ACCORD PORTANT SUR LE TELETRAVAIL

Entre d’une part,

La société LINXENS France, représentée par X , Directeur de site, et X , Directeur des Ressources Humaines

Et

- Monsieur X, représentant le syndicat CGT,

- Monsieur X, représentant le syndicat CFDT,

- Monsieur X, représentant le syndicat FO.

Préambule :

Conformément à l’accord du 16 juillet 2020 portant sur les négociations annuelles obligatoires et afin de permettre aux salariés d’adopter ce nouveau mode de travail, les parties au présent accord ont décidé de mettre en place un dispositif télétravail homogène et adapté aux valeurs et aux réalités opérationnelles de Linxens France.

La présente négociation a permis de définir un accord applicable à l’ensemble du personnel de Linxens France sous réserve des activités et des postes éligibles à la réalisation de tâches en télétravail.

Ce nouveau dispositif vise à accompagner de manière durable la réalisation du télétravail en soulignant l’importance de la responsabilisation des acteurs, afin d’établir un rapport de confiance entre le manager et le salarié, condition indispensable pour son fonctionnement.

TABLE DES MATIERES

TITRE 1 : DEFINITION ET ELIGIBILITE 3

Article 1 – Définition 3

Article 2 – Eligibilité 3

TITRE 2 : PROCEDURE D’ACCES AU DISPOSITIF DE TELETRAVAIL 4

Article 1 – La demande de télétravail 4

Article 2 – L’aide à l’équipement 5

TITRE 3 - FONCTIONNEMENT DU TELETRAVAIL 6

Article 1 – Droits du salarié en télétravail 6

Article 2 – La gestion du temps 6

Article 3 – Utilisation des équipements 7

Article 4 – Assurances 7

TITRE 4 - MODALITES DU TELETRAVAIL 8

Article 1 – Les jours de télétravail 8

Article 2 – Adaptation et réversibilité du télétravail 8

TITRE 5 – L’ACCOMPAGNEMENT DU TELETRAVAILLEUR 9

TITRE 6 : DUREE ET MODALITES DE SUIVI DE L’ACCORD 10

TITRE 7 : DEPOT DU PROCES-VERBAL D’ACCORD 10

TITRE 1 : DEFINITION ET ELIGIBILITE

Article 1 – Définition

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire. Par principe, le télétravail régulier ou occasionnel, est effectué au domicile du salarié. Il pourra également être effectué dans un autre lieu fixe déclaré préalablement par le salarié auprès du service RH.

Le télétravail « régulier » se caractérise par un nombre de journées entières effectuées de manière régulière, sur plusieurs mois consécutifs.

Le télétravail « occasionnel » est effectué de manière ponctuelle, sans régularité dans le temps.

Cet accord vise à encadrer le télétravail régulier uniquement.

Article 2 – Eligibilité

Est éligible tout salarié en contrat à durée déterminée ou indéterminée qui exerce ses fonctions à temps plein ou à temps partiel avec une ancienneté minimum de 6 mois.

Les salariés intéressés doivent faire preuve d’autonomie professionnelle dans l’exécution de leur travail et avoir la capacité à travailler à distance et de manière individuelle. Ils doivent avoir une bonne connaissance de leur poste de travail et savoir gérer efficacement leur temps de travail. Ces critères sont appréciés par le responsable. En cas de changement ou d’évolution du poste de travail, à l’initiative du salarié ou de l’employeur, l’accès ou la poursuite du télétravail sera soumis à l’appréciation du responsable concerné.

Les activités éligibles au télétravail sont de nature à être exécutées à distance, de façon partielle, et en utilisant un support informatisé pour tout ou partie du travail. Par exemple, les activités nécessitant une présence physique régulière sur le site, en raison des outils de travail ou de la configuration de l’équipe, sont ainsi exclues du télétravail (le personnel travaillant en équipe postée ou sur les machines de production notamment).

De la même façon, le responsable apprécie la possibilité ou non pour un salarié de télétravailler, en fonction des données traitées, et notamment de leur nature. A titre d’exemple, le télétravail pourra être refusé s’il s’agit de travailler sur des données considérées comme sensibles/confidentielles.

Le salarié doit disposer au préalable du matériel informatique remis par Linxens France (à minima ordinateur portable professionnel et moyens de connexion et télécommunication professionnels) à l’exercice du télétravail.

L’accès internet (notamment son débit) et le réseau téléphonique du lieu de télétravail doivent permettre l’exécution normale du travail.

En tout état de cause, ce lieu dédié à l’exercice du télétravail devra être correctement aéré, éclairé et permettre d’accueillir le matériel nécessaire pour l’activité du télétravailleur.

La Direction des Ressources Humaines, le service HSE, et la CSSCT resteront à disposition du télétravailleur pour toute question, rendez-vous ou démarche relative à l’aménagement de l’espace en question afin de limiter les risques pour sa santé physique et psychologique. « Le guide des bonnes pratiques » comportera notamment quelques informations à ce sujet.

TITRE 2 : PROCEDURE D’ACCES AU DISPOSITIF DE TELETRAVAIL

Article 1 – La demande de télétravail

La demande de télétravail est déclenchée à l’initiative du salarié et est soumise au principe du double volontariat. La mise en place du télétravail implique obligatoirement un accord réciproque du salarié et de son responsable. Ce dernier pourra statuer sur la demande en prenant en compte le nombre de demandes de son service, l’ancienneté du salarié, son autonomie et les missions qui pourront être effectuées à distance et décrites dans le formulaire de demande.

Dès la mise en place de l’accord, un formulaire de demande de télétravail sera disponible pour permettre aux salariés intéressés d’en faire la demande. Ce formulaire est obligatoire, et permettra au salarié de déterminer si son profil et la nature de ses activités se prêtent au télétravail, et s’il remplit les conditions d’éligibilité précitées.

Le responsable concerné doit évaluer sa propre capacité et celle de son équipe à intégrer ce mode d’organisation du travail en veillant notamment à ce que la présence et le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soient compatibles avec le bon fonctionnement du service, ainsi que l’organisation de l’équipe.

La demande doit être validée par le responsable ainsi que par la Direction des Ressources Humaines. Cette demande sera traitée dans un délai d’un mois maximum à compter de sa transmission au responsable. Si la réponse est négative, elle doit être motivée.

Le formulaire de demande, signé par le salarié, le responsable et la Direction des Ressources Humaines, vaut formalisation de la situation de télétravail régulier.

Le télétravail occasionnel n’est pas concerné par ce processus de validation.

Pour accompagner le formulaire de demande de télétravail régulier effectué au domicile déclaré par le salarié, ce dernier devra fournir :

• Une attestation sur l’honneur quant à la conformité des installations électriques du lieu de télétravail ;

• Une attestation sur l’honneur ou un document justifiant d’une connexion Internet adéquate ;

• Une attestation sur l’honneur que le lieu de télétravail est adapté à la réalisation d’une activité en télétravail

Article 2 – L’aide à l’équipement

L’usage des outils informatiques mis à disposition par Linxens devra suivre les règles d’utilisation identiques à celles qui sont en vigueur pour tout travailleur dans l’entreprise.

Le salarié en télétravail ne peut utiliser des équipements personnels dans le cadre de ses activités professionnelles. Le télétravailleur s’engage à ne pas faire un autre usage des équipements qui lui sont fournis par Linxens France que ceux définis dans les règles d’utilisation des outils informatiques.

Les conditions d’entretien et de dépannage de cet équipement de base sont de la responsabilité de l’entreprise et seront exclusivement effectués par Linxens France, le groupe Linxens, ou ses partenaires et sous-traitants.

Le support informatique ne couvrira que le périmètre équivalent à un utilisateur interne de l’entreprise. En cas de panne, de mauvais fonctionnement des équipements ou de problème de connexion, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l’entreprise.

L’ordinateur portable sera fourni par Linxens France et les outils informatiques du type second écran, clavier, casque, souris pourront être remis par le service informatique au télétravailleur qui en fera la demande auprès de son manager.

Afin de permettre au télétravailleur d’effectuer ses missions dans les meilleures conditions, Linxens France effectuera un remboursement sous présentation de facture(s) d’achat des outils bureautiques faisant partie de la liste suivante :

• Rehausseur d’écran,

• Chaise de bureau ou ergonomique,

• Bureau,

• Sac à dos ou à roulettes

Cette prise en charge se fera dans la limite de :

• 200€ remboursés à la mise en place du télétravail

• 100€ remboursés tous les 2 ans

TITRE 3 - FONCTIONNEMENT DU TELETRAVAIL

Article 1 – Droits du salarié en télétravail

Le passage au télétravail ne modifie que la manière dont le travail est effectué et n’affecte en rien le statut ou les missions du salarié.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés n’étant pas en télétravail.

Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise. Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels, et est soumis aux mêmes politiques d’évaluations que les autres salariés.

Le télétravailleur a le même accès à la formation et aux possibilités de développement de carrière que des salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de Linxens France.

Au même titre que l’ensemble des salariés, le télétravailleur bénéficie notamment de l’accès aux informations syndicales, de la participation aux élections professionnelles, et peut contacter les représentants du personnel.

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail s’appliquent aux télétravailleurs, qui s’engagent à les respecter.

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés lorsqu’il effectue son activité professionnelle sur le lieu de télétravail.

Le télétravailleur doit donc informer dès que possible son responsable ainsi que le service des Ressources Humaines de la survenance d’un accident, dans les mêmes conditions que l’ensemble des salariés, et dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Linxens garantit le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile. Des conseils concernant ce point seront mis en évidence dans « le guide des bonnes pratiques ».

Article 2 – La gestion du temps

Les jours de télétravail préférentiels sont demandés sur le formulaire de demande de télétravail mais seront soumis à l’approbation du responsable et pourront être ajustés chaque semaine en fonction des besoins de l’entreprise et des nécessités du service. Les jours de télétravail devront être saisis par le télétravailleur sur la GTA, en utilisant la fonction « Home Office ».

Pour tout télétravailleur dont le temps de travail est décompté en heure, la journée de télétravail saisie sera considérée comme une journée de travail standard ne pouvant générer l’acquisition d’heures supplémentaires, ni d’heures complémentaires, sauf demande du responsable de service.

Les plages horaires minimales pendant lesquelles le télétravailleur doit impérativement être disponibles sont de 9h30 à 12h00 puis de 14h00 à 16h00.

Le télétravailleur, en lien avec le responsable concerné, gère l’organisation de son temps de travail, dans le respect des règles légales et conventionnelles applicables au sein de Linxens France.

En aucun cas le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et les activités habituelles du télétravailleur, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail.

Le télétravailleur ainsi que le responsable s’engagent à respecter les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire, lorsqu’elles sont applicables, ainsi que les dispositions relatives à la durée maximale du travail.

Article 3 – Utilisation des équipements

Le télétravailleur s’engage à respecter la réglementation en vigueur et notamment les dispositions du règlement intérieur, qui demeure applicable, l’accord sur le droit à la déconnexion et la charte informatique ainsi que la règlementation relative à la protection des données, et toutes les autres dispositions applicables aux salariés de Linxens.

Tout manquement aux règles précitées pourra être une cause d’annulation immédiate du télétravail et pourra donner lieu à des sanctions disciplinaires.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ou de la connexion internet, le télétravailleur devra en aviser son responsable dans les meilleurs délais.

Le télétravailleur peut contacter le support informatique (Helpdesk) au numéro suivant :

01 41 43 23 07

En cas de nécessité d’intervention des équipes du support informatique, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir sur le site de Linxens France afin de poursuivre son activité dans l’attente de la résolution du ou des problèmes techniques.

Article 4 – Assurances

Les salariés en télétravail et uniquement sur le temps de télétravail sont couverts par l’assurance Linxens notamment pour les éléments suivants :

• Les dommages causés aux personnes et aux biens par nos salariés sont couverts par notre police responsabilité civile

• Les dommages causés aux personnes et aux biens par les équipements de travail mis à disposition par Linxens sont couverts par notre police responsabilité civile

• Les dommages causés aux équipements de travail mis à disposition par Linxens sont couverts par notre Responsabilité Dommages

Le salarié devra veiller à se conformer aux règles en vigueur auprès de son assureur personnel.

TITRE 4 - MODALITES DU TELETRAVAIL

Article 1 – Les jours de télétravail

Le télétravail régulier ne pourra excéder 2 jours de télétravail par semaine ou 40% du temps de travail.

Le nombre de jours de télétravail maximum permettra de conserver un lien professionnel et social direct entre le télétravailleur et son responsable et ses collègues.

Le télétravailleur et le responsable devront déterminer ensemble le ou les jours de la semaine qui seront en principe effectués en télétravail. Les jours de télétravail pourront être flexibles afin de s’adapter aux nécessités du service.

Le télétravailleur à l’obligation de participer aux réunions planifiées et aux rendez-vous hebdomadaires. Le télétravail ne doit pas perturber les routines qui nécessitent la présence sur site.

Le télétravailleur aura l’obligation de présence physique quand l’activité le nécessite avec un délai de prévenance de 48h, sauf en cas de force majeur.

La journée de télétravail non effectuée ne pourra cependant pas être reportée d’une semaine sur l’autre.

En cas de situations exceptionnelles, des dérogations aux dispositions du présent accord sont possibles sous réserve que le poste soit éligible au télétravail notamment :

• Pour raisons médicales sur préconisations du médecin du travail dans le cadre d’un maintien ou retour à l’emploi,

• En cas de circonstances exceptionnelles et sur demande du gouvernement, notamment menace d’épidémie, pic de pollution, confinement, grève des transports ou force majeure.

La mise en œuvre du télétravail pourra alors être imposée car considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité

Les conditions de travail du télétravailleur régulier, l’organisation de son activité, et l’articulation avec sa vie personnelle seront abordées au moins une fois par an entre le responsable concerné et le télétravailleur dans le cadre des entretiens annuels.

À tout moment, un entretien spécifique pourra être demandé par le télétravailleur ou le responsable.

Article 2 – Adaptation et réversibilité du télétravail

Le télétravail régulier est mis en place pour une durée de un an, commençant par une période d’adaptation de 3 mois durant laquelle le télétravailleur ou le responsable peuvent décider unilatéralement de mettre fin au télétravail. En cas de décision par le responsable de mettre fin au télétravail, celui-ci devra motiver sa décision.

Le télétravailleur comme le responsable peuvent décider de suspendre le télétravail en respectant un délai de prévenance fixé à un 8 jours, ce délai pouvant être réduit en cas d’accord du télétravailleur et du responsable concerné formalisé par un écrit.

Le télétravailleur comme le responsable peuvent décider de modifier l’un des éléments du télétravail notamment réduire ou augmenter les jours de télétravail, dans les limites fixées par le présent accord, modifier le lieu de télétravail en respectant un délai de prévenance fixé à 8 jours, ce délai pouvant être réduit en cas d’accord entre le télétravailleur et le responsable concerné par un écrit.

Le télétravailleur comme le responsable concerné peuvent décider de mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance fixé à un 8 jours, ce délai pouvant être réduit en cas d’accord du télétravailleur et du responsable concerné formalisé par un écrit.

Pour des raisons impérieuses liées à la sécurité de l’information, l’employeur peut mettre fin au télétravail sans délai de prévenance.

TITRE 5 – L’ACCOMPAGNEMENT DU TELETRAVAILLEUR

Un plan de communication sera mis en place par Linxens France afin d'accompagner le déploiement du présent accord. Ce plan inclura :

• Un guide des bonnes pratiques en télétravail à destination des salariés et des managers

• Le rappel des mentions de l’accord sur le droit à la déconnexion

• Des communications liées à l'isolement et aux risques psycho-sociaux

• Un questionnaire après 10 mois à destination des salariés et managers pour faire le bilan des premiers mois de télétravail régulier

Toutes ces actions ont pour objectif de sensibiliser et de répondre aux questions essentielles concernant le télétravail.

Les documents d’application de l’accord, notamment le formulaire de demande, le guide des bonnes pratiques et le questionnaire sont établis par l’employeur et sont susceptibles d’évoluer dans le temps.

Afin de vérifier que le télétravailleur exerce le télétravail dans de bonnes conditions de sécurité, l'employeur, les représentants du personnel compétents en matière d'hygiène et sécurité (CSSCT ou CSE) et les autorités administratives compétentes pourront solliciter, à titre exceptionnel, et après information de la CSSCT l’accès au domicile du télétravailleur par une entreprise mandatée spécifiquement à cet effet.

Cet accès est subordonné à une notification à l'intéressé qui doit préalablement donner son accord. En cas de refus, la cessation du télétravail pourra alors être immédiate et sans délai de prévenance.

TITRE 6 : DUREE ET MODALITES DE SUIVI DE L’ACCORD

Le présent accord s'applique à compter du 16 février 2021 et pour une durée de 2 ans avec reconduction tacite.

Les organisations syndicales pourront sur demande dénoncer le présent accord au terme indiqué ci-dessus.

Les parties signataires se réuniront tous les deux ans, pour faire un bilan des différents éléments du présent accord.

TITRE 7 : DEPOT DU PROCES-VERBAL D’ACCORD

Le présent procès-verbal d’accord sera déposé en deux exemplaires (dont une version sur support électronique) à la Direction Régionale des Entreprises de la Consommation du Travail et de l’Emploi d’Ile de France de Saint-Quentin-en-Yvelines (78), et en un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Mantes-la-Jolie (78).

Le présent procès-verbal a été établi en 6 exemplaires originaux à Mantes-la-Jolie le 16 février 2021 et transmis au Délégués Syndicaux du site.

Pour Linxens France SA :

M. X

Pour la CGT :

M. X

Pour la CFDT :

M. X

Pour FO :

M. X