Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE SUR LE VOTE ELECTRONIQUE" chez INFRATEL SERVICES (Siège)

Accord d’entreprise

relatif à la mise en place d’un accord vote électronique

dans la société Infratel SERVICES

ENTRE :

D’une part,

La Société INFRATEL Services, société par actions simplifiée au capital de 437 065 Euros, dont le siège social est situé 53 boulevard Ornano à Saint-Denis (93200), immatriculée au registre du commerce de Bobigny sous le n° 338 170 046,

Représentée par Monsieur xxxx, agissant en qualité de Président,

ET

D’autre part,

L’organisation syndicale représentative xxxx, représentée par Monsieur xxxx, agissant en sa qualité de délégué syndical.

L’organisation syndicale représentative xxxx, représentée par Monsieur xxxx, agissant en sa qualité de délégué syndical.

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Suite à l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, une nouvelle organisation des institutions représentatives du personnel entre en vigueur : le comité social et économique ou « CSE ».

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du comité économique et social, d'intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-60 du 25 avril 2007, le décret 2016-1976 du 5 décembre 2016.

Le présent accord annule et remplace le précédent accord relatif au vote électronique, datant de janvier 2015 et qui, du fait de l’article 9 VII de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, cesse de produire effet

ARTICLE 1 – RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire »).

Le prestataire s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera gardé à la disposition de la CNIL et annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès des ressources humaines de la société Infratel Services.

ARTICLE 2 – MODALITE D’ORGANISATION DU VOTE

2.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• Pour les listes d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, l’unité fonctionnelle ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, l’unité fonctionnelle ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, l’unité fonctionnelle ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou l’unité fonctionnelle.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

2.2 Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel et/ou courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Le prestataire s’engage à :

• Procéder, avant l’ouverture du vote, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée,

• Procéder à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé,

• Contrôler, à l’issue du vote et avant le dépouillement, le scellement du système.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

2.3 Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par le code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employer désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Les membres du bureau de vote ont également accès à la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

2.4 Assistance

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

2.5 Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les services sont figés, horodatés et scellés. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008. A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Le système de vote est scellé après le dépouillement.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issue du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

ARTICLE 3 –REVISION DE L’ACCORD

Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.

ARTICLE 4 - DUREE

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il sera déposé à la DIRECCTE de Bobigny, un exemplaire sera déposé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Bobigny, conformément à la procédure de droit commun prévue aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail.

Une version électronique, selon l’article D. 2231-4 code du travail, de l’accord et les pièces accompagnant le dépôt, seront déposés sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Il entrera en vigueur le lendemain de son jour de dépôt.

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par affichage dans les locaux de la société.

Fait à Saint-Denis, le 25 janvier 2019 en 4 exemplaires.

Pour la société

xxxx, Chef d’entreprise

Sur Pouvoir de xxxx, Président
Signature précédée de la mention « lu et approuvé »

Pour xxxx
xxxx
Signature précédée de la mention « lu et approuvé »

Pour xxxx
xxxx
Signature précédée de la mention « lu et approuvé »