Accord d'entreprise "UN ACCORD COLLCCTIF INSTITUANT LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES" chez SEQUOIA

ACCORD COLLECTIF INSTITUANT LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre les soussignés

L’UES MAKHEIA, dont le siège social est situé 125, rue de Saussure – 75017 Paris

Représentée par Madame X, en sa qualité de la Directrice des Ressources Humaines Groupe

D’une part

Et

Les organisations syndicales représentatives

CGT, représentée par Monsieur X, en sa qualité de Délégué syndical

CFE-CGC, représentée par Monsieur X, en sa qualité de Délégué syndical

D’autre part

PREAMBULE

Les parties signataires du présent Accord ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004), et notamment en son article 54, qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La Direction des Ressources Humaines de MAKHEIA a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 alinéa 2 et R2324-4 alinéa 2 du Code du travail.

Le présent Accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales (articles R2314-16 et R2324-12 du Code du travail).

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (articles R2314-9 et R2324-5 du Code du travail).

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (articles R2314-10 alinéa 1 et R2324-6 alinéa 1 du Code du travail).

En concertation avec les organisations syndicales et après avoir vérifié la fiabilité du système, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent Accord.

ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

Dans le cadre de chaque élection et/ou consultation des salariés, les parties signeront un protocole électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne par MAKHEIA et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction après consultation des organisations syndicales.

Article 1.1 : Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007).

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou mail

• Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote

• Pour les listes des candidats : collège, site, nom et prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale

• Pour la liste des résultats : nom et prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après

Les destinataires de ces informations sont les suivants.

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel

Article 1.2 : Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter, et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail…). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 1.3 : Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la DRH avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

ARTICLE 2 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. La Direction établira notamment une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, soit du lundi au vendredi de 09 heures 30 à 18 heures, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la DRH par mail ou téléphone, afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Article 2.1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra par courriel avant le premier tour des élections un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par courrier .pourra être demandé (critère de défi/réponse connu du salarié).

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté pour l’élection des membres de la Délégation Unique du Personnel, l’électeur votera pour l’élection des titulaires et pour l’élection des suppléants. L’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège et à son établissement. Au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à 2 votes distincts.

Article 2.2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-10-2 et R2324-6-2 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.

Article 2.3 : Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles (DUP), chaque liste pourra désigner un délégué de liste.

Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

Article 2.4 : Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-18 et R2324-14 du Code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote (président, assesseurs).

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

ARTICLE 3 : DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée.

Conformément aux dispositions légales, le présent Accord sera déposé par la Direction de l’entreprise en deux exemplaires (une version signée des parties et une version électronique) à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation du Travail et de l’Emploi. Un exemplaire de l’Accord signé sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes.

Le présent Accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels MAKHEIA.

Fait à Paris, le 19 décembre 2017, en 5 exemplaires originaux.

Pour l’UES MAKHEIA, Madame X, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines Groupe

Pour la CGT, Monsieur X, en sa qualité de Délégué syndical

Pour la CFE-CGC, Monsieur X, en sa qualité de Délégué syndical