Accord collectif d’entreprise portant sur la mise en place du télétravail à Émergences

Entre les soussignés :

L’association ÉMERGENCES, sise 261 rue de Paris, 93100 MONTREUIL, représentée par ……………………., ………………,

Et

Le syndicat CGT ÉMERGENCES, représenté par …………………., …………………..,

Préambule

En 2019, Émergences s’est doté d’un accord collectif sur le temps de travail. Validé par la majorité des salariés de l’association, cet accord conclu avec le syndicat CGT est né d’une volonté commune de définir une organisation du temps de travail conciliant vie personnelle et vie professionnelle tout en permettant à chacun de comptabiliser son temps de travail dans le respect des règles légales, réglementaires et conventionnelles en vigueur.

Dans le prolongement de cet accord, le syndicat CGT ÉMERGENCES et la direction de l’association ont convenu d’aboutir à la conclusion d’un nouvel accord collectif portant sur le télétravail.

Considérant que le télétravail répond à une demande d’une partie du personnel de l’association, qu’il tend notamment à réduire le nombre d’allers-retours domicile-entreprise et à réduire la fatigue, et considérant qu’il peut être un élément de réponse aux enjeux environnementaux, les parties se sont rencontrées pour poser les bases d’un accord collectif destiné à encadrer le télétravail avec ce souci permanent de préserver les équilibres inhérents à l’exécution du contrat de travail, notamment, en termes de charge de travail, et avec cette ambition d’éviter toute situation d’isolement et partant, de perte du travail collectif.

C’est aussi pour Émergences l’occasion de s’adapter à une évolution sociétale permettant de nouveaux équilibres de vie. Le télétravail volontaire est un outil complémentaire pour fidéliser les salariés au cabinet et conserver, dans la durée, des compétences opérationnelles. Ce peut être également un facteur d’attractivité pour de futurs postulants.

Les parties réaffirment ici leur volonté de respect de la vie personnelle des salariés et du droit syndical lorsque ces derniers sont en situation de télétravail.

La nécessité de pallier les épisodes exceptionnels liés, notamment, aux épidémies, aux conditions climatiques, aux conflits sociaux ainsi qu’aux épisodes de pollution appelle également la mise en place de mesures permettant aux salariés impactés de télétravailler à domicile lorsque les conditions le permettent.

Afin de garantir une efficacité à la négociation dans des conditions de loyauté et de confiance mutuelle, et souhaitant aboutir à un accord applicable au troisième trimestre de l’année 2020, les parties se sont rencontrées à plusieurs reprises.

De ces rencontres est né le présent accord collectif dont la teneur suit.

Table des matières

Article 1. - Objet de l’accord 4

Article 2. - Définition du télétravail 4

Article 3. - Caractère volontaire du télétravail 4

Article 4. - Respect de la vie personnelle du télétravailleur et du droit syndical 4

Article 5. - Les fonctions éligibles au télétravail 4

Article 6. - Le temps de télétravail 5

Article 6.1. - Les chef.es de projets et les chargé.e.s d‘expertise 5

Article 6.2. – Les autres fonctions 6

Article 7. - Conditions de recours au télétravail 6

Article 8. - Modalités d’exécution du télétravail 7

Article 8.1. - Plages horaires 7

Article 8.2. - Décompte du temps de travail et déconnexion 7

Article 8.3. - Environnement de travail 7

Article 8.4. - Moyens techniques et matériels 7

Article 9. - Modalités de régulation de la charge de travail 8

Article 10. - Le télétravail lors de circonstances exceptionnelles 8

10.1. - Conditions d’éligibilité 8

10.2. - Conditions de recours 8

10.3. - Modalités d’exécution 9

Article 11. - Salariés justifiant de difficultés particulières 9

Article 12. - Dépenses inhérentes au télétravail prises en charge par l’entreprise 9

Article 13. - Accident du travail 9

Article 14. - Condition de validité, durée, publicité et notification 9

Article 14.1. - Validité de l’accord 9

Article 14.2. - Durée de l’accord 10

Article 14.3. - Publicité et notification 10

Article 1. - Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet de définir les conditions de mise en œuvre du télétravail à Emergences.

Article 2. - Définition du télétravail 

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Il suppose la réunion de trois conditions cumulatives :

• L’exécution du télétravail au domicile du salarié, c’est-à-dire le lieu de résidence habituelle du salarié, tel que déclaré auprès de l’administration de l’association

• Le caractère volontaire de ce mode de travail

• L'utilisation des technologies de l'information et de la communication

Article 3. - Caractère volontaire du télétravail

Le télétravail revêt un caractère volontaire tant pour le salarié que pour l’association employeur. Le télétravail ne peut être imposé à un salarié par la direction et, réciproquement, l’accord de la direction est requis pour bénéficier d’un temps de télétravail.

Article 4. - Respect de la vie personnelle du télétravailleur et du droit syndical

Emergences est tenu de respecter la vie privée du salarié en télétravail.

Les parties insistent sur le fait que le travail à domicile ne doit en aucun cas conduire à des abus qui entraîneraient le non-respect de la vie privée ou des dispositions légales, conventionnelles ou celles nées de l’existence d’un accord collectif d’entreprise.

L’activité professionnelle demandée au télétravailleur est équivalente à celles des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Le télétravail ne doit modifier ni les missions générales, ni les activités habituelles du salarié, ni ses objectifs et sa charge de travail.

En situation de télétravail, le télétravailleur a accès aux communications syndicales via la messagerie professionnelle.

Article 5. - Les fonctions éligibles au télétravail

Le télétravail est accessible à l’ensemble des salariés disposant de 8 mois d’ancienneté dans l’entreprise. Il s’adresse aux salarié.es occupant les fonctions en vigueur à la date de la signature du présent accord, à savoir :

Au pôle Formation

• Adjoint·e de direction

• Ingénieur·e formation

• Formateur·trice

• Assistant·e formation

Au pôle expertise santé au travail

• Adjoint·e de direction

• Chef·fe de projets pilote

• Chef·fe de projets

• Chargé·e d’expertises

• Assistant·e

Au pôle expertise économique, études et conseil

• Adjoint·e de direction

• Chef·fe de projets référent·e

• Assistant·e

Au pôle développement

• Adjoint·e de direction,

• Délégué·e régional·e référent·e

• Délégué·e régional·e

• Assistant·e de direction

A l’administration

• Adjoint·e de direction

• Comptable

• Assistant·e de direction

• Assistant·e RH

Un avenant au présent accord pourra, le cas échéant, compléter cette liste après examen de l’éligibilité d’une nouvelle fonction au télétravail.

Article 6. - Le temps de télétravail

Sans préjudice des dispositions relatives au télétravail lors de circonstances exceptionnelles prévu à l’article 10, le nombre de jours admissibles au télétravail dépend des fonctions occupées par le salarié.

L’unité minimale de télétravail est la journée.

Article 6.1. - Les chef.es de projets et les chargé.e.s d‘expertise

Deux jours de télétravail par semaine sont ouverts aux salariés occupant les fonctions suivantes :

• Chef·fe de projets pilote

• Chef·fe de projets

• Chargé·e d’expertises

Ces journées de télétravail sont exclusivement destinées :

• aux travaux d’écriture des rapports d’expertise (temps qui intervient après la réunion de définition du plan post-terrain) ;

• à la production de notes spécifiques commandées par les responsables de pôle ;

• à la relecture des rapports.

Les salarié.s.es bénéficiant de ces temps de télétravail doivent être présents, a minima, 3 jours par semaine au bureau, en privilégiant des moments pour le regroupement des équipes mobilisées à un même projet.

Les autres temps de travail s’exercent :

• au bureau ;

• sur le terrain pour le besoin des missions (phases d’entretiens et d’analyse des situations de travail).

Le service ne saurait être perturbé dans son organisation du fait de salarié.s.es en télétravail.

Toute journée de télétravail requiert l’accord exprès et préalable de l’adjoint de direction ou en son absence du directeur selon les modalités fixées à l’article 7 du présent accord.

Article 6.2. – Les autres fonctions

Une journée de télétravail, non cumulable, par semaine est ouverte aux salariés occupant les fonctions suivantes :

• Assistant·e formation

• Assistant·e de direction

• Assistant·e RH

• Assistant·e

• Adjoint·e de direction

• Comptable

• Délégué·e régional·e référent·e

• Délégué·e régional·e

• Ingénieur·e formation

• Formateur·trice

Le jour de télétravail ne saurait perturber l’organisation du service notamment en cas de convocation à une réunion, d’obligation liée à l’accueil, de permanence minimum physique au sein du service.

Toute journée de télétravail requiert l’accord exprès et préalable de l’adjoint de direction ou en son absence du directeur selon les modalités fixées à l’article 7 du présent accord.

Article 7. - Conditions de recours au télétravail

Le télétravail ne donne pas lieu à un avenant au contrat de travail du salarié.

Le salarié souhaitant bénéficier d’une journée de télétravail doit en faire la demande au moyen de l’outil « Octime » en posant l’item « Télétravail » et en renseignant le champs « Observation » pour décrire les travaux envisagés.

L’événement « Télétravail » est également reporté sur le calendrier professionnel « Outlook » du salarié, calendrier mis en partage de l’ensemble du personnel pour information.

Pour la bonne organisation du service, et pour chaque demande d’utilisation d’un jour de télétravail, un délai de prévenance de deux jours ouvrés devra être respecté.

Tout télétravail doit donner lieu à une autorisation préalable et expresse.

Tout refus doit être motivé.

Article 8. - Modalités d’exécution du télétravail

Article 8.1. - Plages horaires

Le télétravailleur doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations de l’entreprise dans les mêmes conditions que lorsqu’il est dans les locaux de l’entreprise.

Les parties conviennent que la direction peut contacter par téléphone le télétravailleur durant les plages horaires fixes comprise entre 9h00 et 12h30 et entre 14h00 et 17h30.

Article 8.2. - Décompte du temps de travail et déconnexion

L’événement « Télétravail » comptabilise dans l’outil de gestion du temps « Octime » un temps de travail forfaitaire prédéfini :

• 7h28mn pour le salarié relevant de la modalité de gestion du temps « Standard » ;

• 7h42mn pour le salarié relevant de la modalité de gestion du temps « Réalisation de missions ».

Le télétravailleur s’engage à respecter le temps de travail journalier correspondant à sa catégorie lors des phases de télétravail, et en aucun cas à le dépasser.

Le salarié relevant de la gestion du temps de travail « Réalisation de missions avec autonomie complète » soumis au « Forfait jour » s’engage à ne pas excéder 10 heures par jour de travail.

En dehors des amplitudes rappelées ci-dessus, le salarié s’oblige à se déconnecter des outils de communication professionnels (téléphone et messagerie électronique).

Article 8.3. - Environnement de travail

Le télétravailleur dispose à son domicile d’un espace de travail dédié propice à la réalisation des missions confiées et à la concentration.

Le salarié devra fournir à l’appui de sa première demande une attestation sur l’honneur certifiant :

• Qu’il dispose d’un espace de travail dédié, aéré, lumineux et propice à la réalisation des missions confiées.

• Qu’il dispose d’une ligne internet haut débit

• Qu’il souscrit une assurance multirisques habitation,

• De la conformité de l’installation électrique de son domicile

• Que le cas échéant, son bailleur ne s’oppose pas à l’exercice d’une activité professionnelle au domicile qui exclue la réception de clientèle ou de marchandise

Article 8.4. - Moyens techniques, matériels et humains

Le télétravail s’accomplit dans un environnement informatique sécurisé. Le cabinet met à la disposition du télétravailleur un ordinateur portable professionnel. Suivant les fonctions exercées, cette mise à disposition est permanente ou occasionnelle. Ce matériel est initialisé par défaut avec une configuration de base susceptible d’évoluer suivant le besoin. Elle comprend a minima :

• Les outils bureautiques usuels (Word, Excel, Powerpoint)

• Un lien web vers la messagerie en ligne

• Le paramétrage d’un VPN : Accès sécurisé aux données stockées sur les serveurs (espaces individuels et de partages)

• Des liens vers les applications en ligne (Gescof – Cegid – Octime – Intranet – Fiches de liaison Expertises et Formation)

• Un antivirus.

En cas de mise à disposition de matériel informatique à titre occasionnel, celui-ci est restitué lors du retour du télétravailleur au bureau.

Les impressions de documents sont réalisées au bureau et tout document papier devant être adressé par voie postale partira du siège de l’association.

Les salarié·e·s en situation de télétravail sont équipé·e·s :

• Soit d’un téléphone portable professionnel (fonctions qui par leur nature sont sujettes aux déplacements)

• Soit d’une ligne téléphonique mobile ou fixe souscrite à titre personnel et dotée d’un forfait de communications illimitées, avec leur accord pour son utilisation.

Préalablement à toute période de télétravail, le salarié redirige son numéro de téléphone interne fixe vers le numéro utilisé lors de la phase de travail au domicile.

Le webmail est activé dès la prise de fonction pour réceptionner les demandes internes et externes en vue de leur traitement.

Les salariés en charge de manager à distance des équipes bénéficieront d’une formation à l’encadrement distanciel.

Article 9. - Modalités de régulation de la charge de travail

Toute période de télétravail donne lieu au préalable à une évaluation commune de la charge de travail.

Article 10. - Le télétravail lors de circonstances exceptionnelles

10.1. - Conditions d’éligibilité

Le télétravail est accessible à tout le personnel lors de circonstances exceptionnelles en vue notamment de palier les conditions climatiques, aux épidémies, aux conflits du travail d’envergure rendant difficile les déplacements en transport en commun et/ou en véhicule personnel, ainsi qu’aux épisodes de pollution sous réserve :

- de disposer des matériels professionnels requis et des documents nécessaires pour assurer la continuité des missions,

- d’obtenir l’accord de sa hiérarchie.

10.2. - Conditions de recours

Le délai de prévenance est réduit à 1 jour ouvré en cas de grève des transports, ou sans délai en cas d’épidémie, d’intempérie ou d’épisode de pollution.

Dans les situations de grève, d’intempérie ou d’épisode de pollution, les journées de télétravail peuvent être organisées sur l’ensemble des jours ouvrés, lundi et vendredi inclus.

10.3. - Modalités d’exécution

Les dispositions relatives aux modalités d’exécution du télétravail prévues à l’article 8. s’appliquent au télétravail déclenché lors de circonstances exceptionnelles.

Article 11. - Salariés justifiant de difficultés particulières

La direction sera vigilante, dans le respect des dispositions de cet accord, aux salariés justifiant de difficultés particulières telles que :

• une situation de handicap reconnu,

• les problématiques de santé dûment identifiées par le service de santé au travail,

• l’état de grossesse et le retour de congé de maternité.

Article 12. - Dépenses inhérentes au télétravail prises en charge par l’entreprise

Les parties conviennent que les dépenses inhérentes au télétravail soient prises en charge par l’entreprise selon le versement d’une indemnité forfaitaire exonérée de contribution ou de cotisations sociales (source Urssaf).

Le montant total de l’indemnité forfaitaire est fixé à la somme de 6,00 € (six euros) par jour de télétravail. Elle comprend notamment les dépenses suivantes :

• 3,50 € par repas du midi (maintien de la participation employeur aux frais d’accès au restaurant interentreprises),

• 2,50 € par jour pour l’ensemble des autres charges (abonnement internet, l’occupation d’une partie privative du logement, l’eau, l’électricité, le chauffage…).

En cas de confinement imposé par le gouvernement sur des périodes autres que celles prévues au présent accord, l’indemnité de 2,50 € par jour versée aux télétravailleurs sera limitée à la somme de 50,00 € (cinquante euros) par mois complet en télétravail.

Article 13. - Accident du travail

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens du code de la sécurité sociale.

La direction est immédiatement informée par le salarié de tout accident survenu en situation de télétravail.

Article 14. - Condition de validité, durée, publicité et notification

Article 14.1. - Validité de l’accord

Conformément aux dispositions de l’article L.2232-12 du code du travail les parties conviennent qu’en cas de signature du présent accord portant, celui-ci sera soumis à la consultation des salariés pour validation.

L’accord ne sera valide que s’il est approuvé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés.

Faute d’approbation, l’accord sera réputé non écrit.

Article 14.2. - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Les parties conviennent toutefois qu’elles se réuniront :

• 6 mois après la mise en place du présent accord pour son suivi et son évaluation ;

• Une fois par an à partir de la deuxième année, au mois de novembre, pour discuter de l’opportunité d’ouvrir des négociations visant à la révision du présent accord.

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er du mois suivant le résultat de la consultation du personnel par référendum. L’accord sera valide s’il est approuvé par les salarié.e.s à la majorité des suffrages exprimés. Faute d’approbation, l’accord est réputé non écrit.

Article 14.3. - Publicité et notification

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE IDF selon la procédure en vigueur.

Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

Le présent accord sera porté à l’intranet de l’association.

Fait à MONTREUIL en 2 exemplaires, dont un remis à chacun des signataires, le 11 décembre 2020

Pour l’association Émergences

………………………, ………………….

Pour le syndicat CGT Émergences

……………………, …………………..