Accord d'entreprise "Accord relatif à la base de données économiques et sociales" chez ADS - ASS DEVELOP SANITAIRE COTE EMERAUDE (Siège)

Accord relatif à la base de données économiques et sociales (BDES)

Entre

L’ADS de la Côte d’Emeraude, représentée par ………………………, Directeur Général,

D’une part,

Et

La CFDT, organisation syndicale majoritaire, représentative du personnel de l’ensemble des sites de l’association, en la personne de ………………………, déléguée syndicale

Et FO, organisation syndicale minoritaire, représentative du personnel de l’ensemble des sites de l’association, en la personne de …………………………………., déléguée syndicale,

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Le présent accord trouve son origine dans la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 ainsi que l’obligation, entrée en vigueur le 14 juin 2014 pour les entreprises de 300 salariés et le 14 juin 2015 pour celles de moins de 300 salariés, de la mise en place d’une Base de Données Economiques et Sociales (BDES).

Ce nouveau cadre réglementaire introduit notamment deux nouveaux dispositifs :

• Une nouvelle modalité de partage, avec les représentants des salariés, de l’information économique et sociale de l’entreprise à travers la mise en place d’une BDES regroupant de façon actualisée et prospective toutes les données utiles aux informations et consultations récurrentes ;

• La capacité de définir le niveau de consultation sur les orientations stratégiques au niveau des éléments de transparence qui en découlent ;

La direction et les partenaires sociaux ont souhaité que la mise en œuvre d’un outil BDES, mais également la définition des droits d’accès à celui-ci, se fassent sur la base du dialogue social et de manière concertée.

A travers cet accord, il est mis en œuvre une dynamique unique pour l’ensemble des sites de l’association dans le partage de l’information vis-à-vis des partenaires sociaux.

Cet accord constitue le point de départ d’une démarche qui permettra de tenir compte des souhaits d’évolution et des nouveaux besoins de l’ensemble des acteurs du dialogue social quant à la transparence documentaire et aux accès aux informations de la BDES.

Chapitre 1 - Principes généraux et périmètre d’application

Article 1 - Périmètre de l’application de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des sites qui constituent l’Association de Développement Sanitaire de la Côte d’Emeraude. (ADSCE)

Concernant l’outil BDES, les parties ont convenu que les indicateurs soient harmonisés en un seul et même indicateur récapitulatif pour l’ensemble de l’association.

Article 2 – Principes généraux

Le présent accord vise à mettre en place la BDES défini par les articles R2312-8 et R2312-9 du code du travail.

La BDES est intégrée comme étant un outil consacré à l’animation des relations sociales. Celui-ci deviendra à terme le support unique de transmission d’information entre la Direction et les membres du Comité Social et Economique (CSE).

La mise en œuvre de la BDES a pour objet d’améliorer la lisibilité et l’accessibilité des informations mises à la disposition des représentants du personnel et de favoriser ainsi leur appropriation.

Le présent accord définit :

• Le niveau de mise en place de la BDES, son organisation et son contenu ;

• Les conditions d’utilisation et les droits d’accès à la BDES

Chapitre 2 - La base de données économiques et sociales

L’outil BDES permet la mise à disposition des informations nécessaires aux trois blocs de consultations récurrentes prévus à l’article L2312-17 du code du travail à savoir, les orientations stratégiques de l’association, la situation économique et financière de l’association et la politique sociale de l’association, les conditions de travail et l’emploi.

Les indicateurs retenus dans le présent accord constituent un socle d’informations commun et harmonisé pour l’ensemble des antennes de l’association. Ces indicateurs sont ceux qui seront transmis par la Direction en vue des trois consultations récurrentes.

Néanmoins, les parties au présent accord conviennent que la définition de ce socle commun harmonisé ne fait pas obstacle à la transmission d’informations supplémentaires ponctuelles, garantie d’un dialogue social de qualité. Il ne remet pas en cause la transmission d’informations complémentaires lorsque cela est nécessaire à la compréhension des situations locales.

Article 1 – Niveau de mise en place de la BDES

Afin de permettre un dialogue social au niveau de l’ensemble de l’association, la BDES est mise en place sur le serveur informatique de l’association.

Il est rappelé que l’information et la consultation sur les orientations stratégiques prévues à l’article L2312-24 du code du travail sont réalisées au niveau de la Direction et du Conseil d’Administration de l’ADSCE.

Le présent accord vise à définir les conditions dans lesquelles vont s’inscrire cette procédure d’information et de consultation, notamment quant à la nature des informations à communiquer aux membres du Conseil d’Administration.

Article 2 – Organisation et architecture de la BDES

Les parties au présent accord ont choisi de répartir les huit thèmes obligatoires de la BDES (investissement, égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, fonds propres et endettement, rémunération des salariés et dirigeants, activités sociales et culturelles, rémunération des financeurs, flux financiers de l’entreprise, partenariat) au sein d’un document Excel avec :

• Une architecture sous forme de lien permettant d’accéder aux informations ;

• Les liens sont nommés par l’année (ex : lien 2019…) pour chaque thème obligatoire ;

• Dans chaque lien, les informations sont regroupées en sous onglet 

Article 3 – Contenu de la BDES

L’alimentation de l’outil BDES a débuté au premier janvier 2020, avec effet rétroactif au premier janvier 2019.

Les données de l’outil BDES permettant l’extraction sous forme de bilan sont les années 2019 et 2020, étant précisé que le bilan ne pourra pas être antérieur à l’année 2019.

Article 3.1 – Informations en lien avec les orientations stratégiques

La liste des indicateurs remplissant l’obligation de la Direction est celle prévue dans l’annexe 1. L’alimentation de ces indicateurs sera faite par la direction.

Les parties rappellent que les indicateurs relatifs aux axes stratégiques de compétences, aux conséquences des orientations stratégiques sur l’activité, l’évolution des emplois et des compétences et aux orientations de la formation professionnelle sont ceux qui seront définis dans l’accord sur la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) qui sera rédigé prochainement.

Les informations relatives à l’avis du Conseil d’Administration seront transmises aux membres du CSE.

Article 3.2 – Informations en lien avec la situation économique et financière

La liste des indicateurs remplissant l’obligation de la Direction est celle prévue dans l’annexe 1. L’alimentation de ces indicateurs sera faite par le service comptabilité.

Les informations relatives à l’avis du Conseil d’Administration seront transmises aux membres du CSE.

Article 3.3 – Informations en lien avec la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

La liste des indicateurs remplissant l’obligation de la Direction est celle prévue dans l’annexe 1. L’alimentation de ces indicateurs sera faite par le service Ressources Humaines.

Les parties rappellent que les indicateurs spécifiques relatifs à la formation, à l’alternance et aux conditions d’accueil en stage sont ceux qui seront définis dans l’accord sur la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) qui sera rédigé prochainement.

Les informations relatives à l’avis du Conseil d’Administration seront transmises aux membres du CSE.

Article 4 – Liste des thèmes et items non complétés

Liste des Thèmes en lien avec les indicateurs non complétés :

• Informations Environnementales

• Conditions générales d’emploi

• Impôts

• Epargne salariale

• Rémunération des dirigeants mandataires sociaux

• Représentation du personnel

• Rémunération des actionnaires Pas applicable de part le statut associatif loi 1901

• Rémunération de l’actionnariat salarié Pas applicable de part le statut associatif loi 1901

• Réduction d’impôts

• Exonérations et réductions de cotisations sociales

• Crédit d’impôt

• Mécénat

• Partenariats conclus pour bénéficier des services ou des produits

• Transfert de capitaux

• Cessions, fusions, acquisitions

Article 5 – Modalités de fonctionnement de la BDES

L’outil BDES est créé dans une logique de co-construction avec les différents services de l’association.

L’outil BDES sera tenu à disposition sur le serveur informatique (APOLOGIC) accessible en permanence (7 jours sur 7, 24 heures sur 24).

Tous les utilisateurs de l’outil mentionnés dans le chapitre 3 du présent accord recevront, le chemin d’accès ainsi que les codes d’accès, dans le cas où l’outil nécessiterait un identifiant.

Les informations contenues dans l’outil BDES sont présentées, selon les indicateurs, soit sous forme de tableaux contenant des données chiffrées, soit sous forme de graphique montrant l’évolution au cours de l’année.

Article 6 – Confidentialité et archivage des données

Conformément à l’article L2312-36 du code du travail, l’ensemble des représentants du personnel visé à l’article 2 du chapitre 3 est tenu à une obligation de discrétion à l’égard des informations intégrées dans l’outil BDES, en particulier celles avec un caractère confidentiel.

Ils devront à ce titre se conformer aux conditions générales d’utilisation de l’outil et aux règles de confidentialité des documents.

Les indicateurs contenus dans l’outil BDES resteront visibles au-delà de la durée de cinq ans, conformément aux règles relatives à la protection des données en vigueur.

En outre, au-delà du cinquième exercice de l’outil BDES, les données seront archivées dans un dossier sur le serveur.

Chapitre 3 - La gestion des accès

Article 1 – Périmètre des accès

Les accès à l’outil sont déterminés par type d’information et sont négociés par la direction.

Il est convenu entre les parties d’annexer au présent accord (annexe 2) une liste des personnes avec les droits d’accès ainsi que les indicateurs auxquels ils sont rattachés.

Les principes associés aux différents accès sont définis pour chaque indicateur et sont précisés ci-après.

Article 2 – Accès à l’outil BDES

L’outil BDES est accessible selon les principes suivants :

• La Direction et les cadres listés en annexe 2 ont les droits d’alimentation et de visionnage en fonction des indicateurs,

• Les membres du CSE ont uniquement le droit de visionnage,

• Les salariés opérationnels n’ont pas d’accès à l’outil BDES.

Article 3 – Accès externes

Les éléments d’information contenus dans l’outil BDES sont mis à la disposition permanente des membres du conseil d’administration. Un droit d’accès sera prévu à cet effet.

Chapitre 4 – Dispositions finales

Article 1 – Champ d’application

Les parties conviennent que le présent accord a pour effet de neutraliser définitivement les dispositions des potentiels accords d’entreprise ou d’établissement ayant le même objet substitué.

Aussi, la dénonciation ou la mise en cause ultérieure du présent accord ne saurait avoir pour effet de réactiver les dispositifs conventionnels d’entreprise ou d’établissement antérieurs.

Article 2 – Durée – Révision - Dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée de cinq ans, conformément à l’article L-2222-4 du code du travail.

Il entrera en vigueur à compter du 1 er mai 2021.

Il pourra être révisé par avenant, conformément aux dispositions de l’article L2261-7-1 du code du travail, notamment en cas d’évolution de la règlementation ayant un impact sur le contenu du présent accord.

Le présent accord peut être dénoncé avec un préavis de trois mois par les parties signataires dans les conditions fixées à l’article L2261-9 du code du travail.

La dénonciation de l’accord fera l’objet d’une notification auprès de chacune des parties signataires et d’un dépôt dans les conditions visées par l’article L2261-9 du code du travail.

Article 3 – Période de transition

Conformément à l’article 3 du chapitre 2 du présent accord, les parties conviennent d’une période transitoire de 3 mois pour mettre en œuvre l’outil BDES sur l’ensemble de l’association.

En tout état de cause, à compter du 1^er juillet 2021, les indicateurs portant sur l’année 2020 seront disponibles selon l’article 3 du chapitre 2, tant dans leur contenu que dans leur temporalité.

Article 4 – Amélioration continue

Au regard de ce nouvel outil, il est convenu entre les parties de mettre en place un processus d’amélioration continue de celui-ci.

Ainsi, chaque année, à l’initiative de la Direction, les parties signataires se réuniront afin de dresser un bilan du fonctionnement de l’outil BDES et d’identifier les améliorations souhaitables en vue d’atteindre un niveau d’information optimale.

Préalablement à cette réunion, l’organisation syndicale signataire recueillera les points de dysfonctionnements éventuels et les souhaits d’évolution de l’outil BDES, ainsi que les droits d’accès à celui-ci.

Au cours de cette réunion, les participants identifieront notamment les demandes d’ajout, de suppression ou de modification de certains indicateurs, dans l’hypothèse où certains indicateurs retenus dans le présent accord se révèleraient non pertinents par rapport aux trois thèmes de consultation récurrente, ou en cas d’évolution réglementaire.

Il est rappelé que toute demande de modification ne pourra être prise en compte qu’après validation de la faisabilité technique.

Les modifications retenues prendront effet au plus tard à compter du 1^er mai de l’année suivante.

Toute modification issue de cette démarche d’amélioration sera formalisée par la signature d’un avenant au présent accord.

Article 5 – Dépôt et publicité

Le présent accord sera téléchargé par l’association, sur la plateforme de téléprocédure mise en place par le décret n° 2018-362 du 15 mai 2018.

Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la direction et une copie sera remise aux membres du CSE.

Fait à La Richardais,

Le 12 avril 2021

Pour l’association Pour le syndicat majoritaire CFDT

Pour le syndicat minoritaire FO

Annexe 1 : Liste des indicateurs

Annexe 2 : Droits d’accès

Personnes concernées	Accès BDES pour alimentation	Accès BDES pour consultation
Membres du conseil d’administration		x
Directeur Général	x	x
Directrice des services	x	x
Responsable Ressources Humaines	x	x
Cadre Comptable	x	x
Membres titulaire CSE		x
Membres suppléants CSE		x
Cadres opérationnels		x