ACCORD DE DEPLOIEMENT DU TELETRAVAIL AU SEIN DE SOFRESID ENGINEERING

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société SOFRESID ENGINEERING, société anonyme dont le siège social est situé au 1, avenue San Fernando – 78180 Montigny-le-Bretonneux, immatriculée au RCS de Versailles sous le numéro 334 456 886, représentée par Madame XXX, Responsable des Ressources Humaines, Organisation et ICT.

D’une part,

ET :

L’organisation syndicale représentative dans la société, à savoir :

• L’UCI-FO, représentée par Monsieur XXX en qualité de Délégué Syndical.

D’autre part.

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

En janvier 2020, SOFRESID ENGINEERING a signé un accord collectif relatif à la mise en place expérimentale du télétravail visant, dans un contexte économique et social en constante évolution, à construire un nouveau modèle de travail qui permettra de relever les défis de demain et afin d’apprécier les conditions de réussite et d’élargissement du dispositif.

Cette phase expérimentale a été fortement perturbée par le confinement arrivé fin mars 2020 lié au Covid 19 et en même temps a permis de mettre en évidence la capacité des collaborateurs de SOFRESID Engineering a télétravailler de façon efficace pendant une période très mouvementée (garde d’enfants à domicile, nouveau mode de travail à distance…).

Un bilan a été réalisé et partagé avec les managers et les membres de la commission télétravail.

Si cette analyse a mis en exergue la nécessité d'en améliorer certaines dispositions, elle a conforté l’idée de la nécessité de pérenniser ce dispositif qui s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue au service tant de l’organisation du travail que des attentes des salariés.

Prenant en considération ces différents marqueurs, les Parties ont ainsi convenu le présent accord visant à mettre en place et promouvoir le télétravail au sein de SOFRESID ENGINEERING.

Le présent accord fait suite à la négociation et aux discussions avec l’organisation syndicale représentative relatives à la mise en place du télétravail et s’inscrit dans le respect des dispositions législatives applicables en matière de télétravail, à savoir :

• l’Accord-cadre européen du 16 juillet 2002,

• l’Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005,

• la Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012,

• l’Ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail,

• la Loi n° 2018-217 du 29 mars 2018 ratifiant diverses ordonnances prises sur le fondement de la loi n°2017-1340 du 15 septembre 2017.

ARTICLE 1 – DEFINITION TELETRAVAIL

En référence à l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Ainsi, le présent accord vise exclusivement le travail au domicile principal du salarié (selon les conditions visées à l’Article 8) et non les formes de travail nomades qui peuvent concerner certains salariés du fait de leur métier, particulièrement lors de déplacements professionnels.

ARTICLE 2 – PRINCIPES GENERAUX DU TELETRAVAIL

Les parties conviennent que le télétravail s’inscrit dans les principes suivants :

• l’accès au télétravail répond à certaines conditions ;

• le télétravail résulte d’un triple volontariat entre l’entreprise, le manager et le salarié. Le télétravail ne peut être mis en place qu’à la demande du salarié, après examen et accord de la part du responsable hiérarchique et de la société. Le télétravail ne peut en aucun cas être imposé au salarié ;

• le télétravail repose sur des droits et obligations réciproques et sur une relation de confiance entre les parties, ce qui implique la possibilité pour le responsable hiérarchique d’assurer le suivi du travail que ses salariés effectuent à domicile ;

• le télétravail s’inscrit dans le respect des principes généraux d’égalité de traitement.

TITRE 1 – PERIMETRE D’APPLICATION DE L’ACCORD

ARTICLE 3 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés en contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée de la société SOFRESID ENGINEERING, sous réserve de la compatibilité du télétravail avec le bon fonctionnement du service.

Sont néanmoins exclus du champ d’application du présent accord les salariés en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation, ceux sous convention « CIFRE ¹», ainsi que les stagiaires, et ce pour favoriser la présence et l’intégration dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail pour ces dernières catégories.

De même, les salariés sous contrat d’expatriation ne seront éligibles au télétravail que si l’entité locale autorise ce mode d’organisation du travail. Dans cette situation, les modalités applicables seront celles définies dans le pays d’accueil et, le cas échéant, par l’entité locale.

ARTICLE 4 – TELETRAVAIL EN VUE DU MAINTIEN DANS L’EMPLOI

Les modalités du présent accord n’ont pas vocation à traiter des situations individuelles et exceptionnelles pour lesquelles le télétravail pourrait constituer une solution temporaire d’accompagnement en vue de favoriser le maintien dans l’emploi. Il s’agit notamment :

• des salariés dont l’état de santé ou le handicap nécessitent un aménagement préconisé par le Médecin du Travail ;

• des salariées ayant déclaré leur grossesse et ce jusqu’à leur congé maternité ;

• des situations individuelles spécifiques liées à des problèmes d’ordre personnel (situation familiale grave, accompagnement d’un proche dont l’état de santé est préoccupant, etc.).

Dans ces cas, le télétravail est mis en œuvre selon des modalités différentes que celles prévues au présent accord pour être adaptées aux situations individuelles spécifiques.

Les signataires souhaitent rappeler que cette forme de télétravail reste exceptionnelle et est justifiée par l’accompagnement d’une situation individuelle particulière. Ils souhaitent également préciser que toute forme de télétravail pendant un arrêt de travail pour maladie est interdite.

Ces situations continueront donc à être traitées de manière individuelle par la Direction des Ressources Humaines & Organisation (DRHO) qui, en lien le cas échéant avec la Médecine du travail, devra se prononcer sur ces cas avant toute mise en œuvre d’un tel dispositif. La DRHO demeurera libre d’accepter ou non, l’autorisation exceptionnelle de travail à domicile sollicitée par un salarié. L’accord de la DRHO sera formalisé par écrit sans qu’un avenant au contrat de travail du salarié ne soit automatiquement nécessaire.

ARTICLE 5 - PREREQUIS DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

Le passage en télétravail repose sur la base du volontariat, complétée par un processus de sélection des candidats potentiels reposant sur des critères adaptés. Dans le cadre de cette démarche, il a été retenu les critères ci-dessous qui sont cumulatifs.

Article 5-1 – CRITERES D’ELIGIBILITE LIES A LA PERSONNE

Sont éligibles au télétravail sous réserve de la vérification de la compatibilité des critères de mise en œuvre définis ci-après (articles 5-2 et 5-3) et de l’organisation du Département dans lequel ils travaillent, tout salarié :

1. titulaire d’un contrat de travail sous durée indéterminée ou déterminée (hors catégories de salariés identifiées à l’article 3 « Champ d’application ») ;

2. travaillant à temps complet ou à temps partiel (dont la durée de travail correspond au moins à 80% d’un temps complet pour pouvoir prétendre au télétravail régulier) ;

3. disposant d’une ancienneté dans le poste de 3 mois (cette durée constitue un maximum pouvant être réduite par accord du manager et de la DRHO notamment en cas de télétravail occasionnel) ;

4. disposant d’une capacité d’autonomie et de maîtrise du poste / métier / activité ;

5. faisant preuve d’une bonne pratique informatique permettant l’utilisation des outils informatiques à distance.

Les demandes des salariés ne remplissant pas l’un des critères précités ne pourront être retenues.

Article 5-2 - CRITERES D’ELIGIBILITE LIES A L’EMPLOI

La demande de télétravail sera étudiée en fonction des critères relatifs à l’activité du salarié et au fonctionnement de l’équipe, à savoir notamment :

• l’absence d’impact significatif sur le fonctionnement et l’organisation du Département ou de l’équipe ;

• la présence physique avec les salariés de l’entreprise non exigés ou non nécessaires de façon permanente ;

• le maintien de la sûreté et de la confidentialité des informations et données traitées à des fins professionnelles,

Les demandes des salariés dont l’activité ne remplit pas l’un des critères précités ne pourront être retenues.

Article 5-3 - CRITERES D’ELIGIBILITE LIES AU DOMICILE DU SALARIE

Les salariés devront assurer la société que leur domicile permet l’exercice de leurs fonctions en télétravail et attesteront disposer :

• d’un espace adapté à cette organisation, répondant notamment à des conditions satisfaisantes en termes d’ergonomie (luminosité…), de tranquillité et respectant les conditions d’hygiène et de sécurité requises,

• d’une installation électrique et d’un détecteur de fumée conformes à la réglementation en vigueur,

• d’une connexion à internet haut débit qui sera utilisée lors de l’exercice du télétravail,

• d’un contrat d’assurance habitation adapté. Ainsi, le salarié s’engage à porter à la connaissance de son assureur l’utilisation de son domicile dans le cadre de l’exercice de son activité salariale, et à s’assurer que ladite activité n’est pas exclusive de la garantie de son assureur. De plus, le salarié s’engage à remettre à la société une attestation d’assurance multirisques habitation et une attestation d’assurance responsabilité civile. Le collaborateur devra fournir à expiration un nouveau document d’assurance à jour.

Le salarié doit compléter l’attestation sur l’honneur annexée à cet accord (Annexe 1) et fournir les justificatifs demandés relatifs à l’assurance de son domicile. La situation de télétravail ne saurait être mise en œuvre avant la remise par le salarié de ces documents.

En cas de changement de domicile, le salarié en télétravail s’engage à prévenir la société sans délai en lui indiquant sa nouvelle adresse et à accomplir les mêmes démarches et formalités que celles réalisées préalablement à son passage en télétravail, notamment en matière de couverture d’assurance.

+ en cas de changement d’assurance.

TITRE 2 – FORMES DE TELETRAVAIL RETENUES

Les parties souhaitent préciser qu’il existe trois formes de télétravail au sein de la société SOFRESID ENGINEERING :

• Le télétravail régulier, qui suppose un rythme et une organisation planifiée et régulière en télétravail ;

• Le télétravail occasionnel, qui implique une demande ponctuelle du salarié de télétravailler ;

• Le télétravail conjoncturel qui est décidé par la société en vue d’assurer la continuité de l’activité dans le cadre de circonstances exceptionnelles.

Le salarié volontaire au télétravail, qu’il soit régulier ou occasionnel, doit répondre aux conditions d’éligibilité (Titre 1) et respecter au préalable le processus de demande déterminés au Titre 4 du présent accord.

Dans tous les cas, le lieu du télétravail est strictement fixé au domicile déclaré par le salarié à l’entreprise tel que défini à l’Article 8.

ARTICLE 6 – le télétravail regulier ou occasionnel

Chaque salarié peut décider de s’inscrire dans le cadre du télétravail régulier ou du télétravail occasionnel sans possibilité de cumul.

En cas de télétravail régulier, chaque télétravailleur travaillant à temps complet dispose d'une journée fixe par semaine civile à laquelle peuvent s'ajouter jusqu’à 22 jours « flottants » par an.

En ce qui concerne le télétravail occasionnel, les salariés, répondant aux conditions d'éligibilité prévues au présent accord mais :

• ne souhaitant pas entrer dans le dispositif de télétravail régulier ;

• ou dont l'activité ne permettrait pas de définir a priori et de manière constante des jours de télétravail réguliers;

pourront solliciter de télétravailler de manière occasionnelle dans la limite d’un volume annuel de 22 jours « flottants » afin de répondre à des situations inhabituelles et temporaires liées à des contraintes personnelles ou à des évènements extérieurs.

Il est précisé que ceci ne concerne pas les circonstances collectives spécifiques prévues à l’Article 7 – Titre 2 pour lesquelles l’organisation du travail est alors décidée par la Direction pour maintenir l’activité en ayant recours à toute disposition dont le télétravail.

Positionnement des jours télétravaillés :

Tous les jours ouvrés de la semaine sont éligibles au télétravail régulier ou occasionnel sous réserve d’un commun accord entre le salarié et son manager.

Concernant la fixation des jours de télétravail « flottants », les demandes doivent être effectuées selon la procédure suivante :

• Le salarié fait une demande par à son manager au moins 5 jours calendaires avant la date souhaitée. De manière exceptionnelle et avec l’accord du manager, il est possible de déroger à ce délai de prévenance.

• La réponse de la ligne hiérarchique doit être donnée dans un délai de 2 jours calendaires. En cas de réponse négative, le manager doit justifier son refus. Le défaut de réponse ne vaut pas acceptation, aussi il est du ressort du collaborateur de relancer son manager en cas de non-réponse de ce dernier. Il s’entend que la non-réponse du manager doit rester exceptionnelle et en aucun cas un moyen de refuser une demande du salarié sans justification.

Dans tous les cas, il est précisé qu’au sein de chaque service, le manager a la responsabilité de s’assurer que la mise en œuvre du télétravail est compatible avec le bon fonctionnement de son organisation, au regard des attendus et des engagements auprès de l’organisation de l’entreprise, des autres services, du Groupe, des clients et tout autre tiers en relation avec l’entreprise.

En conséquence, chaque manager a la faculté de :

• définir un jour par semaine qui ne pourrait pas être télétravaillé afin de favoriser la présence simultanée des collaborateurs au sein des locaux de travail ;

• fixer avec chaque salarié concerné le ou les jours de la semaine qui seront télétravaillés de telle sorte que soit assurée la présence simultanée, dans les locaux habituels de travail, d'un nombre minimum de salariés.

• refuser des demandes de jours de télétravail accolés à des jours fériés, de congés ou RTT de manière à garantir au moins 2 jours de présence hebdomadaire sur le lieu habituel de travail et ce dans l’objectif de maintenir le lien avec la communauté de travail.

Principe de non-fractionnement des jours télétravaillés

Les jours de télétravail s’entendent comme des jours entiers. Ainsi, si le salarié souhaite prendre une demi-journée en télétravail, celle-ci sera décomptée comme une journée entière de télétravail et déduite du quota dont il dispose.

Nombre de jours télétravail maximum et prorata

Le nombre de jours de télétravail fixés précédemment s’entend pour un salarié exerçant son activité à « temps complet ».

Les salariés à temps partiel ou en forfait jours réduits au moins à 80% sont éligibles au télétravail sous condition de réaliser au maximum un jour de télétravail par semaine civile. Dans cette hypothèse, le salarié bénéficiera uniquement d’un jour de télétravail fixe sans allocation de jours de télétravail « flottants ».

Pour un salarié à temps complet, quelle que soit la formule retenue, télétravail régulier ou occasionnel, le télétravail ne pourra excéder 2 jours par semaine civile.

En cas de passage en situation de télétravail en cours d’année, le nombre de jours « flottants » alloués est réduit de moitié pour les salariés entrant dans le dispositif après le terme du 1^er semestre.

En outre, dans l’hypothèse d’un changement de formule de télétravail en cours d’année, le nombre de jours de télétravail flottants alloués ne pourra pas excéder 22 jours. Aussi, dans cette situation, le nombre de jours « flottants » consommés par le télétravailleur au titre de la formule de télétravail initialement choisie sera décompté du quota dont il dispose lors de son passage vers la nouvelle forme de télétravail.

Possibilité d’annulation et de report du jour de télétravail

Dans l’hypothèse où le jour de télétravail coïncide avec une absence pour quelque motif que ce soit, un jour férié non travaillé dans l’entreprise, ou que le télétravail occasionne une durée de travail inférieure à 2 jours par semaine sur site (dans l’hypothèse où le manager aurait retenu cette organisation pour son service), la journée fixe de télétravail ne pourra pas être prise ni reportée.

A titre exceptionnel, en raison de nécessité de service (réunion de coordinations, rendez-vous externes, formation…) ou pour des raisons personnelles tenant au télétravailleur, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site à la demande du manager ou du salarié lui-même.

La modification des jours devant être initialement télétravaillés est soumise à un délai de prévenance de 48 heures auquel il sera possible de déroger avec l’accord du manager ou du salarié.

Cette situation pourra donner lieu au déplacement de la journée considérée dans la même période de référence (semaine civile pour le jour fixe et année civile pour le jour flottant). Si des jours n’auraient pas pu être réalisés en télétravail sans pouvoir être repositionnés au cours de la même période de référence ceux-ci ne pourront pas faire l’objet d’un report ni de compensation.

Suspension exceptionnelle et temporaire du télétravail :

Pour répondre à des besoins organisationnels, chaque manager, après validation de la DRHO, a la possibilité de suspendre temporairement le télétravail dans son équipe notamment dans les cas suivants :

• Période d’activité plus soutenue nécessitant une présence sur site (clôture de paie, bilan comptable, nombreuses absences dans le service, nouvelle organisation du service, permanence de fin d’année…),

• Impératifs professionnels qui rendent la présence sur le lieu de travail indispensable,

• Problématiques d’ordre matériel,

• D’une manière plus générale, toutes circonstances de nature à empêcher temporairement la réalisation des missions en télétravail auxquelles le collaborateur ou son équipe doit faire face.

Dans cette hypothèse, cette période de suspension temporaire ne donnera lieu à aucune possibilité de report au-delà de la période de référence (semaine civile pour le jour fixe et année civile pour le jour flottant).

Le manager s’attachera à respecter un délai de prévenance raisonnable sauf circonstances exceptionnelles.

L’ensemble des limites définies ci-dessus sont destinées à préserver le lien du télétravailleur avec l’entreprise et avec sa communauté de travail et à faciliter l’organisation du travail.

ARTICLE 7 – télétravail conjoncturel

Le télétravail conjoncturel désigne le fait pour le collaborateur de télétravailler en cas de circonstances exceptionnelles et ponctuelles telles que des épisodes de grèves d’une particulière importance dans les transports publics ou des raisons climatiques, de pollution impactant la circulation des moyens de transports collectifs ou des véhicules personnels (arrêté préfectoral) ou les confinements décidés par les autorités sanitaires en cas d’épidémie.

Dans l’ensemble de ces situations, la mise en œuvre du télétravail pourra être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité d’activité de la société et garantir la protection de ses salariés.

Il est entendu que ce mode de télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à l’initiative de l’entreprise et que, le cas échéant, il est ouvert à tous les salariés qu’ils soient ou non-inscrits dans un dispositif de télétravail régulier ou occasionnel.

Dans ces cas précis, le télétravail conjoncturel s’appliquera et n’impactera pas le volume de jours de télétravail régulier ou occasionnel.

TITRE 3 - MODALITES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL

ARTICLE 8 - Lieu d’exercice du télétravail

Le présent accord exclut de son champ d’application toute forme de télétravail effectué hors des locaux dans un lieu autre que le « domicile » du salarié tel que défini ci-après.

Les parties ont convenu que le terme « hors des locaux » désignait exclusivement le domicile du salarié, ce qui s’entend prioritairement comme la résidence qu’il occupe de manière habituelle lors de sa semaine de travail sur son site d’affectation.

Toutefois, le télétravail pourra subsidiairement se pratiquer dans un autre lieu que ce domicile « habituel » (résidence secondaire, domicile familial …). Il ne peut en aucun cas s’agir d’espace de co-working.

Ce lieu de travail subsidiaire devra se trouver en France et également présenter les garanties de conformité mentionnées à l’article 5-3 du présent accord, être préalablement déclaré par le salarié auprès de la société via l’attestation figurant en Annexe 1 et permettre au salarié de se rendre dans les locaux de l’entreprise le jour concerné ou au plus tard le lendemain en cas de nécessité de service techniques ne permettant pas la poursuite du télétravail.

ARTICLE 9 – equipements mis a disposition

SOFRESID ENGINEERING s’engage à fournir aux salariés compris dans le champ d’application du présent accord :

• un ordinateur portable, équipé de l’ensemble des logiciels dont le salarié aura besoin pour exécuter son activité salariale ;

• un casque audio

• le cas échéant, un clavier et/ou un écran supplémentaire uniquement pour les salariés demandeurs et ayant opté pour le télétravail régulier et sous autorisation de la hiérarchie.

En cas de problème technique, le salarié contacte l’assistance technique de l’entreprise qui fait le nécessaire pour le dépanner à distance.

Si la panne ou le mauvais fonctionnement des équipements de travail ou du réseau persistent après intervention du service support informatique, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son responsable qui conviendra avec lui des modalités de poursuite de son travail sur la journée de télétravail en cours. Dans ce cas, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein de l’entreprise afin de poursuivre son activité dans l’attente de la résolution du ou des problème(s) technique(s).

L’utilisation du matériel mis à disposition des salariés est limitée à l’exercice de leur activité professionnelle. Ceux-ci s’engagent à prendre soin des équipements qui leur sont confiés. Le salarié devra prendre les précautions nécessaires afin de ne pas exposer, par imprudence ou négligence, le matériel mis à sa disposition à des risques de détérioration, de vol, de perte des données, etc.

En aucun cas le salarié ne devra exercer son activité télétravail en utilisant son ordinateur personnel.

En cas de dommages liés à l’utilisation des équipements professionnels mis à disposition, la société recourra à l’assurance responsabilité civile professionnelle de l’entreprise.

Article 10 – activite exigee

L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. A cet égard, le manager conviendra avec le salarié de formaliser les tâches attendues durant la journée de télétravail lors de l’entretien de passage en télétravail.

Afin de permettre la bonne organisation du service, les jours de télétravail devront être identifiés selon le process indiqué par la société aux télétravailleurs.

ARTICLE 11 – FIXATION DES PLAGES DE JOIGNABILITE

D’une manière générale, et sauf situation exceptionnelle, le salarié n’est pas dans l’obligation de répondre à des sollicitations professionnelles quelle qu’en soit la forme (téléphone, messagerie, …) en dehors de son temps de travail habituel.

Durant les jours de télétravail, les salariés resteront joignables grâce aux moyens mis à leur disposition par l’entreprise, durant les plages horaires d’accessibilité prévues par le présent accord. Ces plages horaires d’accessibilité, définies dans le respect de l’équilibre vie privée/vie professionnelle, constituent des périodes pendant lesquelles l’entreprise et les partenaires de l’entreprise peuvent habituellement joindre le salarié.

Le salarié pourra être contacté par l’employeur, ses collègues ou les partenaires de l’entreprise durant les plages horaires habituelles d’exécution de sa prestation de travail et au minimum durant les plages fixes de 9 heures à 12h heures et de 13 heures 30 à 16 heures 30.

Les collaborateurs en forfait jours sur l’année pourront être joints durant les plages horaires habituelles d’exécution de leur prestation de travail.

Outre le respect des plages horaires d’accessibilité, le salarié devra respecter la durée contractuelle de son temps de travail et les temps de repos quotidiens et hebdomadaires obligatoires.

ARTICLE 12 - Contrôle et MODALITES DE REGULATION de la charge de travail

La disponibilité des salariés en télétravail, leur charge de travail, les délais d’exécution, les objectifs fixés et les résultats des salariés en télétravail sont identiques à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’entreprise.

Il appartient conjointement à la Direction de la société et au salarié en situation de télétravail, en raison de la spécificité de sa situation de travail, de veiller au respect des règles relatives au temps de travail et de repos.

Il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion en dehors des horaires dans lesquels il accomplit régulièrement son travail, et, à tout le moins, pendant la durée légale de repos quotidien et hebdomadaire. Le collaborateur dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par l’entreprise.

A cet effet, afin de s’assurer de la bonne appréhension du télétravail et du respect du droit de déconnexion susvisé, il est prévu de sensibiliser les différents acteurs sur cette question à travers la démarche d’accompagnement qui sera mise en place comme détaillé à l’Article 18.

Par ailleurs, les conditions d’activité du salarié en télétravail et sa charge de travail seront évoquées par le salarié et son manager lors de l’entretien annuel et l’entretien Bien-être au travail.

TITRE 4 - MODALITES DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

ARTICLE 13 – candidature et acceptation

Le passage initial en télétravail, quelle que soit la formule retenue, ou toute demande d’évolution du télétravail occasionnel vers une situation de télétravail régulier est subordonné à l'accord du manager, à la fois sur le principe et sur les modalités d'organisation du télétravail selon le process défini ci-après.

Le passage du télétravail régulier vers du télétravail occasionnel ne nécessite pas en principe l’accord du manager hormis dans l’hypothèse où le télétravail occasionnel ferait suite à un bilan du télétravail régulier qui se serait avéré non-concluant. Si le changement de situation de télétravail ne nécessite pas l’accord du manager, le salarié devra néanmoins en informer son manager ainsi que son référent RH.

Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes :

• Le collaborateur fait sa demande auprès de son manager et de son référent RH via le formulaire mis à sa disposition

• Le manager examine la demande et organise un entretien avec son collaborateur, notamment pour apprécier les conditions d'éligibilité précitées, les tâches télétravaillées et enfin, organiser matériellement la période de télétravail. Chaque demande doit être examinée au cas par cas et faire l'objet d'une réponse motivée en cas de refus et portée à la connaissance du demandeur par écrit.

• La réponse est adressée au demandeur par le manager dans un délai maximum de 30 jours calendaires suivant la demande. Le référent RH est systématiquement informé de cette réponse.

Le référent RH veillera à ce que le délai de réponse soit respecté et s'assurera que les motifs de refus soient fondés sur des raisons objectives. A défaut, il se rapprochera du manager du demandeur afin de réexaminer la demande.

• Lorsque la demande de télétravail émise par le salarié fait l’objet d’un refus, le salarié peut demander un réexamen de sa situation auprès de la DRHO. Cette demande se fait de manière écrite et argumentée après la notification de la décision de refus.

La DRHO est tenue de répondre à cette demande de réexamen par écrit de façon motivée dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception de l’écrit du salarié.

Toutes les demandes, qu'elles soient acceptées ou refusées, sont conservées par le service RH à des fins de suivi, notamment dans le cadre du bilan de mise en œuvre des dispositions du présent accord par la Commission de Suivi.

ARTICLE 14 – formalisation du passage au télétravail

Le passage en télétravail régulier ou occasionnel ne fait pas l’objet d’un avenant au contrat de travail mais est formalisé par l’accord du manager apposé sur le formulaire de l’entretien de passage au télétravail.

Ce formulaire précise notamment :

• L'adresse du domicile dès lors où ce dernier est déclaré comme étant le lieu de télétravail ;

• La forme du télétravail retenu : régulier ou occasionnel ;

• Le jour fixe hebdomadaire télétravaillé en cas de télétravail régulier ;

Le télétravail débutera le 1^er jour de la semaine qui suit la remise de l’accord en l'absence d'obstacle technique et sous réserve de la remise des documents par le salarié attestant de la conformité de son domicile (assurances, attestation de conformité des installations électriques… - Annexe 1).

Le salarié ne pourra, en aucun cas, commencer son activité en télétravail sans avoir préalablement remis ces documents.

ARTICLE 15 - PERIODE D’ADAPTATION du télétravail (télétravail régulier)

Le salarié en télétravail régulier aura une période d’adaptation de deux mois. Cette période d’adaptation a pour objet de permettre à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes professionnelles pour travailler à distance ou si l’absence du salarié (lorsqu’il travaille de chez lui) ne désorganise pas son service. Cette période permet aussi au salarié de savoir si ce type d’exécution du contrat de travail lui convient ou non.

A l’issue de cette période, un bilan sera effectué lors d’un entretien entre le salarié, le manager et le cas échéant, le référent RH.

En cas de période d’adaptation concluante, la situation de télétravail régulier continuera de produire ses effets.

En cas de période d’adaptation non-concluante, le salarié devra :

- soit cesser de plein droit sous un délai de 15 jours d’exercer son activité en télétravail régulier et à nouveau exécuter son contrat de travail aux conditions initiales au sein des locaux de l’entreprise,

- soit opter, s’il le souhaite, pour le télétravail occasionnel sous réserve d’obtenir l’accord express de son manager selon la procédure fixée à l’Article 13.

ARTICLE 16 - LES CONDITIONS DE REVERSIBILITE A EFFET PERMANENT DU TELETRAVAIL

Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou la Direction concernée via le référent RH pourront, conjointement ou de manière unilatérale, librement mettre fin à la situation de télétravail :

• tout au long de l’année sans délai pour le salarié,

• moyennant un délai de prévenance minimum pour l’employeur de 15 jours.

En cas de réversibilité à l’initiative de l’employeur, celui-ci devra en motiver les raisons par écrit, sur la base de raisons objectives liées à l’organisation des services, la compatibilité de la mission avec le télétravail et plus généralement les critères d’éligibilité figurant au sein du présent accord. En cas de réversibilité à l’initiative du salarié, celui-ci devra en informer conjointement son manager et son référent RH concernés par écrit.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, quels qu’en soient la durée et les motifs, le salarié reprend son activité sur son lieu habituel de travail au sein de la société, dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

ARTICLE 17 – Changement de situation et réexamen des conditions d’éligibilité

Le salarié changeant d’activité, de fonctions, et/ou de projet ou réduisant son temps de travail, pourra voir sa situation de télétravailleur remise en question.

Le manager devra vérifier que les caractéristiques de la nouvelle situation et/ou la configuration de l’équipe ne sont pas incompatibles avec la poursuite du télétravail.

Dans l’hypothèse où ce dernier considère que les conditions d’éligibilité ne sont plus remplies, la situation de télétravail devra cesser sous le délai de 15 jours prévu à l’article 16.

En cas de mission à l’étranger, l’autorisation de télétravail sera suspendue pendant la durée de cette mission. Il en est de même en cas de départ en expatriation pour toute la durée de l’affectation. Dans cette hypothèse, le salarié en expatriation pourra être éligible au télétravail que si l’entité locale autorise ce mode d’organisation du travail. Les modalités applicables seront alors celles définies dans le pays d’accueil et, le cas échéant, par l’entité locale.

En cas de changement de lieu de télétravail, ce dernier devra le notifier dans les plus brefs délais à son référent RH et lui fournir les documents nécessaires à la poursuite du télétravail à son nouveau domicile (nouvelles attestations d’assurances et de conformité des installations électriques…).

ARTICLE 18 – DEMARCHE D’ACCOMPAGNEMENT

L’accessibilité d’un nombre important de collaborateurs au télétravail conduit à une évolution sensible des relations et des modes d’organisation au sein de l’entreprise. Ainsi, par exemple, les modalités de communication entre les collaborateurs, le management d’équipe, le pilotage ou le reporting des collaborateurs peuvent s’en trouver assez profondément changés.

C’est sur la base de ces constats qu’un guide relatif au télétravail est remis aux collaborateurs et à leurs managers avant que l’activité en télétravail ne débute.

TITRE 5 – DROITS ET DEVOIRS DES SALARIES TELETAVAILLEURS ET PREVENTION DES RISQUES

ARTICLE 19 – Droits collectifs

Le télétravailleur dispose des mêmes droits collectifs que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur est soumis aux mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections des instances représentatives du personnel que les autres salariés et est pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

ARTICLE 20 – DROITS INDIVIDUELS

Le passage en télétravail ne modifie pas les droits individuels des salariés concernés, notamment en matière de congés, de formation professionnelle, d’évolution de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation.

Le salarié en télétravail continue d’avoir accès, au même titre que les salariés non télétravailleurs, à l’ensemble des dispositifs de gestion et de développement des ressources humaines (entretien annuel, entretien professionnel, entretien Bien-être, etc...), aux informations internes de l’entreprise ainsi qu’aux informations syndicales et aux activités sociales de l’entreprise.

Les télétravailleurs devront être placés dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable dans les locaux de l’entreprise, principalement en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation des résultats.

Le télétravail ne constitue en aucun cas un frein pour l’évolution de carrière du salarié.

De même, le salarié en télétravail bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise. Il continuera à passer les visites médicales dans les centres médicaux indiqués par l’Entreprise.

Au même titre que les salariés travaillant sur site, l’entreprise s’engage au respect de la vie privée du télétravailleur.

ARTICLE 21 – Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Le salarié en télétravail s’engage à respecter sur son lieu de télétravail, les règles d’hygiène et de sécurité dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise.

Les salariés en situation de télétravail bénéficient de la législation sur les accidents du travail. Ainsi, conformément à l’article L. 1222-9 du Code du travail, l’accident du travail survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l’article L. 411-1 du Code de la sécurité sociale.

Le salarié doit informer immédiatement, et au plus tard dans les délais légaux prévus l’entreprise de tout arrêt de travail ou accident survenu, sur son lieu de travail, à l’occasion du télétravail lors de l’exécution de ses fonctions professionnelles.

Si un accident de travail survient au domicile pendant le ou les jour(s) de télétravail, le salarié en avise le service du personnel qui prendra les dispositions nécessaires.

ARTICLE 22 – PREVENTION DES SITUATIONS D’ISOLEMENT

Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation et à la vie du service. Pour prévenir les risques d’isolement, le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail. Il reste dans la mesure du possible attentif à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié en situation de télétravail (audio ou vidéo conférence).

ARTICLE 23 - PROTECTION DES DONNEES ET REGLES DE CONFIDENTIALITE

Le télétravail implique le transport de données et leur sortie en dehors des locaux de l’entreprise. Le salarié en télétravail est donc tenu au respect des règles de confidentialité et de protection des données.

Le salarié devra signaler au plus vite toute perte ou vol de son ordinateur portable professionnel auprès de son manager et du Département ICT. Ce signalement permettra de prendre les mesures nécessaires afin de bloquer les accès aux données, et de répertorier les informations perdues.

En outre, il est important que le télétravailleur respecte les procédures informatiques. Le salarié s’engage ainsi à ne pas retirer les applications informatiques nécessaires à la protection des données (authentification des données,…). Les codes d’accès à l’ordinateur doivent rester strictement personnels et ne pas être divulgués à quiconque. Le matériel mis à disposition par l’entreprise dans le cadre du télétravail doit être utilisé uniquement par le salarié.

Il est recommandé au salarié de travailler sur les espaces de stockage partagés ou de rapatrier les données enregistrées sur le disque dur au sein des espaces partagés à la fin de chaque journée en télétravail.

Concernant les éventuels dossiers papiers nécessaires pour travailler lors des journées en télétravail, il est important, comme pour l’ordinateur et le matériel mis à disposition, de signaler tout vol ou perte auprès de son responsable hiérarchique afin de répertorier les données perdues.

Le salarié devra par ailleurs, comme lorsqu’il travaille au sein des locaux des établissements, veiller à respecter l’ensemble des règles de confidentialité, de sécurité informatique et de sûreté en vigueur au sein de la société.

ARTICLE 24 – ABSENCE D’INDEMNISATION DU TELETRAVAILLEUR

Le télétravail est une possibilité offerte par l’entreprise et sa mise en œuvre résulte d’une demande volontaire du salarié.

Il est également rappelé que le salarié conserve par ailleurs un espace de travail au sein des locaux de l’entreprise et que cette dernière fournit aux salariés télétravailleurs les équipements et solutions informatiques nécessaires à l’activité télétravaillée tout en assurant leur maintenance (Article 9). Par conséquent, la société n’assurera pas la prise en charge, qu’elle soit partielle ou totale :

• des frais éventuels d'aménagements et de mise en conformité du domicile, ni de mobilier ;

• d’aucune indemnité compensatrice d’occupation du domicile à des fins professionnelles ;

• d’aucun autre type d’indemnisation ou de prise de participation (abonnement téléphonique/internet, consommables, équipements IT supplémentaires…).

TITRE 6 – MODALITES DE DEPLOIEMENT DU TELETRAVAIL

ARTICLE 25 – MESURES RELATIVES AUX TELETRAVAILLEURS DE LA PHASE D’EXPERIMENTATION

Le personnel ayant participé à la phase test et exerçant leur activité en télétravail au jour de l'entrée en vigueur du présent accord se verront appliquer les dispositions qui y figurent à la date prévue de mise en place effective du télétravail, soit le 1^er avril 2021 (cf Article 26). Dans cette attente et à titre transitoire, ils continueront à bénéficier des modalités de télétravail telles que définies dans leur avenant à leur contrat de travail.

Au terme de cette période, les salariés, en accord avec leur manager, pourront opter pour l’une des deux formules de télétravail proposées. Un courrier formalisant les nouvelles modalités de la situation de télétravail sera établi en considération de cet accord et du choix opéré. Il se substituera en tout état de cause, à l'avenant au contrat de travail mis en place dans le cadre de l'accord relatif à l’expérimentation du télétravail.

ARTICLE 26 – ETAPES DE DEPLOIEMENT DU TELETRAVAIL

Les parties signataires de l’accord ont convenu que l’ouverture de la période de candidatures des collaborateurs souhaitant s’inscrire dans une démarche de télétravail se ferait à la signature du présent accord.

Même si le télétravail conjoncturel est toujours d’actualité au moment de la signature, cela permettra d’anticiper la future organisation des services en fonction du mode choisi et ainsi commencer ce nouveau modèle de travail dès que la situation le permettra.

La signature de cet accord marquera le début d’une période de préparation matérielle du déploiement du présent accord.

L’objectif de ce schéma de déploiement est de permettre aux salariés de débuter effectivement le télétravail le plus rapidement possible après la signature.

Il est précisé que si des circonstances particulières le nécessitent, des mesures de télétravail conjoncturel pourront être appliquées avant et après la date de déploiement définitif.

ARTICLE 27 - COMMISSION DE SUIVI ET CLAUSE DE REVOYURE

Une Commission de Suivi présidée par la DRHO est mise en place. Cette Commission est composée de 2 représentants de la DRHO, du représentant syndicale représentatif et de plusieurs membres du CSE.

Elle se réunit afin d’effectuer un bilan annuel sur la base des indicateurs suivants :

• Nombre de télétravailleurs par catégories professionnelles et par Département / formules de télétravail ;

• Nombre de jours de télétravail flottants consommé/droits potentiels ;

• Répartition femmes / hommes ;

• Nombre de demandes d’éligibilité au télétravail acceptées / refusées par service ;

• Raisons des refus de mise en œuvre du télétravail ;

• Problèmes ou difficultés d’adaptation rencontrées par les télétravailleurs et/ou les managers (nombre de bilans de télétravail non concluants...);

• Réponses ou solutions apportées à ces problèmes ou difficultés ;

• Eventuels accidents intervenus en télétravail ;

• Nombre de jours de télétravail conjoncturels (pandémie, évènements climatiques, etc.) ;

• Nombre de décisions de suspension temporaire de télétravail ;

• Nombre de réversibilité

Au vu de ce bilan, elle pourra proposer des aménagements à apporter au présent accord.

Pour la 1^ère année de mise en œuvre de l’accord, la Commission se réunira une première fois au terme de la phase de déploiement (et au plus tard en juillet 2021) et une 2^ème fois au mois novembre 2021 afin d’examiner les points suivants :

• Toutes les questions relatives à l’interprétation des dispositions du présent accord ;

• Toutes les difficultés importantes d’application éventuellement rencontrées en vue de permettre leur résolution d’application.

Dans ce cadre, la Commission pourra se réunir à la demande de la Direction ou du représentant de l’Organisation syndicale représentative.

ARTICLE 28 – CAS DES SALARIES NON ELIGIBLES POUR DES RAISONS SPECIFIQUES LIE AU TRAVAIL SUR SITE CLIENT OU LOGICIELS

Certains salariés peuvent être inéligibles au télétravail du fait de leur travail sur un site client refusant ou ne permettant pas le télétravail, ou du fait d’impossibilité technique liée à l’utilisation de certains logiciels. La direction s’engage à continuer de mener des actions afin de trouver des solutions permettant à ces salariés qui souhaiteraient télétravailler de pouvoir être éligible au télétravail.

TITRE 7 – DISPOSITIONS GENERALES

ARTICLE 29 - CONDITIONS DE VALIDITE DE L’ACCORD

Le présent accord collectif est conclu dans le respect des conditions de validité de droit commun prévues à l’article L.2232-12 du Code du travail.

ARTICLE 30 – DUREE - REVISION

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le 1^er avril 2021 et se substituera de plein droit aux mesures ayant le même objet résultant de l'accord du 20 janvier 2020 relatifs à la mise en place à titre expérimental du télétravail et à toute décision de télétravail hors situations prévues à l’Article 4.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail. Les demandes de révision du présent accord devront être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des Parties. La demande de révision devra être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont la révision est demandée.

Les négociations au sujet des demandes de révision devront obligatoirement être initiées au plus tard dans un délai de 8 jours calendaire à compter de la réception de la demande de révision par l’ensemble des Parties concernées.

Si un accord de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie.

Les Parties signataires du présent accord s’engagent à participer de bonne foi aux réunions organisées par la Direction en vue de la négociation d’un éventuel avenant de révision, ce qui ne saurait, bien entendu, les engager à signer quelque accord ou avenant de révision que ce soit.

ARTICLE 31 – PUBLICITE ET DEPÔT

Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail. Ainsi :

• un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Versailles ;

• un dépôt sera réalisé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Un exemplaire du présent accord, signé par les Parties, sera remis à chaque Organisation Syndicale Représentative, pour notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Cet accord sera tenu à la disposition du personnel sur le site Intranet de la société.

Fait à Montigny le Bretonneux, le 7 avril 2021

En 2 exemplaires

Pour SOFRESID Engineering :

XXXX

Responsable Ressources Humaines, Organisation et ICT

Pour les organisations syndicales représentatives :

UCI-FO : XXXXX

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1. Convention Industrielle de Formation par la Recherche↩