Accord d'entreprise "Accord sur le Télétravail" chez BAHIER (Siège)

Accord DE télétravail

Entre les soussignés :

La Société BAHIER, Société par Actions Simplifiées dont le siège social est situé RD 323 à SCEAUX SUR HUISNE – 72160, représentée par xxxxxxxxx, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilité aux présentes

D’une part,

Et l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la société qui ont été convoquées pour participer à la négociation.

A noter que,

Un accord a donc été établi avec les 3 organisations syndicales représentatives au sein de la société.

• CFDT, représentée par Madame xxxxx, Déléguée Syndicale

• FO, représentée par Monsieur xxxxx, Délégué Syndical

• CGT, représentée par Monsieur xxxxx, Délégué Syndical

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Le télétravail constitue un mode d’organisation du travail qui contribue à renforcer l’équilibre des temps de vie, notamment en réduisant les trajets domicile-travail, et à développer des relations et modalités de travail plus souples et performantes, fondées entre autres sur l’autonomie et la responsabilité.

A ce titre, le télétravail participe à l’évolution et au développement de nouvelles formes d’organisation, de modalité et d’exercice de l’activité professionnelle des collaborateurs.

Il répond aux engagements de l’entreprise en matière de Responsabilité Sociale et Environnementale par la réduction de l’impact carbone des transports.

La Société BAHIER et les Organisations Syndicales représentatives réaffirment les principes fondateurs de la mise en œuvre du télétravail à savoir, le strict respect du double volontariat, la nécessité de préserver le lien social dans l’entreprise et le respect de la vie privée, la réversibilité, l’absence de toute différence de traitement entre les collaborateurs, notamment en termes de répartition des tâches, des missions et de l’évaluation professionnelle.

Par le présent accord, les parties ont également souhaité renforcer le principe du droit à la déconnexion de chaque salarié en en précisant notamment les modalités.

Enfin, les parties rappellent que le télétravail ne peut être déployé auprès de tous les métiers et activités et qu’une ouverture du télétravail à un nombre toujours plus important de collaborateurs devra se faire dans des conditions techniques, organisationnelles et de sécurité, notamment des Systèmes d’Information, qui garantissent la qualité des prestations et le développement de la performance.

Article 1 - Définition du télétravail

Le télétravail désigne au sens du présent accord, toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur, au domicile de celui-ci de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.

Le présent accord ne concerne pas :

• les situations exceptionnelles liées à la continuité d’activité,

• le télétravail lorsqu’il constitue une mesure d’accompagnement de projets de réorganisation,

• les situations d’aménagement de poste pour raison de santé liée à une situation individuelle temporaire ou de handicap.

Il en est de même pour les interventions réalisées par les collaborateurs depuis leur domicile pendant une période d’astreinte.

Ces situations sont traitées par des dispositions ou avenants spécifiques.

Article 2 - Modalités de déploiement du télétravail AU SEIN De la societe bahier

Chaque responsable de service, membre du comité de direction de la Société BAHIER, examine l’opportunité de développer une démarche de télétravail.

Le service des Ressources Humaines de la Société BAHIER contribue à apporter de l’information et de l’expertise pour la mise en œuvre progressive des projets de déploiement du télétravail.

Article 3 - Définition du domicile

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence principale du collaborateur tel que déclaré au service RH ou tout autre lieu fixe et pérenne déclaré par les collaborateurs sous réserve de remplir les conditions requises propres à l’exercice du télétravail.

Ce lieu sera spécifiquement mentionné dans l’avenant conclu avec le collaborateur qui s’engage par ailleurs à informer préalablement le service RH de tout changement d’adresse d’exercice du télétravail.

Le collaborateur qui souhaite exercer le jour de télétravail dans un autre lieu que celui déclaré, devra en avertir préalablement son manager. Dans ce cas, le collaborateur s’engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l’exercice du télétravail tel que prévu par le présent accord.

Le lieu d’exercice du télétravail doit se situer en France.

Article 4 - Accès au télétravail

Le télétravail est soumis au double volontariat du salarié et de l’entreprise.

Les collaborateurs en CDI qui relèvent des métiers, activités ou services définis par les responsables de service membres du comité de direction de la Société BAHIER comme éligibles au télétravail, peuvent solliciter auprès de leur manager la possibilité d’effectuer une partie de leur temps de travail en télétravail.

L’initiative appartient au collaborateur qui en fait la demande à son manager dans le respect de la procédure de candidature en place. Les jours ou demi-journées de télétravail se fixent en concertation avec le manager.

La décision du manager d’accorder ou non le télétravail ainsi que la fixation du nombre et de la répartition des jours ou demi-journées de télétravail est fonction des conditions de faisabilité technique et organisationnelle du service. Le télétravail ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement du service et à la qualité des prestations, notamment vis-à-vis des clients.

Il ne doit pas avoir pour effet de modifier la répartition de la charge de travail au sein des équipes entre les salariés qu’ils soient télétravailleurs ou non.

Le télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le collaborateur et son manager et la capacité du télétravailleur à exercer son activité de manière autonome à domicile.

Tout changement de poste ou mise en œuvre de projet de réorganisation ayant un impact sur le service dont relève le collaborateur entraînera la dénonciation de plein droit de la situation de télétravail.

Toutefois, dans ces deux cas, un réexamen préalable de la situation de télétravail sera systématiquement effectué.

4.1. Sur la compatibilité du poste au télétravail 

Les tâches à effectuer dans le cadre de la tenue de poste doivent être réalisables à distance.

L'analyse de la compatibilité du poste au télétravail est menée au regard notamment :

• des contraintes techniques (accès aux outils informatiques, données, documents ou équipements),

• des impératifs de sécurité des données traitées ou des opérations réalisées,

• de la nécessité d'une présence dans les locaux (interactions humaines, interventions sur site...),

• de l'organisation du service (nombre de salariés déjà en télétravail ou travaillant à temps partiel, ancienneté de l'équipe...),

• de la faisabilité d’une réalisation des tâches à distance.

Cette analyse Métier portant sur le poste, doit tenir compte de la politique des risques opérationnels de la Société BAHIER, (notamment au sujet de la criticité des opérations et données à exploiter).

4.2. Sur l’examen de la candidature du collaborateur par la hiérarchie

Il portera sur :

• la maîtrise du poste occupé (un critère d'ancienneté dans le poste pourra être considéré. A ce titre, le manager sera particulièrement vigilant s’agissant de collaborateurs nouvellement embauchés),

• l'autonomie dans l'organisation du travail et dans la gestion du temps de travail,

• le niveau de criticité des opérations et des données exploitées.

Une attention particulière sera portée aux collaborateurs candidats ayant des contraintes importantes de transport.

Le télétravail est une nouvelle forme d’organisation du travail qui s’accompagne de changements importants :

• éloignement physique de son manager et de son équipe,

• mode d’interaction à distance avec son manager et son équipe,

• le domicile comme lieu de travail,

• nécessité pour le salarié de gérer une activité professionnelle au sein de sa sphère privée.

Les impacts de ces changements doivent être mesurés et pris en compte par le salarié dans la décision de déposer une candidature pour le télétravail.

Article 5 - Rythme du télétravail

Le rythme de télétravail sera au minimum de 1 jour par mois et au maximum de 1 jour par semaine pour un collaborateur à temps plein.

La journée de télétravail ne pourra pas être positionnée sur le mercredi.

Le télétravail sera accordé le lundi, mardi, jeudi ou vendredi.

Le temps de présence physique du collaborateur dans les locaux de l’entreprise devra donc être au minimum de 4 jours par semaine, afin de prévenir tout phénomène d’isolement, sans préjudice de la prise de jours de RTT ou de congés payés et des cas de report ou d’anticipation prévus à l’article 6.5 du présent accord.

Le télétravail pourra être effectué par journée ou demi-journée, selon les modalités retenues dans l’avenant au contrat de travail.

En cas d’absence quel qu’en soit le motif ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, le collaborateur ne pourra exiger le report du jour de télétravail.

Article 6 - Modalités juridiques du télétravail

6.1. Avenant

Le collaborateur dont la candidature au télétravail est acceptée signe un avenant à son contrat de travail pour une durée de 12 mois, prévoyant les modalités de passage en télétravail. L’avenant est renouvelable chaque année par tacite reconduction pour une nouvelle durée de 12 mois, chacune des parties pouvant y mettre fin en respectant un délai de prévenance de 2 mois avant son échéance et sans préjudice des dispositions du présent accord visant la cessation anticipée ou la suspension du télétravail.

En cas de modification du présent accord ou de conclusion d’un nouvel accord relatif au télétravail, nécessitant une révision de l’avenant, celui-ci prend fin à son échéance sans possibilité de tacite reconduction.

L’avenant au contrat de travail précise notamment les éléments suivants :

• nombre et répartition des jours et demi-journées de télétravail,

• l’adresse du lieu de télétravail,

• le matériel mis à disposition du salarié et les conditions d’utilisation de celui-ci,

• la mise en conformité des locaux et l’assurance immobilière,

• le rappel des règles de sécurité, de confidentialité, de conformité et déontologie,

• l’assurance liée au matériel et logiciels confiés ainsi que les aspects responsabilité civile pris en charge par la Société BAHIER.

6.2. Période d’adaptation

En cas d’accord pour passer au télétravail, une période d’adaptation de 3 mois sera aménagée, pendant laquelle chacune des parties pourrait mettre fin unilatéralement à cette forme d’organisation du travail moyennant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés. Durant cette période, des entretiens pourront avoir lieu entre le collaborateur et le manager à la demande de l’un ou de l’autre.

6.3. Réversibilité du télétravail

En dehors de la période d’adaptation, le collaborateur ou le manager peut décider de mettre fin au télétravail à tout moment par écrit moyennant le respect d’un délai de prévenance d’un mois, sauf accord des parties pour un délai différent pour prendre en considération d’éventuelles contraintes d’organisation du collaborateur. Ce délai ne peut être supérieur à 2 mois.

Le collaborateur devra exposer à son manager les motifs justifiant sa décision qui est sans incidence sur sa situation professionnelle.

Si la demande émane du manager, ce dernier reçoit le collaborateur en télétravail pour lui en exposer les motifs. Il en informe le service des Ressources Humaines. La décision motivée sera notifiée par écrit au collaborateur.

6.4. Suspension du télétravail

Le collaborateur peut être confronté à des obligations qui sont de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions depuis son domicile et légitimer une suspension temporaire de la situation de télétravail.

De même, des circonstances tenant à des impératifs opérationnels peuvent conduire à requérir la présence du salarié sur site.

Dans ces cas, le collaborateur en télétravail ou le manager informe et motive par écrit l’autre partie de la suspension temporaire de la situation de télétravail avec en copie le service RH, au moins 7 jours ouvrés avant la date de mise en œuvre de la suspension. Il en précise la durée prévisible.

6.5. Report et anticipation liés à des circonstances exceptionnelles

Afin de faire face à des situations à caractère exceptionnel, il pourra être demandé au télétravailleur de venir travailler sur site lors d’une journée habituellement télétravaillée.

Cette demande devra respecter un délai de prévenance de 2 jours ouvrés. Dans ce cas, le collaborateur pourra demander le report ou l’anticipation de cette journée non télétravaillée dans les mêmes conditions que celles exposées ci-dessous.

Par ailleurs, en cas de besoin, le collaborateur pourra demander l’accord de sa hiérarchie d’anticiper ou de reporter le jour télétravaillé dans la semaine pendant laquelle il devait être exercé.

Ceci ne peut pour autant conduire le collaborateur à être en situation de télétravail sur la semaine plus de 3 jours.

Article 7 - Situation du collaborateur en télétravail

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et est soumis aux mêmes obligations que le collaborateur accomplissant sa prestation de travail dans les locaux de l’entreprise.

Il exerce ses fonctions selon le régime de durée du travail dont il relève.

Ainsi, dans le cadre de son activité professionnelle réalisée à domicile :

• le collaborateur qui relève d’un dispositif d’horaires collectifs devra respecter les horaires applicables dans son entité.

• le collaborateur en forfait jours pourra être contacté par ses différents correspondants dans le cadre des horaires habituels de sa fonction. Cet engagement n’est pas de nature à empiéter sur l’autonomie dont il bénéficie dans l’organisation de son emploi du temps.

Le collaborateur en télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des règles légales et conventionnelles applicables à l’entreprise et plus particulièrement dans le respect des règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire.

En aucun cas, le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et activités habituelles du collaborateur, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail. Le recours ou non au télétravail est sans incidence sur l’évaluation professionnelle du collaborateur.

La mise à disposition d’un matériel permettant la connexion à distance avec le poste de travail ne doit pas conduire le collaborateur à se connecter en dehors des jours travaillés.

L’employeur s’engage afin de respecter la vie privée du salarié, à ne pas le contacter en dehors des plages horaires définies dans l’avenant au contrat de travail.

Il est ainsi rappelé que les activités professionnelles, dont l’utilisation de la messagerie professionnelle, s’effectuent pendant le temps de travail.

Concernant plus spécifiquement la messagerie, il est précisé qu’en dehors de son temps de travail, le collaborateur en télétravail n’est en aucun cas tenu de prendre connaissance des messages qui lui sont adressés où d’y répondre.

À cet égard, le manager comme le collaborateur ne peuvent exiger la prise de connaissance des mails adressés ni leur traitement en dehors du temps de travail.

Le collaborateur qui, pendant cette période, de sa propre initiative, prendrait connaissance ou répondrait aux mails, ne saurait être considéré comme effectuant une activité professionnelle à la demande de l’entreprise.

Les collaborateurs en télétravail seront informés des conditions d’exercice du télétravail notamment s’agissant de la durée du travail, de l’utilisation du matériel et des accès à distance ainsi que des temps de repos.

De manière analogue, la charge de travail, ses modalités de contrôle et d’évaluation restent inchangées.

Chaque responsable hiérarchique ayant des collaborateurs en situation de télétravail devra s’organiser afin de pouvoir échanger avec les collaborateurs concernés sur leur situation de télétravail de manière régulière.

Chaque année, lors d’un entretien, le télétravailleur et son manager aborderont notamment les questions relatives aux conditions d’activité du salarié ainsi que sa charge de travail.

Article 8 - Environnement du télétravail

8.1.1. Connexion haut débit

Le collaborateur en télétravail doit disposer d’une ligne internet haut débit sur son lieu d’exercice du télétravail, condition indispensable à la réalisation du télétravail.

8.1.2. Condition d’utilisation du Téléphone Portable

Le collaborateur en télétravail doit disposer de conditions optimales pour avoir un réseau téléphonique performant, indispensable à la réalisation du télétravail. Il lui sera fourni un téléphone portable appartenant à l’entreprise.

8.2. Outils du télétravail

Le collaborateur en télétravail utilisera pour son travail le matériel informatique lui ayant été confié par l’entreprise à cet effet et s’engage à en faire un usage conforme à sa destination dans les conditions d’emploi normales, à en prendre soin et en avoir l’usage exclusif. La veille de la journée de télétravail, le matériel sera prêté au salarié par le service informatique, le salarié devra obligatoirement le restituer dès son retour à la société.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de la seule activité professionnelle. L’entreprise se réserve le droit d’installer un logiciel permettant de tracer la durée du travail du salarié lors de ses journées de télétravail. Le respect des dispositions légales en matières de durée du travail est primordial.

Le collaborateur sera également tenu au respect des différentes dispositions normatives en vigueur au sein de l’entreprise telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées.

Il s’engage également à prendre les dispositions nécessaires à la protection et à la sauvegarde des données et documents à sa disposition sur tous supports et par tous moyens fournis par la Société BAHIER, à ne pas laisser accéder des tiers non autorisés, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son responsable hiérarchique de toute anomalie constatée.

L’équipement fourni par l’entreprise comprend :

• un ordinateur sécurisé équipé des logiciels correspondant à la situation de travail,

• un téléphone portable

L’assistance à l’utilisation des équipements à distance se fait selon les mêmes modalités que pour les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le collaborateur s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail dans les meilleurs délais qui suivent la date de décision effective.

En cas de dysfonctionnement des équipements, les collaborateurs doivent informer sans délai leur hiérarchie et les services responsables des incidents affectant le poste de télétravail afin de déterminer les procédures à suivre. Si les perturbations constatées ne permettent plus l’exercice du télétravail, le manager peut exiger que le travail attendu soit effectué dans les locaux de l’employeur.

Le collaborateur qui manifesterait de sa propre initiative, le souhait de télétravailler en utilisant son propre matériel informatique, verra sa demande étudiée au regard de la compatibilité technique du matériel et des applications, d’une part, et de l’accord des instances de sécurité du périmètre concerné, d’autre part.

Le collaborateur devra adresser préalablement sa demande par écrit à sa hiérarchie. Il devra s’engager à respecter les normes techniques et de sécurité définies par la Société BAHIER.

Dès lors que l’utilisation par le collaborateur de son propre matériel est source de dysfonctionnements entraînant des incidents ne pouvant être réglés par le service d’assistance technique à distance, la Société BAHIER pourra mettre fin unilatéralement et sans délai aux accès sécurisés du collaborateur lui ayant été ouverts pour télétravailler sur son équipement personnel.

Le collaborateur aura la faculté, s’il le demande, de continuer de télétravailler avec l’équipement fourni par la Société BAHIER.

8.3. Entretien et réparation du matériel et assurance des télétravailleurs

La Société BAHIER prend directement à sa charge les seuls frais d’entretien, de réparation voire de remplacement du matériel mis à sa disposition.

Le télétravailleur s’engage à être couvert par une police d’assurance multirisque habitation en vigueur pendant toute la période durant laquelle il exercera son activité en télétravail.

8.4. Aménagement des locaux

Le collaborateur en situation de télétravail doit prévoir à son domicile un espace de travail où sera installé le matériel professionnel mis à sa disposition par l’entreprise.

Cet espace de travail devra être aéré, lumineux, obéir aux règles de sécurité électrique et permettre de travailler dans des conditions adaptées.

8.5. Santé et sécurité des télétravailleurs

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables.

Afin que l’entreprise puisse procéder dans les 48 heures à la déclaration auprès de la Sécurité Sociale qui en décidera la prise en charge, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de tout accident survenu au domicile à l’occasion de son activité professionnelle.

Article 9 - Sensibilisation et formation

Des actions de communication et de sensibilisation seront organisées à destination des managers et des collaborateurs pour comprendre les enjeux, les atouts du télétravail et exposer les bonnes pratiques notamment au regard du droit à la déconnexion et du temps de travail.

Le collaborateur en télétravail bénéficie du même accès à la formation que les salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.

Le collaborateur peut bénéficier préalablement à son passage en télétravail et à tout moment d’une formation technique pour l’utilisation des solutions informatiques et de téléphonie.

Le collaborateur en télétravail comme le manager bénéficient d’une formation appropriée à cette nouvelle forme d’organisation du travail. Dans le cas où un nouveau manager est désigné dans un service ayant mis en place le télétravail, il devra avoir suivi ces formations.

Le collaborateur en télétravail bénéficie d’un service d’appui technique tant pour l’installation des outils sur le poste de travail que pour l’utilisation des systèmes mis à sa disposition.

Article 10 - Suivi de l’accord

Une Commission de suivi sera mise en place. Elle sera composée de :

• 3 représentants appartenant aux organisations syndicales représentatives de la Société BAHIER.

• et de 1 représentant de la direction de la Société BAHIER.

La Présidence est assurée par le directeur Général ou la Directrice des Ressources Humaines. 

Cette Commission se réunira une fois par an et sera en charge d’évaluer la mise en œuvre des dispositions du présent accord.

Un bilan annuel sur le nombre de collaborateurs en télétravail, par catégorie, par répartition femme/homme, en fonction du temps de travail des collaborateurs en situation de télétravail ainsi que sur le nombre de jours moyen télétravaillés est présenté à cette occasion. Il précise également la répartition des jours de télétravail choisis, le nombre de demandes de télétravail, le nombre de refus et le nombre de réversibilité. Ce bilan sera également transmis au CSE de la Société BAHIER.

En cas de nécessité de faire évoluer l’accord, une réunion exceptionnelle pourra se tenir à la demande de la Direction ou à la majorité des Organisations Syndicales représentatives pour examiner les points sur lesquels des évolutions pourraient être apportées.

Article 11 - Dispositions générales

11.1. Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter du 15 Février 2020.

Il pourra être révisé ou dénoncé selon les dispositions légales en vigueur.

11.2. Consultation des représentants du personnel

Le présent accord est soumis avant sa signature à la consultation du Comité Social et Economique.

11.3. Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une des parties signataires. En ce cas, la durée de préavis réciproque est de quatre mois. Au cours du préavis, les dispositions du présent accord restent en vigueur et une négociation doit obligatoirement s’engager pour déterminer les nouvelles dispositions applicables.

La décision est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception par son auteur aux autres signataires de l’accord et doit donner lieu à dépôt conformément aux dispositions de l’article L 2231-6 du Code du Travail.

11.4. Information au Personnel

Le personnel sera informé du contenu du présent accord par voie d’affichage, sur les panneaux réservés à cet effet.

11.5. Formalités de dépôt

Le présent accord sera, à la diligence de la Société, notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives et déposé auprès des services de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi de la Sarthe en deux exemplaires, dont une version sur support papier par lettre recommandée avec accusé de réception et une version sur support électronique.

Par ailleurs, un exemplaire du présent accord sera remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes du Mans, à la diligence de la Société. Un exemplaire sera remis aux Délégués Syndicaux.

Les éventuels avenants au présent accord feront l’objet des mêmes formalités de dépôt et de publicité que l’accord lui-même.

Fait à Sceaux sur Huisne en autant d’originaux que de parties signataires

Le 13 Février 2020

Pour la Société BAHIER

xxxxx

Directrice des Ressources Humaines

xxxxx

Délégué Syndical F.O.

xxxxx

Délégué Syndical C.G.T.

xxxxx

Déléguée Syndicale C.F.D.T.