Accord d'entreprise "ACCORD SUR LA QUALITE DE VIE ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL" chez KIABI - KIABI EUROPE (Siège)

Entre :

L’UES KIABI, représentée par

XX, Leader Développement Social UES KIABI

Agissant en qualité de représentant de l’Unité Economique et Sociale « UES KIABI »

D’une part,

Et :

Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’UES KIABI, ci-dessous énumérées :

FEDERATION DES SYNDICATS CFTC DU COMMERCE, DES SERVICES ET DES FORCES DE VENTE

34 quai de la Loire– 75019 PARIS

Représentée par M………………………………………………………………….

FEDERATION NATIONALE DE L'ENCADREMENT DU COMMERCE ET DES SERVICES CFE – CGC

9 rue de Rocroy – 75010 PARIS

Représentée par M…………………………………………………………………..

FEDERATION CGT COMMERCE DISTRIBUTION SERVICES

Case 425 – 263 rue de Paris – 93514 MONTREUIL Cedex

Représentée par .....................................................................

FEDERATION DES COMMERCES ET DES SERVICES UNSA,

21 rue Jules Ferry – 93170 BAGNOLET

Représentée par .....................................................................

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord s’inscrit dans le cadre défini par :

• L’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 19 juin 2013, qui invite les partenaires sociaux à examiner « la possibilité de mettre en place, à titre expérimental, une négociation sur la qualité de vie au travail »,

• La loi Rebsamen n°2015-994 relative au dialogue social, du 17 août 2015, qui prévoit une négociation annuelle relative à la Qualité de vie au travail

• La loi Santé Travail du 2 Août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail 

Dans le prolongement des accords collectifs existants, les parties souhaitent rappeler que la qualité de vie et des conditions de travail est un sujet incontournable chez Kiabi et fait l’objet de plusieurs accords d’entreprise, notamment l’accord du 20 Décembre 2017, de l’accord égalité professionnelle ainsi que de l’accord relatif à l’embauche de personnes en situation de handicap.

En érigeant le principe suivant « Faisons vivre une expérience unique, singulière à chaque personne de notre écosystème », Kiabi souhaite poser un cadre large qui permet à chaque Kiaber de s’épanouir au travers notre ADN, nos valeurs et notre singularité. Le présent accord vient poser, approfondir et compléter les fondations de notre culture RH.

Conscient que le bien-être de nos Kiabers ne peut être une injonction, Kiabi a souhaité rappeler son rôle qui est avant tout de poser les bases et permettre à chacun de s’épanouir au sein de son métier, de son équipe, de son entreprise tout en respectant l’impact de la vie personnelle des Kiabers.

La qualité de vie et des conditions de travail permet de répondre mais également de participer à la stratégie Ressources Humaines découlant de la Vision Kiabi 2030.

La partenaires sociaux et la Direction souhaitent développer un socle commun entre notre ADN, nos valeurs et la qualité de vie au travail et des conditions de travail – en prenant soin de nos collaborateurs à travers l’écoute, le partage, l’engagement mais également la culture du sens de nos actions et l’implications des équipes à travers la culture du change.

Ainsi, le présent accord vise à maintenir un équilibre entre la qualité de vie au travail, source de bien-être des collaborateurs, et la performance globale de l’entreprise.

Poursuivant les actions engagées depuis plusieurs années, Kiabi et les organisations syndicales signataires visent à promouvoir la qualité de vie et des conditions de travail en réaffirment leur volonté d’améliorer de manière constante la qualité de vie et les conditions de travail des collaborateurs des différents périmètres de l’UES KIABI.

Les parties signataires du présent accord réaffirment leur engagement à mener des actions relatives aux thématiques déjà présentes dans le précédent accord mais qui ont été complétés par d’autres thématiques, au centre des préoccupations actuelles :

• Le développement personnel et professionnel

• L’organisation du travail

• L’environnement de travail

• La prévention de la santé et de la sécurité

• L’expression et l’écoute des collaborateurs

• La conciliation vie professionnelle et personnelle.

Dans ce cadre, l’UES KIABI et les organisations syndicales se sont rencontrées à l’occasion de cinq réunions, et ont convenu ce qui suit.

Il convient de rappeler que certaines thématiques feront l’objet d’une démarche dite de « test », ce qui signifie que la pérennisation de l’action, et/ou l’élaboration de plan d’action sera fonction des résultats probants ou non du test mis en place, tant en ce qui concerne sa mise en œuvre que les bénéfices observés sur la qualité de vie au travail des collaborateurs.

Il est d’ailleurs rappelé que ces tests seront effectués grâce à la mise en œuvre de moyens supplémentaires pour contribuer à leur bonne réalisation.

Les parties signataires ont également identifié un axe majeur de la promotion de la qualité et des conditions de travail chez Kiabi qui est la communication des nos accords mais également des mesures mises en place.

Les Acteurs de la qualité de vie au travail

La qualité de vie et des conditions de travail, la prévention des risques psychosociaux et plus globalement la prévention de la santé et de la sécurité des collaborateurs est l’affaire de tous au sein de Kiabi.

Ainsi, les parties souhaitent rappeler que chacun à un rôle important, qu’il ne doit pas négliger.

La Direction réaffirme que chacun contribue à une démarche globale et collective en faveur des thématiques précitées.

1. La Direction des Ressources Humaines : Les Responsables Ressources Humaines

La Direction des Ressources Humaines pilote, oriente et est partie prenante dans l’élaboration et la mise en œuvre de la politique de qualité de vie et des conditions de travail aux travers des différentes expertises (recrutement, formation…). Les Responsables Ressources Humaines seront présentées aux équipes notamment lors des visites magasins.

La Direction des Ressources Humaines est l’accompagnatrice privilégiée des managers.

2. Les Leaders

Les Leaders contribuent à la politique de la qualité de vie et des conditions de travail à travers l’attention et l’accompagnement managérial des collaborateurs reposant sur l’écoute des collaborateurs sur leur organisation et leur charge de travail, et la réalisation de leurs objectifs individuelles et collectifs.

Dans ce cadre, les parties signataires rappellent l’importance de monter en compétences des managers qui participe à leur développement professionnel et à celle de leurs équipes respectives.

Par ailleurs aux travers des diverses formations, ces derniers sont sensibilisés à la notion de qualité de vie et des conditions de travail et en sont également de parties prenantes privilégiées.

3. Les Instances représentatives du personnel (CSE, CSSCT, référents...)

Les Instances Représentatives du personnel et la Direction travaillent en partenariat pour mettre en œuvre la politique de qualité de vie et des conditions de travail, dans le cadre d’échanges réguliers et constructifs.

Pour ce faire, les instances représentatives du personnel bénéficient de réunions préparatoires aux instances ainsi que de crédits d’heures de délégation prévue dans l’accord relatif au dialogue social.

Les Instances Représentatives du personnel sont force de propositions et sollicitées régulièrement dans le cadre de leurs attributions.

4. Les Collaborateurs.

Les parties rappellent que le Kiaber est un acteur majeur de cette démarche globale. En effet, conformément au profil Kiaber, le Kiaber doit être entrepreneur et proactif notamment dans la démarche de recherche d’informations ou de remontée d’informations.

Les parties signataires rappellent que Kiabi favorise toujours la possibilité de s’exprimer sur ses besoins, ses attentes et ses questionnements au travers des moments de partage avec le Leader ou avec l’appui des écoutes et moments d’échange existants. Notamment au travers les différents acteurs cités dans le présent article.

Dans un souci de transparence et de mise à disposition des informations, il est rappelé que la Direction transmet autant que possible des informations relatives à la vie au sein de l’Entreprise par le biais des mails de communication, de l’affichage et des équipes RH. 
 
Ces actions favorisent le « vivre ensemble » et contribuent au bien-être collectif et individuel

5. Les services de santé au travail

Les Services de santé au travail participent à l’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail au travers de propositions, suggestions et conseils permettant de suivre les salariés au cours de l’exercice de leurs fonctions, dans le respect du secret médical.

Les médecins du travail épaulés des infirmières du travail et de l’assistante sociale, jouent également un rôle préventif et d’alerte visant à éviter l’altération des conditions d’hygiène et de santé au travail.

6. L'Assistante Sociale

L’assistante Sociale chez Kiabi met ses compétences au service des collaborateurs qui le souhaitent en les accompagnant situations de changement individuel ou collectif, qui peuvent concerner la vie privée ou la vie professionnelle.

L’assistante sociale est également épaulée par l’ensemble des partenaires internes dans le cadre de ses prérogatives.

7. STIMULUS

STIMULUS est un organisme extérieur dont la vocation est double à savoir prévenir les risques psychosociaux et travailler sur la qualité de vie et des conditions de travail en agissant sur l’amélioration des conditions de travail, le renforcement des compétences émotionnelles et relationnelles et la gestion des difficultés individuelles.

STIMULUS peut être déclenché par l’assistante sociale ou encore les Responsables Ressources Humaines.

8. Complémentaire santé

Au travers notre assureur Axa, la complémentaire santé est également considérée comme un acteur associé à notre démarche QVCT.

Les différents dispositifs proposés pour lesquels nous pouvons citer ANGE, ITELIS ou la téléconsultation permet à chaque Kiaber de bénéficier de l’écoute ou de l’accompagnement d’interlocuteurs experts dans leur domaine. L’ensemble des dispositifs et acteurs sont consultables sur le portail de la mutuelle.

9. Mieux Vivre

Mieux vivre est un acteur auquel Kiabi a décidé d’adhérer. Il permet à chacun de pouvoir se faire accompagner sur des démarches administratives liées au logement (recherche de logement, négociations de contrats, de réduction des factures, …).

Le développement personnel et professionnel

Les parties souhaitent rappeler que l’accompagnement de chaque collaborateur dans son activité quotidienne est un incontournable afin de lui donner la possibilité d’innover, de partager ses pratiques mais également de développer son potentiel et de mettre en pratique ses compétences.

1. Réaffirmer et ritualiser les moments d’échanges individuels et collectifs.

KIABI et les partenaires sociaux souhaitent réaffirmer et ritualiser les moments d’échanges individuels sur l’accompagnement et la montée en compétences des collaborateurs.

Les moments collectifs sont tous aussi important car ils permettent de développer une synergie d’équipe et de créer une cohésion.

Les rituels managériaux sont évoqués dans le cadre de l’accord GPEC signé le 28 avril 2022 qui précise l’importance de chaque rituel mais également de son rythme afin d’avoir des échanges de qualité.

Les parties souhaitent rappeler que :

• L’Entretien de Développement constitue un moment privilégié, une fois par an, durant lequel chaque collaborateur échange avec son leader, afin de réaliser un bilan de l’année écoulée et se projeter sur l’année à venir.

• L’Entretien de Développement périodique est un moment de qualité qui est ritualisé et qui permet de rythmer l’accompagnement des collaborateurs par leurs leaders tout au long de l’année en dehors des ED annuels. Il sera réalisé sur la plateforme Talent ED. Il est prévu à minima 3 entretiens de développement périodique par an

• L’Entretien Professionnel est un moment d’échange privilégié entre le collaborateur et son manager afin d’évoquer le parcours professionnel du collaborateur en matière de formation, d’évolution professionnelle et de rémunération. Cet entretien aura lieu tous les 2 ans.

Les parties rappellent que l’ED ON GOING est un rituel managérial incontournable car il permet d’avoir un moment d’échange régulier afin d’évoquer le ressenti du collaborateur sur le trimestre écoulé, l’accompagnement dont il a bénéficié ou encore ses objectifs.

Cet accompagnement du collaborateur tout au long de l’année permet d’aborder avec sérénité l’ED Annuel, dont le bilan sera fait.

Certains entretiens sont également indispensables dans l’accompagnement des collaborateurs, par exemple, lors d’un retour de longue maladie ou après un retour de maternité doivent s’inscrire dans les rituels managériaux individuels incontournables.

Il est ainsi rappelé qu’en application de l’accord portant sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes signé le 1^er septembre 2021 :

• Le collaborateur absent depuis au moins 6 mois aura la possibilité de solliciter, s’il le souhaite, un entretien en amont de sa reprise avec son leader.

• Indépendamment dans l’entretien sollicité en amont, le leader doit réaliser l’entretien de retour à l’emploi dans un délai de 15 jours après le retour du collaborateur à la suite d’une longue absence, d’un long congé.

Ces échanges doivent se dérouler avec transparence, bienveillance et dans un climat de confiance.

Enfin, nos échanges ont fait émerger des attentes concernant le sens de l’entretien de développement annuel : ainsi la Direction s’engage en amont de chaque période d’entretien de développement annuel à communiquer à l’ensemble des collaborateurs l’importance de cet exercice, ses objectifs mais également son déroulement.

Par ailleurs, la Direction a fait évoluer l’outil d’écoute annuel afin qu’il puisse répondre au mieux aux attentes exprimées, à savoir une simplification de celui-ci.

Dans une démarche d’amélioration continue, l’outil d’écoute annuel pourra faire l’objet d’évolutions annuelles en fonction des attentes et besoins exprimés.

2. Former les Leaders sur l’accompagnement managérial

L’entretien de développement annuel est un moment d’échange privilégié entre le collaborateur et le leader.

Cet échange permet de faire le bilan de l’année mais également de définir les objectifs pour l’année suivante et il est donc important que celui-ci se déroule en tout sérénité.

Ainsi, les nouveaux Leaders arrivant chez Kiabi seront sensibilisés et formés à la conduite de cet entretien dans leur parcours d’intégration.

L’ensemble des Leaders chez Kiabi seront informés de l’existence de cette formation.

Plus globalement, les parties signataires souhaitent rappeler la nécessité d’accompagner au mieux les nouveaux collaborateurs au sein de chez Kiabi en disposant d’un parcours d’intégration de qualité et donner l’ensemble des clés aux Leaders pour réussir. 

3. Développement de l’ED On Going : la notion de charge de travail

L’entretien de développement périodique dit l’ED On Going est un moment privilégié dans l’année afin d’évoquer l’accompagnement du collaborateur au travers ses objectifs mais également son ressenti sur son organisation de travail, ses missions, ses projets.

Les parties ont convenu de développer dans le cadre de l’ED On Going la notion de charge de travail via des éléments objectifs quantitatifs et d’analyse de la charge de travail afin d’en faire un sujet d’échange privilégié.

Le service Talents et Carrières a intégré la notion de charge de travail dans l’Ed On Going, dans la partie ressenti, en incitant le Kiaber a évoquer son équilibre vie professionnelle – vie personnelle ainsi que les temps forts de la période écoulée.

Il est entendu que le développement de cette notion est un test, et que les modifications apportées, même si elles sont annuelles, pourront être remises à jour une fois par an.

L’organisation de travail

Les parties s’accordent que l’organisation du travail est un facteur majeur de bien-être au travail en améliorant constamment ce que nous faisons, en nous remettant en question et en travaillant sur les irritants.

L’organisation du travail est une démarche collective dont l’objectif est d’assurer le bon fonctionnement, la responsabilité de chacun sur son organisation de travail, la réunion de ses missions et services de l’entreprise tout en permettant l’articulation entre la vie personnelle et professionnelle des collaborateurs.

1. Réaffirmer les principes conducteurs de la bonne organisation en magasin

Le Leader est un acteur essentiel dans l’accompagnement des équipes quotidiennement.

Le lancement et l’animation de la journée de travail sont des éléments importants pour l’équipe car cela permet de comprendre et savoir quels sont les objectifs à suivre et atteindre : le leader doit s’assurer de la clarté des tâches à effectuer dans la journée, leur faisabilité mais également en fonction de la charge de travail et des collaborateurs présents.

Il est rappelé l’importance d’anticiper au mieux les aléas, lorsque cela est possible et en applications des règles légales et internes afin d’agir positivement sur l’organisation du magasin et préserver nos équipes. Pour se faire chaque leader est invité à anticiper et à communiquer la priorisation des tâches des Kiabers en cas de pic d’activité.

En complément, les parties signataires réaffirment que nous souhaitons mettre en avant le principe de polyvalence en magasin.

La polyvalence a un impact positif sur la prévention de la santé au travail car cela permet de de favoriser la rotation des postes et limiter les gestes répétitifs mais également de développer l’employabilité des collaborateurs.

Enfin, nous privilégierons, dans la mesure du possible, le positionnement des plages de 5 heures dans la matinée plutôt que dans l’après-midi et ce pour le bien-être de nos Kiabers.

2. Les objectifs annuels donnés aux collaborateurs doivent être réalistes et réalisables

Dans le prolongement des précisions relatives aux rituels managériaux et à l’intégration de la charge de travail, les parties signataires souhaitent rappeler que les objectifs annuels définis doivent être réalistes et réalisables.

Ainsi, si les objectifs permettent de monter en compétences les Kiabers sur leur métier, ils doivent s’inscrire avec cohérence, dans la charge de travail du collaborateur, son organisation et doivent pouvoir être aménageables en fonction des aléas extérieurs dont nous pouvons être dépendants.

Les objectifs définis ne doivent pas être source de stress mais doivent s’inscrire dans un climat de montée en compétences serein.

Il est rappelé que les Leaders, à travers les moments d’écoute de ses collaborateurs doit pouvoir ajuster les objectifs en fonction des remontées du collaborateur.

3. L’accompagnement des collaborateurs : l’efficacité organisationnelle 

• L’Akademy by Kiabi

En complément du développement ou de la remise à jours des outils de travail chez Kiabi, les parties signataires ont conscience qu’il est nécessaire de communiquer sur les éléments dont nous disposons déjà.

Notre plateforme de formations, l’Akademy by Kiabi, bénéficie d’un large catalogue de ressources en formation e-learning dont peuvent bénéficier les collaborateurs afin de les accompagner sur leur efficacité professionnelle, la priorisation ou encore l’aide à la prise de décision.

L’efficacité organisationnelle peut se définir comme la combinaison de la performance et bien-être au travail, donner le meilleur de soi en tenant compte de ses limites et de ses atouts.

La Direction s’engage à communiquer régulièrement autour de ces modules de formation via la newsletter formation envoyée par le service Learning.

• Les bonnes pratiques mails et réunions

L’efficacité organisationnelle dépend de facteurs internes liés à notre propre organisation, mais également à des facteurs externes liés à notre écosystème.

Ainsi, les parties signataires conviennent qu’il faut agir sur le flux de mails ou encore les réunions, en diffusant des bonnes pratiques afin de les rationnaliser.

Les parties souhaitent rappeler qu’avant d’envoyer un mail, il faut :

• S’interroger sur l’opportunité d’envoyer un mail et privilégier les autres moyens de communication (un appel, se déplacer etc.)

• S’interroger sur la pertinence des destinataires que l’on choisit d’insérer dans son mail afin d’éviter de les multiplier.

• Eviter d’utiliser les fonction « cc » ou « cci » : si tu es en copie d’un mail, alors c’est une simple information et tu n’as pas d’actions à faire.

• Identifier l’objet précis de ton mail, ce qui permettra au destinataire d’identifier immédiatement le contenu et le traiter efficacement

• S’interroger sur l’heure de l’envoi du mail : privilégier la fonction « envoi différé » du mail pour un envoi après 18 heures.

• Paramétrer le gestionnaire d’absence de sa messagerie électronique afin d’informer ses interlocuteurs de son absence et des modalités de contact d’un membre de l’entreprise en cas d’urgence.

Il est précisé que l’envoi d’un mail, ou toute utilisation d’un outil de communication ne doit pas se faire au détriment d’une communication directe.

Les parties souhaitent également rappeler les bonnes pratiques liées à l’organisation et à la participation aux réunions :

• Les réunions ne démarrent pas avant 9 heures et ne se terminent pas après 17 h 30, sous réserves des particularités liées au périmètre notamment pour l’entrepôt logistique ou encore les magasins.

• Il n’y a pas de réunions organisées entre 12 heures 30 et 14 heures, sauf en cas de circonstances très exceptionnelles (en lien avec l’international par exemple).

• Fixer obligatoirement un ordre du jour ou un objet en amont de la réunion.

• S’autoriser à refuser une réunion ou à ne pas aller à une réunion si cela a du sens : chacun doit se responsabiliser.

• Respecter les horaires définis de la réunion.

• Les réunions doivent être courtes et efficaces : après 1 heure 30 de réunion, nous perdons de notre concentration.

• Clôturer la réunion par un résumé rapide via un compte rendu et une synthèse des décisions prises et des actions à mener.

Par ailleurs, et pour lutter contre la « réunionite » que nous vivons chez Kiabi, les parties conviennent de bloquer l’organisation de réunions, pendant une demi-journée, chaque semaine.

Au vu de l’interdépendance des services, il est important que cette demi-journée soit commune à l’ensemble des Kiabers. En cohérence avec l’organisation de la charge de travail, cette demi-journée sera fixée le vendredi après-midi. Cette demi-journée sans réunions permettra à chacun de pouvoir bénéficier d’une plage de travail libre afin finaliser la semaine et préparer la semaine suivante, sereinement. A titre indicatif, cette demi-journée est fixée le vendredi après-midi.

Enfin, il est rappelé que les réunions doivent être organisées prioritairement sur le temps de travail sauf circonstances exceptionnelles.

Toutes les réunions organisées en dehors du temps de travail du collaborateur sont ainsi facultatives et feront ainsi l’objet d’un compte rendu qui sera mis à disposition.

Toutefois, il est rappelé que l’organisation des temps forts chez Kiabi à savoir par exemple le lancement d’année, ou encore KIVAL doit permettre de répondre de façon optimale à l’organisation du plus grand nombre.

4. Les bonnes pratiques liées aux outils de communication et l’intégration des collaborateurs

La bonne utilisation des outils de communication et les bonnes pratiques organisationnelles seront intégrées dans le processus d’intégration des collaborateurs afin qu’ils aient connaissance de ce que l’on fait vivre chez Kiabi.

Conscient de l’importance de l’intégration pour initier nos principes et pratiques gages de QVCT, nous travaillons conjointement avec l’ensemble des services RH afin d’enrichir et de centraliser sur la plateforme d’intégration l’ensemble des informations disponibles à date et visible sur différents canaux ou support.

5. L’accompagnement des équipes sur les difficultés organisationnelles identifiées

Les bouleversements auxquels notre secteur d’activité est confronté et le déploiement de la nouvelle vision Kiabi entrainent la nécessité d’accélérer l’évolution de nos process, de nos modes de commerce et nos façons de travailler.

Cette situation peut être source d’irritants et de difficultés organisationnelles qui peuvent relever d’une charge importante mais également d’une organisation inadaptée.

Les parties signataires conviennent que l’accompagnement managérial des Leaders, la mise à disposition de ressources à destination des collaborateurs ou encore la diffusion des bonnes pratiques organisationnelle mais également l’intervention des acteurs internes à Kiabi peut parfois être insuffisant dans certaines situations.

Certaines situations peuvent présenter des irritants organisationnels récurrents entrainant un dysfonctionnement global au niveau de service attendu mais générant également des difficultés relationnelles dans un périmètre.

Il est alors nécessaire de déclencher un accompagnement externe, et ce, afin de pouvoir analyser et proposer un plan d’actions.

Les parties signataires souhaitent ainsi tester l’accompagnement par un prestataire externe pour nous aider sur la gestion de problématiques organisationnelles récurrentes et ce, afin de trouver des solutions pérennes et concrètes.

Cet accompagnement se fera de manière ponctuelle et sous réserve d’un diagnostic préalable.

Par ailleurs La Direction des Ressources Humaines s’engage à mettre en place un “kit” à destination des Leaders afin que ce dernier puisse travailler avec son équipe, les pistes d’amélioration dans son équipe et ce tant en matière de charge, de sens que d’organisation.

Enfin, en application de l’accord portant sur le télétravail et afin de faire face aux changements organisationnels et aux évolutions d’organisation du travail, il est indispensable que chacun puisse communiquer ses temps de présence physiques ou non. (ex : télétravail du leader magasin doit être affiché au planning).

L’environnement de travail

Les parties signataires du présent accord sont convaincues que l’environnement de travail est un facteur majeur de la qualité de vie et des conditions de travail qu’il faut maintenir et améliorer constamment.

Les parties souhaitent rappeler l’importance de la prise en compte de la notion de qualité de vie au travail des collaborateurs dans la définition des espaces de travail notamment de réunions, dans les tisaneries ou encore dans les bureaux.

Les parties souhaitent rappeler que de nombreuses actions ont été menées dans le cadre du précédent accord qu’il convient de poursuivre.

• UES Kiabi

Un audit régulier du fonctionnement du matériel sera effectué afin de s’assurer que les collaborateurs aient un environnement de travail qualitatif et ce, qu’il soit informatique ou lié à l’environnement du travail.

Tout nouveau matériel mis en place dans l’entreprise fera l’objet d’une étude ergonomique ou sera validé par un ergonome. Cette étude sera présentée à la CSSCT.

Une étude ergonomique est en cours sur le périmètre Kiabi Europe et un suivi sera fait via le CSSCT.

En complément, pour toute évolution significative d’organisation de travail, une étude ergonomique pourra être menée afin d’accompagner au mieux cette évolution.

• Kiabi Europe

Dans le cadre de la symétrie des attentions entre les clients et les collaborateurs, nous souhaitons travailler sur l’amélioration des conditions de travail en magasin.

Ainsi, nous souhaitons travailler sur nos configurations magasin, en développant le principe des heures calmes.

Le principe des de proposer des temps adaptés aux sensibilités sensorielles avec des plages horaires pendant lesquelles les bruits et les magasins sont diminués.

Nous souhaitons ainsi développer la baisse de la luminosité, la suspension temporaire des annonces micros sauf urgences ainsi que la diminution de l’intensité de la musique.

Ces heures dites calmes feront l’objet d’une information auprès des clients.

• Kiabi Logistique

De nombreuses actions ont été engagées sur le site logistique de Lauwin-Planque afin de poursuivre l’amélioration de l’environnement de travail et rendre ainsi le site plus agréable.

Dans un souci d’amélioration continue, il y a un travail sur le bon fonctionnement du matériel informatique et des installations en lien avec les équipes IT.

Enfin, le Comité « et Pat et nous » est un acteur majeur de l’amélioration des conditions de travail et seront également poursuivies les rencontres trimestrielles avec la Médecine du Travail.

• Services Centraux France, Bunsha et Kiabi Logistique établissement de Hem

Les parties s’engagent à remettre à jour les règles de « Savoir vivre ensemble » lors de la présence de collaborateurs sur site avec une Charte à destination de tous les collaborateurs reprenant les règles de vie en Open Space.

Le projet de nouveau siège à Lezennes impose une nouvelle réflexion sur l’aménagement des espaces de travail pour répondre aux nouveaux besoins des collaborateurs. Ainsi, les collaborateurs seront intégrés à la préparation d’appel d’offres des futurs aménagements par la mise en place de tests d’organisations et de mobilier sur les espaces de travail pour confirmer la démarche.

A titre d’exemples, l’application MOFFI est actuellement testée sur un périmètre afin de pouvoir réserver des bureaux de flex-office ou des salles de réunion ; de nouvelles tables sont également testées aux Affaires Sociales et à la Communication, et ont déjà fait l’objet de remontées afin de les améliorer.

Ces démarches seront poursuivies jusqu’à la mise en place du site de Lezennes.

La prévention de la santé et la sécurité au travail

Les parties signataires du présent accord souhaitent pérenniser leur engagement dans une démarche de prévention de la santé et de la sécurité de nos collaborateurs.

Cette démarche sera initiée pour l’ensemble des sociétés de l’UES, mais des particularités d’application pourront subvenir.

L’implication et la sensibilisation des collaborateurs sont fondamentales dans la démarche d’amélioration continue de la qualité de vie au travail des collaborateurs.

1. Accompagnement des collaborateurs dans l’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail.

Les parties s’engagent à communiquer largement autour de la nécessité de participer aux formations sur l’agressivité client qui est une formation incontournable pour l’accompagnement des collaborateurs dans le quotidien de leur poste.

Les parties s’engagent également à communiquer autour des ateliers de Communication non violente et ainsi rappeler l’importance de suivre cette formation.

Enfin, pour répondre à des besoins spécifiques pour certains périmètres, des ateliers sur des sujets prédéterminés pourront être organisés.

La Direction s’engage à lutter comme les troubles musculosquelettiques et contre la sédentarité en développant les formations dites Gestes et Postures qui seront déclinées à l’ensemble des périmètres et adaptées aux spécificités du périmètre.

2. Accompagnement des collaborateurs dans la reprise de poste un arrêt maladie : l’indemnisation du mi-temps thérapeutique.

Les parties souhaitent accompagner les collaborateurs dans leur reprise d’activité après un arrêt maladie en agissant sur la prise en charge du mi-temps thérapeutique par Kiabi.

Kiabi s’engage à prendre en charge la perte de salaire pour les collaborateurs en arrêt mi-temps thérapeutique au-delà des plafonds maximums fixés d’indemnisation par la Sécurité Sociale (en 2023,
50.58 euros par jour), et ce pendant les 90 jours (par an et à compter de la date d’anniversaire), avant la prise en charge par la prévoyance.

L’objectif étant de reprendre sereinement son poste.

3. La démarche d’amélioration continue de la qualité de vie et conditions de travail chez Kiabi.

• Animation du Taux ATMP

La démarche d’amélioration continue de la qualité de vie et des conditions de travail chez Kiabi passe par la valorisation de la prévention de la santé et de la sécurité des collaborateurs.

Nous avons à notre disposition un indicateur qu’il est nécessaire d’animer afin que les Leaders aient conscience que des conséquences de la survenance d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle. Les impacts sont multiples tant sur la santé des collaborateurs mais également en ayant un impact financier. La prise de conscience doit permettre à chacun de comprendre les enjeux et de mener une démarche de prévention de la santé et de la sécurité.

• Les comités dit « QVCT »

La qualité de vie et des conditions de travail doit être animée de manière régulière en proximité avec chacun des périmètres afin de d’orienter les axes d’amélioration vers les problématiques spécifiques :

• Relance de l’instance « Comité Qualité de vie et conditions de travail » sur Bunsha, Kiabi Logistique Etablissement de Hem et Kiabi Europe Services Centraux.

• Poursuite du comité « Et Pat et nous » au sein de Kiabi Logistique Etablissement Lauwin Planque.

Nous souhaitons développer ce même comité sur le périmètre Kiabi Europe : ce Comité devra représenter l’intégralité des métiers via une instance restreinte comprenant un membre de chaque catégorie socio-professionnelle, 3 membres de la CSSCT et un membre par organisation syndicale.

L’objectif de ces instantes sera d’être force de proposition sur les axes définis de la qualité de vie et des conditions de travail qui ont été définis dans le présent accord ou sur toute autre problématiques qui émergerait au sein de son périmètre.

Les rites et les rythmes seront définis par chacun des Comités et ce, en tout autonomie.

Ces comités pourront par exemple être à l’initiative de l’animation d’une journée dite 5 « S » dont l’objectif est de nettoyer son périmètre, que ce soit en termes de rangement de locaux ou de remise à plat des process de l’équipe.

• La création d’une event chart QVCT

Dans la continuité de la volonté des parties de faire de la qualité de vie et des conditions de travail un élément central d’animation RH, les parties signataires souhaitent développer la sensibilisation des collaborateurs aux thématiques liées à la santé, la sécurité et plus globalement la qualité de vie et des conditions de travail.

Cette sensibilisation sera menée au travers de différentes actions annuelles et déterminées dans le cadre d’une Event Chart : ces actions pourront être la semaine de la QVCT, des ateliers autour du sport, de la nutrition ou encore de la sédentarisation.

Nous pourrons nous faire accompagner par différents acteurs de la QVCT comme la Médecine du travail ou encore la SSTRN.

4. La prévention des risques psycho-sociaux

« Les risques psychosociaux sont définis comme un risque pour la santé physique et mentale des travailleurs. Leurs causes sont à rechercher à la fois dans les conditions d’emploi, les facteurs liés à l’organisation du travail et aux relations de travail. »

Le stress mais aussi les violences internes (harcèlement moral, harcèlement sexuel) et les violences externes (exercées par des personnes extérieures à l’entreprise à l’encontre des salariés), sont les RPS les plus souvent évoqués.

Dans un objectif d’acculturation des Leaders sur les risques psycho-sociaux, des ateliers de sensibilisations aux RPS seront obligatoires pour les Leaders, dans le cadre de leur parcours d’intégration mais également pour les Leaders déjà en poste.

En complément, une communication plus large autour du module Akademy by Kiabi relatif à la compréhension et à la reconnaissance des risques psycho-sociaux sera effectuée.

Plus globalement, les parties s’engagent à mettre en place une formation à destination des RH Partners et des représentants du personnel ainsi que les référents harcèlement sexuel, portant sur les risques psycho-sociaux et le geste de premiers secours en santé mentale. En effet ces acteurs sont les premiers à être confrontés à des situations de détresses émotionnelles. Il est donc important de les accompagner dans leur démarche d’écoute, de conseil et d’orientation.

Cette démarche s’inscrit également dans la démarche initiée par le gouvernement. En effet le déploiement des premiers secours en santé mentale figure sur la feuille de route du gouvernement et est inscrit parmi les 30 mesures énoncées lors des Assises de la santé mentale et de la psychiatrie.

Enfin, les parties s’engagent à mettre à jour le document unique d’évaluation des risques en partenariat avec les membres de la CSSCT en y développement les actions mises en place pour lutter contre les risques psycho-sociaux.

5. Les référents Harcèlement

La loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 dite loi avenir professionnelle est venue mettre en place les référents harcèlement dans les entreprises de plus de 250 salariés.

La loi Santé Travail du 2 Aout 2021 réaffirme l’importance du rôle des Référents Harcèlement. 

Les parties signataires rappellent que le harcèlement sexuel tout comme toutes les autres formes de pressions ou d’atteinte à la dignité humaine ne sont pas tolérés au sein de l’entreprise.

Aucun seuil ne doit être retenu pour la mise en place de référent : l’ensemble des entreprises qui composent l’UES se voient concernées par la mise en place d’un référent harcèlement sexuel.

La mission du référent harcèlement est d’informer, orienter et accompagner les collaborateurs qui seraient confrontées à une situation de harcèlement, que cette situation soit avérée ou supposée.

Ainsi, sa mission peut se décliner de la manière suivante :

• Proposer des mesures de prévention nécessaire à la lutte contre le harcèlement (actions de sensibilisation, actions de formation etc.)

• Recevoir les demandes et les signalements des collaborateurs

• Orienter les collaborateurs vers les bons interlocuteurs, internes ou externes et les informer sur les procédures internes.

• Accompagner et Conseiller les managers et/ou la Direction dans la gestion d’une situation de harcèlement avérée ou supposée.

Chaque société de l’UES dispose de deux Référents Harcèlement qui peuvent être contactés par des Kiabers de tous les périmètres qui composent l’UES

Une charte de conduite des référents harcèlement a également été rédigée reprenant le rôle mais également les principes à respecter notamment agir avec discrétion, et le devoir de confidentialité.

L’expression et l’écoute des collaborateurs

Les parties souhaitent réaffirmer et souligner que l’expression et l’écoute des Kiabers sont des marqueurs forts et uniques chez Kiabi. En effet le dialogue et l’écoute régulière font partie intégrante de la qualité de vie au travail et des conditions de travail – une attention particulière doit être apportée à ces moments d’expression et d’échanges.

Ainsi, il est rappelé que le Leader est le premier acteur de dialogue et d’écoute pour le collaborateur, et ce, à travers les différents moments d’échange qu’il peut avoir avec son équipe.

La Direction et les organisations syndicales ont souhaité rappelé l’ensemble des moments d’informations et d’écoute déployés chez Kiabi ainsi que leur objectif :

1. Les Ateliers de Co-Développement et les ateliers « Mieux se connaitre pour mieux communiquer ».

2. Les ateliers de communication non-violente afin de permettre à chaque collaborateur d’exprimer ses ressentis de façon adéquate et recevable.

Il est rappelé que les ateliers de communication non-violente doivent être proposées dans le cadre d’un développement personnel et non en réparation de situations difficiles.

3. Nous souhaitons relancer les espaces « Ki-Ecoute » sur les services centraux

4. Animation de l’outil annuel d’écoute, qui est actuellement Great Place to Work, avec le déploiement des plans d’action à la suite des sessions d’écoute mises en place.

5. Animation de l’outil d’écoute de proximité, actuellement le Happy Kiaber et ce, en complément de l’outil d’écoute annuel avec l’intégration de questions ouvertes selon des thématiques pertinentes pendant la période, portant sur par exemple sur nos valeurs ou non moments de vie.

Les Leaders doivent utiliser cet outil car il permet, par périmètre, d’avoir connaissance de certaines difficultés récurrentes rencontrées par le collaborateur et ainsi, trouver des solutions à celles-ci.

Les parties signataires souhaitent rappeler que l’utilisation de l’outil d’écoute de proximité se fait sur la base du volontariat : aucun collaborateur ne peut être contraint à le remplir.

Enfin, l’utilisation de cet outil est anonyme.

6. Nous souhaitons que les Kiabers puissent valoriser les moments ponctuels de convivialité et de célébrer les réussites.

7. La remise en place des RIM qui permet avant tout de donner une visibilité sur l’économie de l’entreprise, les grands chantiers et les actualités de l’entreprise.

8. La possibilité pour chaque Kiaber de bénéficier d’un coaching individuel avec l’un de nos coachs certifiés. Cet accompagnement de développement personnel est un marqueur fort de la singularité Kiabi. Cette demande peut être effectuée lors de l’ED et a pour vocation d’accompagner les Kiabers dans une démarche de développement personnel. (Problématique de posture, de relations humaines…)

La Conciliation vie personnelle et vie professionnelle 

Le juste équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle partie intégrante de la politique globale de l’entreprise et, est un facteur de développement et d’épanouissement des collaborateurs, individuel et collectif, au service de la performance globale et durable de l’entreprise. 

Nous avons évoqué cette thématique dans l’accord portant sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes avec des mesures portants sur l’exercice de la parentalité, ou encore d’accompagner les collaborateurs dans leurs moments de vie.

Le développement du télétravail, qui fera l’objet d’un accord distinct, sera également un levier de conciliation de la vie privée et de la vie professionnelle en offrant la possibilité pour les collaborateurs qui le souhaite de bénéficier de 2 jours de télétravail par semaine pour les métiers qui le peuvent, ou occasionnellement.

Par ailleurs, il est rappelé que certaines mesures visant à l’équilibre vie professionnelle, vie personnelle figurent dans des accords distincts signés récemment à savoir par exemple, l’accord portant sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes signé le 1^er Septembre 2021.

Face aux aspirations nouvelles et renforcées de nos Kiabers, Kiabi se doit d’innover en matière d’organisation du temps de travail. Des réflexions seront réalisées durant l’intégralité d’application de cet accord et feront l’objet d’échanges avec les représentants aux CSEE.

Les parties souhaitent également rappeler l’ensemble des bonnes pratiques liées au droit à la déconnexion, et ce, en lien avec le développement des nouveaux outils de communication, ou encore l’évolution de notre organisation du travail.

Les parties souhaitent également rappeler le principe de déculpabilisation : un collaborateur n’est pas obligé de répondre à une sollicitation qui interviendrait en dehors de son temps de travail.

Les collaborateurs doivent apporter une vigilance particulière à leur utilisation et à préserver leur droit à la déconnexion.

• Le droit à la déconnexion

Le développement des outils numériques ainsi que leur accessibilité grandissante conduisent à rendre les frontières entre vie privée et vie professionnelle d’autant plus imprécises et perméables.

La régulation des outils doit ainsi permettre de bénéficier du progrès apporté par le digital tout en préservant la santé des collaborateurs, dans le respect de leur vie privée et familiale.

Le droit à la déconnexion introduit par la Loi Travail du 8 août 2016 a justement pour objet de permettre une utilisation efficiente du digital par un accompagnement de l’essor de ces outils. Il est défini comme le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels, en dehors de son temps de travail habituel, soit pendant les temps de repos et de congés.

Par outils numériques professionnels, il est entendu tous les outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones …) mais également les outils dématérialisés (messagerie électronique, internet…) qui permettent d’être joignable à distance.

Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du collaborateur durant lesquels il demeure à la disposition de l’entreprise. En sont de ce fait exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaires, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours de repos et jours fériés, les temps d’absences autorisées de quelque nature que ce soit.

Les parties signataires réaffirment l’importance du bon usage des outils numériques professionnels et la nécessaire régulation de leur utilisation pour garantir le respect des temps de repos et de congés mais également assurer l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Les parties signataires souhaitent permettre l’utilisation des outils numériques en dehors du temps de travail, avec vigilance, afin d’éviter une dégradation des conditions de travail et limiter les possibles désagréments qui pourraient ressurgir sur la vie personnelle.

Pour atteindre cet objectif, l’UES KIABI souhaite agir sur trois axes principaux :

• La régulation de l’utilisation des outils numériques en dehors du temps de travail

• La responsabilisation des collaborateurs, et l’incitation des managers à l’exemplarité

• La sensibilisation aux bonnes pratiques et usages pour se déconnecter.

Sensibilisation et formation à la déconnexion

Des actions de sensibilisation seront organisées à destination de l’ensemble des salariés en vue de les informer des risques de l’hyper-connexion et des bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

1. Charte de bonne utilisation des outils numériques

Dans ce cadre, l’UES KIABI s’engage à sensibiliser les collaborateurs à une utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques par l’élaboration d’une charte définissant les règles de bonnes pratiques.

Afin d’ancrer ces bonnes pratiques dans les esprits, il est également prévu une intégration de cette charte dans les livrets d’accueil des nouveaux collaborateurs afin de les sensibiliser sur les pratiques internes recommandées mais également la diffusions des bonnes pratiques liées à l’organisation des réunions, les emails ou encore l’utilisation des différents canaux de communication.

1. Sensibilisation des leaders

Pour s’assurer du respect du droit à la déconnexion et des recommandations prévues dans la charte de bonne utilisation, l’UES KIABI organisera des actions de formation et/ou de sensibilisation (exemple : vidéo de sensibilisation) à destination des leaders, coleaders, RRH afin de les sensibiliser à l’usage raisonné, équilibré et responsable des outils numériques.

Il est rappelé que l’exemplarité managériale est essentielle pour un exercice effectif de ce droit. Ainsi, les leaders devront veiller au respect du droit à la déconnexion de leurs collaborateurs.

Formalités légales applicables à l’accord

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.

Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé par l’UES KIABI et tout ou partie des organisations syndicales signataires du présent accord, sous réserve du respect des conditions générales de validité des accords collectifs prévues par la législation en vigueur.

Toute demande de révision émanant de l’une ou l’autre des parties signataires devra donner lieu à la communication d’une demande de révision adressée à l’ensemble des parties signataires.

Une réunion de négociation devra intervenir dans un délai maximum de deux mois à compter de la demande de révision. A défaut d’accord au terme de cette négociation, l’accord continuera à s’appliquer dans les conditions initiales jusqu’au terme initialement prévu.

Notification et dépôt de l’accord

La Direction notifiera, sans délai, par courrier recommandé avec accusé de réception (ou par remise en main propre contre décharge) auprès du délégué syndical, le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

A l’expiration du délai d’opposition, il fera l’objet d’un certain nombre de publicités à la diligence de l’entreprise : un exemplaire papier et un exemplaire électronique sera déposé auprès de la DIRECCTE de Lille, un exemplaire sera adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Lannoy. Enfin, cet accord sera affiché sur les panneaux de la Direction sur tous les sites de l’UES KIABI.

Fait à Lys lez Lannoy en 7 exemplaires, le

Pour la FEDERATION DES SYNDICATS CFTC DU COMMERCE, DES SERVICES ET DES FORCES DE VENTE,

Pour la FEDERATION NATIONALE DE L'ENCADREMENT DU COMMERCE ET DES SERVICES CFE - CGC,

Pour la FEDERATION CGT COMMERCE DISTRIBUTION SERVICES,

Pour la FEDERATION DES COMMERCES ET DES SERVICES UNSA,

Pour l’UES KIABI