Accord d'entreprise "AVENANT DE REVISION A L'ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF A L'ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE" chez CLARINS (Siège)

avenant de révision a l’accord D’entreprise relatif à l’adoption du vote electronique au sein de la société clarins

Entre :

La société CLARINS, Société Anonyme à Directoire et Conseil de Surveillance, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 330 589 755, dont le siège social est situé 9, rue du Commandant Pilot, 92200 Neuilly-sur-Seine, représentée par , agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines Groupe,

Ci-après dénommée « la Société »,

d’une part,

et :

Les organisations syndicales représentatives au sein de la société CLARINS,

L’organisation syndicale CFTC, représentée par sa déléguée syndicale, , dûment habilitée aux fins des présentes,

L’organisation syndicale CFDT, représentée par sa déléguée syndicale, , dûment habilitée aux fins des présentes,

Ci-après désignées « les Organisations Syndicales »

d’autre part,

IL A ETE rappelé CE QUI SUIT :

Lors des précédentes élections professionnelles des représentants au Comité d’Entreprise et des délégués du personnel, les parties signataires avaient décidé de recourir au vote électronique pour organiser lesdites élections. Cette position commune avait donné lieu à la conclusion, le 5 mai 2014, pour une durée indéterminée, d’un accord d’entreprise relatif à l’adoption du vote électronique au sein de la Société.

A l’occasion de l’organisation des nouvelles élections professionnelles, en mars 2019, la Direction et les Organisations Syndicales ont manifesté leur volonté commune de maintenir l’introduction du vote électronique au sein de la Société, selon les conditions et modalités prévues par l’accord d’entreprise en date du 5 mai 2014, et de réviser certaines dispositions de l’accord d’entreprise précité afin qu’elles s’articulent avec les récentes évolutions législatives en matière de représentation du personnel et de protection des données à caractère personnel.

C’est donc dans ce contexte que les parties sont convenues d’engager une discussion, laquelle a abouti à la conclusion du présent avenant portant révision de l’accord d’entreprise relatif à l’adoption du vote électronique, en date du 5 mai 2014, ci-après désigné « l’Accord ».

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Article 1 – Cadre juridique et champ d’application

Les dispositions relatives au « Cadre juridique » et au « Champ d’application » de l’Accord sont supprimées et remplacées par les dispositions suivantes :

« Cadre juridique

L'article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel.

La délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Plus récemment, l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à « la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » et son décret d’application n°2017-1819 du 29 décembre 2017, confirme que les élections professionnelles du Comité Social et Economique (CSE) peuvent être réalisées par vote électronique.

Les articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. 

Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de la Société, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la Société, appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. »

Article 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Les parties conviennent de modifier, comme suit, certaines dispositions de l’article 2 de l’Accord :

• Le deuxième paragraphe de l’article « 2.1. Recours à un prestataire extérieur » est supprimé et remplacé par les dispositions suivantes :

« La Société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. Le cahier des charges, annexé au présent accord, sera tenu à la disposition des collaborateurs sur le lieu de travail. »

• Les articles « 2.3. Déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) » et « 2.4. Expertise indépendante » sont supprimés et remplacés par l’article « 2.3. Expertise indépendante et formalités de déclaration » rédigé comme suit :

« Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46/CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. Ce registre est également tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. »

• L’article « 2.5. Vote à bulletin secret et vote électronique » est supprimé et remplacé par l’article « 2.4. Définition et choix du moyen de vote électronique » rédigé comme suit :

« Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Toutefois, les parties n’excluront pas le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe dans les conditions et selon les modalités qui seront prévues dans le protocole d’accord préélectoral. Dans l’hypothèse où cette modalité de vote serait proposée aux électeurs, les parties conviennent qu’elle serait intégralement gérée par le Prestataire. »

• L’article « 2.6. Etablissement des fichiers » est renommé « 2.5. Etablissement des fichiers ».

Les dispositions de l’article restent inchangées.

• L’article « 2.7. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données » est renommé « 2.6. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données ».

Le premier paragraphe est modifié comme suit :

« Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. »

• L’article « 2.8. Cellule d’assistance technique et sécurité » est renommé « 2.7. Cellule d’assistance technique et sécurité ».

Les dispositions de l’article restent inchangées.

• L’article « 2.9. Information et formation au système de vote électronique » est renommé « 2.8. Information et formation au système de vote électronique ».

Les dispositions de l’article restent inchangées.

Article 3 – Déroulement des opérations de vote

Les parties conviennent de modifier, comme suit, certaines dispositions de l’article 3 de l’Accord :

• L’article « 3.3. Programmation du site » est renommé « 3.3. Caractéristiques du site de vote ».

Les dispositions de cet article sont rédigées comme suit :

« Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes, ainsi que les noms des candidats associés, seront présentées sur une seule et même page, sans défilement.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée. »

• Les articles « 3.4. Modalités d’accès au serveur de vote » et « 3.5. Déroulement du vote » sont supprimés et remplacés par l’article « 3.4. Modalités d’accès au serveur de vote et suivi des opérations de vote » rédigé comme suit :

« Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections l'adresse du serveur de vote, des codes d’accès personnels au serveur de vote constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et la donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation. La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. »

• L’article « 3.6. Opérations de dépouillement et clôture du vote » est renommé « 3.5. Opérations de dépouillement et clôture du vote ».

La référence aux articles R. 2321-18 et R. 2324-14 du Code du travail est supprimée. Les autres dispositions de l’article restent inchangées.

Article 4 – Dispositions finales

4.1. Portée de l’avenant

Le présent avenant emporte révision dans les termes et conditions rappelées ci-dessus de l’accord d’entreprise relatif à l’adoption du vote électronique au sein de la Société conclu le 5 mai 2014, se substituant de plein droit tant aux stipulations de l’accord qu’il modifie à sa date d’entrée en vigueur fixée ci-après, qu’aux usages divers traitant de ces matières.

4.2. Durée de l’avenant et date d’entrée en vigueur

Le présent avenant, conclu pour une durée indéterminée, entrera en vigueur le lendemain des formalités de dépôt.

4.3. Dépôt et publicité de l’avenant

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent avenant.

Les formalités de dépôt et de publicité sont réalisées dans les conditions et modalités prévues par le Code du travail en vigueur au jour de signature du présent avenant. Ainsi, le présent avenant est déposé par la Société sur la plateforme en ligne de téléprocédure. Les pièces accompagnant le dépôt sont également déposées sur ladite plateforme. Un exemplaire du présent avenant est également remis au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. La Société s’engage, par ailleurs, à publier le présent avenant dans la base de données nationale, accessible au grand public.

Enfin, la Société s’engage à respecter par tous moyens ses obligations d’information du personnel.

Fait à Paris, le 20 décembre 2018, en cinq exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties signataires.

Pour la Direction de la société CLARINS,

, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines Groupe,

Pour l’organisation syndicale CFTC,

, en sa qualité de déléguée syndicale,

Pour l’organisation syndicale CFTC,

, en sa qualité de déléguée syndicale,

Annexe : Cahier des charges

Annexe : CAHIER DES CHARGES POUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Préambule

La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :

• simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.

Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.

Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail).

Article I. Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• Assurer l’intégrité du vote,

• Assurer l’unicité du vote,

• Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,

• Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,

• Assurer la publicité du scrutin.

Article II. Prestations attendues

Le Prestataire doit assurer dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :

• La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :

  • L’organisation et l’administration du processus de vote ;

  • L’expression du vote par les électeurs ;

  • Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;

  • L’archivage puis la destruction des fichiers.

• La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;

• La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;

• La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;

• La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;

• La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;

• La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.

Article III. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Section 3.01 Choix de la modalité de vote électronique

Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.

Section 3.02 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Section 3.03 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Section 3.04 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Section 3.05 Expertise indépendante

Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.

Section 3.06 Information et formation

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique. Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

Article IV. Déroulement des opérations de vote

Section 4.01 Ouverture et fermeture des scrutins

Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral. L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

Section 4.02 Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes, ainsi que les noms des candidats associés, sont présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Section 4.03 Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence.

L’électeur accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral) sur la page de connexion au site. La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels. Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège. L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire. Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Section 4.04 Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Section 4.05 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.

Article V. Garanties apportées par le Prestataire

Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service : 1/ fonctionnera conformément à toute documentation fournie ; 2/ sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation et 3/ sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.