Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif aux déplacements professionnels" chez RIBER (Siège)

OBJET, CHAMP D’APPLICATION et notions

Ce texte a pour objet de présenter les disposions relatives aux déplacements professionnels applicables au sein de la société. Il s’appuie sur la législation sociale et les dispositions conventionnelles de la branche. Il annule et remplace les précédentes dispositions et règles, notamment celles nées de l’usage. Approuvé par le Comité Social et Economique, il est le résultat d’une collaboration avec les membres du CSE et avec les collaborateurs.

Il régit l’ensemble des déplacements professionnels réalisés sur le territoire national ainsi qu’en dehors du territoire national : les formalités avant le départ, l’organisation et le déroulement du déplacement, les frais professionnels, les formalités au retour, les compensations.

Il pourra être révisé, notamment pour tenir compte de l’évolution du cadre juridique. Il pourra également être complété par des notes de service.

Il s’applique à tous les collaborateurs, membres du personnel y compris les stagiaires ainsi que toute personne placée sous la subordination juridique de l’employeur.

Un déplacement est une mission temporaire amenant le collaborateur à exécuter son travail sur un lieu autre que le lieu de travail habituel engendrant des contraintes et des frais inhabituels. Le point de départ du déplacement peut être le domicile du collaborateur, le siège social ou un premier lieu de mission.

Conformément aux dispositions collectives, il convient de distinguer d’une part les déplacements des collaborateurs cadres et d’autre part les déplacements des collaborateurs non-cadres. S’agissant des collaborateurs non-cadres, on distingue les petits déplacements et les grands déplacements. Il est défini par la société, qu’un déplacement vers un lieu d’activité nécessitant un temps de voyage Aller-Retour supérieur à 2 heures et 30 minutes est qualifié de grand déplacement. Par opposition, un déplacement ne répondant pas à cette condition est qualifié de petit déplacement.

Le collaborateur doit se conformer aux consignes et directives relatives à l’organisation et à la gestion des déplacements. Durant le déplacement, il reste soumis aux règles et dispositions de la société.

Formalités avant le départ

Identité du voyageur
1. Carte d’identité et passeport

Tout collaborateur appelé à se déplacer doit disposer de pièces d’identité à jour et en cours de validité : une carte d’identité ou un passeport. Le suivi de la validité des papiers d'identité est assuré par la Responsable des Déplacements.

Pour un déplacement dans un pays nécessitant un visa, la date de fin de validité de la carte nationale d’identité et du passeport doit être supérieure de 6 mois à la date de sortie du pays. Il est à noter que dans le cadre de l'obtention d'un visa, le passeport peut être indisponible pendant plusieurs jours. Lors de l'établissement d'un nouveau passeport, le timbre fiscal est remboursé sur note de frais.

Le collaborateur appelé à se déplacer sur les territoires d'Israël et des Pays Arabes, en Turquie, en Chine ou appelé à se déplacer régulièrement dans les pays hors de l’Union-Européenne doit posséder un double passeport.

Carte européenne d’assurance maladie

Il est conseillé au collaborateur appelé à se déplacer de se procurer une carte européenne d'assurance maladie. Elle atteste des droits du collaborateur à l'assurance maladie française et facilite la prise en charge de soins médicaux en Europe.

Ordre de mission

A des fins d’assurance du collaborateur et des biens de la mission, de sécurité ainsi que d’organisation du déplacement, le collaborateur doit réaliser un ordre de mission. Dans le cas contraire, aucune assurance ne sera effective et la société ne pourra pas être tenue pour responsable.

Le collaborateur établit son ordre de mission en utilisant les outils et les procédures en vigueur (intranet Qualios…). L’ordre de mission doit être dûment complété. Après validation par le Responsable de Service, l’ordre de mission est contre-signé par la Direction Générale, puis transmis à la Responsable des déplacements qui organise et réserve le déplacement (transport, hébergement…).

Déclaration de la mission

Avant son déplacement ou au plus tard le jour même, le collaborateur doit déclarer son temps de travail en déplacement dans l’outil de gestion du temps de la société :

Soit en badgeant en mission sur les pointeuses lorsqu’il quitte l’entreprise ;
Soit en enregistrant une absence Mission.

De plus, le collaborateur enregistre dans le logiciel de gestion (MAPICS) les heures prévisionnelles de la mission. A son retour, il met à jour les données.

Carte bancaire professionnelle
1. Principes

Pour faciliter la gestion des déplacements et couvrir les dépenses professionnelles, il est mis à disposition du collaborateur une carte bancaire professionnelle de type Visa Affaires à débit différé. La carte est nominative et personnelle. Son usage est réservé exclusivement à des dépenses professionnelles.

Le collaborateur reçoit la carte bancaire professionnelle contre lettre de remise. La carte est rattachée au compte bancaire du collaborateur, qui sera ensuite alimenté sur présentation des justificatifs. Le collaborateur et le service Comptabilité reçoivent chaque mois un relevé détaillé de toutes les dépenses engagées. Les opérations et le solde sont également consultables sur Internet.

La fourniture de la carte bancaire professionnelle supprime toute avance de trésorerie sur les déplacements. Le collaborateur doit faire sa note de frais dans les 3 jours suivants son retour afin de se faire rembourser au plus vite de ses dépenses et de permettre au service Comptabilité de mettre à jour les OF. Les découverts bancaires résultant de la réalisation tardive de note de frais ne seront pas pris en charge par la Société.

Tout usage ou opération contraire aux dispositions énoncées ci-dessus pourra faire l’objet d’une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement. Par ailleurs, la société ne procédera pas aux remboursements de ces opérations.

En cas de perte, de vol, ou de copie d'empreinte frauduleuse de la carte, le collaborateur s'engage à déclarer immédiatement la perte, le vol ou la fraude de sa carte auprès du service d’opposition de carte bancaire pour mettre en œuvre la garantie de couverture des débits frauduleux.

La société pourra demander la restitution de cette carte à tout moment au collaborateur sans aucune justification.

Utilisation

Le collaborateur utilise sa carte bancaire professionnelle pour régler directement des dépenses professionnelles liées à son déplacement.

Pour les collaborateurs en charge des installations de systèmes, le débit maximum est fixé à 8 000 euros sur 30 jours et le débit différé est de 60 jours. Le débit intervient en fin de mois.

Pour les autres collaborateurs, le débit maximum est fixé à 4 000 euros sur 30 jours et le débit différé est de 30 jours. Le débit intervient en fin de mois.

En fin de déplacement, et au plus tard dans les 3 jours suivant son retour dans l’entreprise, le collaborateur remet sa note de frais complète avec les justificatifs correspondants afin d’imputer efficacement les coûts. Passé le délai d’un mois, aucune note de frais ne sera remboursée.

En cas de difficultés dans l’utilisation de la carte professionnelle, le collaborateur doit informer par email le service Comptabilité (copie le service RH).

Avance sur note de frais

Le collaborateur ne disposant pas de carte bancaire professionnelle, peut exceptionnellement demander par le biais de l’ordre de mission une avance temporaire. L’avance est calculée sur la base de 150 euros par jour. La demande d’avance est adressée au Responsable hiérarchique. Après validation, le responsable transmet la demande au service Comptabilité.

Assurance pour les véhicules personnels

Pour bénéficier de l’assurance pour véhicules, le salarié doit impérativement :

Disposer avant son départ d’un ordre de mission validé par toutes les parties ;
Respecter le trajet indiqué sur cet ordre de mission.
1. Personnel sédentaire

La Société est titulaire d’un contrat d’assurance pour les déplacements professionnels en véhicule personnel. Ce contrat couvre l’intégralité du personnel pour les déplacements occasionnels. La documentation relative à cette assurance est fournie à chaque collaborateur lors de l’embauche.

Pour les déplacements en voiture personnelle, chaque année un exemplaire de l'attestation d'assurance pour l'année en vigueur, est remis à chaque collaborateur.

En cas d'accident au cours d'un déplacement professionnel, le collaborateur devra mentionner sur le constat amiable les coordonnées de la police d'assurance de la Société, et en remettre un exemplaire à la Responsable des Déplacements qui assure ainsi la liaison avec l'assureur, et établit pour ce dernier une attestation précisant le déplacement professionnel du collaborateur.

Personnel itinérant

Compte tenu de la fréquence de leurs déplacements, tous les collaborateurs du service Support Clients doivent prendre une assurance complémentaire au titre des déplacements professionnels. Dans ce cas, la surcote est prise forfaitairement en charge par la société pour un montant de 250 euros.

En cas d’accident lors d’une mission, le salarié effectue la déclaration auprès de son assurance.

Transport de matériel

Le matériel appartenant, confié ou loué par la société, peut être transporté dans un véhicule loué par la société ou dans le véhicule personnel du collaborateur. Dans ce cas, ce matériel est assuré pour un montant de 80 000 euros par véhicule et par sinistre. Par conséquent, le matériel d’une valeur supérieure à 80 000 euros doit faire l’objet d’un transport spécifique organisé par le secrétariat SAV.

MESURES ET INFORMATION DE SECURITE
1. Situation du pays de destination

Avant chaque déplacement, la Responsable des déplacements se renseigne de la situation (sécuritaire, sanitaire, météorologique…) du pays dans lequel le collaborateur se rend, notamment auprès du ministère des Affaires étrangères. Elle informe la Direction générale en cas de menaces ou de dangers potentiels, qui valide ou annule le déplacement.

Inscription sur le site Ariane

Avant chaque déplacement, le collaborateur a la possibilité de s’inscrire sur le site Ariane pour enregistrer son déplacement.

Créé par le ministère des Affaires étrangères et du Développement international, le site Ariane permet aux ressortissants français, lors d’un voyage ou d’une mission ponctuelle à l’étranger, de se signaler gratuitement et facilement auprès du ministère afin de bénéficier, par mail, sms ou téléphone, d’informations de qualité ou de consignes de sécurité en temps réel dans le pays de destination si la situation le justifie.

Le collaborateur peut être contacté en cas de crise dans le pays de séjour. De plus, la personne de contact désignée peut également être prévenue le cas échéant.

Enfin, Ariane permet également aux autorités françaises, en cas de crise, de connaître la présence de ressortissants français dans un pays.

Assistance pour les déplacements professionnels

La société est titulaire d’un contrat d’assistance pour les déplacements professionnels. Ce contrat comprend notamment les soins médicaux, l’assistance rapatriement médical, l’assistance voyage, le vol ou la perte de bagage. La documentation relative à cette assistance est fournie à chaque collaborateur lors de l’embauche.

Lors de chaque déplacement professionnel, le collaborateur doit s’assurer d’emporter sa carte d’assistance. Avant toute intervention engageant les garanties du contrat, il doit obligatoirement et préalablement prendre contact avec l’assureur.

En cas d’accident ou de maladie, le collaborateur contacte impérativement l’assistance avant toute démarche/intervention. Il est orienté vers les professionnels de santé et accompagné tout au long de sa démarche. Les éventuels frais occasionnés sont alors pris en charge par l’assistance.

organisation des deplacements
1. Responsable des déplacements

L’organisation des déplacements tient compte du cadre défini par la Direction Générale. La Responsable des Déplacements veille au respect des politiques et des directives de la Direction Générale en matière de déplacement professionnel.

Aussi, la Responsable des déplacements est l’unique acteur de l’organisation des déplacements professionnels. A ce titre, elle identifie et sélectionne les moyens de transport ainsi que l’hébergement du collaborateur pour son déplacement.

Déplacement en voiture

Le collaborateur amené à se déplacer en mission professionnelle peut utiliser soit un taxi ou un VTC, soit une voiture de location, soit son véhicule personnel et dans ce dernier cas, pour un trajet aller-retour d’une distance inférieure à 150 km.

Par ailleurs, lorsqu’un déplacement concerne plusieurs salariés, il convient de se déplacer à l’aide d’un seul véhicule, véhicule de location ou véhicule personnel.

Taxi

L’utilisation du taxi et des VTC est réservée aux déplacements vers les gares ferroviaires et les aéroports.

Véhicule personnel à usage professionnel

L'utilisation des véhicules personnels est autorisée pour le transport des Clients. Dans ce cadre, les clients ainsi transportés sont couverts par la Clause « Responsabilité Civile ».

Le collaborateur utilisant son véhicule personnel bénéficie du remboursement de frais kilométriques, tenant compte du nombre de kilomètres entre le point de départ du collaborateur (domicile ou société) et le point d’arrivée.

Il est précisé que le collaborateur doit posséder un véhicule adapté à son travail, et en règle vis-à-vis des règlements de police et de circulation. Le collaborateur est tenu de se conformer au code de la route et doit informer la société d’un éventuel retrait ou d’une suspension de son permis de conduire.

Location de véhicules

Dans le cadre de son déplacement, le collaborateur peut louer un véhicule. La demande est formalisée dans l’ordre de mission et soumise à l’acceptation du responsable. Après validation, la Responsable des Déplacements se charge de la réservation et transmet au collaborateur la confirmation de la réservation.

Lors de la prise de possession du véhicule loué, il convient obligatoirement pour le collaborateur de contracter les assurances complémentaires proposées par le loueur de voitures.

Le collaborateur est soumis au code de la route du pays dans lequel il se trouve. En cas d'infraction au code de la route, il est seul responsable des sanctions encourues (amendes, frais…).

Il est précisé que le collaborateur est tenu de se conformer au code de la route et doit informer la société d’un éventuel retrait ou d’une suspension de son permis de conduire.

Déplacement en train

Il est défini que les collaborateurs voyagent en 1ère classe si les disponibilités et les conditions tarifaires le permettent, à savoir dès lors que les tarifs de 1ère classe ne dépassent pas de plus de 20% les tarifs de 2nde classe. Le cas échéant, sous réserve d’y avoir souscrit, le collaborateur pourra utiliser les avantages d’un éventuel programme de fidélité.

Déplacement en avion

Il est défini que les collaborateurs voyagent en classe économique. Si les conditions tarifaires et les disponibilités le permettent, les collaborateurs voyagent en classe Premium Economie, à savoir dès lors que les tarifs de la classe Premium Economie ne dépassent pas de plus de 20% les tarifs de la classe économique. Le cas échéant, sous réserve d’y avoir souscrit, le collaborateur pourra utiliser les avantages d’un éventuel programme de fidélité.

Hébergement

Dans le respect du cadre défini par la Direction, la Responsable des Déplacements sélectionne l’hébergement adéquat et procède elle-même à la réservation. S’agissant des hôtels réservés par nos agents, le collaborateur règlera directement sur place.

En cas de mission d’une durée supérieure à 1 journée, lorsque la durée du trajet Aller-Retour entre le domicile du collaborateur et le site client est supérieur à 2 heures et 30 minutes, le collaborateur est hébergé dans un hôtel à proximité du site client.

Dans une recherche d’amélioration continue des déplacements professionnels, le collaborateur est invité à partager son expérience sur l’hébergement réservé avec la Responsable des Déplacements.

DEROULEMENT DE LA MISSION
1. Présence et intervention, déclaration des heures

Tout au long de la mission, le collaborateur doit renseigner le relevé hebdomadaire de présence ou « timecard ». Seules les heures de travail sont indiquées. Chaque fin de semaine, la feuille des heures d’intervention est signée par le Client et le collaborateur.

Cela concerne tous les collaborateurs en mission quel que soit leur fonction ou le décompte du temps de travail (heures ou jours).

Absences, maladie, accident de travail

En cas d’absence, de maladie ou d’accident de travail, le collaborateur doit prévenir au plus tôt la société et prendre contact avec l’assureur prévu à cet effet, qui le conseillera et l’assistera dans ses démarches médicales (voir article 2.7).

Equipements professionnels

La Société fournit au collaborateur les équipements nécessaires à l’exécution de son travail (ordinateur portable, téléphone portable, outillage…).

Ces biens demeurent la propriété de la société, le collaborateur doit les utiliser conformément aux politiques et chartes en vigueur dans la société, notamment en matière de sécurité et de protection informatique.

Le collaborateur ne peut utiliser les équipements de travail qui lui sont confiés, que dans le cadre de son activité professionnelle. Il attachera le plus grand soin aux biens confiés par la société. En cas de manquement, le collaborateur s’expose à voir sa responsabilité personnelle engagée et à faire l’objet d’une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute.

Dans l’hypothèse où le collaborateur constate une panne ou un dysfonctionnement, il doit en informer immédiatement la Société.

Frais occasionnés lors des déplacements

Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle.

Ces dépenses doivent être raisonnables, proportionnées et non abusives par rapport à l'activité professionnelle du salarié. Elles doivent respecter les limites fixées par le barème défini par la Direction. Dans la mesure du possible, le collaborateur recueille l’autorisation de son responsable hiérarchique avant d’engager des frais.

Généralement, les frais professionnels regroupent :

Les frais de transport ;
Les frais kilométriques ;
Les frais d’hébergement ;
Les frais de restauration ;
Les frais de nettoyage ;
Les autres frais annexes.

Conformément à la législation fiscale, la société rembourse les dépenses réelles sur présentation de la note de frais établie par le salarié et des justificatifs de dépenses. Chaque note de frais et justificatif transmis font l’objet d’un contrôle par le Contrôle de gestion puis d’une validation par le manager. Les frais ainsi vérifiés sont ensuite remboursés.

Tenant compte de ces éléments, ne feront l’objet d’aucun remboursement :

Les note de frais illisibles ou incomplètes ;
Les note de frais non accompagnées de justificatifs ;
Les dépenses excédant le barème établi ;
Les dépenses personnelles ou sans lien avec l’activité professionnelle.

Avec chaque note de frais, le collaborateur devra joindre les justificatifs correspondants, principalement les factures et les notes. Conformément à l’article L4441-9 du Code du Commerce, un justificatif doit comprendre :

Nom et adresse des parties sauf pour les notes de restaurants ;
Date de la vente ou de la prestation de service ;
Quantité et dénomination précise des produits ou services ;
Prix unitaire hors taxe et réductions éventuellement consenties ;
Date d'échéance du règlement et pénalités en cas de retard.

Pour rappel, les reçus de carte bancaire ne sont pas considérés comme des justificatifs. Par conséquent, ils ne sont pas admis et la note de frais n’est pas valable. Les dépenses sans justificatif ne sont pas remboursées, à l’exception de situations particulières que le collaborateur précisera dans la partie « Commentaires » de la note de frais.

Pour plus de précisions, prendre connaissance de la politique des frais professionnels.

formalites au retour
1. Etablissement de la note de frais

A son retour de déplacement, le collaborateur doit réaliser et remettre sa note de frais dans les 3 jours suivants. Passé le délai d’un mois, aucune note de frais ne sera remboursée.

Seul le formulaire validé par la Direction sera accepté. Il doit être :

Dûment complété par le collaborateur et accompagné de tous les justificatifs ;
Validé par le Responsable hiérarchique ;
Transmis au service Comptabilité pour contrôle, enregistrement et règlement.

En cas d’erreur, de manquement, de justificatif manquant, la note de frais est retournée au Responsable hiérarchique.

Pour chacun de ses déplacements, le collaborateur traite au fur et à mesure les notes de frais correspondantes. Il les réalise par semaine et par devises.

Etablissement de la note de compensation

A son retour de déplacement, le collaborateur réalise et remet sa note de compensation dans les 3 jours.

Seul le formulaire validé par la Direction sera accepté. Il doit être :

Dûment complété par le collaborateur et accompagné de tous les justificatifs ;
Validé par le Responsable hiérarchique ;
Transmis au service Comptabilité pour contrôle, enregistrement et règlement en paie.

En cas d’erreur, de manquement, de justificatifs manquants, la note de compensation est retournée au collaborateur.

Rapport de visite, d’installation et d’intervention

Afin de profiter à l’ensemble de la société, il est nécessaire de partager les informations collectées au cours d’une mission. Aussi, chaque mission doit donner lieu à un compte rendu permettant de rassembler de manière précise et concise ces informations. Le collaborateur doit le remettre au plus tard dans les 10 jours qui suivent la mission.

Rapport de visite

Le collaborateur, en visite Client, participant à une conférence commerciale, technique ou à une exposition, doit rédiger un rapport de visite. Ce rapport est remis au Président du Directoire, au Directeur Commercial et Marketing ainsi qu’au Responsable R&D.

Rapport d’Installation

Le collaborateur en mission d’installation doit remettre un rapport d’installation. Ce rapport d’installation est transmis au Responsable hiérarchique et au Responsable du suivi des installations.

Par ailleurs, à des fins d’assurance et de gestion du temps de travail, le collaborateur en mission d’installation doit remplir et faire signer par le client le document d’acceptance ainsi que le relevé hebdomadaire de présence.

Rapport d’Intervention Client

Le collaborateur en mission d’intervention Client doit présenter un rapport d’intervention (Field Service Report) signé par le client. Ce rapport d’intervention est communiqué au Responsable SAV.

Par ailleurs, à des fins d’assurance et de gestion du temps de travail, le collaborateur en intervention client doit remplir et faire signer par le client le relevé hebdomadaire de présence.

compensations des DEPLACEMENTS SPECIFIQUES AUX collaborateurs non-cadres

Les collaborateurs Non-cadre bénéficient de compensations spécifiques à leur classification et à leur organisation du temps de travail. Les compensations financières constituent des éléments bruts de rémunération et sont donc soumises à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu selon les dispositions en vigueur.

Indemnité de Séjour

Bien que les dépenses liées au déplacement professionnel soient prises en charge par la société, le collaborateur bénéficie également d’une indemnité de séjour. Cette disposition particulièrement favorable permet de compenser les contraintes liées aux déplacements et d’assurer une qualité de vie agréable au collaborateur.

Cette indemnité est versée sur la base d’un montant forfaitaire de 60 euros pour chaque jour en mission, tel que mentionné dans l’ordre de mission et ce quel que soit le pays de destination.

Lorsque l’indemnité de séjour est liée à un déplacement à l’étranger, elle est exonérée d’impôts sur le revenu. Toutefois, bien que déduite du revenu net imposable, l’indemnité de séjour reste utilisée pour le calcul du taux d’imposition. Aussi, à cet effet, il sera remis chaque année au collaborateur une attestation précisant le montant de l’indemnité de séjour dont il a bénéficié.

INDEMNITE SPECIALE DE DEPLACEMENT

Au titre des déplacements et des contraintes afférentes à certains pays, le collaborateur bénéficie d’une indemnité spéciale de déplacement.

Cette indemnité est versée sur la base d’un montant forfaitaire de 50 euros dès la 4^ème nuit d’hébergement, tel que mentionné dans l’ordre de mission. Les déplacements en Europe (Albanie, Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grande-Bretagne, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Macédoine du nord, Malte, Monténégro, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Serbie, Slovaquie, Slovénie, Suède, Suisse) et aux Etats-Unis n’ouvrent pas droit au versement de cette indemnité.

Prime de pénibilité

Au cours d’une mission, le collaborateur peut être amené à réaliser des travaux sur des produits dangereux nécessitant le port des équipements de protection individuelle.

A ce titre, le collaborateur perçoit une prime de pénibilité d’un montant forfaitaire de 50 euros par journée. Cette prime est versée pour chaque journée d’utilisation, et ce quelle que soit la durée d’utilisation des équipements de protection au cours de la journée.

Pour en bénéficier, le collaborateur devra mentionner le port des équipements de protection sur le relevé horaire d’intervention.

Temps de trajet / Voyage

Le temps de déplacement professionnel pour se rendre sur le lieu d’intervention ou de mission ne constitue pas du temps de travail effectif. Toutefois, lorsque le collaborateur se déplace pendant son temps de travail, son déplacement est assimilé à du temps de travail et sa rémunération est maintenue.

Pour permettre le bon traitement du temps de trajet et de voyage, il est défini une plage horaire de travail de référence : 8h00 – 17h00.

En dehors de cette plage horaire de travail, le déplacement fait l'objet d'une contrepartie financière : Indemnisation de Trajet (pour les petits déplacements) ou de Voyage (pour les grands déplacements). Ce temps de déplacement n’est pas assimilé à du temps de travail. La contrepartie financière est calculée sur la base du salaire réel sans majorations.

Pour rappel, un déplacement vers un lieu d’activité nécessitant un temps de voyage Aller-Retour supérieur à 2 heures et 30 minutes est qualifié de grand déplacement. Par opposition, un déplacement ne répondant pas à cette condition est qualifié de petit déplacement.

Petit déplacement

Dans le cadre d’un petit déplacement, l’indemnisation est versée en fonction de la durée du trajet Aller-Retour entre le lieu de départ (domicile, siège social ou 1^er lieu de mission) et le lieu d’arrivée (lieu de mission ou lieu d’hébergement) :

Trajet effectué pendant la plage horaire de référence, aucune indemnisation ;
Durée inférieure à 1 heure, aucune indemnisation ;
Durée entre une 1 heure et 2 heures et 30, indemnisation d’une durée forfaitaire d’1 heure et 30 minutes sur la base du salaire réel sans majorations ;
Au-delà de 2 heures et 30 minutes, aucune indemnisation du fait de l’hébergement du salarié (cf. article 3.5).
1. Grand déplacement en voiture

Dans le cadre d’un grand déplacement réalisé en voiture, le salarié bénéficie d’une Indemnisation de Voyage pour la durée en dehors de la plage horaire de référence sur la base du salaire réel sans majorations. La durée à prendre en compte correspond à celle mentionnée sur la note de frais.

Grand déplacement en train

Dans le cadre d’un grand déplacement, le salarié bénéficie d’une Indemnisation de Voyage pour la durée « inhabituelle » du trajet sur la base du salaire réel sans majorations prenant en compte :

Lors du déplacement Aller

Une durée forfaitaire de 1 heure et 30 minutes. Cette durée comprend le déplacement entre le domicile du collaborateur et le lieu de voyage (gare ferroviaire) ;
La durée du voyage mentionnée sur les billets ;
Une durée forfaitaire du déplacement entre le lieu de voyage (gare ferroviaire) et le lieu de mission (ou d’hébergement) de 1 heure et 30 minutes.

Lors du déplacement Retour

Une durée forfaitaire du déplacement entre le lieu de mission (ou d’hébergement) et le lieu de voyage (gare ferroviaire) de 1 heure et 30 minutes ;
La durée du voyage mentionnée sur les billets (transit inclus) ;
Une durée forfaitaire de 1 heure et 30 minutes. Cette durée comprend le déplacement entre le lieu d’arrivée du voyage (gare ferroviaire) et le domicile du collaborateur.
1. Grand déplacement par avion

Dans le cadre d’un grand déplacement, le salarié bénéficie d’une Indemnisation de Voyage pour la durée en dehors de la plage horaire de référence du trajet sur la base du salaire réel sans majorations prenant en compte :

Lors du déplacement Aller

Une durée forfaitaire de 3 heures pour un déplacement en Europe ou de 4 heures pour un déplacement hors de l’Europe. Cette durée comprend le déplacement entre le domicile du collaborateur et le lieu de voyage (aéroport) ainsi que le temps nécessaire aux formalités de voyage ;
La durée du voyage mentionnée sur les billets (transit inclus) ;
Une durée forfaitaire du déplacement entre le lieu de voyage (aéroport) et le lieu de mission (ou d’hébergement) de 1 heure et 30 minutes.

Lors du déplacement Retour

Une durée forfaitaire du déplacement entre le lieu de mission et le lieu de voyage (ou d’hébergement) de 2 heures ;
La durée du voyage mentionnée sur les billets (transit inclus) ;
Une durée forfaitaire de 1 heure et 30 minutes. Cette durée comprend le déplacement entre le lieu d’arrivée du voyage (aéroport) et le domicile du collaborateur ainsi que le temps nécessaire aux formalités de voyage.
1. Heures de travail avec Majoration

Dans le cadre de son déplacement, le collaborateur peut être amené à travailler au-delà de l’horaire théorique et des jours habituellement travaillés. Aussi, à ce titre, et conformément aux dispositions légales et conventionnelles, il bénéficie de majoration pour :

Les heures supplémentaires ;
Le travail exceptionnel la nuit ;
Le travail exceptionnel le dimanche ;
Le travail exceptionnel le jour férié.
1. Majoration des heures supplémentaires

Les heures supplémentaires se décomptent sur la semaine civile, c’est-à-dire du lundi à 0 heure jusqu’au dimanche à 24 heures. Les heures de travail réalisées au-delà de 38 heures et 30 minutes constituent des heures supplémentaires et font l’objet d’une contrepartie financière tenant compte des majorations définies par la législation soit :

Paiement à 125 % de la 38^ème heure et 30 minutes à 43^ème heure ;
Paiement à 150 % à partir de la 43^ème heure.

Exemple : Sur la semaine, le collaborateur comptabilise 43h30m de travail :

De la 38ème heure et 30 minutes à la 43ème heure, il bénéficie de 4 heures et 30 minutes d’heures supplémentaires payées à 125%. Soit : 4,50 x Taux horaire x (100+25) % ;
De la 43ème heure à la 43ème heure et 30 minutes, il bénéficie de 30 minutes d’heures supplémentaires payées à 150%. Soit : 0,50 x Taux horaire x (100+50) %.

En cas d’absence sur la semaine ou de temps de travail incomplet, si toutefois le collaborateur réalise des heures au-delà du temps théorique (temps de travail au prorata du nombre de jours de présence), les heures réalisées font l’objet d’une contrepartie financière sans majoration, soit un paiement au taux horaire normal (100%).

Exemple : Sur la semaine, le collaborateur prend 1 journée d’absence en congé payé. Il doit travailler 30 heures et 48 minutes (38 heures et 30 minutes x 4/5 jours de présence). A la fin de la semaine, le collaborateur comptabilise 33 heures de travail :

De la 30ème heure et 48 minutes à la 33ème heure, il bénéficie de 2 heures et 12 minutes d’heures supplémentaires à 100%. Soit : 2,20 x Taux horaire x 100%
1. Repos compensateur

Au-delà 220 heures supplémentaires (contingent annuel), chaque heure supplémentaire réalisée donne droit à une heure de repos compensateur obligatoire.

Exemple : Au 30 juin, le collaborateur comptabilise un total de 225 heures supplémentaires. Il acquiert un repos compensateur obligatoire de 5 heures.

Le repos compensateur acquis est à prendre par heure, demi-journée ou journée au fur et à mesure de son acquisition ou au plus tard dans un délai de 3 mois suivant l’acquisition. Il peut être pris à l’initiative du salarié ou de l’employeur. Le repos compensateur non pris n’est pas perdu mais il peut faire l’objet d’une indemnité compensatrice.

Majoration d’incommodité pour travail exceptionnel la nuit

En cas de situation exceptionnelle, pour effectuer un travail urgent ou faire face à un surcroit d’activité, les heures de travail effectuées entre 22 heures et 6 heures font l’objet d’une contrepartie financière tenant compte d’une majoration de 25%, qui s’ajoute aux majorations pour heures supplémentaires.

Exemple : Sur la semaine, le collaborateur comptabilise 40 heures de travail dont 45 minutes de travail de nuit. Il bénéficie de :

1 heure et 30 minutes d’heures supplémentaires majorées à 25% ;

Soit 1,50 x Taux horaire x (100+25) %.

45 minutes d’heures de nuit payées à 25% ;

Soit : 0,75 x Taux horaire x 25%.

Majoration d’incommodité pour travail exceptionnel le dimanche

En cas de situation exceptionnelle, pour effectuer un travail urgent ou faire face à un surcroit d’activité, les heures de travail effectuées le dimanche font l’objet d’une contrepartie financière tenant compte d’une majoration de 100%, qui inclut les majorations des heures supplémentaires, soit un paiement à 200%.

Exemple 1 : Sur la semaine, le collaborateur comptabilise 38 heures et 30 minutes de travail dont 6 heures de travail le dimanche. Il bénéficie de :

6 heures de dimanche majorées à 100%

Soit : 6,00 x Taux horaire x 100 %. On ne lui paie que 6 heures à 100%. Dans son salaire de base il y a déjà 6 heures de payer.

Exemple 2 : Sur la semaine, le collaborateur comptabilise 44 heures et 30 minutes de travail dont 5 heures de travail le dimanche. Il bénéficie de :

1 heure supplémentaire majorée à 25% (44,50 – 38,50h – 5h) ;

Soit 1 x Taux horaire x (100+25) %.

5 heures de dimanche majorées à 100% ;

Soit : 5 x Taux horaire x (100+100) %.

Majoration d’incommodité pour travail exceptionnel le jour férié

En cas de situation exceptionnelle, pour effectuer un travail urgent ou faire face à un surcroit d’activité, les heures de travail effectuées un jour férié, autre que le 1er mai, font l’objet d’une contrepartie financière tenant compte d’une majoration de 50%, qui s’ajoute aux éventuelles majorations pour heures supplémentaires mais ne se cumule pas avec les majorations d’incommodité pour travail exceptionnel la nuit ou le dimanche. Il faut retenir la majoration la plus favorable.

Exemple : Sur la semaine, le collaborateur comptabilise 42 heures de travail dont 7 heures durant le jour férié. Il bénéficie de :

3 heures et 30 minutes d’heures supplémentaires majorées à 25% ;

Soit 3,50 x Taux horaire x (100+25) %.

7 heures de jour férié payées à 50% ;

Soit : 7 x Taux horaire x 50%.

compensations des DEPLACEMENTS SPECIFIQUES auX ingeniEuRs et cadres dont le temps de travail est décompté en heures

Les collaborateurs Ingénieurs et Cadres dont le temps de travail est décompté en heures bénéficient de compensations spécifiques à leur classification et à leur organisation du temps de travail. Les compensations financières constituent des éléments bruts de rémunération et sont donc soumises à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu selon les dispositions en vigueur.

INDEMNITE SPECIALE DE DEPLACEMENT

Au titre des déplacements et des contraintes afférentes à certains pays, le collaborateur bénéficie d’une indemnité spéciale de déplacement.

Cette indemnité est versée sur la base d’un montant forfaitaire de 50 euros, dès la 4^ème nuit d’hébergement, tel que mentionné dans l’ordre de mission. Les déplacements en Europe (Albanie, Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grande-Bretagne, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Macédoine du nord, Malte, Monténégro, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Serbie, Slovaquie, Slovénie, Suède, Suisse) et aux Etats-Unis n’ouvrent pas droit au versement de cette indemnité.

Prime de pénibilité

Au cours d’une mission, le collaborateur peut être amené à réaliser des travaux sur des produits dangereux nécessitant le port des équipements de protection.

Pour en bénéficier, le collaborateur devra mentionner le port des équipements de protection sur la feuille des heures d’intervention.

Temps de Voyage DU LUNDI AU VENDREDI

Lorsque pour son déplacement, le collaborateur voyage en semaine (du lundi au vendredi), si la durée de voyage est supérieure à 5 heures et si le voyage est effectué sans confort amélioré, alors il bénéficie d’un repos supplémentaire équivalent à la moitié de la durée du voyage*. Ce repos supplémentaire est à prendre par demi-journée dans les 3 mois. Il peut faire l’objet d’une indemnité compensatrice sur la base sur salaire réel sans majoration.

*Les heures effectuées dans le cadre du voyage correspondent à la durée du vol mentionnée sur les billets (transit inclus).

Temps de Voyage le samedi, le dimanche ou un jour ferie

Lorsque pour son déplacement, le collaborateur voyage le samedi, le dimanche ou un jour férié, il bénéficie d’un repos supplémentaire équivalent à la durée du voyage*. Ce repos supplémentaire est à prendre par demi-journée dans les 3 mois. Il peut faire l’objet d’une indemnité compensatrice sur la base sur salaire réel sans majoration.

*Les heures effectuées dans le cadre du voyage correspondent à la durée du vol mentionnée sur les billets (transit inclus).

Travail exceptionnel samedi, dimanche ou jour férié

Lorsque du fait de sa mission, le collaborateur travaille le samedi, le dimanche ou le jour férié, le collaborateur bénéficie d’un repos supplémentaire proportionnelle au temps travaillé.

Ce repos supplémentaire est à prendre par demi-journée ou journée dans les 3 mois. Il peut faire l’objet d’une indemnité compensatrice sur la base du salaire réel sans majoration.

compensations des DEPLACEMENTS SPECIFIQUES auX ingeniEuRs et cadres dont le temps de travail est décompté en jours

Les collaborateurs Ingénieurs et Cadres dont le temps de travail est décompté en jours bénéficient de compensations spécifiques à leur classification et à leur organisation du temps de travail. Les compensations financières constituent des éléments bruts de rémunération et sont donc soumises à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu selon les dispositions en vigueur.

INDEMNITE SPECIALE DE DEPLACEMENT

Au titre des déplacements et des contraintes afférentes à certains pays, le collaborateur bénéficie d’une indemnité spéciale de déplacement.

Prime de pénibilité

Au cours d’une mission, le collaborateur peut être amené à réaliser des travaux sur des produits dangereux nécessitant le port des équipements de protection.

Pour en bénéficier, le collaborateur devra mentionner le port des équipements de protection sur la feuille des heures d’intervention.

Temps de Voyage DU LUNDI AU VENDREDI

Lorsque pour son déplacement, le collaborateur voyage en semaine (du lundi au vendredi), si la durée de voyage est supérieure à 5 heures et si le voyage est effectué sans confort amélioré, alors le collaborateur bénéficie d’un repos supplémentaire d’une demi-journée. Ce repos supplémentaire est à prendre par demi-journée dans les 3 mois. Il peut faire l’objet d’une indemnité compensatrice sur la base sur salaire réel sans majoration.

Ce temps de voyage n’est pas compté dans les jours travaillés du forfait annuel.

Temps de Voyage le samedi, le dimanche ou le jour férié

Lorsque pour son déplacement, le collaborateur voyage le samedi, le dimanche ou un jour férié, les heures effectuées dans le cadre du voyage* donnent lieu à un repos supplémentaire d’une durée :

D’une demi-journée pour un vol d’une durée inférieure ou égale à 5 heures ;
D’une journée pour un vol d’une durée supérieure à 5 heures.

Ce repos supplémentaire est à prendre par demi-journée ou journée au cours de la période de référence. Il ne peut pas faire l’objet de report sur la période suivante mais peut faire l’objet d’une indemnité compensatrice sur la base sur salaire réel sans majoration.

Ce temps de voyage n’est pas compté dans les jours travaillés du forfait annuel.

*Les heures effectuées dans le cadre du voyage correspondent à la durée du vol mentionnée sur les billets (transit inclus).

Travail exceptionnel samedi, dimanche ou jour férié

Lorsque du fait de sa mission, le collaborateur travaille le samedi, le dimanche ou le jour férié, le temps travaillé s’ajoute aux jours travaillés du forfait annuel pour l’équivalent :

D’une demi-journée pour un temps de travail d’une durée inférieure ou égale à 5 heures ;
D’une journée pour un temps de travail d’une durée supérieure à 5 heures.

Ce temps est compté dans les jours travaillés du forfait annuel.

Pour rééquilibrer le forfait, le collaborateur peut soit :

Bénéficier d’un repos supplémentaire lié au travail correspondant à une absence rémunérée à prendre au cours de la période de référence.
Bénéficier du rachat de ce temps sur la base d’une contrepartie financière tenant compte d’une majoration de 10%, soit un paiement à 110%.

VIE DE L’ACCORD
1. Entrée en vigueur et information des salaries

Le présent accord entre en vigueur à compter du 1er avril 2021. Il est conclu pour une durée indéterminée.

Il est porté à la connaissance de l’ensemble des salariés par messagerie électronique et par voie d’affichage.

Suivi de l’accord

Conformément aux échanges avec le Comité Social et Economique ainsi qu’avec les collaborateurs, la société s’engage à mettre en place une commission des déplacements pour suivre la gestion des déplacements et l’application de l’accord.

REVISION de l’accord

Le présent accord peut être révisé à tout moment par les parties signataires. Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.

La révision est notamment formulée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires et comporte l’indication des dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement. Les parties s’engagent à négocier dans le délai maximum de deux mois.

Dénonciation de l’accord

Conformément aux conditions prévues par l’article L. 2261-9 du code du Travail, le présent accord peut être dénoncé à tout moment par les parties signataires en respectant un délai de préavis de trois mois.

La dénonciation est notamment formulée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement. L'accord dénoncé continuera à produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter du terme du préavis de trois mois.

PUBLICITE ET Dépôt de l’accord

Le présent accord est déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties, envoyée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, et une version sur support électronique, à la DIRECCTE. Il est également remis en un exemplaire au greffe du conseil de prud'hommes.

Fait à Bezons

Le 24 septembre 2020

En trois exemplaires originaux

Source : DILA https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/acco-accords-dentreprise/

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