Accord d'entreprise "ACCORD SUR LA MISE EN OEUVRE DU TÉLÉTRAVAIL" chez BEPCO FRANCE

ACCORD SUR LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

SAS BEPCO FRANCE

ENTRE LES SOUSSIGNES

La S.A.S. BEPCO France, dont le siège social est situé Technopole Agen Garonne – 55 Allée de Martinon 47310 SAINTE COLOMBE EN BRUILHOIS, représentée par, agissant en qualité de Directeur Général,

N° SIREN: 344 539 283, APE : 46.61Z

D’une part,

ET

L’organisation syndicale représentative CFDT, représentée par, en sa qualité de Délégué Syndical,

L’organisation syndicale représentative CGT, représentée par, en sa qualité de Délégué Syndical,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Durant la crise sanitaire liée à la Covid-19, BEPCO France a dû mettre en œuvre précipitamment et sans cadre le recours au télétravail, ce afin d’assurer la protection de la santé du personnel.

Les partenaires sociaux, dans le cadre des réunions CSE puis à l’occasion des NAO ont décidé de formaliser un cadre de mise en œuvre précis permettant de pérenniser ce mode d’organisation du travail.

La mise en place de cette forme d’organisation du travail a notamment pour objectifs de contribuer à une meilleure flexibilité du travail, d’améliorer l’articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, tout en maintenant un fonctionnement optimal de l'entreprise. En effet, le télétravail ne doit en rien changer la façon de travailler habituellement en entreprise et être transparent pour tous les interlocuteurs du télétravailleur.

Le recours à cette forme innovante d’organisation du travail repose sur un postulat de confiance et de responsabilité de l’ensemble du personnel, élément clé indispensable à la réussite de ce mode d’organisation au travail.

C’est dans cet esprit que le présent accord a été établi.

Le présent accord a pour objet de définir les conditions dans lesquelles ce recours au télétravail peut être exercé.

ARTICLE 1 – DEFINITIONS

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par le salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Par principe, pour l’application du présent accord, le télétravail s’entend d’une prestation de travail réalisée depuis le domicile du salarié uniquement.

Dans le cadre du présent accord, l’exercice d’une activité en télétravail repose sur une démarche initiée par le salarié et par lui seul mais il ne peut l’imposer à la direction de l’entreprise

Deux façons de recourir au télétravail peuvent être envisagées :

• Le télétravail régulier qui repose sur une planification des périodes télétravaillées (ex : tous les jeudis ou selon un planning défini en amont). Il est caractérisé par sa régularité et son formalisme.

• Le télétravail occasionnel qui permet de répondre à des situations ponctuelles de localisation exceptionnelle du travail en dehors de l’entreprise. Le télétravail occasionnel pourra également être mis en œuvre en cas de survenance d’un aléa indépendant de la volonté du salarié ou de l’employeur et ayant un caractère inhabituel, imprévisible ou d’urgence (météorologique, sanitaire, …)

Le télétravail ne doit en rien changer la façon de travailler habituellement en entreprise (horaire, disponibilité, quantité et qualité de travail) et être transparent pour tous les interlocuteurs du télétravailleur.

Si ce nouveau mode d’organisation du travail participe à un meilleur confort d’organisation pour le collaborateur, il ne doit être en aucun cas interprété comme une souplesse personnelle dans son organisation personnelle pendant le temps de travail, ou comme un mode de garde.

ARTICLE 2 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord vient fixer le cadre de mise en œuvre du télétravail pour le personnel de BEPCO France Sas (siège et établissement(s) secondaire(s)).

Cet accord ne concerne pas :

- Les activités itinérantes qui par nature ne peuvent pas être réalisées dans les locaux de l'entreprise,

- Les activités logistiques qui, de fait, ne sont pas télétravaillables.

ARTICLE 3 – ELIGIBILITE & CONDITIONS DE PASSAGE AU TELETRAVAIL

3-1 - Activités concernées

Le télétravail n’est ni un droit ni une obligation et sa mise en œuvre répond à certaines conditions.

Il faut tout d’abord que le poste soit compatible avec le télétravail. Sont notamment incompatibles avec le télétravail les postes :

- qui exigent par nature une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise (Accueil, Logistique, Maintenance),

- qui font appel à des ressources ou activités (matériel ou information…) disponibles uniquement dans les locaux de l’entreprise,

- dont l’exécution en télétravail est incompatible avec le bon fonctionnement du service de rattachement ou des services avec lesquels ils sont en interaction,

- qui nécessitent un soutien managérial rapproché,

- qui nécessitant le soutien présentiel d’un service support.

Il faut ensuite que le télétravail ne fasse pas obstacle à la règle de permanence par service. Cette règle prévoit qu’un salarié peut être en télétravail seulement lorsqu’une permanence physique est assurée dans son service. Cette règle s’applique aussi bien pour le télétravail occasionnel que pour le télétravail régulier.

3-2 - Critère d’ancienneté au poste

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit être titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée de plus de 6 mois et être affecté au poste qu’il occupe lors de sa demande depuis plus de 6 mois.

Aucune discrimination ne pourra intervenir entre les salariés, y compris à l’égard des travailleurs handicapés.

3-3 - Critères d’éligibilité

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit occuper un poste compatible avec ce type d’organisation du travail. Afin de permettre au salarié et à son responsable hiérarchique d’évaluer l’opportunité de la mise en œuvre du télétravail, 5 critères d’éligibilité doivent être réunis :

Critère 1 : autonomie suffisante. Le salarié doit pouvoir réaliser son travail à distance, sans être physiquement dépendant de la présence de ses collègues ou de son responsable hiérarchique. Il doit savoir définir ses priorités et s’organiser pour réaliser ses tâches et missions dans les meilleures conditions possibles.

Critère 2 : une maîtrise des compétences requises au poste en télétravail. Le salarié doit avoir intégré de manière suffisante les savoirs, les outils et le réseau d’interlocuteurs dont il a besoin pour réaliser les missions/tâches qui lui sont confiées. Entre autres, la maîtrise de l’outil informatique est indispensable. Ce critère est indépendant de l’ancienneté.

Critère 3 : une confiance réciproque. La confiance et la loyauté entre le salarié et son responsable hiérarchique constituent le fondement sur lequel doit se construire la relation de travail dans une organisation en télétravail.

Critère 4 : une organisation du travail compatible. L’organisation devra permettre l’évaluation précise du travail fourni par chacun des salariés, qu’il travaille à distance ou non. Le management par objectif est adapté au télétravail et il convient de mesurer précisément la charge de travail des télétravailleurs. L’organisation, le bon fonctionnement et la cohésion d’équipe des services ne doivent pas être impactés par le télétravail.

Critère 5 : un espace de télétravail équipé. Le télétravailleur doit disposer à son domicile d’un espace dédié et approprié au télétravail comprenant un équipement mobilier ergonomique. Il doit également posséder à son domicile une connexion internet avec un débit suffisant pour permettre un usage bureautique standard.

Le défaut d’un des 5 critères justifie le refus de mise en œuvre du télétravail.

3-4 – Evaluation des critères d’éligibilité

Les collaborateurs seront informés des critères d’éligibilité et des modes d’évaluation de ces critères :

Critères 1 et 2 : Evaluation sur la base de :

• L’entretien annuel d’évaluation

• Questionnaire d’auto-évaluation spécifique au service

• Questionnaire d’évaluation par le manager

Critères 5 : Evaluation sur la base de :

• Questionnaire d’auto-évaluation

• Attestation sur l’honneur du collaborateur (cf article 5-1)

• Test de réseau en distanciel

ARTICLE 4 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

NB : Par principe ces modalités concernent le télétravail régulier ; les dispositions spécifiques au télétravail en cas de force majeure viennent compléter si nécessaires les dispositions.

4-1 - Principes de mise en œuvre du télétravail

En dehors d’un cas de force majeure, le passage en télétravail doit reposer sur le volontariat.

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail en informera son supérieur hiérarchique par courriel en mettant en copie le service RH. Ce courriel précisera les modalités souhaitées de mise en œuvre du télétravail (organisation et journée proposée, durée de l’organisation, adresse de télétravail et description de l’espace dédié au télétravail dans le domicile …).

Le salarié et son responsable valideront ensemble les critères d’éligibilité et échangeront sur les modalités possibles. Si nécessaire, l’un ou l’autre pourra solliciter le conseil ou l’arbitrage par le DRH.

Le supérieur hiérarchique dispose d’un délai de 15 jours pour accepter ou refuser la demande. Il pourra adresser sa réponse par courriel, en mettant en copie le DRH. Le refus devra être motivé.

En cas d’accord, le service RH prendra le relais pour acter une convention individuelle reprenant les modalités de mise en œuvre, rappelant la période d’adaptation, les conditions de réversibilité et autres clauses du présent accord. Cette convention reprendra également les clauses et articles de la charte informatique et de l’accord sur le droit à la déconnexion trouvant écho dans la mise en œuvre du télétravail.

Dans le cas où le télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

4-2 - Fréquence et nombre de jours télétravaillés

L’entreprise affirme sa volonté de maintenir un lien étroit entre l’entreprise et les salariés et son attachement aux vertus du travail en équipe.

Le télétravail s’effectuera par principe à raison d’un jour fixe par semaine. Toutefois, pour les salariés résidant à plus de 50km de l’entreprise, le recours au télétravail pourra être porté à 2 journées par semaine.

Les jours non utilisés ne sont ni reportables sur une autre semaine ni cumulables.

Le choix du jour sera arrêté en concertation entre le supérieur hiérarchique et le salarié.

Une fois le jour choisi, ce choix deviendra définitif pour l’année civile concernée, sauf circonstances exceptionnelles liées à des nécessités de service ou à la situation personnelle du salarié.

En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, le collaborateur ne pourra pas exiger le report du jour de télétravail.

Le supérieur hiérarchique et/ou la Direction pourront être amenés à demander au télétravailleur de venir travailler à l’entreprise lors d’une journée habituellement télétravaillée. Cette demande devra respecter un délai de prévenance de deux jours, sauf urgence. Dans ce cas, le collaborateur pourra demander le report ou l’anticipation de cette journée non télétravaillée.

4-3 - Période d’adaptation

L’exercice des fonctions en télétravail débute par une période d’adaptation de deux mois. Cette période permettra à l’entreprise de vérifier si le salarié a les aptitudes professionnelles et personnelles pour travailler à distance et/ou si l’absence du salarié ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période lui permettra de vérifier que l’organisation en télétravail lui convient.

Au cours de cette période le salarié comme l’employeur pourront mettre fin, unilatéralement, à la situation de télétravail, moyennant le respect d’un délai de prévenance de 7 jours.

S’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié retrouve son poste dans les locaux de l’entreprise.

4-4 - Télétravail occasionnel et/ou de force majeure

En cas de situation inhabituelle, imprévisible et temporaire, (épidémies, pandémies, phénomènes de pollution, grèves, intempéries …), la Direction pourra décider d’aménager les modalités de recours au télétravail.

Il pourra ainsi être décidé d’un recours au télétravail tous les jours de la semaine ou d’une modification du planning des jours habituellement télétravaillés.

Ces modifications seront mises en place, à titre temporaire, après information des représentants du Comité Social et Economique et du personnel.

ARTICLE 5 – LIEU D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

5-1 - Adresse et lieu d’exécution du télétravail

Le télétravail sera exécuté au domicile principal du salarié. Le domicile s’entend comme lieu de résidence habituelle du salarié.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l’entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d’exécution du télétravail seront alors réexaminées.

Ce mode de travail reposant sur un gage de confiance réciproque, chaque collaborateur doit s’assurer que l’aménagement de son domicile :

- Est propice à la concentration pour une réalisation optimale de son activité,

- Permet d’affecter un espace dédié à l’exercice de son télétravail où il aura l’équipement nécessaire à l’activité professionnelle à distance. Le salarié doit s’engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l’exercice du travail en télétravail,

- Permet d’assurer la confidentialité des échanges professionnels qu’il effectue et des données sur lesquelles il travaille,

- Garantit sa sécurité (notamment conformité électrique avec une prise de terre, un disjoncteur différentiel) et celles des équipements que la société met à sa disposition ainsi que l’assurance d’une connexion internet pour assurer les liaisons de communication.

Ces conditions d’aménagement donneront lieu à une attestation sur l’honneur par le collaborateur et l’entreprise pourra dans des conditions limitées et définies user de la possibilité de contrôler ou faire contrôler l’aménagement sur place (cf article 8).

5-2 - Equipements

BEPCO France met à la disposition des télétravailleurs un ordinateur portable ou un ordinateur fixe qui intègrera la fonction téléphonie (à date de mise en œuvre, application JABBER).

Chaque salarié s’engage à en prendre soin et en cas de difficultés techniques à en aviser, immédiatement, le service compétent.

Ce matériel est à usage exclusivement professionnel et reste la propriété de l’entreprise. Le salarié s’engage à le restituer dès la fin de la période de télétravail ou sur simple demande de l’entreprise.

Dans le cadre du télétravail, l’entreprise prend directement à sa charge les seuls frais de mise à disposition, d’entretien, de réparation et de remplacement du matériel mis à disposition.

Le salarié prendra toutes les précautions utiles pour préserver l’accès aux données de l’entreprise et, plus généralement, à toutes informations concernant l’entreprise ou ses clients.

Pendant ses périodes de télétravail, le salarié respectera les règles en vigueur dans l’entreprise concernant l’utilisation des équipements et outils informatiques. A défaut, le salarié s’expose aux sanctions disciplinaires applicables lorsque des manquements similaires sont commis par des salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

5-3 - Assurance

Le salarié devra prendre les dispositions nécessaires pour informer son assureur de sa nouvelle situation de télétravail. Il devra fournir à l’employeur une attestation d’assurance multirisques habitation du lieu de télétravail pendant la période d’adaptation.

A défaut, il sera mis fin au télétravail.

ARTICLE 6 – ORGANISATION QUOTIDIENNE DU TELETRAVAIL

6-1 - Modalités de contrôle du temps de travail et plages de disponibilités

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant les dispositions légales, à savoir :

- les durées maximales de travail, soit 10 heures par jour et 48 heures par semaine ou 44 heures en moyenne par semaine sur une période quelconque de 12 semaines consécutives ;

- les durées minimales de repos, soit 11 heures par jour et 35 heures par semaine ainsi qu'un temps de pause de 20 minutes consécutives par jour dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures, continues ou non.

La durée hebdomadaire moyenne de travail reste inchangée et par principe l’organisation de la journée restera la même que celle exercée en entreprise. Aucune heure supplémentaire ne peut être réalisée sans l’accord préalable du supérieur hiérarchique.

Afin de respecter la vie privée du télétravailleur et aussi de garantir l'activité du service, les plages horaires durant lesquelles il devra être joignable via les outils collaboratifs, téléphone, … ou mail correspondent à l’horaire collectif de travail. Il en sera de même pour les salariés non soumis à un horaire collectif (cadres au forfait).

Pendant les plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer aux réunions téléphoniques ou aux visio conférences organisées par l’entreprise et de consulter sa messagerie, régulièrement.

Tout collaborateur en situation de télétravail à domicile devant s’absenter de manière inopinée pour raison personnelle ou professionnelle, pendant sa journée de télétravail, doit en informer, au préalable, son supérieur hiérarchique, en précisant les horaires d’absence et doit obtenir son accord écrit préalable (par exemple par courriel).

Pendant les jours de télétravail, si des réunions prévues à l’avance et nécessitants la présence physique du collaborateur sont organisées, ces derniers devront être présents dans les locaux de l’entreprise.

Il est rappelé que le salarié ne peut refuser un déplacement professionnel au motif que celui-ci intervient durant une journée de télétravail.

En revanche, il est entendu qu’en fonction des impératifs de service, une journée de télétravail pourra exceptionnellement être supprimée, en accord avec les deux parties.

6-2 - Modalités de régulation de la charge de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif.

Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs échangera, régulièrement, avec chacun d'entre eux, sur leur charge de travail et le niveau de leurs activités réalisées en télétravail.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel.

ARTICLE 7 – CONDITIONS DE REVERSIBILITE DU TELETRAVAIL

Passée la période d’adaptation, la Direction de l'entreprise, et/ou le salarié ayant accepté la formule du télétravail au domicile peuvent y mettre fin, à l’issue d’un délai de prévenance de 1 mois.

En cas d'exercice de ce droit à réversibilité, le matériel confié au salarié pour les besoins du télétravail au domicile retourne de plein droit à l'entreprise.

Le télétravail pourra être interrompu sans délais, notamment :

• En cas de risque pour la santé et sécurité du salarié, notamment en cas d’incident survenu à son domicile, ou avis de la médecine du travail,

• En cas de changement de domicile du salarié,

• En cas de problèmes techniques, notamment informatiques, empêchant la poursuite du télétravail,

• En cas de changement de statut du salarié qui ne le rendrait plus éligible au regard des conditions d’éligibilité définies dans le présent accord,

• En cas de modification substantielle intervenue dans l’organisation du service ou des circonstances particulières liées à l’activité du service ou de l’entreprise exigeant le retour immédiat du salarié dans les locaux de l’entreprise.

Dans l’hypothèse de survenance d’un événement permettant de mettre un terme sans délai à la situation de télétravail, le salarié pourra, le cas échéant, présenter une demande de réexamen de sa situation. Cette décision sera notifiée par courrier (lettre remise en main propre ou recommandé avec accusé de réception).

Sauf impossibilité, dûment justifiée, le salarié concerné par la réversibilité retrouve des conditions de travail identiques à celles qui étaient les siennes avant le passage au télétravail.

ARTICLE 8 : PREVENTION DES RISQUES SANTE ET SECURITE DU TRAVAILLEUR

Il est rappelé préalablement que, conformément à l’article L4122-1 du Code du Travail, il incombe au salarié de prendre soin de sa sécurité et sa santé.

Les dispositions légales, conventionnelles et les dispositions du règlement intérieur relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables à l’entreprise et au salarié en situation de télétravail.

L’entreprise doit pouvoir s’assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes. En conséquence, l’employeur, le CSE, l’Inspecteur du Travail et le Médecin du Travail peuvent avoir accès au lieu du télétravail. Aucune visite ne pourra être réalisée sans l’accord préalable du salarié. Toutefois, en cas de refus du salarié de permettre ces visites ou si un membre du CSE, l’Inspecteur du Travail et/ou le Médecin du Travail informe l’employeur que le lieu de travail ne remplit pas les conditions, notamment légales et conventionnelles, il sera automatiquement mis fin au télétravail pour ce salarié.

8-1 - Accident de travail au domicile - maladie

En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou à un accident, le télétravailleur informe son responsable hiérarchique dans les mêmes délais que lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise.

Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant son temps de travail sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise.

8-2 - Incapacité partielle et télétravail

En cas d’incapacité partielle de travail qui ne limiterait pas la capacité du collaborateur à exercer son poste mais interfèrerait sa mobilité, ses déplacements, il pourra être considéré comme opportun que le collaborateur réalise son poste en télétravail plutôt que d’être en arrêt maladie.

Cette mise en œuvre ne peut être envisagée que sur proposition du collaborateur qui aura échangé préalablement avec son médecin prescripteur de l’arrêt.

Cette solution ne pourra être mise en œuvre que dans des cas non équivoques, après étude de faisabilité et de manière clairement convenue. Dans ce cadre, l’avis du médecin du travail pourra être sollicité.

La Direction pourra en tout état de cause refuser le télétravail et/ou solliciter le retour en arrêt maladie si les conditions n’étaient pas réunies pour assurer le bon rétablissement médical du collaborateur ou la réalisation complète de la charge de travail.

ARTICLE 9 : GARANTIE D’EGALITE DE TRAITEMENT

La Direction garantit du respect de l’égalité de traitement entre les salariés. En cela, les télétravailleurs bénéficieront de tous les droits et avantages reconnus aux salariés n’exerçant pas le télétravail. Il leur est assuré un traitement équivalent notamment en matière de promotion, de déroulement de carrière et d’accès à la formation professionnelle.

ARTICLE 10 : DUREE D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord s'applique à compter de sa signature et pour une durée de 24 mois de date à date.

Il pourra être complété ou modifié par voie d’avenant si cela s’avérait nécessaire, notamment du fait de l’évolution de la législation ou d’imprécisions constatées notamment à l’issue d’une réunion de suivi.

Au terme des 24 mois, les parties établiront un bilan général des actions et des progrès réalisés.

ARTICLE 11 : REVISION

Conformément à l’article L. 2261-7 du code du travail, les parties signataires du présent accord pourront le réviser.

La demande de révision peut intervenir à tout moment, par l’une ou l’autre des parties signataires. Elle doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires. Tout signataire introduisant une demande de révision doit l’accompagner d’un projet sur les points visés. La société s’engage à négocier dans un délai de un mois suivant la date de présentation de la demande reçue en recommandé avec avis de réception notifiant la demande de révision.

Les parties seront alors tenues d’examiner les demandes présentées dans un délai maximum de 3 mois à compter de la première réunion au cours de laquelle est examinée la demande de révision. A l’expiration de ce délai, la demande de révision sera caduque, à défaut d’accord.

En cas de révision, le présent accord restera en vigueur jusqu’à l’application d’un nouveau texte remplaçant la partie révisée.

L’avenant portant révision de tout ou partie de l’accord collectif se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie et est opposable, dans les conditions fixées à l’article L.2261-8 du Code du travail, aux parties liées par l’accord collectif d’entreprise.

ARTICLE 12 : NOTIFICATION ET DEPOTS

Conformément aux articles D 2231-2 et suivants du code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt auprès :

• de la DIRECCTE Aquitaine en un exemplaire sur support papier signée des parties, un exemplaire sur support électronique, un exemplaire anonyme visant à la publication sur la base de données des accords de Légifrance ;

• du greffe du Conseil des prud’hommes d’Agen.

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la Direction et une copie sera remise au CSE.

Fait en 5 exemplaires originaux.

Fait à Ste COLOMBE en BRUILHOIS

Le 16/04/2021

Directeur Général Délégué syndical CFDT

Délégué syndical CGT