Accord d'entreprise "Accord Télétravail" chez OFFICE INTERCOMM ACCUEIL INFORM ORIENT (Siège)

Accord télétravail

Entre les soussignés :

L’Office Intercommunal

52 rue Carnot

59155 FACHES THUMESNIL

Représentée par XXX en sa qualité de Présidente

D’une part,

Et

Le Comité Social et Economique (CSE)

Ayant pris sa décision à la majorité des membres titulaires présents lors de la réunion du 03 mai 2021, dont le procès-verbal est annexé au présent accord, représenté par sa secrétaire XXX en application du mandat exprès qu'elle a reçu à cet effet au cours de cette réunion.

D’autre part.

Préambule :

Le présent accord a pour objectif de formaliser les conditions et modalités de recours au télétravail au sein de l’Office Intercommunal

Il témoigne de la volonté de l’entreprise de prendre en compte ce nouveau mode d’organisation tel que prévu notamment par les articles L. 1 222-9 à L. 1 222-11 du Code du travail, en accord avec l’Accord national interprofessionnel (ANI) du 26 novembre 2020 pour une mise en œuvre réussie du télétravail.

En effet, l’évolution des technologies de l’information et de la communication permet d’envisager la modernisation de notre organisation du travail en inscrivant le télétravail au cœur des actions favorisant l’amélioration de la qualité de vie au travail et de la santé au travail.

Le télétravail constitue un levier en faveur de la modernisation des relations managériales, fondée sur une relation de confiance mutuelle entre le collaborateur, son responsable hiérarchique et la Direction. Ce mode de travail tend à favoriser ainsi l’équilibre entre performance économique et performance sociale.

Le télétravail a vocation à offrir une meilleure conciliation des temps de vie, entre vie personnelle et vie professionnelle, à leur donner une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leur tâches et à contribuer aussi au développement durable en réduisant l’empreinte des transports sur l’environnement. Il constitue, par ailleurs, un levier susceptible d’améliorer la qualité du service rendu au public, notamment en permettant une plus grande souplesse dans les interactions qui lui sont proposées.

Le comité économique et social a été consulté préalablement à la signature du présent accord. Le 03 mai 2021, il a rendu un avis favorable.

CECI ETANT PRÉALABLEMENT EXPOSÉ, IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRETÉ CE QUI SUIT :

Article 1 : Champs d’application

Le présent accord est applicable à tous les salariés de l’Office Intercommunal remplissant les critères d’éligibilité mentionnés à l’article 4.

Article 2 : Définition du télétravail

Les parties rappellent les termes de l’article L. 1 222-9 du Code du travail qui énonce que le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Article 3 : Principes de l’accord

Le présent accord respecte les principes suivants :

• Egalité de traitement entre salariés,

• Absence de discrimination,

• Objectivité dans la mise en œuvre du télétravail,

• Maintien du salaire des salariés concernés,

• Maintien du repos des salariés concernés.

Conformément aux dispositions exposées dans l’ANI du 26 novembre 2020, le télétravail revêt un caractère volontaire. Le volontariat est fondé sur un principe d’acceptation mutuelle et un principe de double réversibilité tant à l’initiative de l’employeur que du salarié.

Le refus du télétravailleur ne peut être ni un motif de sanction, ni pénalisant dans le déroulement de sa carrière. La situation de télétravail est réversible. À tout moment, chacune des parties peut y mettre fin, sous réserve du respect d’un délai de préavis dont la durée est de 30 jours.

La réversibilité implique un retour du salarié dans les locaux de la structure sur le site de rattachement et au sein de son équipe de travail. A noter que les télétravailleurs bénéficient d’une priorité pour l’accès à un emploi disponible dans l’entreprise ne faisant pas appel au télétravail.

Article 4 : Conditions de passage au télétravail, critères d’éligibilité

Tous les postes et fonctions dans l'entreprise sont ouverts au télétravail sauf les postes :

• D’agent d’entretien et d’agent d’entretien et de maintenance

• De chargée d’accueil et de secrétaire de formation assurant l’accueil physique, sauf si l’entreprise trouve une solution d’organisation

Ne sont également pas éligibles au télétravail les personnels suivants :

• les salariés en alternance (apprentis, contrats de professionnalisation…)

• le personnel non-salarié (services civiques, stagiaires…)

Par ailleurs, pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :

• avoir une ancienneté dans l'entreprise d'au moins 4 mois révolus, afin de garantir une bonne intégration préalable du salarié et l'instauration réelle de la relation de travail dans l'entreprise

• être doté d’équipements permettant le travail sur informatique, des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l’activité professionnelle. en particulier d’une connexion internet d’au moins 2 mégabits de débit montant et descendant.

• disposer d’un lieu de télétravail compatible avec le télétravail (bénéficier d'une surface réservée au travail et adaptée à de bonnes conditions ergonomiques de travail, d'une installation électrique conforme), fournir une certification de conformité technique et électrique ou attester sur l'honneur qu'il a une installation technique et électrique conforme.

Au sein d'une unité, le nombre de salariés pouvant être simultanément en situation de télétravail est défini par le chef de service. Pour chaque site de l’Organisme de Formation, la présence d’un cadre est nécessaire. Dans l’hypothèse où un choix doit être opéré entre des salariés sollicitant un télétravail, le choix s’opèrera par la hiérarchie et motivé selon des critères objectifs.

En aucun cas le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et activités habituelles du collaborateur, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail. Le recours ou non au télétravail est sans incidence sur l’évaluation professionnelle du collaborateur. En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux.

Article 5 : Modalités de mise en œuvre par le salarié des conditions du télétravail

Article 5.1 : Règle générale

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat.

Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique sur la base d’un formulaire dédié. Il présente, par ailleurs, une attestation d’éligibilité traitant notamment du matériel informatique mobilisable pour la bonne exécution du télétravail, de bonnes conditions ergonomiques de travail et de la conformité technique du logement.

Ce dernier a un délai de 30 jours pour accepter ou refuser. Le refus sera motivé. L’accord de l’employeur sera donné par écrit, par un document remis en main propre contre décharge ou envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

Article 5.2 : Cas de force majeur

La structure pourra imposer le télétravail à ses salariés en cas de circonstances exceptionnelles (épisode de pollution, état d’urgence sanitaire, intempéries notamment).

La Direction devra alors consulter le Comité Social Economique avant la mise en place d’une telle mesure dont les conditions de mise en œuvre pourront être dérogatoires au présent accord. En cas d’impossibilité, l’information des salariés pourra se faire par tous moyens : mail, courrier, avenant au contrat…

Article 5.3 : Télétravail pour raisons médicales

Les demandes de télétravail pour raison médicale pourront être traitées tout au long de l’année. Il en est de même pour les demandes émanant de travailleurs reconnus en qualité de travailleur handicapé par la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH).

Les salariés concernés devront consulter le médecin du travail qui émettra un avis. Ces derniers pourront proposer un aménagement de poste fondé sur le télétravail. L’avis du médecin traitant du salarié ne sera pas suffisant.

Un entretien devra être réalisé avec la Direction, qui donnera ou non son accord. Tout refus devra être motivé par écrit. Toutefois, le télétravail est exclusif de l’arrêt maladie et le salarié en situation de télétravail doit être apte à exercer les tâches qui lui sont confiées.

Article 6 : Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Article 6.1 : Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par le salarié

Le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles, sous réserve de l'application des règles relatives aux priorités d'embauche ou de réembauche (temps partiel, priorité de réembauche après licenciement économique, etc.). L'entreprise s'engage, dans ce cas, à porter à sa connaissance tout poste disponible de cette nature.

La demande sera effectuée par un courrier remis en main propre contre décharge ou envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception.

Article 6.2 : Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par l'employeur

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes :

• conditions d'éligibilité non remplies ou n’étant plus remplies,

• modification importante des conditions de travail ou dans l’organisation du service devenant incompatible avec la situation de télétravail,

• changement de fonctions et/ou de service et/ou mobilité géographique devenant incompatible avec la situation de télétravail,

• non-respect des règles de sécurité,

• non-respect des règles de confidentialité,

• non-respect des règles de protection des données.

Cette décision sera notifiée par écrit par un courrier remis en main en main propre contre décharge ou envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception.

La fin du télétravail prendra effet 30 jours à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

Article 7 : Lieu du télétravail

Le télétravail s’effectue :

• Soit au domicile principal du collaborateur tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise.

En cas de changement de lieu ou d’adresse, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 6.

• Soit dans un lieu de télétravail différent de celui d’affectation du salarié ou de son domicile.

Le salarié a l’obligation d’informer son employeur du lieu d’exécution du télétravail.

Le télétravailleur devra affecter un espace à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail et respecte de bonnes conditions ergonomiques. L’espace dédié au télétravail doit être doté d’équipements (détaillés dans l’article 8) permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l’activité professionnelle.

Article 8 : Equipements liés au télétravail

Les équipements obligatoires à l’exécution du télétravail sont : un ordinateur, une connexion à internet d’au moins 2 mégabits de débit montant et descendant et un téléphone. Un dialogue peut être instauré, au cas par cas, entre l’employeur et le salarié sur des équipements non-obligatoire pouvant être nécessaire à la bonne exécution du télétravail.

Pendant la période de télétravail, le télétravailleur favorisera l’usage du matériel fourni par l’entreprise et à défaut son propre matériel. Une vérification préalable de conformité du matériel personnel et des prérequis est nécessaire.

Le matériel fourni par l'entreprise reste sa propriété. Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise. Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel en dehors de ses horaires de travail.

Si le télétravailleur utilise son propre matériel, une vérification préalable de conformité de son installation est nécessaire, les frais d'adaptation et d'entretien étant à la charge de l'entreprise.

La conformité du matériel dédié au télétravail, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre une attestation de conformité.

Le télétravailleur est tenu de laisser l'accès à distance aux intervenants techniques pouvant avoir à vérifier ou à entretenir le matériel ou l'équipement de travail confié en respectant les règles de déontologie et de confidentialité décrits à l’article 16. Ces interventions sur les équipements personnels utilisés dans le cadre du télétravail ne pourront s'effectuer qu'après accord du salarié.

Article 9 : Remboursement des frais professionnels liés au télétravail

Lorsque le salarié en situation de télétravail engage des frais (achats de consommables, électricité, forfait téléphonique…), il pourra prétendre à une allocation forfaitaire versée par l’employeur. Celle-ci est exonérée de cotisations et contributions sociales, conformément aux dispositions de l’URSAAF, dont le montant se porte à 10 € par mois, pour un jour de télétravail hebdomadaire.

Dans le cas où des frais sont engagés pour l’arrangement ergonomique du poste de travail en télétravail (hors dispositions citées dans l’article 5.3) et faisant suite à un accord préalable entre le salarié et l’employeur, ceux-ci seront pris en compte au réel et remboursés par l’employeur.

Les modalités de remboursement des frais de déplacement restent identiques à celle déjà en vigueur, à savoir la somme des kilomètres effectués sur la journée, auxquels sont soustraits les kilomètres du trajet domicile/travail.

Article 10 : Modalités de régulation de la charge de travail

La charge de travail en télétravail doit être comparable au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, le télétravail ne devrait pas générer de dépassement en termes de temps de travail effectif.

Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer, avec chacun d'entre eux, un bilan tous les ans, lors de l’entretien annuel sur ce qui a été réalisé. Les conditions d’activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de cet entretien annuel.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Article 11 : Modalités de contrôles du temps de travail

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant, pour un équivalent temps plein :

• les durées maximales de travail, soit 10 heures de travail effectif par jour et 48 heures sur une même semaine ou 44 heures par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.

• les durées minimales de repos, soit 11 heures par jour et 24 heures consécutives par semaine (s’ajoutant aux 11 heures de repos quotidiennes) ainsi qu'un temps de pause de 20 minutes par jour.

Le contrôle du temps et des tâches en télétravail ne font pas l’objet de mesure supplémentaire par rapport au suivi des temps de travail en présentiel. Pour pouvoir suivre le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur reportera ses heures de travail ainsi que les tâches réalisées par plage horaire en utilisant le logiciel de gestion du temps de travail (Outlook ou tout autre outil numérique proposé par l’entreprise) installé sur son ordinateur.

Article 12 : Modalités d’encadrement du télétravail

L’encadrement et l’encadrement intermédiaire de l’Office intercommunal s’attachent à mettre en place des modalités de management et d’encadrement adaptées à l’existence du télétravail dans l’entreprise. En fonction des besoins de chaque équipe, ces modalités passent par le développement progressif de la visio-conférence, d’outil de travail participatif à distance. L’encadrement de l’Office intercommunal pourra faire l’objet de formation spécifique en la matière.

Article 13 : Fréquence et nombre de jours télétravaillés

Tous les postes éligibles au télétravail peuvent bénéficier d’une journée (ou deux demi-journées) de télétravail par semaine pour les salariés à temps plein. Ce jour (ou ces deux demi-journées) sont fixes pour l’ensemble des salariés. Le jour (ou les deux demi-journées) exact de télétravail est choisi par un accord individuel entre le salarié et son responsable de service et en tenant compte des contraintes de l’activité. Ils peuvent décider, par exception et en fonction des impératifs de service, que ce jour (ou ces deux demi-journées) ne soit pas fixe.

De manière exceptionnelle, Il sera possible d’augmenter le nombre de jours télétravaillés par semaine en cas d’évènement exceptionnel, sur proposition du salarié ou du responsable hiérarchique par l’envoi d’un courriel. Celle-ci devra être motivée et fera l’objet d’un accord entre le salarié et le responsable de service.

Le temps de télétravail pour les salariés à temps partiel est le suivant :

• Si le temps partiel est supérieur ou égal à 80 % : 1 jour (ou 2 demi-journées) par semaine

• Si le temps partiel est inférieur à 80 % : 1 demi-journée par semaine ou 1 journée toutes les 2 semaines

Il est également précisé les éléments suivants :

• Pas de possibilité de reporter des jours de télétravail qui tombent sur un jour férié ou pendant un jour de congés.

• En cas d’impossibilité matérielle ou organisationnelle de télétravailler le jour prévu, le salarié doit se rendre sur son lieu de travail.

• Le télétravailleur reste tenu d’honorer les déplacements professionnels ou de se rendre dans les locaux de l'entreprise pour participer aux rencontres individuelles ou collectives nécessaires au bon fonctionnement du service et qui interviendraient un jour normalement télétravaillé (ce jour ne pourra pas être reporté).

Article 14 : Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra organiser son temps de travail effectif quotidien sous réserve de respecter les contraintes suivantes :

Pour 1 journée de télétravail :

• Horaires obligatoires de télétravail : de 9h à 12h et de 13h30 à 16h30

• Le temps de travail effectif supplémentaire sera réalisable sur l’amplitude horaire de 7h à 20h

Pour une demi-journée de télétravail :

• Horaires obligatoires de télétravail : de 9h à 12h ou de 13h30 à 16h30

• Le temps de travail effectif supplémentaire sera réalisable le matin entre 7h et 12h30, ou l’après-midi entre 13h et 20h

Pendant les horaires obligatoires de télétravail, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Article 15 : Assurance couvrant les risques liés au télétravail

Le salarié prend en charge le surcoût éventuel des polices d'assurance permettant de couvrir l'ensemble des dommages pouvant survenir en raison de l'utilisation du matériel de l'entreprise sur son lieu de télétravail. L’allocation forfaitaire prévue l’article 9 couvre cette éventuelle dépense.

Le télétravailleur s'engage à informer son assureur qu'il travaille sur son lieu de télétravail avec du matériel de l’employeur. Il remet à ce dernier une attestation « multirisque habitation » correspondante.

Article 16 : Obligation de discrétion, de confidentialité et de protection des données

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans la structure, notamment au regard des prescriptions de la CNIL et à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données de l’entreprise et leur confidentialité.

Étant donné que le télétravailleur à l’usage de ces informations, dans son environnement privé qu’il est le seul à maîtriser, il s’attachera à une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité.

Il sera tenu à une discrétion absolue sur tous les faits, évènements, documents ou renseignements dont il a ou aura connaissance en raison de ses fonctions ou de son appartenance l’entreprise et qui concerne tant sa gestion et son fonctionnement que sa situation et ses projets.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire.

Article 17 : Santé et sécurité au travail

Les collaborateurs en télétravail bénéficient de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise et font l’objet du même suivi par le service de santé.

Le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la direction des ressources humaines, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise, soit immédiatement avec un délai de 48 heures pour la transmission de l’arrêt maladie, accident de travail.

La période d’arrêt de travail correspondant à un jour normalement télétravaillé ne permet pas de reporter le jour télétravaillé à une date ultérieure.

Article 18 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.

Article 19 : Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

Article 20 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Article 21 : Notification, publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord est notifié par la Direction de l’Office Intercommunal.

Le présent accord est déposé en 2 exemplaires auprès de la DIRECCTE :

• Un exemplaire complet sur support papier signé et un exemplaire sur support électronique ;

• Un exemplaire sur support électronique ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires en application de l’article 2 du décret n° 2017-752 du 3 mai 2017 pour diffusion dans la base nationale de données en ligne.

Le dépôt de l’accord d’entreprise doit être accompagné des pièces suivantes :

• la copie du courrier, du courrier électronique ou du récépissé ou d’un avis de réception daté de notification du texte à l’ensemble des organisations syndicales représentatives,

• la copie du procès-verbal des résultats du 1^er tour des dernières élections professionnelles (titulaires au comité d’entreprise ou au comité social et économique),

• le cas échéant, la copie du procès-verbal de carence aux élections professionnelles,

• du bordereau de dépôt.

La Partie la plus diligente remet également un exemplaire du présent accord au greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de conclusion

Fait à Faches-Thumesnil, le 03 mai 2021.

En 5 exemplaires originaux, dont :

• un pour l’Office Intercommunal

• un pour la DIRECCTE

• un pour le Conseil de prud’hommes

• un pour la mise à disposition du personnel

• un pour chaque signataire représentant le personnel

XXX Secrétaire du Comité Social Economique

XXX Présidente de l’Office Intercommunal