ACCORDS ENTREPRISE SOCIETE KINNARPS SA.

Entre

La société KINNARPS S.A dont le siège social est situé au 1712 route de Quarante Sous – 78630 Orgeval, immatriculée au RCS de Versailles sous le n° 337 879 464 représentée par Monsieur , Directeur général,

D’une part

Et Monsieur , Secrétaire Adjoint du Comité Social et Economique,

Ayant pouvoir à l’effet des présentes,

D’autre part

PREAMBULE

Ce présent document a pour objectif de réunir les différents accords préalablement établit par la Société Kinnarps, soit :

- La charte du droit à la déconnexion

- L’accord sur l’égalité Hommes-Femmes.

- Le plan sénior de l’entreprise Kinnarps SA relatif à l’emploi des salariés âgés.

Kinnarps produit et commercialise du mobilier de bureau, conseil et agencement. Le siège social est situé au 1712 route de quarante sous – 78630 Orgeval.

Kinnarps est régit par la convention collective du commerce et des commissions d’importation-exportation de France métropolitaine.

Compte tenu de la situation de l’entreprise sur un marché très concurrentiel, Kinnarps souhaite axer ses engagements sur différents domaines :

L’insertion des jeunes p.2

Gestion des emplois p.3

Garantir un équilibre vie privée/vie professionnelle p.5

Garantir l’égalité Homme-Femme p.8

Maintien de l’activité des séniors p.9

Annexe p.12

Article 1 - L’insertion des jeunes

1. Les engagements Kinnarps envers les « jeunes »

Kinnarps France emploie majoritairement une population jeune.

Kinnarps s’engage à :

- Embaucher 2% de salariés âgés de moins de 26 ans. Ces embauches seront réparties sur les métiers du commerce, du bureau d’études ou encore de la logistique ;

- Possibilité d’embauche en alternance en contrat d’apprentissage ;

- Proposer des stages dans les différents services ;

- Nommer des tuteurs ;

- Proposer une formation d’intégration ;

- Développer les compétences internes ;

- Développer la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences).

2. Alternant : Contrat/missions définies

Kinnarps s’engage à accueillir des alternants en entreprise en s’assurant de la sécurisation des parcours professionnels.

Notamment :

- Les stages seront nécessairement inclus dans un cursus professionnel et donneront lieu à la conclusion d’une convention de stage entre l’entreprise, l’établissement d’enseignement et le stagiaire ;

- Les stages ne pourront avoir pour objet l’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste de travail dans l’entreprise ;

- Les travaux confiés aux alternants devront correspondre aux objectifs de leur cursus définis par l’établissement d’enseignement et permettre à l’alternant d’acquérir des compétences professionnelles.

L’alternant sera suivi par un tuteur désigné par la Direction des Ressources Humaines qui accueillera l’alternant et qui fera partie de ce service. Son rôle sera notamment de :

- Guider et conseiller l’alternant ;

- L’informer sur les règles, les codes et la culture de l’entreprise ;

- Organiser une visite de l’entreprise ;

- Favoriser son intégration au sein de l’entreprise et l’accès aux informations nécessaires ;

- L’aider dans l’acquisition des compétences nécessaires ;

- Assurer un suivi de ses travaux ;

- Evaluer la qualité du travail effectué ;

- Le conseiller sur son projet professionnel

Article 2 - Gestion des emplois

Toutes les compétences actuellement existantes dans l’entreprise sont nécessaires pour son maintien et son développement. Kinnarps se doit non seulement de préserver mais d’accroître l’ensemble de son capital de compétences.

L’entreprise ne peut en effet subsister et se développer que par la vente de ses produits et ses services.

1. Un accueil optimal

Le maintien des employés au sein de notre structure peut être rendu possible notamment grâce à un accueil optimal :

Les mesures prises sont :

- Formation d’intégration sur 3 semaines pour tous salariés de l’entreprise ;

- Envoie du livret d’accueil ;

- Visite du site, la présentation de l’environnement de travail, des collègues ;

- Entretien avec le responsable hiérarchique qui doit être l’acteur principal de cet accueil et qui doit notamment lui expliquer les modalités d’accueil, son poste, les entretiens d’évaluation lors de l’intégration

- Un entretien au cours de la période d’essai

- Entretien annuel tous les ans et professionnel tous les deux ans.

1. Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences

La Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences a été mise en place au sein de l’entreprise en janvier 2018. Elle a pour objectif :

- Une gestion anticipative et préventive des emplois

- Détecter et résoudre en amont des questions relatives à l’évolution des métiers, des emplois et des compétences

- Adapter l’emploi aux spécificités au aux besoins de l’entreprise et du groupe.

- Optimiser les dispositifs de formation

- Développer la qualification des salariés

- Accompagner des changements dans l’organisation du travail et de la production

- Valoriser les compétences individuelles et collectives

- Favoriser l’implication des salariés dans un projet d’évolution professionnelle.

L’évaluation des compétences se fait dans 3 domaines : Savoir, savoir-faire et savoir-être lors des entretiens annuels de progrès au cours desquels le collaborateur évoque avec son manager ses axes d’amélioration possibles.

Le but est de valoriser les compétences acquises et de définir les objectifs à atteindre dans le futur avec la possibilité de mettre en place des formations adaptées aux besoins.

Le développement des compétences et l’employabilité sont également évoqués lors des entretiens professionnels réalisés par la direction des ressources humaines

2. L’employabilité

L’entreprise veillera, notamment lors des entretiens de progrès annuels, à ce que chaque salarié conserve un potentiel d’employabilité susceptible de lui permettre un parcours professionnel satisfaisant tout au long de sa carrière professionnelle.

Au cas où ce potentiel d’employabilité paraîtrait insuffisant, ou si le salarié souhaite une évolution professionnelle particulière, le responsable hiérarchique devra envisager avec le salarié les actions à mettre en place et prévoir un entretien avec les ressources humaines. Ces actions pourront porter :

- Soit sur l’activité du salarié

- Soit sur la réalisation d’un bilan de compétences

- Soit sur le suivi d’une action de formation dans le cadre du plan de développement des compétences, du CPF, d’une période de professionnalisation ou d’une VAE.

3. L’égalité professionnelle

Kinnarps veillera également à l’égalité professionnelle, pour cela elle souhaite :

• S’engager à rendre public par le réseau l’ensemble des postes vacants pour lesquels un recrutement est envisagé afin de permettre à chacun des collaborateurs d’y postuler sans discrimination.

• Appliquer et perfectionner les outils de la rémunération qui permettent de rétribuer la performance à partir de critères neutres et objectifs, sans discrimination.

- Veiller à l’absence de toutes formes de discrimination qu’elles soit liées au sexe, à l’âge, à l’origine, sociale ou raciale, à la situation de famille ;

• Assurer de façon constante le déroulement des parcours individuels de la formation qui permettent à ce jour de développer les compétences de chacun des collaborateurs sans discrimination et qui préservent l’égalité des chances en termes de carrière professionnelle.

• Faciliter la reprise d’activité au retour d’un congé maternité ou d’adoption et de congé parental.

• Bénéficier au retour d’un congé de maternité, d’adoption ou de congé parental d’un accès prioritaire à une action de formation ou un bilan de compétences.

• Réaliser les entretiens professionnels aux dates prévues et après les absences longues durées.

Article 3 - Garantir un équilibre vie privée-vie professionnelle

La société réaffirme sa volonté de garantir un équilibre vie privée/ vie professionnelle et de l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé.

Kinnarps s’engage à prendre des mesures pour :

1. L’équilibre vie privée-vie professionnelle :

• Issue de l’accord sur la durée du travail, un entretien annuel sur la gestion du temps pour les salariés en forfait jour doit être réalisé ;

• Veiller à ce que la charge de travail soit adaptée au temps de travail et notamment lors d’un entretien annuel qui fixe les objectifs et les moyens associés ;

• Tenir compte pour l’organisation des réunions de travail et rendez-vous des horaires des personnes conviées et leurs contraintes familiales. Notamment, proscrire les réunions avant 9h le matin et après 17h le soir. Ne pas organiser de réunions majeures sauf cas exceptionnel de type « séminaire général » le mercredi ;

2. Droit à la déconnexion :

Pour garantir un équilibre vie privée/ vie professionnelle, l’entreprise a intégré des mesures complémentaires visant au droit à la déconnexion.

Il y a lieu d’entendre par :

• Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;

• Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignables à distance ;

• Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquels il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires, à l’exclusion des temps de repos quotidiens et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.

Des actions de formation et de sensibilisation seront organisées à destination des managers et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

Dans ce cadre, l’entreprise s’engage notamment à :

• Former chaque salarié à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques ;

• Mettre à la disposition de chaque salarié, si besoin, un accompagnement personnalisé ;

• Désigner au sein de l’entreprise des interlocuteurs spécifiquement chargés des questions relatives à l’évolution numérique des postes de travail.

Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adaptés aux demandes et besoins des salariés et devront faire l’objet d’une concertation annuelle entre l’employeur et les partenaires sociaux.

Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;

• Utiliser avec modération les fonctions « Cc » ou « Cci » ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

• Eviter l’envoie de fichiers trop volumineux ;

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail.

Le droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif s’étend pendant les périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail.

Ces périodes doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Les managers s’abstiennent, dans la mesure du possible et sauf urgence avérée, de contacter leurs subordonnés en dehors de leurs horaires de travail tels que définis au contrat de travail ou par l’horaire collectif applicable au sein de l’entreprise/établissement.

Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.

3. Respect des temps de repos des collaborateurs :

L’entreprise veille au respect des temps de repos de ses collaborateurs à travers les règles suivantes :  

• Les managers ne peuvent contacter leurs subordonnés en dehors de leurs horaires de travail tels que définis au contrat de travail ou par l’horaire collectif applicable au sein de l’entreprise ;

• En tout état de cause, les managers ne peuvent pas contacter leurs subordonnés entre 20h et 8h ainsi que pendant les week-ends.

• Le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail ;

• L’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence ou l’importance du sujet en cause.

De plus la société s’engage, sur la base du volontariat, à réaliser un bilan annuel de l’usage des outils numériques professionnels dans l’entreprise.

Ce bilan se fera sous forme d’un questionnaire personnel et anonyme adressé à chaque salarié en fin d’année.

Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre toutes les actions de préventions et toutes les mesures, coercitives ou non, pour mettre fin au risque.

Article 4 - Garantir l’égalité homme-femme

Notre objectif est d’assurer l’égalité des chances pour que chacun puisse développer dans les mêmes conditions sa contribution, sa compétence et son talent dans l’entreprise. Pour cela, nous nous engageons à :

• Appliquer un principe de non-discrimination dans la sélection à l’embauche : des critères de recrutement (compétences, potentiel d’évolution, niveau de diplômes requis) strictement identiques pour les femmes comme pour les hommes.

• Contrôler systématiquement que les rémunérations à l’embauche sont fixées de manière équitable entre hommes et femmes à niveau de poste, formation, responsabilité ou expérience comparable.

• Encourager la mixité dans les métiers et effectuer un rééquilibrage de 5% sur les populations déséquilibrées entre les hommes et les femmes, sauf pour la logistique.

• Encourager les évolutions de carrière et l’accès des femmes à des postes de management et de direction.

• Inciter les managers à prendre en compte les responsabilités familiales des collaborateurs et des collaboratrices notamment les jours de rentrée scolaire et pendant les congés scolaires, lors de maladie ou accident de proches nécessitant leur présence, et à prendre en compte les responsabilités liées aux situations de garde partagée.

• En cas d’aménagements d’horaires, ils feront l’objet d’un suivi tous les 6 mois afin de prendre en compte les contraintes organisationnelles de l’équipe survenues après la mise en place desdits aménagements.

• Appliquer les règles d’organisation des réunions comme suit : à partir de 9 heures et n’excédant pas 17 heures hors temps de déjeuner, horaires de réunion tenant compte des temps de trajet en particulier les lundis matin et vendredi après-midi ou le jour qui suit un jour férié.

• Prévoir en cas de congé maternité, congé d’adoption ou congés parentaux des entretiens avec le responsable RH ou le N+1 :

• Avant le départ : aborder les autorisations d’absences rémunérées pour examens médicaux et la possibilité d’aménagement d’horaires dans le cadre de la convention collective,

• Pendant l’absence : permettre aux collaborateurs et collaboratrices qui le désirent, l’accès aux postes à pourvoir dans l’entreprise grâce à la consultation à distance de la bourse d’emploi ainsi que l’accès aux informations sur la vie de l’entreprise,

• Dans le mois précédant le retour : effectuer un entretien avec le responsable RH ou le N+1 pour valider les conditions du retour (poste, promotion…) les formations éventuelles à mettre en place, les mises à jour des règles, la formation aux outils ou nouveaux processus de l’entreprise.

Article 5 -Maintien de l’activité des séniors

Il convient de signaler, conformément à l’article L.5121-10 du Code de travail que les différents engagements pris par Kinnarps dans son plan d’action en faveur de l’emploi des salariés âgés sont :

• Leur maintien dans l’emploi. L’objectif chiffré vise le maintien dans l’emploi de nos salariés âgés de 55 ans ou plus à hauteur de 3% de notre masse salariale ;

• Les mesures prévues dans le cadre de l’anticipation des évolutions des carrières professionnelles et notamment les entretiens professionnels où la seconde partie de carrière fait partie intégrante de celui-ci. Les entretiens professionnels sont prévus tous les deux ans ;

• Les différentes mesures prévues pour le développement des compétences, des qualifications et accès à la formation et la GPEC ;

• Aménagement des fins de carrières et de la transition entre activité et retraite ;

• Organisation de la coopération intergénérationnelle ;

En ce qui concerne les conditions de travail, les mesures prises sont :

- Sur le temps de travail :

• La possibilité de mettre en place une organisation du temps de travail basé sur le temps partiel ;

• Des aménagements d’horaire pour les salariés désirant prendre leur retraite dans les deux ans à venir ;

• Des aménagements sur les temps de pause (plus longue ou plus fréquente)

• Les ports de charges, la pénibilité des postes liée à ce facteur est allégée par les outils de levage et les postes sont aménagés.

• Des postes de travail adaptés.

Parallèlement à ces objectifs et compte tenu de la pyramide des âges chez Kinnarps, ces accords visent à fidéliser le personnel de Kinnarps SA et prolonger le plus possible l’emploi de chacun des salariés employés dans l’entreprise aujourd’hui. Pour cette raison, la direction a décidé de rendre prioritaire les 4 domaines d’actions suivants qui sont détaillés dans le tableau récapitulatif des dispositions favorables au maintien et au recrutement des salariés âgés (Annexe n°1) :

- Anticipation de l’évolution des carrières professionnelles.

- Amélioration des conditions de travail et prévention des situations de pénibilité.

- Développement des compétences et des qualifications et accès à la formation.

- Aménagement des fins de carrière et de la transition entre activité et retraite.

Article 6 – PRISE D’EFFET – DUREE - CONTESTATIONS

6.1. Durée

L’accord d’entreprise est valable pour une durée de 3 ans, à compter de la date de signature.

Dénonciation – Révision

Il ne pourra être dénoncé ou révisé pendant sa période de validité que par l’ensemble des parties signataires dans les mêmes formes qu'à sa conclusion et sous les mêmes conditions de délai.

Les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un éventuel nouveau texte. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant.

La révision proposée donnera éventuellement lieu à l’établissement d’un avenant se substituant de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie sous réserve de remplir les conditions de validité posées par les articles L 2261-7-1 et suivants du code du travail.

Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévu à l’article L 2231-6 du Code du travail.

La dénonciation ou l'avenant sera adressé à la Direccte, par lettre recommandée avec accusé de réception selon les mêmes formalités et délais que l'accord lui-même.

6.3 Dépôt

Le présent accord ainsi que ses avenants éventuels seront déposés en deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, à la Direction Départementale du Travail et de l'Emploi par lettre recommandée ou par dépôt administratif avec accusé de réception dans les quinze jours suivant sa conclusion à l'initiative de l'entreprise.

Le directeur départemental du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle dispose d’un délai de quatre mois à compter du dépôt de l’accord pour demander le retrait ou la modification des dispositions contraires aux lois et règlements. Aucune contestation ultérieure de la conformité des termes d’un accord aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur au moment de sa conclusion ne peut avoir pour effet de remettre en cause des exonérations fiscales et sociales attachées aux avantages accordés aux salariés au titre des exercices en cours ou antérieurs à la contestation. L’accord peut alors être dénoncé à l’initiative d’une des parties en vue de la renégociation d’un accord conforme aux dispositions législatives et réglementaires.

Le présent accord sera également déposé auprès du greffe du conseil des prud’hommes de Poissy.

Fait à Orgeval, le 18 janvier 2021

Pour l’Entreprise, Monsieur en sa qualité de Directeur Général et Président du Comité Social et Economique

Pour les salariés,

Monsieur Secrétaire Adjoint du Comité Social et Economique

ANNEXE

Tableau récapitulatif des dispositions favorables au maintien et au recrutement des salariés âgés

Domaines d’action retenus	disposition	Objectif chiffré	Indicateur de suivi
Anticipation de l’évolution des carrières professionnelles	1. Renforcer l’information des salariés et notamment ceux âgés de 50 ans et plus sur les dispositifs de développement (CPF, bilans de compétences, entretien de deuxième partie de carrière) 2. Mise en place d’un entretien professionnel où la partie sur l’accompagnement à la fin de carrière pour les salariés de plus de 55 ans peut être abordée	Réalisation d’une note d’information sur l’ensemble de ces dispositifs et leurs modalités d’accès, distribuée à l’ensemble des salariés concernés Entretiens pour 100% des salariés concernés	A faire 2 fois par an Nombre d’entretiens réalisés/nombre de salariés concernés
Amélioration des conditions de travail et prévention des situations de pénibilité Amélioration des conditions de travail et prévention des situations de pénibilité	3. Intégration d’une formation gestes et postures pour l’ensemble des chauffeurs –monteurs dans le plan de développement des compétences 4. Analyse ergonomique des différents postes de travail dans l’entreprise visant à détecter notamment les risques de TMS suivi d’un plan d’action si nécessaire (ceci concerne l’ensemble des salariés) 5. Actions de communication et de sensibilisation sur les risques professionnels, sur les postures à adopter 6. Mesurer et améliorer la qualité de vie au travail	Dispenser la formation « gestes et postures » à chacun des chauffeurs-monteurs Réalisation d’une étude et d’un plan d’action en lien avec la CSSCT et la Médecine du travail Mise à jour du document unique et diffusion Réaliser une enquête annuelle de satisfaction du personnel suivie d’une analyse et d’un plan d’action	Nombre de personnes ayant reçu la formation/ Nombre total de chauffeurs - monteurs Une fiche réalisée par type de poste Mesure des réalisations des actions prévues au plan d’action 1 fois par an Mise à jour constatée 1 fois par an Analyse des résultats par le process Kinnarps AB. Faire un plan d’action.
Développement des compétences et des qualifications et accès à la formation	7. Actions de formation pour chacun des collaborateurs	Dispenser obligatoirement une formation par salarié tous les 2 ans	Nombre de jours de formation/salarié/an
Aménagement des fins de carrières et de la transition entre activité et retraite	8. Information retraite et cumul emploi-retraite aux salariés âgés de 58 ans et plus	Mener un entretien minimum par salarié concerné par la DRH, tous les ans	Nombre de premiers entretiens réalisés/nombre de salariés concernés