ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE LES SOUSSIGNES,

We Ker, Association de loi 1901, dont le siège est situé au 7, rue de la Parcheminerie à Rennes, représentée par Fabienne CANUT en sa qualité de Directrice.

D’une part,

ET LES ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES REPRESENTEES PAR :

CGT, Organisation syndicale représentative dans l’entreprise, représentée M X, délégué syndical,

d’autre part,

Ci-après dénommées collectivement « les parties »

Il a été convenu ce qui suit, en vue de l'élection du comité social et économique en application des articles L. 2314-4 et suivants du Code du travail.

PREAMBULE

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles du comité social et économique de l’association d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

L'association et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote.

Le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’association, en permettant notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De faciliter le vote pour les salariés,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’association, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition, appelés à voter aux élections des membres du comité social et économique.

Article 2 - Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Article 3 - Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'association sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'association en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci, ainsi que du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 dit RGPD et de la loi n° 2018-494 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.

Article 4 – Modalités d’organisation du vote

4.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, année de naissance, année d’ancienneté, adresse mail professionnel, adresse postale

• Pour le fichier d’émargement : nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, année de naissance, année d’ancienneté

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, année de naissance, année d’ancienneté, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, RRH

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, RRH

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, RRH

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, la direction générale, président de l’association, RRH

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

4.2 Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée 4 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote. En cas d’absence du salarié, un courrier sera envoyé sur les mêmes modalités.

Avant toute opération de vote :

• le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique

• les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier et par courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

4.3 Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Les membres du bureau auront également la possibilité de consulter la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage et détruire toutes les données du client.

4.4 Assistance

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

4.5 Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Les deux assesseurs introduisent leurs codes sécurisés délivrés par le système et le président du bureau de vote les siens selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Le président du bureau de vote doit introduire ses codes en dernier puisque c’est lui qui descelle le système et autorise le dépouillement.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (15822.01 et 15823.02). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

Article 5 - Dispositions finales

Le présent accord est applicable à l’association We Ker pour les élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé sur la plateforme TéléAccords permettant d’effectuer le dépôt de l’accord de façon dématérialisée et permettant la transmission de l’accord auprès de la DREETS concernée.

Le présent accord sera également déposé, en un exemplaire original, auprès du secrétaire du Greffe du conseil de Prud’hommes de Rennes.

Le présent accord sera enfin porté à la connaissance des salariés par diffusion et dépôt sur le portail intranet de We-Ker.

Un exemplaire du présent accord sera transmis au CSE et aux délégués syndicaux

Fait à Rennes, le 15/09/2023,

Pour l’Association	Pour le Syndicat CGT
La Directrice Générale	Le Délégué Syndical