Accord relatif à la mise en place de vote électronique pour les élections du Comité Social et Economique de CNP Assurances

Entre les soussignées :

CNP Assurances, société anonyme au capital de 686.618.477 Euros, immatriculée au RCS de Nanterre sous le n° 341 737 062, ayant son siège social au 4 Promenade Cœur de Ville à Issy-les-Moulineaux (92130), représentée par , Directeur des Ressources Humaines,

d’une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives de CNP Assurances, représentées respectivement par les délégués syndicaux désignés à cet effet,

d’autre part.

Préambule

Conformément aux dispositions :

• de l’article L. 2314-26 du Code du travail qui permet l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique par vote électronique,

• des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour l’élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique,

• de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007,

• de l’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles,

• de la délibération n°2019 - 053 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), formulant des recommandations sur la mise en place du vote électronique,

Les parties au présent accord sont convenues des modalités d’organisation et de déroulement du vote électronique dont l’objet est de faciliter et ainsi favoriser la participation des salariés au processus électoral.

Le recours au vote électronique dans le cadre de ces élections vise à améliorer le processus de vote au sein de l’entreprise permettant notamment :

• de faciliter l’accès au vote, y compris pour les personnels nomades, en congés, en arrêt maladie ou en déplacement,

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de proposer une solution fiable et sécurisée dans le respect de la législation et des règlementations en vigueur,

• de simplifier le dépouillement et le calcul d’attribution des sièges,

• et d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions décrites ci-après.

Article 1 - Principes généraux

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de CNP Assurances pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. Il s’applique à l’ensemble des travailleurs ayant la qualité d’électeur au sein de l’entreprise pour les élections professionnelles.

Le système de vote électronique, tel que défini dans le présent accord, couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système de vote retenu respectera les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

• L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail, l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL. Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

La solution et la prestation retenues seront analysées et validées par le Responsable en charge de la Sécurité des Systèmes d’Information (RSSI) et le Délégué à la Protection des données (DPO) de l’entreprise.

Article 2 - Modalités de vote – Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, la Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, du calendrier électoral, des collèges électoraux, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Article 3 - Déroulement des opérations de vote – Accès au vote électronique

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal (PC, Smartphone, tablette), de leur lieu de travail, ou à distance, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections professionnelles.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Une troisième information personnelle, précisée dans le protocole d’accord préélectoral, devra être saisie par l’électeur pour s’authentifier et accéder au site de vote.

Ces moyens personnels d'authentification permettront au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie d’un code de défi, défini dans le protocole d’accord préélectoral, vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 4 - Information des salariés et formation au système de vote électronique

Les moyens nécessaires sont mis en œuvre pour faciliter l’utilisation de cette technique de vote.

En particulier, avant l’ouverture du scrutin, chaque électeur disposera de l’adresse du site et des moyens personnels d’authentification qui seront complétés d’une notice d’information précisant le déroulement des opérations électorales et des modalités de vote électronique.

En outre, les délégués syndicaux, les délégués de liste et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Article 5 - Confidentialité et sécurité des données transmises et stockées

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

A cet égard, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-16 du Code du travail, la liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin sous forme d’un suivi du taux de participation. Les modalités d’accès à cette donnée seront précisées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement ainsi que le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Article 6 - Scellement du système de vote électronique

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés destinées à permettre le dépouillement des votes est réalisée publiquement avant l’ouverture du vote lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Les deux assesseurs nominativement identifiés, ainsi que le Président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 7 - Sécurité - Cellule d’assistance technique et dispositif de secours

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales, ainsi qu'un représentant du prestataire.

En présence des délégués de liste, elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 8 - Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Le Délégué à la Protection des données (DPO) s’assure de la conformité du dispositif de vote électronique au Règlement Général sur la Protection des Données.

Article 9 - Expertise indépendante

Le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales, préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception.

Cette expertise doit être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Elle doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du travail.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Article 10 - Délais de recours et destruction des données

L’entreprise ou le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Article 11 - Clauses finales

Durée

Le présent accord est conclu pour la période de préparation et de mise en œuvre des prochaines élections du Comité Social et Economique à intervenir d’ici fin 2023.

Le présent accord est applicable à compter de sa signature.

Révision

Chaque partie signataire pourra, à tout moment, formuler une demande de révision ou d'adjonction au présent texte. Elle devra notifier cette demande à toutes les parties signataires, sous pli recommandé avec accusé de réception, accompagnée d'un projet d'accord portant sur les points sujets à révision ou adjonction.

Les parties signataires devront se réunir pour étude de la demande dans un délai maximum de trois mois suivant la date de notification de la demande. L'ensemble des organisations syndicales représentatives, signataires ou non du présent texte, seront invitées à participer aux négociations engagées en vue de sa révision.

L’avenant portant révision de tout ou partie de l’accord se substituera de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

L’avenant de révision sera soumis aux mêmes formalités dépôt et de publicité que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord sera déposé selon les formalités requises auprès de la DREETS de la région d’Ile de France et du secrétariat du greffe du Conseil des prud’hommes de Boulogne-Billancourt. En outre, il sera déposé sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Chaque organisation syndicale représentative recevra un exemplaire du présent accord.

Fait à Issy-les-Moulineaux, le 31 mai 2023

Pour CNP Assurances,

Représentée par la DRH

Et par l’ensemble des organisations syndicales

CFDT / CFE-CGC / CGT / FO / UNSA

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Annexe à l’accord d’entreprise dans le cadre des élections de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de CNP Assurances

NATURE DES PRESTATIONS ATTENDUES

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

1. Fonctionnalités générales

   1. Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24, durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections

Les élections à organiser sont les élections professionnelles de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

4. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit à CNP Assurances les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur : celui-ci doit saisir un code identifiant et un mot de passe qui lui sont adressés avant l’ouverture du scrutin, complété d’un troisième code non inclus dans cet envoi, lequel s’appuie sur une donnée personnelle précisée dans le protocole d’accord préélectoral,

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’une donnée personnelle précisée dans le protocole d’accord préélectoral,

• l’identité de l’électeur est contrôlée avant de finaliser le vote,

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

  3. Dépouillement des urnes électroniques

     8. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du Code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  4. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton de vote, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

5. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les personnels habilités de la Direction des Ressources Humaines.

6. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

7. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.