Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du télétravail" chez HPGS - ASSOCIATION DE GESTION HOPITAL PRIVE GERIATRIQUES LES SOURCES (Siège)

HOPITAL PRIVE GERIATRIQUE LES SOURCES

Accord relatif à la mise en place du télétravail

Entre les soussignés :

Pour la Direction :

• L’Association de gestion Hôpital Privé Gériatrique Les Sources (HPGS), enregistrée en préfecture sous le n°W062003880, dont le siège social est situé 10 Camin René Pietruschi, 06105 Nice Cedex 2, représentée par

D’une part,

Pour les organisations syndicales représentatives :

• La CFTC représentée par

• FO représenté par

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord a pour objectif de définir les conditions de mise en œuvre du télétravail au sein de l’Hôpital en cohérence avec les autres hôpitaux du Pôle Santé du groupe UNIVI conformément aux articles L1222-9 à L1222-11 du Code du travail et des accords nationaux interprofessionnels du 19 juillet 2005 et du 26 novembre 2020.

Le télétravail peut être une forme d’organisation durable apportant des éléments positifs en matière de qualité de vie, de responsabilisation et d’autonomie dans l’exercice des missions professionnelles.

Le télétravail s’inscrit donc parfaitement dans la Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT) et dans l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes en contribuant à mieux concilier vie professionnelle et vie privée.

Le télétravail participe également à la démarche de développement durable portée par l’hôpital et le groupe UNIVI.

Bien que le télétravail concerne moins de 10% des effectifs de l’Hôpital, le télétravail répond à une attente des salariés à laquelle la direction et les organisations syndicales ont souhaité répondre.

Toutefois, afin de maintenir une certaine forme d’équité entre les salariés, la direction et les organisations syndicales ont souhaité, au travers de cet accord, déroger en partie aux accords nationaux interprofessionnels du 19 juillet 2005 et du 26 novembre 2020 sur certains dispositifs.

Article 1 : Définition et objet du télétravail

Le télétravail est défini, dans l’accord national interprofessionnel du 26 novembre 2020 (article 1), comme toute forme d’organisation du travail utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail et dans laquelle un travail, qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière.

Ainsi est entendu comme télétravailleur, au sens du même accord, toute personne salariée de l’Hôpital qui effectue du télétravail tel que défini ci-dessus.

En cohérence avec la démarche de Responsabilité Sociétale de L’Hôpital (RSE), le télétravail contribue à la préservation de l’environnement dans la mesure où ce mode organisationnel induit une diminution des déplacements domicile-travail, et participe à une meilleure conciliation vie professionnelle - vie personnelle.

Il est entendu par ailleurs que le télétravail doit préserver la cohésion sociale ainsi que le bon fonctionnement de chaque service, et globalement de l’Etablissement. En outre, le télétravail doit reposer sur des relations de travail fondées sur la responsabilité, l’autonomie et la confiance.

Article 2 : Conditions d’éligibilité au télétravail

Il appartient au manager de veiller à ce que les critères, ci-après définis, soient appliqués de façon équitable et transparente entre les collaborateurs de son équipe. Mais il est également de sa responsabilité de veiller à ce que l’organisation du télétravail de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement de son service dans le but d’offrir un service efficace tant à sur ses interlocuteurs internes, qu’externes.

Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation et sa mise en œuvre répond à certaines conditions liées à la personne du collaborateur (autonomie, aptitudes individuelles, qualités professionnelles telles que gestion du temps de travail, bonne maitrise des applications informatiques nécessaires à son activité…) ainsi qu’au métier exercé par le collaborateur.

Article 2.1 - Critères d’éligibilité liés à la personne du collaborateur

La souplesse du télétravail est offerte à tous les collaborateurs occupant un poste compatible avec la pratique du télétravail et disposant de plus de 4 mois d’ancienneté.

Afin de bénéficier de ce dispositif, le salarié doit :

• Être volontaire,

• Occuper un poste compatible avec la pratique du télétravail,

• Avoir l’autonomie requise,

• Maitriser les technologies de l’information et de la communication,

• Avoir un environnement personnel compatible avec le télétravail (matériel, espace de travail),

• Avoir l’accord de son manager et des Ressources Humaines,

• Être en CDI/CDD à temps plein,

Par nature les stagiaires et les alternants (contrats de professionnalisation et contrats d’apprentissage) ne sont pas éligibles au titre du télétravail.

Il est rappelé que le télétravail n’est pas une alternative au temps partiel ou au jour enfant malade. Ainsi, il n’est pas permis durant les journées de télétravail de dédier partiellement son temps à son/ses enfants. Par conséquent un moyen de garde doit être prévu le jour du télétravail souhaité par le collaborateur. En effet, le télétravailleur doit pouvoir entièrement se dédier à son activité, comme il le ferait sur son lieu de travail habituel.

En fonction de l’autonomie constatée du collaborateur, le manager pourra refuser ou accepter la mise en place du télétravail sur une journée par semaine.

En cas de multiples demandes recevables de la part de plusieurs collaborateurs d’un même service, et si la mise en place du télétravail pour tous les demandeurs risquait de mettre en péril le bon fonctionnement du service, le choix serait effectué sur la base des critères de priorisation suivants :

1. / Pathologie contraignante ou handicap sur justificatif ;

2. / Salarié en fin de carrière professionnelle (55 ans et plus) ;

3. / Accessibilité domicile-lieu de travail (mode de transport et temps de trajet) ;

Article 2.2 - Critères d’éligibilité métiers

Sont éligibles au télétravail :

• Les métiers dont les missions peuvent être réalisées au domicile,

• Les métiers pour lesquels les technologies ou processus permettent la pratique du travail au domicile dans de bonnes conditions.

La liste des métiers éligibles avec le télétravail sont répertoriés dans l’annexe 1 du présent accord.

Les parties sont conscientes que certains métiers sont par nature incompatibles avec le télétravail. Cette liste est susceptible de varier dans le temps, au gré des évolutions technologiques, organisationnelles et de l’évolution des métiers eux-mêmes.

Article 3 : Mise en œuvre du télétravail

Article 3.1 - Candidature et acceptation

Les parties conviennent que le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique et de la DRH, à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail, notamment sur le choix du jour de télétravail effectué.

Le manager sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation soit au minimum 50% de l’effectif du service présent.

Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes :

• Après en avoir échangé avec son responsable hiérarchique, le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande écrite en complétant et transmettant le formulaire prévu à cet effet au service des Ressources Humaines ;

• Le service des Ressources Humaines examine la demande avec le responsable hiérarchique sous 15 jours ;

• Le responsable hiérarchique répond au salarié et cette réponse sera confirmée par un écrit émanant la Direction des Ressources Humaines. En cas de refus, la réponse sera motivée.

Article 3.2 - Télétravail occasionnel

La procédure décrite ci-dessus s’applique en dehors des cas spécifiques de recours au télétravail précisé ci-dessous :

• Les salariés en situation de handicap physique provisoire (pied cassé etc…) peuvent avoir recours au télétravail, sous réserve d’une reprise de travail autorisée par le médecin traitant et confirmé par une aptitude au télétravail par le médecin du travail,

• Les circonstances collectives particulières, tel qu’un évènement climatique affectant significativement la circulation (neige…), ou grève générale des transports…

• Cas exceptionnels d’épidémie,

• Déplacement partiel sur une journée de travail, proche de son lieu de résidence.

Dans les cas décrits ci-dessus, le recours au télétravail se fera en s’inspirant des dispositions du présent accord, à l’exception de celles prévues en matière d’éligibilité, de candidature et d’acceptation. S’agissant par ailleurs du rythme de travail, il sera adapté en tenant compte des caractéristiques des situations individuelles spécifiques et des circonstances collectives particulières visées ci-dessus.

Article 3.3 - Formalités de mise en œuvre du télétravail

En cas d’accord, le collaborateur recevra une notification en ce sens de la part du service RH. Cette notification précisera les modalités de réalisation du télétravail, telles que la date de mise en place du télétravail, le lieu d’exercice du télétravail, la répartition du jour de télétravail, les équipements de travail fournis, les plages de « joignabilité » ou encore la durée du dispositif.

Après en avoir pris connaissance, le collaborateur formalisera son accord en retournant un exemplaire de la notification signée et datée avec la mention « bon pour accord ».

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique et les RH sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d’établissement, ou de domicile et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

Article 3.4 - Période d’adaptation

Afin de permettre au salarié d’expérimenter le dispositif de télétravail et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes de chacun, les parties au présent accord conviennent d’une période d’adaptation au télétravail de 3 mois. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail sans délai pour le salarié et moyennant un délai de prévenance de 15 jours calendaires pour l’employeur.

Le salarié devra informer par tout moyen le service RH avant son retour sur site.

Par ailleurs, à l’issue de la période d’adaptation, un entretien de bilan destiné à établir les avantages et les contraintes que chacun retient de cette période, aura lieu entre le salarié et son responsable hiérarchique.

A l’issue de cet entretien, si le bilan est positif pour le manager et le salarié concerné, le télétravail sera poursuivi. A contrario, si le bilan est négatif pour le manager ou le salarié concerné, il sera mis fin au télétravail dans le respect des délais définis ci-dessus, après échange avec le service des Ressources Humaines en tant que de besoins.

Article 3.5 - Réversibilité permanente

A l’issue de la période d’adaptation, l’organisation du travail incluant le télétravail demeure réversible et chacune des parties pourra mettre fin unilatéralement au régime du télétravail convenu, sous réserve d’un délai de prévenance de 2 semaines. Ce délai pourra être réduit d’un commun accord entre le salarié et son manager.

Cette dénonciation unilatérale de l’une ou l’autre des parties, devra être notifiée par écrit au service RH. (Courrier remis en main propre ou lettre recommandée avec accusé réception)

En cas de dénonciation par l’employeur faite en concertation avec le service des Ressources Humaines, le manager recevra le salarié afin de lui expliquer les critères objectifs, qui ont conduit à cette décision (manque de résultat, manque de disponibilité durant les plages horaires définies…)

Lorsqu’il sera mis fin à l’organisation du travail incluant du télétravail, le salarié effectuera à nouveau son activité dans les conditions précédant le passage en télétravail et restituera le matériel dédié au télétravail éventuellement confié.

Article 3.6 - Suspension provisoire

En cas de nécessité de service (réunion importante, formation, absence, tâches nécessitant la présence du salarié concerné sur une période considérée…), les parties conviennent de la possibilité d’annuler le jour de télétravail validé à l’initiative du manager, sans que cette initiative puisse être analysée comme une remise en cause du régime de télétravail convenu.

Dans la mesure du possible le manager informera le télétravailleur dans un délai de prévenance de deux jours ouvrés. Cependant en cas de nécessité pour le fonctionnement de l’Hôpital, ce délai peut être réduit à un jour.

Article 4 : Organisation

Il est rappelé que la journée de travail en télétravail est considérée comme une journée de travail à l’Hôpital. Ainsi, l’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Etablissement. A ce titre, le collaborateur devra être joignable sur toute la durée de son temps de travail. Aussi, les plages de « joignabilité » seront alignées sur le temps de travail effectif.

Article 4.1 - Rythme de télétravail et maintien du lien avec l’Hôpital

Afin de limiter tout risque d’isolement du télétravailleur, de ne pas porter atteinte à la bonne organisation du service et de permettre au télétravailleur de conserver des contacts réguliers tant avec sa hiérarchie qu’avec ses collègues, les parties conviennent de limiter le nombre de jours de télétravail à une journée par semaine (sauf cas particuliers prévus à l’article 3.2 du présent accord).

Le télétravail est organisé par journées entières.

Les journées de télétravail seront possibles uniquement les mardis et jeudis.

Le choix du jour de télétravail doit être fixe, et doit prendre en compte les exigences de fonctionnement du service. Cette décision sera le fruit d’une discussion entre le collaborateur et son manager. Si aucun accord n’est trouvé entre le manager et son collaborateur, la mise en place du télétravail n’aura pas lieu.

En accord avec son manager uniquement, le collaborateur peut modifier son jour de télétravail en cas de réunion, de déplacements, de formation… Il ne pourra toutefois pas de ce fait augmenter le nombre de jours de télétravail par semaine convenu avec la Direction.

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail, et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Dans tous les cas, le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

Le télétravail à titre spécifique (lié à de événements exceptionnels) n’est évidemment pas concerné par le rythme du télétravail exposé dans le présent paragraphe.

Article 4.2 - Contrôle et gestion du temps de travail

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à son domicile au même titre que s’il était sur site, dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’Hôpital.

Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, il est convenu que le manager pourra contacter le télétravailleur, sur son temps de travail effectif. En tout état de cause, il ne pourra pas le solliciter en dehors des plages horaires variables définies à par son planning effectif de travail.

En cas de télétravail occasionnel ou de modification du jour de télétravail, le collaborateur devra se signaler en télétravail dans l’outil de gestion des temps ou au service RH.

Par ailleurs, pendant son temps de travail, le salarié s'engage à consulter sa messagerie professionnelle, régulièrement et à répondre aux sollicitations dans les meilleurs délais.

Il est reconnu au télétravailleur, un droit à la déconnexion en dehors des plages horaires variables, ou à tout le moins pendant la durée légale de repos quotidien. Le salarié dispose à ce titre, de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à la disposition par l’Hôpital.

Un échange aura lieu sur cette organisation à l’occasion de l’entretien annuel.

Article 5 : Environnement et équipement de travail

Article 5.1 - Espace de travail

Le télétravail étant une possibilité offerte au salarié d’exercer une partie de son activité professionnelle à son domicile ou tout autre lieu en France conforme à cet article, l’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration. Disposer d’une pièce spécifique et réservée à l’activité professionnelle n’est pas obligatoire.

Toutefois, le salarié doit veiller à ce que ce lieu lui permette de travailler dans des conditions satisfaisantes et que son espace de travail respecte les conditions d’hygiène et sécurité requises.

Le salarié doit également s’assurer que son poste de travail ainsi que ses dossiers soient en sécurité lorsqu’il s’absente de cet espace.

Article 5.2 - Assurances et conformité des installations électriques

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le collaborateur :

• S’engage à prendre toute disposition auprès de son assureur multi risques habitation pour être couvert en cas de dommage à l’occasion du télétravail. Le collaborateur remet l’attestation d’assurance à son employeur, avant de débuter le télétravail et la renouvellera chaque année ;

Le coût de cette extension éventuelle de garantie reste à la charge du salarié.

• Atteste, que l’ensemble des conditions de sécurité pour être éligible au télétravail sont remplies et fournit, chaque année, une attestation sur l’honneur relative à la conformité de l’installation électrique utilisée pour le télétravail.

En cas de non-conformité avérée et si un sinistre survient, les risques encourus par le salarié sont notamment la non indemnisation par son assurance.

Le collaborateur renouvellera ces attestations en cas de déménagement, dans le délai d’un mois.

Article 5.3 - Equipement de travail

Sous réserve de la conformité des installations électriques et du lieu où s’exerce le travail, l’Hôpital fournit aux télétravailleurs l’ensemble des moyens informatiques et de communication (hors box internet et connexion haut débit que le salarié devra déjà posséder pour être éligible au télétravail), permettant d’exercer efficacement le travail à distance.

Le télétravailleur, s’il ne dispose pas de téléphone portable professionnel dans l’exercice de sa fonction, devra disposer d’une ligne téléphonique, et opérer un transfert de ligne de l’Hôpital sur sa ligne personnelle le jour de télétravail. Un test de fonctionnement du transfert d’appel interne/externe sera effectué par le collaborateur et son manager avant le premier jour de télétravail.

L’Hôpital s’engage à fournir, installer et entretenir les équipements nécessaires à l’activité en télétravail, soit, un ordinateur portable avec connexion sécurisée dans la mesure où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’Hôpital. Cet ordinateur peut être partagé entre plusieurs collaborateurs.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel par l’Hôpital reste la propriété de celui-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail. Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés.

L’Hôpital fournira également au télétravailleur un service d’assistance technique analogue à celui fourni pour le travail réalisé dans l’Hôpital.

Article 5.4 - Protection des données

Le collaborateur s’engage à respecter la législation en vigueur ainsi que les règlements relatifs à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Il s’engage à respecter les règles de l’Hôpital en matière de sécurité informatique.

Il doit s’assurer de la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous les supports et par tous les moyens et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à disposition et respecter l’obligation de discrétion et de confidentialité.

A défaut, le salarié s’expose à des sanctions disciplinaires telles que prévues dans le règlement intérieur.

Article 6 : Droits et devoirs du collaborateur

Article 6.1 - Droits collectifs

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Hôpital, notamment quant à l’accès à l’information syndicale et quant aux élections professionnelles.

Article 6.2 - Droits individuels

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’Hôpital, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière et d’entretiens professionnels. Ainsi le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’Hôpital, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation des résultats du télétravailleur.

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du salarié et notamment, les plages horaires, durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail.

Article 6.3 - Obligation du télétravailleur vis-à-vis du matériel

Les télétravailleurs sont tenus :

• D’utiliser le matériel fourni par l’Hôpital dans le respect des règles en vigueur ;

• De prendre soin de ce matériel (logiciels inclus) ;

• D’aviser immédiatement l’Hôpital en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ;

• De restituer le matériel sur demande de l’Hôpital et dans les cas suivants : fin du télétravail, fin du contrat de travail avec l’Hôpital.

A défaut, le salarié s’expose à des sanctions disciplinaires telles que prévues dans le règlement intérieur.

Article 6.4 – Prise en charge des frais professionnels

Le télétravail étant une organisation de travail sur la base du volontariat, il permet :

• Des économies de frais de déplacement

• Une optimisation du temps de trajet

• Une meilleure conciliation vie professionnelle/vie privée

Cette organisation ne génère pas d’économie à l’Hôpital en matière de frais de structure.

En conséquence, l’Hôpital déroge à l’article 3.1.5 sur la prise en charge des frais professionnels de l’ANI du 26/11/2020, les frais engagés par les télétravailleurs ne seront donc pas indemnisés par l’employeur y compris les frais de restauration.

Néanmoins, l’accès au self à titre individuel reste possible.

Article 7 : Durée et application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an et entrera en vigueur à compter du
1^er mai 2022.

Article 8 : Suivi de l’accord

Les parties signataires décident de se réunir à la date anniversaire de la signature du présent accord, afin d’en faire un premier bilan et de réexaminer les dispositions, en tenant compte des difficultés rencontrées dans le cadre de son application. Il pourra faire l’objet de révisions par voie d’avenant.

Indicateurs de suivi :

• Taux de salariés volontaires sur les métiers éligibles ;

• Nombre de jours de télétravail réellement pris sur le nombre de jours de télétravail théoriques;

• Taux de salariés souhaitant la reconduction de l’accord ;

• Taux de salariés ayant abandonné l’expérimentation ;

• Taux de satisfaction des managers,

• Nombre d’évènements indésirables en lien avec le télétravail,

• Degré de satisfaction des usagers des fonctions éligibles au télétravail,

Un bilan intermédiaire sera présenté lors des négociations annuelles obligatoires de fin d’année 2022 au titre de l’année 2023.

Article 9 : Révision et dénonciation

Article 9.1 – Révision

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions fixées aux articles L2232-16 et L2261-7-1 du code du travail.

Article 9.2 – Dénonciation

Conformément aux dispositions du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 12 mois.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de la DREETS dans le ressort de laquelle le présent accord a été conclu.

Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Article 10 : Notification, dépôt et publicité de l’accord

Conformément aux dispositions de l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à l’ensemble des organisations représentatives.

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt dans les conditions prévues par les articles L2221-6 et D2231-2 à D2231-7 du Code du travail auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) et du greffe du conseil de Prud’hommes dont dépend l’association.

En application des dispositions des articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail, Le présent accord sera porté à la connaissance des salariés par le biais de l’intranet et sera disponible sur demande en version papier au service ressources humaines.

Fait à Nice, le XX avril 2022

En autant d’exemplaires que de parties signataires plus les exemplaires destinés au dépôt légal

Les signataires de l’accord

D’une part, D’autre part,

Accord relatif à la mise en place du télétravail

Annexe 1 : liste des métiers éligibles

Filière administrative :

Regroupement de métiers : Employé administratif

• Employé administratif

Regroupement de métiers : Technicien des services administratifs

• Technicien administratif

Regroupement de métiers : Assistant administratif

• Rédacteur

• Secrétaire de direction

• Comptable

• Assistant des services économiques

• Informaticien

Regroupement de métiers : Cadres administratifs et de gestion

• Chef de bureau

• Cadre informaticien

• Cadre administratif

• Chef de service administratif

Filière médicale :

Regroupement de métiers : Cadres médicaux

• Médecin DIM