Accord sur le télétravail

Ubiqus Traduction

Juillet 2022

[

Entre les soussignées :

La société Ubiqus Traduction SAS au capital de 200 000 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le n° 33203940300115 dont le siège social est situé tour PBS, 1 avenue du Général-de-Gaulle, 92800 Puteaux, représentée par XX, agissant en qualité de directrice des ressources humaines,

Ci-après dénommée« !'Entreprise »,

D'une part,

Et l'organisation syndicale, Force Ouvrière, représentée par XX, déléguée syndicale,

D'autre part,

[

Titre 1 - Préambule et principes généraux 4

1. Préambule 4

Il. Définition du télétravail 5

Ill. Lieu d'exercice du télétravail 5

4. Principe d'égalité de traitement 6

5. Disponibilité du télétravailleur et respect de sa vie privée 6

   1. Salariés dont le temps de travail est décompté en heures: 6

   2. Salariés dont le temps de travail est décompté en jours 7

6. Formats de télétravail pratiqués au sein de !'Entreprise 7

Titre Il - Formats de télétravail possibles et modalités d'exercice 7

3. Le télétravail occasionnel 7

Il. Le télétravail temporaire 8

Ill. Le télétravail régulier 8

1. Le télétravail régulier partiel à rythme prédéfini, ou « télétravail pendulaire » 8

2. Le télétravail régulier total 11

Titre Ill - Dispositions d'accompagnement 13

1. Gestion de la situation de télétravail et prévention du risque d'isolement des salariés en télétravail régulier total 13

Il.

Ill.

1.

2.

IV.

V.

1.

2.

VI. VII. VIII.

Conditions d'exercice du télétravail 13

Equipements de travail et fournitures de bureau 13

Matériel mis à disposition du salarié 14

Matériel pris en charge à 50 % 14

Cas des salariés disposant d'une RQTH 14

Outils de communication 15

Compensation des coûts induits 15

Indemnité pour les salariés en télétravail total 15

Absence d'indemnité pour les salariés en télétravail occasionnel ou partiel 16

Prise en charge des frais de transport et des frais de restauration 16

Etablissement de rattachement et exercice du droit de vote 16

Information des managers 16

Titre IV - Mise en œuvre et vie de l'accord 17

1. Portée de l'accord - Information des instances - Information des salariés 17

Il. Durée - Révision - Règlement des différends 17

Ill. Publicité 17

Titre 1 - Préambule et principes générau-x---

Tout au long du texte, le terme « Entreprise » désigne la société Ubiqus Traduction; en fonction des circonstances, le terme« employeur » désigne quant à lui la société Ubiqus Traduction ou les salariés exerçant des fonctions de direction ou de management autorisés à s'exprimer en son nom.

Préambule

Les années 2020 et 2021 ont été marquées par une crise sanitaire qui a conduit Ubiqus Traduction à génér liser le télétravail de ses salariés exerçant une activité compatible avec le travail à distance, afin de préserver leur santé et limiter la circulation du virus, que ce soit pendant et hors périodes de confinement. Le télétravail, qui était déjà pratiqué par un nombre restreint de salariés avant la crise, s'est ainsi généralisé, illustrant la capacité de !'Entreprise et de ses salariés à faire preuve de réactivité et à maintenir la performance et la qualité des prestations dans ce nouveau contexte.

Compte tenu, d'une part, de l'exercice du télétravail des salariés éligibles à cette organisation du travail à distance pendant deux ans et, d'autre part, des résultats de l'enquête d'octobre 2020 qui a montré que les salariés télétravailleurs pendant la pandémie de Covid-19, dotés ou non d'un avenant« télétravail », souhaitent pour une bonne partie d'entre eux poursuivre une part de leurs activités en télétravail à l'issue de la crise sanitaire, la Direction a engagé une réflexion avec l'organisation syndicale FO en vue de négocier un accord sur le télétravail répondant aux attentes du plus grand nombre et rappelant notamment le principe fondamental du double volontariat (entreprise et salarié) pour pouvoir le mettre en œuvre.

Partageant les objectifs essentiels que sont :

• la performance des activités de !'Entreprise et la satisfaction de ses clients en termes de qualité et de délai;

• la qualité de vie des salariés et la recherche d'un meilleur équilibre vie privée/vie professionnelle ;

• le maintien de la présence managériale et de la vie sociale en entreprise;

• la souplesse d'organisation au sein des équipes;

• la réduction du nombre de déplacements professionnels en vue de diminuer les émissions de gaz à effet de serre, la fatigue liée aux déplacements et l'absentéisme.

La Direction et l'organisation syndicale FO souhaitent, par le présent accord à durée indéterminée, pérenniser et encadrer l'exercice du télétravail au sein de !'Entreprise pour l'ensemble des salariés Ubiqus Traduction.

Le présent accord a été négocié compte tenu des implantations et conditions de travail actuelles de !'Entreprise. Il ne prend pas en compte les mesures d'accompagnement qui pourraient résulter d'un éventuel déménagement du siège social sauf pour ce qui concerne les mesures liées au temps de déplacement, notamment du titre Il articles 111.1 et 111.2, puisque le temps de transport domicile/travail serait recalculé en fonction du nouveau lieu du siège.

Il. Définition du télétravail

Il est rappelé que le télétravail désigne, au sens de l'article L1222-9 du code du travail, « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Le télétravail est à caractère volontaire, bilatéral et réversible.

• Caractère volontaire

Le télétravail peut être à l'initiative du salarié ou de l'employeur, en fonction des formats possibles, et ne peut être imposé à l'une ou l'autre des parties. Il peut faire partie des conditions d'embauche du salarié ou être mis en place par la suite selon les modalités décrites ci-après. Le

refus d'un salarié d'accepter un poste de télétravailleur ne constitue pas en soi un motif de rupture de son contrat de travail.

• Caractère bilatéral

Le télétravail ne peut être imposé à l'une ou l'autre des parties, salarié ou employeur, sauf circonstances décrites à l'article VI « Formats de télétravail pratiqués au sein de !'Entreprise » du présent article, à savoir « mesures prises par le préfet lors de la survenue d'un épisode de

pollution », « circonstances exceptionnelles, notamment [...] menace d'épidémie », « force majeure ».

• Caractère de réversibilité

Les conditions de réversibilité du télétravail diffèrent en fonction des formats de télétravail. Elles sont décrites au titre Il« Formats de télétravail possibles et modalités d'exercice».

Ill. Lieu d'exercice du télétravail

Le télétravail se pratique par défaut au domicile du salarié. Afin de permettre une venue dans les locaux de l'Entreprise régulière et à un coût raisonnable, le domicile du salarié concerné doit se situer sur le territoire métropolitain. Le télétravailleur, à l'exception du télétravail occasionnel tel que défini ci-après, fournit à !'Entreprise un justificatif d'assurance du logement où il exerce son activité en télétravail.

Le salarié a la possibilité de télétravailler dans un lieu tiers situé dans un périmètre permettant au salarié de se rendre dans les locaux de !'Entreprise dans un délai équivalent à son temps de trajet domicile/locaux de !'Entreprise sous réserve que cette pratique demeure ponctuelle et que ledit lieu satisfasse aux dispositions des articles Il« Conditions d'exercice du télétravail » et

IV « Outils de communication - Principes généraux» du titre Ill « Dispositions d'accompagnement» du présent accord. Si, à titre exceptionnel, le salarié souhaite télétravailler depuis un lieu tiers situé dans un périmètre autre que celui défini ci-dessus, il ne peut le faire que sur autorisation expresse de son manager auprès de qui il doit formuler une demande écrite dans un délai raisonnable.

Principe d'égalité de traitement

Le télétravail n'affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur, qui reste lié à !'Entreprise en application de la législation du travail. Tous les salariés, qu'ils soient en télétravail ou non, bénéficient d'un traitement strictement égal, notamment en termes d'organisation du temps de travail, de charge de travail, d'accès aux informations relatives à la vie de !'Entreprise, à la formation, à la mobilité interne et aux entretiens, de respect du droit à la déconnexion, ou encore de droits collectifs (relations avec les représentants du personnel, accès aux informations syndicales ou encore participation et éligibilité aux élections des instances de représentation du personnel).

Afin de garantir cette égalité de traitement, certaines dispositions spécifiques peuvent être mises en œuvre en fonction des formats de télétravail. Elles sont décrites au titre Ill

« Dispositions d'accompagnement».

Une prise en charge financière est prévue dans les cas et conditions décrits au titre Ill

« Dispositions d'accompagnement ».

L'employeur met à disposition de chaque salarié - télétravailleur ou non -- un ordinateur professionnel et, si besoin, les accessoires appropriés (clavier, souris, etc.). Cet ordinateur peut être fixe ou portable en fonction du poste occupé par le salarié et de sa situation vis-à-vis du télétravail. Le salarié s'engage à en être l'utilisateur exclusif et à se conformer strictement, en la matière, aux dispositions du règlement intérieur en vigueur. Il doit réaliser dans les délais impartis toutes les opérations, notamment les mises à jour de sécurité, demandées par les équipes en charge des systèmes d'information de !'Entreprise.

Disponibilité du télétravailleur et respect de sa vie privée

Le télétravail doit s'exercer dans le respect, d'une part, du devoir de réactivité nécessaire à la bonne marche de !'Entreprise, d'autre part, du droit à la déconnexion et du respect de la vie privée du salarié.

Les canaux professionnels de communication (Outlook, Teams, MicroSIP...) sont à privilégier et les canaux privés à utiliser de manière exceptionnelle dans les situations d'urgence. Le salarié et le manager ont la possibilité de s'entendre sur un mode de communication privilégié; chacun s'engage alors à privilégier ce canal.

1. Salariés dont le temps de travail est décompté en heures :

Sur ses plages-horaires de travail, le télétravailleur doit être joignable par ses interlocuteurs professionnels habituels -- manager, collègues, clients, etc. -- dans les mêmes délais que s'il travaillait dans les locaux de !'Entreprise.

Ces horaires sont les horaires contractuels du salarié ou les horaires des plages fixes pour les salariés soumis au dispositif d'horaires variables.

Toute modification ponctuelle doit faire l'objet d'un échange écrit (message électronique, message Teams) entre le salarié et son manager. Si le salarié est conduit à s'absenter de son poste de travail à titre exceptionnel durant ses horaires fixes, il doit impérativement en avertir son manager en amont.

Salariés dont le temps de travail est décompté en jours

Le télétravailleur doit être joignable par ses interlocuteurs professionnels habituels, qu'ils soient internes ou externes à !'Entreprise, dans les mêmes délais que s'il travaillait dans les locaux de

!'Entreprise.

Les salariés sous convention de forfait en jours n'étant pas soumis à un horaire contractuel, il est convenu, pour préserver leur droit à la déconnexion, qu'il ne leur est pas tenu rigueur, les jours où ils travaillent, de ne pas être joignables avant 9 h, entre 12 h et 14 h et après 18 h. D'autres plages de joignabilité peuvent être décidées en concertation entre le salarié et son manager. En cas de modification ponctuelle de ses plages de joignabilité, le salarié doit impérativement en avertir son manager en amont.

Formats de télétravail pratiqués au sein de !'Entreprise

Trois formats de télétravail peuvent être distingués :

• le télétravail occasionnel ;

• le télétravail temporaire, qui peut être partiel ou total;

• le télétravail régulier, qui peut être partiel ou total.

Dès lors qu'il est régulier, le télétravail, qu'il soit partiel ou total, doit être pensé dans le cadre plus large d'une organisation d'équipe visant à en renforcer la cohésion.

Indépendamment de ces différents formats mis en place au sein de !'Entreprise, le télétravail peut être généralisé, à titre temporaire, à tous les salariés concernés par le télétravail occasionnel tel que décrit ci-après, dans les circonstances suivantes :

• en cas de mesures prises par le préfet lors de la survenue d'un épisode de pollution en application des dispositions de l'article L223-1 du code de l'environnement;

• en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force de majeure, en application des dispositions de l'article L1222-11 du code du travail.

Inversement, le télétravail occasionnel ou partiel - qu'il soit temporaire ou régulier - peut être restreint voire suspendu à titre temporaire en cas de circonstances exceptionnelles, notamment si des difficultés techniques ou de réseau nuisent sensiblement à l'efficacité du travail à distance.

Dans tous les cas, des messages écrits de la direction, diffusés auprès des salariés par tout moyen et en priorité via courrier électronique, préciseront les modalités de mise en œuvre de cette disposition.

Titre Il - Formats de télétravail possibles et modalités d'exercice

Le télétravail occasionnel

Les salariés travaillant dans les locaux et dont le poste le permet, c'est-à-dire, à la date de conclusion de l'accord, tous les salariés à l'exception des salariés du support informatique et de

l'entretien, peuvent bénéficier de 25 jours de télétravail par année civile afin de répondre aux impératifs de la vie quotidienne. Ces jours peuvent être pris par demi-journée.

Ils doivent en faire la demande à leur manager via l'outil de gestion au moins 48 heures à

l'avance sauf cas d'urgence; un éventuel refus du manager devra être motivé par écrit.

Ce format de télétravail ne peut être cumulé avec d'autres formats de télétravail. Il est notamment incompatible avec le télétravail pendulaire. Ce format de télétravail ne fait pas l'objet d'une indemnisation financière. Les salariés bénéficiant de ce dispositif doivent être présents au moins deux jours par semaine.

Il. Le télétravail temporaire

Le télétravail (partiel ou total) peut être accordé à titre temporaire, pour une durée maximale de 1 an, éventuellement renouvelable, afin de permettre à un salarié de faire face à des difficultés temporaires (de santé, familiales, organisationnelles, etc.), sous réserve que son poste le permette.

Le télétravail temporaire peut être demandé par le salarié ou proposé par l'employeur (dans ce dernier cas, le salarié peut le refuser). Dès lors qu'il est supérieur à 1 mois, il doit faire l'objet d'un avenant au contrat de travail. S'il est inférieur, un message électronique précisant ses modalités suffit à sa mise en place.

Un éventuel refus du manager doit être motivé par écrit.

Le manager informe par écrit la DRH des demandes de télétravail temporaire qu'il reçoit, quelle que soit leur durée, et de la suite qu'il leur donne, ainsi que des propositions de télétravail temporaire qu'il peut être amené à formuler et de la suite qui leur est donnée.

Ce format de télétravail ne fait pas l'objet d'une indemnisation financière, sauf s'il est total et d'une durée supérieure à 6 mois, auquel cas il est couvert par les dispositions du titre Ill

« Dispositions d'accompagnement ». Si l'avenant est conclu pour une durée supérieure ou égale

à 6 mois, l'indemnité commence à courir à compter du premier mois.

Ill. Le télétravail régulier

1. Le télétravail régulier partiel à rythme prédéfini, ou « télétravail pendulaire »

Définition et population concernée

Ce format de télétravail concerne tous les salariés dont le poste le permet, dès lors qu'ils ont plus de 6 mois d'ancienneté continue et qu'ils travaillent à temps plein ou à un temps partiel/réduit sous réserve de respecter la procédure, les modalités et les conditions d'exercice ci-après.

A la date de conclusion de l'accord, les postes non-éligibles à ce format de télétravail sont les postes d'entretien/nettoyage, qui ne peuvent être occupés, même de fonction ponctuelle, en télétravail, et les postes de support informatique.

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Le télétravail pendulaire s'organise de façon hebdomadaire dans les limites suivantes:

• jusqu'à 1 jour (ou 2 demi-journées) par semaine au maximum pour les salariés dont l'ancienneté est de 6 mois à 1 an ;

• jusqu'à 2 jours (ou 4 demi-journées) par semaine au maximum pour les salariés dont l'ancienneté est supérieure à 1 an ;

• jusqu'à 3 jours (ou 6 demi-journées) par semaine au maximum pour les salariés dont l'ancienneté est supérieure à 5 ans et qui justifient d'un temps de transport domicile/travail supérieur à 2 heures aller-retour, sur la base d'un trajet en transports en commun ou en véhicule.

Procédure de mise en place

La mise en place du télétravail pendulaire est à l'initiative exclusive du salarié, qui doit en faire la demande écrite à. son manager et à la DRH. Le salarié complète la partie du questionnaire d'autodiagnostic (disponible sur !'Intranet) qui le concerne, puis l'adresse à son manager qui complète à son tour la partie qui le concerne et fait parvenir le questionnaire complet à la DRH.

A compter de la date d'envoi du questionnaire complété par le salarié à son manager, le manager dispose d'un délai de 1 mois pour rencontrer le salarié demandeur en entretien. Si le manager envisage d'apporter une réponse négative, il prévient la DRH au préalable. Après l'entretien, le manager adresse au salarié, DRH en copie, le questionnaire complété précisant la réponse apportée. Si cette réponse est négative ou si elle ne répond pas strictement à la demande du salarié, elle doit être motivée et mentionner les actions de remédiation envisagées ou en cours. S'il est en désaccord avec la réponse de son manager, Le salarié peut par ailleurs solliciter un entretien avec la DRH

Le refus du manager n'est pas définitif; le salarié peut à nouveau soumettre une demande dès lors que les motifs qui ont fondé le refus lui semblent ne plus être d'actualité. Inversement, le manager ou la DRH peuvent formuler un accord sous conditions, qui ne deviendra donc effectif qu'une fois lesdites conditions réunies ou pourra être annulé si ces conditions ne sont plus réunies.

Les motifs de refus ou les critères de conditionnalité se fondent sur les champs couverts par le périmètre du questionnaire.

Une fois le télétravail mis en place, les demandes d'augmentation du volume de télétravail sont formulées par e-mail adressé au manager et à la DRH et ne donnent pas lieu à l'établissement d'un questionnaire d'autodiagnostic, sous réserve que les conditions d'ancienneté soient respectées. Si la réponse est négative ou si elle ne répond pas strictement à la demande du salarié, elle doit être motivée et mentionner les actions de remédiation envisagées ou en cours.

En plus d'être soumis à l'accord du manager, le passage à un rythme de 3 jours (ou 6 demi­ journées) télétravaillés par semaine est soumis à l'accord exprès de la DRH et du N+2 du salarié, qu'il s'agisse d'une demande de mise en place initiale (et donc soumise à l'établissement d'un questionnaire d'autodiagnostic) ou d'augmentation du volume de télétravail. La DRH et/ou le N+2 peuvent rencontrer le salarié dans ce cadre.

Conditions d'exercice et modalités d'encadrement et de suivi

En cas d'accord, la mise en place du télétravail pendulaire fait l'objet d'un avenant à durée indéterminée prévoyant une période d'adaptation de 6 mois, au cours ou à l'issue de laquelle

chacune des deux parties peut mettre fin à la situation de télétravail pendulaire. A cet avenant est joint un mémo, également communiqué au salarié, reprenant les dispositions du présent accord et de l'avenant au contrat de travail qui s'appliquent spécifiquement au salarié, notamment sur les éléments listés ci-après.

• Jours télétravaillés

Ces jours sont décidés en concertation avec le manager; par souci d'équité entre les membres de l'équipe, ils peuvent être modifiés tous les ans au 1er septembre. Ces jours sont fixes et posés par défaut dans l'outil de gestion. Toutefois, ils peuvent être modifiés par accord préalable des parties sous réserve d'une validation dans l'outil de gestion

• Jours de présence sur site

Même en cas d'absence partielle sur la semaine (congés, temps partiel/réduit, jour férié...}, le salarié doit être présent dans les locaux de !'Entreprise au moins 2 jours par semaine (sauf congés sur l'ensemble des jours ouvrés de la semaine). Si le salarié est à temps partiel/réduit, son volume de télétravail doit être compatible avec le respect de cette règle. Par exemple : un salarié travaillant 3 jours par semaine ne peut télétravailler plus d'l jour par semaine - même si son ancienneté lui permettrait de télétravailler 2 jours par semaine - de façon à être présent 2 jours par semaine dans les locaux de !'Entreprise; un salarié travaillant 2 jours par semaine ne peut bénéficier du télétravail pendulaire. Toutefois, si, sur une semaine donnée, la prise de jours de congé et/ou le positionnement d'un jour férié empêche(nt) la mise en application de cette règle du fait d'un impératif du salarié sur un jour de télétravail fixe l'empêchant de travailler dans les locaux de !'Entreprise, le nombre de jours de présence dans les locaux peut ponctuellement être réduit à 1. Une souplesse est également observée pendant les vacances de Noël.

• Flex-office

Les parties conviennent que les salariés qui ont opté pour le télétravail pendulaire, notamment les salariés en télétravail au moins deux jours par semaine, pourront ne plus avoir de bureau fixe attribué mais un « secteur de bureaux » attribué. Ce changement de mode de fonctionnement s'effectuera en fonction des choix d'implantation physique et de la possibilité qui sera offerte à

!'Entreprise de réduire sa surface de travail dans ses locaux.

• Horaires auxquels le salarié doit être joignable par son manager, ses collègues, ses clients, etc.

• Organisation d'équipe mise en place

Cette organisation vise notamment à permettre une gestion optimale des urgences et à renforcer la cohésion d'équipe (réunions hebdomadaires entre autres), étant entendu que les effectifs de l'équipe présents dans les locaux chaque jour doivent tendre vers 50 % de l'effectif total de l'équipe et ne peuvent être inférieurs à 30 % et que l'équipe doit être au complet a

minima une fois par semaine. Une souplesse est observée pendant les périodes de congés, notamment à Noël. Les salariés de l'équipe qui sont en télétravail total, à titre régulier ou temporaire, ou rattachés à un autre site, ne sont pas pris en compte dans ces calculs d'effectifs.

• Lieu d'exercice du télétravail

Ce lieu, qui doit être précisé dans l'avenant, est par défaut le domicile du salarié. En tout état de cause, il doit être situé dans un périmètre permettant au salarié de se rendre dans les locaux de

!'Entreprise dans un délai équivalent à son temps de trajet domicile/locaux de l'Entreprise. Si, à

titre ponctuel et exceptionnel, le salarié souhaite télétravailler depuis un autre lieu que celui

mentionné dans l'avenant, il ne peut le faire que sur autorisation exprès de son manager auprès de qui il doit formuler une demande écrite dans un délai raisonnable.

• Conditions d'exercice du télétravail

Si les conditions d'exercice du poste sont modifiées par rapport au contrat de travail initial ou si elles doivent être précisées, il en est fait état dans l'avenant.

• Réversibilité du télétravail

Les parties conviennent qu'au-delà de la période d'adaptation, il peut être mis fin à la situation de télétravail de façon unilatérale par l'une ou l'autre des parties sous réserve du respect d'un délai de préavis de 1 mois - qui peut être réduit par accord entre les parties - en cas de circonstances particulières imposant le retour du salarié dans les locaux de !'Entreprise, de non­ respect par le salarié des dispositions de son avenant au contrat de travail relatif au télétravail ou du présent acc-ord, de circonstances particulières imprévisibles affectant la situation personnelle du salarié et ne lui permettant plus de réaliser sa prestation dans le cadre du télétravail. Par ailleurs, il peut être mis fin d'un commun accord au télétravail, par écrit et moyennant le respect d'un délai de prévenance de 1 mois qui peut être réduit par accord entre les parties. Ce format de télétravail ne fait pas l'objet d'une indemnisation financière.

2. Le télétravail régulier total

Définition et population concernée

Sauf dérogation particulière notamment pour raison médicale, cette forme de télétravail ne peut concerner que les salariés en CDI dont le poste le permet et qui résident à plus de 100 km ou 4 heures aller-retour de leur lieu de travail en véhicule ou transports en commun, sous réserve d'une ancienneté de 5 ans minimum. L'Entreprise peut déroger à cette règle d'ancienneté afin de pourvoir un poste basé hors lie-de-France.

Les postes non-éligibles au télétravail pendulaire ne sont pas non plus éligibles au télétravail régulier total, mais tous les postes éligibles au télétravail pendulaire ne sont pas nécessairement éligibles au télétravail régulier total. Une analyse fine du poste et de l'organisation de l'équipe à laquelle est rattaché le salarié doit être opérée; c'est pourquoi les salariés ayant un projet de déménagement à plus de 100 km ou 4 heures aller-retour de leur lieu de travail et souhaitant l'associer à un projet de passage en télétravail régulier total sont invités contacter leur manager et la DRH afin d'étudier le plus en amont possible la faisabilité de leur projet.

Procédure de mise en place

La mise en place du télétravail total est à l'initiative exclusive du salarié, qui doit en faire la demande écrite à son manager et à la DRH, laquelle lui adresse en retour un questionnaire d'autodiagnostic, disponible sur !'Intranet. Le salarié complète la partie du questionnaire qui le concerne, puis l'adresse à son manager qui complète à son tour la partie qui le concerne et fait parvenir le questionnaire complet à la DRH.

Dans un délai de 1 mois maximum après l'envoi du questionnaire complété par le salarié à son manager, le salarié demandeur rencontre son manager et la DRH dans le cadre d'un entretien conjoint ou de deux entretiens distincts. La mise en place du télétravail régulier total est soumise à l'accord du n+2 du salarié, qui peut, s'il le juge nécessaire, rencontrer le salarié. La réponse définitive est adressée par écrit au salarié sous 1 mois après le dernier entretien. Si cette

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réponse est négative, elle doit être motivée et mentionner les actions de remédiation envisagées ou en cours.

Le refus de l'employeur n'est pas définitif; le salarié peut à nouveau soumettre une demande dès lors que les motifs qui ont fondé le refus lui semblent ne plus être d'actualité. Inversement, l'employeur peut formuler un accord sous conditions, qui ne deviendra donc effectif qu'une fois lesdites conditions réunies ou pourra être annulé si ces conditions ne sont plus réunies.

Les motifs de refus ou les critères de conditionnalité se fondent sur les champs couverts par le périmètre du questionnaire.

Conditions d'exercice et modalités d'encadrement et de suivi

En cas d'accord, la mise en place du télétravail fait l'objet d'un avenant à durée indéterminée prévoyant une période d'adaptation de 6 mois, au cours ou à l'issue de laquelle chacune des deux parties peut mettre fin à la situation de télétravail. Aussi est-il recommandé qu'une partie significative de la période d'adaptation s'effectue avant un éventuel déménagement. A l'avenant est joint un mémo, également communiqué au salarié, reprenant les dispositions du présent accord et de l'avenant au contrat de travail qui s'appliquent spécifiquement au salarié, notamment sur les éléments listés ci-après.

• Fréquence des visites dans les locaux de !'Entreprise

Cette fréquence peut varier d'une fois par semaine à une fois par semestre en fonction notamment du poste, de l'organisation de l'équipe ou encore des modalités de suivi de l'activité du salarié. Le manager peut en outre ponctuellement demander au salarié de venir travailler dans les locaux en cas de formation, intégration d'un nouveau salarié au sein de l'équipe, cycle de réunions rapprochées sous réserve d'un délai de prévenance permettant au salarié de s'organiser.

• Horaires auxquels le salarié doit être joignable par son manager, ses collègues, ses clients, etc.

• Organisation d'équipe mise en place

Cette organisation vise notamment à permettre une gestion optimale des urgences et à renforcer la cohésion d'équipe (réunions hebdomadaires, etc.).

• Lieu d'exercice du télétravail

Ce lieu, qui doit être précisé dans l'avenant, est par défaut le domicile du salarié. Si, à titre ponctuel et exceptionnel, le salarié souhaite télétravailler depuis un autre lieu que celui mentionné dans l'avenant, il ne peut le faire que sur autorisation expresse et préalable de son manager auprès de qui il doit formuler une demande écrite dans un délai raisonnable.

• Conditions d'exercice du télétravail

Si les conditions d'exercice du poste sont modifiées par rapport au contrat de travail initial ou si elles doivent être précisées, il en est fait état dans l'avenant.

• Réversibilité du télétravail

Les parties conviennent qu'à l'issue de la période d'adaptation, il peut être mis fin à la situation de télétravail de façon unilatérale par l'une ou l'autre des parties sous réserve du respect d'un délai de préavis de 4 mois notamment en cas de changement de poste, de déménagement du salarié impliquant son départ du territoire métropolitain ou de circonstances particulières imprévisibles imposant le retour du salarié dans les locaux de !'Entreprise, de non-respect par le

salarié des dispositions de son avenant au contrat de travail relatif au télétravail ou du présent accord, de circonstances particulières imprévisibles affectant la situation personnelle du salarié et ne lui permettant plus de réaliser sa prestation dans le cadre du télétravail. Au-delà des circonstances précitées qui permettent de mettre fin de manière unilatérale au télétravail, chacune des deux parties peut revenir sur cette modalité d'organisation du travail en respectant un délai de préavis de 4 mois, qui pourra être réduit par accord entre les parties.

Ce format de télétravail est à l'initiative du salarié. Néanmoins, du fait de son caractère total et pérenne, il fait l'objet d'une indemnisation financière et est plus largement couvert par les dispositions du titre Ill « Dispositions d'accompagnement ».

Titre Ill - Dispositions d'accompagnement_

Ces dispositions visent à assurer une égalité de traitement entre tous les salariés, qu'ils soient ou non en télétravail.

Gestion de la situation de télétravail et prévention du risque d'isolement des salariés en télétravail régulier total

Les salariés concernés bénéficient d'une formation portant notamment sur un rappel des dispositions applicables, sur la prévention du risque d'isolement, l'organisation du travail, l'équilibre vie privée/vie personnelle et familiale et la prévention de la sédentarité.

En fonction des circonstances, certains salariés en situation de télétravail temporaire total d'une durée supérieure à 6 mois peuvent également en bénéficier.

Il. Conditions d'exercice du télétravail

Il est rappelé que le télétravail se pratique au domicile du salarié et que toute exception, même très temporaire, à cette règle est soumise à l'accord exprès et écrit de l'employeur.

Le salarié doit disposer sur son lieu de télétravail d'un espace de travail lui offrant des conditions de travail, d'hygiène et de sécurité similaires à celles qu'offrent des locaux de ('Entreprise.

Ill. Equipements de travail et fournitures de bureau

Afin de permettre aux salariés concernés de travailler dans des conditions similaires à celles des autres salariés, !'Entreprise met à leur disposition ou cofinance un certain nombre d'équipements.

• Matériel mis à disposition du salarié par !'Entreprise pendant la durée de la collaboration en télétravail

Ce matériel reste la propriété de !'Entreprise et doit être restitué par le salarié à l'issue du contrat de travail ou de la période de télétravail total, ou sur simple demande.

• Matériel cofinancé à 50 % par !'Entreprise

Ce matériel est la propriété du salarié qui le conserve à l'issue du contrat de travail ou de la période de télétravail total.

1. Matériel mis à disposition du salarié

Au besoin, l'employeur installe et entretient ce matériel. Le salarié veille à en prendre soin et l'utilise conformément aux dispositions du règlement intérieur.

Le matériel ci-après est remis automatiquement à l'embauche du salarié.

• Ordinateur fixe ou portable en fonction du besoin et du souhait du salarié

• Sac à dos ou sacoche

• Périphériques informatiques : souris, tapis de souris équipé d'un repose-poignet ergonomique ou tapis de souris el repose-poignet ergonomique, clavier (possibilité de clavier ergonomique sur prescription médicale). Le salarié en télétravail pendulaire emporte ces périphériques à son domicile lorsqu'il télétravaille. Ils ne sont donc pas remis en double au salarié.

• Ecran supplémentaire : sur demande, un écran supplémentaire est remis au salarié qui le conserve à son domicile.

En cas de matériel défectueux, !'Entreprise s'engage à le remplacer dans les meilleurs délais. En fonction du poste, un matériel spécifique peut également être mis à disposition.

2. Matériel pris en charge à 50 %

Soucieuse d'aider les salariés à télétravailler dans les meilleures conditions possibles,

!'Entreprise participe au financement de mobilier de bureau (repose-pied, souris ergonomique, clavier ergonomique, tapis repose-poignet, fauteuil ergonomique, bureau, rehausseur d'écran, imprimante scanner, écran s'il n'a pas été mis à disposition et que le salarié préfère choisir son propre écran) des salariés en situation de télétravail partiel (à partir d'un jour par semaine minimum) et total en prenant en charge 50 % du coût d'achat TTC dans la limite d'un montant maximum de 100 € TTC remboursés sur présentation de factures. En cas de casse ou d'usure, une demande de renouvellement peut être effectuée sur présentation d'un justificatif (photo du matériel cassé en cas de dommages visibles, attestation sur l'honneur...).

Les acquisitions de matériel doivent être réalisées en dehors de toute période de préavis.

3. Cas des salariés disposant d'une RQTH

Les salariés bénéficiant d'une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) bénéficient d'un remboursement intégral des frais d'achat des éventuels outils et matériels préconisés par la médecine du travail si elle juge qu'un aménagement du poste à domicile est nécessaire à l'exercice de la fonction, sous réserve d'une étude préalable du besoin et de la solution retenue avec la médecine du travail et les différents acteurs internes menant les études de poste.

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Outils de communication

Afin de communiquer avec ses interlocuteurs professionnels, qu'ils soient internes à !'Entreprise ou externes (clients, prestataires, fournisseurs, etc.), le salarié concerné doit disposer sur son lieu de télétravail, qu'il soit habituel ou exceptionnel :

• d'une connexion Internet stable et offrant un débit suffisant;

• éventuellement d'une ligne de téléphonie fixe et/ou mobile en fonction de la nature de son poste : un salarié sédentaire n'a besoin que d'une ligne fixe couplée à une connexion Internet tandis qu'un salarié en déplacement fréquent peut avoir besoin d'une ligne mobile en plus ou en remplacement d'une ligne fixe.

Le salarié en télétravail utilise de préférence les outils professionnels gratuits sur IP (MicroSIP notamme.!_lt). Si toutefois, il est amené à utiliser ses outils personnels, notamment le téléphone, cette utilisation doit s'opérer dans le strict respect du droit à la déconnexion, des dispositions de l'article V du titre 1 « Disponibilité du télétravailleur et respect de sa vie privée » du chapitre I du présent accord et, pour ce qui est du téléphone mobile, des dispositions en vigueur du code de la route.

Les numéros personnels fixes et portables du salarié relevant de cette option ne sont pas communiqués aux interlocuteurs externes (clients, fournisseurs, prestataires...), sauf accord exprès dudit salarié.

5. Compensation des coûts induits

   1. Indemnité pour les salariés en télétravail total

Chaque salarié en télétravail total (et travaillant au moins quatre jours par semaine) bénéficie d'une indemnité forfaitaire mensuelle d'un montant global brut de 40 € destinée à compenser:

-d'une part le coût de l'abonnement de l'accès à internet et à la téléphonie pour un usage partiellement professionnel;

-d'autre part le coût de l'occupation partielle de son domicile à des fins professionnelles.

L'indemnité est proratisée pour les salariés en télétravail total travaillant moins de quatre jours par semaine : 30 € pour un salarié travaillant trois jours par semaine, 25 € pour un salarié travaillant deux jours et demi par semaine, etc.

Précision sur la nature des frais d'occupation et sur les règles URSSAF

Sont considérés comme « frais d'occupation» le loyer ou la valeur locative du lieu, le coût de son assurance, les dépenses d'électricité, de chauffage, d'eau, d'abonnement Internet etc.

A la date de signature du présent accord, l'URSSAF admet que lorsque le salarié en situation de télétravail engage des frais, l'allocation forfaitaire versée par l'employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 40 € par mois, pour un salarié effectuant au moins quatre journées de télétravail par semaine. Les salariés sont exemptés de fournir des justificatifs tant que cette règle de l'URSSAF reste en vigueur; ils pourront y être à nouveau soumis si la règlementation évolue.

-'. - :nce d'in emnité pour les salariés en télétravail occas!onnel ou parti:I

Pour les salariés bénéficiant du télétravail occasionnel ou partiel, il est rappelé que, dans le cadre du présent accord, le dispositif de télétravail relève de la convenance personnelle du salarié, lequel dispose par ailleurs d'un poste de travail doté de l'équipement nécessaire à l'accomplissement de ses fonctions dans les locaux de !'Entreprise. Dès lors, les frais afférents à ce mode d'organisation n'ont pas la nature de frais professionnels susceptibles d'être pris en charge par !'Entreprise. Aucune indemnité n'est donc versée aux salariés disposant d'un poste de travail dans les locaux de !'Entreprise.

Prise en charge des frais de transport et des frais de restauration

Les salariés en situation de télétravail partiel bénéficient de la prise en charge des frais de transport dans les conditions habituelles sous réserve de produire les justificatifs d'abonnement.

Les salariés en situation de télétravail total qui ne sont pas couverts par le régime de cofinancement par !'Entreprise de leur abonnement transport domicile/locaux de !'Entreprise bénéficient du remboursement de leurs frais de transport pour leurs déplacements entre leur lieu habituel et déclaré de télétravail et les locaux de !'Entreprise, ainsi que des éventuels frais d'hébergement et de restauration associés. Ce remboursement s'effectue sous réserve que le déplacement soit prévu dans le cadre des conditions d'exercice du poste ou sollicité par

!'Entreprise. Le salarié doit solliciter I'Accueil de !'Entreprise qui se charge des différentes réservations et des paiements afférents.

Les salariés en télétravail bénéficient, s'ils le souhaitent, de titres-restaurant dans le respect des conditions légales et réglementaires en vigueur.

Etablissement de rattachement et exercice du droit de vote

L'établissement auquel le salarié est rattaché aux fins d'exercer ses droits collectifs est le siège social de !'Entreprise.

Le vote par correspondance est systématiquement proposé aux salariés concernés pour toutes les élections et consultations légales au sein de !'Entreprise.

Information des managers

Le présent accord, les mémos ainsi que le formulaire de demande de passage en télétravail sont diffusés et présentés aux managers par la DRH, qui les accompagne en outre sur le rappel du cadre légal, le management des télétravailleurs, l'organisation du travail à distance, etc.

Titre IV - Mise en œuvre et vie de l'accord

Portée de l'accord - Information des instances - Information des salariés

Le CSE est informé et consulté de sa mise en œuvre.

Le présent accord est disponible en version numérique sur l'espace d'information accessible à

tous les salariés.

Il fait l'objet d'un suivi en CSE qui pourra demander la production d'indicateurs (nombre de demandes de télétravail, nombre de refus...).

L’accord peut être révisé à l'occasion des NAO.

Il. Durée - Révision - Règlement des différends

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet le 1er août 2022.

Son éventuelle dénonciation est régie par les articles l2261-10 et suivants du code du travail et est assortie du respect d'un préavis de 3 mois.

En cas de modification des dispositions légales, les parties signataires se réuniront à l'initiative de la partie la plus diligente aux fins d'examiner les éventuels aménagements à apporter au présent accord.

Les contestations pouvant naître de l'application de l'accord se règleront si possible à l'amiable entre les parties signataires. A défaut, le litige pourra être porté devant la juridiction compétente.

Ill. Publicité

Dès sa conclusion, le présent accord sera, à la diligence de !'Entreprise, déposé sur l'interface dédiée de la DRIEETS.

Un exemplaire sera également déposé au greffe du conseil de prud'hommes compétent.

Ces différents dépôts s'effectuent à compter de la date de notification de l'accord à l'ensemble des organisations syndicales représentatives de !'Entreprise.

Pour !'Entreprise, Fait le 18 juillet à Rennes

DRH

Pour Force Ouvrière,

XX, déléguée syndicale