilité sociétale que promeut déjà l’entreprise au travers de sa Politique qualité, sante-sécurité, environnement et éthique.

Fortes de ces constats, les parties au présent accord ont souhaité construire un dispositif simple, souple et évolutif, en lien avec les attentes des collaborateurs.

Le présent accord fait suite à l’accord à durée déterminée signé le 12 octobre 2020 qui arrive à expiration le 31 décembre 2021. Il se substitue intégralement aux dispositions de l’accord précédent.

DEFINITIONS – PERIMETRE D’APPLICATION ET BENEFICIAIRES

Définitions

L’article L. 1222-9 du code travail dispose que « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Cette notion se distingue de celles d’itinérance, de nomadisme et de mission puisque ces dernières sont induites par l’activité professionnelle du collaborateur.

Les parties signataires réaffirment leur attachement à ce que le télétravail au sein d’Expressions Parfumées se fasse sur la base du volontariat. Par conséquent, les trois formes de travail énoncées ci-dessus ne sont pas incluses dans le champ d’application du présent accord.

Périmètre d’application

Le présent accord s’applique au sein d’Expressions Parfumées, pour les collaborateurs affectés sur les sites de Grasse et de Paris (non applicable aux collaborateurs expatriés).

Bénéficiaires : conditions d’éligibilité

Tout collaborateur peut prétendre au dispositif de télétravail proposé par Expressions Parfumées dès lors qu’il remplit les conditions suivantes (conditions cumulatives) :

Être en CDI, CDD (tout type) ou mission d’intérim

Par exception, les salariés en contrats dits « d’alternance » (contrat d’apprentissage et de professionnalisation à la date de signature) et les stagiaires ne peuvent prétendre au télétravail. Ces contrats ou conventions ont en effet pour objet la formation en lien avec les équipes présentes ainsi que l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail.

Justifier d’une ancienneté de 2 mois dans l’entreprise

Les parties conviennent que l’intégration d’un nouveau collaborateur nécessite sa présence sur site afin qu’il puisse se familiariser avec les méthodes de travail, comprendre la culture d’entreprise et faire connaissance avec les équipes en place. La prise du premier jour de télétravail ne pourra donc intervenir avant deux mois révolus d’ancienneté.

Les parties conviennent que cette durée est une durée minimale qui pourra être étendue au regard des autres critères d’éligibilité.

Être à temps plein ou à temps partiel

Pour les collaborateurs à temps partiel, un principe de proportionnalité s’applique :

Lorsque la répartition du temps de travail à temps partiel se fait sur 5 jours par semaine, 1 journée de télétravail correspond à la durée de la journée en temps partiel.
Lorsque la répartition du temps de travail à temps partiel se fait sur moins de 5 jours par semaine, le nombre de jours annuels est calculé au prorata de la durée du travail. Avoir des activités compatibles avec la mise en place du télétravail

L’exercice du télétravail dans les conditions prévues à l’accord doit permettre la réalisation de l’ensemble des missions courantes du poste, sans réduction d’efficacité.

Les activités qui par nature imposent la présence physique du collaborateur sur son lieu de travail sont par nature automatiquement exclues (activités directes de production ou de laboratoire, impératifs de sécurité/confidentialité, etc.).

La liste détaillée des postes éligibles est définie par l’employeur. Elle est soumise pour avis au Comité Social et Economique au moins une fois par an.

Être capable de travailler à distance de manière autonome et performante

Le télétravail repose sur une relation de confiance entre le télétravailleur et son manager lequel doit pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés et savoir que le travail à distance n’affecte pas la qualité du travail réalisé.

Disposer d’un équipement suffisant, compatible avec les systèmes informatiques de l’entreprise et d’un cadre de travail propice à l’exécution des missions confiées

Le collaborateur doit pouvoir assurer ses missions courantes depuis son lieu de télétravail. Son équipement et son environnement de travail doivent lui permettre de travailler comme s’il était dans l’entreprise. Le collaborateur fournit, aux échéances requises, les justificatifs nécessaires détaillés au Chapitre 4 « Conditions d’Exercice du Télétravail ».

Bénéficiaires : salariés prioritaires

Sous réserve des justificatifs nécessaires et d’une activité compatible avec le télétravail, si le collaborateur se trouve dans une des situations ci-après, les autres critères d’éligibilité sont étudiés avec plus de souplesse afin de faciliter l’accès au télétravail selon les dispositions prévues à l’accord :

Collaborateur en situation médicale particulière attestée par le médecin du travail ;
Collaborateur en situation de handicap au sens de l’article L5212-13 du Code du travail ;
Collaborateur proche aidant au sens des articles Article L3142-16 et suivants du Code du Travail ;
Collaborateur élu au sens des articles L L2123-1-1, L3123-1-1, L4135-1-1 du Code Général des Collectivités Territoriales (conseiller municipal, départemental, régional).

Le collaborateur concerné adresse tous les justificatifs nécessaires au service Ressources Humaines, à l’appui de sa demande.

FORMULES DE TELETRAVAIL : PRINCIPES ET MISE EN OEUVRE

Principes directeurs

Un quota annuel de jours de télétravail

Chaque collaborateur bénéficie d’un quota annuel de 30 jours de télétravail.

L’année de référence s’entend comme l’année civile (1^er janvier-31 décembre).

Ce quota est proratisé en cas de temps partiel, d’entrée-sortie en cours d’année, d’éligibilité au télétravail en cours d’année ou de suspension du contrat de travail non rémunérée (congé parental, congé sabbatique, congé pour création d’entreprise, par exemple).

Des règles encadrant la prise des jours de télétravail

Afin d’assurer une organisation fluide du télétravail, la prise des jours est encadrée par les règles suivantes :

Contribution à la bonne marche de l’activité
Organisation du télétravail par journées entières
Possibilité de télétravailler sur une demi-journée le vendredi matin lorsque l’après-midi est en repos (il s’agit de la seule exception à l’organisation du télétravail en journées entières)

Cette faculté est ouverte aux collaborateurs travaillant selon des horaires dits « administratifs » bénéficiant d’un vendredi après-midi sur deux en repos. Dans ce cadre, le télétravail permet d’éviter du temps de trajet pour une demi-journée de travail sur site et contribue de manière pertinente à la réduction de la fatigue et de l’empreinte carbone liée aux déplacements domicile-travail. Cette option deviendrait immédiatement obsolète de plein droit si l’organisation du temps de travail était amenée à évoluer et conduisait à une répartition de l’horaire hebdomadaire sur 5 jours pleins, sans repos le vendredi après-midi.

2 jours de télétravail au plus sur une semaine (y compris le vendredi matin, le cas échéant)

4 jours de télétravail au plus sur un mois (y compris le vendredi matin, le cas échéant)
Remise à 0 du quota de jours au 31/12 de chaque année

Télétravail au domicile du collaborateur

Pour des raisons de sécurité informatique, d’aménagement du lieu de travail et pour permettre la pleine application du paragraphe 3.1.4, le télétravail se fait au domicile du collaborateur.

Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence

Par exception, les représentants du personnel peuvent, dans le cadre de leurs heures de délégation et pour l’exercice de leur mandat, s’absenter de leur domicile.

Primauté du collectif

Les parties conviennent que le travail sur site prime sur le télétravail et rappellent leur attachement au collectif de travail en tant que vecteur de lien social et de performance globale.

Jours non ouverts au télétravail

Afin de faciliter l’organisation de réunions et de formations, chaque manager peut définir un ou des jours collectivement non ouverts au télétravail pour son service. L’objectif poursuivi est d’assurer, de manière régulière et si nécessaire, la présence sur site de l’ensemble de l’équipe.

Annulation des jours de télétravail posés

Le collaborateur qui a posé une journée de télétravail peut voir cette journée annulée par son manager, sans délai de prévenance, dès lors que cela répond à un besoin impérieux lié à la bonne marche de l’activité. Le collaborateur peut également être rappelé pendant la journée concernée par le télétravail, en cas d’urgence ou si son équipement ne lui permet plus de travailler. Dans ce cas, il sera tenu compte des contraintes personnelles éventuelles par le manager.

Le jour de télétravail annulé n’est pas décompté du quota annuel de jours. Le collaborateur peut donc demander à bénéficier d’une autre journée de télétravail en respectant la procédure prévue au présent accord. Dans cette hypothèse, le respect du délai de prévenance mentionné au 3.2.2 sera apprécié avec souplesse.

Modalités opérationnelles de mise en œuvre

Processus d’inscription dans le télétravail

Chaque collaborateur dont le poste est éligible au télétravail en application du paragraphe 2.3 du présent accord peut demander à bénéficier du dispositif. Il s’engage alors à respecter les règles applicables en la matière au sein de l’entreprise.

Après prise de connaissance de la demande, le manager et le collaborateur se rencontrent afin d’évoquer le sujet. Le manager apporte toutes les précisions nécessaires concernant les modalités pratiques, droits et obligations liés au télétravail. A la suite, le manager formalise sa réponse de manière diligente.

Manager et collaborateur utilisent les outils informatiques et/ou modèles de documents mis à leur disposition pour formaliser leur demande et leur réponse.

Dans l’hypothèse où le manager ne répond pas sous un délai de 15 jours (2 semaines) après la demande formalisée, celle-ci est adressée au N+2 du collaborateur demandeur.

En cas de refus du manager, une justification écrite est apportée. Cette justification repose nécessairement sur l’un des critères d’éligibilité précisé au paragraphe 2.3. Dans une telle situation, le collaborateur peut demander à ce qu’un échange ait lieu avec son N+2 ou avec la Direction des Ressources Humaines.

En cas de réponse positive du manager et sous réserve de la validation de la Direction des Ressources Humaines, le collaborateur reçoit une réponse écrite. Il est alors enregistré comme éligible au télétravail et bénéficie du quota annuel de jours de télétravail tel que défini au 3.1. Le collaborateur peut alors demander à poser des jours de télétravail selon les modalités définies ci-après.

Processus de prise des jours de télétravail

Prise des jours

La prise des jours de télétravail nécessite un accord préalable du manager.

Le collaborateur s’assure de respecter les principes définis au paragraphe 3.1
Le collaborateur formule sa demande auprès de son manager au moins 2 jours ouvrés avant le jour de télétravail souhaité
Le manager adresse sa réponse au collaborateur de manière diligente

L’absence de réponse du manager vaut refus (cette situation doit rester exceptionnelle).

Annulation des jours posés

Le ou les jours posés sont annulés de manière automatique en cas d’absence pour maladie, maternité, accident du travail/trajet, maladie professionnelle sur le ou les jours considérés.

Le ou les jours posés peuvent être annulés par le collaborateur ou le manager dans les conditions ci-après :

Annulation par le collaborateur

Le collaborateur formule sa demande en respectant un délai de prévenance de 2 jours ouvrés, sauf raison professionnelle justifiée ou force majeure (dans ce cas, aucun délai de prévenance n’est requis).
Le manager adresse sa réponse au collaborateur de manière diligente

L’absence de réponse du manager vaut refus (cette situation doit rester exceptionnelle).

Annulation par le manager

L’annulation se fait en application des dispositions du paragraphe 3.1.4.2

L’annulation du ou des jours posés réalimente le quota de jours à due proportion.

Manager et collaborateur utilisent les outils informatiques mis à leur disposition pour formaliser leur demande et leur réponse.

En cas de difficultés, le collaborateur peut demander à ce qu’un échange ait lieu avec son N+2 ou avec la Direction des Ressources humaines.

Cas d’exception

Les parties au présent accord s’accordent sur le fait que la formule de télétravail telle que décrite ci-dessus ne répond pas à tous les cas de figure particuliers.

Au demeurant, si le principe du volontariat est un principe fondateur du télétravail au sein d’Expressions Parfumées, il peut arriver, dans des situations particulières, que l’entreprise ait également intérêt à y recourir.

Aussi, le présent article précise les cas d’exceptions existants à la formule de télétravail prévue ainsi que leur mise en œuvre.

Cas d’exception individuels

Il est possible pour un collaborateur de demander, de manière dérogatoire et exceptionnelle, hors outil informatique, à bénéficier d’un nombre de jours plus important de télétravail par semaine que ceux prévus dans l’accord et/ou un quota de jours plus important. Les parties conviennent que dans tous les cas, les conditions d’une présence régulière sur site doivent être étudiées pour permettre le lien avec la communauté de travail et éviter l’isolement.

Pour ce faire, le collaborateur doit faire une demande écrite en ce sens auprès de son responsable hiérarchique ou de la Direction des Ressources Humaines.

La réponse est à la libre appréciation du manager après consultation et avis de la Direction des Ressources Humaines.

Sous réserve des justifications nécessaires et d’une activité éligible au télétravail, la demande est étudiée de manière prioritaire avec le concours obligatoire du service Ressources Humaines si le collaborateur se trouve dans une des situations suivantes :

Collaborateur en situation médicale particulière attestée par le médecin du travail ;
Collaborateur en situation de handicap au sens de l’article L 5212-13 du Code du travail
Collaborateur proche aidant au sens des articles Article L3142-16 et suivants du Code du Travail ;
Collaborateur élu au sens des articles L L2123-1-1, L3123-1-1, L4135-1-1 du Code général des Collectivités territoriales (conseiller municipal, départemental, régional).

Le collaborateur concerné adresse, tous les justificatifs nécessaires au service Ressources Humaines, à l’appui de sa demande.

En cas d’acceptation de la demande, un avenant au contrat de travail du collaborateur précisant les jours de télétravail est établi. L’avenant au contrat de travail peut être substitué par tout autre écrit formalisant de manière non équivoque l’accord des deux parties.

L’avenant (ou tout autre écrit formalisant l’accord) est à durée déterminée pour une durée qui est fonction de la situation particulière qui a donné lieu à la demande. Il est, en tout état de cause, conclu pour une durée maximale d’un an, renouvelable, sur demande du collaborateur, en fonction des circonstances.

Les autres conditions d’exercice du télétravail sont identiques à celles mentionnées dans le présent accord.

L’avenant au contrat de travail (ou tout autre écrit formalisant l’accord) prend nécessairement fin en cas de changement de fonction ou de service. Si le collaborateur souhaite continuer à bénéficier de ce dispositif dérogatoire et exceptionnel, il doit en faire la demande auprès de son nouveau manager dans les mêmes conditions que prévues ci-dessus.

Cas d’exception collectifs

Le code du travail prévoit un certain nombre de circonstances aux termes desquelles il est possible que l’entreprise soit à l’initiative du télétravail.

Sans remettre en cause le principe de volontariat attaché au télétravail, il est acquis qu’il est possible que l’entreprise puisse recourir à du « télétravail collectif » en cas de circonstances exceptionnelles (article L1222-11 du Code du travail), notamment de menace d’épidémie ou en cas de force majeure. Il pourra également y être recouru en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’Environnement. Les parties conviennent qu’un dispositif exceptionnel de télétravail peut aussi être mis en place en cas d’intempéries.

Dans ce cadre, le télétravail constitue un aménagement du poste de travail rendu nécessaire à la continuité de l’activité et/ou garantissant la protection du collaborateur. Le nombre de jours de télétravail hebdomadaires et la durée du dispositif sont déterminés par l’employeur en fonction des circonstances.

Ce dispositif dérogatoire ne peut être mis en place que si un élément le justifie et reste strictement limité dans le temps en prenant fin au terme de l’évènement en cause. A l’issue, les collaborateurs retrouvent, de droit, leur organisation de travail habituelle.

Seuls les collaborateurs dont les activités sont éligibles au télétravail pourront être concernés.

Toutefois et par exception aux critères d’éligibilité, les contrats d’alternance et les stages sont, dans ce contexte, éligibles dès lors que l’activité le permet. Il en est de même des collaborateurs ne justifiant pas de l’ancienneté minimale. Il est également possible, sur décision de la Direction, d’étendre exceptionnellement le télétravail à des postes non éligibles pour préserver la santé et la sécurité des collaborateurs et/ou contribuer à la pérennité de l’activité.

Le recours au télétravail pour circonstances exceptionnelles fait l’objet d’une information du CSE au plus tard concomitamment à sa mise en place. Le CSE sera ensuite consulté dans les meilleurs délais sur les détails du dispositif appliqué et tenu régulièrement informé de son évolution.

CONDITIONS D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

Lieu du télétravail

Le télétravail se fait au domicile du collaborateur exclusivement, conformément au paragraphe 3.1.3.

Par exception, les représentants du personnel peuvent, dans le cadre de leurs heures de délégation et pour l’exercice de leur mandat, s’absenter de leur domicile.

Une fois par an, chaque collaborateur concerné par le télétravail

Complète et signe une attestation sur l’honneur portant sur la conformité électrique de son domicile ainsi que sur la conformité et de l’équipement de son domicile.
Fournit un certificat d’assurance précisant qu’il est assuré pour l’exercice du télétravail à son domicile.

Les modalités de collecte et de conservation des justificatifs sont déterminées par l’employeur, en fonction de l’organisation de l’entreprise.

Les parties conviennent que l’absence de transmission de ces justificatifs dans les délais suspend l’éligibilité au télétravail (cf. article 2.3.6 du présent accord).

Horaire contractuel de travail et Plages de disponibilité

Les plages de disponibilité sont définies au regard des horaires applicables au sein de l’entreprise. Il est en effet important que les horaires applicables sur site et en télétravail soient coordonnés pour assurer la fluidité des échanges et la réactivité des équipes.

Les parties conviennent que, dans l’hypothèse où l’horaire de travail applicable sur site viendrait à évoluer, une modification de ces plages serait automatiquement mise en œuvre, après consultation du CSE.

Le salarié en télétravail conserve son horaire habituel de travail et bénéficie donc de la souplesse lorsqu’elle lui est applicable sur site. Le salarié s’engage à respecter son horaire contractuel selon les mêmes modalités que sur site et à être joignable pendant les plages fixes (plages de disponibilité).

Le cadre général des horaires souples est le suivant, à la date de signature de l’accord :

Du lundi au jeudi
- 8h-9h plage souple
- 9h-11h55 plage fixe = plage de disponibilité
- 11h55-14h plage souple (1 heure minimum de pause déjeuner)
- 14h-17h plage fixe = plage de disponibilité
- 17h-18h plage souple
Le vendredi (semaine 1)
- 8h-9h plage souple
- 9h-11h55 plage fixe = plage de disponibilité
- 11h55-14h plage souple (1 heure minimum de pause déjeuner)
- 14h-16h plage fixe = plage de disponibilité
- 16h-17h plage souple
Le vendredi (semaine 2)
- 8h-9h plage souple
- 9h-11h55 plage fixe = plage de disponibilité
- 11h55-12h55 plage fixe
- REPOS

Il est expressément convenu que l’application des horaires souples est conditionnée par l’existence et le bon fonctionnement d’un badgeage virtuel à distance. Dans l’hypothèse où ce badgeage ne serait pas possible pour des raisons techniques, budgétaires ou de toute autre nature, les horaires applicables au télétravail seront les horaires fixes de l’entreprise, soit à la date de signature de l’accord :

Du lundi au jeudi : 8h-11h55 / 13h30-17h30
Le vendredi (semaine 1) : 8h-11h55 / 13h30-16h30
Le vendredi (semaine 2) : 8h-11h55 / REPOS

Il sera alors demandé aux collaborateurs de respecter ces horaires et d’être joignables pendant ces plages qui correspondront, dès lors, aux plages de disponibilité.

Gestion du temps de travail et régulation de la charge de travail

Rappel des principes

Le télétravail ne doit pas être un élément qui modifie à la hausse ou à la baisse les missions et activités habituelles du collaborateur, ses objectifs, son nombre d’heures de travail ou encore sa charge de travail.

Les parties rappellent que le télétravail doit s’exercer dans le strict respect :

Des règles en matière de durées maximales, quotidienne et hebdomadaire, de travail ;
Du droit au repos ;
Du droit à la déconnexion.

Le télétravail doit être abordé dans le respect de la vie personnelle et dans un souci de préservation de la santé des collaborateurs.

En ce sens, il est rappelé que les collaborateurs ont un droit à la déconnexion en dehors de leur horaire de travail contractuel défini au paragraphe « Horaire contractuel et Plages de Disponibilité ».

Le télétravail repose sur la confiance réciproque. Il n’implique pas une réponse immédiate à chaque e-mail ou à chaque appel téléphonique. A l’instar du travail dans les locaux d’Expressions Parfumées, chaque collaborateur peut différer la prise d’un appel si son travail en cours ne peut être interrompu ou s’il effectue une pause, dans les limites du temps autorisé sur site. La réponse aux e-mails se fait dans un délai correspondant au degré d’urgence et d’importance de leur contenu mais aussi au regard des impératifs liés au travail en cours.

Suivi des temps de travail et de l’activité

Suivi des temps

Les parties rappellent l’importance du respect des durées maximales légales du travail et des temps de repos.

Afin d’assurer un suivi des temps, des systèmes de contrôle sont mis en place.

Suivi des connexions et limitations d’accès

Le suivi des connexions est possible conformément aux dispositions de la Charte informatique (cf. chapitre 7 du présent accord). Des mesures de restriction d’accès aux systèmes informatiques de l’entreprise pourront être mis en place, en dehors des plages horaires de connexion.

Badgeage à distance

Un système de badgeage à distance pourra être mis en place en fonction des possibilités offertes par les outils de gestion des temps en place au sein de l’entreprise. Cette mise en place est un prérequis pour la mise en place des horaires souples en télétravail. Dans le cas, le CSE sera consulté préalablement et les collaborateurs seront informés des modalités de mise en œuvre. Par la suite, toute modification substantielle du système de badgeage à distance fera également l’objet d’une consultation préalable du CSE.

Suivi de l’activité

Il est rappelé que le lien de subordination et l’obligation générale de loyauté demeurent dans le cadre du télétravail.

Chaque manager peut contrôler le travail exécuté pendant la ou les journées de télétravail et demander communication du travail exécuté à distance. Ce contrôle se fait de manière adaptée et proportionnée aux missions confiées.

Chaque collaborateur est également invité à faire part de toute difficulté rencontrée, au moment de sa survenance.

Entretien annuel

Conformément aux dispositions du Code du Travail, l’employeur organise « chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du collaborateur et sa charge de travail ».

Les parties conviennent d’intégrer cet échange dans l’entretien annuel déjà en place au sein d’Expressions Parfumées. Il doit permettre de définir des solutions concertées, si des difficultés sont évoquées par le collaborateur ou son manager.

REVERSIBILITE ET CHANGEMENT DE SITUATION

Réversibilité

Le collaborateur comme le manager peuvent être à l’origine de la réversibilité de l’éligibilité au télétravail.

Dans les deux hypothèses, la réversibilité n’exclut pas la possibilité pour le collaborateur de reformuler ultérieurement une demande d’éligibilité au télétravail.

A L’initiative du collaborateur

Les parties rappellent que le télétravail repose sur le volontariat.

Par conséquent, il est possible que le collaborateur notifie à son manager sa décision de mettre un terme de façon pérenne au télétravail. La décision prend effet au maximum 1 mois après la notification (manager et collaborateur peuvent définir, d’un commun accord, de réduire ce délai). A l’issue de ce délai, le collaborateur poursuit alors l’intégralité de son activité sur site, sans autre changement.

La notification se fait via les outils informatiques ou papier mis à disposition.

A l’initiative du manager

Les parties conviennent que l’éligibilité au télétravail peut évoluer dans le temps au regard des critères définis à l’accord, et conduire à ce qu’il soit mis un terme au télétravail pour un collaborateur (manque d’autonomie et/ou de performance, incompatibilité entre l’organisation personnelle et le télétravail, conditions de confidentialité ou de sécurité informatique, par exemple).

Dans cette hypothèse, le manager notifie au collaborateur sa décision de mettre un terme au télétravail. La décision prend effet au maximum 1 mois après la notification (manager et collaborateur peuvent définir, d’un commun accord, de réduire ce délai). A l’issue de ce délai, le collaborateur poursuit alors l’intégralité de son activité sur site, sans autre changement.

La notification se fait via les outils informatiques ou papier mis à disposition.

Dans une telle situation, le collaborateur peut demander à ce qu’un échange ait lieu avec son N+2 ou avec la Direction des Ressources Humaines.

Changement de fonction et/ou de service

En cas de changement de fonction et/ou de service, le nouveau responsable hiérarchique détermine si le collaborateur peut continuer à télétravailler compte tenu de ses nouvelles activités.

Après échanges avec le collaborateur sur ce sujet, les éventuelles modifications seront faites dans les outils informatiques ou papier mis à disposition.

Si le nouveau manager estime que le salarié n’est plus éligible au télétravail dans ses nouvelles fonctions, il utilise la procédure de notification de réversibilité décrite, ci-dessus.

Si le collaborateur n’occupait pas un poste éligible au télétravail avant son changement de fonction et/ou de service et que ce changement lui permet de formuler une demande d’éligibilité, le collaborateur applique la procédure prévue au 3.2.1 du présent accord. En cas de réponse positive en cours d’année, le quota annuel de jours lui sera attribué au prorata

EGALITE DE TRAITEMENT

Les collaborateurs en télétravail bénéficient d’une égalité de traitement par rapport aux collaborateurs travaillant sur le site de l’entreprise.

SANTE AU TRAVAIL

Les parties soulignent l’importance de la santé au travail.

Les risques inhérents au télétravail seront intégrés au Document Unique de l’entreprise et les collaborateurs concernés en seront informés.

Les parties rappellent les dispositions de l’article 8 de l’accord interprofessionnel du 19 juillet 2005 qui reconnait un droit d'accès au lieu de travail à l'employeur, aux autorités administratives et aux représentants du personnel, compétents en la matière. Cet accord précise toutefois que «si le télétravailleur exerce son activité à son domicile, cet accès est subordonné à une notification à l'intéressé qui doit préalablement donner son accord ».

EQUIPEMENTS LIES AU TRAVAIL

Gestion des frais lies a l’équipement et au télétravail

Les parties conviennent que le télétravail répond à une demande des collaborateurs.

Sa mise en place par accord d’entreprise suit la période de télétravail collectif lié à l’épidémie de COVID-19. Dans ce cadre et dans une logique de réalisme budgétaire, la gestion des équipements nécessaires au travail à distance reste identique.

Expressions Parfumées ne prend donc à sa charge aucun frais ou équipement lié au télétravail autre que la mise à disposition et la maintenance des logiciels nécessaires à l’activité, tels que détaillés dans les points suivants.

Bureau virtuel

Expressions Parfumées met en place des outils informatiques et les procédures permettant à tous les collaborateurs de se connecter à distance à leur espace de travail, soit depuis leur ordinateur portable professionnel lorsqu’ils en sont équipés, soit depuis leur ordinateur personnel. Chaque collaborateur retrouve ainsi un environnement de travail numérique identique à celui dont il dispose lorsqu’il travaille sur site.

Outils de visioconférence et de communication à distance

Expressions Parfumées met à disposition des collaborateurs, en fonction de l’identification de leurs besoins, un outil de visioconférence permettant le maintien du lien grâce à des conversations de type chat et l’organisation simplifiée de réunions à distance, avec partage d’écran.

Les outils de communication à distance sont, par nature, sujets à une évolution constante en raison de la progression des technologies. Les collaborateurs en télétravail utiliseront par conséquent les outils mis à leur disposition par le service informatique et recevront toute l’information nécessaire à leur utilisation.

Maintien des outils et formation

Les outils informatiques mis à disposition des collaborateurs sont maintenus et mis à jour régulièrement par Expressions Parfumées.

La société met à disposition des collaborateurs un manuel d’utilisation de l’outil de collaboration à distance.

Le service informatique assure le conseil, l’information et le dépannage informatique via les outils de prise en main à distance habituels.

SECURITE INFORMATIQUE

Contexte

Les parties conviennent que la sécurité informatique et le respect de la confidentialité des données sont cruciaux pour l’entreprise. Chaque collaborateur, par son comportement vigilant, contribue à protéger les systèmes et les données.

Charte informatique

Il est rappelé qu’Expressions Parfumées a intégré à son Règlement Intérieur une Charte Informatique consultable directement sous l’inter-services Ressources Humaines (S:\Ressources-Humaines\_inter-services_).

Cette Charte est applicable à tous les utilisateurs. Ainsi, lorsque le collaborateur utilise l’accès à distance via un ordinateur personnel, il se doit de respecter l’ensemble des règles de sécurité définies dans cette charte.

Mesures de sécurité spécifiques

Des mesures de sécurité spécifiques sont communiquées régulièrement aux collaborateurs par l’envoi de mails. Les risques évoluent régulièrement et nécessitent la plus grande vigilance (alertes phishing, par exemple).

Les collaborateurs en télétravail se doivent également de respecter l’ensemble des consignes applicables à leur situation et communiquées par tout moyen par le service informatique.

Lorsque cela est rendu nécessaire pour assurer la sécurité des systèmes d’information et la sécurité des connexions, les collaborateurs s’engagent à installer sur leur(s) équipement(s) personnel(s) (notamment ordinateur, tablette, téléphone) les outils fournis par l’entreprise. Les outils en question seront compatibles avec le droit fondamental au respect de la vie privée.

Le non-respect des mesures de sécurité par un collaborateur peut conduire à suspendre son éligibilité au télétravail.

Prise en main à distance par le service informatique

Chaque collaborateur doit permettre l’accès à distance par le service informatique sur son poste de travail.

Dans le cadre de l’utilisation d’un ordinateur personnel, la prise en main à distance se fait uniquement sur le bureau virtuel du collaborateur sauf accord spécifique de l’utilisateur et de manière limitée dans le temps pour l’aide au dépannage suite un à problème d’accès au système de télétravail mis en place par Expressions Parfumées. Dans cette hypothèse, le service informatique peut être amené à se connecter sur l’équipement personnel du collaborateur. Il s’engage, dans cette hypothèse, à la plus grande discrétion et déontologie liées à la réalisation de son travail.

REPRESENTATION COLLECTIVE

Les représentants du personnel conservent leurs droits et leurs attributions lorsqu’ils sont en télétravail.

La représentation collective et l’organisation des réunions sont aménagées de manière concertée, dans le respect de la réglementation.

Les collaborateurs continuent de pouvoir s’adresser directement à leurs représentants, en cas de besoin, indépendamment de la situation de télétravail.

DISPOSITIONS ADMNISTRATIVES ET JURIDIQUES

Suivi de l’accord

La direction communiquera au moins une fois par an au CSE, au CSSCT et aux organisations syndicales les éléments de suivi déterminés ci-après :

Nombre de collaborateurs inscrits dans le dispositif de télétravail et ensuite répartis par

Genre
Statut
Service

Nombre de refus

D’entrée dans le dispositif
De pose de jours de télétravail

Nombre de cas de réversibilité enregistrés
Bilan des jours de télétravail collectifs liés à des circonstances exceptionnelles

Durée et conditions d’application de l’accord

Le présent accord est conclu à durée déterminée pour une durée de 3 ans

Il prendra effet le 1er janvier 2022.

Il prendra fin le 31 décembre 2024.

Les parties conviennent de se revoir avant le 31 juillet 2022 pour réétudier la demande d’augmentation du nombre de jours prévus au quota annuel.

Deux mois avant le terme du présent accord, les parties se réuniront en vue de l’éventuel renouvellement de l’accord. A cette occasion, la Direction fournira les éléments de suivi déterminés au paragraphe 121.1.

A défaut de renouvellement, l’accord arrivé à expiration cessera de produire ses effets en application de l’article L2222-4 du Code du Travail.

Conformément aux dispositions légales applicables, les mesures du présent accord se substituent de plein droit à celles ayant le même objet résultant d’usages, d’engagements unilatéraux, d’accords atypiques, d’accords collectifs d’entreprise et d’établissement compris dans son champ d’application.

Révision (selon article L2261-7-1 code du travail)

Pendant sa durée d'application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par l'article L 2261-7-1 du Code du travail.

Notification

Le présent accord est notifié à chacune des organisations syndicales représentatives dans les conditions légalement prévues.

Dépôt et publicité

Le présent accord est déposé dans les formes requises à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) et au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Grasse.

Fait à Grasse, le 2 décembre 2021

En 4 exemplaires

Délégué syndical