Accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles des représentants du personnel du Comité Social et Economique de l’unité économique et sociale Dentsply Sirona France - Wellspect

ENTRE :

La société DENTSPLY SIRONA France, Société par actions simplifiée, dont le siège social est situé 7ter, rue de la porte de Buc – 78000 VERSAILLES, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le numéro 331 432 831 représentée par MXXXX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines.

Et

La Société WELLSPECT, société par actions simplifiée, dont le siège social est situé 7 ter rue de la porte de Buc – 78000 VERSAILLES immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le numéro 894 338 052 représentée par MXXXX dûment habilitée aux fins des présentes.

Constituant l’Unité Economique et Sociale (UES) en application du jugement du Tribunal Judiciaire de Versailles du 11 avril 2022

Ci-après dénommée l’« UES » ou l’« Entreprise » ou « la Direction »

D'UNE PART,

ET :

1/ La Chambre Syndicale Nationale des Forces de vente représentée par la déléguée syndicale CSN-CFE CGC, MXXXX

Chambre Syndicale Nationale des Forces de Vente située sis 2 Rue Hauteville 75010 PARIS

2/ La Fédération CFDT des Services représentée par la déléguée syndicale CFDT, MXXXX

Confédération Française Démocratique du Travail – Fédération des services située sis Tour Essor – 14 Rue Scandicci 93508 PANTIN Cedex

3/ La Fédération des Commerces et Services UNSA représentée par la déléguée syndicale UNSA, MXXXX

Fédération des Commerces et Services UNSA située sis 21 Rue Jules Ferry 93177 BAGNOLET Cedex

Ci-après désignés par « les DS »

D'AUTRE PART,

ENSEMBLE DESIGNES « les Parties » ou « les partenaires sociaux »

Il a été convenu et arrêté d’un commun accord ce qui suit :

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique par Internet au sein de l’Unité Economique et Sociale, constituée par la Société DENTSPLY SIRONA France d’une part et d’autre part, la Société WELLSPECT, pour l’élection des représentants du personnel du Comité Social et Economique, conformément aux dispositions R. 2314-5 à 18 du Code du travail.

En effet, l’intervention de certains salariés en dehors des locaux des entreprises, compte tenu des missions qui leur sont confiées et de la nature de leurs fonctions, constituent des obstacles à la participation des salariés aux élections professionnelles lorsque le vote est effectué à bulletin secret sous enveloppe.

Face à ce constat, les parties signataires du présent accord sont convenues de mettre en place le vote électronique, lequel permet :

• de permettre aux salariés n’étant pas présent dans les locaux de participer au vote ;

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs) et ainsi sécuriser le processus électoral,

• de pallier les aléas postaux,

• d’augmenter la participation des électeurs.

Le recours au vote électronique s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :

• le secret du scrutin ;

• le caractère personnel et libre du vote ;

• la sincérité des opérations électorales

• l’intégrité du vote ;

• l’unicité du vote ;

• le secret du vote.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique élus au sein de l’Unité Economique et Sociale relève du protocole d’accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties signataires conviennent de confier l’organisation des élections professionnelles à un fournisseur prestataire extérieur mandaté pour ce faire par la Direction.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral, le cas échéant.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

CECI ETANT RAPPELE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

TABLE DES MATIERES

Article 1^er : Champ d’application 5

Article 2 : Elections concernées 5

Article 3 : Principe du recours à un prestataire 5

Article 4 : Conformité du système de vote 5

Article 5 : Modalités d’organisation des opérations de vote électronique 7

5.1. Recours exclusif au vote électronique organisé par le présent accord 7

5.2. Formation au système de vote électronique (vote test) 7

5.3. Cellule d’assistance technique 7

5.4. Assistance aux électeurs 7

Article 6 : Établissement des listes électorales et des listes de candidats 7

Article 7 : Bulletins de vote 8

Article 8 : Notice explicative 8

Article 9 : Organisation matérielle 8

9.1 Lieu, temps du scrutin et accès au site de vote 9

9.2 Déroulement du vote 9

9.3 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données 10

Article 10 – Clôture et Résultats 10

10.1 Clôture 10

10.2 Décompte et attribution des sièges 11

10.3 Délais de recours et destruction des données 11

Article 11 – Sécurité et confidentialité 11

11.1 Existence et contenu des fichiers 11

11.2 Le dispositif de secours 12

Article 12– Dispositions finales 12

12.1. Prise d’effet et durée 12

12.2. Adhésion 12

11.3. Procédure de révision 12

12.4. Interprétation de l’accord 13

12.5. Suivi de l’accord 13

12.6. Clause de rendez-vous 13

12.7. Procédure de dénonciation 13

12.8. Communication de l’accord 14

12.9. Dépôt et publication 14

12.10. - Action en nullité 14

Article 1^er : Champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de l’Unité Economique et Sociale constituée par la Société DENTSPLY SIRONA France d’une part et d’autre part la Société WELLSPECT.

Cet accord concerne l’ensemble des salariés de l’Unité Economique et Sociale.

Article 2 : Elections concernées

Il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à la mise en place du CSE au sein de l’Unité Economique et Sociale, à son renouvellement ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin.

Article 3 : Principe du recours à un prestataire

Les Parties conviennent de confier à une société prestataire (ci-après « le Prestataire »), l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

Le Prestataire sera sélectionné pour organiser le scrutin des élections professionnelles, sur la base d'un cahier des charges établi par les Sociétés et respectant les prescriptions réglementaires énoncées aux articles R.2314-5 à 18 du Code du travail et figurant en Annexe 1.

Dans l’hypothèse de nouvelles élections totales ou partielles, les Parties pourront avoir recours à un autre Prestataire.

Article 4 : Conformité du système de vote

Le dispositif de vote électronique doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui permettent d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote, ainsi que la publicité du scrutin :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur.

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré.

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin.

• La confidentialité : le secret du vote.

En outre, en application de l’article 28 du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après "RGPD"), le Prestataire garantit qu’il présente des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences dudit règlement et garantisse la protection des droits des salariés.

La Direction s’est notamment assurée que le Prestataire ne recrute pas un autre sous-traitant sans son autorisation écrite préalable, spécifique ou générale. Dans le cas d'une autorisation écrite générale, le Prestataire devra informer les sociétés de tout changement prévu concernant l'ajout ou le remplacement d'autres sous-traitants, donnant ainsi aux Sociétés la possibilité d'émettre des objections à l'encontre de ces changements.

Les Sociétés et le Prestataire seront liés par un contrat définissant l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits des sociétés. Ce contrat prévoira, notamment, que le Prestataire :

1. ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée des Sociétés, y compris en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à moins qu'il ne soit tenu d'y procéder en vertu du droit de l'Union européenne ou du droit de l'État membre auquel le Prestataire est soumis; dans ce cas, le Prestataire informe les sociétés de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public;

2. veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s'engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité;

3. prend toutes les mesures requises en vertu de l'article 32 du RGPD;

4. respecte les conditions visées au présent article 2 pour recruter un autre sous-traitant;

5. tient compte de la nature du traitement, aide les sociétés, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les salariés le saisissent en vue d'exercer leurs droits prévus au chapitre III du RGPD;

6. aide les sociétés à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du RGPD, compte tenu de la nature du traitement et des informations à la disposition du Prestataire;

7. selon le choix des sociétés, supprime toutes les données à caractère personnel ou les renvoie aux sociétés au terme de la prestation de services relatifs au traitement, et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l'Union européenne ou le droit français n'exige la conservation des données à caractère personnel;

8. met à la disposition des sociétés toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues ci-avant et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par les sociétés ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits.

En outre, la Prestataire garantit qu’il détient un registre des activités de traitement de données à caractère personnel qu’il réalise à jour et conforme à l’article 30 du RGPD.

Article 5 : Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

5.1. Recours exclusif au vote électronique organisé par le présent accord

Les Parties conviennent que les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote par internet, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-9 du code du travail.

Un protocole d’accord préélectoral sera négocié avec les organisations syndicales et définira notamment les modalités de constitution des bureaux de vote, le calendrier, les modalités opératoires, le nombre de sièges, le volume des heures individuelles de délégation, la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel et la répartition du personnel dans les collèges électoraux.

Le présent accord figurera en annexe du protocole d’accord électoral.

5.2. Formation au système de vote électronique (vote test)

Les membres des bureaux de vote ainsi que les organisations syndicales qui pourront chacune désigner un délégué de liste tel que déterminé dans le cadre du protocole d'accord préélectoral, bénéficieront, préalablement au déroulement des opérations électorales, d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Cette formation aura lieu environ 7 jours avant le premier tour du scrutin.

5.3. Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Les sociétés et le Prestataire sélectionné assureront conjointement les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule est composée de :

• deux représentants choisis par l’entreprise ;

• un représentant du prestataire ;

• un représentant de chaque organisation syndicale représentative.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

5.4. Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance sera mis à la disposition des électeurs, sans surcoût tarifaire.

Article 6 : Établissement des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au Prestataire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, sera faite à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au Prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Article 7 : Bulletins de vote

Le Prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Les candidatures libres présentées au second tour apparaitront en dernier.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 8 : Notice explicative

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

La notice comporte notamment :

• l’adresse du site de vote ;

• les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;

• les modalités d’accès au site de vote ;

• les modalités de vote ;

• la période d’ouverture du vote électronique.

Les sociétés procéderont à une diffusion de la note explicative par affichage et par courriel au plus tard 10 jours avant la date fixée pour le 1^er Tour du scrutin de l’élection.

Article 9 : Organisation matérielle

Chaque électeur recevra avant le vote, par voie postale, , un courrier contenant son code d’accès unique (alphanumérique à 12 caractères) sur un site sécurisé. Ces informations pourront également faire l’objet d’une transmission par courriel.

En ce qui concerne les salariés qui n’auraient pas accès à leur boite électronique professionnelle en raison d’un motif de suspension du contrat de travail ou de maladie, le code d’accès unique à la plateforme de vote, généré de manière aléatoire, sera adressé auxdits salariés par courrier recommandé avec accusé de réception lors de la campagne d’envoi.

Seul le Prestataire aura connaissance de ce code d’accès unique.

Ce code d’accès unique sera également valable en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par les sociétés au Prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

En cas de difficulté technique, l’électeur devra contacter la cellule d’assistance technique afin d’identifier la problématique rencontrée et trouver une solution pour permettre l’exercice du vote.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le Prestataire lui adressera à nouveau son code d’accès unique (alphanumérique à 12 caractères) à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur).

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

9.1 Lieu, temps du scrutin et accès au site de vote

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail et /ou à distance.

La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral, ou par l’employeur lorsqu’il lui revient de fixer unilatéralement les modalités d’organisation et de déroulement des élections à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails seront adressés par l’entreprise ou via le prestataire sélectionné à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

9.2 Déroulement du vote

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrement avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

L'ensemble des organisations syndicales ayant déposé une liste et la direction pourront obtenir le nombre précis de votants à tout moment durant le scrutin :

• soit en interrogeant le compteur de la plateforme au moyen d'un code secret ;

• soit en interrogeant le prestataire par l’intermédiaire d’un représentant de la Direction.

9.3 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions du Code du travail relatives au vote électronique et aux principes électoraux de confidentialité, d’intégrité et de sincérité du vote et aux exigences réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 10 – Clôture et Résultats

10.1 Clôture

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs et du représentant mandaté de l’Unité Economique et Sociale.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau conformément aux dispositions de l’article R. 2314-8 du code du travail.

10.2 Décompte et attribution des sièges

Il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Chaque organisation syndicale ayant présenté des listes et celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral, recevra par voie électronique les procès-verbaux.

10.3 Délais de recours et destruction des données

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés pendant 45 jours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de 45 jours ou après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive si une action contentieuse a été engagée, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Les organisations syndicales auront également communication de la destruction de ces fichiers supports.

Article 11 – Sécurité et confidentialité

11.1 Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes et fichiers électoraux (qui feront également l’objet d’un affichage au siège) : matricule, nom et prénom des inscrits, éligibilité, site de rattachement (si nécessaire), collège électoral, âge, ancienneté.

• Pour les listes des candidats : collège électoral, nom et prénom, titulaires ou suppléants, site, appartenance syndicale le cas échéant, fonction.

• Pour les listes d’émargement : nom, prénom des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site. 

• Pour les résultats : nom et prénom des candidats élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège, représentativité syndicale par organisation syndicale, pourcentage des voix obtenues par candidat, formulaire Cerfa.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes et fichiers électoraux : électeurs, syndicats représentatifs intéressés, DRH.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, syndicats représentatifs, DRH.

• Pour les résultats : électeurs, Inspecteur du travail, syndicats, DRH. Les résultats des audiences de chaque organisation syndicale seront communiqués au Ministère compétent (Centre de Traitement des Elections Professionnelles).

11.2 Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis du prestataire mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

Article 12– Dispositions finales

12.1. Prise d’effet et durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de quatre (4) ans.

Il entrera en vigueur le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt de l’accord.

12.2. Adhésion

Toute organisation syndicale représentative dans le champ d'application du présent accord et qui n’est pas signataire dudit accord peut y adhérer dans les conditions prévues par le Code du travail. Cette adhésion doit être sans réserve et concerner la totalité du présent accord.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE (DRIEETS).

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

11.3. Procédure de révision

Le présent accord est constitué de parties distinctes et divisibles les unes des autres. Chaque partie peut être révisée sans que cela affecte les autres, ni le reste de l’accord.

Durant le cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, seule une ou plusieurs Parties au dit accord pourra engager une procédure de révision prévue par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail. A l'issue de la période correspondant au cycle électoral susvisé, la procédure de révision pourra être engagée par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord, qu'elles en soient ou non signataires.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception comportant les motivations de la demande de révision aux parties intéressées (employeur et ensemble des syndicats représentatifs qu’ils aient ou non signé le présent accord et qu’ils soient ou non habilités à engager la procédure de révision). Cette lettre devra également indiquer les points concernés par la demande de révision et devra être accompagnée de propositions écrites de substitution.

Dans un délai d’un mois à compter de la demande de révision, les Parties se rencontreront pour examiner les conditions de conclusion d’un éventuel accord de révision.

Les Parties conviennent en tout état de cause de rencontrer en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles, interprofessionnelles ou de branche, des règles impactant significativement les termes du présent accord.

12.4. Interprétation de l’accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les trente (30) jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de trois (3) mois suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

12.5. Suivi de l’accord

Tous les trois (3) ans, un suivi de l’accord est réalisé par l’entreprise et les organisations syndicales signataires de l’accord.

12.6. Clause de rendez-vous

Dans un délai de trois (3) ans suivant l’application du présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de soixante (60) jours suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

12.7. Procédure de dénonciation

Lorsque la dénonciation émane de la totalité des organisations syndicales signataires de l'accord ou des sociétés, ce dernier continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis fixé à trois mois.

Lorsque la dénonciation est le fait d'une partie seulement des organisations syndicales, l'accord reste applicable à l'ensemble des salariés comme s'il n'avait pas été dénoncé. En revanche, les dispositions de cet accord ne sont plus opposables aux organisations syndicales qui l'ont dénoncé à l'issue d'un délai d'une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis fixé à trois mois. Ces organisations syndicales ne seront plus habilitées à signer des avenants de révision du présent accord.

Lorsqu'une des organisations syndicales de salariés signataires de l'accord perd la qualité d'organisation représentative dans le champ d'application de cet accord, la dénonciation de ce texte n'est dès lors possible et n'emporte d'effets que si elle émane d'une ou plusieurs autres organisations syndicales de salariés représentatives dans son champ d'application et ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors du dernier cycle électoral.

La dénonciation, qui ne peut être que totale, doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception, par son auteur, aux autres signataires de l'accord. Elle n'a pas être justifiée. Elle doit donner lieu à dépôt conformément à l'article L. 2231-6 du code du travail. C'est la date de dépôt de la dénonciation qui fait courir le délai du préavis de trois mois.

Une nouvelle négociation s'engage, à la demande d'une des parties intéressées, dans les trois mois qui suivent le début du préavis d'une durée de trois mois. Elle peut donner lieu à un accord, y compris avant l'expiration du délai de préavis.

12.8. Communication de l’accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives.

12.9. Dépôt et publication

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Versailles.

En outre, le présent accord sera porté à la connaissance des salariés une fois son dépôt effectué.

12.10. - Action en nullité

Conformément aux dispositions de l’article L. 2262-14 du Code du travail, toute action en nullité de tout ou partie du présent accord doit, à peine d'irrecevabilité, être engagée dans un délai de deux mois à compter :

• de la notification de l'accord aux organisations disposant d'une section syndicale dans l'entreprise ;

• de la publication de l'accord prévue à l'article L. 2231-5-1 dans tous les autres cas.

Fait le 08 Septembre 2022, à Versailles

En autant d’exemplaires que l’exige la loi, en 6 Exemplaires

Dentsply Sirona France	MXXXX DRH
Wellspect	MXXXX Dûment habilitée
UNSA	MXXXX Déléguée Syndicale
CFDT	MXXXX Déléguée Syndicale
CFE-CSN	MXXXX Déléguée Syndicale

ANNEXE 1

CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL

1.2. Modalités de l'élection

• Vote Electronique

Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux personnes handicapées d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.

Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.

Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.

Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole d’accord préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.

• Opérations de dépouillement

A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site.

La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :

• Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote

• Intégration automatisée des résultats du vote internet

• Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.

• Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote

• Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.

La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par l’absence de corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote.

Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats.

Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus.

Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.

• Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants : Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;

• Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.

Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :

• Quotient électoral ;

• Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.

Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous :

Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.

Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.

S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».

A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.

Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.

Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.

En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.

Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.

Enfin il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant.

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :

• L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.

• L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

2. INTERVENANTS

2.1. Organisation des élections

La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction RH, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.

2.2. Le Prestataire

• Références

Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.

Le Prestataire doit s’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les « Principes Electoraux »).

De façon générale le Prestataire doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.

• Coordination, suivi de l’opération et garanties

Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales.

Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.

Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.

Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.

Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.

En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.

Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le « Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.

Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :

• Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;

• Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ;

• Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la « Recette Interne »).

Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver sans possibilité de changements :

• Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ;

• Le rapport de l’Audit ;

• Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.

Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le Prestataire devra être fournie sur simple demande.

3. DEFINITION DU BESOIN

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :

• La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé

• La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection

• La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération

3.1. Fonctionnalités générales attendues

Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

• La coordination de l'opération en relation avec la Direction RH

• Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection

• La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs

• Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement - le traitement et l’intégration des listes de candidats

• La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin

• Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique

• La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion

• La conservation des fichiers pendant les délais de recours

• La destruction des archives

3.2 Contraintes

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.

Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.

3.3 La plate-forme de vote électronique

• Définition

La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.

La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.

Il comprend obligatoirement :

• Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification

• Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires

• Une séparation stricte des données sera assurée :

• pour le fichier des électeurs

• pour la réception des votes (urne électronique)

Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)

Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal.

Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.

La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :

• La fiabilité de l’ensemble

• Une protection des accès physiques

• Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données

• La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin

Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.

Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction RH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.

• Disponibilité de la plateforme

La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau.

L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote.

Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption.

Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction RH.

Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.

• Accessibilité de la plateforme

L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé.

En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.

Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.

Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente.

Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales.

Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré-requis techniques sera clairement indiqué.

L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.

• Accès au système de vote

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel.

L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.

Les accès par codes d’identification unique seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (modification des identifiants en cas de vol, etc.).

• Recette

La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.

• Maintenance

Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative.

3.4. Fonctionnalités du système de vote électronique

• Horodatage

L’outil mis en place devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur.

L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.

• Chiffrement

La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

• Vérifiabilité

L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.

• Procédure de vote

Le système de vote devra permettre :

• Le vote blanc

• Le raturage dans une liste

• À l’électeur de revenir sur son choix avant validation

• La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique

• La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)

Le système de vote devra interdire :

• De sélectionner plus d’une liste

• De voter plusieurs fois

• Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote

3.5. Mise en place d’un processus électoral

• Moyens d’identification et d'authentification

A partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera, pour chacun des électeurs, un code d’accès unique composé de 12 caractères alphanumériques.

Ces codes d’accès seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole d’accord préélectoral.

Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la Direction RH.

• Écrans de vote

Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra supporter au moins les deux résolutions les plus largement utilisées :

• 1024 x 768

• 1280 x 1024

La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité. Le système de vote devra être conforme aux standards du W3C et du WAI concernant la normalisation de l’application web.

Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.

Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.

• Paramétrage de l’élection

La Direction RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.

La Direction RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format PNG ; JPEG ou GIF de 4 kilo-octets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 500 kilooctets.

Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.

• Interface de contrôle

Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.

L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.

L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.

• Tests et recette

Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

• Le bon fonctionnement du processus de connexion

• La présence de la liste d’émargement

• La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés

• La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos

• Le fonctionnement du processus de vote

• Le fonctionnement du processus de dépouillement

Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.

Après la recette validée, le Bureau de vote:

• Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles

• Scellera les listes électorales

• Scellera les listes de candidats

• Remettra à zéro le compteur des votes

• Videra et scellera l’urne électronique

Après ouverture de la période de vote, ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.

• Période de vote

L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole d’accord préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h/24 et 7j/7.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront, avant l'ouverture de la période de vote électronique, que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement :

• L’émargement dans le fichier des électeurs

• L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique

• L’impossibilité de revoter

• La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote

Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.

4 ASSISTANCE

4.1 Aux électeurs

Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la Direction RH pour :

• Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)

• Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique par le système d’administration après authentification de l’électeur par la Direction RH sans que la Direction RH ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.

La gestion opérationnelle de cette assistance devra être assurée conjointement avec le prestataire retenu.

4.2 A la Direction RH

Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :

• Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration

• L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système

• Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs

• L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.

4.3 Documentation

Le Prestataire fournira :

• Une documentation sur le système de vote

• Une documentation sur le système de dépouillement

Le Prestataire fournira, le cas échéant, un rapport complet sur les incidents survenus durant les élections.

Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appels, le type d’appels et le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.