Accord d'entreprise "Avenant à l'accord portant sur la représentation du personnel et les conditions d'exercice des mandats au sein de la société Vandemoortele Bakery Products France" chez VANDEMOORTELE BAKERY PRODUCTS FRANCE (Siège)

AVENANT A L’ACCORD PORTANT SUR LA REPRESENTATION DU PERSONNEL ET LES CONDITIONS D’EXERCICE DES MANDATS AU SEIN DE LA SOCIETE VANDEMOORTELE BAKERY PRODUCTS FRANCE

ENTRE LES SOUSSIGNÉS

La Société VANDEMOORTELE BAKERY PRODUCTS FRANCE, dont le siège est sis ZA Montigné Est – 35370 TORCE

Représentée par , en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment habilité à cet effet

D’UNE PART

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise VANDEMOORTELE BAKERY PRODUCTS France :

• Le syndicat CFDT, représenté par , Délégué Syndical Central.

• Le syndicat CFTC, représenté par , Délégué Syndical Central

• Le syndicat FO représenté par , Délégué Syndical Central,

D’AUTRE PART

Préambule

L’accord sur le dialogue social actuellement en vigueur et applicable au sein de la société VDM BAKERY PRODUCTS France avait pour objet de définir les règles d’organisation et de fonctionnement des nouvelles institutions représentatives du personnel issues de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017. Il a également permis de mettre en place les différents moyens permettant de garantir un dialogue social constructif.

Cet accord a été conclu en date du 1^er octobre 2018, soit 2 mois avant l’organisation des élections professionnelles pour l’institution des nouveaux CSE conformément à l’ordonnance précitée.

Au terme du présent cycle électoral et à l’échéance des mandats des représentants du personnel élus, le périmètre de la société a évolué de telle sorte que la structure des IRP décidée dans l’accord sur le dialogue social actuel n’est plus pertinente.

En effet, depuis fin 2018, les changements notables suivants sont intervenus :

- fermeture de l’établissement de Guidel début 2020 ;

- création de la société VDM Europe France au 1^er juillet 2020 avec le transfert des salariés de l’activité commerciale

- fermeture de l’établissement de Replonges fin 2021 ;

- réorganisation du pôle transport du Groupe avec l’intégration de l’activité entreposage au sein de notre société et le transfert des salariés y étant affectés.

En conséquence, les partenaires sociaux et la Direction ont conjointement décidé de la nécessité de porter révision de l’accord précité via le présent avenant.

Cet avenant a pour objet de définir le nombre et le périmètre des CSE d’établissements à élire ainsi que le nombre de sièges à pourvoir pour chacun des CSEE et leur répartition en fonction des activités exercées (production, entreposage, fonctions supports).

La Direction a également souhaité par cet avenant acter de la volonté des parties d’instaurer le vote électronique pour le renouvellement des CSE prévu en mars 2023.

Sous l’impulsion de l’entreprise, il a en effet été décidé de ne pas organiser les élections via un vote « physique » comme habituellement mais de recourir à une solution de vote digitalisée.

Malgré la réticence d’une partie des salariés au développement de la digitalisation, les parties ont souhaité mettre en avant cette solution de vote présentant des avantages non négligeables : simplification et efficacité des opérations électorales, sécurisation du processus électoral, solution « 0 papier », durée du scrutin allongée et favorisant un taux de participation plus élevé.

En outre, les signataires du présent avenant entendent réaffirmer leur ferme volonté de maintenir et développer un dialogue social loyal, sincère et constructif afin de préserver l’intérêt de la Société et de ses salariés. Ils restent convaincus qu’un dialogue social de qualité constitue une source d’efficacité économique et sociale, de progrès durable pour l’entreprise et les salariés la composant et entendent poursuivre les discussions sociales dans un climat de confiance réciproque.

Enfin, les parties précisent qu’elles n’ont pas souhaité apporter de modifications aux dispositions relatives au fonctionnement et moyens des CSEE et du CSE central, ni à celles concernant le déroulement de carrière des représentants du personnel et des représentants syndicaux.

Des précisions aux règles de fonctionnement des CSEE seront apportées par leurs règlements intérieurs respectifs qui seront adoptés à l’occasion des 1ères réunions des CSEE nouvellement élus.

Les règles d’articulation des informations/consultations des CSEE et du CSEC restent également inchangées.

Ainsi, l’ensemble des dispositions de l’accord initial relatives à ces points resteront applicables à compter de la signature du présent avenant de révision.

Article 1 : Calendrier de mise en place

Le protocole d’accord pré-électoral signé en vue de l’organisation des dernières élections professionnelles pour la société VDM BAKERY PRODUCTS France prévoyait la tenue d’un 1^er tour de vote au 29 novembre 2018 et d’un second tour au 13 décembre 2018. Les membres des CSE d’établissements ont été élus soit au 29 novembre 2018, soit au 13 décembre 2018 en fonction de la nécessité d’organiser ou non un second tour.

Les mandats concernés, ayant une durée de 4 ans, devaient ainsi prendre fin soit au 29 novembre 2022 soit au 13 décembre 2022, impliquant de fait l’organisation de nouvelles élections professionnelles aux fins de renouveler les instances représentatives du personnel au sein de la société avant la fin de l’année 2022.

Pour autant, la Direction de la société et les partenaires sociaux ont conjointement décidé par un accord unanime signé en date du 14novembre 2022 de la prorogation des mandats des élus actuels des CSEE pour les 2 raisons majeures suivantes :

- les élus de VDM BAKERY PRODUCTS France ont émis le souhait de reporter l’organisation des élections à début 2023 (janvier 2023) pour des raisons tenant aux facilités de gestion des budgets des CSE d’établissements.

- la Direction a ajouté à cela l’intérêt d’intégrer dans l’organisation des prochaines élections professionnelles le projet d’alignement des structures de la société Panalog France conduisant au transfert des salariés Panalog de l’activité entreposage au sein de l’entité VANDEMOORTELE BAKERY PRODUCTS France ; ce transfert devant avoir lieu au 1^er janvier 2023.

L’arrivée à cette date des salariés PANALOG affectés à l’activité entreposage au sein de plusieurs établissements de la société VDM BAKERY PRODUCTS France impactera la structure des futures IRP à élire (nombre de sièges à pourvoir, intérêt de la représentation de l’activité entreposage parmi les élus).

Décaler les élections professionnelles au 1^er trimestre 2023 permettait ainsi de tenir compte de la composition réelle des établissements pour le cycle électoral de 4 ans qui s’ouvrira à compter de la fin des futures élections.

Les parties avaient ainsi convenu, de manière exceptionnelle, de proroger les mandats en cours des membres des CSEE jusqu’au jour de la tenue effective des prochaines élections professionnelles de la société lesquelles se dérouleront au cours du premier trimestre de l’année 2023 (plus précisément au mois de mars 2023), selon un calendrier précis qui sera fixé par le protocole préélectoral à venir.

Il avait enfin été rappelé dans cet accord la volonté des signataires de poursuivre l’harmonisation des dates des élections professionnelles pour l’ensemble des entités du Groupe en France. Ainsi, les mandats des élus des IRP des sociétés VDM EUROPE et PANALOG avaient également fait l’objet d’une prorogation aux mêmes échéances de sorte que les dates d’élections pour les 3 entités soient alignées.

Article 2 : Nombre et périmètre des établissements distincts, mise en place des CSE d’établissements (CSEE)

Les instances représentatives du personnel au sein de la société VDM BAKERY PRODUCTS France sont actuellement structurées de la manière suivante :

- un CSE Grand Torcé regroupant les établissements de Torcé 1 et Torcé 3 (regroupait initialement l’établissement de Guidel qui a fermé au mois de mars 2020)

- un CSE Neuville/Garancières regroupant les établissements de Neuville et Garancières

- un CSE Arras regroupant les établissement d’Athies et de Monchy

- un CSE pour l’établissement de Reims

- un CSE pour l’établissement de St Vulbas (regroupait également initialement l’établissement de Replonges qui a fermé fin décembre 2021)

- un CSE pour l’établissement du Fossat

- un CSE central composé d’élus des 6 CSE d’établissement

Les changements intervenus au cours du présent cycle électoral et détaillés dans le préambule ainsi que la réhabilitation actuelle de l’ancienne usine de production de Torcé 2 nécessite une nouvelle définition du périmètre d’implantation des futurs CSEE dans le cadre de leur renouvellement prévu en mars 2023.

Conformément aux dispositions issues de l’ordonnance du 22 septembre 2017 octroyant aux entreprises la possibilité de définir le périmètre d’implantation des CSEE en regroupant éventuellement plusieurs établissements, les parties conviennent du périmètre d’implantation défini plus bas.

Les parties reconnaissent que les établissements définis comme périmètre d’implantation d’un CSEE ont la qualité d’établissements distincts quand bien même ils ne disposeraient pas d’une réelle autonomie au regard de l’organisation de l’entreprise et plus généralement de celle du Groupe VANDEMOORTELE.

Le nombre de membres de la délégation du personnel du CSE est fixé par l’article L.2314-1 du Code du travail compte tenu du nombre de salariés présents dans l’établissement distinct. Il est toutefois possible de prévoir un nombre d’élus inférieur si le volume global des heures de délégation au sein de chaque collège est au moins égal à celui résultant des dispositions légales relatives à l’effectif de l’entreprise.

Faisant le constat des difficultés potentielles de présentation de candidats suffisamment nombreux aux élections, les parties entendent par cet accord réduire le nombre d’élus prévu par les dispositions légales. Le protocole préélectoral à venir fera à nouveau état du périmètre des CSEE défini plus bas et du nombre de sièges à pourvoir dans chacun d’entre eux déterminé ci-après. Le protocole se basera sur ces éléments pour l’organisation des élections professionnelles à venir.

Les parties ont convenu le périmètre de mise en place des CSEE suivant, sachant que les effectifs internes en équivalent temps plein (ETP) pris en compte sont ceux connus à date de la signature du présent accord auxquels s’ajoutent la moyenne des effectifs intérimaires pour surcroit d’activité temporaire de janvier à décembre 2022.

Considérant qu’il est indispensable d’assurer au sein de chaque CSEE regroupé la représentation des différentes unités de production, de l’activité entreposage et des éventuelles fonctions supports exercées, les parties ont souhaité indiquer à titre préférentiel la répartition des sièges à pourvoir selon le site employeur et la nature de l’activité (entreposage, production ou fonctions supports pour le siège) au sein des différents CSEE.

La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral à venir.

Sur le modèle jusqu’alors existant du regroupement des établissements de Torcé 1, Torcé 3, Torcé Siège au sein d’un « CSEE Grand Torcé », les signataires du présent accord ont souhaité d’une part maintenir un « CSEE Grand Torcé » permettant aux entrepôts de Torcé et Châtillon qui emploient moins de 50 salariés d’être ainsi intégré à un CSEE de plus de 50 salariés et d’autre part de procéder à pareil regroupement pour permettre aux établissements de Garancières, Monchy et aux entrepôts d’Arras, Reims, Meaux et Le Fossat qui emploient également moins de 50 salariés d’intégrer un CSEE de plus de 50 salariés.

C’est ainsi que les signataires du présent accord sont convenus de regrouper dans un même CSEE :

• Les établissements de Torcé 1, Torcé 3, Torcé Siège et les entrepôts Torcé et Châtillon ainsi que la future usine de Torcé 2

• Les établissements de Garancières et de Neuville sur Sarthe

• Les établissements de Monchy et Athies et les entrepôts y étant accolés

• L’établissement de Reims et les entrepôts de Reims et Meaux.

• L’établissement de Le Fossat et l’entrepôt y étant accolé

Ainsi, les 11 établissements « physiques » distincts seront ils regroupés en 6 CSEE.

• Grand Torcé regroupant Torcé Usines (T1, T3 et T2 à partir de juin 2023), Torcé Siège et Entrepôts Torcé et Châtillon

Effectif : 286

Nombre de titulaires : 10

Nombre de suppléants : 10

Répartition idéale souhaitée

Torcé 1 : 2 T et 2 S

Torcé 2 : 2 T et 2 S

Torcé 3 : 2 T et 2 S

Torcé Siège : 3 T et 3 S dont 1 cadre

Entrepôt Châtillon : 1 T et 1 S

Conscientes que le respect de cette répartition des sièges puisse être difficile en pratique, les parties souhaitent préciser qu’il sera réservé à minima 6 sièges représentant les usines, 2 sièges représentant les fonctions support du siège social dont un réservé au collège cadre et 1 siège représentant l’entrepôt de Châtillon.

Il en résulte, qu’à défaut du nombre de candidat minimum défini ci-dessus, il y aura carence partielle.

• Neuville et Garancières

Effectif : 227

Nombre de titulaires : 8

Nombre de suppléants : 8

Répartition idéale souhaitée

Garancières : 2 T et 2 S

Neuville : 6 T et 6 S

Il sera réservé à minima 1 siège représentant le site de Garancières. Il en résulte, qu’à défaut de candidat présenté pour ce site, il y aura carence partielle.

• Arras 1 et 2 et Entrepôts Monchy et Athies

Effectif : 240

Nombre de titulaires : 7

Nombre de suppléants : 7

Répartition idéale souhaitée

Arras 1 : 1 T et 1 S

Arras 2 : 4 T et 4 S

Entrepôts : 2 T et 2 S

Conscientes que le respect de cette répartition des sièges puisse être difficile en pratique, les parties souhaitent préciser qu’il sera réservé à minima 4 sièges représentant l’usine d’Athies, 1 siège représentant l’usine de Monchy et 1 siège représentant les entrepôts d’Arras.

Il en résulte, qu’à défaut du nombre de candidat minimum défini ci-dessus, il y aura carence partielle.

• Reims et Entrepôts Reims et Meaux

Effectif : 290

Nombre de titulaires : 8

Nombre de suppléants : 8

Répartition idéale souhaitée

Reims : 7 T et 7 S

Entrepôt Meaux : 1 T et 1 S

Il sera réservé à minima 1 siège représentant l’entrepôt de Meaux. Il en résulte, qu’à défaut de candidat présenté pour ce site, il y aura carence partielle.

• St Vulbas

Effectif : 74

Nombre de titulaires : 5

Nombre de suppléants : 5

• Le Fossat et Entrepôt

Effectif : 66

Nombre de titulaires : 4

Nombre de suppléants : 4

Chaque organisation syndicale représentative au niveau d’un établissement distinct pourra désigner un représentant syndical (RS) au CSEE dans les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur.

Les mandats des membres élus auront une durée de 4 ans.

Crédit d’heures

Tenant compte de la composition des CSEE fixée par les parties signataires ci-dessus et des dispositions légales prévoyant qu’il est possible de définir un nombre d’élus inférieur à celui déterminé en fonction de l’effectif de l’établissement si le volume global des heures de délégation au sein de chaque collège est au moins égal à celui résultant des dispositions légales relatives à l’effectif de l’entreprise, le nombre d’heures de délégations des 6 CSEE est ainsi mensuellement fixé à :

CSEE Grand Torcé : 11 X 22 heures soit 242 heures pour 10 titulaires et suppléants

CSE Neuville et Garancières : 10 X 22 heures soit 220 heures pour 8 titulaires et suppléants

CSE Arras : 10 X 22 heures soit 220 heures pour 7 titulaires et suppléants

CSEE Reims : 11 X 22 heures soit 242 heures pour 8 titulaires et suppléants

CSE Saint-Vulbas : 5 X 19 heures soit 95 heures pour 5 titulaires et suppléants

CSE Le Fossat : 4 X 18 heures soit 72 heures pour 4 titulaires et suppléants.

Les règles relatives à l’utilisation des heures de délégation, la gestion des déplacements et du temps passé en réunion restent identiques à celles prévues par l’accord sur le dialogue social initial auquel il est porté avenant.

Article 3 : Mise en place d’un CSE Central (CSEC)

La société VDM Bakery Products France étant dotée de 6 CSEE, il sera constitué un comité social et économique central d’entreprise (CSEC) comme cela avait été prévu à la suite des élections de 2018.

Conformément au Code du travail (art. L. 2316-4), le CSE central d’entreprise (CSEC) est composé d’un nombre égal de délégués titulaires et de suppléants désignés par les membres titulaires du CSE d’établissement parmi ses membres titulaires ou suppléants.

Le CSE central sera composé à la date de signature du présent accord de 11 titulaires et 11 suppléants.

Les parties conviennent de la répartition suivante :

• Grand Torcé regroupant Torcé Usines (T1, T3 et T2 à partir de juin 2023), Torcé Siège et Entrepôts Torcé et Châtillon

Nombre de titulaires : 3 dont 1 Cadre

Nombre de suppléants : 3 dont 1 Cadre

• Neuville et Garancières

Nombre de titulaires : 2

Nombre de suppléants : 2

• Arras 1 et 2 et Entrepôts Monchy et Athies

Nombre de titulaires : 2

Nombre de suppléants : 2

• Reims et Entrepôts Reims et Meaux

Nombre de titulaires : 2

Nombre de suppléants : 2

• St Vulbas

Nombre de titulaires : 1

Nombre de suppléants : 1

• Le Fossat et Entrepôt

Nombre de titulaires : 1

Nombre de suppléants : 1

Dans chaque comité social et économique d’établissement, les membres titulaires élus, toutes catégories confondues, désignent par vote à bulletin secret à un tour les membres du CSE central représentant leur établissement, parmi les membres titulaires ou suppléants du CSEE. Il est précisé qu’un membre suppléant au CSEE ne peut être élu en tant que membre titulaire au CSE central. Il pourra seulement être élu membre suppléant du CSE central.

Chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise peut désigner un représentant syndical au CSEC, choisi, soit parmi les représentants syndicaux de cette organisation aux CSEE, soit parmi les membres élus de ces comités. Ce représentant assiste aux séances du CSEC avec voix consultative. Il ne donne pas d’avis.

Les règles relatives au fonctionnement du CSE central restent identiques à celles prévues par l’accord sur le dialogue social initial auquel il est porté avenant.

Article 4 : Mise en place de Commissions Santé, Sécurité et Conditions de Travail

Les dispositions légales applicables ne prévoient la mise en place d’une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) qu’au niveau des établissements distincts employant au moins 300 salariés.

Au regard de l’effectif des 6 CSEE ainsi constitués, seul le CSEE « Grand Torcé » serait ainsi doté d’une CSSCT d’établissement.

Les parties signataires soulignent leur attachement à l’amélioration continue des conditions de travail, de la sécurité et de la santé des salariés au sein de tous les établissements de l’entreprise et ce quelle que soit leur taille.

Les parties signataires sont donc convenues de renouveler la mise en place d’une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) au sein de chacun des 6 CSEE et bien entendu au sein du CSEC.

Chaque CSSCT d’établissement sera composée, selon l’effectif du périmètre du CSEE, du nombre de membres suivant:

- 0 à 100 = 3 membres

- 101 à 200 = 4 membres

- 201 et plus = 5 membres

Les autres règles relatives au fonctionnement des CSSCT d’établissements et de la CSSCT centrale restent identiques à celles prévues par l’accord sur le dialogue social initial auquel il est porté avenant.

Article 5 : Instauration du vote électronique

Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion de l’élection des CSEE et d’augmenter la participation des salariés, les parties conviennent d'autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d'un vote par internet.

A cet effet, le présent accord et le cahier des charges y étant annexé comportent notamment des dispositions relatives :

- aux modalités de vote applicables ;

- à la confidentialité des données ;

- au contrôle du fonctionnement du système.

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral. Le protocole d'accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d'un accès internet ou lorsque le site d'appartenance aura été doté d'un poste en libre accès.

Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges figurant en annexe du présent accord.

Les coordonnées du prestataire sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral. Ce dernier doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction de l’entreprise le logo de son organisation. Cette dernière le transmettra alors au prestataire en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 6 : Durée, entrée en vigueur, dénonciation, révision, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur dès sa date de signature.

Le présent accord est établi pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé ou dénoncé selon les dispositions applicables.

L’entreprise notifiera le texte du présent accord à l'ensemble des organisations syndicales représentatives à l'issue de la procédure de signature.

Depuis le 28 mars 2018, les accords sont déposés de façon dématérialisée sur www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire de cet accord sera également déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Rennes.

Fait à Torcé, le 24 janvier 2023

En un exemplaire pour chacun des signataires et un exemplaire pour l’administration

Pour la société VDM BPF

Pour la CFDT

Pour la CFTC

Pour FO

ANNEXE A L’ACCORD COLLECTIF DE MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

CAHIER DES CHARGES DU PRESTATAIRE DE VOTE ELECTRONIQUE

Le présent document énonce les règles légales devant être obligatoirement respectées par le prestataire sélectionné pour mettre en place le vote électronique au sein de l’entreprise VDM BAKERY PRODUCTS FRANCE.

Les règles énoncées ci-après sont issues des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection de la délégation du personnel du comité social et économique.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur leur lieu de travail.

Article 1 – Caractéristiques du système de vote électronique

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 2 – Expertise préalable du système de vote électronique

Le système de vote proposé par People Vox a été soumis à un audit technique par le cabinet Demaeter (RCS Paris 509 433 389 – 121 avenue d’Italie, 75013 Paris) et une grille de conformité aux Recommandations de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 a été établie à l’issue de celui-ci. Pour rappel, et comme énoncé au sein de ce rapport, transmis par People Vox au Client conjointement à la proposition commerciale, « il s’agit d’un rapport d’audit technique qui, pour devenir un rapport d’expertise indépendante, doit être complété par l’analyse des conditions spécifiques au scrutin concerné ».

Le Client, agissant en qualité de Responsable de Traitement pour l’élection confiée à People Vox, s’il souhaite y avoir recours, réalise une expertise indépendante, en complément de l’audit réalisé par People Vox, préalablement à la mise en place du système de vote électronique et avant le premier tour de scrutin. Dans ce cadre, le Client pourra sélectionner l’expert de son choix et supportera, en totalité, les frais inhérents à la réalisation de cette prestation d’expertise.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Article 3 – Contrôle de la mise en œuvre du système

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Article 4 – Cellule d’assistance technique interne

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3. Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 5 – Système de secours

Le système de vote électronique retenu comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Article 6 – Incident ou erreur du prestataire en cours de vote électronique

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 – Dispositions propres au protocole d’accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 8 – Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 9 – Séparation des données nominatives des électeurs et des votes

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 10 – Données à enregistrer et destinataires de ces données

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Article 11 – Formation spécifique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 12 – Clés de chiffrement

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Article 13 – Information des électeurs

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Article 14 – Période de vote électronique

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Article 15 – Opérations de vote électronique par l’électeur

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis par le prestataire, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Article 16 – Contrôle des heures du scrutin

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 17 – Résultats en cours de vote électronique

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord de mise en œuvre du vote électronique le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Article 18 – Liste d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Article 19 – Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article 20 – Clôture du scrutin et dépouillement des votes

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 21 – Accès aux données

Lors de l'élection par voie électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Article 22 – Conservation et archivage des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.