Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez KINNARPS SA (Siège)

Accord du 01/06/2018 portant sur la mise en œuvre du Télétravail

Entre

La société KINNARPS S.A dont le siège social est 1712 route de Quarante Sous – 78630 Orgeval, immatriculée au RCS de Versailles sous le n° 337 879 464

D’une part

Et le secrétaire du Comité d’entreprise ayant reçu pouvoir de signer le présent document par délibération du Comité d’entreprise en date du 27 novembre 2017

Ayant pouvoir à l’effet des présentes,

D’autre part

Il a été convenu ce qui suit ;

1. Contenu

1. Contenu ........................................................................................................................................................ 2

2. Préambule .................................................................................................................................................... 3

3. Périmètre de l'accord ................................................................................................................................... 3

4. Définition du télétravail à domicile .............................................................................................................. 3

S. Volontariat.................................................................................................................................................... 4

6. Conditions de passage en télétravail............................................................................................................ 4

7. Mise en place du télétravail à domicile ........................................................................................................ 5

8. Condition de réversibilité du télétravail à domicile : conditions de retour à une situation sans télétravail

(résiliation) ............................................................................................................................................................ 6

9. Conditions d'emploi et droits collectifs ........................................................................................................ 6

10. Organisation du travail ................................................................................................................................. 6

11. Équipement de travail .................................................................................................................................. 7

12. Assurance ..................................................................................................................................................... 8

13. Santé et sécurité........................................................................................................................................... 8

14. Protection des données.:.............................................................................................................................. 8

15. Communication ............................................................................................................................................ 9

16. Suivi de l'accord............................................................................................................................................ 9

17. Durée de l'accord ......................................................................................................................................... 9

18. Révision et Dénonciation ............................................................................................................................ 10

20. Dépôt de l'accord........................................................................................................................................ 10

2. Préambule

Dans le cadre des dispositions des articles L1222-9 et suivants du code du travail afin de tenir compte des évolutions de la société, des nouvelles technologies et des demandes des salariés, les parties signataires souhaitent conclure un accord sur le télétravail.

Cet accord s'inscrit dans les démarches d’Entreprise et a pour but de permettre aux salariés de mieux concilier vie privée et vie professionnelle, de permettre, entre autre, de réduire l'impact du temps de trajet domicile -travail, de contribuer ainsi à l'amélioration de la Qualité de Vie au Travail, tout en maintenant un fonctionnement optimal de l'entreprise.

3. Périmètre de la chartre

Cet accord concerne toutes les agences de Kinnarps France.

4. Définition du télétravail à domicile

Le télétravail désigne, au sens de l'article L1222-9 du code du travail,<< toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci >>

Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du salarié ou par exception un autre lieu dans le cas par exemple d'un rapprochement familial.

Cet accord ne concerne pas les activités nomades qui par leur nature ne peuvent pas être réalisées dans les locaux de l’entreprise (métiers par nature itinérants comme certains commerciaux et les Chauffeurs-Monteurs) ainsi que le personnel travaillant dans les stocks.

4.1 Télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel peut être envisagé et mis en place au cas par cas, afin de répondre à un besoin particulier et temporaire (circonstance particulière, non récurrente) répondant à des situations inhabituelles, imprévisibles et temporaires (intempéries, indisponibilité du moyen de transport habituel, situations individuelles à caractère médical- hors arrêt de travail- en concertation avec le médecin du travail, cette liste n'est pas exhaustive...)

Il ne fait pas l'objet d'un avenant au contrat de travail mais doit donner lieu à une information préalable du manager et à son accord écrit (par exemple par courriel).

Cas particulier des activités exigeant un fonctionnement ininterrompu pendant les périodes de fermeture du site pour congés annuels :

Par exception, et si les conditions énoncées au paragraphe 6 sont remplies, le télétravail pourra être mis en place durant ces périodes de fermeture du site pour congés annuels, si l'activité le permet, sur tout ou partie de la période. La décision du nombre de jours télétravaillés et/ou de présence sur site sera faite conjointement par le Manager et par le Service du Personnel.

5. Volontariat

La demande de télétravail ne peut émaner que du salarié. Le télétravail ne peut être instauré sans le volontariat du salarié et de l'entreprise.

Le salarié qui souhaite exercer une partie de son activité en télétravail formalisera sa demande par écrit, auprès du service des Ressources humaines (formulaire de demande disponible sous le réseau). Cette demande fera ensuite l'objet d'échanges entre la personne souhaitant faire du télétravail et son manager.

Le formulaire de demande de télétravail complété par le salarié et le manager sera transmis au service des Ressources humaines qui en vérifiera la conformité par rapport aux termes de l'accord.

Les responsables hiérarchiques des salariés désirant télétravailler, pourront après examen de la situation accepter ou refuser cette demande. Quelle que soit la position prise, une réponse écrite sera faite au salarié au plus tard dans le mois suivant sa demande explicitant les motifs de la décision.

Le formulaire de demande de télétravail validé fera office d’avenant au contrat de travail

6. Conditions de passage en télétravail

Peuvent demander à accéder au télétravail tous les salariés du périmètre de l'accord remplissant les conditions suivantes :

• Avoir six mois d’ancienneté

  • Être en contrat de travail à durée Indéterminée à temps plein ou à temps partiel minimum de 80%

• Utiliser pour tout ou partie de son travail un support informatisé

• Maîtriser son poste ou être qualifié à son poste (autonomie, capacité d'organisation de ses activités et de son temps de travail, ...)

• Avoir les compétences techniques informatiques nécessaires.

• Avoir un poste télétravailable : poste dont les activités peuvent être exercées à distance et de manière compatible avec un bon fonctionnement du service/ de l'équipe.

Tous les métiers et postes ne sont pas compatibles avec le télétravail. La compatibilité dépend :

• du pourcentage de tâches télétravailables,

• de l'organisation du travail du salarié,

• de ses relations avec ses clients externes,

• de l'activité et de l'organisation de l'équipe à laquelle il appartient

  • du caractère confidentiel (Dl) ou non des données manipulées

    • et de la faisabilité technique au domicile.

7. Mise en place du télétravail à domicile

La mise en place du télétravail est le fruit d'un accord entre le télétravailleur, le responsable hiérarchique et le service des Ressources humaines.

Dans le cadre de son engagement pour la Diversité, l'entreprise sera particulièrement attentive, dans le respect des critères énoncés ci-dessus aux demandes:

• de personnes en situation de handicap,

• de femmes enceintes avant ou après le congé maternité,

• des personnes en reprise de travail en -temps partiel thérapeutique,

• des séniors.

8. Condition de réversibilité du télétravail à domicile : conditions de retour à une situation sans télétravail (résiliation)

La situation de télétravail est résiliable.

Durant les trois premiers mois de télétravail, l'entreprise comme le salarié pourront mettre fin au télétravail sous un délai de 15 jours.

L'objectif de cette période est de vérifier la compatibilité organisationnelle (du travail et du fonctionnement de l'équipe du télétravailleur) et technique.

Si la période probatoire est satisfaisante, dans les 3 mois précédant l’échéance annuelle, un entretien de bilan sera obligatoirement fait entre le collaborateur et son manager, à l’initiative du manager.

Ce sera l’occasion de faire un bilan de l’organisation en télétravail et d’apprécier l’opportunité de la reconduire ou d’y mettre fin.

Si après cette période probatoire de 3 mois le salarié pourra être amené, soit à sa demande, soit à celle de l'entreprise, à regagner les locaux de son entreprise et ce sous un délai de prévenance de quinze jours.

L’entreprise se réserve le droit de résilier la demande de télétravail si l’organisation du télétravail dans un service n’arrive pas à une solution optimale, et ne démontre pas une amélioration de l’efficacité.

La période de prévenance permettra au salarié comme à l'entreprise d'accompagner ce changement.

9. Conditions d'emploi et droits collectifs

Le passage au télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs du poste du télétravailleur. Le responsable hiérarchique devra veiller à ne pas modifier la charge de travail.

Le salarié travaillant à domicile disposera du même accès à la formation et aux possibilités d'évolution que les salariés travaillant en permanence sur les sites. L'évaluation et la gestion de carrière se feront par les mêmes processus que ceux pratiqués pour les autres salariés.

Le télétravailleur bénéficiera des mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent en permanence sur les sites Kinnarps. Il bénéficie des mêmes conditions de participation et d'éligibilité aux élections des instances représentatives du personnel.

10. Organisation du travail

Le responsable hiérarchique du télétravailleur est responsable de la planification des activités de son équipe. Le télétravail s'organise dans le respect de la durée et de l'organisation du travail en vigueur dans l'établissement.

10.1 Nombre de jours télétravail lés

La prise de jour de télétravail se fait dans le mois dans la limite de 1 jour à 4 jours maximum télétravaillés. Le ou les jours sont pris par journée complète.

Toutefois, la prise par demi-journée ne sera possible que pour les personnes dont le temps partiel est supérieur ou égal à 90%.

10.2 Organisation du travail sur le mois.

Compte tenu de la liberté tant dans le nombre de jours de télétravail (dans la limite de 4 jours par mois) que de leur positionnement dans la semaine, ce ou ces jours de télétravail ne sont pas fixes et ne feront pas l’objet d’un avenant au contrat de travail. Un échange de mail sur la prise de ce ou de ces jours sera suffisant.

Le salarié doit demander de prendre son jour en télétravail, 48h à l’avance et celle-ci devra faire l'objet d'un accord écrit du Manager par courriel, copie le service des ressources humaines.

Il n'y a pas de cumul avec report possible sur le/les mois suivant(s).

Le Manager se réserve le droit de refuser la demande de télétravail en cas d’une réponse à un appel d’offre à rendre nécessitant la présence de toute l’équipe, en l’absence des autres collaborateurs du service, obligation d’avoir au minimum une personne par service par jour et en fonction de la charge de travail du service.

Si la journée de télétravail posée est annulée par le Manager en raison de surcharge de la journée, elle peut être reportée dans la semaine.

L’organisation du télétravail à domicile s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le collaborateur est affecté.

Afin de respecter la vie privée du télétravailleur et aussi de garantir l’activité du service, les plages horaires durant lesquelles il devra être joignable obligatoirement via les outils Office, outils collaboratifs type Skype, téléphone ou mail seront définies en concertation avec son responsable hiérarchique. La plage horaire doit comprendre une pause déjeunée.

L’entreprise est tenue de respecter la vie privée du collaborateur, et à ce titre ne peut le contacter en dehors de la plage horaire définie ensemble.

En dehors de cette plage il est dans la même situation que tout autre collaborateur de l’entreprise et ne peut plus être considéré sous la subordination de celle-ci en dehors des cas spécifiques d’astreintes ou de réalisation d’heures supplémentaires.

10.3 Droit à la déconnexion

Les parties signataires rappellent que ce droit à la déconnexion a fait l'objet d'une négociation dans le cadre de << l'Accord d’entreprise signé le 27 novembre 2017 ».

Ainsi, en vertu de la présente chartre, les télétravailleurs ont un droit à la déconnexion dans les conditions énumérées dans l'Accord entreprise cités supra auquel la présente Chartre se réfère expressément. Dans ce cadre, il est rappelé qu'il n'y a pas d'obligation pour les télétravailleurs de répondre au téléphone ou aux mails en dehors de leurs heures habituelles de travail et durant leurs périodes de repos, congés et maladie. En aucun cas il ne pourra leur en être tenu rigueur; en la matière les managers se devront d'être exemplaires et sauf crise, ne solliciteront pas leurs équipiers pendant leurs temps de repos.

10.4 Accidents- Maladie

En cas d'accident du travail, le télétravail leur doit informer de cet accident l'employeur, par tous les moyens. Le traitement de cette déclaration par l'entreprise se fera de la même façon que pour un accident sur site en intégrant comme pour tout salarié dans cette situation, l'information au CHSCT.

En cas d'empêchement (maladie, accident du travail...), le salarié devra informer et justifier de son absence dans les délais en vigueur dans l’entreprise.

Par ailleurs, il est précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.

Dans ces cas, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaire à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail

11. Équipement de travail

L'entreprise s'engage à fournir le matériel informatique nécessaire au télétravail.

Concernant le matériel informatique, le salarié s'assurera que son installation électrique comporte une prise de terre et un disjoncteur aux normes.

Problèmes techniques et indisponibilité :

En cas de problème technique lié au matériel informatique de l’entreprise, le salarié contacte l’assistance technique de l’entreprise qui fait le nécessaire pour le dépanner à distance.

En cas de problème technique via sa connexion internet, le salarié devra trouver une solution avec son opérateur.

En cas d’impossibilité de dépannage à distance, le salarié prévient son responsable hiérarchique pour l’en informer et convenir avec lui des modalités de poursuite de son travail au domicile ou sur site.

12. Assurance

L'entreprise a souscrit une assurance couvrant:

• les risques d'incendie et le vol du matériel informatique qui pourraient survenir du fait de l'utilisation du matériel informatique mis à disposition des salariés en télétravail et/ou à l'occasion de la pratique du télétravail aux adresses mentionnées dans l'avenant.

• les réclamations de tiers pouvant survenir du fait de dommages de toutes natures résultant du matériel mis à disposition des collaborateurs télétravailleurs et/ou à l'occasion de la pratique du télétravail de ces derniers.

La mise en oeuvre du télétravail s’exerce sous réserve que le salarié atteste que le lieu de travail à son domicile comporte une prise de terre et un disjoncteur. (Modèle d’attestation joint)

13. Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables au télétravailleur, qui se doit de les respecter.

Pour ce faire, l'entreprise informera le télétravailleur notamment sur les règles relatives à l'utilisation des écrans et du positionnement ergonomique du matériel. Le guide de l'ergonomie du poste de travail sera remis.

Les médecins du travail seront sensibilisés à l'intérêt du télétravail. Le Service de Santé au travail sera informé des passages en télé travail : le télétravailleur pourra évoquer ce point avec le Médecin du Travail, lors de la visite médicale systématique.

Chaque CHSCT aura annuellement le bilan du nombre et de l'affectation des télétravailleurs leurs dépendants de son périmètre de compétences.

14. Protection des données

Le salarié s'engage à respecter les mesures de sûreté et de confidentialité de l’entreprise :

• Le cryptage des données via le système en vigueur

• Les mots de passe sont gardés strictement personnels et non communiqués à des tiers

• L'utilisation du matériel informatique fourni par l'entreprise s'effectue dans le respect de la charte informatique.

• Les règles de sureté devront être appliquées lors des déplacements entre le lieu du télétravail et le site ainsi que pour l'utilisation des documents et matériels

15. Communication

Le présent accord fera l'objet d'un affichage sur les tableaux d'information du personnel prévus à cet effet et d'une page complète d'information sur le réseau.

Les managers reçoivent dans le cadre de leur formation de manager, une présentation de cette charte et des conditions de mise en œuvre

16. Suivi de l’accord

Afin d'effectuer un suivi de l’accord, et du contrôle de son bon fonctionnement, une commission de suivi, composée des membres de la délégation unique de personnel et de représentants de la Direction se réunira une fois par an.

Un bilan quantitatif et qualitatif de la mise en œuvre du télétravail sera réalisé après la première année de mise en place et l’entreprise se réserve le droit de mettre des indicateurs de mesure de l’efficacité.

Chaque service intégrera dans son bilan une analyse des refus.

17. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans.

18. Révision et Dénonciation

Le présent accord pourra faire l'objet d'une révision par avenant dans les conditions prévues aux articles L.2222-S et L.2261-7 du Code du travail. L'avenant portant révision de tout ou partie de l'accord se substituerait de plein droit aux stipulations qu'il modifierait. Seules les organisations syndicales représentatives signataires ou adhérentes du présent accord pourront signer l'avenant de révision.

Le présent accord pourra être dénoncé conformément à l'article L 2222-6 du Code du travail

La dénonciation sera précédée d'un préavis de 3 mois à compter de la réception de l'avis recommandé portant dénonciation de l’accord. Cette dénonciation sera adressée à l'ensemble des parties signataires.

19. Dépôt de l'accord

Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties par lettre recommandée avec demande d'avis de réception et une version sur support électronique auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi­ Unité Territoriale des Yvelines et

Cet accord figurera sur le réseau d'entreprise et sur les panneaux d'information prévus à cet effet.

Signataires

Fait à Orgeval, en 3 exemplaires originaux,