Accord d'entreprise "Accord d'entreprise portant sur le recours au vote électronique" chez ASSOCIATION DU C.R.F. L'ESPOIR (Siège)

Accord d’entreprise portant sur le recours au vote électronique

Entre

L’Association l’ESPOIR, dont le siège social est situé à Lille (59260), 25 Pavé du Moulin - BP 1, identifiée au répertoire SIREN sous le numéro 331 232 611, et représentée par , agissant en qualité de Directrice Générale dûment habilitée,

Ci-après désignée « l’Association » ou « L’ESPOIR »,

D'une part,

Et

• Le Syndicat départemental CFTC santé-sociaux représenté par , délégué syndical

• La Fédération CFE-CGC santé social, représentée par monsieur , délégué syndical.

Ci-après dénommés « les Organisations syndicales représentatives »

D’autre part,

L’Association L’Espoir et les organisations syndicales représentatives signataires du présent accord étant ci-après ensemble dénommées « Les Parties »

Préambule

Dans le cadre du renouvellement des membres de la délégation du personnel au sein du Comité social et économique de l’Association, les Parties ont entendu recourir au vote par voie électronique afin d’organiser les modalités du scrutin.

Les parties ont en effet choisi de privilégier le recours au vote électronique après avoir fait le constat que ce système est de nature à faciliter les opérations de votes et simplifier les opérations de dépouillement ainsi que la proclamation des résultats, en offrant notamment des gains de temps non-négligeables.

En outre, le vote électronique a également vocation à améliorer la participation des électeurs, compte-tenu du fait que le scrutin peut s’étendre sur une période de plusieurs jours, et par voie de conséquence, renforcer la légitimité des membres de la délégation du personnel au sein du comité social et économique ainsi que celle des délégués syndicaux désignés en application des critères de représentativité.

Par ailleurs, compte-tenu de l’encadrement dont il fait l’objet et de sa fiabilité, le recours au vote électronique offre des garanties permettant de sécuriser le bon déroulement du processus électoral, éviter les irrégularités susceptibles d’entacher le scrutin et donc, réduire les risques de contentieux.

Enfin, au regard du contexte sanitaire qui a fortement mobilisé les professionnels de santé depuis mars 2020, les parties ont été sensibles au fait que le recours au vote électronique permet de prévenir les risques infectieux en réduisant de manière significative les regroupements de personnes au sein du bureau de vote.

C’est au regard de ces considérations que le présent accord a été conclu, en application des dispositions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail.

Titre I – Champ d’application et objet du présent accord

Article 1 - Champ d'application

Le présent accord s’applique au sein de l’Association L’Espoir dont le siège est situé à Hellemmes-Lille (59260), 25 Pavé du Moulin.

Article 2 - Objet

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique pour l’élection et le renouvellement des membres de la délégation du personnel au sein du comité social et économique ainsi qu’aux élections partielles susceptibles d’être organisées et ce, pour chaque tour de scrutin.

Titre II – Rappel des principes attachés au vote électronique

Article 3 - Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur, dans le respect du cahier des charges annexé au présent accord et constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

Le protocole d’accord préélectoral mentionne, s’il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi.

Article 4 – Expertise préalable

Préalablement, à sa mise en place ou en cas de modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique devra avoir fait l’objet d’une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

À cet égard, une attestation de l’expert mandaté, permettant de justifier de la réalisation de cette obligation devra être communiquée à la direction de l’entreprise par le prestataire.

Cette attestation sera tenue à la disposition des salariés et des représentants du personnel auprès du service des Ressources Humaines.

Le rapport d’expertise intégral doit être tenu à la disposition de la CNIL.

Article 5 – Principes attachés à la mise en œuvre du système de vote électronique

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif des représentants du prestataire mettant en place le vote, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

À ce titre, le prestataire s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour que le système de vote assure :

- la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;

- la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

- la sécurité de l'émargement ;

- la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

En tout état de cause :

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique ;

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

1. Concernant le traitement du fichier des électeurs

En pratique, le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

Concernant la liste d’émargement, celle-ci doit indiquer la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

2. Concernant le traitement du fichier urne électronique

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Titre III – Préparation du vote électronique

Article 6 – Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule est composée de :

• un représentant choisi par l’entreprise ;

• un représentant du prestataire.

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 – Établissement et transmission des listes électorales et de candidats

Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire.

Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur.

Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Article 8 – Propagande électorale

Sauf disposition contraire du protocole d’accord préélectoral, chaque liste de candidats pourra remettre à l’Association, qui la transmettra sans délai au prestataire, une profession de foi afin qu’elle soit mise en ligne sur le site de vote.

La profession de foi devra respecter les prescriptions imposées par le système de vote du prestataire en termes notamment de nombre de pages, de type de fichiers, de poids maximum.

Article 9 – Formation sur le système de vote

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Cette formation pourra prendre la forme d’une intervention du prestataire dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet afin de :

• tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote ;

• initialiser les urnes électroniques et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation ;

• créer deux exemplaires des clefs de chiffrement propres aux élections considérées, lesquelles seront mises sous enveloppes cachetées et cosignées par les membres du Bureau de vote ;

• remettre les scellés à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.

Les Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole ainsi que les membres du bureau de vote sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

Pour les membres du bureau de vote absents le jour de la formation, un mode d’emploi détaillé du fonctionnement du site de vote sera mis à leur disposition.

Article 10 – Information des salariés

Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique seront communiqués aux électeurs par voie postale ou par courrier électronique.

À cet effet, il est rappelé que l’actualisation des coordonnées téléphoniques, de l’adresse postale et de l’adresse de courrier électronique personnelles relève de la responsabilité individuelle des salariés qui doivent en informer formellement la direction de l’Association (service des Ressources Humaines).

La notice comporte :

• l’adresse du site de vote ;

les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non-réception de ces derniers ;

• les modalités d’accès au site de vote ;

• les modalités de vote ;

• la période d’ouverture du vote électronique.

Titre IV – Déroulement du vote

Article 11 – Garantie en matière d’égalité face à l’exercice du droit de vote

La mise en place du vote électronique remplace le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Dans le cadre du protocole préélectoral, il pourra cependant être décidé de maintenir un vote par correspondance pour les salariés justifiant de leur impossibilité de voter de façon électronique sur le lieu de travail ou à distance.

En l’absence de vote par correspondance et afin de permettre à l’ensemble du corps électoral de participer au scrutin, un ou plusieurs postes informatiques munis d’une connexion internet et dédiés aux opérations de vote sera installé dans une salle permettant l’isolement et le respect du secret du vote.

Enfin, tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix, en veillant toutefois à respecter le caractère secret du vote.

Article 12 – Période de vote

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral, ou par l’employeur lorsqu’il lui revient de fixer unilatéralement les modalités d’organisation et de déroulement des élections à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Pendant cette période, les électeurs auront la faculté de voter à tout moment par l’intermédiaire de tout terminal permettant d’accéder au site de vote. Le matériel spécialement mis à disposition par l’entreprise afin que tout électeur puisse procéder au vote ne sera accessible que pendant les heures d’ouverture de l’entreprise.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Si le vote à bulletin secret est maintenu, notamment en cas de vote sous enveloppe par correspondance, la période du vote électronique est clôturée avant l’ouverture du vote à bulletin secret sous enveloppe. La clôture du vote électronique donnera lieu à l’établissement de la liste d’émargement des électeurs ayant voté par voie électronique. Cette liste est communiquée au président du bureau de vote avant l’ouverture du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 13 – Bulletins de vote

Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour.

En outre, il est convenu que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire.

Le logo doit respecter les prescriptions imposées par le système du vote du prestataire en termes notamment de type de fichier et de poids maximum.

Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

Article 14 – Participation en cours de scrutin

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué en cours de scrutin. Néanmoins, les parties conviennent que le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Article 15 – Évènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Titre IV – Clôture du scrutin

Article 16 – Clôture du scrutin, dépouillement et procès-verbaux

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

En cas de maintien du vote par correspondance, le dépouillement du vote sous enveloppe à bulletin secret ne peut avoir lieu qu’après la clôture électronique.

Les délégués de liste sont invités à assister aux opérations de dépouillement.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique.

Le dépouillement débute par l’élection des membres titulaires puis celle des suppléants.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de votes signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection.

Les résultats des élections et les procès-verbaux sont télétransmis à l’administration.

Article 17 – Conservation des fichiers supports

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

TITRE V – Dispositions finales

Article 18 - Date d'effet

Le présent accord prendra effet le 30 septembre 2022.

Article 19 - Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 20 - Suivi de l'accord

Un suivi du présent accord sera assuré par la Direction de l’Association qui en fera une restitution auprès de la délégation du personnel au sein du Comité Social et Économique une fois par an.

Article 21 – Clause de rendez-vous

Les parties signataires s’engagent à se rencontrer tous les trois ans suivant l’application du présent accord en vue d’entamer des négociations relatives à son adaptation.

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai maximum de 6 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

Article 22 – Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités mentionnées aux articles L. 2232-23-1 du Code du travail, ou le cas échéant aux articles L. 2261-7-1 à L. 2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties ou par tout autre moyen permettant de conférer date certaine à la demande et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois (3) mois suivant la réception de la demande de révision. L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 23 - Dénonciation

Le présent accord pourra faire l'objet d'une révision ou d’une dénonciation dans les conditions prévues par la loi.

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les modalités mentionnées par les dispositions du code du travail. Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois (3) mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception.

La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 24 – Transmission de l’accord

En application de l’article 01.07.1.3.3 de la Convention collective FEHAP, le présent accord sera transmis à la Commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation (CPPNI), par courrier électronique à l’adresse numérique suivante : commissionparitaireCCN51@fehap.fr.

Article 25- Publicité et dépôt de l'accord

Conformément à l'article L. 2232-29-1 et aux articles D.2231-4 et suivants du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un double dépôt :

• un exemplaire dématérialisé sera déposé auprès de l’administration du travail, par l’intermédiaire de la plateforme : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

• un exemplaire original sera également adressé au secrétariat greffe du Conseil de prud'hommes compétent par lettre recommandée avec accusé de réception.

Fait à Hellemmes-Lille

En 5 exemplaires

Date :

Pour l’Association L’ESPOIR,	Pour le Syndicat départemental CFTC santé-sociaux Nord
	Pour la Fédération CFE-CGC santé social

Annexe : Cahier des charges

Le présent cahier des charges fixe les conditions auxquelles sont subordonnées la conclusion du contrat avec le prestataire qui aura en charge la mise en place et la gestion du vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE de l’Association.

1. Contexte

Au jour de la rédaction du présent cahier des charges, l’Association l’Espoir est constituée d’un seul établissement situé à Hellemmes-Lille, 25 Pavé du Moulin.

L’effectif total de l’entreprise en équivalent temps plein correspondrait à 11 sièges titulaires et 11 sièges suppléants à pourvoir.

À titre indicatif, lors des précédentes élections les effectifs étaient répartis dans les conditions suivantes :

• 128,01 ouvriers / employés ;

• 134,46 techniciens et agents de maîtrise ;

• 32,38 ingénieurs et cadres.

L’effectif a peu varié depuis les dernières élections et les dernières données connues à la date de négociation de l’accord collectif en date correspondaient à 266,17 salariés, dont :

• 95,33 ouvriers / employés ;

• 121,13 techniciens et agents de maîtrise ;

• 49,71 ingénieurs et cadres.

Cela étant rappelé, l’Association et les organisations syndicales représentatives ont décidé par voie d’accord collectif, de mettre en place le vote électronique pour l’élection des membres du CSE et de recourir à un prestataire extérieur (ci-après désigné le prestataire) qui assurera l’organisation et la gestion technique et matérielle du vote électronique.

2. Principes généraux

Le prestataire retenu s’engage à respecter les textes applicables au vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE et tout particulièrement :

• le règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

• la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• le code du travail ;

• les principes généraux du droit électoral ;

• l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;

• les délibérations de la CNIL ;

• le protocole d’accord préélectoral propre à l’élection considérée ;

• l’accord collectif du29/09/2022 sur la mise en place du vote électronique, outre ses éventuels avenants.

La solution présentée par le prestataire doit notamment garantir :

• le secret du scrutin ;

• le caractère personnel et libre du vote ;

• la sincérité des opérations électorales ;

• l’intégrité du vote ;

• l’unicité du vote ;

• le secret du vote.

Plus généralement, le prestataire devra mettre toute son expertise à disposition afin que le vote électronique se déroule dans les meilleures conditions, soit adapté à l’environnement de l’entreprise et permette de répondre dans les meilleurs délais aux demandes qui lui sont formulées. Il assurera une prestation permanente de conseil auprès de l’entreprise dans tous les domaines relatifs au vote électronique.

Dans l’ensemble de ses démarches et actions, le prestataire doit prendre en considération qu’au sein de l’entreprise, le niveau de risque des élections au CSE, tel qu’évalué selon la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, correspond à un risque de niveau 2.

Enfin, le prestataire s’engage à garantir la confidentialité des données et informations dont il pourra prendre connaissance. Il limitera l’accès à ces informations aux seules personnes de son entreprise qui ont vocation à participer à la mise en place et l’organisation du vote électronique. Ces personnes étant elles-mêmes tenues, dans les mêmes conditions, de garantir la confidentialité de ces données et informations.

3. Données enregistrées

Conformément à l’arrêté du 25 avril 2007, les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

4. Confidentialité et sécurité du système

Le système mis en place par le prestataire assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

5. Accessibilité du système

Le système retenu doit être accessible à toutes personnes, notamment aux personnes en situation de handicap.

6. Expertise du système

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique doit être soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

7. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Il est prévu qu’un représentant du prestataire intègre cette cellule et participe activement aux missions de cette cellule.

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Au-delà de ces tests et vérification, le prestataire devra répondre aux demandes de l’entreprise de procéder à des vérifications et tests spécifiques selon les besoins rencontrés.

8. Service d’assistance téléphonique

Le prestataire doit mettre en place, au cours de la période de scrutin, un dispositif d’assistance destiné à :

• renseigner les électeurs ;

• apporter des solutions en cas de difficultés rencontrées par les électeurs (difficulté d’accès au système de vote, perte des codes d’accès, etc.).

Le service d’assistance doit être joignable a minima tous les jours de vote, de 8h à 18h.

9. Notice d’information détaillée

Le prestataire devra établir une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique.

Cette notice, qui doit être communiquée au salarié, doit comporter a minima :

• l’adresse du site de vote ;

• les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non-réception de ces derniers ;

• les modalités d’accès au site de vote ;

• les modalités de vote ;

• la période d’ouverture du vote électronique.

10. Formation sur le système de vote

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation dispensée par le prestataire portant sur le système de vote électronique.

11. Liste électorale et fichier électeurs

Les listes électorales sont établies par l’entreprise et transmises au prestataire qui constituera alors le « fichier électeur ».

Les listes électorales comportent a minima :

• les noms et prénoms des inscrits ;

• la date d’entrée dans l’entreprise ;

• la date de naissance ;

• le collège d’appartenance.

Le fichier électeur comporte a minima :

• les noms et prénoms des inscrits ;

• le collège d’appartenance ;

• le moyen d’authentification ;

• les coordonnées postales, nécessaires à l’envoi du matériel de vote (moyen d’authentification).

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

12. Système de vote

12.1 Accès permanent au site de vote

Le système de vote électronique du prestataire doit permettre aux électeurs de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique à partir de tout terminal (personnel ou professionnel) permettant un accès au site de vote.

En dehors de cette période, le vote des électeurs doit être rendu impossible.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

2. Authentification du salarié électeur

Le vote de l’électeur ne doit être rendu possible qu’après authentification.

Cette authentification doit résulter, pour les 2 tours de scrutin, a minima de la saisie de codes d’accès personnels (un code d’identification + un mot de passe)

Par exemple, la saisine d’une donnée personnelle complémentaire pourra être exigée. À titre indicatif, il peut s’agir de la saisine de la date et/ou du lieu de naissance.

Le prestataire qui a en charge la communication des codes d’accès doit mettre en place une procédure de génération et de communication des codes d’identification assurant leur confidentialité. À ce titre, l'envoi aux salariés de leurs codes personnels d'authentification sur leur messagerie professionnelle, sans autre précaution destinée notamment à éviter qu'une personne non autorisée puisse se substituer frauduleusement à l'électeur, n'est pas de nature à garantir la confidentialité des données transmises

En cas de perte ou de non-réception des codes d’identification, le prestataire doit prévoir une procédure sécurisée et confidentielle de renvoi de ces codes.

3. Liste de candidats et bulletin de vote

Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou, selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Les fichiers relatifs aux listes de candidats comportent les mentions suivantes :

• collège d’appartenance ;

• noms et prénoms des candidats ;

• titulaires ou suppléants ;

• le cas échéant, l’appartenance syndicale.

Sauf disposition contraire du protocole d’accord préélectoral, le système de vote devra permettre d’afficher les professions de foi des listes de candidats, et leur accessibilité devra pouvoir se faire à partir d’un simple lien.

Sauf disposition contraire du protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour (dimension du bulletin, caractères, police).

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Sauf disposition contraire du protocole préélectoral, chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats.

Le logo devra respecter les prescriptions prévues par le protocole préélectoral en matière de type de fichier, de poids maximum, etc. Les logos portés sur les bulletins de chaque organisation syndicale seront de taille identique.

Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

4. Vote du salarié

Le salarié ne peut procéder au vote qu’après saisine de ses codes d’identification et éventuellement de la ou des données personnelles déterminées avec le prestataire.

Après connexion, le salarié pourra faire son choix entre les listes de candidats propres à son collège. Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée. Il doit également pouvoir procéder à un vote blanc.

Pour chaque scrutin, les listes de candidats et le vote blanc sont affichés sur une même page.

Les listes de candidats aux fonctions de titulaires sont présentées avant celles de candidats aux fonctions de suppléants.

Le vote de l’électeur apparaît clairement à l’écran et peut être modifié avant validation. La validation du vote le rend définitif et empêche toute modification.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Le système doit assurer le caractère anonyme du vote et son unicité. Le vote doit être chiffré avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

5. Liste d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin si l’accord collectif portant sur le recours au vote électronique l’autorise et que le protocole d’accord préélectoral le prévoit.

Les listes d’émargement comportent le collège, noms et prénoms des électeurs.

L’émargement indique la date et l’heure du vote.

6. Clôture du scrutin

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

13. Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement.

Il appartient au prestataire de générer des clés de chiffrement différentes conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Le dispositif mis en place par le prestataire doit permettre le dépouillement des bulletins de vote électronique et l’établissement des résultats des élections avec l’affectation des sièges.

14. Procès-verbaux

Les résultats des élections et les procès-verbaux des élections doivent pourvoir être télétransmis à l’administration dans le respect des dispositions de l’arrêté du 4 novembre 2019 fixant les modalités de transmission par voie électronique des résultats des élections professionnelles au ministre chargé du travail.

15. Conservation des fichiers supports

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

16. Dispositif de secours

Le système mis en place par le prestataire doit comprendre un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et caractéristiques que le système principal.