1. Accord portant sur le recours au vote électronique

   pour les élections des membres

   du Comité Social et Economique

   AVAD de Valenciennes

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Entre

AVAD de Valenciennes

Association sans but lucratif loi du 1^er juillet 1901, déclarée à la Préfecture de W596000987, ayant pour numéro SIREN 32642003100048, dont le siège social est situé au :

11, rue de Mons

59300 Valenciennes

Prise en la personne de son représentant légal, agissant en qualité de Directrice Générale.

ci-après dénommée «AVAD»

D’une part,

Et

Les organisations syndicales soussignées représentées par :

, déléguée syndicale affiliée à l’organisation syndicale représentative C.G.T. ;

, déléguée syndicale affiliée à l’organisation syndicale représentative C.F.D.T ;

ci-après dénommées « Organisation Syndicale Représentative »

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit, à titre d’accord portant

sur le recours au vote électronique.

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article R2314-5 du code du travail, l’élection du Comité Social et Economique peut avoir lieu par voie électronique.

En effet, la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote et des aléas de l’acheminement du courrier pour ceux qui votent par correspondance.

De par sa facilité d’utilisation, il est en outre de nature à augmenter le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser suite à un appel d’offres de marché (comportant un cahier des charges) lancé par l’AVAD afin de mettre en concurrence plusieurs prestataires ;

• soumission du cahier des charges, des propositions reçues et de celle retenue au final à expertise indépendante (avec rapport écrit) réalisée par un expert choisi sur la liste des experts agrées ;

• transmission du rapport de l’expertise précitée à la CNIL et à chacune des organisations syndicales signataires du présent protocole ;

• formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique avant le premier tour de scrutin ;

• information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique.

Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le vote électronique lors de l’élection du CSE, laquelle doit se dérouler au sein de l’AVAD au cours de l’année 2018, ou courant 2019 dans l’hypothèse où il faudrait proroger une nouvelle fois les mandats.

Il est précisé qu’un tel accord avait déjà été négocié dans l’organisation des élections professionnelles en 2014.

ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de l’AVAD pour l’élection du Comité Social et Economique.

Le protocole d’accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le système de vote tel que défini dans le présent accord couvre le vote électronique. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l’AVAD. Ce prestataire devra respecter les prescriptions des articles R.2314-9 et R.2324-5 à 17 du code de travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l’audit mis à la disposition de la CNIL

ARTICLE 2 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES / CAHIER DES CHARGES

Parallèlement au présent accord, les parties négocieront un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote ainsi que de la publicité du scrutin.

Confidentialité des données transmises

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises à savoir :

• Les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.

• La sécurité de l’envoi des moyens d’authentification.

• L’émargement.

• L’enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ainsi qu’au Président du bureau de vote et aux deux assesseurs.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés.

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Contenu des fichiers

Le fichier des électeurs établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer des listes d’émargement.

Le fichier avec le contenu de l’urne électronique, recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont notamment :

• Liste électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral.

• Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées, le cas échéant.

• Listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs.

• Liste de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

• Liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont notamment :

• Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent.

• Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel.

• Pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur et/ou les agents habilités du personnel.

  3. Garantie des exigences techniques

Afin de s’assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal est mis en place pour prendre le relais en cas de panne de système.

Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette cellule d’assistance est chargée, notamment, de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

  5. Déroulement du vote

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie des codes transmis. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder au vote. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel.

Le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés soient identiques pour toutes les listes, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre.

Le choix de l’électeur doit clairement apparaître à l’écran.

L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver et imprimer.

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin.

2.6 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Dépouillement – procès-verbaux – résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, conformément aux dispositions prévues par le protocole d’accord préélectoral.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Une procédure assimilable aux urnes à double cadenas est mise en place.

Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

8. Information du personnel et de ses représentants

   L’employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

   Il remet à chaque salarié une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.

   Une formation sera dispensée aux représentants du personnel, délégués syndicaux et membres des bureaux de vote sur le système de vote électronique choisi.

ARTICLE 3 – REVISION

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le code du travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

ARTICLE 4 – SUIVI DE L’ACCORD ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

En vue de permettre une bonne application du présent accord, une commission de suivi sera mise en place. Cette commission sera composée comme suit :

• De deux membres élus titulaires.

• De deux représentants de la Direction.

La commission de suivi du présent accord interviendra dans la résolution des problèmes qui pourraient se présenter dans le cadre de la mise en œuvre du présent accord et fera toutes les suggestions nécessaires pour faciliter la mise en place de solutions.

La commission de suivi se réunira chaque fois que nécessaire, à la demande de la majorité de ses membres.

ARTICLE 5 – REGLEMENTS DES LITIGES EVENTUELS

Tout litige individuel ou collectif relatif à l’application du présent accord fera l’objet d’une tentative préalable de conciliation entre, d’une part des représentants de la Direction, et d’autre part le ou les salariés concernés par le différend, assisté d’un représentant du personnel de son choix.

Si le désaccord persiste, chaque partie pourra éventuellement saisir la juridiction compétente.

ARTICLE 6 - DUREE, DEPOT, PUBLICITE DE L’ACCORD ET ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord préélectoral et ses éventuels avenants, liés aux prochaines élections professionnelles dans le cadre de la mise en place du CSE.

Le présent accord fera l’objet d’une remise à chaque représentant du personnel et délégué syndical ainsi que d’un affichage sur les panneaux de la Direction.

Conformément aux dispositions du Code du travail, il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives à l’issue de la procédure de signature. Ce n’est qu’en l’absence d’opposition valable dans un délai de huit jours à compter de ladite notification, que les formalités suivantes de dépôt seront diligentées.

Le présent accord sera déposé sur l’initiative de la Direction de l’association sous forme dématérialisé sur la plateforme « TéléAccords » et en 1 exemplaire au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Valenciennes.

A l’issue du délai d’opposition, les dispositions du présent accord prendront effet.

ARTICLE 7 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’AVAD ayant la qualité d’électeur à la date du premier tour des élections professionnelles de l’année 2018, pour la mise en place d’un Comité Social et Economique.

Fait à Valenciennes, le 11/09/2018

Fait en 10 exemplaires originaux, dont au minimum un pour chaque partie.

Pour la Direction AVAD		Pour les Organisations syndicales
Directrice Générale		Déléguée Syndicale C.G.T

Déléguée Syndicale C.F.D.T