Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE TELETRAVAIL SODEXO PASS FRANCE" chez SODEXO PASS FRANCE (Siège)

Entre les soussignées :

La Société Sodexo Pass France, dont le siège est situé au 19 rue Ernest Renan à 92 022 NANTERRE Cedex, immatriculée au R.C.S de Nanterre sous le numéro 340 393 065, représentée par , agissant en qualité de Directeur Général,

Et

L’organisation Syndicale CFE-CGC, dument représentée par , Délégué Syndical,

L’organisation Syndicale CGT, dument représentée par Monsieur , Délégué Syndical,

L’organisation Syndicale FO, dument représentée par Monsieur , Délégué Syndical.

SOMMAIRE

1. PREAMBULE 2

2. DEFINITION DU TELETRAVAIL 3

2 Bis. Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles 4

3. CHAMP D’APPLICATION 4

4. CONDITIONS D’ELIGIBILITE & DISPOSITIONS PARTICULIERES 5

 Conditions générales d’éligibilité 5

 Conditions d’éligibilité ponctuelles ou occasionnelles 5

 Situation particulière des salariés « itinérants » ou « nomades » 6

5. CONDITIONS DE REVERSIBILITE DU TELETRAVAIL REGULIER 6

6. PERIODE D’ADAPTATION 7

7. ORGANISATION DU TELETRAVAIL 7

7.1. Conditions de travail 7

 Rythme de télétravail 7

 Règles de gestion 8

 Suivi du temps de travail et de la charge de travail 9

 Maintien du lien avec l’entreprise 9

7.2. Devoirs du télétravailleur 10

 Conformité du lieu de télétravail et mise en œuvre du Télétravail 10

 Protection des données et confidentialité, RGPD 10

 Assurance 10

7.3. Devoirs de l’employeur 11

 Santé & sécurité, droit à la déconnexion 11

 Mise à disposition de l’équipement, maintenance et restitution 12

8. DROITS DU/ DE LA SALARIE(E) 12

 Droits collectifs 12

 Droits individuels 12

 Actions d’accompagnement, de formation et de communication 13

8 bis. ALLOCATION FORFAITAIRE 13

9. PROCESSUS DE CANDIDATURE ET D’ACCEPTATION 13

 En cas de télétravail régulier 14

 En cas de télétravail occasionnel / ponctuel (hors circonstances exceptionnelles) 15

10. SUIVI DE L’ACCORD 15

11. MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD 16

12. DUREE DE L’ACCORD ET ENTREE EN VIGUEUR 16

13. DEPOT DE L’ACCORD ET PUBLICITE 17

1. PREAMBULE

Le présent Accord annule et remplace, en toutes ses dispositions, celles de l’Accord sur le Télétravail en date du 30 mai 2018.

Les parties ont en effet constaté, après trois années d’application de l’Accord initial sur le Télétravail et au vu des expériences et enseignements à retirer du recours massif à ce mode d’organisation du travail dans le cadre de la gestion de la lutte contre la pandémie du Covid’19, la nécessité de revoir le dispositif applicable dans l’entreprise.

Si la situation a évolué, les principes et objectifs posés dans l’Accord de 2018 restent les mêmes :

Les parties considèrent la qualité de vie comme un facteur clé de performance individuelle et collective.

De plus, elles ont la conviction qu’en plaçant les collaborateurs dans des environnements et organisations de travail positifs, elle leur donne les moyens d’être efficaces et productifs.

Elles sont convaincues que le télétravail est un des outils permettant à l’entreprise de contribuer à l’amélioration de la qualité de vie. Le télétravail demeure mis en œuvre par l’entreprise et d’une demande exclusive du salarié. Une seule exception à ce principe, celle vécue à l’occasion de la crise sanitaire qui a contraint au recours au télétravail comme mesure de lutte contre la pandémie.

La poursuite des évolutions technologiques en matière d’outils de communication à distance permet d’envisager de développer ce mode d’organisation du travail associant souplesse et réactivité. Ces évolutions offrent également aux salariés, la possibilité de mieux concilier vie professionnelle et vie familiale.

De plus, les parties s’accordent sur le fait que si la relation de télétravail repose naturellement sur l’autonomie du salarié et la confiance mutuelle entre le responsable hiérarchique et le/la salarié(e), il est important que le télétravail soit réalisé en préservant les salarié(e)s comme la Société Sodexo Pass France. De fait :

• Le télétravail ne doit pas pénaliser l’organisation quotidienne du travail dans le service du/de la salarié(e) notamment durant les périodes de forte activité. Il doit prendre en compte les impératifs de l’organisation des équipes au service des clients, affiliés et bénéficiaires et la bonne marche des relations entre départements ;

• Le télétravail doit être accompagné de sorte à garantir que le salarié exerce ses fonctions dans un environnement et des conditions satisfaisantes (tel que le bon usage des technologies de l’information et de la communication) d’une part, ne se trouve pas isolé d’autre part.

Les parties conviennent dans ces conditions que le télétravail devra se faire en tenant compte des règles de droit commun relatives à la protection de la santé et de la sécurité des salarié(e)s, ensemble les dispositions particulières ci-après.

2. DEFINITION DU TELETRAVAIL

L’article L1222-9 du Code du Travail définit ainsi le télétravail : « … le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

En outre, « est qualifié de télétravailleur (…) tout salarié de l’entreprise qui effectue du télétravail » tel que définit précédemment.

Le télétravail suppose la réunion des conditions suivantes :

• Le travail peut être effectué hors des locaux de l’employeur, notamment via la disposition d’une connexion préalable de qualité suffisante ;

La notion « hors de ces locaux » s’entend, au sein de l’entreprise, comme : au sein du domicile du/de la salarié(e). Le domicile du/de la salarié(e) s’entendant lui-même comme un lieu de résidence habituelle ou secondaire en France sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur.

• Le salarié est demandeur (sauf télétravail exceptionnel visé ci-dessous) à cette forme d’organisation du travail et a donné son accord, à ses conditions et modalités d’exercice telles que prévues au présent Accord, expressément et par écrit préalablement à sa mise en place.

• Les situations de déplacement professionnel, de réunion professionnelle, de formation ne sont pas des situations de télétravail.

Le lieu de télétravail est obligatoirement précisé et fixé en amont de sa mise en place par les parties.

Il doit satisfaire comme indiqué ci-après des conditions de confort, sécurité et hygiène propres à permettre au salarié d’exercer ses fonctions dans de bonnes conditions.

Le télétravail réalisé en d’autres lieux que le domicile du salarié, dits « tiers-lieux » quels qu’ils soient, ne peut être envisagé qu’à titre exceptionnel. Il ne peut intervenir que sur demande écrite du/de la salarié(e), qui devra préalablement s’assurer que le lieu envisagé réponde à toutes les conditions nécessaires (sécurité, assurance, conditions techniques…), et doit faire l’objet d’un accord particulier de l’entreprise formalisé par tout moyen. Il ne saurait avoir pour conséquence de prise en charge spécifique ni complémentaire à celle prévue au 8 bis du présent Accord.

Le/la salarié(e) s’engage à informer le service RH et son responsable hiérarchique de tout changement d’adresse qui impliquerait un changement de son lieu de télétravail.

2 Bis. Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

Les parties réaffirment que le télétravail, hors circonstances exceptionnelles telles celles rencontrées à l’occasion de la lutte contre la pandémie du Covid’ 19, est mis en œuvre à la demande exclusive des salariés.

Par exception et conformément à la loi, les parties rappellent qu’en cas de circonstances exceptionnelles la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

On entend par circonstances exceptionnelles notamment et sans que ces exemples soient exhaustifs : menace d'épidémie, pandémie, force majeure, conditions climatiques exceptionnelles (catastrophes naturelles), épisodes de pollution extrême.

En ce cas, la mise en œuvre du télétravail peut intervenir sur décision de l’entreprise, sans nécessiter l’accord du/de la salarié(e) : par exception, le télétravail n’intervient donc pas à la demande du/de la salarié(e).

Les parties affirment l’importance du dialogue social dans la gestion de ce type de situations, comme l’a révélée la crise sanitaire liée au Covid’19, et d’une information transparente et continue des salarié(e)s sur les plans de continuation d’activité susceptibles d’être mis en place.

Les dispositions ci-après relatives à l’éligibilité, à la réversibilité, au nombre de jours pouvant être télétravaillés, à l’allocation forfaitaire, au processus de candidature et d’acceptation, ne sont en ce cas pas applicables.

Les parties conviennent en cas de survenance de telles situations de se réunir sans délai afin d’envisager les mesures nécessaires à leur accompagnement, notamment en termes de santé, sécurité et relatives à une éventuelle prise en charge particulière des frais engendrés.

3. CHAMP D’APPLICATION

Le présent Accord s’applique à l’ensemble des salarié(e)s de la Société Sodexo Pass France présent(e)s dans les différents établissements de l’entreprise sous les précisions suivantes :

• Le présent accord s’adresse aux salarié(e)s, en contrat à durée indéterminée comme en contrat à durée déterminée, ayant une ancienneté minimale de 1,5 mois dans le poste. Cette ancienneté répond à une nécessité d’accompagner une montée en compétences de tous les salarié(e)s intégrant l’entreprise ou ayant pris de nouvelles fonctions.

• Il s’applique aux salarié(e)s, à temps partiel et à temps plein sous respect du rythme prévu à l’article 7 du présent Accord. Cette condition répond à la nécessité de conserver un lien en entreprise et avec l’entreprise, et de ne pas risquer une situation d’isolement.

• Les alternants et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, les parties considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

4. CONDITIONS D’ELIGIBILITE & DISPOSITIONS PARTICULIERES

• Conditions générales d’éligibilité

Les parties conviennent que le télétravail est ouvert à des fonctions, postes ou activités de nature à être exercées à distance et qui sont, dans le mode organisationnel de Sodexo Pass France, compatibles avec cette forme de travail.

Le présent Accord s’applique, sous réserve des conditions posées à l’Article 3., aux salariés de l’entreprise :

• Dont le métier s’exerce de façon autonome tant dans la gestion et la charge des missions confiées que dans la gestion de leur emploi du temps et qui ne demande pas une présence effective et quotidienne dans les locaux de l’entreprise.

• Dont les accès techniques à l’ensemble des outils, logiciels et machines sont possibles quotidiennement à distance et exactement dans les mêmes conditions. Sont exclus par exemple : la connexion possible à un outil mais l’impossibilité de charger des fichiers, la connexion possible mais avec une utilisation trop lente par manque de débit, outils ou machines non externalisables… 

Par exception, il ne saurait s’appliquer pour les métiers et postes dont la nature rend impossible le travail à distance. A date, l’exception à l’admissibilité au télétravail est le service courrier, mais cette liste pourra évoluer en fonction des évolutions métiers de Sodexo Pass France.

• Conditions d’éligibilité ponctuelles ou occasionnelles

Le présent Accord aborde également des conditions spécifiques permettant aux salarié(e)s et à l’entreprise d’envisager le télétravail de façon occasionnelle ou temporaire :

• Les situations individuelles spécifiques impliquant un aménagement ponctuel du poste de travail pour favoriser le maintien dans l’emploi, pour des raisons de santé (ex : préconisation de la médecine du travail) ou pour raison personnelle ou familiale présentant un caractère exceptionnel et impérieux (ex : enfant ou parent hospitalisé, salariés aidants familiaux).

• Les situations individuelles des collaborateurs reconnus en situation de handicap impliquant un aménagement de leur poste de travail (exemple : nombre de jours supérieurs pour un délai spécifié) sur la base d’une recommandation de la médecine du travail pourront bénéficier d’une organisation spécifique.

• Les circonstances occasionnelles nécessitant un travail personnel justifiant d’une concentration particulière et pouvant être accompli à domicile. Les salarié(e)s dont la mission ne permet pas l’éligibilité peuvent, dans ces conditions, en faire la requête à leur responsable hiérarchique à qui il appartiendra d’évaluer la possibilité de le mettre en place.

• Les évènements ponctuels affectant significativement la circulation des moyens de transport collectif (exemple grèves nationales impactant les transports ferroviaires, bus, RATP …).

Dans les cas décrits ci-dessus, le recours au télétravail se fera pour une période déterminée par un échange d’accord écrit entre le salarié et son responsable. Sa mise en place se fera en s’inspirant des dispositifs du présent Accord (organisation du télétravail, règles de santé/sécurité, droits des salarié(e)s etc…). S’agissant du rythme du télétravail et de la mise à disposition au/à la salarié(e) du matériel nécessaire, ils seront adaptés pour tenir compte des caractéristiques des situations individuelles spécifiques et des circonstances collectives particulières visées ci-dessus.

Hors prises en charges spécifiques qui seraient rendues nécessaires pour le maintien dans l’emploi d’un salarié handicapé, le télétravail ponctuel ou occasionnel ne donne pas lieu à prise en charge spécifique et notamment ne donne pas lieu à versement de l’allocation prévue au 8 bis du présent Accord.

• Situation particulière des salariés « itinérants » ou « nomades »

Les parties sont convenues qu’il était important d’avoir une approche particulière pour les salariés « itinérants » (commerciaux « nomades »), en déplacements clientèle fréquents et qui, de fait, peuvent être amenés dans des cadres particuliers liés à leurs interventions à travailler de chez eux. Ces salarié(e)s sont par ailleurs en forfait jours compte tenu de leur positionnement et de l’autonomie dont ils disposent dans l’organisation de leur emploi du temps.

Une telle approche est nécessaire afin de répondre au mieux aux besoins des clients et prospects, en garantissant une organisation du travail plus « souple » pour les commerciaux concernés.

Ces salarié(e)s exercent en effet des fonctions commerciales terrain et ont vocation à être essentiellement présents sur leur secteur commercial, au plus près de leurs différents interlocuteurs.

Une partie de leur travail correspondant notamment aux tâches de préparation et de suivi des contacts, faisant appel aux technologies de l’information et qui aurait pu être effectuée dans les locaux de l’entreprise, est effectuée hors de ces locaux.

Ils doivent pouvoir avant et/ou après un rendez-vous et/ou un déplacement, exercer avec souplesse leur travail de leur domicile, et non dans un cadre strict d’une journée fixe par semaine. Un formalisme allégé est par ailleurs mis en place les concernant. Ainsi, les conditions d’exercice de leur activité à partir de leur domicile dans ces circonstances et le versement de l’allocation forfaitaire respecteront les dispositions du présent Accord, à l’exception de celle relative au « rythme de télétravail ».

5. CONDITIONS DE REVERSIBILITE DU TELETRAVAIL REGULIER

Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou le responsable hiérarchique pourront mettre fin à la situation de télétravail régulier :

• A l’initiative du salarié, s’il ne souhaite plus télétravailler

• A l’initiative de l’employeur en cas de :

• Changement de poste, qui entrainera la remise en cause « automatique » du télétravail, sauf accord contraire express entre les parties ;

• Non-respect des règles de l’Accord notamment en termes de sécurité, de respect du temps de travail, des plages horaires de connexion ou plannings, ou encore de problèmes techniques d’application du télétravail (déménagement non signalé, connexion défaillante à domicile, impossibilité de chargement des outils de travail indispensables…).

Dans ce cas, le/la salarié(e) pourra faire une nouvelle demande à son responsable hiérarchique sous réserve de respecter les conditions d’éligibilité mentionnées précédemment.

Toute cessation du télétravail à l’initiative de l’employeur devra être motivée.

Les parties peuvent mettre fin à l’organisation de l’activité en télétravail en respectant un délai de prévenance raisonnable, notamment en cas de changement anticipé et identifié en avance.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions, dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravail occasionnel ou temporaire/ponctuel est quant à lui mis en œuvre pour une période déterminée.

Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles aura une durée liée aux circonstances qui l’ont imposé.

6. PERIODE D’ADAPTATION

Une période d’adaptation de trois mois permettra à chacune des parties de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec leurs intérêts et leurs attentes. Pendant cette période, le/la salarié(e) pourra décider de cesser d’exercer son activité en télétravail. Son responsable hiérarchique pourra également mettre fin au télétravail, notamment si les conditions techniques ou l’organisation ne sont pas compatibles avec ce mode d’organisation du travail. Un délai de prévenance raisonnable devra être respecté. En cas de désaccord un recours auprès des RH pourra être effectué dont l’objectif sera d’arbitrer la décision.

Par ailleurs, à l’issue de la période d’adaptation, un entretien de bilan aura lieu entre le/la salarié(e) et son responsable hiérarchique.

7. ORGANISATION DU TELETRAVAIL

Les dispositions ci-après peuvent être adaptées, pour les travailleurs handicapés, afin de garantir le respect du principe d’égalité de traitement à leur égard. Les concernant, des mesures particulières peuvent être prises, telles que précisées ci-après.

1. Conditions de travail 

Les parties insistent sur le nécessaire respect, par les salariés comme par l’entreprise, des conditions du télétravail telles que fixées par le présent Accord.

• Rythme de télétravail

Afin de maintenir le lien social avec l’entreprise et la cohésion de la communauté de travail, et de limiter l’émergence de difficultés organisationnelles, l’activité exercée en télétravail à domicile ne pourra pas excéder 2 (deux) journées complètes et fixes par semaine travaillée. Quel que soit son temps de travail, la mise en place du télétravail ne saurait conduire par ailleurs un(e) salarié(e) à une présence de moins de 2 jours par semaine dans l’entreprise.

Afin d’assurer le maintien d’une activité régulière dans les locaux de l’entreprise et une occupation régulière et homogène des locaux, les jours de télétravail :

• Pourront être fixés sur deux journées accolées ;

• Ne pourront pas être fixés le lundi et le vendredi d’une même semaine.

Pour des raisons évidentes d’organisation, le télétravail ne peut s’organiser que par journée entière. Pour faciliter la mise en place du télétravail pour les salariés en temps partiel, le responsable hiérarchique peut cependant valider une telle organisation avec la direction des ressources humaines.

Une journée supplémentaire par semaine de télétravail peut être accordée au/à la salarié(e), à titre exceptionnel et ponctuel, pour une période définie au préalable et selon les besoins de fonctionnement de l’entreprise. Le responsable hiérarchique doit en ce cas donner son accord à une demande écrite et justifiée du/de la salarié(e), en fixer la durée et en informer le service RH. Les dispositions ci-dessus restent dans ce cas applicables (présence au moins 2 jours par semaine sur site ; journées accolées…). Le bénéfice d’une telle journée supplémentaire de télétravail dans ce cadre ne donne pas lieu à majoration de l’allocation forfaitaire prévue au 8 bis du présent Accord.

En cas de télétravail occasionnel ou temporaire, le rythme devra être identique au rythme de télétravail régulier. De ce fait, le télétravail occasionnel ne pourra excéder deux journées complètes par semaine.

Cependant le rythme peut être adapté en cas de situations particulières le justifiant, notamment sur préconisation de la médecine du travail ou en situation de handicap.

• Règles de gestion

Les jours habituellement télétravaillés sont fixés lors de la mise en place du télétravail.

Ils peuvent être modifiés d’un commun accord entre le/la télétravailleur/euse et le responsable hiérarchique, ponctuellement ou définitivement.

En cas de situation individuelle spécifique, les jours de télétravail sont déterminés et revus en fonction de l’évolution de la situation (exemple : aménagement du temps de travail sur préconisation de la médecine du travail, situation de handicap).

Certaines journées initialement prévues en télétravail pourront par ailleurs être exceptionnellement annulées :

• A la demande du salarié avec l’accord du responsable hiérarchique

• A la demande du responsable hiérarchique, en cas de situation temporaire impliquant le retour dans l’entreprise

Ex : réunion d’équipe, rendez-vous client, appel d’offres, changement d’outil nécessitant une formation temporaire, … 

• En cas de déplacement professionnel et de formation

• En cas d’impossibilité d’exercer son activité en télétravail au domicile

Ex : panne ou défaillance des équipements informatiques, interruption de connexion…

Ces journées de télétravail annulées seront de ce fait effectuées dans les locaux de l’entreprise.

Un délai de prévenance raisonnable sera si possible appliqué, sauf en cas de situation temporaire exceptionnelle, par exemple une panne des équipements, dans ce cas précis, le manager prendra, cependant en compte, le mode et temps de transport du collaborateur.

Les jours de télétravail ne sont ni cumulables ni reportables, notamment en cas d’annulation (sauf accord préalable du responsable hiérarchique), et en cas d’absence (prise de congés payés, jours de RTT ou jours de compensation).

• Suivi du temps de travail et de la charge de travail

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise. Sa durée du travail doit être identique qu’il soit sur site ou en télétravail.

Pour ce faire, comme pour le travail réalisé dans l’entreprise, l’employeur contrôle que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter sa durée du travail et notamment les durées maximales (quotidiennes et hebdomadaires) de travail et les durées minimales de repos, les temps de pause.

Afin d’assurer le respect de la vie privée et le respect de son temps de travail, le responsable hiérarchique fixe en concertation avec le télétravailleur les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, ou rappelle les plannings qui lui sont applicables, en correspondance avec son horaire habituel de travail et dans le respect de l’Accord d’entreprise sur le temps de travail (respect des heures d’ouverture de l’entreprise dans la fixation des plages horaires, des plages fixes de travail en cas d’horaires variables, des temps de repos, de pause…).

Le télétravailleur s’engage au respect des plages horaires fixées ou de ses plannings, durant lesquels il devra être connecté / disponible et devra pouvoir être contacté.

En outre, il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion (voir point 7.3.) en dehors des plages horaires convenues / des plannings applicables. Le salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par l’entreprise (TIC). Le management veillera au respect de ce droit

• Maintien du lien avec l’entreprise

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail. Ce mode d’organisation ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service comme à la vie sociale de l’entreprise.

L’entreprise met en place des outils de communication (ex. « Restons connectés ») permettant le maintien du lien social et de l’expression collective des salarié(e)s.

L’entretien annuel portera notamment sur les conditions d’activité du/de la salarié(e) et sa charge en télétravail.

Chaque télétravailleur bénéficie également d’entretiens périodiques avec son responsable hiérarchique dans les mêmes conditions et suivant le même rythme que les autres salarié(e)s, avec notamment un point régulier sur la bonne exécution de leurs tâches en télétravail. À tout moment, le/ la salarié(e) peut demander à son responsable hiérarchique un entretien s’il rencontre des difficultés dans la réalisation de ses missions télétravail ou ressent un sentiment d’isolement.

Une attention particulière sera portée au travailleur handicapé en télétravail afin de ne pas créer, selon l’organisation propre du télétravail qui serait adoptée le concernant, de situations d’isolement du collectif de travail.

2. Devoirs du télétravailleur

• Conformité du lieu de télétravail et mise en œuvre du Télétravail

L’employeur demande au salarié, préalablement à son passage en télétravail, de s’assurer de la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail.

Le salarié doit certifier par ailleurs la conformité de l’installation électrique de son domicile à la règlementation en vigueur auprès de l’entreprise, par la remise d’une attestation de conformité (déclaration sur l’honneur). Cette conformité des installations est une condition préalable indispensable pour bénéficier du télétravail. Aucun salarié ne saurait effectuer son activité sans s’assurer de cette conformité.

Lorsque le télétravailleur est amené exceptionnellement à solliciter de pouvoir télétravailler hors de son domicile, en « tiers-lieux », il s’engage à s’en être préalablement assuré.

Le télétravailleur s’engage à disposer d’un espace de travail dédié dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail.

L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

Le salarié doit bénéficier de bonnes conditions techniques. 

L’accès au télétravail nécessite notamment un réseau internet de qualité suffisante pour permettre une bonne utilisation des outils de communication (visioconférence avec débit suffisant par ex.). Le télétravailleur s’engage à signaler à son responsable hiérarchique tout problème technique, notamment lié à une défaillance de réseau.

En cas de défaillance technique ou d’interruption de connexion, le télétravailleur s’engage à en informer sans délai son responsable hiérarchique. Le responsable hiérarchique pourra être alors amené à solliciter le retour dans les locaux de l’entreprise, ce à quoi s’oblige le/la télétravailleur.

Le télétravailleur doit rester connecté et joignable, notamment sur Teams, pendant les plages horaires ou selon ses plannings fixés.

• Protection des données et confidentialité, RGPD

Le/la salarié(e) en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la « Charte Informatique : usage des ressources informatiques, électroniques, numériques et téléphoniques ».

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe, code pin…) qui sont personnels et incessibles.

Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier, à ce titre, préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées. Le/ la salarié(e) veillera à garantir la conformité des informations en sa possession sur le lieu de son domicile. Le traitement des données doit également être en conformité avec les règles en vigueur dans l’entreprise, notamment les dispositions relatives au RGPD (Règlement général de protection des données).

• Assurance

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile, tenant compte de l’exercice d’une partie de son activité à domicile.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires au service RH.

Chaque année, le télétravailleur devra remettre à l’employeur une attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés.

3. Devoirs de l’employeur

• Santé & sécurité, droit à la déconnexion

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

A cet effet, le télétravailleur atteste que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Le télétravail est une modalité d’organisation du travail prise en compte dans la démarche d’analyse et d’évaluation des risques professionnels.

Les règles relatives notamment à l’utilisation des écrans de visualisation et les recommandations en matière d’ergonomie, qui sont portées à la connaissance de tous les salariés de l’entreprise, sont rappelées aux salarié(e)s en télétravail, intégrées au « Guide du télétravail ».

Les salariés sont tenus de respecter et appliquer ces règles de prévention et sécurité.

L’employeur et le CSE (Commission Sécurité, Santé et Conditions de Travail - SSCT), dans le cadre de ses prérogatives, peuvent le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail. Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur rendez-vous et en la présence du télétravailleur. Tout refus du/ de la salarié(e) amènera une suspension du télétravail.

Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile, qui constitue son lieu de travail les jours télétravaillés, pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise, notamment en cas d’accident.

Si un accident survient au domicile pendant le jour de télétravail, le/la salarié(e) en avise sa hiérarchie et le service RH dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il/elle effectue son activité dans les locaux de l’entreprise. Il appartient au service RH de prévenir la CPAM et de faire les démarches nécessaires. L’appréciation du caractère professionnel de l’accident s’effectue conformément à la réglementation applicable.

Les parties rappellent que l’entreprise est tenue de respecter la vie privée du/de la salarié(e), qui dispose d’un droit à la déconnexion.

A ce titre, le responsable hiérarchique ne peut contacter le télétravailleur en dehors des plages horaires définies ou des plannings applicables, sauf situations exceptionnelles et urgentes, justifiée par une situation de crise pour l’entreprise.

En vertu du droit, en aucun cas il ne saurait être attendu du télétravailleur qu’il réponde à des sollicitations, par courriel notamment, hors de ses plages de connexion. A fortiori, il ne saurait lui être reproché de ne pas avoir répondu à de telles sollicitations.

Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congés…), le/la salarié(e) habituellement en télétravail ne pourra pas télétravailler. Le responsable hiérarchique devra prendre en compte ces périodes d’absences et ne pas solliciter le/la salarié(e).

• Mise à disposition de l’équipement, maintenance et restitution

L’entreprise s’engage à fournir et entretenir les équipements techniques nécessaires à l’activité en télétravail. Selon les besoins, elle peut être amenée à fournir :

• Un accès sécurisé au réseau de l’entreprise via l’utilisation d’un VPN ;

• Un ordinateur portable dans la mesure où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise ;

• Un accès à un outil collaboratif en ligne et à un outil de téléphonie selon les besoins de l’activité en télétravail.

Le télétravailleur doit utiliser les outils/supports/logiciels et accès mis à sa disposition par l’entreprise.

Les équipements seront entretenus par l’entreprise. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit prendre contact avec le service informatique de l’entreprise qui fera le nécessaire pour dépanner à distance le/la salarié(e). En cas d’impossibilité de dépannage à distance, le/la salarié(e) prévient son/sa responsable hiérarchique pour l’en informer et convenir avec lui/elle des modalités de poursuite de son travail au domicile ou sur site.

Si nécessaire, un nouveau matériel sera fourni dans les meilleurs délais.

Le télétravailleur, pendant une période d’indisponibilité pour causes de problèmes techniques, devra se rendre dans les locaux de l’entreprise pour y travailler régulièrement.

Des équipements spécifiques peuvent être mis à disposition des travailleurs handicapés afin de leur permettre l’exercice de leur activité en télétravail (Ex : adaptation du mobilier, mise en place de logiciels particuliers, aménagement de l'environnement de travail).

7. DROITS DU/ DE LA SALARIE(E)

• Droits collectifs

Le/la salarié(e) en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise, notamment quant à l’accès à l’information syndicale et quant aux élections professionnelles.

L’ensemble de la politique RH reste applicable aux télétravailleurs (Exemples : accès aux formations, à l’entretien annuel, promotions et revalorisations…).

• Droits individuels

Le/la salarié(e) en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens annuels et professionnels et de politique d’évaluation.

Ainsi, le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation des résultats du télétravailleur.

Il/elle bénéficie par ailleurs, conformément à la réglementation, d’une priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail.

Il est rappelé, comme développé ci-dessus, que le télétravailleur bénéficie d’un droit au respect de sa vie privée, d’un droit à la déconnexion.

• Actions d’accompagnement, de formation et de communication

Des actions d’accompagnement et de sensibilisation spécifiques au travail à distance seront organisées pour les responsables hiérarchiques.

Les télétravailleurs bénéficieront d’une formation appropriée à ce mode d’organisation du travail sur les équipements techniques que ces derniers seront amenés à utiliser au sein de leur lieu de télétravail, ainsi que sur les caractéristiques du télétravail. Cette formation qui pourra intervenir sous la forme d’un e-learning, aura lieu dans le trimestre qui suit l’acceptation de la demande e télétravail auprès de l’ensemble des salarié(e)s.

L’entreprise communiquera sur la mise en œuvre de cette nouvelle forme d’organisation du travail auprès de l’ensemble du personnel.

8 bis. ALLOCATION FORFAITAIRE

Une allocation forfaitaire est attribuée (hors situation exceptionnelle régie par les dispositions mentionnées au paragraphe 2Bis : TELETRAVAIL EN CAS DE CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES) au télétravailleur en télétravail régulier, destinée à couvrir l’ensemble des frais engendrés par le télétravail, d’un montant de :

10,00 Euros net mensuels pour 1 journée de télétravail régulier

20,00 Euros net mensuels pour 2 journées et plus de télétravail régulier

Pour les salariés à temps partiel, selon le nombre de jours de télétravail régulier effectué l’allocation sera calculée au prorata (si le nombre de jours n’est pas 1 jour entier).

Le montant de cette allocation est fixé conformément aux barèmes réglementaires forfaitaires d’exonération actuellement en vigueur. Elle est exonérée, dans les limites de ces barèmes, de cotisations et contributions sociales. Elle suivra le régime fiscal applicable.

Le montant mensuel de l’allocation devra dans tous les cas être fixé de sorte de respecter en tout état de cause la limite d’exonération annuelle en vigueur.

Elle apparait, mensuellement, sur les fiches de paye des salariés.

8. PROCESSUS DE CANDIDATURE ET D’ACCEPTATION

Les parties au présent Accord conviennent que le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail et sur les missions à assurer en télétravail, dans le respect le plus strict du principe d’égalité.

Le salarié peut dans sa demande faire part de ses attentes quant au(x) jour(s) « télétravaillé(s) ».

Le choix du/des jour(s) de télétravail est fixé par le responsable hiérarchique, selon des critères objectifs portant sur :

• L’organisation du service,

• Les salariés du service déjà absents certains jours de la semaine, notamment en raison de congés parentaux ou de mesure thérapeutique,

• Les contraintes liées à l’activité,

• La nécessité de respecter les contraintes des locaux (place),

• La nécessité d’assurer une présence régulière et homogène (« lissée ») des membres de l’équipe dans les locaux de l’entreprise…

En cas de désaccord un recours auprès des RH pourra être effectué dont l’objectif sera d’arbitrer la décision.

Le responsable hiérarchique peut également définir une journée par semaine « non télétravaillée » pour l’ensemble de son équipe, de sorte de pouvoir organiser des réunions, évènements… cette journée-là.

• En cas de télétravail régulier

Les étapes suivantes de la procédure de candidature sont faites une seule fois avant la mise et place :

• Le/la salarié(e) qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande, auprès de son responsable hiérarchique et du service RH. Le responsable s’assure, préalablement, à sa demande de la compatibilité et de la conformité de son domicile.

Ce processus se fera de façon simple par le biais d’un workflow idéalement dématérialisé.

• Le/la responsable hiérarchique examine la demande du/de la salarié(e). La mise en œuvre effective du télétravail est subordonnée au respect de certains critères et conditions : le respect des conditions d’éligibilité et l’organisation du télétravail en adéquation avec l’organisation du service et de l’équipe essentiellement. Par exemple, le responsable hiérarchique peut exclure du télétravail la journée réservée aux réunions hebdomadaires en présentiel.

• Le/la responsable organise un entretien avec le/la salarié(e) pour lui donner sa réponse. Elle porte à la fois sur le principe et, en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail : jour(s) de télétravail, missions ou tâches à effectuer, la gestion du temps et de la charge de travail, l’organisation de la journée de télétravail, plages de disponibilité etc.

• Le manager valide ou non à la demande du/ de la salarié(e) dans un délai d’un mois en informant le service RH. Cette réponse devra être motivée par le responsable hiérarchique.

• Le/la responsable hiérarchique met à la disposition du futur télétravailleur un guide contenant l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail et aux règles de bon fonctionnement. Il se rapproche également du service informatique pour les équipements indispensables au télétravailleur. 

Le salarié doit s’engager en signant une attestation sur l’honneur, à respecter scrupuleusement les dispositions du présent Accord dans la mise en œuvre et l’organisation du télétravail. A défaut, le télétravail ne peut être envisagé.

• Enfin, le/la salarié(e) et son responsable effectuent les formations relatives au passage en télétravail au plus tôt

La mise en place du télétravail s’effectue dans le mois suivant l’accord donné par le/la responsable.

En cas de désaccord, le/la salarié(e) ne pourra exécuter son activité en télétravail.

• En cas de télétravail occasionnel / ponctuel (hors circonstances exceptionnelles)

Le télétravail occasionnel / ponctuel intervient pour une période déterminée, fixée préalablement entre les parties.

Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes :

• Le/la salarié(e) qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande auprès de son responsable hiérarchique et du service RH. Il s’assure préalablement à sa demande de la compatibilité et de la conformité de son domicile.

• Le/la responsable hiérarchique examine la demande du/de la salarié(e). La mise en œuvre effective du télétravail est subordonnée au respect de certains critères et conditions : le respect des conditions d’éligibilité et l’organisation du télétravail en adéquation avec l’organisation du service et de l’équipe essentiellement.

• Le/la responsable organise un entretien avec le/la salarié(e) pour lui donner sa réponse. En cas d’acceptation, il/elle cadrera également la/les journée(s) en télétravail les missions ou tâches à effectuer, la gestion du temps et de la charge de travail, l’organisation de la journée de télétravail, les plages de disponibilité, etc.

• Le manager valide ou non la demande du/ de la salarié(e) en informant le service RH dans un délai raisonnable, nécessaire à la mise en place des moyens techniques pour effectuer le télétravail exactement dans les mêmes conditions à distance. Cette réponse devra être motivée par le responsable hiérarchique.

• Le/la responsable hiérarchique transmet / met à disposition de futur télétravailleur un guide contenant l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail et aux règles de bon fonctionnement. Le responsable hiérarchique se rapproche également du service informatique pour les équipements indispensables au télétravailleur.

Dans ces conditions, la mise en place du télétravail s’effectue au plus tôt une fois l’accord donné.

En cas de désaccord, le/la salarié(e) ne pourra exécuter son activité en télétravail.

9. SUIVI DE L’ACCORD

Une commission paritaire de suivi appelée commission télétravail est constituée au sein de Sodexo Pass France pour s’assurer de la bonne application du présent accord. Elle est composée de membres du CSE (CSSCT), des délégués syndicaux, des RH, d’un responsable hiérarchique et d’un salarié télétravailleur.

La première année de la signature de l’accord, la commission se réunira dans les six mois pour faire un premier bilan, puis de façon annuelle.

Elle s’appuiera sur un état des lieux des demandes de télétravail reçues et de leur traitement sur la base des indicateurs suivants :

• Nombre et/ou pourcentage de télétravailleurs par départements et statut ;

• Répartition des télétravailleurs (temps plein / temps partiel) ;

• Répartition hommes / femmes ;

• Nombre de demandes acceptées / refusées avec les motifs de refus ;

• Problèmes ou difficultés d’adaptation rencontrées par les télétravailleurs et/ou les responsables hiérarchiques ;

• Réponses ou solutions apportées à ces problèmes ou difficultés ;

• Eventuels accidents du travail intervenus en télétravail ;

• Nombre de sessions de formation et actions d’accompagnement et de sensibilisation réalisées ;

• Taux de réversibilité ;

• Impacts sur l’absentéisme ;

• Satisfaction vis-à-vis des modalités du télétravail ;

• Impact(s) ressenti(s) sur la QVT : état de fatigue, de stress etc ;

• Impact(s) ressentis sur l’efficacité (niveau de motivation, de concentration…) ;

• Qualité de l’accompagnement lors du passage en télétravail ;

• Impacts ressentis sur l’ambiance au sein de l’équipe ….

En cas de besoin, la commission pourra se réunir à la demande de l’une des parties signataires du présent Accord.

A la demande de l’une ou l’autre des parties signataires, la Direction et les Organisations Syndicales signataires se réuniront afin de débattre sur d’éventuelles difficultés d’application du présent accord ou pour débattre de son évolution et des révisions à envisager notamment le personnel éligible (exemple : création de poste)

Un sondage sera réalisé, par le service RH, tous les 12 mois pour que les télétravailleurs et les responsables hiérarchiques évaluent les conditions de travail, l’organisation du télétravail, la confiance accordée, le respect du droit à la déconnexion, la charge de travail etc.

10. MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD

Le présent accord sera soumis aux informations et consultations prévues par la législation en vigueur.

11. DUREE DE L’ACCORD ET ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être révisé par de futurs avenants dans les conditions légales.

Les parties conviennent en outre expressément qu’en cas de déménagement du siège de l’entreprise, elles se réuniront à l’initiative de la direction et dans les plus brefs délais en vue d’une révision éventuelle de l’Accord.

Il s’appliquera après accomplissement des formalités administratives décrites à l’article 13 ci-dessous et conformément à la règlementation en vigueur.

Un point annuel sera fait avec les signataires du présent accord.

12. DEPOT DE L’ACCORD ET PUBLICITE

Le présent accord sera déposé à la diligence de la Direction après notification à chaque organisation syndicale représentative de l’entreprise, dans le respect des dispositions règlementaires applicables auprès de la DRIEETS et du secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes.

Fait à Nanterre le 17 décembre 2021 En 7 exemplaires

Pour la société 

Directeur Général Organisation Syndicale CGT

Organisation Syndicale CFE-CGC

Organisation Syndicale FO