ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LE RENOUVELLEMENT EN 2023 DU CSE DE L’ASSOCIATION GROUPE ESA

ENTRE :

L’association Groupe ESA,

dont le siège social est situé 55, rue Rabelais - 49007 Angers cedex 01,

représentée par son Directeur Général, xxx,

ET :

L’organisation syndicale SNEPL - CFTC,

représentée par xxx, agissant en sa qualité de déléguée syndicale.

L’organisation syndicale FEP - CFDT,

représentée par xxx, agissant en sa qualité de délégué syndical.

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PREAMBULE

Entre le 25 avril et le 9 mai 2023, l’Association Groupe ESA procèdera au renouvellement des élus de l’instance CSE à l’issue du mandat en cours s’achevant le 10 mai 2023.

Le 6 septembre 2022, la direction a fait part aux organisations syndicales de son intention d’organiser un scrutin par voie électronique. Les organisations syndicales ont fait part de leur accord de principe.

La direction de l’ESA a confirmé cette intention lors d’une information donnée en séance ordinaire du CSE le 15 novembre 2022 et les organisations syndicales ont été informées qu’elles seraient conviées à une négociation d’un accord d’entreprise portant sur la mise en place d’un vote électronique.

En conformité avec les dispositions de l’article R. 2314-5 du code du travail, l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peut être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance.

Un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 du code du travail et suivants est établi dans le cadre d’un accord d’entreprise ou à défaut par l’employeur.

Le vote électronique s’inscrit dans le cadre d’un scrutin automatisé à l’aide d’un système informatique (internet ou intranet) qui permet de voter sur le lieu de travail ou à distance pendant une période déterminée depuis un appareil connecté.

Il est convenu que le protocole préélectoral qui fera l’objet d’une négociation spécifique ultérieure associant l’ensemble des organisations syndicales qui répondront à l’invitation à négocier, comportera en annexe la description du fonctionnement du système retenu et mentionnera le présent accord d’entreprise actant le recours au vote électronique.

Les parties conviennent par ailleurs que la démarche du vote électronique s’inscrit dans une perspective et une volonté de limitation de l’empreinte carbone.

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Titre I : Modalités techniques du vote

Article 1 – Recours à un prestataire choisi par la direction

En conformité avec l’article R. 2314-6, la conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges qui garantisse :
-la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

-la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

La direction a décidé de confier la conception et la mise en place du système de vote électronique à AKG SOLUTIONS, basée à Chemillé en Anjou / Thouarcé dans le Maine et Loire qui conçoit, réalise et héberge la solution « Votéo ».

Article 2 – Certification du site de vote

La législation en vigueur impose que le système de vote subisse une expertise indépendante conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail afin de certifier sa conformité en termes de sécurité. Cette expertise est assurée à date par la société DOTSAFE.

Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Le logiciel « Votéo » est certifié par une société indépendante qui garantit une conformité sur les 3 périmètres suivants :

- conformité aux articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail,

- conformité aux recommandations de la CNIL (décret 2019-053 du 25 avril 2019),

- conformité aux tests d’intrusion (tentatives de piratage) et de sécurité (analyse du code source).

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Article 3 – Engagements en lien avec les opérations électorales

La direction s’assure que le prestataire retenu par ses soins s’engage sur :

- la sincérité et l’intégrité du vote,

- l’anonymat et le secret du vote,

- l’unicité du vote,

- la confidentialité et la liberté du vote.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Article 4 – Traitement RGPD

Une fiche de traitement et protection des données est rédigée par le prestataire AKG SOLUTIONS.

Le système fait l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

La fiche détaille :

- les données et personnes concernées par le traitement,

- les échanges de données et leur durée de conservation,

- les règles de sécurité et confidentialité des données,

- le droit d’accès des personnes.

Chaque électeur est informé de l’utilisation de ses données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisée dans le courriel envoyé à l’électeur.

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Titre II : Modalités d’organisation du vote

Article 5 – Listes électorales et listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et leur confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail,

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote,

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise,

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

Article 6 – Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h minimum à 8 jours maximum et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant la période définie par le protocole préélectoral.

Le vote s’effectue exclusivement de manière électronique (premier tour et deuxième tour éventuel).

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote.

Chaque électeur recevra également un courriel contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

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Avant toute opération de vote :

- le système de vote électronique est testé par le prestataire

- les membres du bureau de vote vérifient que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés électroniques délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du bureau de vote électronique définie au protocole préélectoral, de n’importe quel terminal internet, depuis leur lieu de travail, depuis leur domicile ou depuis tout autre endroit disposant d’une connexion à internet.

Un bureau ou espace fermé, dédié au scrutin sera mis à disposition des salariés dans les deux établissements d’Angers et de Saint Quentin en Yvelines, pendant la période de vote définie au protocole préélectoral. Ce bureau sera équipé d’un ordinateur permettant aux salarié-es qui le souhaiteraient de voter depuis cet équipement. Les 2 bureaux ou espaces fermés seront accessibles aux heures d’ouverture des deux campus.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance.

L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Article 7 : Confidentialité du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-26 et R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés.

L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs.

Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation.

Les membres du bureau auront également la possibilité de consulter la liste d’émargement.

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Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

Le prestataire s’engage par la suite à détruire toutes les données du client.

Article 8 – Assistance pendant le scrutin

Une cellule d’assistance assurée par le prestataire veille au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournit aux électeurs une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant la période du vote définie par le protocole électoral.

Article 9 – Dépouillement et résultats

Conformément à l’article R. 2314-7 du code du travail, le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

A la clôture du scrutin (jour et heure) définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs.

Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral.

Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur (15822*02 élus titulaires ; 15823*02 élus suppléants ; 15248*04 procès-verbal de carence).

A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique.

En cas de second tour, les dispositions relatives au vote électronique retenues pour le premier tour s’appliquent.

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Titre III : Dispositions finales

Article 10 – Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral de renouvellement des élections du Comité Social et Economique en 2023. Il prendra fin à l’expiration dudit processus.

Article 11 – Commission de suivi paritaire

Une commission de suivi réunira les parties signataires entre la date de signature du protocole préélectoral et la date du premier tour des élections puis dans le mois suivant la clôture du scrutin pour effectuer un bilan du vote électronique.

Article 12 – Dénonciation et révision

Chaque partie signataire pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord par lettre recommandée avec accusé de réception. Les parties se réuniront au plus tôt pour examiner les modifications envisagées.

Conformément à l’article L. 2262-14 du Code du travail, toute action en nullité de tout ou partie du présent accord doit être engagée dans un délai de deux mois à compter de sa notification.

Toute dénonciation devra être notifiée par LRAR à chacun des signataires et déposée auprès de la DREETS compétente et au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes compétent.

Article 13 – Notification et dépôt

Le présent accord sera, une fois signé, notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, par la Direction du Groupe ESA, en application de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Le présent accord fera l'objet d’un dépôt dans les conditions prévues par les articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.

Le dépôt de l’accord sera effectué de manière dématérialisée dans sa version intégrale et dans une version anonymisée (ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et signataires) sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil des Prud'hommes d’Angers.

Suite au dépôt électronique, l’accord sera automatiquement transféré vers la DREETS compétente.

La version de l’accord qui sera rendue publique sera automatiquement transmise à la Direction de l’information légale et administrative en vue de sa diffusion sur le site www.legifrance.gouv.fr.

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Après l’accomplissement des formalités de dépôt légal, le présent accord entrera en vigueur.

Le présent accord est signé en nombre suffisant pour remise à chacune des parties et figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Angers, le 12 décembre 2022

En 5 exemplaires originaux dont un remis à chacune des parties

Pour l’association Groupe ESA

xxx

Directeur Général

Pour l’organisation syndicale SNEPL CFTC

xxx

Déléguée syndicale

Pour l’organisation syndicale FEP CFDT

xxx

Délégué syndical

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