Accord d'entreprise "Recours au vote électronique pour les élections professionnelles" chez SOFIP - SOCIETE DE FRANCHISE POUR L INFORMATION PHARMACEUTIQUE (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS PROFESIONNELLES

ENTRE :

La Société SOFIP SAS au capital de 300.000€, SIREN 325031854, dont le siège social est 5 rue Michel LABROUSSE – BP 80609 – 31106 TOULOUSE Cedex 1, représentée par Madame ………………, Présidente,

D'une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

Monsieur ……………….. agissant en qualité de délégué syndical CFDT,

Madame ………………. agissant en qualité de délégué syndical CFE/CGC,

Monsieur ……………… agissant en qualité de délégué syndical CFTC,

D'autre part

APRES AVOIR RAPPELE QUE :

Conformément aux dispositions applicables, dans un souci de simplifier les opérations électorales et de favoriser le taux de participation aux scrutins, il a été convenu par les parties de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles du comité social et économique de la société SOFIP.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par la société SOFIP, dans le respect du cahier des charges figurant au présent accord et des dispositions applicables tout comme des recommandations de la CNIL.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT

Article 1 – Principes généraux

Le système de vote électronique retenu respecte les principes généraux du droit électoral et les dispositions applicables en matière de Droit du travail. Il est soumis à une expertise indépendante préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception.

Il assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

La société SOFIP s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité :

- de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification,

- d'identifier les électeurs ayant pris part au vote,

- et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Article 2 - Contrôle, information et formation

La société SOFIP met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d’assistance technique comprendra des représentants du prestataire.

En présence des membres du bureau de vote, la cellule d’assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide et scellée,

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

• contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Le personnel pouvant assister aux opérations électorales et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Le service des Ressources Humaines sera présente dans l’accompagnement, l’information et la mise en place de ce processus de vote.

Article 3 – Scrutin

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme selon une des modalités suivantes qui sera définie dans le protocole d’accord préélectoral :

- de leur domicile ou de leur poste de travail, à partir d’un ordinateur personnel ou professionnel bénéficiant d’un accès internet pendant la période d’ouverture du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral,

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Le vote électronique sera mis en œuvre pour tous les scrutins relatifs aux élections professionnelles du comité social et économique de la société SOFIP (titulaires et suppléants, tous collèges confondus, élections générales et partielles).

Article 4 - Listes de candidats et bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages du site internet et notamment la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les listes de candidats et bulletins de vote devront mentionner les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale avec le logo.

Les listes de candidats et bulletins de vote seront présentés sur un seul et même écran par ordre alphabétique.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, la dimension des bulletins, la taille de photo, les caractères et la police utilisés seront d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 5 - Ouverture du scrutin

Le scrutin sera ouvert automatiquement sous le contrôle des membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral.

L’ouverture aux électeurs de l’espace dédié au vote sera effectuée par les membres du bureau de vote.

Article 6 - Participation

Les membres du bureau de vote pourront prendre connaissance du taux de participation au cours de chaque scrutin.

Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque ceux-ci sont ouverts et uniquement à des fins de contrôle du déroulement des scrutins.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 7 - Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra pour l’élection un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code confidentiel.

La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Article 8 - Modalités de vote

Une fois connecté au serveur de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

Un récépissé de vote pourra être téléchargé ou envoyé à l’adresse mail du choix de chaque électeur.

Article 9 - Assistance aux électeurs

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Outre la notice explicative détaillée sur le déroulement des opérations électorales mise à disposition des électeurs, un service d’assistance téléphonique pourra être mis en place par le prestataire.

Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote.

Article 10- Clôture du scrutin

Le scrutin sera clôturé automatiquement sous le contrôle des membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral.

La fermeture aux électeurs de l’espace dédié au vote sera effectuée par les membres du bureau de vote.

Article 11 - Dépouillement et procès-verbal

Après descellement des urnes par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

L’utilisation du vote électronique permettra d’avoir des résultats de manière quasiment instantanée.

Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.

Article 12 - Non conservation des données par le prestataire

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 13 - Effet et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entre en vigueur à compter des prochaines élections du CSE de la société SOFIP.

Article 14- Suivi de l’accord

Un suivi de l’accord sera réalisé si besoin par la Direction et les organisations syndicales signataires à la demande de l’une d’entre elles à l’occasion des négociations obligatoires conduites au sein de la société SOFIP.

Article 15- Clause de rendez-vous

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de deux mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

Article 16 - Révision et dénonciation

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou les organisations syndicales qui y sont habilitées en application de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant le respect d’un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 17 : Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :

• un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise n’ayant pas signé l’accord,

• un exemplaire sera notifié par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise absente lors de la séance de signature,

• deux exemplaires seront déposés de façon dématérialisée sur la plateforme du ministère du travail  dont une version intégrale en format PDF signée des parties et une version en format docx sans nom prénom paraphe ou signature accompagnée des pièces requises,

• un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Toulouse.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés au service Ressources Humaines

Il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Toulouse, le 21 février 2019

En 5 exemplaires originaux.

Pour SOFIP Pour la CFDT, son délégué syndical

Madame ………………… Monsieur ……………………..

Pour la CFTC, son délégué syndical Pour la CFE/CGC, sa déléguée syndicale

Monsieur ……………….. Madame ……………………..