ACCORD SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société COMAU France, dont le siège social est situé 5-7, rue Albert Einstein – 78197 Trappes, représentée par Madame X, Directrice des Ressources Humaines dûment mandatée, ci-après dénommé l’établissement

D'une part,

ET :

Le syndicat CFDT représenté par Madame Y, Déléguée syndicale centrale

Le syndicat CGT représenté par Monsieur Z, Délégué syndical central

D'autre part,

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’article L.2314-26 du Code du travail ainsi que le décret n°2017-1819 du
29 décembre 2017 portant modifications aux articles R.2314-5 à R2314-18 du Code du travail, précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du Comité Social et Economique.

Dans ce cadre, les parties signataires se sont rencontrées le 05 septembre 2019, le 19 septembre 2019, et le 25 septembre 2019 pour étudier l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des représentants du Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer le processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De faciliter le vote pour les salariés en mission de déplacement,

• D’augmenter le niveau de participation en ouvrant le scrutin sur plusieurs jours et en consultant, en cours de scrutin, le décompte des votants,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement et de développement de l’industrie 4.0.

Il a donc été arrêté et convenu ce qui suit :

PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance, durant le temps de travail.

Il s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des représentants des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissements de la société COMAU France.

ARTICLE 2 – DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers les moyens du vote par Internet (accessible notamment depuis ordinateur et smartphone).

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote, à l’exclusion de toute autre modalité de vote, notamment le vote par bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 3 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 3.1 – Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par W, prestataire mandaté pour se faire par la Direction.

L’Entreprise a pris contact avec W, prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») lequel a présenté, le 27 juin 2019, son outil de vote électronique à la Direction et aux représentants du personnel. L’Entreprise lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail.

Le nom du prestataire retenu sera rappelé dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 3.2 – Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions de l’article
R.2314-7 du Code du travail, ainsi que des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Article 3.3 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

En application des dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679, les données collectées par le système de vote électronique sont uniquement celles nécessaires au bon déroulement du processus électoral. Parmi ces informations figurent les données personnelles suivantes : matricule, civilité, sexe, nom, prénom, adresse mail professionnelle, adresse postale, date de naissance, date d’entrée dans la société, collège.  Conformément au Règlement de la Protection des Données, électeurs et candidats peuvent exercer leur droit d'accès aux données les concernant et de rectification.

Toutes ces informations sont conservées conformément au délai de recours légal. Au terme de cette période, les données conservées seront immédiatement détruites. A tout moment pendant la période de conservations, les données conservées peuvent être détruites sur simple demande de l’électeur ou du candidat.

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux ainsi que de la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers, et en présence des délégués de liste. Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu’au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau, en présence des délégués de liste.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours ou jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 3.4 – Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système du vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

En présence des représentants des listes des candidats, la cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, en présence des délégués de liste, et après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 3.5 – Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL.

En outre, le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fera l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives auprès de la CNIL.

Article 3.6 – Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Cette formation consistera à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l’ouverture du vote ;

• Réinitialiser les urnes électroniques et constater qu’elles sont vides ;

• Générer les clés de scellement destiné aux membres des bureaux de vote.

ARTICLE 4 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 4.1 – Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Compte tenu du recours au vote électronique, il est cependant convenu que pour chaque établissement :

• Un bureau de vote unique sera mis en place, pour les scrutins titulaires et suppléants, et l’ensemble des collèges ;

• La présidence du bureau de vote appartiendra à un salarié de l’entreprise qui sera désigné par la Direction en accord avec les organisations syndicales, présent sur les listes électorales, étant entendu qu’il ne devra pas être un représentant de l’employeur ;

• Un assesseur par collège sera désigné parmi les salariés les plus âgés de chaque collège ;

• Chaque organisation syndicale présentant des candidats désignera un assesseur.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion de présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Il comportera en annexe la description détaillée de fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4.2 – Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote durant leur temps de travail, de n’importe quel ordinateur, ou via leur smartphone, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Article 4.3 – Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électroniques devront être au format PDF exclusivement, équivalent à un format A4 recto verso, et de poids limité (inférieur à 4Mo).

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt que l’autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractère et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera la fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms.

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Article 4.4 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, cinq jours avant le premier tour des élections, par mail (sur son adresse mail professionnelle sécurisée par mot de passe sélectionné par le salarié), ainsi que par courrier postal à son domicile :

• L’adresse du serveur de vote,

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour,

• Les professions de foi des candidats.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée (les questions pouvant être posées lors du réassort du mot de passe peuvent être le lieu de naissance, les 4 derniers chiffres de leur numéro de sécurité sociale ou encore un code comprenant le département de naissance et le mois de naissance).

La procédure sécurisée sera annexée aux protocoles d’accord préélectoraux.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Afin de permettre un accès facilité à l’interface de vote électronique, il est convenu par les parties que des postes informatiques seront mis à la disposition des électeurs dans les proportions suivantes :

• Deux postes sur l’établissement de Castres ;

• Un poste sur l’établissement de Trappes.

La localisation de ces postes sera négociée dans le protocole d’accord préélectoral.

Une assistance du service informatique de la société sera également proposé aux électeurs pour la durée du scrutin. Cette assistance, ne portant que sur l’accès à l’interface de vote électronique, sera assurée pour les électeurs qui en feront la demande, dans le respect des principes de secret et de confidentialité du vote.

Article 4.5 – Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (Article 7 de l’arrêté du
25 avril 2007). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Les opérations de dépouillement se feront en présence des délégués de liste.

ARTICLE 5 – DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il entre en vigueur le lendemain de son dépôt, et cesse de produire ses effets au terme des élections professionnelles des membres des Comités Sociaux et Economique d’Etablissements, incluant notamment l’expiration du délai de recours ou, le cas échéant jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

ARTICLE 6 – FORMALITES DE PUBLICITE ET DE DEPOT

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord est notifié à chacune des organisations représentatives.

Conformément aux articles D. 2231-2, D. 2231-4 et L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Le service départemental dépositaire des conventions et accords collectifs de travail est celui dans le ressort duquel ils ont été conclus.

Un exemplaire du présent accord sera également déposé au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de Versailles.

Une copie du présent accord sera également transmise aux secrétaires des Comités d’établissement.

Mention de son existence sera faite sur le tableau d'affichage de la Direction.

Fait à Castres, le 25 septembre 2019

En 7 exemplaires originaux

Pour la Direction,

Madame X

Pour les organisations syndicales représentatives :

• Pour le syndicat CFDT : Madame Y, Déléguée syndicale centrale

• Pour le syndicat CGT : Monsieur Z, Délégué syndical central