Accord d'entreprise "Accord sur le recours au vote électronique pour les élections professionnelles des représentants du personnel au CSE" chez CMM BEIRENS-CHEMINEES INDUSTRIELLES - BEIRENS (Siège)

ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE BEIRENS

ENTRE :

La société BEIRENS S.A.S située Z.A.C Val de l’Indre –1 Rue Raymond Gond à BUZANCAIS (36500), SIRET n° 343.261.129.00047, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxx, en sa qualité de Directeur d’usine,

D’une part,

D’une part

ET :

L’organisation syndicale représentative dans l’entreprise, la CFDT,

Représentée par xxxxxxxxxxxxxxx en sa qualité de Déléguée syndicale,

D’autre part

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Les informations recueillis par la Direction dans la perspective de l’organisation des élections lui ont permis de considérer que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de BEIRENS en permettant notamment :

• de simplifier et de sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation des électeurs,

• de pallier aux aléas postaux,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Le recours au vote électronique constitue donc le moyen privilégié et adapté pour procéder aux élections des membres du CSE au sein BEIRENS

En conséquence, les Parties conviennent de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

ARTICLE 1 Mise en place du vote électronique et conformité du système de vote

Les parties décident d’utiliser exclusivement le vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles au sein de BEIRENS

Le vote à bulletin secret sous enveloppe est donc exclu. Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de BEIRENS (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par BEIRENS sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé, destiné à garantir la sécurité des opérations et la confidentialité du vote.

Il est rappelé en effet que le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, d’émargement, d’enregistrement et de dépouillement des votes.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une inscription sera effectuée au registre de traitement des données tenu par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Parallèlement, BEIRENS sera amenée à conclure avec les organisations syndicales représentatives le protocole préélectoral définissant les modalités des élections et notamment :

• le calendrier des opérations électorales,

• la répartition du personnel entre les collèges électoraux,

• le nombre et la répartition des sièges,

• la constitution des bureaux de vote.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 2 Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

2.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats 

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, modifié en dernier lieu par le décret n° 2011-595 du 26 mai 2011, précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

2. Confidentialité, anonymat, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement de sauvegarde, et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

3. Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4. Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).

5. Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

En particulier, une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote sera remise aux électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient en outre d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 3 Déroulement des opérations de vote

1. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote sécurisé dédié.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

2. Caractéristiques du site de vote

MAILEVA assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, MAILEVA veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

3. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra, avant le premier tour :

• son identifiant personnel de connexion,

• son mot de passe personnel de validation du vote,

• l'adresse de connexion au site de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

4. Suivi des opérations de vote

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

ARTICLE 4 Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

ARTICLE 5 Disposition générales

5.1 Durée et effets du présent accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter de sa signature.

5.2 Révision

Il peut apparaître nécessaire de procéder à une modification ou à une adaptation du présent accord. Dès lors, chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :

• toute demande de révision devra être adressée par écrit à chacune des autres parties signataires et comportera outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement ;

• le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai d’un mois suivant sa réception, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un avenant ;

• les dispositions du présent accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord, ou à défaut, seront maintenues ;

• les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.

5.3 Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par chacune des parties signataires, moyennant le respect d’un préavis de trois mois, formulé par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’ensemble des signataires.

5.4 Dépôt - publicité

En application du décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par la partie la plus diligente.

Cette dernière déposera le présent accord sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat du greffe du Conseil de prud'hommes de Châteauroux.

Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction au délégué syndical et au Comité social et économique, conformément aux dispositions de l’article R. 2262-2 du code du travail.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Buzançais le 17/10/2023, en 3 exemplaires

Pour BEIRENS Pour le CFDT
xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx

Directeur d’Usine

Annexe : Cahier des charges