ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE :

La société CYBERNETIX, dont le siège social est situé Technopôle de Château Gombert, 306 rue Albert Einstein à MARSEILLE (13013), représentée par

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives au sein de la Société

• Le syndicat CFTC,

• Le syndicat CFE-CGC,

D’autre part,

Ensemble désignées les « Parties »,

IL A ETE CONVENU :

De signer un accord collectif sur le vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de la Société.

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

ARTICLE 1. PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE 3

ARTICLE 2. PRINCIPES GENERAUX 3

ARTICLE 3. MODALITES DE VOTE – PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL 4

ARTICLE 4. INFORMATION ET FORMATION 4

ARTICLE 5. ACCES AU VOTE ELECTRONIQUE 4

ARTICLE 6. LISTES DE CANDIDATS 5

ARTICLE 7. BULLETINS DE VOTE ET VOTE 5

ARTICLE 8. DEPOUILLEMENT - PROCES-VERBAUX - RESULTATS 6

ARTICLE 9. SECURITE - CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE 6

ARTICLE 10. CONFIDENTIALITE ET SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE - STOCKAGE DES DONNEES 7

ARTICLE 11. GESTION DES DONNES A CARCTERE PERSONNEL ET RGPD 8

ARTICLE 12. DUREE DE L’ACCORD - DEPOT 8

Annexe 1 : Cahier des charges 9

PREAMBULE

Comme le permet l’article L. 2314-26 du Code du travail, les Parties, soucieuses de faciliter les modalités de vote relatives aux élections professionnelles, sont convenues d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique à l’occasion des prochaines élections professionnelles au sein de la Société pour la mise en place de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (« CSE »), titulaires et suppléants.

En effet, ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

De par sa facilité d’utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales.

Par le recours au vote électronique, les Parties souhaitent s’inscrire dans une démarche innovante et ainsi développer les technologies de l’information et de la communication au travers d’un sujet aussi important que les élections professionnelles, tout en garantissant que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole d’accord préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les Parties sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.

ARTICLE 1. PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

Les Parties conviennent de confier à une société prestataire l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique, choisie à l’issue d’un appel d’offres et mandatée à cet effet par la Direction de la Société.

La société GEDICOM (ci-après dénommée le « Prestataire ») a été choisie pour organiser le scrutin électronique, sur la base d’un cahier des charges (joint en Annexe) respectant les prescriptions minimales énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2324-18 du Code du travail et dans l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise et modifiant le code du travail

ARTICLE 2. PRINCIPES GENERAUX

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• la sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré dans l’urne électronique ;

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Le système de vote électronique mis en place par le Prestataire sera conforme aux recommandations de la Commission Nationale Informatique et Libertés (« CNIL ») (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

ARTICLE 3. MODALITES DE VOTE – PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système de vote électronique retenu pour le déroulement des opérations électorales. Il n’a pas vocation à se substituer au protocole d’accord préélectoral prévu par les articles L. 2314-5 et suivants du Code du travail, lequel fera l’objet d’une négociation ultérieure entre la Direction et les organisations syndicales aux fins de définir, notamment, le calendrier des opérations électorales, la composition des collèges électoraux, la répartition des sièges à pourvoir, les modalités techniques et fonctionnelles des opérations de vote, etc.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du Prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

ARTICLE 4. INFORMATION ET FORMATION

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de la technique électronique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les membres de la délégation du personnel du CSE, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

ARTICLE 5. ACCES AU VOTE ELECTRONIQUE

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance (ex : de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections hébergé par le Prestataire.

Durant la période de vote, les électeurs pourront accéder au système de vote électronique de manière sécurisée, 24 heures sur 24, depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette, etc.).

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, par courrier adressé à l’adresse de son domicile, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Le Prestataire adressera ainsi à chaque électeur un couple de codes, lesquels seront également valables en cas de second tour, composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• d’un code secret qu’il sera seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l’électeur devra renseigner sa date de naissance.

Toute personne non reconnue par les moyens d’identification prévus ci-dessus n’aura pas accès au serveur de vote.

A l’aide de ses codes personnels, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le Prestataire.

En cas de perte ou d’oubli des codes, l’électeur pourra solliciter auprès du Prestataire, via un service d’assistance téléphonique ou sur le site de vote, de nouveaux codes. L’électeur pourra également contacter le service d’assistance technique mis en place par le Prestataire en cas de problèmes techniques.

ARTICLE 6. LISTES DE CANDIDATS

Les listes de candidats, établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif aux prochaines élections au sein de la Société pour la mise en place de la délégation du personnel au CSE, ainsi que les professions de foi et les logos seront adressés au Prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Pour une gestion optimale de ces éléments, les préconisations suivantes devront être respectées :

	Format/Extension	Poids	Résolution (L*H) (pixels)	Nom du fichier
Professions de foi	.pdf	1 000 Ko (1 Mo)	Aucune contrainte	PF_NOM SYNDICAT
Logos OS	.jpg. ou .png	100 Ko	200*200 px	LOGO_NOM SYNDICAT
Photos candidats	.jpg	500 Ko	Min : 46x56px Max : 200x243px	PHOTO_NOM PRENOM

L’ordre de présentation des listes de candidats sur le serveur de vote électronique suivra l’ordre alphabétique par rapport au nom de l’organisation syndicale au premier tour. En cas de second tour, les éventuelles listes libres seront positionnées par ordre alphabétique à la suite des listes proposées par les organisations syndicales.

ARTICLE 7. BULLETINS DE VOTE ET VOTE

Le Prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats, des professions de foi et des logos conformes à ceux qui lui auront été transmis. Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Le Prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Ainsi, une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondants à son collège propre, en séparant les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier. Ainsi, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).

Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

L’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’entreprise et la Direction de la Société pourront, à tout moment prendre connaissance du taux de participation pour chaque élection grâce aux accès administrateur remis à chaque personne lors de la réunion du scrutin à blanc (envoi des codes par mail ou SMS) en vertu de l’article L57-1 du Code électoral sans cependant avoir accès aux listes d’émargement.

ARTICLE 8. DEPOUILLEMENT - PROCES-VERBAUX - RESULTATS

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, de l’employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux procès-verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

ARTICLE 9. SECURITE - CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de la Société. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la Direction de la Société et du Prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours, susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis du représentant du Prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 10. CONFIDENTIALITE ET SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE - STOCKAGE DES DONNEES

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales et des moyens d’authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté précité du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés par le Prestataire jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

ARTICLE 11. GESTION DES DONNES A CARCTERE PERSONNEL ET RGPD

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), la Société sera amenée à transmettre au Prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise. Ainsi, la mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement n° 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement RGPD).

Le Prestataire s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement RGPD et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le Prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

ARTICLE 12. DUREE DE L’ACCORD - DEPOT

Le présent accord est applicable pour les élections des membres de la délégation du personnel au CSE. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles précitées organisées en 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Le présent accord pourra faire l’objet, à tout moment, d’une révision dans les conditions fixées aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail. La révision peut porter sur tout ou partie du présent accord. Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à chacune des parties signataires. Cette lettre doit indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de dix jours à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. L’éventuel avenant de révision conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et règlementaires se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Il fera l’objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5, L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.

Conformément à l’article R. 2262-2 du Code du travail (version antérieure aux Ordonnances Macron), une copie du présent accord sera fournie aux instances représentatives du personnel de la Société.

L’existence du présent accord ainsi que du cahier des charges joint en Annexe seront portés à connaissance du personnel de la Société par le biais des emplacements (panneaux) réservés à cet effet à la Direction ainsi que sur l’Intranet de la Société. Une notification de mise à disposition sur le site Intranet de la Société sera adressée à l’ensemble du personnel.

Fait à Marseille en 4 exemplaires originaux,

Le 18 juillet 2019

Pour l’organisation syndicale CFE-CGC,

Pour la société,

Pour l’organisation syndicale CFTC,

Annexe 1 : cahier des charges