ACCORD SUR LE TÉLÉTRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNÉES

La Société SIMAFEX SAS,

immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro : 342 412 434 R.C.S. La Rochelle, dont le siège social est situé 16 avenue des Fours-à Chaux 17230 MARANS,

représentée par Directeur Général, dûment habilité à l’effet des présentes,

D'une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de la Société SIMAFEX:

• Syndicat Chimie Energie Poitou-Charentes - CFDT – 23 rue Arsène Orillard 86000 Poitiers, représentée par Délégué Syndical, accompagné ;

• Syndicat du personnel de l’encadrement de la Chimie Aquitaine - CFE-CGC - 26 allées de Tourny 33000 Bordeaux, représentée par Délégué Syndical, accompagné ;

• Union Départementale des syndicats Force Ouvrière de la Charente-Maritime – Maison des Syndicats 6 rue Albert 1^er 17025 La Rochelle cedex 01, représentée par Délégué Syndical, accompagné ,

D'autre part,

Préambule 4

ARTICLE 1 Objet 4

ARTICLE 2 Champs d’application 5

a. Fonctions et postes concernés 5

b. Principe du volontariat 5

ARTICLE 3 Conditions de mise en place 6

a. Période probatoire 6

b. Durée 6

c. Renouvellement 6

d. Réversibilité permanente 7

e. Interruption définitive ou provisoire à la demande de l’entreprise 7

f. Modalités contractuelles 7

g. Nombre, fréquence et répartition des jours télétravaillés 8

h. Santé et sécurité 8

ARTICLE 4 Temps et charge de travail 9

a. Durée de travail applicable et modalités de contrôle du temps de travail 9

b. Fixation de plages horaires d’accessibilité 9

c. Entretiens de suivi 10

ARTICLE 5 Equipements de travail 10

a. Equipements de travail fournis 10

b. Utilisation des équipements 10

c. Frais de fonctionnement 11

d. Conformité du lieu de télétravail et de ses installations / assurances 11

ARTICLE 6 Protection des données et sécurité informatique 12

ARTICLE 7 Respect de la vie privée 12

ARTICLE 8 Prise en compte de situations particulières et temporaires 12

a. Personnes reconnues en qualité de « travailleurs handicapés » 12

b. Contraintes limitant ou rendant impossible tout déplacement pendant un temps limité 13

c. Femmes enceintes 13

d. Circonstances exceptionnelles 13

ARTICLE 9 Durée et date d’application 13

ARTICLE 10 Révision ou dénonciation 13

ARTICLE 11 Clause de revoyure 14

ARTICLE 12 Dépôt 14

Préambule

Cet accord définit les principes de Simafex concernant le télétravail.

Il est apparu nécessaire de développer au sein des activités de Simafex la possibilité de recourir au télétravail à domicile car ce mode d’organisation du travail constitue une opportunité intéressante d’adaptation de l’entreprise à certaines évolutions :

• Le développement et l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication créent depuis plusieurs années les conditions pour que les locaux de l’entreprise ne soient pas le cadre incontournable de la prestation de travail en donnant la possibilité d’accès délocalisé aux outils et aux informations nécessaires à sa réalisation.

• La préoccupation grandissante de l’ensemble des acteurs économiques à l’égard des facteurs de pollution engendrés par l’utilisation intensive des moyens de transport.

Lorsque l’emploi exercé par le collaborateur se prête à cette forme d’organisation, que les contraintes du travail le permettent, que sont garanties de bonnes règles de fonctionnement à distance dans la relation avec l’environnement professionnel et le management, le télétravail peut être une forme d’organisation durable apportant des éléments positifs en matière de qualité de vie, de responsabilisation et d’autonomie dans l’exercice des missions professionnelles.

Cet accord pourra être adapté en fonction d’événements extérieurs tels que des menaces d’épidémie, des catastrophes naturelles, des problèmes informatiques graves, des ruptures d’approvisionnement d’énergie…

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment en cas de crise épidémique, l’article L. 1222-11 du Code du travail autorise le recours au télétravail sans l’accord du salarié. Dans ce cadre, la mise en œuvre du télétravail peut devenir la règle et devenir impérative dès lors que le poste de travail le permet.

Il est rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et pour garantir la protection des salariés.

Ceci étant exposé, il est convenu ce qui suit :

Objet

Le télétravail est caractérisé par le fait que la prestation de travail peut être réalisée dans les locaux de l’entreprise et dans un autre lieu prédéfini, pour une durée et un calendrier déterminés.

Le télétravail alterne les périodes de travail dans les locaux de l’entreprise et dans un autre lieu prédéfini au domicile. En cas de télétravail en un tiers lieu, l’information doit être communiquée par mail au manager et la RH en début de journée.

Le télétravail est exclusivement effectué au travers des technologies de l’information et de la communication mises en place par la société Simafex.

Des accès au réseau de l’entreprise comme par exemple lors de missions, ou formations, ou toute activité nomade ne constituent pas du télétravail.

Champs d’application

Fonctions et postes concernés

Sont éligibles les postes compatibles avec cette forme d’organisation du travail, de nature à être exécutés de façon régulière ou ponctuelle à distance et utilisant un support informatisé pour tout ou partie du travail.

Ainsi sont exclus les postes nécessitant une présence physique permanente ou quasi permanente sur les sites de la société Simafex ou chez les clients ou fournisseurs de la société Simafex notamment en raison des outils de travail ou de la configuration de l’équipe.

L’éligibilité du poste au télétravail fera l’objet d’une validation du manager et de la DRH.

Ainsi, sont éligibles au télétravail régulier à l’application du présent accord les salariés occupés régulièrement à des tâches administratives pouvant être réalisées à distance.

Le télétravail est aussi ouvert de façon ponctuelle à des salariés des services opérationnels :

• Dont l’activité ne permet pas d’organiser de manière régulière la prise de jours de télétravail

• Dont l’activité professionnelle constituée en partie de tâches administratives peut être regroupée a minima sur une demi-journée de télétravail.

Le télétravail est exclusivement réservé aux salariés des établissements de la société Simafex en contrat à durée indéterminée ou déterminée à temps plein ou à temps partiel à 80% minimum et ayant une ancienneté de plus de deux ans.

De ce fait, sont exclus les autres types de contrats tels que les contrats d’apprentissage, les contrats de professionnalisation et les conventions de stage, etc.

Les salariés intéressés doivent faire preuve d’autonomie professionnelle dans l’exécution de leur travail et avoir la capacité à travailler de façon régulière à distance, et de manière individuelle.

Ils doivent avoir une bonne connaissance de leur poste de travail, des outils informatiques, et savoir gérer leur temps de travail.

Principe du volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande appartient au collaborateur sauf dans des circonstances exceptionnelles où sa mise en œuvre par l’entreprise est un moyen d’assurer la continuité de l’activité (ex : crises épidémiques).

Le volontariat est fondé sur un principe d’acceptation mutuelle et un principe de double réversibilité tant à l'initiative de l'employeur que du salarié.

Lorsqu'un salarié souhaite opter pour le mode télétravail, il adresse une demande écrite à son manager avec copie à son Responsable Ressources Humaines.

La demande de passage en mode télétravail est subordonnée à l’accord du manager et des Ressources Humaines.

Les responsables hiérarchiques et la DRH pourront, après examen, accepter ou refuser cette demande. En cas de refus, celui-ci fera l'objet d'une réponse écrite et motivée.

Conditions de mise en place

Période probatoire

Durant les 3 premiers mois de télétravail (de date à date), l’entreprise comme le salarié peut mettre fin au télétravail à tout moment, à condition de respecter un délai de prévenance d’une semaine sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court.

L’objectif de cette période est de vérifier le bon fonctionnement technique et organisationnel de ce nouveau mode de travail par les parties.

En tout état de cause l’arrêt du télétravail par l’une ou l’autre des parties sera formalisé par écrit par un courrier remis en mains propres.

Durée

Compte tenu de la spécificité du télétravail, il est convenu que l’avenant au contrat de travail pour sa mise en œuvre prévoira une durée d’un an à compter de la signature de l’avenant au contrat de travail pouvant être reconductible.

Renouvellement

En cas de volonté de renouvellement de l’avenant au bout d’un an, la demande est formalisée auprès du management par le collaborateur.

L’arrêt du télétravail par l’une ou l’autre des parties sera formalisé par écrit.

Réversibilité permanente

A tout instant, des nécessités opérationnelles ou la survenance de circonstances particulières notamment liées à des raisons d’insuffisance professionnelle peuvent ne plus permettre au télétravailleur d’assurer son travail à domicile.

A la demande de l’une ou l’autre des parties, formalisée par écrit, l’organisation en télétravail peut alors s’arrêter dans le respect d’un délai de prévenance de deux semaines minimum (ou une semaine pendant la période probatoire) sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court.

Le collaborateur pourra demander un entretien à son Responsable des Ressources Humaines en cas de contestation éventuelle des motivations de la réversibilité décidée par l’entreprise.

Interruption définitive ou provisoire à la demande de l’entreprise

Le télétravail peut être interrompu sans délai, notamment :

• En cas de non-respect des règles de sécurité, confidentialité ou protection des données

• En raison de problèmes techniques ou en l’absence de lieu de télétravail adapté

Tout changement de fonction et/ou de poste peut mettre fin de plein droit au télétravail sans qu’il y ait lieu de respecter un délai de prévenance.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l’entreprise.

La suspension provisoire ou définitive sera formalisée par un écrit.

Modalités contractuelles

Tout salarié passant en mode télétravail devra préalablement signer un avenant à son contrat de travail.

Cet avenant précisera les éléments suivants :

• La date de démarrage du télétravail, celle-ci devant nécessairement débuter un lundi.

• La durée de validité de l’avenant et les règles de réversibilité en vigueur

• La période probatoire.

• L’adresse du lieu prédéfini où s’exercera le télétravail.

• Les modalités d’exécution du télétravail (part du temps de travail à domicile ou en entreprise) et le cadre de référence hebdomadaire.

• La plage horaire pendant laquelle le collaborateur doit pouvoir être joint.

• Les conditions d’utilisation du matériel mis à disposition.

• Les modalités d’indemnisation des frais professionnels en lien avec le lieu de travail.

• Les règles de confidentialité, de non-concurrence et d’exclusivité, le cas échéant.

Nombre, fréquence et répartition des jours télétravaillés

Le télétravail régulier est limité à cinq journées maximum par mois et s’effectuera par demi-journée ou journée entière.

Le télétravail ponctuel est soumis à l’approbation anticipée du manager. Il est limité à deux journées par mois, à prendre par demi-journée ou journée entière. Il pourra être étendu à des jours supplémentaires en cas de besoin et toujours sous approbation anticipée du manager, dans la limite de 4 journées maximum par mois.

Il est entendu que les journées ou demi-journées non prises sur un mois donné ne seront pas reportables sur les mois suivants.

Le choix des jours de télétravail est fait d’un commun accord avec le manager et devra permettre au télétravailleur de participer au mieux à la vie du service.

A titre exceptionnel, sur demande du manager, la répartition des jours de télétravail pourra faire l’objet de modification ponctuelle notamment en cas de présence nécessaire du salarié sur le site de l’établissement.

En cas de besoin avéré du service ou du salarié, le télétravail pourra être provisoirement suspendu ou ses modalités pourront être temporairement modifiées à la demande du responsable hiérarchique ou du salarié.

Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs et à la société Simafex qui s’engagent mutuellement à les respecter.

Le salarié en télétravail bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise lorsqu’il effectue son activité professionnelle au lieu de télétravail défini.

Accidents de travail et de trajet :

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet.

Un accident survenu au télétravailleur sur son lieu de télétravail défini pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l'entreprise pendant le temps de travail.

Par ailleurs, il est précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.

Dans ces cas, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

Arrêt de travail :

En cas d’arrêt de travail prononcé par un médecin, le télétravailleur doit en informer son responsable hiérarchique et transmettre le justificatif dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.

Temps et charge de travail

Durée de travail applicable et modalités de contrôle du temps de travail

Comme tout salarié, le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions, accords collectifs et règles applicables au niveau de l’entreprise et de l’établissement.

La journée de télétravail est accomplie dans le cadre de l’amplitude des horaires affichés dans l’établissement et respecte les règles applicables en matière de durées maximales du travail, de modalités de décompte et de respect des repos quotidien et hebdomadaire.

Le manager veille au respect des temps de travail de ses collaborateurs y compris ceux bénéficiant du télétravail.

Les journées de télétravail des cadres forfait jours feront l’objet d’une auto déclaration via l’outil de gestion des temps ou des plannings en vigueur dans l’entreprise.

Les journées de télétravail des personnels non-cadres soumis à horaire hebdomadaire feront l’objet d’une validation automatique sur la base d’une demi-journée ou journée complète, selon leur temps de travail.

Les télétravailleurs ne seront pas autorisés à faire des heures supplémentaires, sauf demande préalable écrite de leur manager.

Fixation de plages horaires d’accessibilité

Le manager fixera en concertation avec le salarié les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur pourra être contacté, celles-ci devant être en correspondance avec l’horaire habituel de fonctionnement du service, être à l’intérieur des horaires d’ouverture de l’établissement et tenir compte de la catégorie professionnelle du salarié concerné.

Elles seront précisées dans ce cadre dans l’avenant au contrat de travail.

Entretiens de suivi

Les conditions d’activité du télétravailleur et sa charge de travail seront abordées lors du passage en télétravail, puis dans le cadre de l’entretien annuel et dans le cadre de l’entretien à mi-année.

Equipements de travail

Equipements de travail fournis

L’entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires aux collaborateurs pour la réalisation de leurs missions en télétravail.

Matériel informatique :

Le salarié est doté par l’entreprise d’un ordinateur portable, dans l’hypothèse où celui-ci n’en est pas déjà équipé par l’entreprise, voire d’un poste de travail si la spécificité de l’activité le justifie.

Solution Téléphonie :

L’attribution d’un téléphone portable sera examinée et décidée par le responsable hiérarchique au cas par cas.

Imprimante :

L’imprimante n’est pas fournie par l’entreprise au télétravailleur. Les impressions s’effectuent au sein de l’entreprise.

Utilisation des équipements

Pour rappel, l’ordinateur est destiné à des fins professionnelles et ne doit pas être utilisé par une autre personne extérieure à Simafex. En conséquence, le télétravailleur veillera, en cas d’absence à son poste de télétravail, à ce que sa session soit verrouillée par un mot de passe.

Tout équipement fourni par la société demeure la propriété de Simafex en tout temps. Le télétravailleur doit utiliser l’équipement dans le respect de la charte informatique en vigueur.

Il devra veiller notamment à la mise en sécurité de son ordinateur portable en utilisant le câble antivol fourni.

Tout manquement à la protection des données pourra être une cause de cessation du télétravail.

S’il utilise un téléphone portable, le télétravailleur devra veiller, s’il n’est pas seul et pour des raisons de confidentialité, à porter un casque ou des oreillettes.

Problèmes techniques et indisponibilité :

En cas de problème technique, le salarié contacte l’assistance technique de l’entreprise qui fait le nécessaire pour le dépanner à distance.

En cas d’impossibilité de dépannage à distance, le salarié prévient son responsable hiérarchique pour l’en informer et convenir avec lui des modalités de poursuite de son travail au lieu prédéfini ou sur site.

Si nécessaire, un nouveau matériel sera fourni dans les meilleurs délais.

En aucun cas, un télétravailleur pendant une période d’indisponibilité pour cause de problèmes techniques ne se verra imposer de congés (CP, RTT).

L’ensemble des équipements fournis, à la fin de la période de télétravail ou en fin de contrat, devra être rendu à Simafex.

Frais de fonctionnement

La société Simafex prendra en charge les coûts directement engendrés par le télétravail en versant une indemnité forfaitaire aux salariés passant en télétravail.

Le montant de référence de cette indemnité sera de 1,25 euros par demi-journée ou 2.5 euros par jour.

En tout état de cause, et quel que soit le nombre de jours de télétravail mensuel, les frais pris en charge ne dépasseront pas 50 euros par mois, pour une exonération de cotisations et contributions sociales (en particulier pour les cas cités à l’article 8 du présent accord).

Conformément à la réglementation, le droit au ticket restaurant est maintenu aux salariés en télétravail, dans les conditions d’attribution des titres restaurant.

En cas d’interruption du télétravail avant la fin de la période probatoire, cette indemnité sera versée au salarié prorata temporis.

Conformité du lieu de télétravail et de ses installations / assurances

Généralement, le lieu de télétravail est le lieu de résidence habituelle du salarié.

Afin de pouvoir travailler dans un environnement propice au travail et à la concentration, le salarié devra disposer d’un endroit adapté au télétravail, au calme, correctement aéré et éclairé.

Le lieu de télétravail doit être conforme aux normes électriques.

Avant de signer l’avenant à son contrat de travail prévoyant son passage en télétravail, le salarié établira une attestation sur l’honneur dans laquelle il reconnaîtra disposer :

• D’un abonnement Internet à haut débit

• D’une assurance multirisque habitation certifiant la prise en compte de l’exercice d’une activité professionnelle

• D’installations électriques conformes

En cas de non-conformité, l’entreprise refusera la mise en œuvre du télétravail.

L’entreprise étendra les activités couvertes par l’assurance responsabilité civile de l’entreprise aux activités en télétravail comme pour les activités réalisées sur site.

Protection des données et sécurité informatique

La charte informatique de l’entreprise s’applique au télétravail.

Le télétravailleur doit impérativement la respecter.

Respect de la vie privée

L’organisation du télétravail à domicile s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le collaborateur est affecté.

Dans ce cadre, l’avenant au contrat de travail fixe la plage horaire pendant laquelle le salarié doit être joignable à tout moment par l’entreprise. La plage horaire doit comprendre une pause déjeuner.

L’entreprise est tenue de respecter la vie privée du collaborateur, et à ce titre ne peut le contacter en dehors de la plage horaire définie dans l’avenant.

En dehors de cette plage il est dans la même situation que tout autre collaborateur de l’entreprise et ne peut plus être considéré sous la subordination de celle-ci en dehors des cas spécifiques d’astreintes.

Prise en compte de situations particulières et temporaires

Des dérogations exceptionnelles pourront être faites à cet accord en cas de situations particulières et temporaires, sous réserve que le poste soit éligible au télétravail.

Il appartiendra à la DRH, au responsable hiérarchique, en lien éventuellement avec la Médecine du travail d’en étudier les conditions.

Dans ce cadre, des exceptions pourront être apportées aux règles décrites ci-dessus, notamment la durée maximale de télétravail hebdomadaire. Le télétravail pourrait être étendu au-delà de la durée maximale prévue.

Personnes reconnues en qualité de « travailleurs handicapés »

La société Simafex prévoit la possibilité d’envisager une solution de télétravail pour les personnels reconnus travailleurs handicapés chaque fois que cela sera susceptible de leur permettre un maintien du lien avec l’Entreprise et/ou d’améliorer leurs conditions de travail.

Contraintes limitant ou rendant impossible tout déplacement pendant un temps limité

Suite à un accident ou en raison de problèmes de santé ne justifiant pas d’arrêt maladie, le salarié peut toutefois être dans l’impossibilité de se déplacer sur son lieu de travail.

Il peut s’agir également d’épisodes météorologiques exceptionnels tels que la neige rendant impossibles ou dangereux les trajets.

Dans ce cadre, une solution de télétravail pourra être mise en place dérogeant à certaines des conditions décrites ci-dessus, notamment sur le jour de télétravail hebdomadaire.

Femmes enceintes

Après l’accord de la hiérarchie et la DRH, et sur avis éventuel du médecin du travail, les femmes enceintes, à partir du troisième mois de grossesse, auront la possibilité sur demande d’exercer une partie de leur activité en télétravail dans les conditions d’éligibilité du poste de travail ou de l’activité prévue par le présent accord jusqu’à leur départ en congé maternité.

Circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment en cas d’épidémie, ou en cas de force majeure, l’article L. 1222-11 du Code du travail autorise le recours au télétravail sans l’accord du salarié.

Dans ce cadre, la mise en œuvre du télétravail peut devenir la règle et devenir impérative dès lors que le poste de travail le permet. Le télétravail est rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et pour garantir la protection des salariés.

Les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail en situation de crise doivent être définies par décret.

Durée et date d’application

Cet accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en application au 1^er janvier2023.

Révision ou dénonciation

Le présent accord pourra être révisé pendant sa période d'application d'un commun accord entre l'ensemble des parties, au cas où ses modalités de mise en œuvre n'apparaîtraient plus conformes aux principes ayant servi de base à son élaboration. Une copie de l'accord portant révision serait alors déposée à la DIRECCTE.

 Conformément à l’article L2261-9 du Code du Travail, la convention et l'accord à durée indéterminée peuvent être dénoncés par les parties signataires.

En l'absence de stipulation expresse, la durée du préavis qui doit précéder la dénonciation est de trois mois.

La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires de la convention ou de l'accord.

Clause de revoyure

Les parties signataires conviennent de se revoir après une période de fonctionnement d’un an pour établir un bilan de ce nouveau dispositif.

Dépôt

Le texte du présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail TéléAccords en 2 exemplaires, soit une version signée de la Société Simafex et des Organisations Syndicales et une version publiable anonymisée : la Société Simafex et les Organisations Syndicales conviennent de la publication intégrale du présent accord.

Un exemplaire sera également déposé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes du lieu de sa conclusion.

Un exemplaire de cet accord sera remis à chacun des signataires.

Cet accord sera porté à la connaissance de l’ensemble du personnel.

Fait à Marans, le 3 novembre 2022,

Pour la société SIMAFEX, Monsieur Directeur Général,

Pour le Syndicat Chimie Energie Poitou-Charentes - CFDT, Délégué Syndical,

Pour le Syndicat du personnel de l’encadrement de la Chimie Aquitaine - CFE-CGC, Délégué Syndical,

Pour le Syndicat Force Ouvrière de la Charente-Maritime, Délégué Syndical.

ANNEXE

Attestation sur l’honneur

Je, soussigné, M, Mme……………………………………………………………………certifie sur l’honneur que :

• Je dispose d’un espace dédié adapté pour exercer mon activité en télétravail

• Je dispose d’un abonnement internet bénéficiant d’un débit montant et descendant suffisant pour exercer mes activités en télétravail

• Je dispose d’une assurance multirisques habitation certifiant la prise en compte de l’exercice d’une activité en télétravail. Je m’engage à renouveler cette déclaration auprès de mon assureur chaque année et tant que je poursuis cette activité.

• Je m’engage à communiquer à l’Entreprise tout changement d’adresse. Je suis informé(e) que ce changement entraînera un réexamen de ma situation au regard du télétravail.

Fait à

Signature (à transmettre avec la demande de télétravail)