Accord d'entreprise "Accord télétravail du 01-09-2021" chez GLAXOSMITHKLINE BIOLOGICALS (Siège)

1. ACCORD DE TELETRAVAIL

   du 01 SEPTEMBRE 2021

ENTRE :

La Société GlaxoSmithKline Biologicals, SAS au capital de 18 050 700 Euros, dont le siège social est à Saint-Amand-les-Eaux (59230), 637, rue de Aulnois, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Valenciennes, sous le numéro 338 460 017, représentée par :

• Le Représentant légal de la Société

d’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein du site GSK à Saint Amand les Eaux :

• F.O., représentée par les délégués syndicaux, signataires de l’Accord ;

• la C.F.D.T, représentée par les délégués syndicaux, signataires de l’Accord ;

• la C.F.E-C.G.C., représentée par le délégué syndical, signataire de l’Accord ;

d’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PREAMBULE :

Suite à la généralisation du télétravail dans le cadre de la gestion de la crise sanitaire COVID 19 et aux retours d’expériences des salariés des différents départements relatifs à cette expérience, les parties ont convenu de la nécessité de revoir l’accord de télétravail existant afin d’apporter plus de flexibilité aux collaborateurs, en offrant la possibilité à ceux qui le souhaitent de mieux concilier vie professionnelle et vie familiale, et de limiter leurs coûts et temps de déplacement en exerçant une partie de leur activité à leur domicile.

La volonté des parties signataires du présent accord demeure de proposer un dispositif du télétravail répondant à un double objectif de performance et d’amélioration de la qualité de vie des salariés.

Ce dispositif peut également participer à l’accès à l’emploi et au maintien dans l’emploi des travailleurs en situation de handicap, et participe par ailleurs à l’engagement de l’entreprise en termes de développement durable de par l’amélioration du bilan carbone générée.

Les présentes dispositions se substituent intégralement à tout accord atypique, usage ou engagement unilatéral traitant du même objet dans l’entreprise.

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION

Le télétravail s’applique à l’ensemble des salariés du site en CDI et CDD dont l’activité est compatible avec ce mode d’organisation du travail (cf article 3.1.3.).

Seules les personnes exerçant leur activité a minima à 50% du temps de travail en vigueur dans l’entreprise sont éligibles au télétravail.

Cet accord ne s’applique pas aux contrats d’apprentissage ou de professionnalisation, qui par leur nature nécessitent une présence au sein de l’entreprise.

ARTICLE 2 : TYPES DE TELETRAVAIL

2.1. Définition du télétravail

Le télétravail est une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail, dans laquelle un travail qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur est effectué de manière régulière hors de ces locaux.

Les parties signataires entendent rappeler que l’éloignement du collaborateur ne remet pas en cause son lien de subordination avec l’entreprise.

Il est entendu également que l’exercice occasionnel d’activités professionnelles à domicile tel que par exemple la lecture de mails ou tout autre travail réalisé en dehors des locaux ne peut en aucun cas être considéré comme du télétravail tel que défini dans le présent accord.

Le télétravail ne peut pas être concomitant avec une période d’astreinte.

Les parties signataires distinguent dans cet accord 3 types de télétravail, répondant chacun à des problématiques et des contextes différents.

2.2. Télétravail récurrent

Le télétravail récurrent s’adresse exclusivement aux collaborateurs dont le métier n’exige pas un contact direct et régulier avec le produit, les infrastructures ou les données brutes.

Le télétravail récurrent peut être réalisé à raison d’une demi-journée à trois jours maximum de télétravail par semaine.

La réalisation de télétravail récurrent doit être approuvée par écrit par le manager dans le cadre du formulaire de demande établi par le salarié et sur base de la grille d’aide à la décision. Le nombre de jours de télétravail par semaine est défini par le manager dans les limites de la demande exprimée par le salarié et pourra être revu selon les modalités prévues ci-dessous (cf. art. 3.10.2).

Les jours de télétravail ne sont pas nécessairement fixes d’une semaine à l’autre, le salarié devra dès lors encoder ses jours de télétravail avec une semaine d’avance sur le logiciel de gestion des temps (SAP) pour validation de son manager. Les jours non télétravaillés sont nécessairement travaillés dans les locaux de l’entreprise.

Par ailleurs, un salarié en télétravail récurrent pourra exceptionnellement être autorisé par son responsable hiérarchique à augmenter son nombre de jours de télétravail dans le cadre d’une semaine donnée.

En outre, par dérogation aux dispositions ci-dessus, les personnes reconnues RQTH et éligibles au télétravail pourront bénéficier de 5 jours de télétravail récurrent par semaine sous réserve des nécessités du service.

2.3. Télétravail exceptionnel

2.3.1. Télétravail exceptionnel classique

Le télétravail exceptionnel s’adresse à tout collaborateur du site pouvant être amené à titre occasionnel à exercer une activité administrative compatible avec un travail à domicile : préparation d’un audit, rédaction d’une procédure, analyse de données, etc.

Il peut être mis en œuvre soit à titre préventif, par exemple en vue de la préparation d’un évènement ou d’un projet, soit à titre palliatif, par exemple en cas d’incapacité du collaborateur à se déplacer (panne de voiture, tempête de neige ou autre). Dans ce dernier cas, il relève du responsable hiérarchique de s’assurer que le collaborateur dispose bien des conditions nécessaires à ce télétravail : possession de l’équipement adéquat, activité possible depuis le domicile, etc.

Le télétravail exceptionnel peut s’exercer à raison de 3 jours par semaine maximum et sur autorisation expresse et préalable du responsable hiérarchique.

Il est entendu que la réalisation de télétravail exceptionnel ne concerne pas les salariés en télétravail récurrent et doit correspondre à un besoin ponctuel. Il ne saurait être maintenu dans la durée et notamment pas plus de deux semaines consécutives.

2.3.2. Télétravail exceptionnel collectif

Le télétravail collectif exceptionnel a vocation à répondre à des situations d’urgence rendant

impossible ou compliquant fortement le déplacement sur le lieu de travail de plusieurs salariés (ex : pandémie). En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail sera décidée par l’entreprise et sera considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. Par dérogation aux autres situations couvertes par le présent accord, l’accord des salariés ne sera alors pas requis.

Il reviendra toutefois à l’employeur d’évaluer si le poste de travail est compatible avec le télétravail.

2.4. Télétravail pour raisons médicales

Le télétravail total s’adresse à tout salarié nécessitant un poste aménagé temporairement pour raison médicale (ex : impossibilité de marcher) et dont l’activité est compatible avec ce mode d’organisation du travail.

Il peut s’exercer à 100% du temps de travail pendant la durée de la restriction médicale et dans la limite de 2 mois consécutifs ou non au maximum.

Il est soumis au préalable à avis médical du médecin du travail, et il ne peut pas être enclenché pour les personnes en arrêt maladie.

ARTICLE 3 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE

3.1. Conditions préalables

Toute requête de télétravail doit au préalable répondre aux conditions suivantes :

1. Volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire à la fois pour le collaborateur et pour l’entreprise ; il ne peut donc être mis en place que sur la base d’un commun accord entre le collaborateur et son responsable hiérarchique, ce dernier prenant la responsabilité de la décision et fixant en dernier ressort le nombre de jours de télétravail autorisé.

2. Connexion internet au domicile

Aucune requête de télétravail ne sera accordée à un collaborateur ne possédant pas déjà à son domicile les connexions internet permettant la mise en œuvre de ce mode d’organisation dans de bonnes conditions.

3. Eligibilité

L’éligibilité du collaborateur au type de télétravail souhaité doit être vérifiée par lui-même et/ou son responsable hiérarchique par le biais d’une grille d’aide à la décision mise à disposition par l’entreprise (cf annexe 1).

2. Demande et formalisation

1. Télétravail récurrent

   1. Demande initiale

Toute demande initiale de télétravail récurrent doit se faire a minima 1 mois avant le démarrage auprès de son responsable hiérarchique, par le biais du formulaire prévu à cet effet (cf annexe 2). La demande est étudiée par le responsable direct (N+1).

Tout refus est explicitement justifié et formalisé sur le formulaire de demande.

Le formulaire dûment rempli et signé est ensuite transféré au service Ressources Humaines, que la réponse soit positive ou non.

Il est demandé à tout collaborateur en télétravail récurrent ou total d’attester avoir lu et compris la charte résumant les conditions applicables au télétravail, et de s’engager à la respecter (cf annexe 3).

2. Encodage hebdomadaire du télétravail récurrent

Les jours de télétravail n’étant pas fixes d’une semaine à l’autre, le salarié devra encoder les jours de télétravail (dans la limite du nombre de jours autorisés) dans le logiciel de gestion des temps (actuellement « Employee Self Service/Time & Absence registration ») au moins une semaine à l’avance et après validation des jours du manager.

2. Télétravail pour raisons médicales

Toute demande de télétravail pour raisons médicales doit se faire auprès de son responsable hiérarchique, par le biais du formulaire prévu à cet effet (cf annexe 2) accompagnée de l’avis du médecin du travail.

La demande est étudiée par le responsable direct (N+1) qui veillera à donner une suite favorable à la demande dans la mesure du possible.

Tout refus est explicitement justifié et formalisé sur le formulaire de demande.

Le formulaire dûment rempli et signé est ensuite transféré au service Ressources Humaines, que la réponse soit positive ou non.

Il est demandé à tout collaborateur en télétravail pour raisons médicales d’attester avoir lu et compris la charte résumant les conditions applicables au télétravail, et de s’engager à la respecter (cf annexe 3).

3. Télétravail exceptionnel

Du fait de son caractère occasionnel et/ou imprévu, le télétravail exceptionnel ne peut prétendre aux mêmes exigences que le télétravail récurrent ou pour raisons médicales.

Dans ce cas l’utilisation du formulaire de demande n’est pas requise : une demande écrite (hors cas de télétravail exceptionnel collectif) suivie d’une validation écrite du responsable hiérarchique suffisent (ex : par email).

Aucun délai préalable n’est exigé, la demande pouvant être faite le matin même du télétravail, selon les circonstances la déclenchant.

Quelles que soient les circonstances le collaborateur ne peut décider par lui-même la mise en œuvre du télétravail : l’accord préalable du responsable est nécessaire.

3. Préparation préalable au télétravail

Dans le souci d’assurer un niveau de connaissance adapté à cette organisation du travail, chaque collaborateur amené à effectuer pour la première fois du télétravail récurent doit en amont du démarrage consulter les ressources mises à disposition par le groupe relatives à ce mode d’organisation et aux outils (ex : Keep Growing Campus – cf charte du télétravailleur).

4. Locaux et matériel

Le télétravail s’exerce uniquement au domicile principal du collaborateur situé en France, sous réserve qu’il dispose d’un lieu spécifique dédié, calme, disposant d’une ergonomie adaptée, et bénéficiant des connexions internet. Par exception, les télétravailleurs récurrents peuvent être autorisés à télétravailler au maximum 10 jours par an depuis une autre résidence située en France ou hors de France. Cette dérogation est soumise à la validation préalable et expresse de leur responsable hiérarchique et au respect des autres conditions définies par cet accord pour la mise en place du travail (ex : déclaration de conformité, fiche de poste télétravailleur, attestation d’assurance, etc.).

L’entreprise s’engage à fournir au collaborateur en situation de télétravail récurrent ou pour raisons médicales l’équipement technique nécessaire à cette organisation :

• Un ordinateur portable dûment équipé des logiciels de sécurité en vigueur dans l’entreprise ;

• L’ensemble des moyens de communication permettant le travail à distance :

  • Accès au mail,

  • Accès aux conversations en ligne,

  • Accès aux réunions en ligne,

  • Accès à l’intranet.

Le collaborateur s’engage à prendre soin du matériel qui lui est confié et à en respecter les consignes d’utilisation.

5. Santé et sécurité

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise.

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail s’appliquent de plein droit aux collaborateurs en télétravail, qui s’engagent à en respecter les règles.

Le collaborateur s’engage à déclarer à son assurance habitation sa situation de télétravail, et à fournir chaque année à l’entreprise un justificatif de cette assurance.

Le salarié devra s’assurer de la conformité aux normes de sécurité des installations électriques de son domicile. Il s’engage ainsi à fournir à l’entreprise une attestation de conformité électrique des locaux occupés au titre du télétravail récurrent ou total, ainsi que la fiche de poste télétravailleur signée.

Afin de vérifier si besoin la bonne application des dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail, l’entreprise peut le cas échéant accéder au lieu de télétravail selon les modalités prévues par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur ; cet accès est soumis à une notification et un accord préalable du collaborateur.

En cas d’accident pendant une période de télétravail autorisée, le lien professionnel est présumé. Dans tous les cas le collaborateur en télétravail doit en avertir son responsable hiérarchique et déclarer l’accident dans les mêmes délais et selon les mêmes procédures que s’il travaillait dans les locaux de l’entreprise.

6. Horaires

Afin de clairement distinguer les activités qui relèvent de la vie privée de celles qui relèvent de la vie professionnelle, les plages horaires des collaborateurs soumis à un régime horaire en télétravail devront être celles qui leur sont habituellement applicables sur site (sauf dérogation ponctuelle expressément approuvée par le responsable hiérarchique) et en tout état de cause conformes aux dispositions des accords relatifs au temps de travail applicables à l’entreprise et à la situation de travail du collaborateur concerné.

Durant ces plages horaires le collaborateur est réputé travailler et doit à ce titre être joignable par l’entreprise ; en dehors de ces plages il n’est plus en situation de travail. La réalisation d’heures supplémentaires n’est pas autorisée les jours où le salarié est en situation de télétravail que ce soit en journée complète ou en demi-journée.

Tous les collaborateurs doivent en tout état de cause veiller à respecter les plages de repos journalières de 11 heures.

Les cadres au forfait doivent par ailleurs assurer des plages de travail compatibles avec les horaires du site.

Le collaborateur en télétravail doit consacrer l’exclusivité de son activité à son travail pendant la période de télétravail à l’exclusion de toute activité de nature personnelle. Toute entrave à cette règle amènerait l’entreprise à faire cesser immédiatement le télétravail par décision unilatérale.

7. Confidentialité

Le collaborateur en télétravail s’engage à prendre toutes les précautions d’usage nécessaires à la protection de la confidentialité des accès et des données de l’entreprise : aucun document original sorti du site, travail sur des fichiers protégés enregistrés dans le serveur, utilisation proscrite de clés USB, etc.

8. Rémunération

L’entreprise s’engage à verser à tout collaborateur en télétravail récurrent ou pour raisons médicales une prime compensatoire de deux euros (2 €) par jour de télétravail réalisé visant à compenser les frais d’abonnement internet et le surcoût éventuel d’assurance et de charges.

Aucune indemnité ne sera versée en cas de télétravail exceptionnel.

9. Lien avec le site et l’équipe

Le collaborateur en télétravail participe aux réunions de service et bénéficie des mêmes entretiens professionnels que ses collègues. Un suivi régulier de sa charge de travail, et notamment des activités réalisées lors des journées de télétravail, est effectué par son responsable hiérarchique.

Le collaborateur en télétravail est soumis aux mêmes procédés d’évaluation que les collaborateurs travaillant à temps plein sur le site.

Il bénéficie de l’accès à l’ensemble des informations fournies par l’entreprise et les organisations syndicales, via le site intranet de l’entreprise.

Les parties signataires seront vigilantes quant à l’égalité de traitement des télétravailleurs, qui ne doivent faire l’objet d’aucune discrimination de la part de leur encadrement, ni positive ni négative.

10. Retour au travail dans les locaux de l’entreprise

3.10.1. Période d’adaptation

Il est prévu pour le télétravail récurrent une période d’adaptation d’une durée de 3 mois pendant laquelle chacune des parties peut mettre fin à cette forme d’organisation du travail, moyennant un délai de prévenance de 2 semaines ; le collaborateur reprend alors son poste à 100% de son temps dans les locaux de l’entreprise.

Par ailleurs, le salarié en télétravail bénéficie d’un entretien annuel - dans le cadre de ses check in - avec son supérieur hiérarchique portant notamment sur les conditions d’activité et sa charge de travail. A cette occasion, le responsable hiérarchique vérifie que la situation de télétravail n’a pas d’impact négatif sur la réalisation des missions du salarié, ni sur le fonctionnement de l’équipe.

3.10.2. Réaménagement du télétravail récurrent

À tout moment, chacune des parties peut revoir à la baisse le nombre de jours de télétravail par décision motivée moyennant un délai de prévenance de 2 semaines. Toute augmentation du nombre de jours de télétravail récurrent nécessite pour sa part l’accord exprès du responsable hiérarchique.

3.10.3. Fin du télétravail récurrent

À tout moment en dehors de la période d’adaptation, tant l’encadrant que le collaborateur peuvent mettre fin au télétravail et organiser le retour du salarié dans les locaux de l’entreprise par décision motivée sous réserve d’un délai de prévenance de 1 mois avant prise d’effet.

Par ailleurs, l’organisation en télétravail prend fin de plein droit à tout moment en cas de force majeure ou lorsque les conditions d’éligibilité prévues par le présent accord ne sont plus réunies.

3.10.4. Retour exceptionnel

En cas de nécessité opérationnelle exceptionnelle, le télétravail récurrent ou exceptionnel peut être temporairement suspendu et il peut également être exigé du collaborateur qu’il revienne en urgence sur site en cas de besoin opérationnel impérieux.

En cas d’événements imprévus au domicile du collaborateur, tels qu’une panne d’internet, des travaux bruyants ou tout autre situation rendant temporairement impossible la tenue du télétravail, le collaborateur doit en prévenir son responsable hiérarchique afin de déterminer les modalités de poursuite du travail et la nécessité de revenir le cas échéant travailler sans délai au sein de l’entreprise.

ARTICLE 4 - ANONYMISATION DE L’ACCORD

En application des dispositions de l’article R2231-1-1 du code du travail relatives à l’anonymisation des négociateurs et des signataires, le présent accord ne comporte pas les noms des signataires dans sa version publiée.

ARTICLE 5 - PUBLICATION TOTALE DE L’ACCORD

Les représentants de la société GlaxoSmithKline Biologicals et les organisations syndicales représentatives au sein de la société GlaxoSmithKline Biologicals ont convenu de faire apparaître la totalité des dispositions du présent accord dans le cadre de sa publication.

ARTICLE 6 : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord prendra effet au 1 septembre 2021 ; il est conclu pour une durée de deux ans, et cessera donc au 31 août 2023. II pourra être révisé dans les conditions prévues par les articles L.2261-7 et L.2261-8 du code du travail.

ARTICLE 7 : MODALITES DE DEPOT ET SIGNATURE

Conformément à l’article L 2231- 6 du code du travail, le présent accord sera déposé en un exemplaire à la DIRECCTE, ainsi qu’en un exemplaire au Greffe du conseil des Prud’hommes de Valenciennes, par lettre recommandée avec accusé de réception, à l’initiative de la Direction.

Fait à Saint-Amand-les-Eaux, le 27/07/2021

En 6 exemplaires originaux, un pour chacune des parties signataires, un pour la DIRECCTE et un pour le Greffe du conseil des Prud’hommes de Valenciennes

Pour les délégués syndicaux, Pour l’entreprise,

Les délégués syndicaux Le Représentant légal de la Société

Représentants F.O.

Les délégués syndicaux

Représentants la C.F.D.T.

Le délégué syndical

Représentant la C.F.E-C.G.C