Accord d'entreprise "Accord relatif au télétravail" chez BOEHRINGER INGELHEIM FRANCE

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre les soussignés :

La Société BOEHRINGER INGELHEIM FRANCE, dont le siège est situé 100/104 Avenue de France, 75013 Paris,

Représentée par, agissant en qualité de Directrice des Affaires Sociales BI en France

D’une part,

Et :

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Société :

• C.F.D.T. représentée par

• C.F.E.-C.G.C. représentée par

• C.F.T.C. représentée par

• F.O. représentée par

• U.N.S.A. représentée par

  D’autre part,

  Préambule

Le télétravail est une forme d’organisation du travail qui est facilitée par la forte évolution des technologies de l’information et de la communication et permet de promouvoir un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle pour les collaborateurs.

Au travers de ce dispositif, les parties entendent également améliorer les conditions de travail, favoriser le maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés, diminuer les risques psychosociaux et accompagner les situations individuelles qui le nécessitent (par exemple : retour de maladie, accidentés du travail,).

Elles affirment leur vigilance quant au risque d’isolement des télétravailleurs, et quant à celui d’amplification des horaires de travail, par là même de surcharge naturelle de travail.

Le présent accord est un accord d’application générale qui s’inscrit dans le cadre strict du volontariat des salariés candidats au télétravail.

Les parties soulignent qu’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur une relation de confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique.

Ceci étant rappelé, il a été arrêté ce qui suit :

Article 1. Définition du télétravail

L’article L. 1222-9 du Code du travail définit le télétravail comme : « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de manière régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci ».

Article 2. Salariés éligibles

Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation, et sa mise en œuvre répond à certaines conditions. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail, une bonne connaissance des modes de fonctionnement de l’entreprise et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance.

Sont dès lors éligibles au télétravail les salariés, hors itinérants :

• Titulaires d’un Contrat à Durée Indéterminée ou d’un Contrat à Durée Déterminée de plus de 12 mois (seront également prises en compte les périodes continues ou discontinues ayant donné lieu à un contrat de travail ou un contrat d’intérim), dont la période d’essai est terminée ;

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché (pendant le temps du télétravail) ;

• Occupant un poste pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance ;

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement.

Par conséquent, ne peuvent être éligibles les salariés qui occupent des postes qui, par leur nature, requièrent d’être exercés au sein de leur établissement d’appartenance, soit en raison des équipements utilisés soit par une présence physique nécessaire.

Article 3. Rythmes de télétravail

Le salarié fera une demande de rythme qui devra être acceptée par la hiérarchie, selon les rythmes suivants :

• sur une base hebdomadaire, à raison de 1 à 2 jours ou à défaut,

• sur une base mensuelle (de 4 à 8 jours). Dans ce cas, le nombre de jours est fixé lors de la rédaction de l’avenant puis les jours télétravaillés pourront être définis au début de chaque mois entre le salarié et son responsable hiérarchique, selon les besoins du service.

Le décompte des jours s’effectue par journée entière ou par demi-journée.

En cas de nécessité du service, une formation, une réunion importante ou des tâches nécessitant la présence du salarié concerné, il est entendu que le salarié devra donner priorité à sa présence au sein de l’entreprise.

Les journées ou demi-journées prévues en télétravail non réalisées comme telles ne peuvent pas être reportées d’une semaine sur l’autre pour le rythme hebdomadaire, ni d’un mois sur l’autre pour le rythme mensuel.

Le télétravail ne doit pas être pratiqué pendant les congés et les périodes de suspension du contrat de travail et notamment l’arrêt maladie, période au cours desquelles il est strictement interdit de travailler.

Article 4. Lieu de télétravail

Le télétravail tel que défini au présent accord s’effectue au lieu de télétravail déclaré par le salarié. Ce lieu est sous la responsabilité pleine et entière du collaborateur et est obligatoirement déclaré au service Ressources Humaines lors du passage en télétravail. Il est mentionné dans l’avenant au contrat de travail.

En cas de changement de lieu de télétravail déclaré, le salarié s’engage à informer préalablement la Direction des Ressources Humaines et à respecter les conditions préalables à l’accord de passage en télétravail et décrites au présent accord (Article 6 du présent accord).

En cas de lieux multiples de télétravail, les mêmes conditions doivent être respectées, à savoir que les lieux doivent être mentionnés dans l’avenant et le service Ressources Humaines informé.

Article 5 – Procédure de demande de télétravail

Demande

La demande de passage en télétravail est à la stricte initiative du salarié qui informe son responsable hiérarchique et son responsable RH, de son souhait. Cette demande est faite par écrit, par l’envoi d’un formulaire préétabli par la Direction des Ressources Humaines (cf annexe 1). Elle est suivie d’un entretien avec eux, au cours duquel le salarié est informé des conditions du passage éventuel au télétravail. A l’issue de cet entretien et dans un délai maximum d’1 mois après la demande, une réponse est apportée au salarié. Cette réponse est écrite et précise, en cas de refus, les motifs de celui-ci.

Réponse

En cas de réponse positive, le salarié reçoit de la Direction des Ressources Humaines un avenant au contrat de travail formalisant les nouvelles conditions d’exécution de sa mission.

Le refus de passage en télétravail doit être motivé par écrit. En cas de refus ou de désaccord sur les modalités du télétravail, le collaborateur peut demander l’arbitrage du niveau hiérarchique supérieur et de la RH et faire valoir sa demande lors d’un entretien au cours duquel il peut être accompagné par une personne de son choix.

Une attention particulière est portée aux situations exceptionnelles (par exemple : les travailleurs handicapés, collaborateurs de retour de maladie, accidentés du travail). Pour les demandeurs appartenant à ces populations, une certaine souplesse dans la mise en œuvre du dispositif est possible, en fonction des besoins spécifiques de chacun. Ces adaptations sont mentionnées dans l’avenant au contrat de travail du salarié et doivent faire l’objet d’un accord préalable du Médecin du Travail.

Conformité des installations

Le télétravailleur assure la conformité des installations électriques du poste de télétravail aux normes de sécurité. Il fournit un certificat attestant de la conformité des installations du lieu de télétravail déclaré à la Direction des Ressources Humaines préalablement à la signature de son avenant.

Un organisme habilité à délivrer ces certificats est référencé par la société. Ses coordonnées, disponibles sur l’Intranet, sont transmises aux salariés concernés.

Assurances

Le salarié qui choisit de télétravailler doit déclarer sa nouvelle situation auprès de la compagnie d’assurance qui assure le lieu de résidence déclarée. Avant la signature de son avenant, il fournit à la Direction des Ressources Humaines une attestation provenant de cet assureur, au titre de son assurance MRH (Multi Risques Habitation), indiquant la prise en compte de l’activité professionnelle au lieu de résidence déclarée. Le salarié s’engage à renouveler cette information tous les ans et à adresser à la Direction des Ressources Humaines l’attestation correspondante.

Article 6 – Avenant au contrat de travail

Dans le cadre du présent accord, les modalités du télétravail font nécessairement l’objet d’un avenant au contrat de travail.

Cet avenant, d’une durée d’1 an, renouvelable chaque année par tacite reconduction précise le nombre et les jours télétravaillés, l’organisation et la durée du travail, les conditions de réversibilité, la période d’adaptation, le matériel mis à disposition.

Période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond aux attentes de chacun, la mise en œuvre du télétravail est soumise à une période d’adaptation de 3 mois. Chaque partie peut mettre fin au télétravail, par écrit motivé, sous réserve d’un délai de prévenance de 1 mois. La période d’adaptation peut être interrompue sans délai s’il y a accord entre le salarié télétravailleur et son supérieur hiérarchique.

Un entretien destiné à faire un point d’étape et à apporter des correctifs si nécessaire, peut intervenir 1 mois avant la fin de la période d’adaptation entre le responsable hiérarchique et le salarié télétravailleur.

Temps de travail

Le télétravailleur gère l’organisation de son travail dans les mêmes conditions que s’il l’exerçait au sein de son établissement d’appartenance. Il inscrit son activité dans le cadre de la législation en vigueur, des conventions collectives et des accords applicables dans la société.

Le travail à effectuer dans le cadre du télétravail est équivalent à celui attendu durant les périodes de travail au sein de l’établissement d’appartenance du salarié.

Ainsi, le télétravail ne modifie pas l’horaire habituel de travail du collaborateur, ni son amplitude. Cet horaire ainsi qu’une plage horaire de disponibilité sont précisés dans l’avenant au contrat de travail. La plage horaire de disponibilité peut être définie en référence aux plages horaires fixes auxquelles le salarié est soumis dans son établissement d’appartenance. Les journées télétravaillées ne peuvent donner lieu à des horaires excessifs : les dispositions relatives au temps de travail et temps de repos s’appliquent pendant les jours télétravaillés. La hiérarchie veille au strict respect de la durée maximale du travail et des temps de repos.

Réversibilité

La sortie du télétravail est possible à l’échéance de l’avenant en respectant un délai de prévenance de 3 mois soit à l’initiative du salarié, soit à l’initiative du responsable hiérarchique. Si la demande émane de la hiérarchie, celle-ci doit associer le service Ressources Humaines à sa décision et en expliquer les raisons au salarié télétravailleur lors d’un entretien. Dans ce cas, un avenant est établi actant de la sortie du télétravail.

Ce délai peut être réduit et la réversibilité peut s’exercer sans attendre l’échéance annuelle de l’avenant sous condition d’un accord entre les 2 parties. 

En cas de changement de poste, les conditions du télétravail telles que définies dans l’avenant seront réexaminées et le télétravail pourra prendre fin, en respectant un délai de prévenance de 3 mois, sauf accord entre les parties.

Article 7. Mise en œuvre

Article 7.1. Fonctionnement de l’équipe

A chaque fois qu’il reçoit une demande de télétravail, le responsable hiérarchique s’assure d’avoir une vision complète des demandes de passage en télétravail des membres de son équipe afin de maintenir la cohérence des réponses individuelles à apporter et garantir un accès équitable au télétravail à tous ses collaborateurs, à fonctions et compétences équivalentes. Il veille à ce que les modalités de mise en place du télétravail au sein de son équipe soient adaptées au bon fonctionnement de son service.

Il organise les réunions et les séquences de présence sur le site d’appartenance des salariés télétravailleurs de manière à conserver la cohésion de son équipe et de permettre un accès facilité au dispositif.

Article 7.2. Formation

Afin d’assurer les connaissances et compétences nécessaires au télétravail, les salariés et les managers concernés bénéficieront d’une formation portant sur l’utilisation des moyens techniques et sur les modalités d’exercice du travail dans ces conditions nouvelles.

Article 7.3. Entretien annuel de suivi du télétravail

Lors de l’entretien de développement, le collaborateur en télétravail et son manager devront échanger sur les conditions de l’activité, la charge de travail et la conciliation vie professionnelle/vie personnelle.

Article 8 – Organisation matérielle du télétravail

Chaque télétravailleur est équipé d’un ordinateur portable fourni par la société, dans l’hypothèse où il n’en bénéficie pas préalablement. Il dispose de l’accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie décidée par la société (téléphone portable ou Soft Phone sur le PC ou autre solution technique équivalente).

Il bénéficie d’une assistance technique adaptée de la part des services informatiques de la société auprès desquels il est identifié comme télétravailleur. En cas d’incident technique l’empêchant d’exercer normalement son activité, il doit en informer immédiatement son supérieur hiérarchique qui décide des mesures appropriées pour la poursuite de l’activité.

Le choix de l’abonnement internet (ADSL, câble ou autre nouvelle technologie adaptée) et la conclusion du contrat avec le fournisseur d’accès est de la responsabilité du salarié. Le passage en télétravail est subordonné à l’existence d’une installation internet offrant une fiabilité et un niveau de performance compatible avec l’utilisation des applications utilisées par le salarié dans le cadre de sa mission. Un test technique pourra être envisagé le cas échéant.

Prises en charge des coûts découlant directement de l’exercice du télétravail

Outre les moyens mis à sa disposition pour télétravailler, le salarié bénéficie d’un remboursement de frais d’installation liés à l’achat de matériel de bureau (fauteuil, lampe de bureau…) ou de complément d’équipement (station d’accueil, écran...). Il est remboursé sur présentation des factures correspondantes à concurrence d’un montant plafonné à 150 € TTC.

Il bénéficie d’un forfait mensuel (sur 12 mois) de 20 € bruts en compensation des frais liés à l’utilisation d’une connexion internet haut débit, aux énergies consommées du fait de sa présence au lieu de résidence déclarée.

Ces montants pourront faire l’objet d’une réévaluation au cours des négociations sur la rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée.

De plus, la société rembourse au salarié télétravailleur :

• le surcoût de prime d’assurance s’il y a lieu (article 5 du présent accord) sur justificatif.

• le coût du certificat attestant de la conformité des installations électriques au lieu de résidence déclarée, sur présentation de la facture payée au prestataire référencé par la société (article 5 du présent accord) ou d’un autre prestataire, pour un montant équivalent (une contre-visite suite à une mise en conformité sera également prise en charge).

Dans le cas de plusieurs résidences déclarées de télétravail, un seul forfait mensuel sera versé, le plafond de remboursement restera plafonné à 150 € et un seul diagnostic de conformité électrique sera pris en charge.

Article 9 - Statut et droits du télétravailleur

Le télétravailleur est identifié comme tel sur le registre unique du personnel. Il bénéficie des mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent en permanence dans les locaux de l’entreprise, à situation comparable. Il a un accès identique aux informations, y compris syndicales, un droit comparable à la formation et au déroulement de carrière.

Le télétravailleur conserve un poste de travail au sein de l’établissement auquel il est rattaché.

Confidentialité, protection des données et archivage

Le télétravailleur à domicile doit respecter les standards d’utilisation du matériel informatique fixés par la société, notamment la Charte d’utilisation des systèmes informatiques et les politiques de sécurité. Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition.

Le télétravailleur s’engage à ne pas conserver au lieu/aux lieux de résidence déclarée de documents confidentiels, ni à entreposer de la documentation professionnelle.

Santé et Sécurité

La Direction s’engage à ce que toutes les dispositions légales et conventionnelles et celles prévues dans les accords société et site, relatives à la santé et à la sécurité au travail s’appliquent aux télétravailleurs.

Dans le cadre du présent accord, le CSE peut accéder, sous réserve d’un accord écrit et préalable du salarié concerné, à la résidence déclarée/aux résidences déclarées de celui-ci et au lieu dans lequel s’exerce le télétravail, dans le cadre des modalités d’inspection qui lui sont propres.

Couverture sociale

Le salarié télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, prévoyance que les autres salariés de la société en France.

Les accidents qui surviendraient aux télétravailleurs seront présumés professionnels et déclarés comme tels, s’ils se produisent au lieu/aux lieux de résidence déclarée mentionné sur l’avenant au contrat de travail, pendant ses horaires habituels de travail, tels que définis à l’avenant, et s’ils résultent de l’exercice professionnel habituel.

Dans ce cas, le télétravailleur s’engage à fournir immédiatement à la Direction des Ressources Humaines les éléments nécessaires à l’établissement de la déclaration d’accident du travail.

Article 10. Suivi du télétravail

Chaque année, au sein de chaque établissement de la société, un bilan sur le télétravail sera présenté au CSE. Ce bilan présentera a minima le nombre de salariés qui bénéficient du dispositif ainsi que la nature des emplois qu’ils exercent, le nombre et motifs des refus éventuels.

Si nécessaire, une commission paritaire pourra être mise en place. Elle sera composée de 3 représentants par organisation syndicale.

Article 11. Circonstances exceptionnelles ou force majeure

L’article L. 1222-11 du Code du travail prévoit le recours ponctuel au télétravail : « En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés ».

Dans notre entreprise, ces circonstances exceptionnelles pourraient être celles liées à des conditions météorologiques rendant la circulation extrêmement difficile, des restrictions de circulation par les autorités, ou une pandémie.

Le salarié devra avoir l’autorisation expresse de son manager et Responsable Ressources Humaines, sauf si une communication générale est faite par la Direction autorisant de façon explicite le télétravail exceptionnel sur une période donnée.

Dans ce cas, en amont de la prise de poste en télétravail exceptionnel, le collaborateur devra s’assurer que le lieu de travail peut supporter le branchement d’un ordinateur sans risque (présence d’une prise de terre ainsi qu’un disjoncteur différentiel) et devra contacter son assurance par quelque moyen que ce soit dans les meilleurs délais avant la prise de poste au moyen du modèle joint en annexe 2.

Cette démarche étant volontaire, le collaborateur pourra cependant refuser cette opportunité de télétravail exceptionnel.

Ce collaborateur ne sera pas considéré comme télétravailleur au sens de l’article 9 du présent accord, il ne bénéficiera pas des dispositions définies au présent accord et notamment les mesures prévues à l’article 8. Il n’aura pas d’avenant à son contrat de travail.

Article 12. Travail à distance occasionnel

En dehors du télétravail régulier prévu dans le présent accord et des circonstances exceptionnelles ou de force majeure décrites dans l’article 11, les parties s’accordent pour prévoir la possibilité d’un travail à distance occasionnel.

Il s’agit d’un salarié, qui exprime le besoin de travailler à distance de façon ponctuelle dans l’année, avec l’autorisation préalable de son manager.

Afin de pouvoir travailler à distance de manière occasionnelle, le collaborateur devra néanmoins répondre aux conditions d’éligibilité décrites à l’article 2 et devra fournir en amont à la RH le certificat de conformité électrique ainsi que l’attestation d’assurance prévus à l’article 5 du domicile déclaré, lieu du travail à distance.

Ce collaborateur ne sera pas considéré comme télétravailleur au sens de l’article 9 du présent accord, il ne bénéficiera pas des dispositions définies au présent accord et notamment les mesures prévues à l’article 8 (à l’exception du remboursement du certificat de conformité des installations électriques).

Le collaborateur n’aura pas d’avenant à son contrat de travail, il devra faire une demande par l’envoi d’un formulaire préétabli par la Direction des Ressources Humaines (cf annexe 1). Il devra recueillir l’accord de travailler à distance de son manager via l’outil RH à l’occasion de chaque demande.

Article 13. Entrée en vigueur & durée de l'accord

Le présent accord prendra effet à la date de sa signature. Il est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra faire l’objet de révision par l’employeur et les organisations syndicales du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement sans réserve et en totalité, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.

Le présent accord peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires. La dénonciation doit être notifiée à chacun des signataires par lettre recommandée avec accusé de réception, elle prend effet à l’expiration d’un délai de préavis d’une durée de trois mois.

La dénonciation ne peut porter que sur l’ensemble de l’accord.

Si la dénonciation émane de la totalité des signataires, employeur ou salariés, l’accord dénoncé continue de produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant un an à compter de l’expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation doit s’engager à la demande de l’une quelconque des parties, dans les trois mois suivant la dénonciation.

Article 14. Formalités de dépôt

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives.

Il sera ensuite déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail,

• ainsi qu’auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Paris.

Article 15. Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant ni les noms ni les prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Paris, le 28 novembre 2019

Pour BIF Directrice des Affaires Sociales

Pour les SYNDICATS : Le délégué syndical CFDT Le délégué syndical CFE CGC Le délégué syndical CFTC Le délégué syndical FO Le délégué syndical UNSA

FORMULAIRE DE DEMANDE DE PASSAGE EN TELETRAVAIL

A envoyer complété, par mail, à votre manager (N+1) et votre RH

Nom/Prénom :

Date :

Poste occupé : Service / Direction  :	Matricule : Site :
Lieu de télétravail déclaré :

Nom/Prénom du manager (N+1) : Nom/Prénom du responsable RH :

Je souhaite télétravailler selon les modalités suivantes : Option « Jours* fixes » : 1 jour/semaine 2 jours/semaine Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Option « Jours* flexibles » : 4 jours/mois 5 jours/mois 6 jours/mois 7 jours/mois 8 jours/mois Je souhaite accéder au Travail à Distance occasionnel Vos souhaits doivent être validés par votre manager et votre RH *Dans les organisations de travail qui prévoient des ½ journées de travail, celles-ci correspondent à 1 jour

Réponse du manager : Acceptation de la demande Acceptation de la demande avec l’adaptation suivante : Refus de la demande. Motifs du refus :

Demande d’arbitrage au niveau du supérieur hiérarchique et de la RH*, expliquer la raison : * possibilité d’être accompagné par une personne de son choix

Dans le cadre de mon activité professionnelle au sein de la société, je vais télétravailler de manière exceptionnelle compte tenu de [préciser la circonstance exceptionnelle ou le cas de force majeure].

Mon employeur me demande de prévenir ma compagnie d’assurance.

Il apparait en effet nécessaire que mon assureur confirme qu’il est informé que je peux être en situation de travail à mon domicile.

Je vous remercie de bien vouloir accuser réception à mon email.