Accord d'entreprise "ACCORD PORTANT SUR LE SUJET DES ASTREINTES" chez KIABI - KIABI EUROPE (Siège)

Entre :

L’UES KIABI, représentée par  

Madame …………………….. Leader RH.  

Agissant en qualité de représentant de l’Unité économique et Sociale « KIABI » 

D’une part, 

Et :

Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’UES KIABI, ci-dessous énumérées :

FEDERATION DES SYNDICATS CFTC DU COMMERCE, DES SERVICES ET DES FORCES DE VENTE

34 quai de la Loire– 75019 PARIS

Représentée par M…………………………………………………………………..

FEDERATION NATIONALE DE L'ENCADREMENT DU COMMERCE ET DES SERVICES CFE – CGC

9 rue de Rocroy – 75010 PARIS

Représentée par M…………………………………………………………………..

FEDERATION CGT COMMERCE DISTRIBUTION SERVICES

Case 425 – 263 rue de Paris – 93514 MONTREUIL Cedex

Représentée par .....................................................................

FEDERATION DES COMMERCES ET DES SERVICES UNSA,

21 rue Jules Ferry – 93170 BAGNOLET

Représentée par .....................................................................

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Le développement de Kiabi et les nouveaux enjeux liés au commerce (international, augmentation des volumes, nouveaux services, délais) nous amène à devoir étendre les plages de services de l’IT pour répondre aux besoins des métiers.

Afin d’assurer ce service, des astreintes existent mais elles ne correspondent plus à l’organisation et au besoin d’aujourd’hui.

Le système des astreintes en DSI répondait historiquement à un besoin à un instant et devenu incomplet.

Aujourd’hui d’autres problématiques surviennent et pour cela nous devons adapter notre organisation des astreintes.

Comme en DSI, le système des astreintes mis en place au sein de la Société Kiabi Logistique ne répond plus aujourd’hui à la nouvelle organisation du travail signée avec les partenaires sociaux le 17 Mars 2021.

Il est nécessaire de définir avec plus de précisions ces règles au regard du nouveau contexte afin de les clarifier puis de les officialiser pour les Collaborateurs.

Il nous faut trouver un accord d’astreinte qui concilie :

• Les exigences de continuité de service

• L’équité pour les collaborateurs concernés

• La préservation de la santé et de la vie personnelle des collaborateurs

L'ensemble des dispositions prévues au sein du présent accord vient remplacer l’ensemble des usages applicables jusqu’à l'entrée en vigueur de l’accord.

Dispositions générales

1. Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des Collaborateurs Cadres de la SAS BUNSHA et de la Société Kiabi Logistique Etablissement de Lauwin-Planque.

De manière plus précise, sont concernés :

• Les Services de la DSI et les services IT au sein de la Société BUNSHA

• Les Cadres de Kiabi Logistique, notamment les Responsables d’Exploitation.

Définitions du temps d’astreinte et du temps d’intervention

1. L’astreinte

L’article L.3121-9 du Code du travail définit que « Une période d'astreinte s'entend comme une période pendant laquelle le salarié, sans être sur son lieu de travail et sans être à la disposition permanente et immédiate de l'employeur, doit être en mesure d'intervenir pour accomplir un travail au service de l'entreprise. La durée de cette intervention est considérée comme un temps de travail effectif. ».

Nous distinguons :

• Les Astreintes dites Récurrentes, qui sont nécessaires au bon fonctionnement des activités de l’entreprise. Elles sont ainsi organisées et planifiées tout au long de l’année.

• Les Astreintes dites Ponctuelles, qui sont exceptionnelles et utilisées à des moments précis tels que le démarrage d’un projet ou une période d’activité business importante telle que les soldes ou la rentrée des classes.

Cette notion d’astreinte ne regroupe pas les notions d’interventions planifiées ou exceptionnelles, dont l’organisation et la définition ne rentrent pas dans le champ d’application du présent accord, notamment par le fait que les contraintes imposées aux collaborateurs ne sont pas les mêmes.

Les astreintes sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise car elles permettent d’assurer la continuité du service informatique auprès des utilisateurs et de prendre en charge les urgences liées aux aléas logistiques.

Le collaborateur d’astreinte doit pouvoir être joint à tout moment afin d'être en mesure d'effectuer les interventions requises dans un délai raisonnable et correspondant à une situation d’urgence.

Pendant l’astreinte et hors temps d’intervention, il reste libre de vaquer à ses occupations personnelles (depuis son domicile ou ailleurs), en attendant un appel qui déclenche l’intervention.

• Les périodes d’astreinte au sein de la société BUNSHA sont définies de la façon suivante :

1	Astreinte Nuit Semaine	Astreintes du Lundi au Samedi Matin de 9 heures à 9 heures. Cette période d’astreinte couvre pour le jour concerné : l’astreinte de 12 heures à 14 heures l’astreinte de nuit de 18 heures à 9 heures le lendemain matin.
2	Astreinte de jour week-end	Astreinte la journée du samedi de 9 heures à 20 heures Astreinte la journée du dimanche de 9 heures à 20 heures.
3	Astreinte de nuit week-end	Astreinte du samedi soir au dimanche matin de 20 heures à 9 heures Astreinte du dimanche soir au lundi matin de 20 heures à 9 heures

• Les périodes d’Astreintes au sein de la société Kiabi Logistique Etablissement de Lauwin-Planque sont définies de la façon suivante :

1	Astreinte Nuit Semaine	Astreintes du Lundi au Samedi Matin de 9 heures à 9 heures. Cette période d’astreinte couvre pour le jour concerné : l’astreinte de 12 heures à 14 heures l’astreinte de nuit de 18 heures à 9 heures le lendemain matin.
2	Astreinte Week-end	Astreinte du samedi soir 20 heures au lundi matin 9 heures.

2. Le temps d’intervention

Le temps d’intervention est du temps de travail effectif.

Le déclenchement des interventions doit rester exceptionnel et répondre à la notion d’incident critique, notamment en application des règles édictées par le process indicent IT et les Accords Métiers Informatiques (AMI)

Nous aurons une vigilance particulière aux déclenchements de l’astreinte et du temps d’intervention qui ne seraient pas justifiés et ce, en lien avec les Comités Métiers.

En cas d’intervention qui nécessiterait un déplacement sur site, le temps de trajet (sur la base du temps passé par le salarié entre le lieu où il se trouve et le lieu de l’intervention) fait partie intégrante de la durée d’intervention et est considéré comme du temps de travail effectif.

Est également considéré comme du temps de travail effectif, la rédaction de la main courante prévue à l’article 3.b. relatif aux règles de fonctionnement de l’astreinte.

Mise en place des astreintes

1. Salariés éligibles à l’astreinte

Le dispositif d’astreinte est ouvert aux salariés de la catégorie Cadre des sociétés Bunsha, notamment du service DSI et Kiabi Logistique Etablissement de Lauwin Planque.

A ce titre, et préalablement à la réalisation de toute astreinte, tout collaborateur doit justifier d’au moins 6 mois d’ancienneté minimum dans son poste, et avec un niveau de maitrise de poste nécessaire.

Néanmoins, ce délai peut être raccourci :

• en fonction de l’appréciation du niveau de maitrise du collaborateur.

• en cas d’accord expresse entre le collaborateur et le leader.

2. Le manager d’astreinte

Le manager d’astreinte aura un rôle de décideur pour l’ensemble des périmètres en période d’astreinte.

Le manager d’astreinte ne sera pas un doublon de l’équipe d’astreinte, et sera contacté de manière exceptionnelle. Il sera sollicité afin de prendre les décisions dans son champ de compétence et qui s’imposent en cas de blocage de l’activité, danger pour la continuité ou la sécurité de l’entreprise et des collaborateurs.

Il interviendra dans un second temps pour :

• Estimer la gravité du blocage/problème.

• Prendre la décision de faire intervenir une tierce personne

• Décider, le cas échéant, en accord avec le métier, l’arrêt de l’activité utilisateur jusqu’au retour des équipes compétentes.

• Prendre contact, de manière très exceptionnelle, avec un Kiaber qui soit expert sur le sujet et seul dans son domaine de compétence.

En cas d’intervention, le collaborateur bénéficierait du système de compensation prévu au présent accord.

3. Détermination et Exécution du service d’astreinte

1. Information et Communication du Planning des astreintes

Préalablement, il est rappelé que le planning des astreintes sera établi en respectant le principe de l’équité de planification.

• Le Planning prévisionnel Trimestriel des astreintes

Le Leader établit le planning trimestriel pour les astreintes dites récurrentes.

L’organisation de l’astreinte se fera dans un premier temps sur la base du volontariat.

Les collaborateurs seront informés de la possibilité de se positionner sur un calendrier trimestriel dans lequel sera précisé les périodes d’astreintes sollicitées.

Ce calendrier sera mis à disposition des collaborateurs au plus tard 1 mois avant le début chaque trimestre.

Dans un second temps et dans le cas où le nombre de volontaires serait insuffisant pour assurer l’astreinte, celle-ci pourra être imposée en tenant compte des compétences requises.

Cette mesure exceptionnelle ne s’appliquerait que dans le cas où aucun volontaire ne serait identifié (y compris le responsable du service).

• Le Planning Définitif des astreintes

Le planning définitif des Astreintes sera communiqué à chaque collaborateur en respectant un délai de prévenance de 15 jours.

Ce planning définitif intègre les astreintes récurrentes, mais également les astreintes ponctuelles qui pourraient avoir lieu.

• En cas de circonstances exceptionnelles.

Toutefois, lorsque les nécessités du service ne permettent pas le respect de ce délai de 15 jours, l’astreinte pourra, à titre exceptionnel, être mise en place et communiquée dans un délai plus court (par exemple congé exceptionnel, maladie, absence non prévue ou toute autre absence du salarié en astreinte ou encore en cas de surveillance accrue suite à un incident majeur), et ce sous réserve que le salarié en soit averti un jour franc à l’avance.

Dans ces cas exceptionnels, il sera fait un appel au volontariat – puis l’astreinte pourrait être imposée dans le cas où aucun volontaire ne serait identifié.

2. Les règles de fonctionnement de l’astreinte

Il est entendu qu’en cas d’intervention pendant l’astreinte, l’intervention à distance doit être priorisée.

Les déplacements sur site ne se font que si cela est impérativement nécessaire.

Le collaborateur doit pouvoir se trouver dans un endroit dans lequel il peut, cumulativement, être joint par téléphone et pouvoir se connecter au réseau Kiabi.

Il est entendu que le début de l’intervention se définit comme la réponse à l’appel ou le rappel de l’appel en absence.

En cas d’intervention lors de la période d’astreinte, la procédure est la suivante :

• Le collaborateur doit prendre l’appel qui déclenche l’intervention. En cas d’appel en absence, le collaborateur s’engage à rappeler son interlocuteur dans les 10 minutes.

• Le collaborateur doit se connecter au réseau Kiabi dans les 30 minutes après la réponse à l’appel.

En cas d’évènement impondérable qui mettrait à risque le délai des 30 minutes ou rendant l’intervention impossible, le technicien devra prévenir son responsable par tout moyen permettant de s’assurer de la prise en compte de l’information.

Dans le cas d’une intervention à distance, il est entendu que le technicien peut intervenir pour son site ou tout autre site désigné, dès lors qu’il n’y ait pas de déplacement nécessaire.

Pour des raisons de réactivité :

• le Collaborateur des Services Centraux doit se trouver à moins d’une heure des Services Centraux, situés 100 rue du Calvaire – 59 510 HEM.

• le Collaborateur du site Logistique de Lauwin-Planque doit se trouver à moins d’une heure du site logistique, situé ZAC de Lauwin Planque, Parcelle les Vingt-Deux, 59 553 LAUWIN PLANQUE

Il est prévu que les collaborateurs effectuant une astreinte auront l’obligation de réaliser une main courante détaillant, le cas échéant le détail de leurs interventions et ce, avant chaque changement d’équipe d’astreinte.

L’objectif de cette main courante est de garantir la continuité des informations entre les deux équipes d’astreinte.

3. La mise à disposition du matériel informatique nécessaire à la réalisation des Astreintes.

Les collaborateurs d’astreinte auront à leur disposition :

• Un ordinateur portable qui leur sera fourni par l’entreprise

• Une ligne téléphonique d’astreinte avec forfait Data par équipe ainsi qu’un pool de téléphones supplémentaires, par équipe, sans pour autant que les lignes soient individuelles.

4. Limitation du nombre de réalisations des périodes d’astreinte

La sécurisation de la continuité de l’activité de l’entreprise ne pouvant se faire au détriment de la santé physique et mentale des collaborateurs, des limites à la réalisation d'astreintes sont arrêtées.

Un nombre maximal de forfaits d’astreinte est déterminé par année civile soit 18 semaines complètes d’astreintes par an, sauf si le collaborateur est volontaire.

Un collaborateur ne pourra être placé en astreinte plus de 2 semaines consécutives, ou plus de 2 week-ends consécutifs.

Ce délai pourra être allongé, en accord avec le collaborateur et le leader à 3 semaines consécutives maximum ou 3 week-end consécutifs pour la période des congés d’été allant du 1^er Juillet au 31 Aout de chaque année.

Chaque collaborateur qui se serait positionné sur le planning d’astreintes a la possibilité de demander une dispense temporaire d’effectuer des astreintes.

Cette demande de dispense fera l’objet d’un échange avec le leader.

5. Le suivi des Astreintes

En fin de mois, l’employeur doit remettre à chaque salarié concerné un document récapitulant le nombre d’heures d’astreinte effectuées par celui-ci au cours du mois écoulé, ainsi que la compensation correspondante.

Il comprendra également le nombre d’heures d’intervention ainsi que la compensation correspondante.

Il est rappelé que ce récapitulatif doit être conservé par le Leader pendant une durée de 3 ans minimum.

Repos et temps d’intervention des astreintes

Le temps d'astreinte est pris en compte pour le calcul du repos quotidien et du repos hebdomadaire.

Le temps d’intervention est décompté comme du temps de travail effectif.

1. Si le collaborateur n’intervient pas pendant la période d’astreinte.

Si le collaborateur n’intervient pas pendant la période d’astreinte, ce temps n’a pas d’impact sur le temps de repos.

2. Si le collaborateur intervient pendant la période d’astreinte

Si le salarié intervient pendant la période d’astreinte, le collaborateur doit bénéficier :

• d’un repos quotidien de 11 heures continues à compter de la fin d’intervention sauf si le collaborateur a déjà bénéficié entièrement de ce repos, avant le début de son intervention.

• d’un repos hebdomadaire de 35 heures continues à compter de la fin d’intervention sauf si le collaborateur a déjà bénéficié entièrement de ce repos, avant le début de son intervention.

Ainsi, en cas d’intervention par le collaborateur durant sa période d’astreinte, celle-ci peut avoir pour effet pour le collaborateur de décaler son horaire d’arrivée à son poste de travail ou modifier son organisation du temps de travail et ce, en application de la législation sur les temps de repos quotidien et hebdomadaire.

Il est rappelé que les interventions qui viendraient à être réalisées dans le cadre d’une astreinte dimanche s’opéreraient sur le fondement de l’article L. 3132-4 du Code du travail (travaux urgents dont l’exécution immédiate est nécessaire pour organiser des mesures de sauvetage, prévenir des accidents imminents ou réparer des accidents survenus au matériel, aux installations ou aux bâtiments de l’établissement).

Comme le prévoit l’article L3131-3, le repos quotidien pourra exceptionnellement être ramené à 9 heures en cas d’intervention rendue nécessaire pour assurer la sécurité des biens et des personnes de salariés en astreinte rattachés aux services suivants : Maintenance, Services Généraux, Informatique, après validation de la Direction.

Contreparties

L’indemnisation de l’astreinte est conçue sur la base de forfait pour chaque période déterminée au premier article de cet accord avec une majoration pour les jours fériés.

L’indemnisation de la période d’astreinte est à distinguer de l’indemnisation du temps d’intervention.

1. Pour la période d’astreinte.

1. Pour les collaborateurs de la DSI :

   Le montant forfaitaire des astreintes est le suivant :

Périodes d’Astreintes	Compensation financière
Astreintes de nuit – semaine (du lundi au samedi matin de 9 heures à 9 heures)	40 euros par nuit
Astreintes de jour – Week End (le samedi ou le dimanche, de 9 heures à 20 heures).	40 euros pour le samedi 50 euros pour le dimanche
Astreintes de nuit – Week end (le samedi soir ou le dimanche soir, de 20 heures à 9 heures).	50 euros par nuit
Bonus Jour Férié	+ 60 euros

La période d’astreinte pendant les jours fériés fera l’objet d’une majoration dite « Bonus Jour férié » d’un montant de 60 euros qui s’ajoutera au forfait astreinte.

Le bonus s’applique le jour férié même et non la veille du férié.

Exemple : le lundi de Pâques fait l’objet du bonus pour l’astreinte commençant le lundi – la veille, la nuit du dimanche au lundi ne fait pas l’objet du bonus.

2. Pour les collaborateurs du Kiabi Logistique Etablissement de Lauwin-Planque :

   Le montant forfaitaire des astreintes est le suivant :

Périodes d’Astreintes	Compensation financière
Astreintes de nuit – semaine (du lundi au samedi matin de 9 heures à 9 heures)	40 euros par nuit
Astreintes week-end (du samedi au lundi) de 20h00 à 9h00	50 euros pour la nuit du samedi au dimanche (de 20 heures à 9 heures) 50 euros pour la journée du dimanche (de 9 heures à 20 heures) 50 euros pour la nuit du dimanche au lundi (de 20 heures à 9 heures)
Bonus Jour Férié	+ 60 euros

La période d’astreinte pendant les jours fériés fera l’objet d’une majoration dite « Bonus Jour férié » d’un montant de 60 euros qui s’ajoutera au forfait astreinte.

Le bonus s’applique le jour férié même et non la veille du férié.

Exemple : le lundi de Pâques fait l’objet du bonus pour l’astreinte commençant le lundi – la veille, la nuit du dimanche au lundi ne fait pas l’objet du bonus.

2. Pour la période d’intervention.

Exceptionnellement, le temps d’intervention pendant une période d’astreinte sera décompté en heures.

Chaque heure d’intervention sera rémunérée à hauteur de 35 euros.

Toute heure commencée est due, en application du système de cumuls des temps d’intervention afin de déterminer si les interventions sont inférieures ou supérieures à une durée d’une heure.

Exemples : 

- Une intervention de 30 minutes puis une intervention de 15 minutes, soit 45 minutes d’intervention donneront lieu au paiement de 35 euros. 

- Une intervention de 45 minutes puis une intervention de 20 minutes, soit 1 heures 05 minutes d’intervention, donneront lieu au paiement de 2 heures d’intervention soit 70 euros.

Enfin, toute intervention, un samedi, un dimanche ou un jour férié donnera l'octroi d'un repos compensateur supplémentaire, pouvant être géré en journée ou demi-journée conformément aux règles applicables au sein de Kiabi et ce, afin de garantir le forfait de 215 jours sur l'année.

Suivi du présent accord

Une commission de suivi se réunira une fois par an afin de faire un bilan d’application de la mise en œuvre du présent accord. 

 

La commission de suivi sera composée des représentants de la DRH KIABI et de 3 membres de chaque organisation syndicale signataire du présent accord. 

Formalités légales applicables à l’accord

1. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Les dispositions du présent accord prendront effet à compter du 1^er Octobre 2021.

2. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé par l’UES KIABI et tout ou partie des organisations syndicales signataires du présent accord dans le respect des dispositions de l’article L2232-12 du Code du Travail,  

 

Toute demande de révision émanant de l’une ou l’autre des parties signataires devra donner lieu à la communication d’une demande de révision adressée à l’ensemble des parties signataires. 

 

Une réunion de négociation devra intervenir dans un délai maximum de deux mois à compter de la demande de révision. A défaut d’accord au terme de cette négociation, l’accord continuera à s’appliquer dans les conditions initiales jusqu’au terme initialement prévu. 

Les Organisations Syndicales et la Direction ont précisé que, eu égard aux évolutions du marché, cet accord pourra faire l’objet d’un avenant afin de revaloriser le cas échant, les contreparties financières.

3. Notification et dépôt de l’accord

La Direction notifiera, sans délai, par courrier recommandé avec accusé de réception (ou par remise en main propre contre décharge), le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

A l’expiration du délai d’opposition, il fera l’objet d’un certain nombre de publicités à la diligence de l’entreprise : un exemplaire papier et un exemplaire électronique sera déposé auprès de la DIRECCTE de Lille, un exemplaire sera adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Lannoy. Enfin, cet accord sera affiché sur les panneaux de la Direction des sites concernés.

Fait à Lys lez Lannoy en 7 exemplaires, le 1^er Septembre 2021.

Pour la FEDERATION DES SYNDICATS CFTC DU COMMERCE, DES SERVICES ET DES FORCES DE VENTE,

Pour la FEDERATION NATIONALE DE L'ENCADREMENT DU COMMERCE ET DES SERVICES CFE - CGC,

Pour la FEDERATION CGT COMMERCE DISTRIBUTION SERVICES,

Pour la FEDERATION DES COMMERCES ET DES SERVICES UNSA,

Pour l’UES KIABI