Accord d'entreprise "Un Accord relatif au fonctionnement des Institutions Représentatives du Personnel" chez ORKY'N - PHARMA DOM (Siège)
Cet accord signé entre la direction de ORKY'N - PHARMA DOM et le syndicat UNSA et CFE-CGC et CFTC et CGT le 2020-07-10 est le résultat de la négociation sur l'exercice du droits syndical, les instances représentatives du personnel et l'expression des salariés.
Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et le syndicat UNSA et CFE-CGC et CFTC et CGT
Numero : T09420005390
Date de signature : 2020-07-10
Nature : Accord
Raison sociale : ORKYN' PHARMA DOM
Etablissement : 32450100600815 Siège
Droit syndical : les points clés de la négociation
La négociation s'est portée sur le thème Droit syndical, IRP, expression des salariés
Un Avenant de Révision à l’Accord Relatif à la Mise en Place du Comité Social et Economique au sein de la Société ORKYN PHARMADOM signé le 04.07.2019 (2021-01-21)
ACCORD DE MÉTHODE RELATIF À LA NÉGOCIATION ANTICIPÉE D’UN ACCORD DE SUBSTITUTION DANS LE CADRE DE LA FUSION-ABSORPTION DES SOCIÉTÉS DU GROUPE LVL MÉDICAL ET DU RÉSEAU 5A AU SEIN DE LA SOCIÉTÉ PHARMA DOM (2022-12-16)
Accord de substitution (2023-04-19)
Conditions du dispositif droit syndical pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2020-07-10
ACCORD RELATIF AU FONCTIONNEMENT DES
INSTITUTIONS REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL
Entre :
La Société PHARMADOM ORKYN’, Société anonyme au capital de 4.320.000 euros, dont le siège social est situé 28, rue d’Arcueil, 94250 GENTILLY, inscrite au RCS de Créteil sous le n° 324 501 006, représentée par --, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment habilitée
Ci-après dénommée “la Société” ou “ ORKYN’ ”
D’une part
Et :
Les organisations syndicales représentatives suivantes :
le syndicat SECI-UNSA, représenté par --, -- et --, en leur qualité de délégués syndicaux
le syndicat CGT, représenté par -- et --, en leur qualité de délégués syndicaux
le syndicat CFE-CGC, représenté par --, en sa qualité de délégué syndical
le syndicat CFTC, représenté par -- et --, en leur qualité de délégués syndicaux
D’autre part
Ci-après ensemble dénommées “les Parties”
PREAMBULE
Les Parties rappellent que les institutions représentatives du personnel (IRP) ont été profondément modifiées par l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, qui a notamment fusionné le Comité d’entreprise, le CHSCT et les Délégués du Personnel en une instance unique, le Comité social et économique (CSE).
Dans ce contexte, un accord relatif à la mise en place du CSE au sein d’ORKYN’ a été conclu le 4 juillet 2019, en vue de l’implantation de cette instance au 1er janvier 2020.
Cet accord est venu compléter les dispositions conventionnelles alors existantes en matière de représentation du personnel, à savoir l’accord relatif au fonctionnement des IRP en date du 3 août 2011, dans sa version issue de l’avenant du 27 juin 2016.
Toutefois, postérieurement à la tenue des élections du CSE, les syndicats SECI-UNSA et CGT ont décidé, respectivement les 28 décembre 2019 et 3 février 2020, de dénoncer les dispositions de l’accord relatif au fonctionnement des IRP en date du 3 août 2011.
Suite à cette dénonciation et dans le cadre des négociations entamées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-10 du Code du travail, les Parties se sont rencontrées afin de rediscuter des conditions d’exercice des mandats de représentation du personnel, en les adaptant au nouveau contexte précité et en améliorant certaines dispositions existantes.
Cette discussion a permis d’aboutir au présent accord, fruit des réunions de négociations tenues les 3 et 23 avril 2020, ainsi que le 3 juin 2020.
A travers le présent accord de substitution, conclu sur le fondement de l’article L. 2261-10 du Code du travail, les Parties ont souhaité rappeler leurs engagements en matière de droit syndical et de représentation du personnel, qui sont notamment les suivants :
reconnaître le rôle positif des organisations syndicales et, plus largement, des représentants du personnel dans la bonne marche de la Société ;
favoriser le dialogue social au sein de la Société et assurer le bon fonctionnement des IRP ;
garantir le respect des principes de libre exercice du droit syndical et de non-discrimination au sein de la Société.
Les Parties rappellent enfin, par le présent accord, leur volonté commune de consolider les relations constructives existantes entre elles, fondées notamment sur une concertation régulière.
Ceci étant rappelé, il a été convenu ce qui suit :
Article 1 - Champ d’application de l’accord
Le présent accord s’applique aux représentants du personnel suivants :
les membres titulaires et suppléants du CSE ;
les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) ;
les représentants de proximité (RP) mis en place au niveau de chaque zone ;
les délégués syndicaux (DS), les représentants de section syndicale (RSS) et les représentants syndicaux (RS) au CSE.
Article 2 - Évolution professionnelle des représentants du personnel
Il est rappelé que tout salarié de la Société peut adhérer au syndicat de son choix.
Plus globalement, la Direction s’engage à ne pas prendre en considération l’appartenance à un syndicat, l’exercice d’une activité syndicale ou d’un mandat de représentation du personnel pour arrêter ses décisions en matière notamment de recrutement, de formation professionnelle, d’évolution professionnelle, de rémunération, d’octroi d’avantages sociaux, de mesures disciplinaires et de rupture du contrat de travail.
L’exercice d’un mandat syndical ou de représentation du personnel ne doit ni entraver ni ralentir l’évolution professionnelle des intéressés.
Les mesures prises pour permettre aux titulaires d’un mandat syndical ou de représentation du personnel de concilier leur vie professionnelle et l’exercice de leur mandat et d’obtenir la prise en compte, dans leur évolution professionnelle, de l’expérience qu’ils ont pu acquérir dans le cadre de l’exercice de leur mandat, sont précisées aux points suivants :
Article 2.1 - Entretien de prise de mandat
Tout membre titulaire du CSE, RP, membre de la CSSCT ou titulaire d’un mandat syndical (DS, RSS ou RS au CSE) est reçu conjointement par son responsable hiérarchique et son Responsable Ressources Humaines (RRH) à un entretien de prise de mandat.
Cet entretien aura pour objet de rappeler les droits et devoirs de chacun et notamment de tenir compte dans l’organisation de l’activité professionnelle du salarié du fait qu’il n’est pas maître de la fréquence et de l’organisation de toutes les réunions auxquelles il participe.
L’entretien de prise de mandat sera organisé à la demande du représentant du personnel concerné et devra se tenir au plus tard six mois après la prise d’effet du ou des mandat(s) dont il est investi.
Le cas échéant, cet entretien pourra avoir lieu en présence d’un membre de l’organisation syndicale à laquelle le représentant du personnel appartient.
Dans une telle hypothèse, le représentant du personnel concerné par l’entretien de prise de mandat devra indiquer au RRH, lors de sa demande d’entretien, l’identité du membre de son organisation syndicale qu’il souhaite inviter à cet entretien.
De manière alternative, un DS pourra fournir à la Direction des ressources humaines la liste des représentants du personnel pour lesquels il souhaite assister à l’entretien de prise de mandat, avec l’accord de ces derniers.
Les parties rappellent que cet entretien de prise de mandat ne se substitue pas à l'entretien professionnel.
Article 2.2 - Entretien ressources humaines
Tout représentant du personnel peut saisir à tout moment la Direction des ressources humaines pour un entretien avec un membre de cette Direction afin de faire le point sur les conditions d’exercice de son ou ses mandat(s).
Lors de cet entretien, le salarié peut, s’il le souhaite, demander à ce que soit partagée la question de la valorisation des compétences et de l’expérience acquises dans le cadre de son ou ses mandat(s).
Lorsqu’un représentant du personnel quittera la Société à son initiative, un membre de la Direction des Ressources Humaines s’entretiendra avec lui pour évoquer les circonstances de son départ et également les conditions d’exercice de son ou ses mandat(s).
Article 2.3 - Entretien annuel d’évaluation
Comme tout salarié de la Société, le représentant du personnel bénéficie une fois par an d’un entretien d’évaluation individuel avec son responsable hiérarchique.
Au cours de l'entretien annuel, sont notamment abordés les points suivants :
l’analyse des performances de l’année : atteinte des objectifs de l’année passée, tenue de la fonction, points positifs et points à faire progresser, les temps consacrés à l’exercice du ou des mandat(s) étant neutralisés ;
les objectifs de l’année à venir sont fixés par le responsable hiérarchique, les temps consacrés à l’exercice du ou des mandat(s) étant neutralisés ;
le collaborateur émet les souhaits d’évolution dans sa fonction (à l’aide du référentiel de compétences) ou dans une autre fonction ;
les souhaits et besoins de formation du salarié sont abordés avec son responsable hiérarchique.
Le responsable hiérarchique veillera à la prise en compte, dans la fixation et dans l’évaluation des objectifs individuels du salarié concerné, du ou des mandat(s) exercé(s) par ledit salarié, notamment au regard du temps consacré à l’exercice de ce(s) mandat(s).
Article 2.4 - Entretien de mi-mandat
Tout membre titulaire du CSE, RP, membre de la CSSCT ou titulaire d’un mandat syndical (DS, RSS ou RS au CSE) peut solliciter un entretien de mi-mandat.
L’entretien de mi-mandat a pour objet de reconnaître les compétences développées par le représentant du personnel concerné dans l’exercice de son ou ses mandat(s).
Cet entretien sera organisé par le RRH à la demande du représentant du personnel concerné et devra se tenir entre 24 et 30 mois après la prise d’effet du ou des mandat(s) dont il est investi.
Cet entretien doit permettre d’échanger sur les modalités pratiques d’exercice de son ou ses mandat(s) et d’aborder la question de l’articulation entre l’exercice de son ou ses mandat(s) et son activité professionnelle, et, plus particulièrement, de sa charge de travail.
Le cas échéant, cet entretien pourra avoir lieu en présence d’un membre de l’organisation syndicale à laquelle le représentant du personnel appartient.
Dans une telle hypothèse, le représentant du personnel concerné par l’entretien de mi-mandat devra indiquer au RRH, lors de sa demande d’entretien, l’identité du membre de son organisation syndicale qu’il souhaite inviter à cet entretien.
De manière alternative, un DS pourra fournir à la Direction des ressources humaines la liste des représentants du personnel pour lesquels il souhaite assister à l’entretien de mi-mandat, avec l’accord de ces derniers.
Article 2.5 - Entretien de fin de mandat
Tout membre titulaire du CSE, RP ou titulaire d’un mandat syndical (DS, RSS ou RS au CSE), dont le nombre d’heures de délégation sur l’année représente au moins 30 % de la durée du travail fixée dans leur contrat de travail bénéficie d’un entretien professionnel de fin de mandat.
Cet entretien a pour objectif d’évoquer les perspectives d’évolution professionnelles du salarié, de recenser l’expérience et les compétences acquises au cours du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise
En l’absence de nouveau mandat, il doit permettre au salarié d’identifier les conditions de réintégration à son poste de travail ou à un nouveau poste de travail en fonction des compétences acquises durant l’exercice de son ou ses mandat(s), et notamment les actions de formation ou de réorientation professionnelle nécessaires à la concrétisation de son projet professionnel.
Cet entretien de fin de mandat sera organisé à l’initiative de la Direction des ressources humaines dans l’hypothèse d’une absence de réélection ou de renouvellement du mandat syndical du salarié concerné dans le cadre d’un nouveau cycle électoral.
En revanche, dans l’hypothèse d’une réélection ou du renouvellement du mandat syndical du salarié concerné, cet entretien ne sera organisé que sur demande particulière dudit salarié par écrit auprès de la Direction des ressources humaines.
Article 2.6 - Rémunération
L’engagement en tant que représentant du personnel ne doit pas empêcher, ralentir ou modifier l’évolution professionnelle en termes de promotion et de salaire.
Les rémunérations des représentants du personnel, comme tout salarié de la Société sont examinées conformément à la politique de rémunérations de la Société.
La Direction des Ressources Humaines veille au respect des points suivants :
les augmentations éventuellement prévues selon les classifications sont appliquées sans distinction ;
la Direction, qui transmet chaque année, lors des réunions de négociation obligatoire sur les salaires, des informations sur le suivi de la réalisation des plans de promotion et le pourcentage de salariés ayant bénéficié d’une augmentation individuelle, calculera les mêmes informations sur la seule population des titulaires d’un mandat syndical ou de représentation du personnel (titulaires et suppléants);
La Direction s’engage à ce que le pourcentage de représentants du personnel augmentés soit au moins égal à celui obtenu dans chaque catégorie professionnelle ;
Les primes d’objectifs collectives sont attribuées de manière équivalente à celles des autres salariés relevant de la même agence/entité ;
Les primes d’objectifs individuelles sont basées sur la réalisation des objectifs fixés conformément à l’article 2.3 “entretien annuel d’évaluation”, les temps consacrés à l’exercice du ou des mandats étant neutralisés.
La Direction s’engage à garantir aux représentants du personnel dont le nombre d’heures de délégation dépasse 30% de la durée du travail, une évolution de leur rémunération au moins égale, sur l’ensemble de la durée du mandat, aux augmentations perçues par les salariés de la même CSP ayant une ancienneté comparable ou, à défaut de tels salariés, aux augmentations générales et à la moyenne des augmentations individuelles perçues dans l'entreprise.
Article 2.7 - Négociation sur la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC)
La négociation mise en œuvre dans la Société sur la GPEC porte également sur le déroulement de carrière des salariés qui exercent des responsabilités syndicales et sur l’exercice de leurs fonctions.
Lors de cette négociation, la Direction s’engage à partager les conditions de réintégration au poste de travail ou de reconversion professionnelle d’un salarié, en cas de perte de ses mandats syndicaux et/ou de représentation du personnel ou de diminution d’au moins 50% de ses heures de délégation et à prévoir l’accompagnement du salarié concerné par le Service de formation par un conseil sur le cursus de formation adapté à sa réintégration ou à son projet d’évolution professionnelle.
La Direction s’engage à transmettre à la Commission Formation/GPEC, qui se réunit une fois par an, des informations statistiques relatives à l’évolution professionnelle des représentants du personnel.
Article 2.8 - Cafés RH
Postérieurement aux élections des membres du CSE de la Société, la Direction organisera des Cafés RH sur les sites.
Ces cafés RH doivent permettre aux collaborateurs qui le souhaitent de poser des questions, notamment en vue de comprendre le rôle du CSE, de la CSSCT et des RP.
Ces temps d’échanges se tiendront, dans la mesure du possible, dans les 6 mois suivant les élections des représentants du personnel (membres du CSE, RP et membres de la CSSCT) et, en tout état de cause, dans la première moitié de leur mandature.
Article 3 - Utilisation du crédit d’heures
Les représentants du personnel bénéficient des crédits d’heures de délégation prévus par les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles en vigueur et notamment par l’accord relatif à la mise en place du CSE du 4 juillet 2019 pour les représentants du personnel concernés.
Conformément aux dispositions légales, les délégués syndicaux appartenant à une même section syndicale peuvent se répartir entre eux les crédits d’heures de délégation dont ils disposent dans le cadre de leur mandats de délégués syndicaux.
En cas de mutualisation, ils devront en informer leur responsables hiérarchiques et le Responsable Affaires Sociales par mail en leur indiquant le nombre d’heures mutualisées, le bénéficiaire de la mutualisation et la période concernée (un ou plusieurs mois).
Article 3.1 - Information préalable du responsable hiérarchique
Dans un souci de bonne organisation du travail et afin de permettre le suivi administratif des heures de délégation, il est convenu que, préalablement à l’utilisation de leur crédit d’heures de délégation, les représentants du personnel devront saisir leur absence à leur poste de travail dans le logiciel de gestion du temps utilisé au sein de la Société.
Les absences liées à des réunions obligatoires planifiées à l’avance par la Direction qui ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation devront être saisies dans le logiciel de gestion du temps (à date, en “Indisponibilité” (rubrique “INDI”) sur Chronogestor). Les responsables hiérarchiques des salariés concernés en seront par ailleurs informés par la Direction des ressources humaines conformément à l’article 4.1 du présent accord.
En cas d’absence imprévue et exceptionnelle n’ayant pas fait l’objet d’une saisie préalable sur le logiciel de gestion du temps, les représentants du personnel s’engagent à prévenir dans les meilleurs délais par écrit (SMS ou mail) ou, à défaut, par téléphone, leur responsable hiérarchique de la durée probable de leur absence à leur poste de travail.
Ces modalités ne constituent en aucun cas une demande d’autorisation d’absence et ne sauraient conduire le représentant du personnel concerné à devoir préciser les motifs de son absence.
De même, pendant une période de congés, en cas de besoin d’assistance d’un salarié, les représentants du personnel pourront prendre des heures de délégation. Dans ce cas, le congé sera recrédité dans le compteur de congé à prendre dudit représentant du personnel.
Article 3.2 - Imputation du temps de délégation sur le crédit d’heures
Article 3.2.1 - Temps de délégation à l’initiative du représentant du personnel
Les représentants du personnel peuvent utiliser leur crédit d’heures de délégation afin de se consacrer aux activités liées à leur mandat, notamment pour la préparation des réunions avec la Direction, la préparation des entretiens disciplinaires au cours desquels ils assistent des salariés, leurs échanges avec les salariés ou encore les visites de site à leur initiative.
Les heures de délégation peuvent être utilisées à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise (comme par exemple pour participer à un rendez-vous avec un prestataire extérieur pour les activités culturelles du CSE).
Ces heures de délégation s’imputent sur le crédit d’heures dont ils disposent.
Article 3.2.2 - Temps passé en réunion à l’initiative de la Direction
Le temps que les représentants du personnel passent aux réunions organisées à l’initiative de la Direction ne s’impute pas sur leur crédit d’heures de délégation.
Il s’agit notamment :
pour les membres du CSE, du temps passé aux réunions ordinaires et extraordinaires et aux réunions des Commissions du CSE ;
pour les membres de la CSSCT, du temps passé aux réunions de la Commission, du temps consacré à l’élaboration des arbres des causes, du temps consacré aux enquêtes menées dans l’exercice de leurs attributions et, conformément aux dispositions de la section 3.3 de l’accord relatif à la mise en place du CSE, du temps consacré aux visites de sites prévues durant les réunions de la CSSCT ;
pour les RP, du temps passé aux réunions à l’initiative de la Direction conformément à la section 5.3 de l’accord relatif à la mise en place du CSE ;
pour les DS, le temps passé aux réunions à l’initiative de la Direction et notamment aux réunions de négociation collective ;
pour tous les représentants du personnel, le temps passé à assister un salarié lors d’un entretien avec la Direction (notamment disciplinaire).
Article 3.2.3 - Temps de délégation passé en réunion préparatoire
Le temps consacré par un membre du CSE à une réunion préparatoire précédant une réunion du CSE sur convocation de la Direction se tenant sur un site en dehors du siège social de la Société (équivalant en principe à une demi-journée) n’est pas imputé sur son crédit d’heures.
En revanche, le temps consacré par un membre du CSE à une réunion préparatoire précédant une réunion du CSE sur convocation de la Direction se tenant au siège social de la Société (équivalant en principe à une heure) est imputé sur son crédit d’heures et devra être saisi en tant que temps de délégation sur le logiciel de gestion du temps.
Article 3.3 - Imputation du temps de déplacement sur le crédit d’heures
Lorsqu’un représentant du personnel est amené à se déplacer, pendant ses heures de travail, pour des raisons liées à son ou ses mandat(s) et en dehors des réunions organisées à l’initiative de la Direction, ce temps de trajet se déduit de son crédit d’heures de délégation.
Il est rappelé que, conformément aux dispositions de la section 6.3 de l’accord relatif à la mise en place du CSE du 4 juillet 2019, le temps de trajet des RP qui se déplacent à leur initiative sur les sites de la Société ne s'impute pas sur leur crédit d’heures dans la limite de deux visites par agence et par année civile.
Lorsqu’un représentant du personnel est amené à se déplacer en dehors de son temps de travail pour des raisons liées à son ou ses mandat(s), ce temps de trajet est rémunéré comme du temps de travail effectif pour la durée excédant le temps normal de déplacement entre son domicile et son lieu de travail habituel.
Le représentant du personnel devra remplir la “fiche trajet” dont un modèle est annexé au présent accord et la transmettre à son responsable hiérarchique.
Article 3.4 - Frais de déplacement liés à l’exercice du mandat
Article 3.4.1 - Frais de déplacement des DS
La Société s’engage à prendre en charge les frais qui sont engagés par les DS dans le cadre de leur participation à des réunions de négociation faisant l’objet d’une convocation émanant de la Direction, sous réserve du respect, par ces derniers, des règles de politique voyages et de frais professionnels en vigueur au sein de la Société.
Les frais pris en charge à ce titre sont les suivants :
les frais de transport, dès lors que la réunion se tient dans un lieu autre que le lieu de travail habituel du DS ou le remboursement des frais kilométriques pour les DS bénéficiant de la prime carburant (frais excédant le nombre de kilomètres entre le domicile du DS et son lieu de travail habituel).
Sur ce point, il est précisé que chaque DS, après information de la Direction des Ressources Humaines, peut utiliser un véhicule professionnel dans l'hypothèse où le site sur lequel il doit se rendre pour effectuer une visite ou participer à une réunion n’est pas desservi en transports en commun.
les frais de restauration exposés pour le repas du midi le jour de la réunion dès lors que les horaires de la réunion ne permettent pas aux DS de rejoindre leur lieu de travail habituel ;
les frais de restauration (repas du soir) et/ou d’hôtel (y compris petit déjeuner) exposés la veille de la réunion lorsque l’éloignement entre le domicile et le lieu de la réunion justifie un départ le jour précédant celui de la réunion. Il en est de même pour les frais engagés le jour de la réunion lorsque l’éloignement entre le domicile et le lieu de la réunion justifie un retour le jour suivant celui de la réunion.
Les frais de déplacement (carburant, transport, hôtel et restauration) qui sont exposés par des DS pour se rendre sur un site de la Société dans le cadre de l’utilisation de leur crédit d’heures, sont pris en charge par la Société, dans la limite de 2.000 € (deux-mille euros) par an et par DS. Cette prise en charge s’effectue sur présentation des justificatifs de dépenses effectuées, selon les règles définies dans la procédure note de frais en vigueur dans la Société.
A titre exceptionnel et sous réserve de l’obtention préalable d’une autorisation expresse de la Direction des ressources humaines, chaque DS pourra bénéficier d’une avance sur l’enveloppe réservée aux remboursements de ses frais de déplacement.
Chaque DS pourra également demander par écrit à la Direction des ressources humaines le transfert de son budget de remboursement de frais, dans la limite de son montant annuel, à un autre DS appartenant à la même organisation syndicale.
Article 3.4.2 - Frais de déplacement des RP
La Société s’engage à prendre en charge les frais qui sont engagés par les RP dans le cadre de leur participation aux réunions faisant l’objet d’une convocation émanant de la Direction des ressources humaines, sous réserve du respect, par ces derniers, des règles de politique voyages et de frais professionnels en vigueur au sein de la Société.
Les frais pris en charge à ce titre sont les suivants :
les frais de transport dès lors que la réunion se tient dans un lieu autre que le lieu de travail habituel du RP ou le remboursement des frais kilométriques pour les RP bénéficiant de la prime carburant (frais excédant le nombre de kilomètres entre le domicile du RP et son lieu de travail habituel) ;
les frais de restauration exposés pour le repas du midi le jour de la réunion sous réserve que la durée de la réunion ne permette pas aux RP de rejoindre leur lieu de travail habituel ;
les frais de restauration (repas du soir) et/ou d’hôtel (y compris petit déjeuner) exposés la veille de la réunion lorsque l’éloignement entre le domicile et le lieu de la réunion justifie un départ le jour précédant celui de la réunion. Il en est de même pour le jour de la réunion lorsque l’éloignement entre le domicile et le lieu de la réunion justifie un retour le jour suivant celui de la réunion.
Les frais de déplacement (carburant, transport, hôtel, restauration) qui sont exposés par des RP pour se rendre sur un site de la Société dans le cadre de l’utilisation de leur crédit d’heures sont pris en charge par la Société, dans la limite de 670 € (six cent soixante-dix euros) par an et par RP. Cette prise en charge s’effectue sur présentation des justificatifs de dépenses effectuées, selon les règles définies dans la procédure note de frais en vigueur dans la Société.
A titre exceptionnel et sous réserve de l’obtention préalable d’une autorisation expresse de la Direction des ressources humaines, les RP pourront bénéficier d’une avance sur le versement de ces remboursements de leurs frais de déplacement. Un RP pourra demander par écrit le transfert de son budget, dans la limite de son montant annuel, à un autre RP de la même zone.
Article 3.4.3 - Frais de déplacement des membres du CSE et des RS au CSE
La Société s’engage à prendre en charge les frais qui sont engagés par les membres titulaires et suppléants du CSE et les RS au CSE pour se rendre aux réunions du CSE faisant l’objet d’une convocation émanant de la Direction, sous réserve du respect, par ces derniers, des règles de politique voyages et de frais professionnels en vigueur au sein de la Société.
Les frais pris en charge à ce titre sont les suivants :
les frais de transport dès lors que la réunion se tient dans un lieu autre que le lieu de travail habituel du membre du CSE ou le remboursement des frais kilométriques pour les membres du CSE bénéficiant de la prime carburant (frais excédant le nombre de kilomètres entre le domicile du membre du CSE et son lieu de travail habituel) ;
les frais de restauration exposés pour le repas du midi le jour de la réunion ;
les frais de restauration (repas du soir) et/ou d’hôtel (y compris petit déjeuner) exposés la veille de la réunion lorsque l’éloignement entre le domicile et le lieu de la réunion justifie un départ le jour précédant celui de la réunion. Il en est de même pour le jour de la réunion lorsque l’éloignement entre le domicile et le lieu de la réunion justifie un retour le jour suivant celui de la réunion.
Article 3.4.4 - Frais de déplacement des membres de la CSSCT
La Société s’engage à prendre en charge les frais qui sont engagés par les membres de la CSSCT pour se rendre aux réunions de la CSSCT qui font l’objet d’une convocation émanant de la Direction, sous réserve du respect, par ces derniers, des règles de politique voyages et de frais professionnels en vigueur au sein de la Société.
Les frais pris en charge à ce titre sont les suivants :
les frais de transport dès lors que la réunion se tient dans un lieu autre que le lieu de travail habituel du membre de la CSSCT ou le remboursement des frais kilométriques pour les membres de la CSSCT bénéficiant de la prime carburant (frais excédant le nombre de kilomètres entre le domicile du membre et son lieu de travail habituel) ;
les frais de restauration exposés pour le repas du midi le jour de la réunion ;
les frais de restauration (repas du soir) et/ou d’hôtel (y compris petit déjeuner) exposés la veille de la réunion lorsque l’éloignement entre le domicile et le lieu de la réunion justifie un départ le jour précédant celui de la réunion. Il en est de même pour le jour de la réunion lorsque l’éloignement entre le domicile et le lieu de la réunion justifie un retour le jour suivant celui de la réunion.
De plus, la Société s’engage à prendre en charge les frais exposés par les membres de la CSSCT dans le cadre des visites des sites prévues lors des réunions de cette instance, sous réserve du respect, par ces derniers, des règles de politique voyages et de frais professionnels en vigueur au sein de la Société.
Les frais pris en charge à ce titre sont les suivants :
les frais de transport dès lors que la visite se tient dans un lieu autre que le lieu de travail habituel du membre de la CSSCT ou le remboursement des frais kilométriques pour les membres de la CSSCT bénéficiant de la prime carburant (frais excédant le nombre de kilomètres entre le domicile du membre et son lieu de travail habituel) ;
les frais de restauration exposés pour le repas du midi le jour de la visite ;
les frais de restauration (repas du soir) et/ou d’hôtel (y compris petit déjeuner) exposés la veille de la visite lorsque l’éloignement entre le domicile et le lieu de la visite justifie un départ le jour précédant celui de la visite. Il en est de même pour le jour de la visite lorsque l’éloignement entre le domicile et le lieu de la visite justifie un retour le jour suivant celui de la visite.
Article 4 - Organisation des visites des sites de la Société
Les représentants du personnel qui sont amenés à se rendre sur un site de la Société dans le cadre de l’exercice de leur mandat et qui souhaitent que les salariés de ce site en soient préalablement avertis, s’engagent à informer par écrit la Direction des Ressources Humaines des dates de leur visite au moins une semaine auparavant.
Dans cette hypothèse, la Direction s’engage à faire procéder, par le responsable du site visité, à l’affichage de la note informant les salariés sur les panneaux réservés à cet effet sur le site visité.
Le responsable du site mettra à disposition du représentant du personnel un bureau lui permettant de recevoir le personnel désirant le rencontrer.
Chaque salarié qui souhaite s’entretenir, sur son temps de travail, avec le représentant du personnel, disposera d’une demi-heure maximum pour cette entrevue dans la limite de 2 heures par an. Les échanges sur le temps de pause ou hors de temps de travail ne sont pas concernés.
Les représentants du personnel peuvent, durant leurs heures de délégation, circuler librement au sein de l’ensemble de la Société. Ils s’engagent à ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés lorsqu’ils seront amenés à effectuer des visites sur un site de la Société.
Article 5 - Organisation des réunions à l’initiative de la Direction
Article 5.1 - Fixation du calendrier des réunions
Il est convenu entre les parties qu’en janvier de chaque année, la Direction et les organisations syndicales représentatives au niveau de la Société se réuniront pour fixer le calendrier des rencontres et les thèmes de négociation pour les 12 mois à venir.
Par ailleurs, le calendrier prévisionnel des réunions du CSE et de la CSSCT pour l’année N sera fixé lors de la dernière réunion de l’année N - 1, avec les membres de ces instances (la date du CSE du mois de janvier de l’année N étant toutefois fixée lors du CSE de novembre de l’année N-1).
Un calendrier social, élaboré par la Direction des ressources humaines et comprenant les réunions du CSE, de la CSSCT, des autres Commissions et les réunions de négociation, sera adressé aux DS, aux membres du CSE et de la CSSCT ainsi qu’aux responsables hiérarchiques de ces derniers pour information par mail.
Il est convenu que les parties pourront ajuster en cours d’année les dates de réunions initialement retenues et rediscuter des thèmes de négociation initialement définis. Le calendrier social sera ainsi transmis par mail après chaque actualisation aux mêmes destinataires.
Enfin, conformément à la section 5.2.1 de l’accord relatif à la mise en place du CSE, le calendrier des réunions avec les RP est défini au début de chaque année pour chaque multi-zones. Ce calendrier fera l’objet d’un mail à titre informatif adressé par la Direction des ressources humaines aux responsables hiérarchiques des RP concernés par ces réunions.
Article 5.2 - Lieux des réunions et recours à la visioconférence
Les réunions de négociation avec les organisations syndicales se tiendront au siège social de la Société. Par principe, ces réunions se tiennent en présentiel pour le bon déroulement des débats et la qualité des échanges. Pour autant, en raison de la durée prévisible de la réunion (inférieure à 3 heures) ou de circonstances extérieures rendant impossible la tenue d’une réunion en présentiel, la Direction et les DS pourront convenir de la tenue d’une réunion en visioconférence.
S’agissant des lieux des réunions du CSE, de la CSSCT et des RP et du recours possible à la visioconférence, il est renvoyé aux dispositions de l’accord relatif à la mise en place du CSE du 4 juillet 2019.
Article 5.3 - Composition des délégations syndicales aux réunions de négociation
La Direction est en charge de l’organisation des réunions de négociation.
Pour les réunions de négociation obligatoire portant sur les salaires, la délégation syndicale d’une organisation syndicale représentative pourra être complétée par au maximum un collaborateur non DS appartenant au personnel de l’entreprise.
Pour les autres réunions de négociation obligatoire, le nombre de membres composant la délégation syndicale pourra être égal au maximum au nombre de DS + 1, avec la possibilité de comprendre plus d'un collaborateur non DS.
Pour les autres réunions de négociation, le nombre de salariés appartenant au personnel de l’entreprise complétant la délégation syndicale sera, conformément aux dispositions légales, au plus égal à celui des DS de la délégation.
Pour toutes les réunions de négociation, les organisations syndicales représentatives devront transmettre le nom du ou des salariés qui constituent la délégation de leur organisation au minimum dix jours ouvrés avant la date de la réunion.
Article 6 - Locaux
Article 6.1 - Bureau ou salle de réunion mis à disposition
La Direction s’engage à mettre à la disposition de tous les représentants du personnel un bureau ou une salle de réunion afin de leur permettre :
d’échanger avec les salariés lorsqu’ils se déplacent sur un site dans le cadre de visites ou lorsqu’ils assistent un collaborateur lors d’un entretien avec la Direction (notamment disciplinaire) ou de réunions organisées à l’initiative de la Direction;
ou de participer à une réunion à l’initiative de la Direction se tenant en visioconférence.
Cette mise à disposition s’effectuera pendant la durée de l’échange avec le collaborateur ou de la réunion.
Article 6.2 - Local syndical
La Direction met à disposition de chaque organisation syndicale représentative au sein de la Société, un local syndical permettant aux délégués syndicaux d’exercer leurs missions.
Les modalités de mise à disposition (notamment la localisation), d’aménagement et d’utilisation de ce local feront l'objet d’un accord particulier entre chaque organisation syndicale représentative et la Direction au début de chaque mandature.
Il devra s’agir a minima d’un local aménagé et doté du matériel nécessaire à son fonctionnement (table, chaises, armoire ou caisson fermant à clé, ligne téléphonique directe, ordinateur équipé des logiciels bureautiques standards et imprimante).
Article 6.3 - Local mis à la disposition du CSE
La Direction met à la disposition des membres du CSE un local aménagé et comportant le matériel nécessaire à l’exercice des missions du comité.
Pour les réunions préparatoires précédant une réunion du CSE, la Direction s’engage à mettre à la disposition des membres du CSE une salle de réunion.
Article 6.4 - Local mis à la disposition des RP
Au sein de chaque site où travaillent un ou plusieurs RP, la Direction met à leur disposition une salle de réunion ou un bureau conformément aux dispositions de l’article 6.1 du présent accord ou, le cas échéant, un local dédié si celui-ci existe sur le site.
En cas de demande de leur part, la Direction leur met également à disposition un caisson fermant à clés.
Article 7 - Matériels
Les représentants du personnel peuvent utiliser les matériels de la Société, sous réserve des conditions décrites ci-après.
Article 7.1 - Photocopieurs
Dans le cadre de l’exercice de leur mandat, les représentants du personnel peuvent utiliser les photocopieurs de l’agence ou de l’entité au sein de laquelle ils travaillent ou à laquelle ils sont rattachés, sous réserve de ne pas perturber le bon déroulement du service de cette agence ou entité.
Les documents reproduits doivent avoir un lien direct avec l’exercice de leur mandat et ne pas présenter un caractère confidentiel pour la Société.
Article 7.2 - Messagerie électronique interne et télécopieurs
Tout représentant du personnel a la possibilité d’accéder à la messagerie électronique interne et peut l’utiliser pour l’exercice de son mandat dans les conditions d’exercice prévues par la Charte informatique en vigueur dans la Société. Il en est de même pour l’utilisation des télécopieurs.
L’utilisation de la messagerie interne et des télécopieurs dans le cadre de l’exercice du mandat est autorisée, sous réserve d’être réservée :
aux échanges internes entre les représentants du personnel ;
aux échanges entre la Direction et les représentants du personnel, lesquels acceptent que les convocations aux réunions, les ordres du jour des réunions, les documents de travail et les procès-verbaux leur soient transmis uniquement par messagerie électronique. Toutefois, un envoi par courrier simple sera fait sur simple demande ;
aux échanges des membres des organisations syndicales avec l’organisation syndicale à laquelle ils appartiennent.
Il est convenu que ces messages ont un caractère strictement confidentiel entre les parties.
Les représentants du personnel ne sont pas autorisés à utiliser la messagerie électronique pour adresser des messages individuels ou collectifs aux salariés à des fins de propagande et notamment pour procéder à la diffusion de tracts ou de publications de nature syndicale, de questionnaires, ou d’informations générales sur la Société.
Les représentants du personnel s’engagent à ne pas abuser des moyens qui sont mis à leur disposition par la Société par un usage manifestement excessif et s’interdisent, dans le cadre de l’utilisation de la messagerie, de communiquer tout document ou information présentant un caractère confidentiel pour la Société.
Article 7.3 - Matériel supplémentaire
Un ordinateur portable est mis à la disposition de chaque organisation syndicale.
Par ailleurs, il est rappelé que, conformément au Règlement intérieur du CSE en vigueur à la date de conclusion du présent accord, la Société met un téléphone portable à la disposition du Secrétaire, du Trésorier, du Secrétaire adjoint et du Trésorier adjoint ainsi qu’un ordinateur portable à la disposition du Secrétaire et du Trésorier du CSE.
Article 8 - Affichage
Article 8.1 - Panneaux d’affichage
La Direction s’assure que des panneaux d’affichage conformes aux réglementations en vigueur sont effectivement mis en place dans chaque agence ou entité en vue de l’affichage des communications syndicales.
Les panneaux d’affichage syndical devront permettre a minima l’affichage de 4 pages A4 par organisation syndicale et seront fermés à clef.
Par ailleurs, des panneaux d’affichage permettant a minima l’affichage de 4 pages A4 seront mis en place dans chaque agence ou entité :
un panneau d’affichage pour le CSE ;
un panneau d’affichage pour la CSSCT ;
un panneau d’affichage pour les RP.
Les documents à afficher seront transmis par mail à la Direction des Ressources Humaines par les DS ou les RP.
La Direction des Ressources Humaines transférera le document reçu aux responsables d’affichage afin de faire procéder à son affichage sur tous les sites de la Société (agences, CRC, CERC, etc.), en mettant en copie du mail l’organisation syndicale concernée et en demandant à chaque responsable d’affichage de confirmer en réponse à la Direction, avec l’OS concernée en copie, que le tract a bien été affiché sur son site.
Les responsables d’affichage disposent d’un délai de 48 heures pour procéder à l’affichage des documents transmis. En cas d’absence pour cause de congés, déplacements ou autres, ce délai pourra être porté à une semaine maximum.
A défaut d'affichage du document sur un site dans le délai de 48 heures ou d’une semaine après sa transmission au responsable d’affichage, un représentant du personnel travaillant sur le site fera procéder à cet affichage.
Article 8.2 - Espace d’affichage syndical sur l’intranet My Orkyn’
Cet espace d’affichage sur My Orkyn’ constitue un complément aux panneaux d’affichage matériels.
Un dossier sera crée sous My Orkyn’ « Affichage Syndical » avec un sous-dossier par organisation syndicale.
Les documents affichés sur les panneaux d’affichage seront également déposés sur cet espace d’affichage par la Direction des Ressources Humaines dans un délai de 48 heures pouvant aller jusqu’à un maximum d’une semaine, notamment du fait des congés, déplacements et autres absences.
Article 9 - Distribution des tracts syndicaux
Les publications et tracts de nature syndicale peuvent être librement distribués aux salariés dans l’enceinte de la Société dans le hall d’entrée du site aux heures d’entrée et de sortie du personnel.
Cette diffusion ne peut en aucun cas intervenir sur le poste de travail des salariés ou dans les lieux ouverts à la clientèle.
Article 10 - Dispositions finales
Article 10.1 - Entrée en vigueur et durée d’application de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Le présent accord entrera en vigueur à compter de son dépôt conformément aux dispositions de l’article 10.4 du présent accord.
Article 10.2 - Révision de l’accord
Chaque partie signataire pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord.
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.
Dans un délai maximum de trois mois suivant la réception de cette lettre, les Parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte relatif aux dispositions visées. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant de révision.
Il est en outre expressément convenu entre les Parties que le présent accord pourra être révisé par les parties signataires en raison de modifications législatives, réglementaires ou conventionnelles qui pourraient intervenir postérieurement à sa signature et qui en modifieraient l’équilibre.
L’avenant de révision fera l’objet des mêmes formalités de dépôt et de publicité que l’accord initial.
Article 10.3 - Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve d’une notification préalable adressée aux autres parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception, trois mois avant l’échéance prévue pour la dénonciation, conformément aux dispositions des articles L.2261-9 et suivants du Code du Travail.
La partie qui dénonce l'accord est tenue de respecter les mêmes formalités de dépôt que celles prévues par les articles D.2231-2 et suivants du Code du Travail au moment de la conclusion d'un accord collectif.
Article 10.4 - Formalités de dépôt et de publicité de l’accord
Le présent accord sera à la diligence de la Société notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. Il sera déposé une version électronique de l’accord auprès de la DIRECCTE compétentel selon la procédure en vigueur.
Par ailleurs, un exemplaire du présent accord sera remis au secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Créteil, à la diligence de la Société.
Un exemplaire de cet accord, dûment signé par chacune des parties, sera remis à chaque signataire. Le présent accord sera également mentionné dans la liste des accords en vigueur dans la Société et sera archivé dans le système documentaire intranet de la Société (AODocs).
Fait à Gentilly, le 10 juillet 2020
En 5 exemplaires originaux,
_________________________________
Pour la Société PHARMADOM ORKYN’
--
Directeur des Ressources Humaines
__________________________ Pour le syndicat SECI-UNSA -- |
_______________________ Pour le syndicat CFE-CGC -- |
_______________________ Pour le syndicat CGT -- |
_________________________ Pour le syndicat CFTC -- |
Annexe : Fiches trajet (art. 2.3)
| REUNION D'UNE JOURNEE | |||||||
| Réunion du : | ____/____/___ | ||||||
| CSE | CSSCT | ||||||
| RP | Commission………. | ||||||
| Nom du salarié | |||||||
| Nom du responsable hiérarchique | |||||||
| Lieu de départ | |||||||
| Lieu d’arrivée | |||||||
| Trajet | Heure de départ domicile ou agence | ||||||
| aller | Horaire avion/train aller (si pertinent) | ||||||
| Heure d'arrivée sur le lieu de réunion | |||||||
| Nombre d'heures de la réunion (hors déjeuner) | |||||||
| Heure de départ du lieu de la réunion | |||||||
| Trajet | Horaire avion/train retour (si pertinent) | ||||||
| retour | Heure d'arrivée domicile ou agence | ||||||
| Durée habituelle trajet/domicile/agence | |||||||
| Nombre d'heures de la journée* | |||||||
| * (Travail + trajet + réunion - trajet habituel) |
REUNION D'UNE JOURNEE Départ la veille |
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| Réunion du : | ____/____/___ | |||||
| CSE | CSSCT | |||||
| RP | Commission………. | |||||
| Nom du salarié | ||||||
| Nom du responsable hiérarchique | ||||||
| Lieu de départ | ||||||
| Lieu d’arrivée | ||||||
| Temps de travail éventuel avant le départ le cas échéant | ||||||
| J1 | Heure de départ domicile ou agence | |||||
| Horaire avion/train aller (si pertinent) | ||||||
| Heure d'arrivée à l'hôtel | ||||||
| Heure d'arrivée sur le lieu de réunion | ||||||
| Nombre d'heures de la réunion plénière si CSE (hors déjeuner) | ||||||
| J2 | Heure de départ du lieu de la réunion | |||||
| Horaire avion/train retour (si pertinent) | ||||||
| Heure d'arrivée domicile ou agence | ||||||
| Durée habituelle trajet/domicile (aller/retour) | ||||||
| J1 | Nombre d'heures travail + trajet ~Jour 1 - durée habituelle trajet/domicile | |||||
| J2 | Nombre d'heures réunion + trajet - durée habituelle trajet/domicile |
| REUNION SUR DEUX JOURS | |||||||
| Réunion du : | |||||||
| Au : | |||||||
| CSE | CSSCT | ||||||
| RP | Commission………. | ||||||
| Nom du salarié | |||||||
| Nom du responsable hiérarchique | |||||||
| Lieu de départ | |||||||
| Lieu d’arrivée | |||||||
| Date | Heure | ||||||
| Temps de travail avant départ (hors pauses) le cas échéant | |||||||
| J1 | Heure de départ domicile ou agence | ||||||
| Horaire avion/train aller (si pertinent) | |||||||
| Heure d'arrivée sur le lieu de réunion ou à l'hôtel | |||||||
| Nombre d'heures de la réunion plénière (hors déjeuner) | |||||||
| J2 | Heure de départ du lieu de la réunion plénière | ||||||
| Horaire avion/train retour (si pertinent) | |||||||
| Heure d'arrivée domicile ou agence | |||||||
| Durée habituelle trajet/domicile (aller et retour) | |||||||
| J1 | Nbre total heures travail + trajet - trajet/domicile | ||||||
| J2 | Nbre total heures réunion + trajet - trajet/domicile |
REUNION SUR DEUX JOURS Départ la veille |
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| Réunion du : | |||||||
| Au : | |||||||
| CSE | CSSCT | ||||||
| RP | Commission………. | ||||||
| Nom du salarié | |||||||
| Nom du responsable hiérarchique | |||||||
| Lieu de départ | |||||||
| Lieu d’arrivée | |||||||
| Date | Heure | ||||||
| Temps de travail éventuel avant départ le cas échéant | |||||||
| J1 | Heure de départ domicile ou agence | ||||||
| Horaire avion/train aller (si pertinent) | |||||||
| Heure d'arrivée à l'hôtel | |||||||
| Heure d'arrivée sur le lieu de réunion | |||||||
| J2 | Nombre d'heures de la réunion plénière si CSE (hors déjeuner) | ||||||
| Heure de départ du lieu de la réunion plénière | |||||||
| Heure d'arrivée sur le lieu de la réunion plénière | |||||||
| Nombre d'heures de la réunion plénière si CSE (hors déjeuner) | |||||||
| J3 | Heure de départ du lieu de la réunion plénière | ||||||
| Horaire avion/train retour (si pertinent) | |||||||
| Heure d'arrivée domicile ou agence | |||||||
| Durée habituelle trajet/domicile (aller et retour) | |||||||
| J1 | Nbre total heures travail + trajet - trajet/domicile | ||||||
| J2 | Nbre total heures réunion | ||||||
| J3 | Nbre total heures réunion + trajet - trajet/domicile |
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