ACCORD RELATIF A L’ORGANISATION EN MODE HYBRIDE DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE AEW ET DE SES COMMISSIONS

Entre

La société AEW représentée par la Directrice des Ressources Humaines,

Ci-après dénommée « la Direction »,

D’une part

Et

Les membres élus du Comité Social et Economique de la société AEW, représentés le Secrétaire de cette Instance,

D’autre part

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Préambule

Les parties rappellent qu’aux termes de l’article L.2315-4 du Code du travail, le recours à la visioconférence pour réunir le Comité Social et Economique (« CSE ») est, en l’absence d’accord entre l'employeur et les membres élus du comité, limité à trois réunions par année civile.

Toutefois, pendant la période de crise sanitaire liée à la Covid-19, les ordonnances du 1^er avril et du 25 novembre 2020 ainsi que la loi du 31 mai 2021 ont permis à titre dérogatoire et temporaire, le recours à la visioconférence pour l’ensemble des réunions du CSE et de ses commissions.

Ces dispositions prises dans le cadre de l’état d'urgence sanitaire puis de la gestion de la sortie de crise, ont pris fin le 30 septembre 2021.

Dans ce contexte, les parties ont souhaité formaliser la possibilité d’organiser par accord les réunions du CSE et de ses commissions en format dit « hybride » c’est-à-dire à la fois en distanciel via un dispositif de visioconférence et en présentiel. Cette possibilité s’inscrit dans le cadre de l’évolution des modes d’organisation du travail avec le développement du télétravail au sein de la société AEW conformément à l'avenant à l’accord relatif au télétravail conclu le 9 juillet 2021.

Le présent accord a pour objet de fixer les modalités d’organisation de ces réunions dites « hybrides ».

Il est entendu que ces modalités définies dans le présent accord ne sont pas applicables aux réunions organisées par les membres du CSE hors présence de la Direction, les membres du CSE étant libres d’organiser les modalités de tenue de ces réunions.

Le présent accord a fait l’objet d’un vote favorable à l’unanimité des membres titulaires du CSE présents lors de sa réunion ordinaire du 25 novembre 2021.

Ceci exposé, les parties sont convenus de ce qui suit :

Article 1 - Principe de recours à des réunions de CSE en mode hybride (distanciel /présentiel)

1. Principe du recours au mode hybride

Les réunions du CSE et de ses commissions seront organisées, par principe, selon un format combiné présentiel et distanciel conformément aux modalités définies aux articles 2, 3 et 5 du présent accord.

Ce mode hybride permet aux membres du CSE et de ses commissions et aux membres de la direction soit de participer aux réunions du CSE en présentiel soit de se connecter à distance.

Il est néanmoins convenu que sauf restrictions imposées par un protocole sanitaire réduisant la jauge des salles de réunions, au moins 50% du nombre de membres titulaires du CSE ou de ses commissions et un membre de la direction devront participer en présentiel aux réunions.

1.2 Cas de recours au dispositif présentiel exclusif par exception

Nonobstant l’article 1.1 du présent accord, les parties conviennent qu’en cas de réunions nécessitant un avis du CSE exprimé par un vote à bulletin secret en application d’une disposition légale ou règlementaire voire d’une position jurisprudentielle, la tenue de ces réunions seront exclusivement en présentiel.

Si à l’avenir les parties souhaitaient faire évoluer cette disposition, les parties devront pour cela identifier une solution technique garantissant notamment la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Cette solution, une fois identifiée, serait présentée aux membres du CSE et un avenant au présent accord serait établi.

Article 2 - Organisation des réunions

Le format hybride devra s’organiser de façon à respecter la capacité maximale des salles de réunions et les éventuelles consignes de sécurité sanitaire, à savoir le respect strict des gestes barrière et de la distanciation sociale.

En cas de restrictions de capacité d’accueil des salles de réunions, la répartition des membres présents physiquement par Organisation Syndicale sera déterminée en fonction du nombre de leurs élus et représentants syndicaux.

S’agissant des réunions du CSE, les parties conviennent que le Secrétaire du CSE ou un représentant de chaque Organisation Syndicale informera la Direction, au plus tard la veille de la réunion, des membres élus titulaires et suppléants remplaçant un titulaire absent, ainsi que des représentants syndicaux qui participeront physiquement et en distanciel à la réunion.

A chaque début de réunion, un appel sera réalisé permettant de déterminer précisément :

• les membres présents dans la salle,

• les membres connectés en distanciel.

Article 3 - Matériel nécessaire aux réunions hybrides

Les parties conviennent que chaque membre du CSE et membres de la direction souhaitant participer aux réunions de CSE ou de commission à distance, doit être équipé du matériel informatique nécessaire comprenant un ordinateur portable équipé d’une caméra, d’un micro et d’une connexion Internet fiable et sécurisée au réseau Natixis.

Article 4 - Établissement de l’ordre du jour des réunions du CSE

Les Parties conviennent qu’en cas de circonstances rendant impossible la signature physique de l’ordre du jour d’une réunion de CSE, celui-ci pourra être arrêté conjointement entre la Direction et le Secrétaire par échange d’emails.

Dans tous les cas, la convocation à la réunion accompagnée de l’ordre du jour seront adressés par email par la Direction à l’ensemble des membres de la délégation du personnel et des représentants syndicaux du CSE.

Le mode d’organisation de la réunion (hybride ou exclusivement présentiel conformément à l’article 1.2 du présent accord) sera précisé dans cette convocation.

La capacité maximale de la salle prévue pour la tenue de la réunion devra être précisée dans la convocation.

Article 5 - Déroulement des réunions en mode hybride

Le dispositif technique utilisé lors des réunions hybrides s’inscrit dans le cadre de l’article D.2315-1 du Code du travail, étant précisé qu’en cas de connexion internet limitée des participants à la réunion, l’activation du son sans l’usage de la caméra pourra être autorisée.

Même lorsqu’ils participent à la réunion à distance, les membres du CSE et de ses commissions, y compris les membres de la Direction, pourront solliciter une suspension de séance.

Le procès-verbal des réunions du CSE devra mentionner ces suspensions de séance ainsi que leur durée.

Prise de parole :

Afin de garantir l’efficacité et la qualité des échanges lors des réunions organisées en mode hybride, chaque participant à distance devra s’assurer que son micro est éteint.

Le micro sera allumé uniquement lors des prises de parole.

Les membres du CSE et des commissions pourront également s’exprimer en écrivant un message par le biais de la messagerie instantanée de l’outil de visioconférence utilisé pour l’organisation de réunion à distance autorisé sur le réseau Natixis.

Délibération :

En cas d’adoption de délibération par les membres de la délégation du personnel du CSE, le vote à « main levée » se fera par la lecture de l’avis par le secrétaire ou le secrétaire-adjoint. La direction s’assurera que cet avis sera rendu à l’unanimité en l’absence d’avis contraire exprimé par les autres membres élus. Ces derniers pourront en effet prendre la parole pour exprimer une abstention ou un vote différent de celui formulé par le secrétaire ou le secrétaire-adjoint.

Le secrétaire du CSE, ou un membre désigné par lui, est autorisé à enregistrer les réunions directement via le système de visioconférence utilisé, cela à des fins d’écriture du compte-rendu, sans possibilité de diffuser cet enregistrement en dehors de l’instance, et qui sera détruit dès la validation du procès-verbal de la réunion.

Article 6 - Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée de la présente mandature. Il prendra automatiquement fin à l’échéance des mandats actuels des membres élus du CSE et des représentants syndicaux prévue en 2023.

Lors des mandatures suivantes, il sera proposé à la signature des membres nouvellement élus lors de la première réunion de l’instance qui se tiendra en présentiel.

Il entrera en vigueur à compter de sa signature.

Article 7 - Révision de l’accord

Les parties conviennent de se rencontrer, à l’initiative de la plus diligente, s’il y avait lieu d’envisager des modifications de cet accord.

S’il tel devait être le cas, le présent accord pourrait éventuellement faire l’objet d’un avenant qui serait soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Article 8 - Suivi de l’accord

Les stipulations du présent accord ont fait l’objet d’un point mis à l’ordre du jour du CSE du 25 novembre 2021.

Article 9 - Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt, dans les conditions prévues à l’article L. 2232-29-1 du Code du travail, c’est-à-dire :

• d’une part, en format papier au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes territorialement compétent,

• d’autre part, par voie dématérialisée sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr en vue de sa transmission automatique à la DRIEETS pour instruction.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale.

Fait à Paris, le _____________ 2021

en 2 exemplaires originaux.

Pour la société AEW

Pour le Comité Social et Economique de la société AEW Secrétaire du Comité Social et Economique