ACCORD RELATIF AU FORFAIT JOURS ET AUX CONGES PAYES

AU SEIN DE BREMENS NOTAIRES

Entre les soussignés :

La Société par Actions Simplifiée BREMENS NOTAIRES, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Lyon sous le numéro 342444783, dont le siège social est situé 45 quai Charles de Gaulle - 69006 LYON, représentée par xxx, en sa qualité de Notaire Associée,

Ci-après dénommée « l’Employeur » ou « l’Entreprise »,

d'une part,

Et

Le Comité Social et Economique de BREMENS NOTAIRES, représenté par xxx et xxx, en leur qualité de membres titulaires,

Ci-après dénommé « le CSE »,

d'autre part,

Ci-après ensemble dénommés « les Parties ».

PRÉAMBULE

L’Entreprise xxx attache une attention particulière au bien-être et au développement de ses collaborateurs, actuels et futurs. Améliorer la qualité de vie au travail et contribuer à l’épanouissement professionnel et personnel de ses collaborateurs font ainsi partie de ses objectifs prioritaires.

Dans ce cadre, l’Entreprise a souhaité engager avec le CSE une réflexion sur l’organisation du travail, qui permette de concilier les exigences de fonctionnement de son activité, avec le nécessaire respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle de ses salariés et d’un rythme de travail adapté.

Le dispositif du forfait jours apparaît ainsi comme un mode d’organisation du travail qui permet avant tout d’offrir de la flexibilité dans l’organisation de leur emploi du temps aux salariés qui en bénéficient.

En gérant de manière autonome leur emploi du temps, ils peuvent ainsi mieux répartir leur temps entre l’activité professionnelle et leurs activités personnelles. De surcroît, le dispositif du forfait jours permet de générer des jours de repos supplémentaires, qui contribuent au bien-être des salariés concernés.

Conjointement à la mise en œuvre de ce dispositif, l’Entreprise et le CSE ont voulu redéfinir le cadre de la gestion des congés payés des salariés, ce qui fait l’objet de nouvelles mesures contenues dans le présent accord. Ces dispositions se substituent ainsi à l’ensemble des dispositions et pratiques préexistantes dans l’Entreprise.

Le présent accord est conclu dans un esprit de maintien d’une organisation compétitive, de souci de la qualité du service rendu aux clients et de recherche d’une organisation du temps cohérente, efficace et souple, capable de répondre aux impératifs de développement de l’Entreprise et d’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle de ses salariés.

SOMMAIRE

Préambule1

Chapitre 1 : Dispositions Liminaires3

Article 1. Cadre juridique et objet de l’accord3

Article 2. Champ d'application3

Chapitre 2 : Conventions de Forfait Annuel en Jours 3

Article 3. Cadre du présent chapitre 3

Article 4. Salariés concernés 3

Article 5. Modalités relatives au temps de travail des cadres au forfait jours4

Article 6. Jours de repos5

Article 7. Rémunération6

Article 8. Conventions individuelles de forfait6

Article 9. Modalités de suivi et de contrôle du temps de travail et des temps de repos7

Article 10. Droit et devoir de déconnexion9

Chapitre 3 : Congés Payés10

Article 11. Périodes de référence10

Article 12. Droit à congés payés10

Article 13. Prise des congés payés10

Article 14. Report des congés payés11

Article 15. Procédure de prise des congés payés11

Article 16. Fractionnement des congés payés12

Chapitre 4 : Dispositions Finales12

Article 17. Entrée en vigueur et durée de l’accord12

Article 18. Suivi de l’accord13

Article 19. Révision - Dénonciation13

Article 20. Interprétation de l’accord13

Article 21. Publicité et transmission13

CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS LIMINAIRES

Article 1. Cadre juridique et objet de l’accord

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de mise en œuvre du forfait jours et des congés payés des salariés de xxx.

C’est ainsi que le présent accord se substitue à l’ensemble des dispositions de la Convention collective nationale du Notariat et de ses avenants qui concerneraient les matières traitées par le présent accord, en dehors des cas prévus par les articles L. 2253-1 et L. 2253-2 du Code de travail ou des renvois exprès du présent accord à ladite convention.

L’Accord a été établi en tenant compte des dispositions légales et réglementaires applicables à la date de sa conclusion. Si ces dispositions étaient amenées à être modifiées ou amendées, l’Employeur et le CSE se réuniraient afin d’en apprécier les conséquences, et notamment l’opportunité d’une révision des dispositions de l’accord selon les modalités prévues à l’article 19.

Article 2. Champ d'application

Le présent accord concerne l’ensemble des salariés de l’Entreprise, y compris les salariés à temps partiel et les salariés titulaires d’un contrat à durée déterminée.

CHAPITRE 2 : CONVENTIONS DE FORFAIT ANNUEL EN JOURS

Article 3. Cadre du présent chapitre

Les Parties réaffirment ensemble leur attachement aux droits à la santé, à la sécurité et au repos du salarié, et entendent se référer dans le cadre du présent chapitre :

• aux dispositions de l’alinéa 11 du Préambule de la Constitution de 1946, qui garantit le droit à la santé et au repos du travailleur ;

• à l’article 17 alinéa 1 et 19 de la Directive 2003/88/CE du Parlement européen et du Conseil du 4 novembre 2003, et aux paragraphes 1 et 4 de l’article 17 de la Directive 1993/104/CE du Conseil du 23 novembre 1993, qui ne permettent aux Etats membres de déroger aux dispositions relatives à la durée du travail que dans le respect des principes généraux de la protection de la sécurité et de la santé du travailleur ;

• à l’article 31 de la Charte des Droits Fondamentaux de l’Union Européenne qui garantit au travailleur des conditions de travail qui respectent sa santé, sa sécurité et sa dignité ;

• aux dispositions des articles L. 3121-58 et suivants du Code du travail qui définissent le recours aux conventions de forfait en jours sur l’année.

Article 4. Salariés concernés

Selon l’article L. 3121-58 du Code du travail, « peuvent conclure une convention de forfaits en jours sur l’année […] :

• les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;

• les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées ».

La durée du travail de certains salariés de l’Entreprise ne peut pas être prédéterminée du fait de la nature de leurs fonctions, des responsabilités qu’ils exercent et du degré d’autonomie dont ils bénéficient dans l’organisation de leur emploi du temps en vue de la réalisation de leurs missions ; il s’agit des Notaires Salariés et des Responsables de Service, relevant de la classification Cadre, de niveau 2, 3 ou 4, prévue à l’article 15.5 de la Convention collective nationale du Notariat, actuellement en vigueur au sein de l’Entreprise.

Par conséquent, ces cadres qualifiés d’autonomes exercent leur activité en dehors de toute référence horaire et leur temps de travail est exclusivement décompté en jours de travail, sous réserve de la conclusion, d’un commun accord avec l’Employeur, d‘une convention de forfait en jours.

Article 5. Modalités relatives au temps de travail des cadres au forfait jours

Le temps de travail des salariés au forfait jours est décompté en nombre de jours travaillés, dans les conditions prévues ci-après.

Les Parties conviennent que l’organisation du travail est conçue pour répondre aux besoins des clients et des autres services de l’Entreprise. Œuvrer pour la satisfaction des clients implique donc une organisation de la journée de travail des cadres en forfait jours en correspondance avec les spécificités de la profession de notaire (officier public ministériel) et celles des autres services de l’Entreprise.

Ainsi, bien que les cadres en forfait jours ne soient pas soumis aux horaires de travail, il leur est néanmoins recommandé, dans la mesure du possible, d’être présents pendant les plages horaires réservées à l’accueil des clients, et ce, notamment en vue de faciliter l’organisation des rendez-vous.

5.1. Période de référence

La période de référence prise en compte pour déterminer les forfaits en jours est l’année civile, soit du 1^er janvier au 31 décembre.

En cas d’entrée ou de départ en cours de période de référence ou de non-acquisition d’un droit complet à congés payés, la durée annuelle de travail des salariés concernés sera calculée prorata temporis.

5.2. Temps de travail des cadres au forfait jours

Pour une année complète de travail, le nombre maximum de jours de travail est fixé à 216 jours dans l’année, incluant la journée de solidarité, prévue le lundi de Pentecôte, et qui doit être travaillée, et déduction faite des jours de repos hebdomadaires, des jours fériés légaux et conventionnels, et des jours de congés légaux.

Les congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congés pour évènements familiaux par exemple), s'imputent sur le plafond des jours travaillés.

5.3. Forfait en jours réduits

Conformément à la législation en vigueur, les conventions de forfait annuel en jours peuvent prévoir un forfait inférieur au forfait annuel conventionnel, sur la base des forfaits réduits suivants :

• 108 jours soit 50%

• 130 jours soit 60%

• 151 jours soit 70%

• 173 jours soit 80%

• 194 jours soit 90%

Le passage en forfait jours réduit entraine, outre sa prise en compte sur la rémunération, une réduction, à due proportion, du nombre de jours de repos par rapport au forfait initialement prévu.

5.4. Organisation du travail en demi-journées

Dans la perspective d’assurer la souplesse dans la gestion du temps de travail souhaitée par les Parties, il est offert aux salariés en forfait jours la possibilité de décompter leurs journées de travail ou de repos par demi-journées.

La demi-journée se définit comme une période minimale de 3,5 heures de travail et comme une période maximale de 5 heures de travail.

L’Entreprise accorde toute sa confiance aux salariés en forfait jours pour librement organiser leur temps de travail, et en particulier pour optimiser leur charge de travail pendant les éventuelles demi-journées travaillées.

Article 6. Jours de repos

6.1. Nombre de jours de repos

Le nombre de jours de repos est calculé annuellement et déterminé en fonction du nombre de jours travaillés sur l’année, de sorte qu’il sera amené à varier selon les années.

Ce nombre de jours n’est pas forfaitaire : il s’acquiert au prorata de l’année. Il est calculé comme suit :

Nombre de jours calendaires de l’année civile

- nombre de samedis et dimanches

- nombre de jours ouvrés de congés payés

- nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré normalement travaillé

- nombre de jours de travail

= nombre de jours de repos supplémentaires

Exemple pour l’année 2022 :

Jours calendaires	Samedis et Dimanches	Jours fériés	Congés payés	Jours travaillés	Jours de repos
365	105	6	25	216	13

6.2. Modalité de prise des jours de repos

Le positionnement des jours de repos se fait au choix du salarié en forfait jours, en concertation avec son responsable hiérarchique et dans le respect du bon fonctionnement du service dont il dépend. A défaut d’accord, ils seront positionnés pour moitié par le salarié et pour moitié par son responsable.

Les salariés au forfait jours ont la possibilité de prendre ces jours de repos par journée entière ou demi-journée, selon la définition donnée à l’article 5.4. du présent accord.

Dans un souci d’organisation, et dans le but d’éviter la prise des jours de repos dans les toutes dernières semaines de l’année, la moitié des jours de repos prévisionnellement acquis devra être posée avant le 1^er février de l’année concernée, et l’autre moitié pourra être prise tout au long de l’année, après concertation avec les membres de l’équipe à laquelle appartient le salarié et accord de son responsable.

Ce mécanisme permettra d’anticiper la prise des jours de repos, en fonction du nombre de jours travaillés depuis le début de l’année, des prévisions d’activité, des congés payés et des éventuelles absences prévisibles.

Les jours de repos doivent obligatoirement être pris pendant et avant la fin de la période de référence. Ils devront, en conséquence, être soldés à la fin de chaque année et ne pourront, en aucun cas, être reportés à l’issue de cette période.

6.3. Dépassement du forfait et renonciation aux jours de repos

Compte-tenu de la nature de ses missions, et conformément à l’article L. 3121-59 du Code du travail, le salarié cadre au forfait jours pourra, s’il le souhaite, renoncer à une partie de ses jours de repos, dans la limite, fixée par les Parties, de 4 jours par an.

La renonciation du salarié à un ou des jour(s) de repos entraînera son/leur indemnisation à hauteur de 110% du salaire journalier de référence, calculé comme suit : salaire mensuel brut forfaitaire / 21,67. Le montant du ou des jours de repos ainsi indemnisé(s) sera versé au salarié sur la paie du mois de décembre de l’année concernée.

Cette renonciation sera formalisée par un avenant écrit au contrat de travail précisant le nombre annuel de jours de travail supplémentaires qu'entraîne cette renonciation. Cet avenant sera conclu pour une durée d’un an et ne pourra pas être reconduit tacitement.

Article 7. Rémunération

La rémunération de chaque salarié concerné par le présent chapitre est déterminée individuellement selon les sujétions du salarié.

Cette rémunération forfaitaire prend en compte, notamment, l’activité du salarié concerné, ses responsabilités, sa charge de travail et son ancienneté et/ou expérience professionnelle.

Cependant, compte-tenu de la nature de leurs missions, leur charge de travail, leur degré d’autonomie et leur niveau de responsabilités, les salariés cadres au forfait jours percevront une rémunération qui ne pourra être inférieure à 120 % du salaire applicable au coefficient de base de leur classification dans l’entreprise, soit :

- 270 pour un cadre de niveau 2,

- 340 pour un cadre de niveau 3, 

- 380 pour un cadre de niveau 4.

Cette majoration de 20% du salaire de base ne s’applique ainsi pas aux éventuels points complémentaires ou compléments de salaire.

Article 8. Conventions individuelles de forfait

Conformément à l’article L. 3121-55 du Code du travail, chaque salarié cadre au forfait jours doit conclure avec l’Entreprise une convention individuelle de forfait, qui fait impérativement l’objet d’un accord écrit signé par les deux parties.

La convention individuelle de forfait ainsi signée est intégrée au contrat de travail du salarié au moment de son embauche ou à l’avenant à son contrat de travail en cas de passage au forfait jours postérieurement à son embauche.

La convention individuelle de forfait précise notamment :

• la nature des missions justifiant le recours au forfait jours ;

• le nombre exact de jours travaillés du forfait annuel ;

• la période de référence pour le décompte des jours travaillés, en cas d’entrée en cours d’année ;

• les modalités de suivi des jours travaillés et des jours de repos ;

• la rémunération forfaitaire du salarié, versée par douzième, indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.

Article 9. Modalités de suivi et de contrôle du temps de travail et des temps de repos

9.1. Suivi du décompte du nombre de jours travaillés

Le forfait jours s’accompagne d’un suivi et d’un contrôle du nombre de jours travaillés.

Afin de décompter le nombre de jours travaillés, ainsi que celui des journées ou demi-journées de repos prises, un document de suivi et de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des journées ou demi-journées non travaillées (repos hebdomadaires, congés payés, journées ou demi-journées de repos), est établi par le salarié puis validé par le responsable et transmis au Service Ressources Humaines chaque mois.

Les salariés devront se conformer à cette procédure auto-déclarative spontanément et loyalement.

Ce document permet également de contrôler la durée des repos pris par le salarié.

Enfin, ce document contient le dispositif d’alerte détaillé à l’article « 9.3.4. Dispositif d’alerte ».

9.2. Suivi et contrôle des temps de repos

9.2.1. Respect des temps de repos

Conformément aux dispositions des articles L. 3131-1 et L. 3132-2 du Code du travail, les salariés au forfait jours sont soumis au respect des temps de repos suivants :

• un repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives entre deux journées de travail ;

• un repos hebdomadaire d’une durée minimale de 24 heures consécutives, auxquelles s’ajoutent les 11 heures de repos quotidien, soit un total de 35 heures consécutives.

Le temps de repos quotidien est comptabilisé entre l’heure à laquelle le salarié quitte son travail et l’heure à laquelle il reprend son travail le lendemain.

Le temps de repos hebdomadaire contient a minima la journée complète du dimanche, qui ne peut en aucun cas être travaillée. Le temps de travail peut ainsi être réparti sur certains ou sur tous les jours ouvrables de la semaine, du lundi au samedi, en journée ou demi-journée de travail.

9.2.2. Contrôle du respect des temps de repos

Les Parties réaffirment leur volonté de s’assurer que la santé des salariés travaillant dans le cadre d’un forfait annuel en jours n’est pas impactée par ce mode d’organisation du temps de travail.

Le forfait annuel en jours s’accompagne donc d’un contrôle du nombre de jours travaillés, du nombre de jours de repos, et des temps de repos quotidiens et hebdomadaires.

Ce contrôle est prévu grâce au dispositif de déclaration mis en place dans le document de suivi prévu à l’article 9.1. du présent accord.

Ainsi, chaque salarié devra y indiquer, pour chaque demi-journée / journée travaillée, s’il a bien respecté son repos minimal de 11 heures entre deux journées de travail. L’Employeur s’assurera ainsi du bon respect par le salarié de ses temps de repos quotidiens et hebdomadaires.

Si un salarié au forfait jours constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il lui appartient, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, d’en avertir sans délai son responsable, afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.

Dans le cas exceptionnel où un salarié aurait déclaré ne pas avoir respecté son temps de repos quotidien ou hebdomadaire, sans avoir au préalable alerté son responsable, le Service Ressources Humaines informera ce dernier du non-respect par e-mail.

En cas de non-respect plus de 3 fois au cours du même mois civil, le Service Ressources Humaines s’entretiendra avec le responsable du salarié afin d’analyser les causes de nature à empêcher le salarié de bénéficier de son repos quotidien et/ou hebdomadaire et d’identifier les actions permettant d’y parvenir à l’avenir et dans les meilleurs délais.

9.3. Suivi de la charge de travail

9.3.1. Suivi régulier de la charge de travail

Afin de garantir une durée raisonnable de travail, le responsable du salarié ayant conclu une convention de forfait en jours assure le suivi régulier de l'organisation du travail de l'intéressé et de sa charge de travail, ainsi que de l'adéquation entre les objectifs et les missions assignés au salarié avec les moyens dont il dispose, notamment en matière d’organisation, pour y parvenir.

Le salarié tiendra informé son responsable des évènements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

En cas de difficulté à organiser son emploi du temps dans le cadre de la convention de forfait annuelle en jours, à maîtriser le volume du temps consacré à son activité professionnelle, et/ou en cas de charge de travail anormalement élevée, le salarié concerné pourra, à tout moment, solliciter un ou des entretien(s) soit avec son responsable, soit avec la Direction, soit avec le Service Ressources Humaines, afin qu’une solution soit trouvée.

9.3.2. Suivi annuel de la charge de travail

Conformément aux dispositions légales en vigueur, la charge de travail du salarié cadre au forfait jours sera abordée annuellement avec son responsable dans le cadre d’un entretien individuel.

A cette occasion, seront abordés les points suivants :

• sa charge de travail ;

• l’organisation du travail au sein de son service ;

• l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ;

• ses jours de travail et le suivi des jours ou demi-journées de repos et des congés ;

• sa rémunération ;

• l’effectivité du droit à la déconnexion.

Cet échange aura lieu au moment de l’entretien annuel d’évaluation.

En cas de difficulté(s) constatée(s), le salarié et son responsable arrêteront ensemble les mesures de prévention et de règlement de cette ou ces difficulté(s). Les solutions et mesures seront alors consignées dans le compte-rendu de l’entretien annuel qui sera communiqué au Service Ressources Humaines. 

9.3.3. Suivi par le Comité Social et Economique

Au titre de la consultation annuelle sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi, prévue par l’article L.2312-26 du Code du travail, le Comité Social et Economique est consulté chaque année sur le recours aux conventions individuelles de forfait ainsi que sur les modalités de suivi de la charge de travail des salariés concernés.

A ce titre, l’Employeur communiquera chaque année au CSE :

• le nombre de conventions de forfaits jours conclues au cours de l’année écoulée ;

• le nombre d’alertes liées au non-respect des temps de repos, ainsi que les motifs invoqués par le(s) salarié(s) concerné(s) pour les justifier ;

• le nombre d’entretiens annuels réalisés avec les salariés cadres au forfait jours.

9.3.4. Dispositif d’alerte

Au regard de la bonne foi présumée de l’Employeur et du salarié quant à la mise en œuvre du forfait jours et de l'autonomie dont bénéficie le salarié dans l'organisation de son temps de travail, ce dernier doit pouvoir exprimer ses difficultés en cas de surcharge de travail et alerter son responsable, le Service Ressources Humaines ou la direction de l’Entreprise.

Pour ce faire, et afin de garantir une durée raisonnable de travail, le salarié utilisera le document de suivi prévu à l’article 9.1. du présent accord, selon les procédures prévues.

En cas d'alerte, un rendez-vous entre le salarié et le responsable sera programmé, le plus rapidement possible, afin de discuter de la surcharge de travail du salarié, des causes pouvant expliquer celle-ci et de convenir d'un commun accord d’une organisation de la charge de travail et de l'emploi du temps du salarié qui permette une durée raisonnable du travail.

Par ailleurs, si l'Employeur est amené à constater des situations anormales, il peut lui-même déclencher un rendez-vous avec le salarié.

Article 10. Droit et devoir de déconnexion

Les Parties profitent du présent accord pour réaffirmer leur volonté de préserver au mieux l’équilibre entre l’activité professionnelle et la vie personnelle de ses salariés et leur volonté de consacrer un véritable droit à la déconnexion au sein de l’Entreprise, tel que prévu par l’article L. 3121-64 du Code du travail et l’Accord de branche du Notariat du 12 juillet 2018 relatif à la déconnexion.

Il est reconnu que le droit à la déconnexion est un sujet majeur compte tenu de la place de plus en plus importante conférée au Digital et l’importance de garantir un usage effectif de la déconnexion. En effet, la transformation numérique qui fait évoluer les méthodes de travail ne doit en aucun cas remettre en cause la santé et la sécurité des salariés, et le respect de leur vie privée et familiale.

Plusieurs facteurs, tels que la fonction et les contraintes du métier exercé, le positionnement hiérarchique du salarié, l’importance de la relation client ainsi que les pratiques en matière de fourniture d’outils nomades (téléphone portable, tablette, ordinateur portable…) peuvent impacter l’exercice du droit à la déconnexion.

C’est pourquoi les Parties insistent pour sensibiliser particulièrement les salariés cadres au forfait jours sur l’exercice de ce droit.

En outre, il est reconnu qu’en matière d’utilisation des outils numériques, la responsabilité est partagée entre l’Entreprise et les salariés, qui ont un « droit à la déconnexion », mais également un « devoir de déconnexion ».

En tout état de cause, les salariés doivent veiller à ne pas utiliser les moyens de communication nomades mis à leur disposition pendant leur temps de repos. Il appartient ainsi au seul salarié de décider de se connecter ou non en dehors des périodes habituelles de travail.

Cette règle doit bien évidemment également s’appliquer à tout motif d’absence et notamment pendant les congés payés, jours de repos ou RTT, arrêts maladie, maternité, paternité etc…

Il est également reconnu que l’exemplarité managériale est essentielle pour l’exercice effectif du droit à la déconnexion.

Ainsi, sauf circonstances exceptionnelles qui l’exigent (situation d’urgence ou gravité indiquée comme telle), aucun salarié ne peut se voir reprocher de ne pas répondre à une sollicitation à titre professionnel pendant ses périodes de repos (repos quotidien et hebdomadaire, jours de repos, jours de congés payés) ou de suspension du contrat de travail.

CHAPITRE 3 : CONGES PAYES

Les modalités relatives aux droits et à la prise des congés payés au sein de l’Entreprise sont définies au sein du présent chapitre.

Article 11. Périodes de référence

La période d’acquisition des congés payés s’étend du 1^er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1.

La période de prise des congés payés s’étend du 1^er juin de l’année N+1 au 31 mai de l’année N+2.

Article 12. Droit à congés payés

Chaque salarié présent sur toute la période d’acquisition acquiert 2,08 jours ouvrés de congés payés par mois, soit 25 jours ouvrés représentant 5 semaines par an.

Pour les salariés embauchés en cours d’année, les droits à congés payés sont calculés en fonction de la date d’entrée au sein de l’Entreprise, jusqu’au 31 mai suivant. Les congés payés sont acquis à hauteur de 2,08 jours ouvrés par mois, arrondis au nombre entier de jours immédiatement supérieur.

Exemple : un collaborateur entré le 1^er mars de l’année N aura acquis au 31 mai de la même année N : 2,08 x 3 = 6,24 jours arrondis à 7 jours.

Il est ici rappelé que seul le travail effectif ouvre droit à congés payés, y compris les périodes assimilées comme tel, conformément à l’article L. 3141-5 du Code du travail et à l’article 18, paragraphe 3 de la Convention collective du Notariat actuellement en vigueur au sein de l’Entreprise.

Article 13. Prise des congés payés

La prise des congés payés doit impérativement respecter les conditions suivantes :

• un minimum de 2 semaines consécutives, soit 10 jours ouvrés, doit être pris en continu, entre 2 périodes de repos hebdomadaire (soit du lundi au vendredi de la semaine suivante) ;

• un minimum de 3 semaines, soit 15 jours ouvrés, doit être posé sur la période principale qui s’étend du 1^er juin au 31 octobre, dans le respect des impératifs liés à l’activité ;

• un maximum de 4 semaines, soit 20 jours ouvrés, peut être pris en une seule fois pendant la période principale (sauf exceptions prévues par l’article L. 3141-17 du Code du travail) ;

En outre, afin de garantir l’égalité de traitement avec les collaborateurs à temps plein, les collaborateurs travaillant à temps partiel doivent impérativement poser 5 jours de congés payés sur les jours normalement non travaillés.

Exemple : un collaborateur travaillant du lundi au jeudi doit impérativement poser 5 vendredis.

Dans le cas des nouveaux embauchés qui n’auraient pas acquis la totalité des droits à congés payés (soit 25 jours ouvrés), le nombre minimum de jours à poser sur la période principale (du 1^er juin au 31 octobre) est calculé au prorata des droits acquis, selon la formule suivante :

Nombre de jours acquis x 15 (Nombre minimum de jours à poser sur la période principale en cas d’acquisition complète)

25 (Nombre de jours acquis de congés payés pour une acquisition complète sur la période)

Exemple : un collaborateur qui a acquis 15 jours de congés payés doit poser au minimum sur la période principale : 15 x 15 / 25 = 9 jours.

Si le nombre de jours de congés payés acquis est inférieur ou égal à 10, ces jours doivent être pris en continu.

Les nouveaux collaborateurs entrés en cours de période ont le droit de poser des congés payés par anticipation, dans la limite des droits acquis, et peuvent également solliciter des congés sans solde, afin d’atteindre leur droit à 5 semaines de congés.

Article 14. Report des congés payés

Les congés payés sont à prendre avant le 31 mai de l’année suivant leur acquisition, sinon ils sont perdus.

Néanmoins, le salarié dont le contrat de travail est suspendu à la date des départs en congés pour cause de maladie, maternité ou d’accident du travail conserve son droit à congés lorsque la cause de suspension prend fin avant la fin de la période de prise des congés payés.

Dans ce cas, le report des congés payés est limité à 15 mois à compter de la fin de la période de prise des congés payés s’y rapportant. Si les congés acquis ne sont pas pris dans ce délai, ils sont perdus.

Article 15. Procédure de prise des congés payés

Afin de garantir le respect des règles légales en vigueur, et la continuité de l’activité, les demandes de congés pour la période principale doivent être formulées avant le 1^er février de l’année en cours.

Les demandes sont ensuite examinées collectivement et validées avant le 1^er mars suivant.

Si plusieurs salariés demandent à prendre des congés payés aux mêmes dates, qu’il n’est pas possible d’accepter la demande pour tous les salariés, et que les salariés ne s’entendent pas entre eux, l’Employeur validera les ordres de départ en congés en fonction des critères suivants :

• les dates des congés scolaires pour les salariés ayant des enfants scolarisés ;

• les dates de droits de garde des parents divorcés ;

• les charges de famille ;

• la présence au sein de son foyer d'un handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie ;

• les possibilités de congés du conjoint, du concubin ou du partenaire d’un PACS ;

• l’ancienneté ;

• les prises de congés des années précédentes.

Les congés restant à prendre au-delà du 31 octobre doivent être demandés et autorisés au moins 4 semaines avant la date de départ en congés, sauf cas particuliers validés par le responsable.

L’ensemble des demandes de congés doivent impérativement faire l’objet d’une saisie sur l’outil de gestion des congés payés, à savoir, au jour de la signature du présent accord, le portail Paiepilote.

Une fois la demande autorisée par le responsable, un contrôle et une validation sont opérés par le Service Ressources Humaines, qui se réserve le droit de refuser la demande de congés, en cas de non-respect des règles précédemment énoncées.

Les congés payés ne peuvent donc être pris qu’après accord exprès et préalable du responsable et en l’absence de refus du Service Ressources Humaines.

Article 16. Fractionnement des congés payés

Le congé principal peut être fractionné en plusieurs fois, d’un commun accord entre le salarié et l’Employeur, et à l’initiative de l’un ou de l’autre.

Le fractionnement du congé, dans le respect des règles légales et des règles précitées, ouvre le droit à des jours de congés supplémentaires appelés « jours de fractionnement ».

La 5^ème semaine de congés payés étant exclue du calcul, le nombre de jour(s) de fractionnement ainsi attribué(s) est calculé de la façon suivante :

Solde du congé principal au 31 octobre	Jour(s) de fractionnement acquis
Inférieur à 3 jours	0 jour
3 ou 4 jours	1 jour
5 jours minimum	2 jours

Les collaborateurs entrés en cours d’année bénéficient également des jours de fractionnement, sous réserve d’avoir acquis au moins 13 jours de congés payés, pris 10 jours continus entre le 1^er juin et le 31 octobre, et s’il leur reste au moins 3 jours de congés après le 31 octobre.

CHAPITRE 4 : DISPOSITIONS FINALES

Article 17. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er janvier 2023. Il est conclu pour une durée indéterminée.

Article 18. Suivi de l’accord

Chaque année, à la date anniversaire de la ratification du présent accord, les Parties se réuniront pour étudier les éventuelles modifications à apporter au présent accord.

Article 19. Révision - Dénonciation

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales applicables. En cas de dénonciation, le préavis légal sera applicable.

Le présent accord constitue un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de façon fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle dans la mesure où il constitue un tout équilibré de dispositions qui sont le résultat d’une négociation.

Article 20. Interprétation de l’accord

Les signataires (ou leur représentant) conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans le mois suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

La demande de réunion doit consigner l'exposé précis du différend.

La position retenue en fin de réunion fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par l’Employeur. Le document est remis à chacune des parties signataires.

Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans le mois suivant la première réunion.

Jusqu'à l'expiration de ces délais, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 21. Publicité et transmission

Le présent accord n’étant pas signé avec des organisations syndicales représentatives, il n’est pas soumis à la procédure d’opposition des articles L. 2231-8 et L. 2231-9 du Code du travail.

Une fois anonymisé, le présent accord sera déposé sur la plateforme nationale « TéléAccords » du Ministère du Travail.

Un exemplaire sera également remis au greffe du Conseil de prud’hommes de Lyon, et communiqué à l’ensemble du personnel par voie électronique.

Fait en 3 exemplaires à LYON, le 29 septembre 2022.

Pour l’Entreprise

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Pour le Comité Social et Economique

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