Entre les soussignées :

La SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS France

Société par Actions Simplifiée à Associé Unique

Au capital de 4.894.200 Euros

Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de TOULOUSE sous le n° 333 321 636

Dont le siège social se trouve 244 route de Seysses - 31000 TOULOUSE, représentée par Madame Directrice des Ressources Humaines , dûment habilitée à l’effet du présent,

D’une part,

Et

L’organisation syndicale représentative suivante :

• Le Syndicat CFDT

Représenté par Monsieur, Délégué syndical C.F.D.T pour SHARP BUSINESS SYSTEMS France,

D’autre part,

(Ci-après dénommées ensemble ou séparément les « Parties » ou la « Partie »)

PREAMBULE

La Direction de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE et l’organisation syndicale représentative ont souhaité préciser les modalités du droit à la déconnexion au sein de la société.

Le développement des outils professionnels de communication (NTIC = Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication) apporte une flexibilité dans l’organisation du travail qui peut contribuer à la fois à la qualité de vie des salariés et à la performance de l’entreprise, notamment mais pas exclusivement via l’essor du télétravail.

Néanmoins, l’usage des outils professionnels de communication peut également contribuer à la disparition des frontières entre le travail et la vie privée, ce qui représente un risque pour l’entreprise et ses salariés. Les technologies de l’information et tout particulièrement la messagerie électronique et les outils collaboratifs, utilisés via un ordinateur portable ou un smartphone, alimentent en outre les flux d’information en continu, qui peuvent conduire à une surcharge informationnelle : celle-ci nuit à l’efficacité du travail et alimente les risques psycho-sociaux, que ce soit pour les expéditeurs comme pour les destinataires des messages.

Pour préserver la performance pendant les temps de travail et permettre la conciliation des temps de vie, les Parties souhaitent donc, via le présent Accord, réaffirmer l'importance du bon usage des outils professionnels de communication et la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l'équilibre entre vie privée et familiale, d’une part, et vie professionnelle, d’autre part, des salariés de SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE.

Il est précisé que chaque collaborateur est un acteur important dans l’application de ce droit pour lui-même comme pour les autres. Le manager est l’interlocuteur privilégié sur le sujet.

L’équipe RH et les membres de la CSSCT peuvent également être sollicités en cas de besoin.

Dans ce cadre, par le présent accord, les signataires entendent partager leur volonté commune de s’inscrire pleinement dans les orientations et les principes sur le droit à la déconnexion défini au niveau national et ainsi :

• De reconnaitre un droit à la déconnexion à l’ensemble des salariés de de SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE;

• De retenir qu’il appartient au salarié de décider de se connecter ou non en dehors des heures de travail hors situation d’astreinte, d’urgence ou de particulière gravité, tout en instituant un cadre afin de détecter et corriger les usages excessifs ;

• De mettre en place des mesures spécifiques permettant le respect du droit à la déconnexion des salariés tout en assurant le service client ;

• De promouvoir les mesures de sensibilisation sur le droit à la déconnexion.

Cet accord s’applique à tous les salariés de SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE et spécialement aux salariés disposant d’outils numériques mis à disposition par l’entreprise et permettant une connexion à distance.

CECI ETANT PREALABLEMENT RAPPELE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT

Article 1 : Affirmation du droit à la déconnexion et des principes du droit à la déconnexion

SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE réaffirme ici l'importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnels et de la nécessaire régulation de leurs utilisations pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle de ses salariés.

En effet, le développement du numérique entraîne une plus grande porosité entre les sphères professionnelles et personnelles.

Ainsi, un droit à la déconnexion est reconnu à l’ensemble des salariés de SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE.

Ainsi, SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE manifeste sa volonté de garantir la bonne utilisation des outils numériques, et d’éviter les débordements liés à une accessibilité permanente des salariés à leurs outils de travail à l’ensemble de son personnel.

SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE reconnaît que les outils numériques (utilisation de la messagerie électronique, ordinateurs portables, téléphonie mobile et smartphone) font aujourd’hui partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

Toutefois, elle souligne la nécessité de veiller à ce que leur usage :

• Respecte la qualité du lien social au sein des équipes et ne devienne pas un facteur conduisant à l’isolement des salariés sur leur lieu de travail ;

• Garantisse le maintien d’une relation de qualité et de respect du salarié tant sur le fond que sur la forme de la communication ;

• Ne devienne pas un mode exclusif d’animation managériale et de transmission des consignes ;

• Respecte la finalité de ces outils en transmettant au bon interlocuteur la juste information dans la forme adaptée ;

• Permette un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

L’application du présent accord nécessite :

• L’implication de chacun ;

• L’exemplarité de la part du management, dans l’utilisation des outils de communication, essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entraîner l’adhésion de tous.

De même, chacun doit veiller à son tour à respecter la sphère privée de ses collègues, de ses supérieurs hiérarchiques et de ses collaborateurs en excluant les sollicitations tardives ou durant le week-end, les congés ou les suspensions du contrat de travail sauf en cas d’urgence, de situations exceptionnelles ou de particulière gravité.

Ces principes ne peuvent pas être mis en échec en raison d’une convention individuelle de forfait jours signée par le bénéficiaire.

Article 2 : Définition du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

Les outils numériques visés sont :

• Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc. ;

• Les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, etc.

Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise.

Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié et les éventuelles heures supplémentaires.

En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

Par situation d’urgence ou de gravité, il faut entendre tout évènement susceptible de porter gravement atteinte aux intérêts de SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE et/ou à la santé ou la sécurité des salariés et/ou des clients.

Article 3 : Modalités pratiques de l’exercice du droit à la déconnexion

Article 3-1 : Régulation du bon usage des outils numériques

• Principe de la libre utilisation des outils numériques

Dans ce cadre, le partenaire social s’accorde sur la liberté de chaque salarié de décider de se connecter ou non en dehors des périodes habituelles de travail.

Toutefois, si le salarié choisit de se connecter en dehors de son temps de travail habituel, il doit veiller à respecter les périodes minimales de repos journalier (11 heures consécutives) et hebdomadaires (2 jours consécutifs dont le dimanche).

• Mesures visant à lutter contre l’utilisation des outils professionnels de communication hors temps de travail

Les périodes de repos, congés et suspensions du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Sauf urgence ou situation particulière :

• Déconnexion : les encadrants s’abstiennent dans la mesure du possible et sauf urgence avérée de contacter leurs subordonnés en dehors de leurs horaires ou plages de travail tels que définis aux contrats de travail ou par l’horaire collectif applicable au sein de la Société.

• En tout état de cause, les encadrants s’abstiennent de contacter leurs subordonnés entre 20 heures et 8 heures, ainsi que pendant le week-end.

• Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail.

• Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congés.

Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique professionnelle ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.

En cas de situation urgente nécessitant une réponse immédiate du salarié, celui-ci sera contacté par téléphone. Un message lui sera laissé sur sa boite vocale.

En cas d’utilisation récurrente desdits outils numériques par le salarié pendant ses temps de repos et de congés, celui-ci sera reçu par son supérieur hiérarchique / un membre de la Direction des Ressources Humaines afin d’échanger sur les raisons de cette utilisation et les actions correctives à envisager.

Il est en outre rappelé qu’aucun salarié ne peut se voir sanctionné pour ne pas avoir répondu à des courriels durant ses congés ou son temps de repos quotidien ou hebdomadaire.

• Mesures visant à encadrer l'utilisation des outils numériques et de communication professionnels

Les parties au présent accord ont la volonté partagée de rappeler l’existence de bonnes pratiques à généraliser ou de bonnes pratiques à introduire dans les modes de fonctionnement.

Les parties soulignent qu’il revient en premier lieu aux managers de mettre en œuvre et impulser les bonnes pratiques, dans le but d’être observées par tous.

Ainsi :

• Il est ainsi recommandé à chaque salarié de s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un autre salarié par téléphone.

• De même chaque salarié est invité à s'interroger sur la pertinence du délai de réponse demandée, en tenant compte de la charge de travail induite, et de ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire.

• Les courriels /sms doivent être en priorité envoyés pendant les heures habituelles de travail.

Pour les salariés qui décident de se connecter en dehors de ces heures, il est conseillé :

• Soit rédiger les mails en mode brouillon et de les envoyer ultérieurement pendant les heures habituelles de travail,

• Soit d’utiliser la fonction d’envoi différé de mail,

• Soit de différer l’envoi du mail.

• Lorsqu’un salarié est amené à être absent pour une durée supérieure à un jour, ce dernier prévoit un message automatique d’absence sur l’ensemble de ses outils numériques (messagerie électronique professionnelle et téléphone) à l’attention des interlocuteurs internes et externes de l’entreprise, leur indiquant le nom et les coordonnées du salarié à joindre en son absence et/ou en cas d’urgence.

Seule une urgence peut être de nature à permettre une dérogation sur ce point, la survenance de celle-ci devant par définition demeurer exceptionnelle.

Les dispositions du présent article ne s’appliquent pas en période d’astreinte, de cellule de crise ou de toute mission ou activité spécifique dont le cadre a pu être défini dans le respect du Code du travail.

• Mesures visant à favoriser la communication et la bonne gestion des outils numériques

L’usage et l’utilisation des TIC doit préserver la qualité du lien social au sein des équipes et ne doit pas être un facteur conduisant à l'isolement des salariés sur leur lieu de travail.

Ainsi, les TIC ne doivent pas devenir un mode exclusif d'animation managériale et de transmission des consignes de travail.

Les salariés et les managers doivent privilégier le contact téléphonique et le contact direct, particulièrement pour les sujets sensibles.

Comme tout mode de communication au sein de la société, le fond et la forme de l’utilisation des TIC doivent garantir le respect de chacun.

En outre, l’utilisateur des TIC doit respecter la finalité de ces outils en transmettant au bon interlocuteur la juste information dans la forme adaptée (pourquoi ? pour qui ? quoi ? comment ?).

L’utilisateur ne doit pas céder à l’instantanéité de la messagerie et être sélectif dans le choix de ses destinataires. La fonction « répondre à tous » doit être utilisée à bon escient.

SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE insiste sur l’exemplarité attendue des responsables hiérarchiques quant au respect de l’ensemble des règles énumérées ci-dessus.

Ces derniers sont également des acteurs essentiels pour assurer le respect de ces principes par leurs collaborateurs.

Chaque salarié doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles, en privilégiant chaque fois que possible, les échanges directs et en personne et l’appel téléphonique.

Lors de l'utilisation de la messagerie électronique, chaque salarié doit veiller :

• A l’opportunité de solliciter une personne lorsque son statut est défini comme « En réunion », « Occupé » ou « Ne pas déranger » ;

• Au respect de la disponibilité des personnes pour organiser des réunions dans l’agenda

• À la pertinence des destinataires du courriel et à l'utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à » ;

• À la précision de l'objet du courrier, cet objet devant permettre au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel ;

• À la clarté, la neutralité, la forme (police et couleurs utilisées) et la concision de son courriel ;

• Au respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel ;

• À ne pas activer dans la mesure du possible les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un SMS/MMS ;

• À privilégier des plages horaires spécifiques au traitement des courriels afin de limiter le nombre d’interruption journalière pour la gestion des courriels ;

• A la pertinence et au volume des fichiers joints au courriel et éviter l’envoi de fichiers trop volumineux.

• Mesures visant à réduire les phénomènes de surcharge cognitive

Il est recommandé aux salariés de ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel.

Article 3-2 : Sensibilisation des salariés

Enfin, et pour permettre la réalisation effective du droit à la déconnexion, l’ensemble des salariés doit être sensibilisé à l’usage efficient et responsable des outils numériques.

Des actions de sensibilisation seront organisées à destination des encadrants et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

Dans ce cadre, SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE s’engage notamment à :

• Communiquer régulièrement sur les bonnes pratiques et l’usage raisonné et équilibré des outils professionnels de communication, que ce soit à travers les news sur l’intranet, ou lors de points d’information spécifiques,

• Sensibiliser les managers à la qualité de vie au travail et au droit à la déconnexion,

• Sensibiliser chaque salarié à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques,

• S’assurer que chaque responsable de service permette la continuité d’activité de son équipe en cas d’absence ou d’indisponibilité prolongée d’un collaborateur, par exemple en désignant un (ou plusieurs) remplaçant (back-up) à même d’être sollicité en cas d’urgence,

• Désigner au sein de la société des interlocuteurs spécifiquement chargés des questions relatives à l’évolution numérique des postes de travail,

• Montrer l’exemple par l’application de ces principes à tous les niveaux de l’entreprise et diffuser les bonnes pratiques de prévention des RPS, pour soi comme pour ses collègues.

Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adaptés aux demandes et besoins des salariés et devront faire l’objet d’une concertation annuelle entre l’employeur et les partenaires sociaux ou les représentants du personnel.

Article 3-3 : Dispositif de vigilance

Les situations d’usage trop intensif des outils seront étudiées au cas par cas par la Direction des Ressources Humaines. Des mesures préventives et/ou correctives et/ou d’accompagnement des salariés concernés seront envisagées.

Ainsi chaque manager pourra alerter la Direction des Ressources Humaines s’il constate des envois réguliers de messages en dehors des heures habituelles de travail de la part d’un salarié.

Chaque salarié peut également alerter son responsable ou la Direction des Ressources Humaines lorsqu’il se trouve confronté à des difficultés dans la gestion des sollicitations via les outils numériques mis à sa disposition par SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE.

Un accompagnement personnalisé et des mesures préventives et/ou correctives pourront être mis en place si nécessaire.

L’utilisation des outils numériques peut également être abordée lors de l’entretien annuel d’appréciation ou des entretiens professionnels encadrés.

Article 4 : Suivi de l’accord et du droit à la déconnexion

SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE s’engage à réaliser un bilan annuel de l’usage des outils numériques professionnels dans l’entreprise.

Ce bilan sera élaboré dans le cadre de la question relative à la QVT lors des négociations annuelles obligatoires.

Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées, SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE s’engage à mettre en œuvre toutes les actions de prévention et toutes les mesures coercitives ou non, pour mettre fin à un risque éventuel.

Article 5 : Effets contractuels

L’ensemble des dispositions du présent accord se substitue de plein droit à toutes dispositions de même nature ou ayant le même objet résultant d’accords collectifs conclus au sein de la société ainsi que des usages ou dispositions réglementaires.

Article 6 : Dispositions finales

Article 6-1 : Entrée en vigueur et durée d’application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’applique à compter du lendemain du dépôt du présent accord.

Article 6-2 : Révision

Il pourra apparaître nécessaire de procéder à une modification ou à une adaptation du présent accord.

Il est rappelé qu’en application des dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision d’un accord d’entreprise :

• Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes de cet accord.

• À l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord.

Suite à la demande écrite d’au moins une des organisations syndicales visées ci-dessus, une négociation de révision s’engagera sur convocation écrite (lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception) de la Direction de la Société ce, dans un délai de deux mois suivant la réception de la demande écrite de révision.

La négociation de révision pourra tout autant être engagée à l’initiative de la Direction de la société.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient et seront opposables aux parties signataires et adhérentes du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt légal.

Il est entendu que les dispositions du présent accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse où la négociation d’un nouveau texte n’aboutirait pas.

Article 6-3 : Dénonciation

Conformément aux articles L.2222-6 et L.2261-9 et suivants du Code du travail, les parties signataires du présent accord ont également la possibilité de le dénoncer moyennant un préavis de trois mois. La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail.

Une nouvelle négociation s'engage, à la demande d'une des parties intéressées, dans les trois mois qui suivent le début du préavis. Elle peut donner lieu à un accord, y compris avant l'expiration du délai de préavis.

L’accord dénoncé continue donc à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de trois mois.

Article 6-4 : Dépôt

En application du décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de la Société.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de Toulouse.

En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie.

Enfin, en application des articles R.2262-1, R.2262-2 et R.2262-3 du Code du travail, il sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite par tout moyen aux salariés.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

L’employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l’entreprise.

A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale.

Fait à Toulouse, le 13 avril 2021, en 3 exemplaires originaux, dont un pour chacune des Parties

Pour la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE (*)

Représentée par Madame, Directrice des Ressources Humaines de SBSF

Le Syndicat CFDT (*)

Représenté par Monsieur, Délégué syndical CFDT pour SBSF,

*(Faire précéder la signature de la mention « Lu et approuvé, Bon pour accord »).